Microsoft Access

ACCESS
Microsoft Access es un programa del sistema

operativo creado y modificado por Microsoft
para uso personal en pequeas organizaciones.
Es un componente de la suite Microsoft Office,
aunque no se incluye en el paquete "bsico". Una
posibilidad adicional es la de crear ficheros con
bases de datos que pueden ser consultados por
otros programas. Dentro de un sistema de
informacin, entrara dentro de la categora de
gestin, y no en la de ofimtica, como podra
pensarse. Este programa permite manipular datos
en forma de tablas (la cual es la unin de filas y
columnas), realizar clculos complejos con
frmulas y funciones, incluso dibujar distintos
tipos de grficas.
BASES DE DATOS
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las
bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o
cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa
de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista,
empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms
complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos mtodos para
buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a
observarse estos problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos
creada mediante un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como Office
Access 2007.
PARA QUE SIRVE ACCESS?
Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de
administracin de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos
acerca de pedidos y clientes.
Para agregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un
inventario.
Para modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicacin
de un elemento.
Para eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artculo.
Para organizar y ver los datos de distintas formas.
Para compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo
electrnico, una intranet o Internet.
PARTES DE ACCESS
TABLAS
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto
a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es
bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de una base de datos. La
principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una
base de datos es la forma de organizarse los datos.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada
informacin individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos
corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla
denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene informacin sobre un
empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin diferente,
como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se deben
configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o
cualquier otro tipo.
Registro o fila
Campo o columna
FORMULARIOS
Un formulario es un objeto de base de datos

que se puede usar para escribir, modificar o
mostrar los datos de una tabla o consulta.
Los formularios se pueden usar para
controlar el acceso a los datos, como qu
campos o filas de datos se van a mostrar.
Por ejemplo, puede que algunos usuarios
necesiten ver slo algunos de los campos de
una tabla que contiene numerosos campos.
Si se proporciona a esos usuarios un
formulario con slo esos campos, les ser
ms fcil usar la base de datos. Asimismo,
se pueden agregar botones y otras funciones
a un formulario con el fin de automatizar las
acciones frecuentes.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las
bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los
usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente
atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems
de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007
incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, as como
nuevos tipos de formulario y nuevas caractersticas que mejoran el uso de las bases de
datos.
INFORMES
Los informes sirven para resumir y presentar los
datos de las tablas. Normalmente, un informe
responde a una pregunta especfica, como "Cunto
dinero se ha facturado por cliente este ao?" o "En
qu ciudades estn nuestros clientes?" Cada
informe se puede disear para presentar la
informacin de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos
actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita
imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o
enviar por correo electrnico.
CONSULTAS
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden
realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos
especficos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias
tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto
que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten
agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las
consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de
las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se producen tambin en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una consulta de
seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn disponibles para su uso. Los
resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al
portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un
informe.
Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las
consultas de accin pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas
existentes, actualizar datos o eliminar datos.
MACROS
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programacin
simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos.
Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario, de
modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botn. Las macros contienen
acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la
base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan
manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando as mucho tiempo.
MDULOS
Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad
de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones
de una lista, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones
y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede
ser de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y
normalmente contienen procedimientos especficos del formulario o el informe al que se
adjunta. Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn
asociados a ningn otro objeto. Los mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el
panel de exploracin, pero los mdulos de clase no.

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Para eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artculo.

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