Qu es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se
puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases
de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de clculo.
medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. !ada "ez
resulta ms complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos m#todos para
buscar o recuperar subconjuntos de datos para re"isarlos. !uando empiezan a obser"arse estos
problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos creada mediante un sistema de
administracin de bases de datos $%&M'(, como )ffice ccess *++,.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener ms de
una tabla. -or ejemplo, un sistema de seguimiento de in"entario que utiliza tres tablas no es un
conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha
dise.ado espec/ficamente para utilizar datos o cdigo de otro origen, una base de datos de ccess
almacena sus tablas en un solo archi"o, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y
mdulos. 0as bases de datos creadas con formato de ccess *++, tienen la extensin de nombre de
archi"o .accdb y las bases de datos creadas con formatos de "ersiones anteriores de ccess tienen la
extensin de nombre de archi"o .mdb. ccess *++, se puede utilizar para crear archi"os con formatos
de "ersiones anteriores $por ejemplo, ccess *+++ y ccess *++*1*++2(.
!on ccess, puede3
gregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nue"o en un in"entario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicacin de un
elemento.
Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha "endido o retirado un art/culo.
)rganizar y "er los datos de distintas formas.
!ompartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrnico, una
intranet o 4nternet.
Partes de una base de datos de Access
En las secciones siguientes, se describen bre"emente los componentes de una base de datos de ccess
t/pica. -ara obtener ms informacin acerca de cada componente, siga los "/nculos de la seccin Vea
tambin de este art/culo.
5ablas
6ormularios
4nformes
!onsultas
Macros
Mdulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos
se almacenan en filas y columnas. !omo consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una
hoja de clculo en una tabla de una base de datos. 0a principal diferencia entre almacenar los datos en
una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
-ara lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene que estar organizada en
tablas, para que no haya redundancias. -or ejemplo, si se almacena informacin sobre empleados, cada
empleado se insertar una sola "ez en una tabla que se configurar para contener 7nicamente datos de
los empleados. 0os datos sobre productos se almacenarn en su propia tabla, y los datos sobre
sucursales tambi#n tendrn su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalizacin.
!ada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada informacin
indi"idual. !ada registro consta de campos $al menos uno(. 0os campos corresponden a las columnas
de la tabla. -or ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada 8Empleados8, en la que cada registro
$fila( contiene informacin sobre un empleado distinto y cada campo $columna( contiene un tipo de
informacin diferente, como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. 0os campos se deben
configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, num#rico, o cualquier otro tipo.
)tra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo de fichas tradicional de una
biblioteca. !ada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. !ada informacin
contenida en una ficha $autor, t/tulo, etc.( corresponde a un campo de la base de datos.
Formularios
0os formularios se conocen a "eces como 8pantallas de entrada de datos8. 'on las interfaces que se
utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan di"ersos
comandos. 'e puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las
tablas. 9o obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para "er,
escribir y editar datos en las tablas.
0os formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con los datos. dems, se les
puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. -uede programar los botones para
determinar qu# datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras
tareas di"ersas. -or ejemplo, podr/a crear un formulario denominado 86ormulario de cliente8 para
trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podr/a tener un botn para abrir un formulario de
pedido en el que se pudiese escribir un pedido nue"o del cliente.
0os formularios tambi#n permiten controlar la manera en que otros usuarios interact7an con los datos
de la base de datos. -or ejemplo, puede crear un formulario que muestre 7nicamente ciertos campos y
que permita la ejecucin de determinadas operaciones solamente. s/, se fa"orece la proteccin de los
datos y se facilita la entrada correcta de datos.
Informes
0os informes sir"en para resumir y presentar los datos de las tablas. 9ormalmente, un informe
responde a una pregunta espec/fica, como 8:!unto dinero se ha facturado por cliente este a.o;8 o
8:En qu# ciudades estn nuestros clientes;8 !ada informe se puede dise.ar para presentar la
informacin de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos actualizados de la
base de datos. 0os informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero tambi#n se pueden
consultar en la pantalla, exportar a otro programa o en"iar por correo electrnico.
Consultas
0as consultas son las que "erdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. -ueden realizar
numerosas funciones diferentes. 'u funcin ms com7n es recuperar datos espec/ficos de las tablas.
0os datos que desea "er suelen estar distribuidos por "arias tablas y, gracias a las consultas, puede
"erlos en una sola hoja de datos. dems, puesto que normalmente no desea "er todos los registros a la
"ez, las consultas le permiten agregar criterios para 8filtrar8 los datos hasta obtener solo los registros
que desee. 0as consultas a menudo sir"en de origen de registros para formularios e informes.
lgunas consultas son 8actualizables8, lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base
mediante la hoja de datos de la consulta. 'i trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los
cambios se producen tambi#n en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
<ay dos tipos bsicos de consultas3 las de seleccin y las de accin. Una consulta de seleccin
simplemente recupera los datos y hace que est#n disponibles para su uso. 0os resultados de la consulta
pueden "erse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. ) se pueden utilizar como origen de
registros para un formulario o un informe.
Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. 0as consultas de
accin pueden ser"ir para crear tablas nue"as, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o
eliminar datos.
Macros
0as macros en ccess se pueden considerar como un lenguaje de programacin simplificado, que se
puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. -or ejemplo, puede adjuntar una
macro a un botn de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic
en el botn. 0as macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una
consulta o cerrar la base de datos. !asi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se
realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando as/ mucho tiempo.
Mdulos
0os mdulos, como las macros, son objetos que sir"en para aumentar la funcionalidad de la base de
datos. Mientras que las macros en ccess se crean seleccionando acciones de una lista, los mdulos se
escriben en el lenguaje de programacin de =isual &asic para plicaciones $=&(. Un mdulo es una
coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una
unidad. Un mdulo puede ser de clase o estndar. 0os mdulos de clase se adjuntan a formularios o
informes, y normalmente contienen procedimientos espec/ficos del formulario o el informe al que se
adjuntan. 0os mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a ning7n
otro objeto. 0os mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el panel de exploracin, pero los
mdulos de clase no.