Unidad didáctica 4

Control de la información contable

 Gestión contable de una empresa: ContaPlus (Sage 50c)

Índice

Introducción

1. Listados de Mayor.
2. Balances.
3. Vencimientos.
4. Cheques y Pagarés.
5. Banca electrónica.
6. Presentación Telemática de las Cuentas anuales.
7. Legalización de libros.

Objetivos:

Los objetivos de esta unidad son:

• Formular y presentar cuentas anuales y libros a legalizar.

• Obtener listados de mayor y documentación bancaria.
• Saber introducir vencimientos de cobro o de pago.
• Conocer cómo se legalizan los libros contables.

Introducción

En esta unidad se expone la formulación de las cuentas anuales, así como su presentación y la
legalización de libros de forma telemática. Se analizarán las utilidades de la aplicación relativas a
los libros mayores, el balance de sumas y saldos, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y
ganancias y la memoria. También se estudian las opciones que presenta el programa en relación
con la banca electrónica y la elaboración de documentos como el cheque y el pagaré.
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1. Listados de Mayor

La opción Listados/Mayor nos facilita los libros mayores de las distintas cuentas contables. Esta
opción se encuentra en la parte superior de la pantalla.

Opción Listados/Mayor

Una vez seleccionada la opción determinaremos los criterios relativos a rango de subcuentas
contables y fechas con los que queremos obtener los listados de mayor.

Ventana “Listados de Libro mayor”

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En este caso, vamos a obtener un listado de mayor de la cuenta 608.

Seleccionamos el rango de fechas, todos.

Rangos de fechas de todos los niveles

Y, seleccionamos el rango de subcuentas contables.

Rango de subcuentas contables

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Al pulsar “Aceptar” visualizaremos el listado.

Listado de Libro mayor

Los mayores aparecerán en pantalla por orden númerico de subcuentas. Pulsando “siguiente”
podremos visualizar los distintos mayores.

2. Balances

Esta opción nos permitirá obtener toda la información contable que podamos necesitar en
cualquier momento.

Opción Listados/Balances
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Podemos obtener los formatos para su presentación a través de la opción Cuentas anuales.

Opción Cuentas anuales

2.1 Sumas y Saldos

Esta opción nos muestra las sumas y los saldos de las diferentes subcuentas.

Listados/Balances/Sumas y saldos

Para determinar nivel de desglose de las subcuentas bastará marcar el nivel deseado.
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2.2 Pérdidas y ganancias

“Pérdidas y ganancias” nos informa del resultado de nuestra empresa en un ejercicio dado. Es la
diferencia entre los ingresos y los gastos.

Opción Listados/Balances/Pérdidas y ganancias

También podemos obtener el formato normalizado para su presentación, desde la opción Cuentas
anuales/Balance anual de pérdidas y ganancias.

Ruta Cuentas anuales/Balance anual de pérdidas y ganancias

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Cuando se abra la ventana, debemos seleccionar el tipo de modelo que queremos obtener; de
PYMES, abreviado o normal.

Modelos disponibles de la cuenta de pérdidas y ganancias

2.3 Situación

Este listado nos muestra el estado del balance de situación de la empresa en un momento dado.

Ruta Listados/Balance/Situación
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Respecto al formato para su presentación, en primer lugar, obtendremos el balance a través de la

ruta Cuentas anuales/Balance de cuentas anuales.

Ruta Cuentas anuales/Balance de cuentas anuales

Cuando se abra la ventana, debemos seleccionar el tipo de modelo que queremos obtener: de
PYMES, abreviado o normal.

Tipos de Balances
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Al pulsar en el botón “Aceptar” nos aparecerá el balance de situación en el que podremos elegir el
formato deseado para imprimir o exportar.

Opción Imprimir/Exportar en Balance de situación de PYMES

2.4. Memoria y ECPN

Sage 50c tomando los datos directamente de la contabilidad, nos va a permitir realizar la Memoria
que acompañará las Cuentas Anuales.

Ruta Cuentas anuales/Memoria

Asimismo, podremos obtener el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN). En este caso,
la ruta será Cuentas anuales/Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
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Ruta Cuentas anuales/Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

2.5. Otras opciones

Las opciones de contabilidad están compuestas, aparte de las que hemos visto, con opciones
que, según la empresa, nos pueden ser muy útiles para una gestión ordenada de la misma:

• La opción de cierre mensual nos permite ir realizando un cierre de cada uno de los meses
del periodo contable automáticamente. Posteriormente no nos deja añadir un asiento
contable en el mes marcado como cerrado, aunque sí podemos visualizar la información
de este mes. Esta opción nos va a ser útil en el caso de que tengamos que reportar
informes mensuales a la central y no deseemos modificar ese mes una vez presentados
estos balances. Para hacer el cierre mensual debemos ir al menú “Asientos/Cierre/Cierre
mensual”.

Una vez pulsada esta opción nos aparecerá una ventana con los meses del periodo y solo
tendremos que marcar el que deseemos cerrar y los anteriores, quedando de esta manera
todos cerrados.
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• La opción de revisión de asientos nos va a permitir realizar, antes de hacer ningún cierre,
ni liquidación de impuestos, una comprobación de que todos los asientos registrados en el
programa están correctamente introducidos. En el caso de que detecte alguno que tenga
algún descuadre o le falte alguna cuenta, nos dará un mensaje de aviso para que
corrijamos los errores antes de realizar ninguna otra acción.

3. Vencimientos

Desde el menú de Previsiones de cobro y de Previsiones de pago podemos llevar el control de los
vencimientos.
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Opción Previsiones de cobro

Opción Previsiones de pago

Para introducir un vencimiento (de cobro o de pago) seleccionaremos la opción de Previsiones

que corresponda. Después se desplegará la ventana en la que introduciremos los datos del
vencimiento.
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Ventana de previsiones pago

Una vez introducidos los datos y aceptados, podremos visualizar el listado de vencimientos y
localizar y/o modificar los ya dados de alta.

Listado de previsiones pago

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4. Cheques y pagarés

Los pagarés y remesas de recibos e generán a través de las opciones Previsiones de cobro y
Previsiones de pago.

Ruta Previsiones cobro/Recepción de pagarés

Ruta Previsiones cobro/Emisión de pagarés

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Ventana de emisión de pagarés

Generador de pagarés
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5. Banca electrónica

Esta opción permite enlazar datos de la banca electrónica de la entidad financiera con la que
operemos con el programa.

Sage 50c permite generar órdenes de cobro de conformidad con lo establecido en la normativa
bancaria. La creación de órdenes se realiza desde Previsiones de cobro/SEPA.

Ruta Previsiones de cobro/SEPA

6. Presentación telemática de las cuentas anuales

Esta opción existente en muchos de los programas estándar desarrollados permite la presentación
telemática de las cuentas anuales. La versión de Sage 50c que utilizamos no presenta esta
opción.

Presentación telemática
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7. Legalización de libros

La legalización de los libros consiste en presentarlos en el Registro Mercantil para que sean
sellados, mediante impresión o estampillado, todos los folios de cada libro con el sello del Registro
y para que se extienda en el primer folio una diligencia firmada por el registrador

En el título II del Código de Comercio, en su artículo 16.2, se establece que corresponderá al

Registro Mercantil, que depende del Ministerio de Justicia, la legalización de los libros de los
empresarios, el depósito, así como la publicidad de los documentos contables.

Según el artículo 27 del Código de Comercio, los libros podrán legalizarse:

! A priori: antes de su utilización. Si se trata de libros en blanco deberán estar, ya se hallen

encuadernados o formados por hojas móviles, completamente en blanco y sus folios
numerados correlativamente.

! A posteriori: ya cumplimentados, es decir, después de haber realizado en ellos los

asientos y anotaciones contables. Deberán tener el primer folio en blanco y los demás (ya
cumplimentados) numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda
a los asientos.

! Soporte informático o telemático: cuando la contabilidad se lleve informáticamente, la

presentación para la legalización de los libros, además de en papel, podrá realizarse en
soporte informático o a través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea.

Dichos libros encuadernados, tras la realización de las operaciones, serán legalizados antes de
que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
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Resumen

La opción Listados/Mayor nos facilita los libros mayores de las distintas cuentas contables. Esta
opción se encuentra en la parte superior de la pantalla. Los mayores aparecerán en pantalla por
orden númerico de subcuentas.

Sumas y los saldos permite obtener el balance de sumas y saldos de las diferentes subcuentas.
Para determinar el nivel de desglose de las subcuentas bastará marcar el nivel deseado.

Pérdidas y Ganancias nos informa del resultado de nuestra empresa en un ejercicio dado. Es la
diferencia entre los ingresos y los gastos.

La opción balance de situación nos muestra el estado patrimonial de la empresa en un momento

dado.

La consolidación facilita la obtención de balances de sumas y saldos, pérdidas y ganancias y

situación conjunta de varias empresas formando un todo. Sage 50c no cuenta con esta opción.

La aplicación permite, tomando los datos directamente de la contabilidad, la formulación de la

memoria, del estado de flujos de efectivo y del estado de cambios en el patrimonio neto que
acompañarán al balance y a la cuenta de pérdidas y ganancias.

Desde la opción Previsiones de cobro y Previsiones de pago podremos llevar el control y el

seguimiento de cobros y pagos.