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Importancia de la correspondencia
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Introduccin Importancia de la correspondencia Define correspondencia La carta comercial: caractersticas en cuanto elemento, estilo y puntuacin. Estructura de la carta Estilo de comercio Estilo de presentacin La carta oficial El papel: tipos de papel, textura y tamao. Sobres Estructura del sobre Conclusin

INTRODUCCIN La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intencin de entrar al mundo de los negocios. El objetivo de este trabajo es, por lo tanto, proporcionar los conocimientos y prcticas necesarios para desarrollar la habilidad de escribir bien de los tipos de cartas sobre todo cuando se trata de las cartas comerciales mas comunes. A pesar del nmero de cartas comerciales que se escriben y de su importancia, casi el 80 por ciento de ellas est mal escrito. El objetivo de este trabajo es de que se aprenda a escribir dentro del 20 por ciento de las cartas bien escritas.

1. IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA Es un medio de comunicacin utilizado por el hombre desde hace muchos aos para comunicarse con personas o individuos que estn a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros das que existe el e-mail que es la forma ms rpida de enviar y asegurarse que la informacin llegue al destinatario. 2. DEFINE CORRESPONDENCIA Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria 3. LA CARTA COMERCIAL: CARACTERISTICAS EN CUANTO ELEMENTO, ESTILO Y PUNTUACION. Estilos de las cartas 1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales. 2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. 3. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los mas usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma. Normas de puntuacin de la carta Adems de los estilos de presentacin, tambin se han acordado varias normas de puntuacin que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuacin: 1. La Puntuacin Abierta: es la que no usa signos de puntuacin despus de las lneas de la fecha, destinatario, direccin, saludo, despedida y firma. 2. La Puntuacin Cerrada: se distingue por las siguientes caractersticas: se escribe un punto al final de la lnea de la fecha, se utiliza coma despus de cada lnea del destinatario (excepto la ultima que lleva punto), se usan comas despus de la despedida, se usan dos puntos despus del saludo y se usan comas despus de cada lnea del bloque de la firma (menos la ultima que lleva punto) 3. La Puntuacin Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos despus del saludo y se usa coma despus de la despedida. 4. ESTRUCTURA DE LA CARTA 1. Membrete: Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia. 2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas as como el da mes y ao. 3. Destinatario: son los datos de identificacin de la persona al cual va a ser enviada la carta 4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una lnea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta. 5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir el texto de la carta. 6. Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontneo. 7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresin del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representacin de otra. 9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. 10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. 11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos. 5. ESTILO DE COMERCIO Comercios de Ventas. Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamacin, de remesas, etc. Relaciones Pblicas. Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos, etc. Comercios Varios. En este tipo estn las cartas de recomendacin, informes, memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras. 6. ESTILO DE PRESENTACION Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella. Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc. Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases: Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas, memorando y tarjetas postales. Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas RESPUESTA A UN ANUNCIO Una vez analizados los anuncios pertinentes, hay que aplicarse a contestarlos con las mayores garantas de xito. Raramente los anuncios piden una respuesta telefnica, pero, si es as, llame y realice todas las preguntas posibles sobre el puesto. Sin embargo, lo ms habitual es que el anuncio solicite una respuesta por escrito adjuntando a la carta un curriculum vitae. Cada anuncio requerir la confeccin de una carta especficamente redactada y diseada para las caractersticas de la oferta de empleo. No vale tener una carta tipo de presentacin preparada y utilizarla indiscriminadamente. Cada anuncio es distinto, cada uno exige requisitos diferentes y usted deber reflexionar sobre los aspectos concretos que se le piden. AUTOCANDIDATURA Si enviamos una carta a una empresa, no porque tengamos constancia de que en ese momento necesitan a una persona de nuestras caractersticas, sino por si en el futuro la necesitaran, es incluso ms necesario el realizarlo con mayor cuidado, ya que debemos hacer que se nos recuerde cuando precisen a una persona de nuestras caractersticas. AGRADECIMIENTO Es la carta que se enva tras una entrevista de trabajo. No existe demasiado acuerdo entre los profesionales del sector en si es necesario enviar la carta de agradecimiento o no. Dejando este punto abierto, os damos unos consejos y os mostramos un ejemplo sobre este tipo de carta. 7. LA CARTA OFICIAL Son todas aquellas que estn relacionadas con trmites ante instituciones gubernamentales y dependencias pblicas. Algunos tipos sern los siguientes: de solicitud de certificado de servicio, aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de una multa. Todos los tipos de cartas hasta aqu mencionados, debe ser redactados con un lenguaje formal; las ideas deben ser presentadas de manera clara, breve, precisa y directa. El tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesa, respeto y consideracin.

Por ltimo haremos referencia a la carta privada, la que se hace a ttulo personal, desprovista de toda formalidad y "en tono ntimo", dirigida familiares y amigos. El lenguaje empleado se caracteriza por ser sencillo, espontneo, efectivo y en muchos casos puede estar llena de expresiones coloquiales. 8. EL PAPEL: TIPOS DE PAPEL, TEXTURA Y TAMAO. Comenzaremos con la papelera porque con la papelera es lo primero que comienza a presentar la "imagen" de la carta. Los principales factores en la seleccin de la papelera son la calidad y la sencillez. Es una economa mal entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el costo del papel es solamente una pequea fraccin del costo total de la carta El papel blanco es de uso universal para cartas hoy da; es lo suficientemente liviano para poder hacer un nmero razonable de copias y se puede doblar ntidamente sin requerir mucho espacio. 9. SOBRES 3/4 Para el tamao carta normal de 21, 5x 28 cms. Se requiere el obre nmero 6 . Los sobres, como las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del membrete. Generalmente estn impresos con la misma informacin que aparece en el membrete. El tamao de los sobres varan de acuerdo al tamao del papel sin embargo los ms usados para cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el sobre comercial pequeo (9x16 cm.)Estos dos sobres son especialmente apropiados para papel de 21.5x28 Cm. Los sobres son realizados en formas, tamaos y gramajes especiales. Existen sobres tamao oficio, sobres tamao carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportacin del contenido sin riesgos. El sobre, en principio una simple cubierta, por arte de los publicitarios y obra (y no poco arte) de los fabricantes se ha convertido en un medio de comunicacin con muchos recursos. Combinando tan solo tres elementos (impresin, plegado y postizos) se consiguen sobres publicitarios y comerciales, bolsas para los ms diversos usos y carterillas con toda suerte de compartimentos. UNA PRIMERA DISTINCIN: SOBRE, BOLSA, CARTERILLA Los sobres suelen tener la solapa de cierre mayor que las solapas laterales. La carterilla es generalmente rectangular; su solapa de cierre suele ser ms alta que las de los sobres y bolsas y no llevan engomado ni circulan por correo. 10. ESTRUCTURA DEL SOBRE Entre otras caractersticas, la forma y tamao de las solapas diferencian a los distintos sobres: Solapa de cierre recta o de pico, prolongacin de solapas de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones especiales de solapas para apertura fcil, para ensobrado mecanizado, etc. SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE RECTA Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa.

Tiene la solapa de cierre recta y ms larga que las laterales.

Sobre "Retorno alemn" As llamado porque su solapa de cierre prolongada lleva un perforado en el lmite de la zona engomada para utilizar como cupn o bono de respuesta la parte de solapa desprendible.

Sobre "Bangtail" ("desprendible"); De solapa de fondo prolongada y plegada en el sentido de la solapa de cierre para utilizar como cupn o bono de pedido en una oferta publicitaria. Sobre de solapas rectas especiales para ensobradora.

SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE DE PICO. Sobre "Americano" Adems de la solapa de cierre en forma de pico o angular, solapa de fondo de un ngulo de 90 % Sobre "Ministro" Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de fondo (generalmente usado en correspondencia de ceremonia y medidas 120 x 176 mm, con la actual normalizacin). Sobre rombo

Denominacin corriente del sobre con solapa de cierre en pico que resulta de un formato en rombo. Sobres de apertura fcil: el "OPEN PLUS" El Open Plus de TOMPLA incorpora una lnea de trepado en la solapa de fondo que, por simple traccin, se abre limpiamente sin necesidad de abrecartas Sobres especiales para ensobradora. Slo ciertos tipos de sobre funcionan bien en las mquinas ensobradoras porque exigen formas, papeles y colas especiales. Los ms usuales: El sobre TEIDE, el sobre TEIDE 2000, el sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el sobre TRAPEZOIDAL, el sobre bolsa de SOLAPA RECTA

BOLSAS La bolsa se diferencia del sobre en que se abre por la parte ms estrecha y las solapas montan unas sobre otras de manera distinta. Como en los sobres, la forma y tamao de las solapas y las combinaciones que con ellas pueden y suelen hacerse diferencian a las distintas bolsas. Bolsa simple. Su solapa de cierre proporcional a la bolsa suele ser algo mayor que la de fondo (22mm). Si las solapas laterales son iguales son, obviamente, de pegue central. Si son desiguales (lo ms frecuente) se denominan de pegue lateral.

CONCLUSIN La carta comercial, como tambin otros tipos de cartas, es de gran importancia ya que esta es un medio de comunicacin escrito, que puede informar al cualquier tipo de persona, un hecho o simplemente para darle cuenta de algo. Se puede decir que la carta es una herramienta principal en el campo de trabajo, lo puede ser una empresa, compaa, es sus oficinas, como tambin de uso domstico, que las personas envan a sus familiares, amigos, etc.

La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como blanco, beige..., en decir de tonalidades claras, generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de llevar estampillas. La carta est constituida por diversas partes, que son el saludo, contenido, firma, fecha, entre otras. La carta es una tcnica por lo tanto tiene sus normas que son de limpieza, formalidad informalidad, la ortografa , en ella estn incluidos los signos de puntuacin, la redaccin, etc. Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es decir, es universal, ya que se emplea en todo organismo social, con la finalidad de comunicar.

HECTOR SOLORZANO COTUA hjsc_69@hotmail.com Integrantes: Sierra Yumaira Carpio Yismary REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACION Y DEPORTE U. E. RAFAEL FIGUEROA OLIVARES 7mo ao