Buenas prácticas de gestión de

proveedores

¿Qué es la gestión de proveedores?

Podemos llamar al proveedor «suministrador o distribuidor de
productos o servicios». Un proveedor puede ser tanto una
persona física .como una empresa- persona jurídica-
Una empresa puede tener pocos o muchos proveedores
diferentes, cada uno con sus propios términos y condiciones.

El conjunto de actividades que la organización del cliente debe

realizar para obtener el máximo valor de los acuerdos a los que
llegue con sus proveedores se conoce como «gestión de
proveedores».

Estas actividades incluyen la investigación del mercado en

busca de productos y servicios, el aprovisionamiento y la
selección de proveedores, la obtención de presupuestos, la
negociación de contratos, la gestión de relaciones, la
evaluación del rendimiento de los proveedores, la gestión de las
entregas de productos y la prestación de servicios, y el pago a
los proveedores por dichos productos y servicios.
Las actividades de gestión de proveedores detalladas y el nivel
de gestión requerido para cada proveedor variarán en función
de las características de cada proveedor y de los productos y
servicios que cada uno de ellos proporcione.
Para ser eficaz, la gestión de proveedores requiere habilidades
específicas y destinar tiempo y recursos suficientes.

¿Cómo puede la gestión de proveedores contribuir a la

excelencia del servicio?
En muchas organizaciones, la gestión de los proveedores se
limita al aprovisionamiento del proveedor de menor coste para
un determinado producto o servicio.
Aunque esta práctica de gestión de proveedores puede ayudar a
reducir los costes operativos de una empresa, difícilmente
conducirá a la excelencia en el servicio.
Para eso, es necesario que las técnicas de gestión de
proveedores se usen también para gestionar la relación
continua con los proveedores con el fin de garantizar que los
acuerdos iniciales sean beneficiosos para ambas partes.

El uso de procesos eficaces de gestión de proveedores

garantizará que los acuerdos con los proveedores incluyan
requisitos de servicio, calidad, coste y grado de satisfacción,
apropiados y coincidentes con los objetivos estratégicos y los
requisitos de la organización - metas y objetivos -
Los procesos de gestión de proveedores ayudan también a las
organizaciones a seleccionar aquellos proveedores que sean
capaces de satisfacer esos requisitos y a gestionar la
integración de sus productos y servicios en el entorno de la
organización cliente.
La gestión de proveedores permitirá a una organización
controlar sus costes en materia de suministro, manejar los
riesgos y gestionar el rendimiento de los proveedores de forma
que se alineen de manera óptima con las metas o los objetivos
estratégicos.
También ayudará a evitar costosos fallos en la provisión de
productos y servicios y a obtener el máximo valor de los
proveedores.

¿Cuáles son los pasos de la gestión de los

proveedores?
Establecimiento de metas de negocio
Normalmente, la gestión de proveedores consta diferentes
pasos de alto nivel.
Estos pasos deben ejecutarse de manera secuencial, aunque
podría ser necesario regresar a cada uno de ellos durante un
determinado periodo de tiempo a medida que las necesidades
de la organización, los requisitos de aprovisionamiento y de
cómo las capacidades de los proveedores evolucionen.

Antes de pasar al nivel 2 de la gestión de proveedores, es

fundamental establecer las metas de negocio y que sus
proveedores deben ayudarle a alcanzar, así como el
procedimiento para medir el éxito de sus actividades de gestión
de proveedores.
Esto deberá incluir la definición de métricas del rendimiento de
sus procesos de gestión de proveedores.
Un aspecto fundamental consiste en comprender el equilibrio
entre coste y calidad; podemos suponer a mayor costo, mayor
calidad. Por tanto, si un proveedor nos sube el precio, debería
mejorar alguno de los aspectos que conforman el nivel de
servicio pactado con nuestra empresa. ¿está entre sus
objetivos de gestión de proveedores la reducción de los costes
del aprovisionamiento, y en qué medida?
¿O tal vez su objetivo sea mejorar la calidad del producto o
servicio? Y, ¿cómo se define esto?
Si somos una empresa que queremos mantener uno altos
estándares de calidad, el abaratamiento de los costes de
aprovisionamiento, va a ser más complicado, y tendremos
menos margen.
Los departamentos afectados no deben pasar al siguiente paso
de la gestión de proveedores sin antes haber comprendido
totalmente sus metas y haber obtenido luz verde por parte de la
dirección.

Selección de proveedores
El segundo paso en la gestión de proveedores consiste en
seleccionar a aquellos proveedores que mejor satisfagan sus
requisitos y le ayuden a alcanzar sus objetivos.
Tomar las mejores decisiones es fundamental para alcanzar los
resultados esperados.
Cada proveedor presenta sus propios puntos fuertes y débiles, y
cada uno de ellos responder de forma diferente a la gestión.
Antes de tomar ninguna decisión, es importante aplicar las
buenas prácticas para clasificar a los proveedores como parte
de su estrategia de gestión de proveedores.
Por ejemplo : Las técnicas de gestión de proveedores que son
adecuadas para los proveedores que proporcionan servicios de
TI críticos tales como servicios de hosting probablemente no
resulten adecuadas para aquellos proveedores que suministren
bienes de consumo tales como consumibles de impresora.
Una vez haya definido sus categorías y cómo estas se adecuan
a sus metas, deberá analizar el mercado de los distintos
proveedores para identificar a sus proveedores potenciales.
A continuación, la gestión de los proveedores requiere un
ejercicio de aprovisionamiento para seleccionar los
proveedores que mejor se adecuen a sus requisitos.

Formalice contratos con los proveedores

Casi siempre debe haber un contrato entre un cliente y un
proveedor.
Puede ser un contrato formal firmado, con términos y
condiciones definidos, o un contrato implícito creado en el
momento de alcanzar un acuerdo para la provisión de productos
o servicios.
Comprender los tipos de contratos y las obligaciones en ellos
estipuladas es una actividad crítica en la gestión de
proveedores, ya que sin este conocimiento será muy difícil, si
no imposible, llevar a cabo una buena gestión de proveedores.
Con algunos tipos de proveedores, en especial los de
suministros básicos (tales como el suministro eléctrico) o
bienes de consumo, lo habitual suele ser aceptar los términos y
condiciones del proveedor.

A no ser que haga usted algo distinto en este paso de la gestión

de proveedores, cuando le haga un pedido a un proveedor
estará aceptando automáticamente sus actuales términos y
condiciones contractuales estándar, que es posible que no se
adecuen a sus metas o a su estrategia de gestión de
proveedores.
En el caso de los proveedores que venden productos críticos o
prestan servicios críticos o productos o servicios a medida
como la subcontratación, es posible que en este paso de la
gestión de proveedores se requiera la ayuda de un especialista
tal como un experto en aprovisionamiento o en temas jurídicos.

En tal caso, es importante que estos expertos se familiaricen

con sus metas, y con sus ambiciones de gestión de determinado
proveedor.
Prestar una atención insuficiente a los contratos con los
proveedores es una de las causas más probables de fracaso en
la gestión de proveedores.

Incorporación de proveedores
Es importante que su estrategia de gestión de proveedores
incluya la incorporación de todos aquellos proveedores que no
suministren servicios básicos o bienes de consumo.
Para alcanzar sus objetivos, es necesario que lleve a cabo una
buena gestión de las relaciones con sus proveedores.

La inclusión de actividades de incorporación en la gestión de

proveedores ayudará a reforzar dichas relaciones y permitirá a
los proveedores comprender mejor su organización, su entorno,
su modelo de funcionamiento y sus objetivos.

En un entorno multiproveedor, su estrategia de incorporación

debe fomentar que los diversos proveedores se conozcan entre
sí y colaboren allá donde existan dependencias entre sus
respectivos productos y servicios.

A veces se usan integradores de servicios para ayudar con este

aspecto de la gestión de proveedores, ya que tienen experiencia
en instar a diferentes proveedores a colaborar de manera
eficaz.

Gestione a sus proveedores

Una vez integrados los proveedores, es hora de empezar a
gestionar la entrega de sus productos y la prestación de sus
servicios.
El personal del departamento afectado deberá realizar una
supervisión rutinaria del rendimiento de los proveedores en
relación con los niveles de servicio, asegurarse del
cumplimiento de los requisitos contractuales, revisar los
términos de los contratos, realizar observaciones y entablar
relaciones positivas y estables con los proveedores.

La frecuencia y los detalles de estas actividades de gestión de

los proveedores dependerá de las categorías de los
proveedores, de la importancia que les otorgue, de su nivel
actual de relación y de la voluntad de los proveedores de
implicarse en sus actividades de gestión.

Su proceso de gestión de proveedores deberá comenzar tan

pronto como empiecen las entregas de productos o la
prestación de servicios; demorarlo hasta que se presenten los
problemas dificultará su resolución y perjudicará a la calidad
del servicio.

Revisión de la consecución de objetivos

El último paso en la gestión de proveedores consiste en
comprobar regularmente la consecución de sus objetivos
previstos.
Este proceso debe realizarse al menos una vez al año.
Una buena práctica de gestión de proveedores consiste en
realizar revisiones trimestrales durante el primer año de las
entregas de productos o la prestación de servicios, ya que en
estas primeras etapas será más fácil implantar los cambios
necesarios en dicho proceso o en las expectativas depositadas
en el proveedor.
Esto requiere establecer relaciones de colaboración sólidas con
los proveedores, de ahí que invertir tiempo en los aspectos de la
gestión de la relación con los proveedores influirá
positivamente a la hora de instar a los proveedores a cumplir
los objetivos de rendimiento acordados.

¿Cómo puede la gestión de proveedores ayudar a las empresas

a reducir sus costes?
Para empezar, la gestión de proveedores puede ayudarle a
reducir costes al permitirle realizar una selección cuidadosa de
sus proveedores.
Fijar sus objetivos como primer paso en la gestión de
proveedores antes de seleccionar y aceptar cualquier proveedor
le permitirá establecer un criterio de equilibrio entre coste y
calidad.
Si la reducción de los costes de aprovisionamiento es su
motivación primaria, esto le ayudará a centrar sus actividades
de gestión de proveedores en la reducción de costes.
La reducción de costes depende de que los contratos con los
proveedores permitan una gestión que garantice el control de
costes.
Una relación estrecha y franca con los proveedores, nos va a
permitir crear sinergias que a corto, medio y largo plazo, van a
suponer reducción de costes, pero también la obtención de
ventajas competitivas.
Las empresas que no cuentan con procesos eficaces de gestión
de los proveedores a veces no tardan en descubrir que sus
proveedores desean realizar cargos adicionales por conceptos
que creían incluidos en el contrato.

Por ejemplo, un proveedor de servicios de hosting podría

realizar cargos adicionales por la actualización del software de
base de datos.

La gestión de proveedores puede evitar esta situación al

determinar claramente sus objetivos, seleccionar aquellos
proveedores que los puedan satisfacer y crear contratos que
especifiquen claramente qué se espera de ellos y cómo se les
gestionará.

La gestión de proveedores puede ayudar a una empresa a

reducir costes a través de la comprobación activa de que los
pagos realizados se corresponden con lo que el proveedor está
ofreciendo.
Un ejemplo de esto es el contrato a largo plazo que un
proveedor firma para renovar las tecnologías de la información
que usa a medida que estas vayan evolucionando.
A menos que sus actividades de gestión de proveedores
comprueben que esto se está llevando a cabo, existe el riesgo
de que los proveedores no cumplan su promesa con el fin de
reducir costes.
La gestión de proveedores también puede evitar situaciones en
las que, debido a la ignorancia de los detalles de los contratos
de los proveedores o a la mala gestión de los mismos, usted
lleve a cabo actividades que deberían realizar sus proveedores.
Esto tiene costes.
Un ejemplo de esto es una empresa cliente que elabora
informes sobre la calidad del servicio utilizando datos que
recopilan usando recursos propios porque el contrato con el
proveedor no contemplaba la elaboración de informes.

Una gestión de proveedores ineficiente y la falta de confianza

en los proveedores puede acarrearle sobrecostes laborales
derivados de la necesidad de comprobar constantemente la
calidad de los servicios prestados por los proveedores.

Esta sobrecarga en la gestión se puede evitar adoptando una

estrategia de gestión de la relación con los proveedores que
fomente la confianza entre las partes.
Construir relaciones sólidas con los proveedores y llevar a cabo
una gestión eficaz de los mismos puede ayudar a negociar
mejores precios y a acceder a descuentos en productos,
rappels; y a innovaciones tecnológicas – mejoras de
procedimiento- que permitan reducir los costes de los productos
o servicios sin comprometer su calidad.

La gestión de los proveedores, en especial cuando se hace de

forma centralizada, también puede ayudar a reducir los costes
administrativos, mientras que un repositorio central de datos e
información sobre los proveedores actuales y potenciales puede
ayudar a reducir la duplicación de datos y esfuerzos, así como
los errores.
Estas técnicas permiten además gestionar las relaciones con
los proveedores de manera más eficaz, al usar estrategias
homogéneas y una sola fuente de información fiable.

¿Cómo puede la gestión de proveedores mitigar los riesgos del

aprovisionamiento?
Los proveedores, y por lo tanto la gestión de los proveedores,
son un factor crítico del éxito de cualquier organización y
también de la mitigación de los riesgos aparejados con la
contratación de proveedores.

Algunas empresas tienen todos sus procesos y actividades no

esenciales subcontratados a proveedores
Todos los proveedores, por lo tanto, representan un riesgo con
respecto a los productos y servicios utilizados por una
empresa.

El uso de estrategias de gestión de los proveedores puede

ayudar a mitigar esos riesgos, al establecer enfoques eficaces y
repetibles de la gestión de los proveedores.
Para maximizar el valor obtenido por su dinero y minimizar el
riesgo para su empresa, debe adoptar un enfoque estratégico
eficaz de la gestión de sus proveedores mediante la adopción
de prácticas de gestión de proveedores.
En el pasado, muchas empresas se olvidaban de las actividades
de gestión de proveedores una vez firmaban los contratos.
En aquellas organizaciones que no realizan una gestión activa
de sus proveedores tras la firma del contrato, la continuidad del
aprovisionamiento estará en peligro, ya que está usted
asumiendo de facto que todo sucederá según lo planeado, los
proveedores rendirán según lo previsto y no se presentará
ningún problema.
Este raramente será el caso.
Entre los riesgos que una gestión proveedores eficaz puede
ayudar a mitigar cabe citar los riesgos operativos (dependiendo
de los productos y servicios en particular), los costes
imprevistos, el control general de los cambios, la conformidad
normativa (por ejemplo, la gestión de licencias), la continuidad
del servicio – entrega, cantidad, tiempo, calidad-, el cese de
actividades de un proveedor, la pérdida de personal clave del
proveedor o el bajo rendimiento en el servicio prestado por el
proveedor.
La gestión de proveedores puede incrementar la visibilidad de
los riesgos en estas y otras áreas, lo que puede ayudar a su
gestión y control.
Mejorar las relaciones con los proveedores a través de una
buena gestión puede ayudar a que la colaboración entre usted y
sus proveedores mitigue los riesgos, puesto que ambas partes
se verían perjudicadas si dichos riesgos se materializasen.
Si no cuenta con este tipo de colaboración, la gestión de
proveedores aún puede reportarle ventajas al proporcionarle
herramientas para mitigar los riesgos por su cuenta y, en el
peor de los casos, escoger un proveedor alternativo.
El uso de la gestión de proveedores para supervisar y medir el
rendimiento de los proveedores puede ayudarle a identificar
tendencias adversas, abordar los posibles problemas antes de
que afecten a su negocio y gestionar de manera eficaz los
riesgos.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de

los proveedores?
En resumen, las ventajas que una gestión de proveedores
cuidadosamente diseñada, planificada y ejecutada puede
reportarle incluyen el incremento de la satisfacción de los
clientes, la reducción de los costes, la resolución rápida de
posibles problemas e incidencias, la mejora en la calidad del
servicio, la mejora del servicio prestado por los proveedores y
una reducción de sus esfuerzos de gestión de los proveedores.
Aunque puede resultar difícil medir el impacto que el tiempo, el
dinero y las energías invertidas en el cultivo de una relación
positiva con sus proveedores puede ejercer sobre el desempeño
de sus funciones de aprovisionamiento, la gestión de
proveedores le ayudará a cumplir el presupuesto, velar por la
satisfacción de los clientes y alcanzar sus objetivos en las
diferentes áreas.
Su forma de gestionar a sus proveedores será invisible para sus
clientes internos, ya que, para ellos, el proveedor interno de
productos o servicios es usted.
Pero si no gestiona a sus proveedores, o no lo hace muy bien,
sus clientes le culparán únicamente a usted de cualquier
anomalía que sus proveedores causen.

¿Cuáles son las mejores prácticas de

gestión de proveedores?
Hay muchas buenas maneras de gestionar a los proveedores.
La selección y la aplicación de buenas prácticas dependerán de
las categorías de proveedores, de sus habilidades de gestión de
proveedores, de su organización, de su entorno, del presupuesto
disponible y de las ventajas de aplicar cada práctica a su
organización.
A los proveedores les trataremos individualizadamente,
procurando en cada caso acertar en el tipo de relación que sea
más fructífera para ambas partes
Es importante que sus actividades de gestión de proveedores
alcancen siempre un equilibrio correcto entre el coste y los
esfuerzos de aplicación por un lado y los beneficios esperados
por otro.
También debe tener en cuenta la predisposición de los
proveedores a ser gestionados.

Algunos proveedores, en especial los más grandes y aquellos

que suministran bienes de consumo, preferirán manejar sus
entregas por sí mismos, y pueden rechazar cualquier intento de
gestionarlos una vez firmados los contratos.
En estos casos, es importante evaluar si vale la pena intentar
imponerles la gestión de proveedores.

Si está recibiendo productos y servicios de buena calidad de un

determinado proveedor, tal vez eso baste para alcanzar sus
objetivos, y puede que ninguna actividad de gestión de
proveedores aporte más valor.

Diseño de la gestión de relaciones

En los casos en los que desee conservar el proveedor, es

importante que piense en cómo va a incorporar la gestión de la
relación a su estrategia de gestión de proveedores.
La relación con este tipo de proveedores clave comienza ya
desde su primer contacto, mucho antes de que los empiece a
gestionar; probablemente durante las primeras fases de la
gestión de proveedores, en los trabajos de preparación de la
selección de proveedores.

Piense en cómo desea que sus proveedores le vean.

Si desea ser visto como alguien que busca el beneficio mutuo
en la gestión de proveedores, deberá esforzarse por comunicar
este mensaje con claridad ya desde las primeras reuniones con
el proveedor.
Si durante la primera reunión el proveedor percibe en usted una
actitud de querer estar al mando, es posible que le cueste
mucho cambiar esta percepción y que el proveedor sea difícil de
gestionar.

Los proveedores que desean trabajar como socios de sus

clientes pueden incluso cortar su relación tras la primera
reunión de gestión de proveedores, si tienen la impresión de que
trabajar con usted les resultará difícil.

Diseño del proceso de selección de proveedores

El proceso de gestión de proveedores da comienzo con la
selección de los proveedores adecuados por las razones
correctas.
El proceso de selección de proveedores puede ser complicado y
emocional si no tiene claro cómo enfocarlo y gestionarlo
desde un principio.
Debe disponer de personal dotado de las habilidades adecuadas
para analizar sus requisitos de aprovisionamiento y de negocio,
acordar los criterios de selección, buscar posibles productos y
sus proveedores, liderar al equipo encargado de seleccionar a
los mejores proveedores para sus necesidades y diseñar un
contrato útil, para posteriormente negociar el contrato con el
proveedor y posiblemente con su equipo jurídico, con cuidado
de no poner en riesgo sus objetivos.

Si opta por seleccionar a sus proveedores sin ninguna

preparación, es improbable que la gestión de proveedores le
proporcione resultados óptimos, y podría incluso infringir leyes
de aprovisionamiento vigentes en su país, en especial si su
empresa pertenece al sector público o a sectores regulados.

Su estrategia de selección de proveedores debe prever

suficiente tiempo para ejecutar cada paso, revisar sus
progresos y contrastarlos continuamente con sus objetivos y su
entorno – del proveedor-.
Tratar de seleccionar a los proveedores rápidamente con el
único objetivo de cumplir un plazo suele acabar mal.

Si su estrategia de gestión de proveedores requiere un proceso

de licitación para que los proveedores presenten sus ofertas,
fijar calendarios poco realistas para aceptar las propuestas de
los proveedores limitará su selección, ya que algunos decidirán
no presentarse a la licitación.

Los proveedores necesitan tiempo suficiente para comprender

los requisitos de los productos y servicios que van a ofrecer,
determinar si pueden satisfacerlos y por último crear una oferta
coherente.
Si cualquiera de estos pasos se ve comprometido por las
urgencias del calendario, es poco probable que un paso tan
importante como es la selección de proveedores dé resultados
positivos.
Evaluación de proveedores potenciales
Durante la fase de diseño de la gestión de proveedores deberá
acordar los criterios de evaluación de los diferentes
proveedores potenciales.
Puede haber unos criterios generales de empresa, válidos para
todos los proveedores, per o deberán en muchos casos existir,
criterios específicos para ciertos tipos de aprovisonamiento.
Cuando empiece a analizar a los proveedores individualmente,
procure concentrarse en el grado de cumplimiento respecto de
sus criterios y no se deje influir por su lenguaje de vendedor.
Muchos proveedores harán y dirán cualquier cosa para ganarle
como cliente.
Por ejemplo, pueden traer a «expertos» que traten de venderle
productos, características y servicios que en realidad usted no
necesita.
Centre la evaluación en sus requisitos, y pida a los proveedores
que le confirmen si los pueden cumplir o no.
Mantenga siempre el control de las actividades de evaluación
de la gestión de proveedores, y no deje que los proveedores
marquen el ritmo de las conversaciones o el orden del día.
Es buena idea que el proceso de evaluación conste de múltiples
fases.
Aunque puede que parezca que esto requiere más tiempo, es
más probable que le garantice la selección de los mejores
proveedores para usted.
La primera fase consiste en enviar un conjunto de requisitos de
alto nivel a los posibles proveedores y pedirles respuesta.
Estas respuestas deben contener factores clave de
diferenciación que le ayudarán a eliminar rápidamente a
aquellos proveedores con pocas posibilidades de ser los más
adecuados.

Ejemplos de estos factores son el precio- y el margen de

maniobra para negociar - los estándares de los diferentes tipos
de productos y servicios a aprovisionarse- tiempo de entrega,
cantidades, formatos- los requisitos de seguridad y la buena
disposición a trabajar en el marco de su estrategia de gestión
de proveedores.
Conservar la flexibilidad
Es posible que algunos proveedores deseen mantener una
relación exclusiva o que restrinjan sus oportunidades de
trabajar con proveedores de la competencia.
Eso limitaría muchos sus opciones de gestión de proveedores y
debe evitarlo, independientemente de lo atractivo que los
proveedores puedan intentar presentárselo.
Los proveedores pueden parecer competentes y dispuestos a
cooperar durante las primeras fases del proceso de selección,
pero la calidad del servicio prestado podría variar y dificultar la
gestión de proveedores una vez estos hayan obtenido el
beneficio planeado.
El riesgo de que esto suceda es mayor en contratos a largo
plazo de servicios subcontratados y gestionados.
Los contratos a corto plazo con opciones de renovación
deberán priorizarse sobre los contratos a largo plazo, ya que
facilitan la sustitución de los proveedores y los cambios en su
estrategia de gestión de proveedores.
Esté siempre abierto a realizar cambios en el contrato a
petición de los proveedores, siempre y cuando las ventajas que
esto le suponga superen a los inconvenientes.
Aceptar un cambio puede beneficiar a su estrategia de gestión
de proveedores a largo plazo, ya que muestra buena voluntad
por su parte y una disposición a comprender la postura del
proveedor y a trabajar en pos de una estrategia de gestión de
proveedores que sea beneficiosa para ambas partes.

Monitorización contínua del rendimiento

No dé por sentado que, una vez firmado el contrato, las

relaciones con sus proveedores se desarrollarán según lo
previsto y los contratos se ejecutarán exactamente como
fueron especificados.

Su estrategia de gestión de proveedores debe incluir la

monitorización continua del rendimiento de los proveedores y la
consecución de los niveles de servicio desde el primer día.
La monitorización de los proveedores debe incluir la verificación
de que todos sus requisitos se han satisfecho, pero en
particular aquellos que sean críticos para el negocio.
Esto dependerá de los productos y servicios específicos que los
proveedores suministren, pero suelen incluir el tiempo de
entrega de los productos o la calidad y disponibilidad de los
servicios.
Su estrategia de gestión de proveedores deberá contemplar
también la monitorización continua del cumplimiento de los
términos y condiciones acordados.
Un requisito obvio es el pago a los proveedores de acuerdo con
el calendario de pagos del contrato, pero algunos contratos
también incluirán otros requisitos que se espera que cumpla
como cliente.

Si su sistema de gestión de proveedores no tiene en cuenta

también estos requisitos, sus relaciones con los proveedores
podrían verse afectadas negativamente.

Una buena práctica en la gestión de proveedores consiste en

usar «cuadros de mando integrales» para evaluar el rendimiento
de los proveedores.
Estos cuadros de mando integrales permiten evaluar los
aspectos más sutiles del rendimiento, como la voluntad de
cooperación, además de aspectos más tangibles como el
cumplimiento de los niveles de servicio.
El uso de un sistema de evaluación equilibrado en la gestión de
proveedores proporciona información mucho más reveladora
sobre el rendimiento de los proveedores y permite mejorar la
relación con ellos.

Comunicación bidireccional constante

La comunicación bidireccional activa y eficaz es la clave para
triunfar en todos los pasos de la gestión de proveedores.
No debe dar por sentado que sus proveedores conocen a la
perfección su modelo de aprovisionamiento o que pueden leer
su mente.
La buena comunicación con sus proveedores es un componente
fundamental de la gestión de proveedores que le ayudará a
evitar malentendidos, mantener relaciones positivas y resolver
de forma proactiva las incidencias antes de que se conviertan
en problemas.
No obstante, cada proveedor es un mundo.
Debe tomarse su tiempo para comprender sus preferencias de
comunicación.
Una buena estrategia de gestión de proveedores consiste en
usar una combinación de comunicaciones presenciales,
comunicaciones verbales y correo electrónico.
Siempre debe verificar que todos los mensajes que envíe se
hayan recibido y comprendido, en especial si un proveedor es
de un país o una cultura diferente.
Sin esta confirmación, la gestión de proveedores será más
difícil.

Clasificación de proveedores para una

gestión eficaz
Para que la gestión de proveedores tenga éxito, debe
comprender que hay diferentes tipos de proveedores, cada uno
de los cuales requiere diferentes niveles de gestión.
Un enfoque monolítico de la gestión de proveedores, que trate a
todos los proveedores exactamente de la misma manera, no
tendrá éxito.
Su estrategia de gestión de proveedores debe inicialmente
crear categorías específicas de acuerdo con los diferentes tipos
de productos y servicios y con el grado de criticidad para su
negocio.
Cuando tenga estas categorías definidas, deberá definir con
detalle las diversas actividades de gestión de proveedores que
cada categoría requiera.
Las técnicas de gestión de riesgos pueden ayudarle en esta
definición.
Para cada categoría, identifique los riesgos que podrían afectar
al día a día de su aprovisonamiento, como por ejemplo el
incumplimiento por parte de un proveedor en la entrega de una
nueva versión del software según el calendario previsto, la no
consecución de los niveles de servicio pactados o el cese de
actividades del proveedor.
A continuación, identifique qué actividades de gestión de
proveedores utilizará para gestionar y mitigar cada riesgo.
Estás actividades de gestión variarán en función de las
categorías de proveedores que haya creado.
Por ejemplo, ha creado una categoría para los productos de
software listos para usar, pero un proveedor no cumple con las
entregas o resulta difícil de gestionar; en tal caso, puede
obtener fácilmente los productos de otro proveedor.
Sin embargo, en el caso de aplicaciones personalizadas según
sus necesidades, es probable que sea difícil encontrar a un
proveedor alternativo cuando se den problemas de gestión o
incumplimientos en la prestación del servicio.
Los proveedores se suelen dividir en las siguientes categorías:

Proveedores de integración
Estos proveedores proporcionan servicios para gestionar la
integración entre diferentes productos y servicios tecnológicos.
La integración será específica a sus necesidades; por lo tanto,
su estrategia de gestión de proveedores para esta categoría
debe orientarse a retener a esos proveedores, ya que es
probable que sean críticos para su negocio y difíciles de
sustituir.

Proveedores a medida
Estos son los proveedores que usa para crear productos y
servicios personalizados a sus necesidades.
Aquí se incluye la subcontratación tradicional, donde una
tercera organización asume la responsabilidad de las
aplicaciones y los servicios que usted previamente ha
desarrollado en sus instalaciones.
También se incluye la provisión de un servicio gestionado, en la
que el proveedor le presta servicios personalizados según
niveles de servicio definidos, y los proveedores que le
suministran aplicaciones desarrolladas según sus
especificaciones.
Su estrategia de gestión de proveedores para esta categoría
debe reconocer las dificultades de sustituir al proveedor si
surgen problemas, ya que se trata de productos en los que se
han realizado cambios específicos y no productos o servicios
listos para usar.

Proveedores estándar
Los proveedores estándar proporcionan productos y servicios
basados en condiciones estándar que el cliente ajusta por sus
propios medios.
El proveedor proporciona un servicio de asistencia para el
producto base del cliente.
Un ejemplo de esto sería una aplicación de nóminas en la que el
cliente puede configurar aspectos específicos como los códigos
de análisis, pero no puede cambiar la lógica de procesamiento
de las nóminas.
Es preciso personalizar la gestión de proveedores de esta
categoría para reconocer esas características del proveedor, ya
que es mucho más fácil sustituir a un proveedor de esta
categoría.
Sin embargo, si los productos y servicios son críticos para su
negocio, su gestión de proveedores deberá tratar de retener al
proveedor estableciendo con él una relación a largo plazo.

Proveedores de bienes de consumo

Cualquier proveedor que suministre un producto o servicio
ampliamente disponible y no configurable es un proveedor de
bienes de consumo.
La gestión de proveedores de esta categoría debe ser «ligera»,
ya que en principio debería ser fácil encontrar proveedores
alternativos en caso de que surjan problemas.
Este tipo de proveedores suelen ser , conceptualmente
hablando, poco o nada críticos.
En tecnologías de la Información, por ejemplo : TI, los ejemplos
en esta categoría incluyen a los proveedores que suministran
aplicaciones de software listas para usar o hardware y
utilidades informáticas; proveedores de electricidad y de
servicios de banda ancha; y proveedores de servicio de Internet.

Algunos de los bienes de consumo pueden ser críticos para su

negocio, algo que su estrategia de gestión de proveedores
deberá tener en cuenta.
Esto podría ser tan sencillo como implementar controles de
gestión para los proveedores de estos bienes de consumo
críticos para asegurarse de que siempre se pague en el plazo
estipulado; de lo contrario, el proveedor podría cortar
suministros tales como la conectividad a redes de área amplia.

Desarrollo de relaciones sólidas con los

proveedores
Para maximizar las ventajas de sus procesos de gestión de
proveedores debe adoptar un enfoque estratégico que le
permita desarrollar y mantener relaciones- estables, duraderas,
sólidas, buenas - con sus proveedores.
En el caso de los proveedores de productos de servicios básicos
y bienes de consumo, esto podría ser tan sencillo como pagar
las facturas en el plazo estipulado; pero para cualquier otra
categoría de proveedores, es importante entablar relaciones
mutuamente beneficiosas con aquellos proveedores que no
desee perder.
La subcontratación y la incorporación de proveedores son
actividades complicadas, ya que repetir el proceso solo porque
no tuvo cuidado con la gestión de la relación con el proveedor y
esta se acabó rompiendo no aporta nada positivo.
Los proveedores desean obtener ingresos, pero sin una buena
relación se pueden limitar a satisfacer los requisitos mínimos y
no proporcionarle el valor previsto.
Las siguientes actividades de gestión de la relación ayudarán a
maximizar su retorno de la inversión en la gestión de
proveedores:

Comparta información
Si desea que sus proveedores le ayuden, deberá compartir con
ellos información relevante para sus necesidades.

Esta información debe estar en un formato fácil de comprender

y exento de la jerga y los acrónimos de su organización.
Es buena idea proporcionar a todos los proveedores un glosario
de las palabras y abreviaturas no estándar que utilice.

Otra información útil incluye el entorno del proveedor, las

previsiones de las demandas de los usuarios- entorno del
cliente comprador- el modelo operativo del proveedor y
cualquier otra información relevante que pudiera afectar a la
prestación del servicio por parte del proveedor o que le ayude a
gestionar a sus proveedores.

Prioridades comunes
Sus proveedores deben comprender sus prioridades tanto en la
consecución de sus objetivos como en su estrategia de gestión
de proveedores.

Con algunos de sus proveedores, su prioridad será adquirir

productos y servicios al menor coste; con otros, su
prioridad será que le presten servicios de alta calidad,
pasando el coste a un segundo plano.
Su estrategia de gestión de proveedores debe ser capaz de
identificar las prioridades para cada uno de sus proveedores, y
a continuación compartirlas con ellos.

Fomente el desarrollo y la innovación conjuntos

Es buena idea que aquellos proveedores clave con los que
desee mantener una relación estratégica a largo plazo
participen en el desarrollo de la estrategia de sus productos y
servicios manteniendo con ellos reuniones de gestión.
El uso de esta técnica en la gestión de proveedores le dará
acceso a la experiencia y los conocimientos del proveedor, que
puede aportar información valiosa y sugerencias innovadoras
para maximizar el valor obtenido de sus productos, lo cual
podría proporcionar una ventaja competitiva.

Desarrolle relaciones a largo plazo

La mayor parte de los proveedores desean entablar relaciones
provechosas a largo plazo con sus clientes.
Si su estrategia de gestión de proveedores les sugiere que
usted no busca lo mismo, es poco probable que deseen dedicar
tiempo a cuidar su relación con usted.

Busque el beneficio mutuo

Las relaciones a largo plazo, basadas en la confianza y el
compromiso mutuos, son las más valiosas.
La gestión de proveedores no es como una batalla en la que hay
ganadores y perdedores.
En las buenas relaciones, tanto cliente como proveedor deben
obtener algún provecho.
Es poco probable que el uso de tácticas y lenguaje de mano
dura con los proveedores ayude en la relación.
Si los proveedores creen que se les ha tratado de manera
injusta, es probable que esta percepción lleve al resentimiento
y a la pérdida de cualquier cooperación.
Busque siempre una solución que beneficie a ambas partes.

Comprenda a su proveedor
Comprender bien a sus proveedores ayuda a establecer las
mejores relaciones: qué les motiva, cuáles son sus objetivos de
negocio y sus aspiraciones con usted, qué tipo de lenguaje y
qué abreviaturas usan, y qué restricciones tienen,
especialmente en lo que respecta a los subcontratistas.
Comprender dónde están los costes fijos de sus proveedores y
dónde pueden aplicar descuentos puede ser muy útil en la
gestión de proveedores a la hora de negociar precios.

Estratégicos de compras
No es de extrañar que las compras empresariales sean totalmente
diferentes en 2021 respecto a años anteriores. Los planes estratégicos que
simplemente han renovado o actualizado anualmente los líderes de las
compras empresariales probablemente no sean suficientes.
Los equipos de compras de referencia están remodelando la forma en que
compran:
 El 64 % de los CPO (responsables de compras) han pasado de la
defensa a la ofensiva, centrándose en adaptar las cadenas de
suministro para prosperar en la “próxima normalidad”.
 El 60 % de los líderes de compras confirman que tienen mayores
objetivos de ahorro de costes este año en comparación con 2020.
 El 73 % de los líderes de compras dicen que la importancia de la
velocidad de abastecimiento ha aumentado.
Las compras jugaron un papel clave en la reducción de costes y la
adaptación a las nuevas realidades de la cadena de suministro del año
pasado. Ahora, pueden llevar a la organización a acelerar el crecimiento y
a enfrentarse a nuevos desafíos estratégicos.
Fuentes: Encuesta flash de CPO de 2020 de Deloitte (Deloitte’s 2020 Chief
Procurement Officer Flash Survey), Estudio sobre la optimización de costes
de 2020 de Gartner Peer Insights (2020 Gartner Peer Insights on Cost
Optimization), Estudio de CPO de 2021 de ProcureCon y WBR Insights
(ProcureCon and WBR Insights’ CPO Study 2021).

1. Perfil general del proveedor

Como primer paso, conviene realizar un análisis sobre las características
generales del proveedor, por ejemplo:

 Prestigio, experiencia y referencias.

 Trayectoria en la industria.
 Capacidad de respuesta.
 Cumplimiento de los estándares de calidad.
 Niveles de reputación y Cumplimiento normativo.
  Localización geográfica, este factor puede ser determinante en el
precio por el incremento de los portes, del flete del transporte,
también por que cuanto más lejos compramos, más cantidad podemos
comprar, para asegurarnos el suministro, por t ato incrementamos
costes de stock.
 Tamaño.

2. Precio
Este aspecto puede representar el de principal interés para muchas
organizaciones, por lo tanto, es el criterio al que otorgan mayor valor en la
evaluación; sin embargo, por sí sólo no puede ser determinante en la
selección de proveedores.

Es de considerar que un precio muy bajo puede significar que la calidad del
insumo, producto o servicio se vea comprometida, ocasionando ya sea fallas
en la cadena de suministro, operatividad o pérdidas para tu empresa.

Asimismo, analizar precios sirve para identificar sobrecostos en lo

suministrado y poder comparar precios entre el proveedor actual y otras
opciones, con el objetivo de encontrar la mejor oferta.

R : No deberemos hablar solo de precio, si no de precio con todo los

elementos que lo adorna, forma de pago, pago al contado y descuento,
descuento por volumen, rappels, etc…

3. Capacidad técnica
Para evaluar la capacidad técnica y de respuesta del proveedor, han de
considerarse varios aspectos, entre ellos:

 Cantidad de personal y turnos de trabajo.

 Disponibilidad, va muy enlazada con la capacidad de producción y de
servici a nuestras necesidades
 Transporte propio o subcontratado.
 Sistema de manufactura:
o planificación, gestión, procedimientos, capacitación de
trabajadores.
 Credenciales, premios, Certificaciones ISO´s.

Resulta un criterio de relevancia, puesto que, dependerá de su capacidad

técnica y operativa poder suministrar en tiempo en forma y bajo los
requerimientos adecuados, los insumos, productos o servicios, a fin de no
generar incidentes o interrupciones graves en la cadena de suministro.

4. Tecnología e infraestructura
La capacidad del proveedor para emplear herramientas tecnológicas es
importante, puesto que, según la industria, aumenta la calidad de lo
suministrado; asimismo, nuevas tecnologías brindan nuevas oportunidades
de negocio que favorecen la competitividad en el mercado.

Además, el uso de tecnología de vanguardia es un buen parámetro sobre las

instalaciones, redes de distribución y comercialización, factores que inciden
de manera positiva tanto en la competitividad como en la calidad final del
producto y/o servicio ofertado por la empresa contratante.

5. Desempeño y Nivel de servicio (SLA)

Evaluar la calidad del servicio que ofrece cada proveedor permite prevenir y
mitigar riesgos o fallas por incidentes en la logística, que además puedan
representar gastos extra, por ejemplo de transporte, para la empresa
contratante.

En este criterio se ha de evaluar, fiabilidad en los plazos de entrega, el ratio

de errores, gestión de estos, políticas y proceso de devolución, eficiencia en
sus canales de comunicación, y del mismo proceso de compra.

Por esta razón, un proveedor con mayor responsabilidad y compromiso será

garantía para mantener los estándares de calidad.

 REALIZA UNA PRACTICA DE ANALISIS DE PUNTOS FUERTES Y PUNTOS

DÉBILES DE UN PRODUCTO TIPO.
 PRODUCTO: FURGONETA DE TAMAÑO GRANDE PARA REPARTO
URBANO Y POR CARRETERA, DISTANCIAS MEDIAS- 0- 120
KILOMETROS.
 RECOPILAR INFORMACIÓN SOBRE TRES MODELOS DE MARCAS /
FABRICANTES DISTINTOS, SUS CARACTERÍSTICAS, PRESTACIONES,
VENTAJAS, INCONVENIENTES, PRECIO, FORMA DE FINANCIACIÓN,
SERVICIO POST VENTA, GARANTÍAS, ASISTENCIA…
  DEFINE SUS PUNTOS DÉBILES , PUNTOS FUERTES Y ESCOGE UN
MODELO DETERMINADO , EXPLICANDO LAS RAZONES, SU
ALTERNATIVA, EL SEGUNDO MÁS VALORADO Y EL DESECHADO-
TERCERO EN PREFERENCIAS-

Complementos

Casos de éxito

Precios

Software de Gestión de Riesgos

Software de Control de Cumplimiento normativo

Software de Control de Proveedores

Gestión de Riesgos

Control de Cumplimiento normativo

Control de Proveedores

Control de riesgos y cumplimiento medioambiental (ESG)

Digitalización del proceso de control de residuos

Automatización de Procesos de auditoría

Gestión de Incidentes

Automatización del Plan de continuidad de negocio

Gestión de la Seguridad de la información