ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS

Los principales elementos de una base de datos son los siguientes:

 Tablas – Es el elemento principal de la base de datos, ya que allí se registra la

información que se quiere gestionar.

 Formularios – La información dentro de la base de datos puede introducirse

directamente en las tablas, pero también a través de un formulario – lo que resulta
más cómodo y práctico.

 Consultas – es el elemento que se emplea para seleccionar una determinada

información del interior de la base de datos Informas

 Informas – Se utilizan para que la información aparezca ordenada y bien presentada en el

momento de la impresión del documento

CARACTERISTICAS DE LOS ELEMTOS

Tablas

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto
a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una
hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los
datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que
están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere
almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una
vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los
productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se
almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información.
Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas
de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro
(fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene
otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben
designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o
algún otro tipo.

Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas
antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base
de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la
base de datos.

Formularios

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y
modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros
controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios
con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría
de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar
datos en las tablas.

Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el

formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede
tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los
clientes. El formulario de cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido
en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.

Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan
con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre
solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto
ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

Informes

Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo
general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos
de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada
informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible
posible.

Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base
de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también
pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en
un correo electrónico.

Consultas
 Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función
más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver
generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una
única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros
a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo
los registros que quiere.

Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas
subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.

Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones.

Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su
uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al
portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro
para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las
consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas
existentes, o actualizar o eliminar datos.

Macros

Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación

simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo,
puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se
ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que
ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La
mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden
automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que
permiten ahorrar mucho tiempo.

Módulos
 Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones
a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de
una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación
Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones,
instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo
puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a
formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos
para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen
procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos
estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de
clase no.

TABLAS

Descripción de las tablas de datos

Una tabla de datos es una colección de datos organizados en filas y columnas. Es
parecida a una hoja de cálculo de Microsoft Excel , Una tabla de datos también puede
® ®

contener otra información como notas, variables y scripts

Tabla de datos
Una tabla de datos contiene los elementos siguientes:

 Cuadrícula de datos
La cuadrícula de datos contiene los datos organizados en filas y columnas. Por lo general,
cada fila de la cuadrícula de datos corresponde a una observación y las columnas
(también llamadas variables) contienen información relativa a las observaciones. En
la Tabla de datos, cada fila corresponde a un individuo de una prueba y hay doce
columnas de información. Aunque no es posible mostrar las doce columnas en la
cuadrícula de datos, todas ellas aparecen listadas en el panel Columnas. La información
proporcionada para cada individuo de la prueba incluye la hora, el tipo de célula y el
tratamiento, entre otros datos. Cada columna dispone de un encabezado o nombre. Este
nombre no forma parte del recuento total de filas de la tabla.
  Panel Tabla
El panel Tabla puede contener las variables o los scripts de la tabla. En Tabla de datos,
hay un script guardado llamado Modelo que puede volver a crear automáticamente un
análisis. Esta tabla también tiene una variable llamada Notas que contiene información
acerca de los datos. Las variables y los scripts de tabla se analizan en un capítulo
posterior.

 Panel Columnas
El panel Columnas muestra el número total de columnas, si hay alguna columna
seleccionada y una lista de todas las columnas ordenadas por nombre. Los números entre
paréntesis (12/0) que indican que hay doce columnas y que ninguna está seleccionada. A
la izquierda de cada nombre de columna hay un icono que indica el tipo de modelización
de esa columna. Los tipos de modelización se describen en “Conocer los tipos de
modelización” en el capítulo “Analizar sus datos”. Los iconos situados a la derecha
muestran todos los atributos asignados a la columna. Para obtener más información sobre
estos iconos consulte “Ver o cambiar la información de columna” en el capítulo “Trabajar
con sus datos”.

 Panel Filas
El panel Filas muestra el número de filas de la tabla de datos y cuántas de ellas están
seleccionadas, excluidas, ocultas o etiquetadas. En la Tabla de datos, hay 137 filas en la
tabla de datos.

 Miniaturas con enlaces a ventanas de resultados

Esta zona muestra miniaturas de todos los informes sobre la tabla de datos. Coloque el
puntero del ratón encima de una miniatura para ver una vista previa mayor de la ventana
de resultados. Haga doble clic sobre una miniatura para abrir la ventana de resultados en
primer plano

FORMULARIO

Un formulario en base de datos es una herramienta que se utiliza para ingresar datos en
una base de datos de manera más fácil y organizada. En lugar de ingresar datos
directamente en una tabla, los formularios permiten a los usuarios ingresar datos en
campos específicos.

Por ejemplo, si estás creando una base de datos de clientes, es posible que desees utilizar
un formulario para ingresar la información del cliente, como el nombre, la dirección y el
número de teléfono, en lugar de ingresarla directamente en la tabla.
Los formularios pueden ser personalizados para adaptarse a tus necesidades específicas y
a los datos que estás ingresando. Además, los formularios pueden ser utilizados para
agregar nuevos registros a una base de datos existente, así como para editar y actualizar
registros existentes.

¿Por qué son importantes los formularios en base de datos?

Los formularios son importantes porque hacen que ingresar datos en una base de datos
sea más fácil y menos propenso a errores. Al utilizar formularios, puedes asegurarte de
que los datos se ingresen en los campos correctos y de que los campos requeridos se
completen antes de que se puedan guardar los datos.
Además, los formularios pueden ayudar a garantizar la consistencia en los datos. Por
ejemplo, si estás ingresando información de clientes, es posible que desees asegurarte de
que el formato de las direcciones sea consistente en toda la base de datos. Al utilizar un
formulario, puedes establecer un formato estándar y asegurarte de que todos los datos se
ingresen de acuerdo con ese formato.