El Proceso Contable

El proceso contable, la documentación y los libros
Son conceptos que se relacionan con la gestión de la información financiera de una empresa.
El proceso contable es el conjunto de actividades que permiten registrar, clasificar y presentar
la información financiera de una empresa. La documentación y los libros son los medios que se
utilizan para producir, organizar y conservar la información contable.
El proceso contable tiene las siguientes etapas:
• Identificar y analizar las transacciones que afectan al patrimonio de la empresa,

mediante los documentos fuente (facturas, contratos, etc.).
• Registrar las transacciones en el libro diario, utilizando el sistema de doble entrada,
que consiste en anotar los débitos y créditos de cada operación.
• Trasladar las transacciones del libro diario a las cuentas individuales del libro mayor,
donde se detalla el movimiento y el saldo de cada cuenta.
• Elaborar el balance de comprobación, que es un resumen de los saldos deudores y
acreedores de todas las cuentas, para verificar que la contabilidad está equilibrada.
• Ajustar las cuentas que requieren correcciones o actualizaciones, mediante asientos de
ajuste, que se registran tanto en el libro diario como en el libro mayor.
• Elaborar el balance de comprobación ajustado, que refleja los saldos finales de las
cuentas después de los ajustes.
• Elaborar los estados financieros, que son los informes que muestran la situación
económica y financiera de la empresa. Los principales estados financieros son el
balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio y el
estado de flujo de efectivo.
• Cerrar las cuentas de resultados, que son las que registran los ingresos y los gastos de
la empresa, mediante asientos de cierre, que se anotan en el libro diario y el libro
mayor, y que tienen como finalidad trasladar el resultado del ejercicio al patrimonio de
la empresa.
El proceso contable se repite periódicamente, según el ciclo contable que establezca la
empresa, que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. El proceso contable es
importante porque permite llevar un control de las operaciones de la empresa, cumplir con las
obligaciones fiscales y legales, y facilitar la toma de decisiones gerenciales.
La documentación y los libros tienen una gran importancia para el desarrollo de la sociedad, ya
que permiten registrar, transmitir y preservar el conocimiento humano. Además, facilitan el
acceso a la información y el ejercicio de los derechos ciudadanos. Por ello, existen
profesionales especializados en estas materias, como los archiveros, los bibliotecarios, los
documentalistas o los editores.
Los documentos contables se clasifican en:
• Soportes de contabilidad, que son los documentos que respaldan las transacciones
realizadas por la empresa, como las facturas, los recibos, los contratos, etc.
• Comprobantes de contabilidad, que son los documentos que se elaboran para registrar
las transacciones en los libros de contabilidad, como los asientos contables, los
cheques, las notas de crédito, etc.
• Libros de contabilidad, que son los registros ordenados y sistemáticos de las
transacciones de la empresa, como el libro diario, el libro mayor, el libro de
inventarios, etc.
Algunas características de un sistema contable son:
• Debe ser confiable, es decir, que refleje la realidad económica y financiera de la

empresa, sin errores ni omisiones.
• Debe ser eficiente, es decir, que optimice el uso de los recursos humanos, materiales y
tecnológicos, y que reduzca los costos y tiempos de operación.
• Debe ser flexible, es decir, que se adapte a las necesidades y cambios de la empresa, y
que permita incorporar nuevas funcionalidades o mejoras.
• Debe ser compatible, es decir, que se ajuste a las normas y principios contables
vigentes, y que facilite la integración con otros sistemas de información.
• Debe tener una relación aceptable de costo/beneficio, es decir, que los beneficios que
aporte el sistema superen los costos de su implementación y mantenimiento.
Un sistema contable puede ser de diferentes tipos, según el grado de automatización, el nivel
de integración, el tipo de software, el tamaño de la empresa, entre otros criterios.
Algunos ejemplos de tipos de sistemas contables son:
• Sistema contable manual: es el que se realiza con lápiz y papel, sin utilizar ningún tipo
de tecnología. Es el más simple y económico, pero también el más lento y propenso a
errores.
• Sistema contable mecanizado: es el que se realiza con máquinas de escribir,
calculadoras, impresoras, etc. Es más rápido y preciso que el manual, pero también
más costoso y limitado.
• Sistema contable computarizado: es el que se realiza con computadoras y programas
especializados. Es el más rápido, preciso, flexible y eficiente, pero también el más
costoso y complejo. Dentro de este tipo, se pueden distinguir los siguientes subtipos:
o Sistema contable de hoja de cálculo: es el que utiliza un programa de hoja de
cálculo, como Excel, para realizar los registros y cálculos contables. Es el más
sencillo y accesible, pero también el más inseguro y propenso a
manipulaciones.
o Sistema contable de paquete: es el que utiliza un programa comercial, como
Contífico, que ofrece una serie de funciones y reportes predefinidos. Es el más
seguro y estandarizado, pero también el más rígido y dependiente del
proveedor.
o Sistema contable a medida: es el que utiliza un programa diseñado
específicamente para la empresa, según sus necesidades y características. Es el
más personalizado y adaptable, pero también el más caro y difícil de
mantener.
Los niveles operacionales del sistema de contabilidad
Se refieren a las diferentes etapas o funciones que se realizan para llevar a cabo el proceso
contable de una empresa. Según algunos autores, los niveles operacionales del sistema de
contabilidad son los siguientes:
• Nivel de registro: es el nivel donde se identifican y registran las transacciones que
afectan al patrimonio de la empresa, mediante los documentos fuente y los
comprobantes de contabilidad. En este nivel se utiliza el libro diario y el sistema de
doble entrada.
• Nivel de clasificación: es el nivel donde se clasifican las transacciones registradas en el

nivel anterior, según el tipo de cuenta que afectan. En este nivel se utiliza el libro
mayor y el plan de cuentas.
El libro mayor es el registro contable donde se detalla el movimiento y el saldo de cada cuenta
individual, agrupadas por categorías. El libro mayor se alimenta de los asientos contables que
se registran en el libro diario, y permite obtener el balance de comprobación. El plan de
cuentas es el catálogo que contiene todas las cuentas que utiliza la empresa para su
contabilidad, ordenadas y codificadas según su naturaleza y función. El plan de cuentas facilita
la clasificación, el registro y la presentación de la información financiera.
• Nivel de resumen: es el nivel donde se resumen los saldos de las cuentas del libro
mayor, para verificar que la contabilidad está equilibrada y para realizar los ajustes
necesarios. En este nivel se utiliza el balance de comprobación y los asientos de ajuste.
El balance de comprobación es un informe que muestra los saldos deudores y acreedores de
todas las cuentas del libro mayor, y que sirve para comprobar que se cumple la ecuación
contable: activo = pasivo + patrimonio neto. El balance de comprobación se elabora al final de
cada periodo contable, antes de realizar los ajustes. Los asientos de ajuste son los registros
que se hacen para corregir o actualizar las cuentas que presentan diferencias o desfases entre
el valor contable y el valor real. Por ejemplo, los asientos de ajuste se utilizan para registrar las
depreciaciones, las amortizaciones, las provisiones, los intereses, las diferencias cambiarias,
etc. Los asientos de ajuste se anotan tanto en el libro diario como en el libro mayor, y dan
origen al balance de comprobación ajustado.
• Nivel de presentación: es el nivel donde se presentan los estados financieros de la

empresa, que muestran la situación económica y financiera de la misma. En este nivel
se utiliza el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el
patrimonio y el estado de flujo de efectivo.
El balance general es el estado financiero que muestra los activos, pasivos y patrimonio de la
empresa en una fecha determinada. El balance general refleja la ecuación contable: activo =
pasivo + patrimonio.
El estado de resultados es el estado financiero que muestra los ingresos, gastos y resultados de
la empresa en un periodo determinado. El estado de resultados refleja la ecuación contable:
resultado = ingresos - gastos.
El estado de cambios en el patrimonio es el estado financiero que muestra las variaciones que
ha sufrido el patrimonio de la empresa en un periodo determinado, debido al resultado del
ejercicio, a las aportaciones o retiros de los socios, y a otros ajustes.
El estado de flujo de efectivo es el estado financiero que muestra los cobros y pagos de
efectivo que ha realizado la empresa en un periodo determinado, clasificados por actividades
de operación, inversión y financiación.
Estos estados financieros se elaboran con base en el balance de comprobación ajustado, y se
presentan de acuerdo con las normas internacionales de información financiera (NIIF) o las
normas locales que apliquen. Estos estados financieros son importantes porque permiten
evaluar el desempeño, la situación y la capacidad financiera de la empresa, y facilitan la toma
de decisiones de los usuarios internos y externos
• Nivel de análisis: es el nivel donde se analizan los estados financieros de la empresa,

mediante el uso de indicadores, ratios, tendencias y otros métodos. En este nivel se
utiliza el análisis financiero, el análisis horizontal, el análisis vertical y el análisis de
razones financieras.
- El análisis financiero es el proceso de examinar la información financiera de la
empresa, para evaluar su desempeño, situación y capacidad financiera, y para
identificar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. El análisis financiero
se basa en los estados financieros y en otros datos complementarios.
- El análisis horizontal es el método que compara los estados financieros de la empresa
en diferentes periodos, para observar la evolución y el comportamiento de las
variables financieras. El análisis horizontal se expresa en términos de variaciones
absolutas, relativas o porcentuales.
- El análisis vertical es el método que compara los estados financieros de la empresa en
un mismo periodo, para observar la estructura y la composición de las variables
financieras. El análisis vertical se expresa en términos de proporciones o porcentajes.
- El análisis de razones financieras es el método que relaciona dos o más variables
financieras, para medir la rentabilidad, la liquidez, la solvencia, la eficiencia y la gestión
de la empresa. El análisis de razones financieras se expresa en términos de cocientes o
índices.
Estos métodos de análisis se complementan entre sí, y permiten obtener una visión integral y
profunda de la situación financiera de la empresa, y facilitan la toma de decisiones de los
usuarios internos y externos.
Estos niveles operacionales del sistema de contabilidad se realizan de forma secuencial y

periódica, según el ciclo contable que establezca la empresa. Cada nivel requiere de un
personal capacitado y de un software adecuado, que permita realizar las operaciones de forma
eficiente y confiable.

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• Debe ser confiable, es decir, que refleje la realidad económica y financiera de la

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