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IV. CARGA MASIVA DE REGISTRO DE VENTAS

En esta nueva funcionalidad del módulo e-CONCAR PRO permite cargar en Excel de manera
masiva las transacciones, con una estructura similar al registro de ventas Formato 14.1 del
ambiente CONCAR CB
En qué casos puedes utilizar esta opción:
✓ Cuando trabaja con otro sistema que administra las ventas (sistema de facturación) y
desea cargar dichos movimientos al sistema contable CONCAR para la emisión de los
libros electrónicos.
✓ Asimismo, es probable que tus clientes trabajen con un ERP u otro sistema y la
información que entregan sea en este modelo de estructura, es decir un modelo de
reporte de ventas, en donde puedes adaptarlo y cargarlo de forma mensual, ya no sería
necesario que ingreses la provisión manual.
✓ Cuando se tiene contabilidad de periodos anteriores; el contador solamente ha dejado
las declaraciones de los registros de ventas en Excel y se necesita poner al día dichos
registros. Podrías pasar dicha información a esta estructura e iniciar la carga masiva.

Para ello la plantilla Excel será exportado desde el mismo módulo e-CONCAR PRO y al importar
se generará el asiento automático de ventas que podrá ser visualizado en el Sistema CONCAR
CB.

Esta opción se trabaja ingresando por: Comprobantes / Carga Masiva de Ventas

4.1. Consideraciones Previas

A) COPIA DE SEGURIDAD. –
Es obligatorio Generar una Copia de Seguridad antes de realizar este proceso de Carga Masiva
de Ventas, el procedimiento es el mismo explicado a detalle en la Pag 23

B) ELIMINACION MASIVA DE COMPROBANTES. –

No hay opción de eliminación masiva, los comprobantes se eliminan uno por uno a través de
la opción Comprobantes / Eliminación de Comprobantes del ambiente CONCAR CB.
Recomendamos crear una compañía de prueba para verificar si la carga de comprobantes es
exitosa antes de cargarlos en la compañía definitiva.

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En caso el usuario verifique que hubo un error en la carga, ya sea por digitación u otros
motivos, podrá realizar el proceso de RESTAURACIÓN DE COPIA DE SEGURIDAD.

C) NUMERACION DE COMPROBANTES

En esta tabla se muestra el último número del comprobante generado en forma automática
por cada sub diario y mes. Esta tabla se actualiza automáticamente al registrar los
comprobantes con numeración automática, pero puede ser modificada cuando se requiera.
(Pag . 32)

Ir a Archivos / Numeración de Comprobantes

D) EXCEPCIONES EN LA CARGA MASIVO DE VENTAS.

Este módulo no permite los siguientes registros:

✓ El Formato en Excel no acepta más de una cuenta de ventas e ingresos, puede generar un
asiento en donde la factura contemple una sola cuenta contable de Ventas.
✓ El Formato en Excel no acepta más de dos centros de costo, solo contempla 1 centro de
costo por cada comprobante.
✓ El Formato en Excel no acepta más de dos áreas, solo contempla 1 área por cada
comprobante.
✓ El Formato en Excel no acepta más de dos Anexos de Referencia, solo contempla 1 anexo
por cada comprobante.
✓ No permite importes en negativo, dado ello en el Formato de Excel deberá consignar
importes en positivo cuando ingrese una Nota de Crédito.
Cabe recalcar que, en el Mantenimiento Parámetro de Ventas, ubicado en Reportes /
Registro de Ventas, debe ir consignado en el Tipo de Documento de la Nota de Crédito el
concepto Haber.

4.2. Parametrización

Esta opción permite configurar los parámetros de ventas: Cuenta por Cobrar Soles, Cuenta por
Cobrar Dólares y Cuenta de Ingresos Ventas.

Ir a Comprobantes / Carga Masiva de Ventas / Parametrización

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Aparecerá el siguiente recuadro:

Donde:

Deberá asignar las respectivas cuentas contables a cada campo:

1. Para poder visualizar las cuentas para la Parametrización de ventas, debe hacer clic en la
opción Modificar ( ) y se habilitará las cuentas.
2. Presionar Shift + F1, le cargará las cuentas para visualizar y seleccionar.
3. Después de seleccionar todas las cuentas (Cuenta por Cobrar Soles, Cuenta por Cobrar
Dólares y Cuenta de Ingresos Ventas).
4. Hacer clic en Grabar ( ) y por último clic en Aceptar.

Solo se utiliza una cuenta contable por cada opción en la Parametrización de Ventas y es de
carácter OBLIGATORIO, ya que esto genera automáticamente tres claves en la Tabla General 56
ubicado en el Sistema CONCAR CB. Las claves generadas son VEN01, VEN02 y VEN03 que será
explicado en el siguiente punto de EXPORTAR FORMATO.

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Cabe mencionar que esta configuración no significa que solo utilice esas 3 cuentas contables para
las Ventas; sino que esto permite y genera un enlace entre el módulo e-CONCAR PRO con el
sistema CONCAR CB para la Carga Masiva de Ventas.

Nota: Las cuentas visualizadas en la Parametrización de Ventas son previamente configuradas en

el Sistema CONCAR CB (Reportes / Registro Ventas / Mantenimiento Parámetros Ventas).

4.2.1. Parametrización de Cuentas

Para realizar una correcta carga masiva, es necesario poder configurar nuestro parámetro de
Ventas. Cabe mencionar lo siguiente:

El Mantenimiento de la Tabla general número 56 ubicado en Archivos / Tabla General / Tabla

General 56 del ambiente CONCAR CB, hace referencia a los Parámetros de Ventas es igual al
Mantenimiento de Parámetro de Ventas ubicado en Reportes / Registro Ventas /
Mantenimiento Parámetros Ventas.

Es decir, toda información que se registre en el Mantenimiento Parámetros Ventas se reflejará

automáticamente en la Tabla General 56. Habiendo mencionado ello, se detalla las siguientes
configuraciones a verificar:

Sistema CONCAR CB: Ir a Archivos / Tabla General / Tabla General 56

a) IGV: verificar la cuenta en la Tabla General 56, clave “IGV”.

La configuración de la Cuenta debe realizarse en:

Ir a Reportes / Registro Ventas / Mantenimiento Parámetros Ventas

b) Valor facturado de la exportación: Consultar la cuenta en la T.G. 56 clave “VTA”, debe tener
en la posición 60 una “E” de Exportación.

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La configuración de la Cuenta debe realizarse en:

Ir a Reportes / Registro Ventas / Mantenimiento Parámetros Ventas

Grabar.

c) Importe total de la operación Exonerada: Se debe verificar la cuenta en la T.G. 56 clave

“VTA”, debe tener en la posición 60 una “X” de Exonerado.

La configuración de la Cuenta debe realizarse en:

Ir a Reportes / Registro Ventas / Mantenimiento Parámetros Ventas

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d) Importe total de la operación Inafecta: Valida que en la T.G. 56 clave “VTA”, debe tener en
la posición 60 una “I” de Inafecto.

La configuración de la Cuenta debe realizarse en:

Ir a Reportes / Registro Ventas / Mantenimiento Parámetros Ventas

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4.3. Exportar Formato

Esta opción permite generar una plantilla en Excel, donde podrá ingresar la información de su
Registro de Venta, registrará los comprobantes de ventas, notas de crédito, etc. respetando las
siguientes características:

Tabla general
Cantidad de
Col Descripción relacionada o Restricciones
caracteres
tipo de formato
B Sub Diario 2 caracteres T.G. 02
Los dos primeros dígitos son el mes y los otros
C Comprobante 6 caracteres MM0001
4 siguientes un correlativo (MM0001)
D Moneda 2 caracteres T.G. 03
E Fecha de emisión de comprobante de pago -- dd/mm/aaaa Solo Fecha
F Fecha de vencimiento o fecha de pago -- dd/mm/aaaa Solo Fecha
G Tipo de documento 2 caracteres T.G.56 Ver T.G.56 Clave 'DOC'
H Serie o Nro. Maq. Regist. de documento 20 caracteres --
I Número de documento 20 caracteres --
J Tipo de documento de identidad 1 carácter 0, 1, 4, 6, 7 o A
K Número de documento de identidad 20 caracteres -- Ingresar solo anexos.
Apellidos y Nombres, denominación o razón
L 40 caracteres -- Glosa
social del proveedor
O Valor facturado de la exportación -- 2 decimales Sólo números
M Base imponible de la operación gravada -- 2 decimales Sólo números
N Importe total de la operación Exonerada -- 2 decimales Sólo números
P Importe total de la operación Inafecta -- 2 decimales Sólo números
Q ISC -- 2 decimales Sólo números
R IGV Y/O IPM -- 2 decimales Sólo números
S Otros tributos -- 2 decimales Sólo números
T Importe total -- 2 decimales Sólo números
U Tipo de Conversión 1 carácter Solo: 'C'= Especial, 'M'=Compra, 'V'=Venta
Sólo números. Llenar solo si el tipo de cambio
V Tipo de cambio -- 3 decimales
es 'C'
Referencia del comprobante de pago que se
W -- dd/mm/aaaa Fecha documento
modifica Fecha
Referencia del comprobante de pago que se
X 2 caracteres -- Tipo de documento
modifica Tipo
Referencia del comprobante de pago que se
Y 10 caracteres -- Serie de documento
modifica Serie
Referencia del comprobante de pago que se
Z 20 caracteres -- Número de documento
modifica Numero
T.G. 56 Mantenimiento en parámetros de
AA Cuenta contable por cobrar 8 caracteres T.G. 56
ventas.
T.G. 56 Mantenimiento en parámetros de
AB Cuenta contable de ingresos 8 caracteres T.G. 56
ventas.
Si Cuenta Contable tiene habilitado el área, ver
AC Área 3 caracteres T.G. 26
T.G. 26
Si Cuenta Contable tiene habilitado C. Costo,
AD Centro de Costo 6 caracteres T.G. 05
Ver T.G. 05
AE Anexo de Referencia 20 caracteres -- Ingresar solo anexos.

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Para poder generar esta plantilla ingresara a el e-CONCAR PRO a: Comprobantes / Carga Masiva de
Ventas / Exportar Formato

Es importante que para la Carga Masiva de Ventas se configure correctamente la Tabla General 56
en el Sistema CONCAR CB según los puntos previamente revisados.

Las claves VEN01, VEN02 y VEN03 se crearán automáticamente al iniciar la Parametrización ubicado
en Comprobantes / Carga Masiva de Ventas / Parametrización del sistema de e-CONCAR PRO.

Estas claves estarán ubicadas en la Tabla General 56; en caso de que no configuren correctamente
la Parametrización, al momento de Cargar masivamente las ventas, saldrá un mensaje de
inconsistencia en la validación del documento de Excel indicando en el Detalle que las claves VEN01,
VEN02 y VEN03 no se encuentran en la T.G. 56.

✓ VEN01 (Obligatorio): Es la configuración de la cuenta con la cual grabará el importe Total en

soles. Esta cuenta contable debe existir en el plan de cuentas.
✓ VEN02 (Obligatorio): Es la configuración de la cuenta con la cual grabará el importe Total en
dólares. Esta cuenta contable debe existir en el plan de cuentas.
✓ VEN03 (Obligatorio): Es la configuración de la cuenta para la base imponible o Valor de las
adquisiciones gravadas. Esta cuenta contable debe existir en el plan de cuentas.

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4.4. Validación

Esta opción permite realizar una validación del contenido del Formato Excel, el cual contiene
información del Registro de Ventas. Verifica que no falte algún dato obligatorio o exista
inconsistencias en el archivo. Para la Validación de nuestra Carga Masiva de Ventas, es necesario
poder configurar correctamente el Formato en Excel, para ello los conceptos deben estar
correctamente llenados, tal como se mostró en el cuadro de Exportar Formato:

Nota: No guardar el Formato Excel en numerosas subcarpetas, utilizar por ejemplo la ruta
D:\CargaVentasMasivas.

Una vez llenado el Formato en Excel, se procederá a validar:

Ir a Comprobantes / Carga Masiva de Ventas / Ruta

Seleccionar el Archivo a validar/ Abrir (El archivo debe estar cerrado):

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Clic en Validar:

Cuando se obtenga en el mensaje el resultado de “Total de Comprobantes con Inconsistencias...0”

la validación se habrá realizado correctamente.

En caso la validación genere inconsistencias, mostrará el siguiente mensaje “Detalle de

Inconsistencias”, lo cual puede generar dos tipos de observaciones:

1.- Error solo en el Formato Excel:

2.- Error en el Formato Excel y Anexos inexistentes:

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Al dar clic en Aceptar, se descargará automáticamente el archivo en Excel. De ser el punto 2, se

generarán dos archivos en Excel, uno por el Formato de la Carga Masiva de Ventas y otro por el
Formato de la Carga Masiva de Anexos.

Para poder solucionar el inconveniente en el Formato de Excel, debemos de revisar los comentarios
colocados en las celdas que presentan las inconsistencias; esto podrá notarlo, dado que en la
columna A indicará Observado (fondo rojo) y en cada celda estará resaltado de color rosado y
mostrará el respectivo comentario, donde indicará la observación a corregir.

Estas inconsistencias deberán ser subsanadas, para grabar y volver a validar. En el ejemplo
mostrado, se deberá de cambiar la numeración, dado que ese comprobante ya figura registrado.

Para poder solucionar el inconveniente en el Formato de Excel por la Carga Masiva de Anexos,
generado porque no se asignó el Tipo de Persona y su documento de identidad apropiado, debemos
de completar el Excel para poder importar antes de la Carga Masiva de Ventas:

Se deberán de completar los campos faltantes. Considerar:

✓ Si se coloca Tipo de Persona Jurídica o No domiciliados, no se llenarán las columnas: Apellido

Paterno, Apellido Materno y Nombres.
✓ Si se coloca Tipo de Persona Natural, se llenarán las columnas: Apellido Paterno, Apellido
Materno y Nombres, obligatoriamente.

Nota: En caso no considere esta opción, podrá ingresar los anexos por el Sistema Concar CB,
manualmente.

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4.5. Continuar / Importar

Cuando se obtenga la validación del Registro de Ventas, deberá dar clic en el botón CONTINUAR,
esta opción restaura los controles del formulario para un nuevo proceso de importación.

El botón IMPORTAR realiza una validación, si la información del archivo del Excel está correcta, inicia
el proceso de importación grabando el registro de los comprobantes.

1.- Al dar clic en Continuar, el Resultado de validación que observamos en el punto anterior se
comprime:

2.- Al dar clic en Importar, se genera el proceso de Carga de Comprobantes:

Luego de culminar el proceso dar clic en Salir.

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