FORMACION Y

PARTICIPACION DE LA
CUENTA DE GASTOS
¿QUIÉNES DEBEN PARTICIPAR?

Este es un curso prescriptivo para:

Los funcionarios de los órganos de control fiscal y las entidades del poder
público nacional, sujetos a las normas para la formación, rendición y examen
de las cuentas.

La Presidencia y Vicepresidencia Ejecutiva de la República, Ministerios,

Asamblea Nacional, Tribunal Supremo de Justicia, Consejo Moral Republicano,
Contraloría General de la República, Ministerio Público, Defensoría del Pueblo,
Consejo Nacional Electoral, Procuraduría General de la República,
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, Servicio Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria, Fondo Intergubernamental para la
Descentralización y Contraloría General de la Fuerza Armada.

Los ciudadanos como contralores sociales, los funcionarios de las demás

entidades públicas y los auditores en libre ejercicio de su profesión, tienen la
oportunidad de conocer este importante instrumento de la auditoría superior.

CONOCIMIENTOS PREVIOS

Es necesario que las personas que participarán en la actividad formativa tengan

un conocimiento previo en cuanto al manejo de los recursos propios de Internet.
Ejemplo: navegación de páginas Web, búsqueda de información y uso del
correo electrónico.
BENEFICIOS PARA EL PARTICIPANTE

La realización del curso Examen de la cuenta de gastos (ECG) implica el

desarrollo de una experiencia de aprendizaje que guiará a cada participante a la
adquisición de conocimientos para:

• Identificar el marco jurídico y conceptual que rige el Examen de la Cuenta de

Gastos (ECG) de los órganos del poder público nacional.

• Obtener conocimiento sobre la ejecución de cada una de las fases que integran
el Examen de la Cuenta de Gastos (ECG).

• Disminuir el impacto entre la unidad de control interno y las unidades

responsables del suministro de la información objeto a revisión.
CONTENIDO PROGRAMÁTICO
MÓDULO I
Fundamentos del Examen de la Cuenta de Gastos (ECG)

Base conceptual y marco legal

• Definición, objeto y alcance del ECG. Formación y participación de la cuenta.

Aspectos constitucionales, legales y reglamentarios relacionados con el ECG.

MÓDULO II
Fases del proceso del Examen de la Cuenta de Gastos (ECG)

Visión general del proceso

• Fases del ECG, actividades y productos asociados a cada una de ellas.
Modulo I
Fundamentos del examen de la cuenta de gastos

La presente Charla tiene como finalidad establecer los lineamientos generales

que deben conocer los Cuentadantes y Responsables de los Órganos del Poder
Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados, para
la organización de los soportes y documentos necesarios para la formación y
participación de la cuenta de recursos correspondiente a un ejercicio económico
financiero o período determinado, de acuerdo con la normativa aplicable y los
principios de rendición de cuentas, eficiencia, eficacia, transparencia y
oportunidad.

La norma rectora en materia de rendición de cuentas, se encuentra prevista en el

artículo 141 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, y
establece que la Administración Pública se fundamenta en los principios de
honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición
de cuentas y responsabilidad.

Con el propósito de desarrollar la disposición constitucional antes mencionada,

así como otras contenidas en el ordenamiento jurídico venezolano, la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, prevé en su artículo 51 la obligación de rendir cuentas a
cargo del responsable de la administración, manejo y custodia de recursos
públicos de los órganos y entes, mediante los cuales se ejerce el Poder Público
a nivel nacional, estadal, distrital y municipal, en la forma, oportunidad y ante el
órgano de control fiscal que determine la Contraloría General de la República,
mediante Resolución que sería publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela.

Para cumplir con este mandato de carácter legal, la Contraloría General de la

República mediante Resolución N° 01-00-000167 de fecha 20 de agosto de
2014, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N°
40.492 del 08 de septiembre de 2014, dictó las “Normas para la Formación,
Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los
Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus
Entes Descentralizados”, en las cuales asignó la competencia para realizar el
examen de las cuentas y otras actuaciones derivadas del mismo, además de la
Contraloría General de la República, a los Órganos de Control Fiscal Externos e
Internos de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal, y
sus Entes Descentralizados.

En las referidas Normas se prevé, en los artículos 12, 13, 14 y 15 la

responsabilidad atribuida al cuentadante de formar y participar la cuenta al
órgano de control fiscal correspondiente, para su examen.
Atendiendo la obligación que tienen las máximas autoridades de los órganos y
entes de los Poderes Públicos, así como sus Cuentadantes o Responsables,
fueron elaboradas estas orientaciones, para que sirva como una guía en la
preparación y formación de la Cuenta, que constituye el conjunto de libros,
registros, comprobantes, estados financieros y demás documentos que
demuestren formal y materialmente los actos de administración, manejo o
custodia de los recursos (Ingresos, Fondos y Bienes) en un ejercicio económico
financiero o período determinado, según corresponda, así como la información
sobre la programación de metas y objetivos a alcanzar y los resultados de su
ejecución.

Este conversatorio abarca los aspectos básicos que deben tomar en

consideración para la formación y participación de la Cuenta de Recursos de los
ejercicios económicos financieros a partir del 2014, inclusive, por tanto, sus
previsiones no son taxativas ni limitativas y podrán ser adaptadas y formar parte
de las normativas que comprende el Sistema de Control Interno implementado en
cada órgano o ente.

La documentación básica para la formación de la cuenta contenida en esta charla

es indicada a título de referencia, ya que puede variar en función del Órgano o
Ente, nivel territorial y el tipo de operaciones sujetas a rendición, sin menoscabo
que el órgano de control fiscal, pueda requerir documentación y/o información
adicional, con ocasión del examen de la cuenta que le corresponde realizar,
conforme a las funciones y potestades previstas en las normativas que regulan su
organización y funcionamiento.

Es necesario destacar que, la formación oportuna y completa de la cuenta por

parte de los responsables, facilitará la participación y rendición de la misma ante
el órgano de control fiscal correspondiente, y permitirá a este último practicar el
examen y calificar la cuenta, conforme al principio de oportunidad del control.
DE LA FORMACIÓN Y PARTICIPACIÓN DE LA CUENTA

Aspectos Generales

En atención con lo dispuesto en el artículo 51 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, quienes
administren, manejen o custodien recursos públicos, están obligados a formar
cuenta de las operaciones y resultados de su gestión. La rendición de cuenta
implica: la obligación de demostrar formal y materialmente la corrección de la
administración, manejo o custodia de recursos.

Conforme con lo previsto en el artículo 53 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, el cuentadante
que cese en sus funciones antes de la oportunidad fijada para la formación y
rendición, previo a la separación del cargo, está obligado a formarla y rendirla de
acuerdo con lo previsto en el artículo 51 de la referida Ley y al artículo 14 de las
Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las
Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y
sus Entes Descentralizados.

De la Cuenta y los Cuentadantes

En los Órganos de la Administración Pública Nacional, Estadal, Distrital, Municipal

y sus Entes Descentralizados, se procederá a formar una (1) sola cuenta integral
de recursos (ingresos, fondos, y bienes públicos) por ejercicio económico
financiero o período determinado, para lo cual se designará un (1) solo
cuentadante principal, salvo en aquellos casos donde existan dependencias de
ingresos o rentas separadas y desvinculadas de la administración de los fondos o
bienes, (Ejemplo: Servicios Desconcentrados), en cuyo caso pudieran existir
cuentadantes adicionales como responsables de las dependencias de ingresos,
rentas o Servicios Desconcentrado, quienes tendrán la obligación de formar,
participar y rendir en la misma oportunidad la cuenta, conjuntamente con el
cuentadante principal o responsable de gastos y bienes.

En la formación y participación de la cuenta, el o los responsables deberán

resguardar los documentos en la dependencia correspondiente y garantizar el
buen estado de los mismos, manteniendo un orden cronológico y correlativo de
los soportes que demuestren formal y materialmente la administración y el manejo
de los recursos, que permitan su cotejo con los sistemas automatizados
adoptados en el órgano u ente. En este sentido, los documentos que justifiquen
las operaciones deberán estar ordenados en físico u otro medio electrónico
(digital) y contener claramente su numeración y fechas, así como los datos de los
beneficiarios o contribuyentes, conceptos, imputaciones presupuestarias, nombre
y firmas de los funcionarios autorizados para liquidar y recaudar ingresos o rentas,
asumir compromisos y ordenar pagos, así como los sellos húmedos o electrónicos
de las dependencias.

Cabe señalar que las máximas autoridades de los Órganos y Entes, deberán
mediante acto administrativo, designar el o los cuentadante responsables de la
administración, manejo o custodia de recursos en el ejercicio económico
financiero o período determinado sujeto a la formación de la cuenta, quienes
tendrán la obligación de prepararla, formarla y notificar al órgano de control fiscal
correspondiente. Dichas designaciones deberán ser informadas oportunamente al
órgano de control fiscal.

Los cuentadantes están sujetos a las acciones resarcitorias y sancionatorias a

que haya lugar, con ocasión del desempeño de sus funciones en la administración
de fondos y bienes públicos.

Las máximas autoridades de los órganos y entes deben garantizar el

establecimiento de un adecuado sistema de control interno, para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información presupuestaria,
financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus
operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de su misión, objetivos y metas.

Igualmente, es necesario establecer procedimientos internos, con el

propósito que la información que conforma la cuenta fluya oportunamente y haya
sido objeto de registro para mantener los sistemas contables al día.

Es necesario aclarar que, la formación de la cuenta no constituye un

proceso adicional de archivo y ordenación separada, sino que está
estrechamente vinculada con los sistemas de control interno establecidos
en cada órgano y ente, así como con las actividades administrativas diarias en
materia de ingresos, fondos y bienes, cuya finalidad es poner a disposición del
órgano de control fiscal correspondiente, la documentación debidamente
organizada que justifique que la administración, manejo y custodia permitieron el
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en un período determinado.

Del Ejercicio Económico Financiero

Queda entendido para todos los Órganos de la Administración Pública Nacional,

Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados, que el ejercicio
económico financiero o período determinado comprenderá todas las operaciones
de recursos (ingresos, fondos y bienes públicos), realizadas durante el lapso
comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de cada año.
De la Participación al Órgano de Control Fiscal

A los fines de cumplir con la obligación de carácter legal de demostrar formal y

materialmente el manejo de los recursos, el cuentadante tiene la responsabilidad
de formar la cuenta, debidamente completa, organizada, enumerada y clasificada,
así como de participar por escrito al órgano de control fiscal correspondiente, que
la misma se encuentra formada y lista para su examen, dentro de los noventa (90)
días continuos al cierre del ejercicio económico financiero o período determinado.

Cabe señalar que, al momento de participar por escrito que la cuenta se

encuentra formada y lista para su examen, se debe anexar un listado o relación
de todos los documentos, registros y saldos que la conforman, incluyendo los
aspectos organizativos, de planificación, gestión, contables, administrativos,
presupuestarios y financieros a los que se refieren las presentes orientaciones.

Efectuada la participación, el órgano de control fiscal correspondiente, procederá

dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes, a realizar una revisión
preliminar de la cuenta para verificar su correcta formación, en cuyo caso, emitirá
constancia de su recepción, con lo cual se considerará rendida. Cuando se
detecten deficiencias en su formación, se levantará un acta para dejar constancia
de dichas circunstancias y se fijará un lapso, que no excederá de veinte (20) días
hábiles, contados a partir de la fecha de suscripción de la misma, para que éstas
sean subsanadas.

DE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA FORMACIÓN DE LA

CUENTA

La documentación indicada en este conversatorio, constituye solo una guía para

la formación de la cuenta y debe ser asimilada según el caso, a los distintos
ámbitos de competencia funcional, territorial y particularidades de los órganos y
entes sujetos a rendición de cuentas, así como a la normativa que le sea
aplicable.

En tal sentido, estas orientaciones no son de carácter limitativo, por tanto se

considera que los soportes básicos indispensables para demostrar formal y
materialmente el manejo de los recursos para la formación y participación de la
cuenta, son los que se mencionan a continuación:
Relacionada con el Sistema de Control Interno

Organizativos

 Estructura Organizativa, formalmente aprobada por la Máxima Autoridad

del Órgano o Ente, Órgano de Adscripción y por el Órgano Rector
competente en la materia (Ministerio del Poder Popular de Planificación o
su equivalente en los diferentes niveles territoriales), debidamente
actualizada y publicada.

 Filosofía institucional, actualizada y aprobada por la máxima autoridad,

donde conste la Misión, Visión, Valores, Principios y Objetivos.

 Gaceta Oficial o su equivalente, mediante la cual se designan los

miembros del cuerpo colegiado (Junta Directiva, Directorio), Presidente,
Ministro, y de las Comisiones de Contrataciones Públicas del Órgano o
Ente.

 Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la máxima

autoridad designa al Cuentadante o Responsable de formar, participar y
rendir la cuenta, así como de los Cuentadantes o Responsables
Adicionales según el caso, dadas las características del Órgano o Ente.

 Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la máxima

autoridad delega la facultad de ordenar compromisos, pagos y manejo de
cuentas bancarias o instrumentos financieros, en funcionarios de alto
nivel adscritos a ellos, donde conste el monto límite y los conceptos de
gastos objeto de delegación, dadas las características del Órgano o Ente.

 Normativa legal aplicable al período de la cuenta a formar y sujeta a

rendición, según el ámbito de competencia que corresponda y vinculada
a la misma.

 Manuales de Organización vigentes para el período de la cuenta a formar

y sujeta a rendición.

 Instrumentos normativos debidamente aprobado por las máximas

autoridades, que sustente el Sistema de Control Interno del Órgano o
Ente, tales como: Manuales de Normas y Procedimientos, Manuales de
Procedimientos del Sistema de Modificaciones Presupuestarias y
Reprogramación de la Ejecución del Presupuesto, Manuales de Control
de Riesgos, Sistemas de Indicadores, Puntos de Cuenta, Agendas del
Directorio, entre otros, vinculados con las áreas objetos de la cuenta.
Planificación y Gestión

 Plan Estratégico y Operativo Anual Institucional, debidamente suscrito y

aprobado oficialmente, que corresponda al ejercicio económico financiero
a rendir, con sus modificaciones o reprogramaciones físicas y
presupuestarias si las hubiere.

 Informe de Gestión del Órgano o Ente correspondiente al ejercicio

económico financiero a rendir. (sólo en caso de estar disponible para el
momento de la participación de la cuenta).

 Reportes utilizados a través de indicadores de gestión

Contable

 Libros principales y auxiliares, registros y ajustes que aseguren el

cumplimiento de los principios de contabilidad e información contable,
adaptados a las Normas Generales de Contabilidad Pública de la
República u otras normas e instrucciones emanadas de la ONCOP
(Oficina Nacional de Contabilidad Pública) en el marco del Sistema
Nacional de Contabilidad Pública.

 Estados Financieros correspondientes al ejercicio económico financiero

sujeto a rendición, elaborados de conformidad con la Norma Técnica de
Contabilidad sobre la Presentación de Estados Financieros dictados por
la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, así como los Estados de
Rendimiento Financieros, Movimiento de las Cuentas de Patrimonio, Flujo
de Efectivo y Cuenta de Ahorro-Inversión-Financiamiento, pertenecientes
al ejercicio sujeto a rendición en el caso que aplique.

Administrativo

 Instrumentos jurídicos y actos administrativos dictados por las

máximas autoridades de los órganos y entes, tales como, Ordenanzas,
Resoluciones, Órdenes, Providencias, Lineamientos, Instrucciones, entre
otros, vinculados con el manejo de recursos, los cuales deberán
clasificarse según la naturaleza de la materia regulada, en orden
cronológico e identificando el ejercicio económico financiero en el cual
fueron dictados.

 Constancia de la caución del o los funcionarios o funcionarias encargadas

de la administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia
y manejo de fondos públicos, correspondiente al ejercicio económico
 financiero o período determinado, sujeto a la formación de la cuenta,
mediante la consignación de garantías (Póliza de Seguros) hasta por la
suma establecida en las normativas aplicables, emitida por una institución
bancaria o compañía de seguros, domiciliada en el país de reconocida
solvencia e inscrita en la Superintendencia de Seguros. (Aplica para
todos los funcionarios responsables del manejo de recursos, incluye a las
Unidades Administradoras, Fondos en Anticipo, Fondos Operativos y
Cajas Chicas).

 Actas de Entrega, en caso de cese de funciones por parte de los

cuentadantes o responsables de las diferentes áreas que administren,
manejen o custodien recursos públicos.

 Informes de auditorías externas practicadas en el Órgano o Ente,

vinculadas al manejo de recursos durante el período sujeto a rendición.

Presupuestario

 Instrumento Oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y Egresos

del Órgano o Ente sujeto a rendición de cuentas, perteneciente al
ejercicio económico financiero, así como las modificaciones debidamente
aprobadas por el nivel correspondiente (Créditos Adicionales,
Rectificaciones, Insubsistencias, Rebajas, Traspasos).

 Estructura para la Ejecución Financiera del Presupuesto

Institucional, debidamente aprobada y publicada en Gaceta Oficial,
correspondiente al ejercicio económico financiero, sujeto a la formación y
rendición de la cuenta de los órganos del Poder Nacional. En el caso de
los Estados, Distritos y Municipios, así como los entes descentralizados,
se requerirá el medio de publicación que corresponda.

 Formulario de asignación de créditos presupuestarios y Distribución

Institucional Administrativa del Presupuesto de Egresos, la cual
deberá contener la información siguiente:
- Presupuesto del ejercicio económico financiero sujeto a la formación de
la cuenta, discriminado por proyectos o programas (según el nivel
territorial), unidades administradoras, unidades ejecutoras locales y
acciones centralizadas, en el cual se evidencie la distribución
administrativa de los créditos presupuestarios, debidamente
comunicada a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) o su
equivalente en los niveles territoriales, así como la distribución de los
créditos por fuente de financiamiento que corresponda manejar a la
Unidad Administradora Central (Oficina de Administración y Finanzas o
su similar según él caso).
 - Reporte de la Ejecución Presupuestaria discriminada por partidas,
emitida por el SIGECOF (Sistema Integrado de Gestión y Control de las
Finanzas Públicas) o el sistema automatizado equivalente, con
indicación de los registros del pre compromiso, compromiso, causado y
pagado, detalladas por partidas de acuerdo al Clasificador
Presupuestario que aplique.

- Relación de Compromisos válidamente adquiridos, causados y no

causados, con corte al 31-12 del ejercicio económico financiero a
rendir.

Financiero

 Relación de la cuentas bancarias e instrumentos financieros que maneja

el Órgano o Ente, y sus respectivas autorizaciones por parte de la Oficina
Nacional del Tesoro para la apertura y registro de las mismas, destinadas
al manejo de fondos públicos, así como para los fondos en avance,
anticipos y caja chica, de ser el caso.
 Libros Auxiliares y de Banco o su equivalente, correspondiente a los
fondos, en los cuales deben estar registradas todas las transacciones de
la cuenta bancaria utilizada para manejarlos.
 Estados de cuentas y conciliaciones bancarias de cada una de las
cuentas o instrumentos financieros a nombre del Órgano o Ente para el
manejo de los recursos.
 Planillas de reintegros al Tesoro Nacional, Estadal, Distrital o Municipal,
realizados por la Unidad Administradora Central de los Órganos y Entes,
para enterar los remanentes de los fondos causados y no pagados,
dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de febrero del año
siguiente al ejercicio económico financiero sujeto a la formación de la
cuenta. Así mismo, de ser aplicable, constancia de haber remitido a la
ONCOP la información recabada del SIGECOF o sistema administrativo,
sobre los compromisos asumidos y no causados al 31 de diciembre del
ejercicio culminado, el cual deberá indicar la imputación presupuestaria,
beneficiarios, monto y fecha estimada de causación. (Solo si aplica para
los niveles territoriales y sus entes descentralizados)

 Resumen detallado de los Fondos en Avance, Anticipo y Cajas Chicas,

en caso de existir, con indicación del acto administrativo que los creo, los
responsables, finalidades, montos, entidad y cuenta bancaria. Solicitar el
Manual o Instructivo de Caja Chica emanado de las máximas autoridades
de cada órgano o ente, debidamente aprobado conforme con las
previsiones contenidas en la LOAFSP (Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público) (Solo si aplica).
 Constancia de las reposiciones de los Fondos en Anticipo y Cajas Chicas,
realizadas durante el ejercicio económico financiero a rendir, así como del
cierre al 31-12, con su respectivo reintegro de ser el caso.

 Listado de Retenciones efectuadas a los pagos distintos a los de

personal, enteradas y pendientes de enterar, correspondientes a
Impuesto sobre la Renta, IVA, Gobiernos Distritales, Estadales o
Municipales, entre otros. (Anexar comprobantes).

Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros.

En el área de ingresos, es importante conocer el ámbito del órgano o ente a los

fines de precisar las competencias y los diferentes conceptos que se manejan,
para lo cual podrán asimilar los aspectos que se mencionan a continuación:

 Listado detallado de los recursos (Transferencias, Créditos Adicionales,

Aportes, Situado, Donaciones, entre otros) recibidos por el órgano o ente
durante el ejercicio económico financiero o período determinado sujeto a
rendición, donde se indique: el tipo, institución emisora, fecha, monto,
objeto, entidad y cuenta bancaria. En el caso de los Servicios
Desconcentrados, se elaborará el listado de los ingresos provenientes de
su gestión, así como la utilización de los mismos con sus comprobantes
respectivos, si aplicara.

 Reporte Administrativo o relación detallada, cronológica y clasificada por

tipo y ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados, exonerados,
exentos y recaudados), que correspondan al ejercicio económico
financiero, donde consten todos los datos referidos a los nombres y
números de contribuyentes o usuarios, concepto, base legal y de cálculo.

 Listado de Contribuyentes, Clientes o Usuarios por rubro de ingresos,

donde se indique: número de registro, nombre, dirección, concepto y
monto causado.

 Estados de cuentas y conciliaciones de cada una de las cuentas

bancarias o instrumentos financieros a nombre del Órgano o Ente para el
manejo de los recursos (Ingresos) de ser el caso.

 Libros Auxiliares y de Banco o sus equivalentes, donde conste el registro

de todas las operaciones relacionadas con los Ingresos.
 Planillas o Comprobantes de los ingresos, ventas o rentas, y cualquier
otro documento que se considere justificativo de la liquidación y/o la
recaudación, los cuales deberán estar ordenados de forma cronológica y
correlativa.

 Relación detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas y

pendientes de liquidación, así como de aquellos incobrables.

 Conciliaciones o verificaciones para determinar la correspondiente

recaudación de los ingresos, ventas o rentas efectuadas por las Oficinas
o Bancos Recaudadores. (si aplica)

 Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas,

donde conste la justificación y procedencia del beneficio.

 Resumen de los ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o

registrar, así como aquellos liquidados y pendientes de recaudación al
31-12 de cada año.

Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos)

En el área de fondos (egresos o gastos) se requiere conocer el ámbito del órgano

o ente a los fines de precisar las competencias de los ordenadores de
compromisos y pagos, así como de los diferentes conceptos que se manejan,
entre los cuales se señalan los siguientes:

 Listado de las Órdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos

pertenecientes al ejercicio económico financiero que corresponda, emitido
por el SIGECOF o el sistema administrativo equivalente en los Órganos y
Entes, distintos al Nivel Central del Poder Nacional.

 Órdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos emitidos durante

el ejercicio económico financiero, sujeto a la formación de la cuenta, con
su correspondiente imputación presupuestaria y debidamente aprobados
por los responsables autorizados, archivados en orden correlativo,
cronológico y con sus soportes justificativos.

 Órdenes o comprobantes de pago y sus soportes justificativos efectuados

con cargo a Fondos en Avances, Fondos en Anticipo y Cajas Chicas.

 Listado de gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio

económico financiero sujeto a la formación de la cuenta. Esta información
debe ser presentada en observancia con los Lineamientos para el Cierre
del Ejercicio Económico Financiero del año que corresponda, dictados
 por la ONAPRE, con la finalidad de registrar en el SIGECOF o sistemas
administrativos equivalentes, los momentos del gasto (compromiso-
causado-pagado) en cada ejercicio.

 Relación de comprobantes justificativos de inversión tales como: órdenes

de compras y servicios o su equivalente, requisiciones, presupuestos,
actas de controles perceptivos, solicitudes de viáticos y pasajes, entre
otros, debidamente ordenados en forma cronológica y correlativa.

 Listados de los procesos de contrataciones públicas efectuados por el

Órgano o Ente durante el ejercicio económico financiero a rendir, para la
adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, tales
como Consultas de Precios, Concursos Abiertos, Concursos Cerrados y
Contrataciones Directas, así como aquellos excluidos de las modalidades
de selección.

 Expedientes Administrativos de los Procedimientos de Contrataciones

Públicas (Concluidos: incluye pagos), elaborados por parte de la
Comisión de Contrataciones y/o la Unidad Administrativa Financiera, para
la adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios,
durante el ejercicio económico-financiero o período determinado, sujeto a
la formación de la cuenta, tales como Concursos Abiertos, Concursos
Abiertos Anunciados Internacionalmente, Concursos Cerrados,
Consultas de Precios y excepcionalmente Contrataciones Directas, y
otras, aprobadas por la Máxima Autoridad. Dichos expedientes deberán
estar numerados, foliados y contener los documentos requeridos en la
Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, entre los cuales se
detallan los siguientes:
- Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.
- Documento que autoriza el inicio del procedimiento o Acta de Inicio de la
modalidad al cual está sujeto el procedimiento.
- Pliego de Condiciones o Condiciones de la Contratación.
- Actos Motivados.
- Llamado o Invitación a los Participantes.
- Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere.
- Acta de recepción de los documentos para calificación u ofertas.
- Documentos legales de las personas naturales o jurídicas. (Solicitados en
el Pliego de Condiciones)
- Ofertas y condiciones recibidas.
- Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria de
desierta.
- Garantías recibidas para el mantenimiento de la Oferta.
- Documento de Adjudicación.
- Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si fuere el
caso.
 - Documentos para formalizar el contrato.
- Contrato generado para la adjudicación, órdenes de servicio u compra
según corresponda.
- Cronograma de desembolso de la contratación
- Orden de Pago u otra modalidad utilizada según el ámbito de competencia
del órgano o ente, para cancelar las obligaciones contraídas (cheque,
transferencia, y otros).
- Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social.
- Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección aplicado.

 Expedientes de los servicios básicos contratados durante el ejercicio

económico financiero sujeto a la formación de la cuenta, los cuales deberán
estar debidamente identificados y contener al menos los documentos
siguientes: punto de cuenta o su equivalente, contrato- convenio u orden de
servicio, modificaciones al contrato original, órdenes de pago, comprobantes
de egresos, vouchers de cheques, transferencias, anticipos otorgados,
valuaciones, entre otros, tal como lo establecen las normas sobre
organización y archivo de documentos dictadas por la ONCOP.

 Listado de bienes adquiridos, así como de obras y servicios no básicos

contratados y ejecutados o en proceso de ejecución, correspondientes al
ejercicio económico financiero sujeto a rendición, con indicación de los
datos necesarios para el control de los mismos.

 Comprobantes justificativos de los gastos por concepto del Talento

o Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisión de
servicio, contratado, jubilado y pensionado, entre los cuales se detallan
los siguientes:
- Manual Descriptivo de Clases de Cargos, Registro de Asignación de
Cargos y Tabuladores de Sueldos vigentes para el personal, debidamente
aprobado por las máximas autoridades.
- Mayor de ejecución presupuestaria en relación a gastos de personal.
- Resumen mensual de la nómina de personal (fijo, jubilado, pensionado,
contratado que incluya al personal en comisión de servicio) y sus
Expedientes.
- Resumen mensual de las retenciones efectuadas al personal y enteradas a
sus legítimos beneficiarios. (Impuesto Sobre La Renta, Caja de Ahorros,
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, Política Habitacional,
Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista, Sindicatos, entre
otros)
- Resumen mensual de los aportes patronales cancelados y enterados a sus
legítimos beneficiarios.
- Conciliaciones mensuales con los beneficiarios de los aportes patronales.
(IVSS, Paro Forzoso, Política Habitacional, Caja de Ahorros)
 - Estado de Cuenta y Resumen Mensual detallado del Fideicomiso de
Prestaciones Sociales.
- Resumen mensual del pago por concepto de Bono de Alimentación.
- Resumen mensual del pago de Comisiones por suministro de Tickets de
Alimentación o su equivalente.
- Resumen mensual del pago del beneficio de HCM (Seguro de
Hospitalización, Cirugía y Maternidad) o su equivalente, de ser el caso.
- Resumen mensual de pagos de otras remuneraciones al personal.
- Resumen mensual de pagos de beneficios adicionales al personal.
- Resumen mensual de pago de bono vacacional.
- Resumen de pagos de aguinaldos o bonificaciones de fin de año.
- Relación detallada de los compromisos pendientes al cierre del ejercicio
objeto de rendición, por conceptos de Talento o Recursos Humanos.

Relacionada con los Bienes Públicos

En el área de bienes públicos se requiere conocer las competencias de las

Unidades y responsables patrimoniales, con respecto a los inmuebles, muebles,
semovientes y almacenes o proveedurías, así como a su conservación
mantenimiento, uso y resguardo. En este sentido, los responsables deberán
garantizar los soportes que conforman la cuenta integral, entre los cuales se
señalan los siguientes:

 Designación del funcionario o funcionaria que actúe como Responsable

Patrimonial de Bienes, debidamente aprobado por las máximas
autoridades y publicado en Gaceta Oficial o su equivalente.

 Creación y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de

Bienes Públicos.

 Inventario Inicial de bienes públicos al ejercicio económico financiero o

período determinado al que corresponda la cuenta, (Muebles, Inmuebles,
Semovientes), donde se indique el grado de operatividad.

 Formularios auxiliares prescriptos para el control de los bienes públicos.

 Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato.

 Relación detallada de bienes transferidos bajo custodia y administración.

 Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.

 Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.

 Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los
bienes, adquiridos, recibidos y sus condiciones.

 Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.

 Resumen de Donaciones de bienes públicos y sus justificativos.

 Estudios técnicos (Avalúos) elaborados con ocasión de la adquisición de

bienes durante el ejercicio económico financiero o período determinado a
que corresponda la cuenta.

 Inventario Final de bienes públicos al cierre del ejercicio económico

financiero o período determinado al que corresponda la cuenta. (31-12 de
cada año)

 Pólizas de Seguro de bienes, vigente durante el período sujeto a

rendición.

Proveedurías y Almacenes

Para los efectos de la formación de la cuenta es necesario presentar toda la

documentación que corresponda al manejo y custodia de los Almacenes,
Proveedurías, Depósitos, Farmacias, entre otros; donde se encuentren bienes
muebles o materiales de consumo, para lo cual se deberá suministrar los soportes
siguientes:

 Inventario al inicio del ejercicio económico financiero a rendir.

 Entradas Mensuales al Almacén o Depósito. (Traspasos, compras,

producción, donaciones, permuta)

 Reintegros o devoluciones Mensuales

 Movimientos Mensuales de Almacenes y Proveedurías, con sus

justificativos.

 Movimientos Mensuales de salidas, ventas, suministros, entregas y

donaciones.

 Movimiento Mensuales de las Desincorporaciones (deterioro, mermas,

inservibilidad)

 Movimientos Mensuales de Préstamos autorizados.

 Inventario Final al cierre del ejercicio económico financiero.

 Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, controles de

inventarios, faltantes, desincorporaciones, préstamos, etc.)

DEL ARCHIVO Y DESINCORPORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

De conformidad con lo previsto en la Segunda Disposición Final de las Normas

para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las
Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y
sus Entes Descentralizados, los documentos y comprobantes que sustentan las
cuentas, en las cuales no consten derechos o acciones a favor de los órganos y
entes o hayan quedado desprovistos de efectos jurídicos, podrán desincorporarse
o destruirse después de diez (10) años de incorporados a los archivos.

DE LAS SANCIONES

El artículo 91 numeral 25 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, establece que constituye un
supuesto generador de responsabilidad administrativa, quienes estando obligados
a rendir cuenta, no lo hicieren en la debida oportunidad, sin justificación, las
presentaren reiteradamente incorrectas o no prestaren las facilidades requeridas
para su revisión.
MÓDULO II
Fases del proceso del Examen de la Cuenta de Gastos (ECG)

DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta un diagrama de flujo, como herramienta que permite

mostrar un panorama global del procedimiento, sin reflejar en él detalles
operativos, para facilitar la comprensión de cómo se interrelacionan los elementos
que intervienen en la formación, participación y rendición de la cuenta de recursos
en un ejercicio económico financiero.