Departamentalización

La departamentalización consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos,

personal y recursos de una organización, a través de la aplicación de la división del trabajo y la
especialización. O bien se puede definir como un Proceso en el cual una organización es dividida
estructuralmente combinando trabajos en departamentos de acuerdo a alguna base o característica
compartida. Departa-mentalizar en un nivel es dividir un conjunto de actividades en varios
subconjuntos; departa mentalización total es la sucesiva repetición de ese proceso.

Un aspecto de la actividad de organizar es el establecimiento de departamentos. Según Koontz y

Weihrich (1990 p. 186), la palabra "departamento" designa un área bien delimitada, una división o
sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de
actividades especificadas. Es así como un departamento, como el término se usa en general, puede
ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa oeste, la sección de
investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar.

En algunas empresas, la terminología departamental se usa en una forma muy vaga; en otras,
especialmente las grandes, una terminología más estricta indica relaciones jerárquicas. Por lo tanto,
un vicepresidente puede encabezar una división; un director, un departamento; un gerente, una
sucursal; y un jefe, una sección.
Sobre la base de las consideraciones anteriores, las limitaciones del número de subordinados que se
pueden manejar directamente restringiría el tamaño de las empresas si no fuera por la técnica de la
departamentalización. El agrupamiento de actividades y personas en departamentos hace posible
ampliar las organizaciones (al menos en teoría) en un grado indeterminado. Sin embargo, los
departamentos difieren en lo tocante a los patrones básicos usados para agrupar las actividades. Es
por ello que en la siguiente monografía, se estudiará la naturaleza de esos patrones, desarrollados a
partir de la lógica y de la práctica, y sus méritos relativos.
Para empezar, debe subrayarse que no hay una forma más eficaz de departamentalización que sea
aplicable a todas las organizaciones y a todas las situaciones. El patrón que se use dependerá de las
situaciones y de lo que los gerentes crean que producirá los mejores resultados para ellos en su caso.
En tal sentido, cabe destacar que cada organización tiene su forma específica de clasificar y agrupar
las actividades de trabajo. Este proceso de agrupar individuos en unidades o departamentos distintos
para facilitar el logro de las metas organizacionales es lo que Robbins (1996, p.345), denomina
"departamentalización". En este propósito, los autores clásicos argumentaban que las actividades de
la organización deberían ser especializadas y agruparse en departamentos. La división del trabajo
crea especialistas que necesitan coordinación.
Esta coordinación se facilita colocando juntos en departamentos a los especialistas bajo la dirección
de un gerente. La creación de estos departamentos generalmente se basa en las funciones de trabajo
que se desempeñan, el producto o servicio que se elabora, los clientes a los que se sirve, el área
geográfica o territorio que se cubre, o por proceso de producto – cliente, los cuales se detallarán
seguidamente.
 Departamentalización por Función: Fue promovida por los autores clásicos, haciendo
que el método o los métodos utilizados reflejaran el agrupamiento que mejor contribuyera a la
consecución de los objetivos de la organización y a las metas de las unidades individuales.
 Ocurre cuando las unidades de la organización se definen por la naturaleza del trabajo. Aunque
se puede usar distintas terminologías, la mayor parte de las organizaciones tienen tres funciones
básicas: Producción, ventas y finanzas. La producción se refiere a la creación real de algo de
valor, ya sea bienes, servicios o ambos. A la distribución de los bienes o servicios creados se
refieren generalmente como ventas o mercadotecnia. Finalmente, cualquier organización, ya sea
industrial o de servicio, debe proporcionar la estructura financiera necesaria para cumplir con
sus actividades. Cada una de las funciones básicas anteriores se pueden dividir más según sea
necesario. Por ejemplo, el departamento de producción se puede dividir en mantenimiento,
control de calidad, ingeniería, fabricación, etc. El departamento de mercadotecnia se puede
agrupar en publicidad, ventas e investigación. Según Rue y Biars (1985), la ventaja principal de
la departamentalización funcional es que permite la especialización dentro de las funciones.
También proporciona un uso eficiente de equipo y recursos. Sin embargo, la
departamentalización funcional puede ir acompañada de algunos efectos negativos; tales como
que los miembros de un grupo funcional pueden desarrollar más lealtad a las metas de su grupo
que a las de la organización. Si las metas del grupo y las de la organización son divergentes,
esas actividades pueden llegar a la sub-optimización. Se puede desarrollar también un conflicto
entre los distintos departamentos que se esfuerzan por alcanzar metas distintas. Este tipo de
conflicto entre los distintos departamentos que se esfuerzan por alcanzar metas distintas.
Asimismo, Koontz y Weihrich (1990), señalan que otras de las desventajas de este tipo de
departamentalización es que resta importancia a los objetivos globales de la compañía,
especializa demasiado y hace más estrechos los puntos de vista del personal clave, reduce la
coordinación entre las funciones ya que la responsabilidad de las utilidades solo está en la alta
dirección y sufre una adaptación lenta a los cambios del ambiente. No obstante, también resaltan
algunas ventajas tales como: La departamentalización funcional es reflejo lógico de las
funciones, mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales, sigue el principio de la
especialización ocupacional, simplifica la capacitación y proporciona medios de control rígido
en la alta dirección. La siguiente figura, ilustra una organización común con una
departamentalización funcional:

Figura 1: Departamentalización Funcional

Fuente: Rue y Biars (1985, p. 120)
 Departamentalización por Producto: Por lo general, las empresas que adoptan esta
forma, anteriormente estaban organizadas funcionalmente. En esta modalidad, todas las
actividades necesarias para producir y vender un producto o servicio se encuentran
generalmente bajo un solo administrador. Rue y Biars (1985 p. 120), consideran que la
departamentalización por producto permite a las personas identificarse con un producto en
 particular y desarrollar un gran espíritu de solidaridad. También facilita administrar a cada
producto como un centro de utilidad distinto. Proporciona oportunidades para entrenar al
personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de actividades funcionales.

Pueden surgir problemas bajo este tipo de división si los departamentos resultan demasiado
competitivos en detrimento de la organización. Un segundo defecto potencial, es la duplicación de
facilidades y equipo puede ser necesaria. Adicionalmente, Koontz y Weihrich (1990), establecen
que entre las ventajas que posee esta modalidad están: Sitúa la atención y el esfuerzo en la línea de
producto, facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados,
permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios, mejora la coordinación de las
actividades funcionales, coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de división y
proporciona un terreno de capacitación mensurable para los futuros gerentes generales.
Sin embargo, también señalan como desventajas que este tipo de organización requiere más
personas con habilidades generales de gerente, tiende a hacer más difícil el mantenimiento de
servicios centrales económicos y presenta cada vez más problemas de control de la alta gerencia. En
la siguiente figura, se representa una organización con una departamentalización por producto:

Figura 2: Departamentalización por Producto

Fuente: Rue y Biars (1985, p. 121)
 Departamentalización Por Territorio o Geográfica: Es especialmente atractiva para
firmas de gran escala u otras cuyas actividades estén dispersadas física o geográficamente. Se
usa con más frecuencia en ventas y en producción; no se usa en finanzas, porque usualmente
está concentrada en las oficinas centrales. Las firmas comerciales recurren a este método cuando
emprenden operaciones similares en diferentes áreas geográficas, como en el montaje de
automóviles, detallistas y mayoristas en cadena y refinerías de petróleo.

También muchas agencias de gobierno adoptan este tipo de organización para proporcionar
servicios a toda la nación en forma simultánea. Para reforzar las bondades de este tipo de
departamentalización, Mercado (1990 p. 301), señala entre sus ventajas, las siguientes: Pueden
obtenerse ganancias sobre la eficiencia inmediata, captando la buena voluntad de las personas de la
localidad, el costo de las operaciones territoriales puede ser menor, lo que puede compensar
cualquier aumento en el costo de la coordinación y en el control en oficinas centrales, la creación de
muchas posiciones ejecutivas en niveles en los que la empresa puede darse el lujo de permitir que
los empleados ganen experiencia.
Muchas posiciones supervisoras de menor importancia están disponibles con otro tipo de
departamentalización pero pocas dan la amplia experiencia que aporta la posición de gerente de
sucursal o de distrito. Pero, contrariamente a lo expresado por Mercado, autores como Koontz y
Weihrich (1990 p. 212), establecen que entre las principales limitaciones de la departamentalización
por territorio están que requiere más personas con habilidades generales de gerente, tiende a hacer
difícil el mantenimiento de los servicios centrales económicos y puede requerir servicios tales como
personal o compras a nivel regional, por último; agrava los problemas de control de la alta
dirección. Para representar una organización con una departamentalización territorial o geográfica
se ilustra a través de la siguiente figura:

Figura 3: Departamentalización por Territorio o Geográfica

Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 212).
 Departamentalización Por Cliente: El cliente es la clave para la forma en que se agrupan
las actividades cuando las cosas que una empresa hace para él son administradas por un jefe de
departamento. Hay casos en que se debe adoptar la decisión de separar algunos tipos de

departamentos por clientes de los departamentos por producto. Por ejemplo, en los grandes
mercados de productos agrícolas los funcionarios de instituciones crediticias se especializan en
frutas, hortalizas y cereales hasta tal punto, que harán préstamos solamente para trigo o naranjas.
Este es un caso claro de la departamentalización por cliente, pues el servicio es prestado de acuerdo
con la actividad del cliente. Su empleo es bastante común, incluso en las instituciones educativas,
las cuales ofrecen cursos regulares y de extensión para servir a diferentes grupos de estudiante.
Mercado, (1990, p. 303), opina que las necesidades del cliente llevan a los ejecutivos a
departamentalizar sobre esta base.
A veces los productos pueden desarrollar mejor sus ventas cuando los clientes están clasificados
sobre bases tales como edad, sexo e ingreso; por ejemplo, las grandes tiendas como BECO, se
dividen en departamentos de damas, niños, caballeros, e incluso en departamentos de liquidación de
mercancías para clientes de bajos ingresos.
Las entidades de gobierno también siguen prácticas similares: Tienen departamentos que atienden
exclusivamente a agricultores, hombres de empresa, obreros, industriales, personas de edad,
avanzada, etc. Sobre la base de las anteriores consideraciones, resulta conveniente aportar los
señalamientos de autores como Koontz y Weihrich (1990 p.215), quienes establecen como ventajas
para este tipo de departamentalización, las siguientes: Alienta la concentración en las necesidades
del consumidor, les da a los consumidores la sensación de que cuentan con un proveedor
comprensivo, adquiere destrezas en el área de la clientela.
No obstante, Mercado (1990 p. 304) también considera las siguientes desventajas: Hay dificultad en
la coordinación de este tipo de departamentalización con los organizados sobre otra base, se da
también una presión constante de los ejecutivos de los departamentos por cliente para que se brinde
una atención particular; no se utiliza a plena capacidad la mano de obra especializada; en periodos
de recesión algunos grupos de clientes tienden a desaparecer y en etapas de expansión, tienen un
desarrollo desigual.
Asimismo, para Koontz y Weihrich (1990 p.215), en una organización con un tipo de
departamentalización por clientes, puede ser difícil coordinar operaciones entre demandas
antagónicas de consumo, requiere gerentes y staff expertos en los problemas del consumidor, puede
ser que los grupos de consumidores no siempre estén claramente definidos, es característico el
desarrollo desigual de grupos y demandas del cliente. Para finalizar, en la siguiente figura, se
representa una organización con una departamentalización por cliente:

Figura 4: Departamentalización por Clientes:

 Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 215).
 Departamentalización por Proceso o Equipo: Es utilizada principalmente por las
empresas manufactureras en los niveles inferiores, por ejemplo en un grupo de pintura, en el
área de una planta, en la sección de prensa, de perforación o de máquinas automáticas de
tornillos. Se toman en cuenta los trabajadores y los materiales que se reúnen en un departamento
para realizar una determinada operación.

Su propósito es obtener ventajas económicas, aunque también se relaciona con la naturaleza del
equipo empleado en algún proceso de fabricación. En la departamentalización por equipo el
ordenamiento es cuestión de economía y conveniencia: La ubicación de determinadas máquinas
puede depender de la de otro equipo, de tal forma que se facilite una serie de operaciones con el
material.
Para Koontz y Weihrich (1990 p.216), algunas de las ventajas que se obtienen al implementar este
tipo de departamentalización son: Logra ventaja económica, usa tecnología especializada, utiliza
habilidades especiales, simplifica la capacitación. Sin embargo, también detectaron desventajas,
entre las que se encuentran: Es difícil la coordinación de los departamentos, la responsabilidad de
las utilidades está en la alta dirección y es inadecuada para el desarrollo de los gerentes generales.
Se representa gráficamente de la siguiente forma:

Figura 5: Departamentalización por Proceso o Equipo

Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 216).
 Organización Matricial: Es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes
departamentos funcionales para que trabajen en uno o más proyectos dirigidos por un gerente de
proyecto. Según Robbins (1996 p. 350) la estructura matricial crea una doble cadena de mando
que explícitamente infringe el principio clásico de la unidad de mando. La departamentalización
funcional se utiliza para mejorar en la economía de la especialización. Pero paralelamente a los
departamentos funcionales está una serie de gerentes que son responsables de productos
específicos, proyectos o programas dentro de la organización.

Cada proyecto está dirigido por un gerente que integra personal de cada uno de los departamentos
funcionales. La inclusión de esta dimensión vertical a los tradicionales departamentos funcionales
horizontales, efectivamente, entrelaza los elementos de departamentalización funcional de producto,
de allí el término matricial o de matriz. ¿Cómo funciona la matriz? Robbins afirma que los
empleados tienen dos jefes: El jefe de departamento funcional y el gerente de proyecto. Los gerente
de proyecto tienen autoridad sobre los miembros funcionales que son parte de ese equipo de
proyecto.
La autoridad es compartida entre los dos gerentes. Por lo general, esto se logra dando al gerente de
proyecto autoridad sobre los empleados del proyecto, correspondiente a las metas de proyecto. No
obstante, decisiones como promociones, recomendaciones y aumentos de sueldo o evaluaciones
anuales siguen siendo la responsabilidad del gerente funcional. Para trabajar de manera eficaz, los
gerentes de proyecto y funcionales deben comunicarse regularmente y coordinar las demandas
sobre los empleados que les son comunes.
Para Koontz y Weihrich (1990 p.220), algunas de las ventajas que se obtienen al implementar este
tipo de departamentalización son: Está orientada a los resultados finales, se mantiene la
identificación profesional, identifica con precisión la responsabilidad de las utilidades del producto
y como desventajas, estos autores detectaron las siguientes: Existe conflicto en la autoridad de la
organización, existe posibilidad de la falta de unidad de mando, requiere un gerente eficaz en
relaciones humanas. Esta organización se representa gráficamente a través de la siguiente figura:

Figura 6: Departamentalización Matricial

Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 220).

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización.

Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen
un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca
de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

  Desempeña un papel informativo.
 Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación
entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura
total de la empresa.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

 Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Tipos de organigrama:

1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.

2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos

concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.

5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la
autoridad de ese cargo.

6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los
mandos de autoridad el tabular no

Flujograma

Es una representación gráfica de la secuencia

Sentido del flujo: Significa el sentido y la
de actividades de un proceso.
secuencia de las etapas del proceso:
Además de la secuencia de actividades, el
flujograma muestra lo que se realiza en cada SE USA PARA:
etapa, los materiales o servicios que entran y
salen del proceso, las decisiones que deben ser
Entender un proceso e identificar las
tomadas y las personas involucradas (en la
oportunidades de mejora de la situación actual.
cadena cliente/proveedor)
Diseñar un nuevo proceso, incorporando las
El flujograma hace más fácil el análisis de un
mejoras (situación deseada).
proceso para la identificación de:
Facilitar la comunicación entre las personas
Las entradas de proveedores; las salidas de sus
involucradas en el mismo proceso.
clientes y de los puntos críticos del proceso.
Divulgar, en forma clara y concisa,
SIMBOLOS
informaciones sobre procesos.
 ¿CÓMO USARLO?
El flujograma utiliza un conjunto de símbolos
para representar las etapas del proceso, las Defina el proceso que se va a realizar.
personas o los sectores involucrados, la
secuencia de las operaciones y la circulación Escoja un proceso relacionado con el producto
de los datos y los documentos. o servicio más importante, desde el punto de
vista del cliente.
Los símbolos más comunes utilizados son los
siguientes: Elabore un flujo del proceso, identificando sus
grandes bloques de actividades.
Límites: Este símbolo se usa para identificar
el inicio y el fin de un proceso: Organice, para la elaboración del flujograma,
un grupo compuesto por las personas
involucradas en las actividades del proceso.

Defina detalladamente las etapas del proceso y

describa las actividades y los productos o los
Operación: Representa una etapa del servicios que resulten de cada una de ellas.
proceso. El nombre de la etapa y de quien la
ejecuta se registran al interior del rectángulo: Identifique los responsables para la realización
de cada actividad identificada.

Chequee si el flujograma diseñado corresponde

a la forma como se ejecuta el proceso en la
práctica, y haga las correcciones que considere
necesarias.
Documento: Simboliza al documento
resultante de la operación respectiva. En su
interior se anota el nombre que corresponda:

Decisión: Representa al punto del proceso

donde se debe tomar una decisión. La
pregunta se escribe dentro del rombo. Dos
flechas que salen del rombo muestran la
dirección del proceso, en función de la
respuesta real:
EJEMPLO DE FLUJOGRAMA
PROCESO: COMER EN UN RESTAURANTE
 UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO ANZOÁTEGUI

HOSPITAL UNIVERSITARIO Dr. LUIS RAZETTI

ADMINISTRACIÓN MÉDICA

DEPARTAMENTALIZACIÓN.

Profesor: Presentado por:

Dr. Humberto Gómez. Br. Tovar M. Pedro G. C.I. 19.183.676.