MANAUL DE FUNCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN

Versión: 1
EL TRABAJO
Vigencia:
Unidad funcional: TODOS LOS SERVICIOS Código:

COORDINADOR DE SST:
El encargado del SG-SST o responsable tiene a su cargo varias funciones que
debe cumplir para diseñar, implementar y ejecutar el sistema de gestión en una
empresa
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) abarca una
disciplina que trata de prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por
etapas, basado en la mejora continua, lo cual incluye la política y la organización.
El encargado del SG-SST, es la persona que la alta dirección ha asignado para
liderar el diseño, la implementación y la ejecución del Sistema, de acuerdo con lo
establecido en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019
La normatividad establece unas responsabilidades, pero se detalla la lista de
funciones específicas que el encargado del SG-SST debe cumplir y por las cuales
la gerencia podrá evaluar el desempeño, donde “El encargado del SG-SST será
el único responsable de: Diseñar, implementar, administrar, coordinar y
ejecutar las actividades del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en
el Trabajo de la empresa”

Funciones específicas del cargo:

Toda aquella persona que acepte la responsabilidad de ser el encargado del SG-
SST y cumpla con el perfil establecido por la Resolución 0312 de 2019, tendrá
las siguientes funciones a su cargo:
El responsable del SGSST debe encargarse y asumir la responsabilidad del
diseño, implementación, administración y actualización del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo, donde además de gestionar a nivel documental
todas las acciones también debe desarrollar actividades que promuevan
condiciones de trabajo cada vez más seguras.

1. Elaborar y ejecutar el programa de capacitación anual en promoción y

prevención, que incluye los peligros/riesgos prioritarios y sea extensivo
a todos los niveles de la organización.
2. Elaborar y ejecutar los Programas de Vigilancia Epidemiológica, de
acuerdo con los riesgos de la empresa.

Elaboro:
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3. Reportar los accidentes laborales y enfermedades laborales a la ARL

encargada y realizar el seguimiento de su atención.
4. Reportar a la alta dirección las situaciones que puedan afectar la
Seguridad y Salud de los trabajadores Contratistas y visitantes
5. Solicitar a la dirección, la realización de exámenes médicos de ingreso,
periódicos y de retiro para los trabajadores.
6. Elaborar y actualizar las políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo,
necesarias para el manejo de proveedores y contratistas y solicitar la
aprobación por parte de la gerencia.
7. Elaborar, revisar y actualizar la matriz de riesgos de la empresa.
8. Elaborar, revisar y actualizar la matriz de requisitos legales de la
empresa.
9. Realizar inspecciones programadas y no programadas a las
instalaciones, maquinaria y equipo.
10. Mantener actualizados los procedimientos de trabajo seguro y de
aquellas actividades que generen riesgos prioritarios para la empresa
sean estas rutinarias o no rutinarias.
11. Participar en el equipo investigador de incidentes, accidentes de trabajo
y enfermedades laborales.
12. Ejecutar y dar seguimiento a los planes de acción derivados de
investigaciones de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales.
13. Orientar capacitaciones al personal relacionadas con Seguridad y Salud
en el Trabajo.
14. Atender las visitas de la ARL y de las entidades de vigilancia que visiten
la empresa para la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
15. Preparar el Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa, incluyendo la asignación de recursos y el presupuesto
necesario para su ejecución.

Elaboro:
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16. Presentar a la Gerencia el Plan Anual de Seguridad y Salud en el

Trabajo para su aprobación y firma.
17. Realizar el seguimiento y ejecución a los planes de acción derivados de
las acciones correctivas, preventivas y de mejora, que se originen de las
diferentes actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo.
18. Elaborar los Informes que sean requeridos por la Dirección, por las
entidades administrativas o por la Administradora de Riesgos Laborales.
19. Conformar y apoyar y asesorar a los trabajadores, el Comité de
Convivencia, el COPASST, las Brigadas y la Gerencia de la Empresa,
en la elaboración de los informes de rendición de cuentas.
20. Conformar y apoyar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo, al Comité de Convivencia y a la brigada de la empresa en sus
actividades, cuando requieran la asesoría de Profesional Especializado.
21. Programar auditorías internas en Seguridad y Salud en el Trabajo y
atender las auditorías externas que contrate la empresa.
22. Realizar seguimiento a las restricciones originadas en los exámenes
médicos ocupacionales y notificar a la gerencia cuando no se dé
cumplimiento por parte de los empleados.
23. Realizar la solicitud a la IPS contratada para los exámenes
ocupacionales de la información relativa a licencias, garantía de
custodia de las historias clínicas y demás documentos reglamentados
en la normatividad vigente.
24. Solicitar la documentación a los contratistas que realicen actividades en
la empresa y verificar la información recibida.
25. Diseñar, implementar y ejecutar, los programas que sean necesarios
para la prevención de enfermedades laborales y accidentes de trabajo.
26. Documentar los riesgos prioritarios de la empresa y las acciones
correctivas, preventivas y de mejora, que se originan a partir del análisis
de riesgo.

Elaboro:
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27. Presentar a consideración de la Gerencia, modificaciones a las políticas,

reglamentos u objetivos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo,
de acuerdo con los informes de rendición de cuentas y los resultados de
los Indicadores.
28. Implementar las medidas de prevención y control con base en el
resultado de la identificación de peligros, la evaluación y valoración de
los riesgos, incluidos los prioritarios y ejecutarlas acorde con el
esquema de jerarquización, de ser factible priorizar la intervención en la
fuente y en el medio.
29. Elaborar y actualizar las fichas técnicas de los Indicadores del Sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
30. Realizar el cálculo de los Indicadores definidos para el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la
periodicidad definida para cada uno.
31. Elaborar y actualizar manuales, procedimientos, formatos e instructivos
relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
32. Elaborar y mantener actualizada toda la documentación del SG-SST
que sea requerida por la normatividad vigente en Colombia o por
normas o estándares que la empresa haya adoptado.
33. Coordinar los Trabajos en Altura, que sean realizados por empleados
directos de la empresa y realizar la supervisión de las actividades de
trabajo en alturas, que sean realizadas por contratistas siempre y
cuando se cuente con certificado vigente como coordinador.
34. Administrar y entregar los Elementos de Protección Personal y realizar
el correspondiente registro.
35. Trabajar en conjunto con los brigadistas los planes de emergencias,
simulacros de evacuación, señalización y actividades y documentos
relacionados con el Plan de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias.
36. Elaborar y mantener actualizado el análisis de vulnerabilidades y
amenazas de la empresa.

Elaboro:
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37. Documentar los cambios en las responsabilidades específicas en el

Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo y notificar a
las partes interesadas.
38. Notificar a la gerencia cuando se realicen actividades de alto riesgo
establecidas en el Decreto 2090 de 2003 o las normas que lo
modifiquen o sustituyan.
39. Ofrecer a todos los empleados y contratistas, mínimo una vez al año la
inducción y reinducción en aspectos generales y específicos de las
actividades por realizar que incluya entre otros, la identificación de
peligros y control de los riesgos en su trabajo, y la prevención de
accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
40. Comunicar a todos los empleados las políticas y objetivos del SG-SST.
41. Realizar anualmente la evaluación del SG-SST de acuerdo con los
estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
42. Establecer mecanismos eficaces para recibir y responder las
comunicaciones internas y externas relativas a la Seguridad y Salud en
el Trabajo y someterlos a aprobación por parte de la gerencia.
43. Mantener actualizada la descripción sociodemográfica de los
trabajadores.
44. Definir y llevar a cabo las actividades de medicina del trabajo,
promoción y prevención, de conformidad con las prioridades que se
identificaron en el diagnóstico de las condiciones de salud de los
trabajadores y los peligros/riesgos de intervención prioritarios.
45. Elaborar y actualizar un programa para promover entre los trabajadores
estilos de vida y entorno saludable, incluyendo campañas específicas
tendientes a la prevención y el control de la farmacodependencia, el
alcoholismo y el tabaquismo, entre otros.
46. Reportar a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), a la Entidad
Promotora de Salud (EPS) todos los accidentes y las enfermedades
laborales diagnosticadas. Asimismo, reportar a la Dirección Territorial el

Elaboro:
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accidente grave y mortal, como las enfermedades diagnosticadas como

laborales.
47. Mantener un registro estadístico de los incidentes y de los accidentes de
trabajo, así como de las enfermedades laborales que ocurran,
incluyendo indicadores de severidad, frecuencia, y mortalidad de los
accidentes y prevalencia e incidencia de enfermedad laboral.
48. Mantener un registro anual del ausentismo por enfermedad laboral y
común y por accidente de trabajo y realizar la clasificación de su origen.
49. Actualizar como mínimo una vez al año identificación de peligros,
evaluación y valoración del riesgo.
50. Incluir la participación de trabajadores de todos los niveles de la
empresa en la identificación de peligros, evaluación y valoración del
riesgo.
51. Solicitar a la gerencia la realización de mediciones ambientales cuando
sea requerido y sustentar su importancia.
52. Verificar la aplicación por parte de los trabajadores de las medidas de
prevención y control de los peligros /riesgos.
53. Definir e implementar las acciones preventivas y/o correctivas
necesarias con base en los resultados de la supervisión, inspecciones,
la mediciónde los indicadores del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo entre otros, y las recomendaciones del COPASST o
Vigía.
54. Asegurarse de que la organización cumpla con la normatividad en
Seguridad y Salud en el Trabajo que le corresponda.
55. Las demás funciones que la ley determine para el rol de encargado del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Funciones compartidas con otras áreas de la empresa

En algunas empresas, además del área de seguridad y salud en el trabajo, se
cuentan con área de medio ambiente, calidad entre otras, con las cuales el
encargado compartirá las siguientes funciones:

Elaboro:
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1. Elaborar y actualizar los programas de mantenimiento de maquinaria y

equipo, en conjunto con las personas encargadas de las áreas de
mantenimiento.
2. Supervisar los mecanismos de la empresa para disponer de excretas y
basuras y notificar a la gerencia cuando su realización involucre afectación
a la seguridad o la salud de los trabajadores en coordinación con el área
ambiental de la empresa.
3. Supervisar los procesos de eliminación de los residuos sólidos, líquidos o
gaseosos que se producen en la empresa, así como los residuos peligros
de forma que no se ponga en riesgo a los trabajadores en coordinación con
el área ambiental de la empresa y notificar a la gerencia cuando se
encuentren no conformidades.
4. Vigilar la actualizadas las fichas técnicas de los productos químicos que
manipulen los trabajadores o contratistas de la empresa, trabajar en
conjunto con el área de calidad y ambiental.
5. Archivar y administrar toda la documentación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo garantizando su disponibilidad y
conservación en conjunto con el área administrativa

AUXILIAR EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Apoyan los procesos de inspección, capacitaciones, manejo de indicadores de

gestión y condiciones de los lugares de trabajo, además tramitan las
incapacidades ante las administradoras de riesgo, procesan información y ayudan
en las actividades de hábitos saludables
Apoyan a la implementación, registro y seguimiento del sistema y programas de
gestión de seguridad en el trabajo, ambiental, industrial e higiene laboral. Apoyar
en la compilación para la elaboración de informes y documentos relativos a
las actividades de seguridad en el trabajo.
A continuación, se anexan las responsabilidades que se deben asignar al vigía en
seguridad y salud en el trabajo.
Funcionesiones:

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 Hacer entrega de órdenes para exámenes médicos ocupacionales y llevar y

archivar los documentos.
 Entregar formatos para inducciones y reinducciones y examen de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Hacer entrega de preaviso de los exámenes periódicos y llevar registros
 Llevar las inspecciones de botequín y extintores
 Llevar las inspecciones de elementos de protección personal
 Llevar inspecciones de separación de residuos
 Llevar inspecciones de guardianes para evitar accidentes por punción
 Realizar pausas activas

 Identificar, inspeccionar y registrar riesgos en el desarrollo de las

actividades en el trabajo.

 Actualizar la información sobre el historial de accidentes laborales, manejo

de residuos, elementos de seguridad e higiene, entre otros.
 Apoyar prácticas seguras y saludables en los ambientes de trabajo con el
apoyo en la investigación y desarrollo de la planeación de actividades que
promuevan un ambiente apropiado a los trabajadores.
 Realizar actividades de articulación con la gestión ambiental en el manejo
integral de residuos, así como identificación, fuentes, clasificación y
aprovechamiento de estos.
 Proponer y participar en las actividades de capacitación en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Tramitar solicitudes de requerimientos de elementos de seguridad
para los puestos de trabajo y la atención de empleados ante las
administradoras de riesgos laborales.

 Apoyar la implementación, registro y seguimiento del sistema y

programas de gestión de seguridad ocupacional, ambiental,
industrial e higiene laboral.

 Vigilar el cumplimiento de las normas, en materia de Seguridad y Salud en

el Trabajo que debe realizar la empresa, de acuerdo con el reglamento de
Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes. Además, se debe
promover su divulgación y observancia.

Elaboro:
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Vigencia:
Unidad funcional: TODOS LOS SERVICIOS Código:

 Apoyar en la recopilación de información para la elaboración de

informes y documentos relativos a las actividades de seguridad en el
trabajo.

 Colaborar con el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y

enfermedades laborales.
 Visitar, periódicamente, las instalaciones de trabajo e informar al empleador
sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir medidas correctivas o de
control.
 Llevar la matriz de ausentismo
 Revisar las estadísticas de accidentalidad y enfermedades laborales.
 Archivar los informes de las actividades que desarrolle en ejercicio de sus
funciones y mantenerlos a disposición del coordinador de Seguridad y
Salud en el Trabajo, los trabajadores y las autoridades competentes.
 Las demás funciones que le señalen las normas sobre seguridad y salud en
el trabajo

Elaboro: