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ACCESS
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos

relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows,
desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un
entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un
componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite
crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden
ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple.
Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por
otros programas. Este programa permite manipular los datos
en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear
relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir
datos e informes para presentar la información.
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y
organizar información. En las bases de datos, se puede
almacenar información sobre personas, productos, pedidos,
o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan
siendo una lista en un programa de procesamiento de texto
o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista,
empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los
datos. Cada vez resulta más complicado comprender los
datos presentados en la lista y existen pocos métodos para
1
buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos
problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un
sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede
contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza
tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene
tres tablas. Excepto si se ha diseñado
específicamente para utilizar datos o
código de otro origen, una base de datos
de Access almacena sus tablas en un solo
archivo, junto con otros objetos, como
formularios, informes, macros y módulos.
Las bases de datos creadas con formato
de Access tienen la extensión de nombre
de archivo .accdb y las bases de datos
creadas con formatos de versiones
anteriores de Access tienen la extensión
de nombre de archivo .mdb.
Con Access, puede:

• Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
• Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un
elemento.
• Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
• Organizar y ver los datos de distintas formas.
• Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico,
una intranet o Internet.
Partes de una base de datos de Access TABLAS
Tablas
Formularios MODULOS FORMULARIOS
Informes
Consultas
Macros BD
Módulos
MACROS INFORMES
CONSULTAS
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TABLAS
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a
que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es
bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal
diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos
es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar
organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información
sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará
para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán
en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso
se conoce como normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada
información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos
corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla
denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un
empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como
el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo. Otra
forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una
biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada
información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de
datos.
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FORMULARIOS
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces
que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que
ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando
los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos
prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se
les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los
botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes,
o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario
de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón
para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los
datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente
ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se
favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.
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INFORMES
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe
responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este
año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para
presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados
de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también
se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
CONSULTAS
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden
realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos
de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las
consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea
ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos
hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros
para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas
base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable,
recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la
consulta.
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Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección
simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la
consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar
como origen de registros para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas
de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar
datos o eliminar datos.
MACROS
Las macros en Access se pueden considerar como
un lenguaje de programación simplificado, que se
puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la
base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una
macro a un botón de comando en un formulario, de
modo que la macro se ejecute cuando se haga clic
en el botón. Las macros contienen acciones que
realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una
consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las
operaciones de bases de datos que normalmente
se realizan manualmente se pueden automatizar
mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.
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MÓDULOS
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la
base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una
lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se
almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los
módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen
procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar
contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos
estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no.

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