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Análisis de
tareas
Recursos Humanos
1 Anásilis de tareas El análisis de puestos es el procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones y las especificaciones del mismo. La información que se obtiene del análisis de puestos de trabajo de una organización constituye el fundamento para establecer un sistema de información sobre recursos humanos. Los analistas se esmeran en la labor de obtener un conocimiento profundo de las labores que se llevan a cabo en la organización. A partir de esa información desarrollan cuestionarios de análisis de puestos para obtener datos específicos sobre los trabajos disponibles, las características de las personas que los realizan y los niveles necesarios de desempeño.
Información sobre análisis de puestos: perspectiva
general La información acerca de los puestos y los requisitos para llenarlos se consigue a través de un proceso denominado análisis de puestos, en el que la información sobre diferentes trabajos se obtiene de manera sistemática, se evalúa y organiza. Generalmente, estas labores son realizadas por especialistas del departamento de recursos humanos que reciben el nombre de analistas de puestos. Su labor consiste en obtener datos de toda la organización.
La información que se obtenga desempeña una función de primera
importancia porque influye en la mayor parte de las actividades de recursos humanos.
En función de lo plasmado por la Bibliografía de la materia (Manual de
Administración de RRHH. Werther & Davis) las principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre análisis de puestos son:
Compensar de manera equitativa a los empleados.
Ubicar al personal en puestos adecuados. Determinar niveles realistas de desempeño. Crear planes de capacitación y desarrollo. Identificar los candidatos adecuados para las vacantes. Planear las necesidades de capacitación de recursos humanos. Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan al personal
2 Eliminar requisitos y demandas innecesarios mediante la racionalización del proceso Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de la empresa.
Es por esto que las áreas que se nutrirán de la información que contienen son:
En algunas empresas, también áreas como Calidad, Ingeniería de Procesos y
Planificación de la Producción pueden encontrar relevante la información para coordinar sus propios procesos. La información que brindan los procesos de Análisis de Puestos, puede agruparse según:
Cuál es la relación entre los colaboradores y los requerimientos del
puesto. Cómo se relacionan con los objetivos y la estrategia organizacional Cuáles son los puestos de la Organización. Cómo podrían ser rediseñadas o reestructuradas las tareas.
Cuándo es necesario realizar este proceso de revisión o creación de las
descripciones de puesto.
Esta es una pregunta que de nuevo, quienes trabajamos en áreas de
Recursos Humanos, desde mi experiencia puedo decirle que, además de al inicio de cualquier negocio, hay determinados indicadores que nos llevarán a pensar sobre la necesidad de correr un proceso de este tipo, que por otra parte es importante compartir con Ud. que es sumamente oneroso y requiere de tiempo y participación de toda la Organización, con el aval de la alta dirección como siempre venimos conversando.
A continuación enuncio las situaciones más relevantes que indicarán la
necesidad de realizar la revisión o ajuste de los puestos, en función de que se presenten las siguientes problemáticas:
Colaboradores confundidos acerca de lo que se espera de ello
Salarios inequitativos o escala salarial inconsistente Conflictos ante la realización de las tareas
Confusión antes las responsabilidades Errónea
3 Selección o contratación de personas Pobres Resultados de la capacitación Errores, mala calidad de servicio o trabajo, baja productividad
Es importante comentar que estos problemas pueden darse, en toda la
Organización o solamente en algunos sectores, por lo cual en función de cómo se le presenten, Ud. evaluará si es necesario planificar un proceso general o solamente la revisión de un área determinada.
Obtención de información para el análisis de puestos
Antes de recopilar información sobre puestos específicos, es necesario informar a los empleados las razones que llevaron a la empresa a efectuar el análisis de puestos.
Otro importante paso preliminar es que el analista se familiarice con la
organización, en sí y con su entorno externo. Debe conocer a fondo el propósito, la estrategia, la estructura, los insumos (personal, materia prima y procedimientos) y los productos de la organización (objetos y servicios).
Cuando el analista posee un grado adecuado de conocimiento del entorno y
los empleados comprenden el objetivo de la labor de obtener información para el análisis de puestos, el analista:
Identifica los puestos que es necesario analizar.
Elabora un cuestionario para el análisis del puesto, en el cual suelen formularse las siguientes preguntas: nivel e identificación, deberes y responsabilidades, características individuales y condiciones de trabajo y niveles de desempeño. Obtiene información para el análisis del puesto: entrevistas, grupo de expertos, cuestionario por correo, bitácora de empleados, observación y combinaciones (entrevista y observación).
La información obtenida mediante el análisis de puestos, se puede obtener
a través de entrevistas, comités de expertos, cuestionarios, bitácoras de los empleados, observación directa o una combinación de estas técnicas. Una vez recopilados, estos datos permiten la elaboración de materiales de importancia esencial, como son las descripciones de puesto, las especificaciones de puestos y los parámetros de desempeño.
4 Fases del proceso de creación o revisión de descripciones de puestos
En el gráfico anterior vimos en general las tres etapas: Relevar, Analizar y
Producir. Ahora revisaremos la etapa uno, relevar, ya que requiere seguir una consecución de pasos para lograr con los objetivos determinados:
1) Preparación:
Es imprescindible pensar en la forma de informar al personal sobre el
proceso y al final comunicar los resultados o presentarles sus respectivas descripciones. Habitualmente hay muchas empresas donde fallan estos procesos porque no se busca el acuerdo y aceptación de la gente, que tiende a pensar que lo que se está haciendo pondrá en riesgo su trabajo. Es imperante sensibilizar a la gente a todo nivel del por qué se realiza, y qué
5 mejoras traerá aparejadas para cada uno. No comunicar, puede implicar que el personal se sienta amenazado y se resista a colaborar.
2) Desarrollo del Cuestionario:
Una descripción de puesto es una explicación escrita de las
responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado. Todas las descripciones de puesto deben seguir el mismo formato, pero la forma y el contenido varían de una a otra compañía.
Elementos básicos de una descripción de puestos:
Código: indica al observador el departamento al que pertenece, si
está sindicalizado o no y el número de personas que desempeñan la misma labor. Fecha: para determinar cuándo se actualizó la descripción por última vez. Identificación de la persona que describió el puesto: información de utilidad para que el departamento de personal verifique la calidad del desempeño del trabajador y pueda proporcionar retroalimentación a sus análisis.
Resumen del puesto y sus responsabilidades. Después de la sección de
identificación del puesto, la siguiente parte es un resumen, que consiste en una descripción concisa del puesto de trabajo. En ella se especifica qué es el puesto, cómo se lleva a cabo, por qué y para qué.
Condiciones de trabajo. Esta parte del cuestionario describe las
circunstancias y las condiciones en que se desempeña la labor. Por ejemplo, la posibilidad de trabajar en condiciones de un horario variable, la necesidad de realizar viajes imprevistos, entre otros.
Aprobaciones. El grado de precisión y confiabilidad de una descripción de
puesto es un elemento fundamental, por lo que es frecuente que el documento final lleve la aprobación de las personas que participaron en su elaboración.
En síntesis entonces los aspectos a describir son
6 7 Bibliografía de referencias
Chiavenatto, I. (2014). Administración de Recursos Humanos: el capital
humano de las organizaciones (9a edición). México: Mc Graw Hill.
Werther, W. y Davies, K. (2008). Administración de Personal y Recursos
Humanos. El capital humano de las empresas (6a edición). Buenos Aires: Mc Graw Hill.
