TEMA 7

RELACIONES INTERPERSONALES
OBJETIVO: Aplicar estrategias de comunicación eficaces para la mantención de
relaciones interpersonales armoniosas, en empresas públicas y privadas, según
política interna y principios de relacionamiento.
¿Qué son las relaciones interpersonales?
Cuando hablamos de relaciones interpersonales, nos referimos al modo de
vincularse que existe entre dos o más personas, basándose en emociones,
sentimientos, intereses, actividades sociales, etc.
Este tipo de relaciones son la base de la vida en sociedad y se dan de distinto
modo en numerosos contextos cotidianos, como la familia, los amigos, el entorno
laboral, clubes deportivos, matrimonios, y muchas más, siempre y cuando existe
en ellos la posibilidad de que dos o más personas se comuniquen de manera
sostenida.
Importancia de las relaciones interpersonales
El manejo de las relaciones interpersonales es la base de la personalidad
humana y un factor ineludible en nuestra forma de vivir. Esto significa que son
centrales en nuestro recorrido y que pueden ser fuente de enormes
satisfacciones, o de mucho sufrimiento, dependiendo de las elecciones que
hagamos y del tipo de vínculos que establezcamos con los demás.
Relaciones más armónicas con los otros suelen generar individuos socialmente
más saludables, más flexibles y tolerantes, o al menos con más herramientas
para integrarse al colectivo y manejarse más exitosamente ante los demás.
Características de las relaciones interpersonales
En general, las relaciones interpersonales:
Pueden ser profundas o superficiales.
Pueden ser amenas o conflictivas.
Pueden darse mejor con un individuo por separado o con un grupo entero.
Las características dependen de los individuos involucrados y de sus destrezas
sociales, muchas de las cuales se determinan a lo largo de etapas clave de la
infancia y juventud. En ese sentido, pueden estar influenciadas por traumas o
por situaciones críticas. A menudo son un claro síntoma de nuestra vida interior
o vida emocional.
Comunicación y relaciones interpersonales
La comunicación es la capacidad para el intercambio efectivo de información.
Por lo tanto, es la base de todo tipo de relación interpersonal. De hecho, para
que surja una relación entre dos o más personas, éstas deben poder
comunicarse, incluso si es para expresarse desagrado.
En ese sentido, la comunicación es una capacidad crucial y determinante en
nuestro modo de establecernos en la sociedad. Es capaz incluso de convertir
vínculos superficiales o conflictivos en amistades profundas, o bien de disolver
nexos que se pensaba permanentes.
La comunicación organizacional lleva a cabo diferentes funciones a través de su
gestión en las entidades laborales, en la sección de hoy compartimos con
nuestros públicos algunas de estas funciones para fomentar el conocimiento de
la temática, así como una cultura de la comunicación en la entidad.
Diversos estudios que abordan el tema de la comunicación organizacional hacen
mención al ámbito empresarial, no obstante, sus aportes son válidos para otros
contextos laborales.
Regularizar y canalizar el plan de direccionamiento estratégico para conseguir
las metas propuestas, encaminándolo correctamente por el tipo de cultura
organizacional que se tenga.
Evaluar y ponderar los elementos que influyen directamente en los distintos
procesos de comunicación.
Intervenir en el mejoramiento del clima organizacional, a través de la creación
y desarrollo de estrategias organizacionales que ayuden a afrontar el cambio y
restablecerse tras un escenario de crisis.
Dar claridad en los pasos que se deben seguir para el desarrollo de roles y
tareas establecidos por la entidad.
Propiciar espacios formales e informales de interacción que vinculen a todos
los sujetos que componen la organización, que ayuden a establecer y mantener
entre los miembros relaciones interpersonales cordiales.
La comunicación organizacional tiene que ser un agente que respalde la
motivación de la empresa (De Castro Pinzón y Jiménez Rubiano)
En el desarrollo de estas funciones no están sólo involucradas las direcciones o
departamentos de comunicación, teniendo en cuenta que la comunicación es un
proceso transversal a los procesos sustantivos de una entidad, en su gestión
tienen responsabilidad los diferentes departamentos de los centros laborales.
Una buena comunicación con las personas cercanas a nosotros es importante
para tener relaciones más saludables y vivir mejor, sin embargo, la comunicación
no está exenta de conflictos y con frecuencia surgen incomprensiones mientras
nos comunicamos. Hoy en Hablemos de comunicación comentamos algunas
sugerencias para mejorar la comunicación en las relaciones cotidianas:
Conoce a la gente que vive o trabaja contigo
No siempre conocemos bien a las personas y como seres humanos tenemos
diferentes formas de apreciar la realidad y las situaciones de la vida. Conociendo
las cualidades de otros, qué les agrada o no, podemos relacionarnos mejor.
También será más acertada nuestra comprensión cuando dialoguemos y se
evitarán conflictos.
No procures cambiar a las personas
Puedes pensar que tus puntos de vista o comportamientos son preferibles al de
los demás, pero no es así. En lugar de ver las diferencias como un obstáculo y
gastar energía innecesariamente, considéralas un beneficio.
Puedes hacer planes para realizar actividades, tareas o pasatiempos con alguien
o un grupo de personas, pero verás que esto no significa que se realicen estas
actividades de la misma forma o similar, entonces ten en cuenta las ideas de los
demás para el trabajo que realices en colectivo, escucha otros criterios.
Al compartir tu tiempo, y colaborar con otros en las tareas con armonía, puedes
obtener mejores resultados en casa, en la oficina o en el lugar de trabajo.
Cambia tú mismo
Si cambias tú mismo es más probable que los demás cambien. Presta atención
a la manera en que te expresas o respondes al dialogar con los demás, lograrás
más claridad en tus ideas y expresar tus emociones más adecuadamente,
también obtendrás una mejor respuesta de otras personas.
Haz de la buena comunicación una prioridad para ti.
Una organización es una estructura social, ideada para que, a través de la
gestión del talento humano, se consigan unas metas previamente establecidas.
Las organizaciones nacen de la necesidad humana de cooperar para llegar a la
obtención de sus fines personales, debido a sus limitaciones físicas, biológicas,
psicológicas y sociales. Es fundamental cuando se produzca el momento de esta
cooperación, que cada uno de los miembros que constituyen el elemento
humano de la organización conozca el papel que debe llevar a cabo y la forma
en que sus funciones se relacionan unas con otras. En todas las organizaciones
se produce la comunicación interpersonal, que en realidad no es más que un
intercambio de información y opinión entre personas.
Para la existencia de una organización es necesario que las personas
integrantes sean poseedoras de la capacidad de comunicación y de actuación
conjunta que conjuntamente, haga posible poder lograr la consecución de un
objetivo común. El funcionamiento de una organización se rige mediante normas
que tienen como objetivo la disposición y la coordinación de los recursos
disponibles, bien sean materiales, bien humanos o bien financieros. Esas
normas deben ser respetadas y seguidas por todos los miembros integrantes de
la organización.
La comunicación es un elemento esencial en cualquier organización para
mantener el contacto con otros seres humanos. A través de los distintos canales
de comunicación, la información fluye en las diferentes direcciones que puede
tomar:
vertical, se produce entre los niveles directivos y los subordinados. Ya sea
bien ascendente (de la base a la dirección) o descendente (viceversa).
horizontal, se produce entre miembros del mismo nivel jerárquico. Fomenta
el compañerismo y el espíritu de equipo, enriquece la formación y a su vez
propicia el consenso en la toma de decisiones.
diagonal, se produce entre personas de distintos niveles jerárquicos que se
hallan ubicados en diferentes líneas de mando.
Todos los canales de comunicación surten tanto, por un lado, efectos positivos
(sentimientos de colaboración y solidaridad, generando más eficiencia y mejor
ambiente laboral) como, por otro lado, negativos (los rumores y las críticas
negativas generan mal ambiente laboral dando lugar a un menor rendimiento
para nada deseado).
Objetivo:
Recepcionar y procesar las comunicaciones internas y externas
Identificar la estructura funcional de la administración pública, distinguiendo
los flujos de información en las comunicaciones orales y escritas en sus
diferentes formatos (de forma presencial, telemática o electrónica), y sus medios
de canalización.
 Transmitir la información de acuerdo con los usos y costumbres
socioprofesionales habituales de organizaciones e interlocutores tipo.
Aplicar el proceso de recepción, acogida y registro de visitas en situaciones
tipo, desarrollando las habilidades de comunicación adquiridas convenientes en
cada una de las fases.
Aplicar las técnicas de registro público y privado, y las técnicas de distribución
de la información y documentación, facilitando su acceso, seguridad y
confidencialidad.
Resumen: la comunicación es la esencia de la actividad organizativa y es
imprescindible para su buen funcionamiento. Una buena comunicación
contribuye a una mayor capacidad de adaptación a los cambios del entorno,
facilitando la consecución de los cambios y metas establecidas, satisfaciendo y
fomentando una buena motivación, compromiso, implicación, responsabilidad y
participación de sus miembros dentro de un buen clima laboral.
PROCESO DE COMUNICACIÓN
El proceso de comunicación es la acción de intercambiar información entre dos
o más participantes con el fin de transmitir o recibir información. A través de la
comunicación, las personas obtienen información respecto a su entorno y
pueden compartirla con el resto.
Es un proceso que se desarrolla en 5 pasos:
1. Elaboración de la idea
2. Codificación
3. Transmisión de un mensaje
4. Decodificación
5. Recepción por parte del destinatario
El proceso comunicativo implica la emisión de señales (sonidos, gestos,
señas…) con la intención de dar a conocer un mensaje. Para que la
comunicación sea exitosa, el receptor debe contar con las habilidades que le
permitandecodificar el mensaje e interpretarlo.
Se denomina feedback a la información que recoge el emisor sobre los efectos
que ha tenido su mensaje en el receptor. Con ello se verifica la identidad de los
receptores y se comprueba el grado de comprensión del mensaje.
Por eso es fundamental que para que la comunicación sea eficaz, no sólo
debe llegar al receptor, sino que éste debe comprender el mensaje en la
forma que el emisor desea.
Pero a lo largo del proceso de comunicación se va produciendo una
degradación del mensaje:
Lo que quiere decir
Aquello que digo
Lo que el otro oye
Aquello que el otro entiende
Lo que el otro retine
Aquello que el otro contesta
Lo que se ha perdido
Por todo ello, se puede definir el diálogo como una conversación entre dos
personas. El lenguaje se utiliza para transmitir información de una persona a
otra, pensar, expresar emociones, impresionar a los demás, aliviar tensiones
sociales y establecer cohesión.
¿Cuáles son las funciones del lenguaje?
Las funciones del lenguaje en el diálogo son:
Denotativa o referencial: se produce cuando el emisor usa lenguaje para
poder informar del algo al receptor.
Expresiva o emotiva: se produce cuando se expresan sentimientos o deseos.
Apelativa o conativa: se da cuando el emisor quiere llamar la atención del
receptor.
Fática o de contacto: se produce cuando se busca establecer contacto o
cortar la comunicación.
Poética o estética: se da cuando se quiere buscar la belleza en el mensaje,
tanto oral como escrito.
En este sentido, los diálogos se pueden clasificar como:
1. Cerrado en el que no hay ninguna discusión
2. Diálogo cerrado con una apariencia de discusión
3. Cerrado pero basado en una discusión muy concreta y delimitada, con un
principio y un final
4. Abierto, en el que la discusión abre sus puertas a la reflexión de los
interlocutores
FUNCIONES DEL LENGUAJE
FUNCIONES DE LA COMUNICACION
ORGANIGRAMA Y FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN
Flujos de la comunicación organizacional
La dirección que tome la información o el mensaje que se está comunicando
forman flujos que deben considerarse en tus estrategias de comunicación
organizacional.
Estos flujos son:
Ascendente: la información va desde los colaboradores hacia las posiciones
de liderazgo, como gerentes o directivos. En el organigrama de tu empresa, este
flujo se vería verticalmente con dirección hacia aquellas posiciones de mayor
jerarquía.
El mensaje puede ser formal si se trata de informar sobre alguna tarea o proyecto
y habrá canales adecuados para que se lleve a cabo; pero también puede ser
informal cuando se trata de alguna sugerencia, inquietud o una charla cotidiana.
Descendente: se presenta cuando el mensaje va de arriba hacia abajo, es
decir, de los puestos de mando hacia los colaboradores. Generalmente es una
comunicación formal orientada a las instrucciones.
Horizontal: se da entre colaboradores del mismo nivel jerárquico, según el
organigrama de la compañía. Por lo regular es más informal y habitual, si bien la
empresa debe tratar de generar flujos formales cuando se trata de los proyectos
o tareas de la compañía.
Cruzada: este flujo es diagonal porque implica una comunicación horizontal y
a la vez hacia otras direcciones, como la ascendente. Esto rompe los sentidos
unidireccionales o bidireccionales y se busca una mayor velocidad para
transmitir el mensaje.
Institucional: este flujo va hacia el interior y al exterior, buscando que haya
una retroalimentación para mejorar los procesos de la empresa.
Circular: es un flujo pensando en modelos de negocio modernos en la que no
hay una jerarquía rígida ni autoritaria. Se busca que la información se abra y
cierre en ciertos puntos para cumplir con los objetivos de la compañía.
Modelos de comunicación organizacional
Son esquemas de cómo se lleva a cabo la comunicación organizacional. Por lo
general existen tres modelos, en los que se pueden situar los esfuerzos por
comunicar y los flujos antes mencionados.
1. Modelo lineal: va de un punto a otro en cualquier sentido (ascendente,
descendente, horizontal). Es limitado en cuanto a su impacto y pierde
funcionalidad. Suele propiciar información autoritaria o falta de escucha.
2. Modelo interaccional: es más amplio que el anterior, porque se propicia la
interacción entre personas, así como entre la empresa y otras entidades. Sus
acciones se centran más en reforzar vínculos.
3. Modelo transaccional: se enfoca en transacciones de información, en las que
se le da un gran valor a la retroalimentación, así que es más robusto.
Funciones de la comunicación organizacional
La comunicación organizacional ayuda a una empresa en muchos aspectos, así
que vale la pena tener en cuenta las funciones de este proceso para que puedas
aplicarlas en todo lo que tenga que ver con tu negocio.
Informa y difunde
Al ser un proceso comunicativo, una de las principales funciones es la de
informar y difundir los diversos aspectos de la compañía: procesos, resultados,
metas, mensajes estratégicos y contenidos hacia el exterior e interior de la
compañía.
Explica y capacita
Con la comunicación organizacional puedes hacer mejores descripciones y
explicaciones de las campañas, así como contribuir con mejores capacitaciones
para los colaboradores o incluso para los clientes.
Propicia la interacción
Esta es una de las funciones más importantes de la comunicación
organizacional, porque la interacción favorece la creación de mejores
relaciones entre colaboradores, entre la empresa y sus partes interesadas,
y de la marca con los usuarios y clientes.
Busca una respuesta
La comunicación organizacional también tiene una función apelativa, con la cual
busca obtener una respuesta ante un mensaje, así como la retroalimentación
como parte de los flujos de trabajo. Esto siempre ayudará a recopilar datos y
opiniones que contribuyan a mejorar la compañía en sus procesos internos y sus
acciones hacia el exterior.
Agiliza los flujos
Todos los flujos al interior de la empresa y los protocolos hacia el exterior
circularán de forma más eficiente, ya que la comunicación organizacional ayuda
a agilizar los flujos para cumplir con los objetivos de negocio.
Integra y motiva
Con la comunicación organizacional se integran más los equipos de trabajo y se
crea un entorno motivante para los colaboradores. Se generan acciones para
contar con mejores entornos de trabajo basados en la empatía, la escucha y el
entendimiento de las necesidades de los demás.
Barreras de la comunicación organizacional
1. Ambientales
Tienen que ver con los obstáculos que se pueden generar por cuestiones del
entorno, como las instalaciones, acomodos de inmobiliario, condiciones de
temperatura, distracciones y cualquier factor que afecte los sentidos de las
personas, su movilidad, comodidad y estancia.
2. Tecnológicas
Estas barreras se dan por fallas en los sistemas, canales y plataformas que una
empresa utiliza para realizar su comunicación. Esto puede provocar pérdida de
información, saturación de datos, cuellos de botella, flujos rotos, entre otros
problemas.
3. Contextuales
Estas barreras pueden ser temporales y eventuales porque surgen en un cierto
contexto que se interpone entre la salida de un mensaje y su recepción. Por
ejemplo, la pandemia fue un contexto que trastocó todos los ámbitos, entre estos
el mundo empresarial. El reto para las organizaciones fue mantener el nivel de
comunicación, aunque para muchas representó un gran problema vincular a su
colaboradora y comunicar virtualmente.
4. Estratégicas
Estas barreras son las más importantes porque dependen directamente de la
empresa, que tiene el control y la posibilidad de gestionarlas a fin de eliminarlas.
Tienen que ver con todos los aspectos administrativos, procesos, flujos y
medidas que implemente una compañía, para lo cual la comunicación
organizacional debe ser eficiente.
Por ejemplo, aquí se presentan barreras como:
Escasa o nula planeación
Comunicar sin objetivos
Demasiada informalidad
Flujos confusos
Poca claridad
Mensajes contrapuestos
No tener políticas o protocolos
Información autoritaria
Falta de retroalimentación
No saber escuchar
No nutrir los canales
Enviar mensajes sin estructura