Informe Final de Servicios

INFORME FINAL DE PRÁCTICA ASISTENCIAL
JENNIFER CASTRO
DANIEL ORTIZ
HAYDER REDONDO
MARIA C. ROJANO
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

CÓDIGO: 45007
DOCENTE
MARTÍN ALVIS SERRANO
UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO

FACULTAD DE QUÍMICA Y FARMACIA
PROGRAMA DE FARMACIA
PUERTO COLOMBIA- ATLÁNTICO
2024-1
2
Castro J, Ortiz D, Redondo H, Rojano M. Universidad del Atlántico - Programa de Farmacia,
Administración y Gestión de Servicios Farmacéuticos, 2024-1. UA- QyF. Hospital Materno
Infantil de Soledad, Antiguo Hospital la Misericordia.
Nota de Aceptación
Presidente del Jurado
Jurado
Jurado
Barranquilla, 29 de Mayo del 2024
3
Dedicatoria
El presente trabajo está dedicado a Dios que nos ha permitido estudiar esta carrera y nos ha
dado sabiduría para continuar en este camino de aprendizaje con la convicción de que
llegaremos a la meta y seremos excelentes profesionales. Agradecemos también a nuestros
padres por su apoyo incondicional, por creer en nosotros y motivarnos a no rendirnos y a
hacer todo desde el amor, dando siempre lo mejor de cada uno.
A nuestro estimado profesor de administración y gestión de servicios farmacéuticos,
nuestro guía y amigo Martín Alvis Serrano por cada enseñanza, por impulsarnos a salir de
nuestra zona de confort e inspirarnos a poner en práctica lo aprendido desde una
perspectiva crítica que impulsen a cambios basados en la mejora continúa y la garantía de la
calidad dentro de un servicio farmacéutico.
Al E.S.E Hospital Materno Infantil de La Central por la oportunidad de realizar nuestras
prácticas, al director técnico del servicio farmacéutico Gabriel Arias por su respaldo en cada
práctica y por responder nuestras inquietudes diligentemente.
A nuestros compañeros, por los momentos compartidos a lo largo del curso académico,
además por nuestro esfuerzo y las largas jornadas que nos han sido recompensadas con el
conocimiento adquirido y los resultados de cada sustentación.
<<Que la perseverancia no nos falte y nuestras manos no se cansen de servir>>.
Sinceramente,
Jennifer Castro
Daniel Ortiz
Hayder Redondo
María Camila Rojano.
4
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 15
2. OBJETIVOS 16
2.1 OBJETIVO GENERAL 16
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 16
3. JUSTIFICACIÓN 17
4. CAPÍTULO 1: MODELO DE GESTIÓN Y MAPA DE PROCESOS 18
4.1. NORMATIVIDAD MARCO NORMATIVO. 18
4.2. METODOLOGÍA 19
4.3. DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS 19
4.3.1. ¿Existe o no el Modelo de Gestión en el servicio farmacéutico asignado?
Recolectar evidencias y documentos. ¿Este corresponde a lo estipulado por la
normatividad legal vigente para los servicios farmacéuticos en el país y a lo estudiado
en la teoría? 19
4.3.2. Identificar si están descritos los 7 elementos constitutivos de los Modelos de
Gestión fundamentales para la Gestión del Servicio Farmacéutico asignado. 21
4.3.3. Identificar y relacionar los procesos implementados en el servicio farmacéutico,
según la complejidad del mismo y acorde con la normatividad vigente. 23
4.3.4. Identificar los elementos de entrada y salida, que se dan como resultados de la
aplicación de los procesos del Servicio Farmacéutico asignado. 24
4.3.5. Establecer la existencia del Mapa de Procesos del SF implementado (¿Existe o no
el Mapa de Procesos en el servicio farmacéutico asignado? Recolectar evidencias y
documentos). 24
4.3.6. En caso de existir un Mapa de Procesos en el servicio farmacéutico, ¿éste cumple
con los requerimientos documentales para los servicios farmacéuticos? 25
4.3.7.Evidenciar la existencia de elementos teleológicos: Visión, Misión y Objetivos
generales en el Servicio Farmacéutico asignado. 25
4.3.8. La descripción del Modelo de Gestión del SF asignado (que incluya los siete (7)
elementos constitutivos indicados en el componente teórico). 26
4.4. PROPUESTAS DE MEJORA 26
4.4.1. La representación gráfica del funcionamiento del Modelo de Gestión del SF
asignado. 26
4.4.2. La representación gráfica, del Mapa de procesos del SF asignado. 28
4.4.3. Elementos teleológicos: Visión, Misión y Objetivos generales del Servicio
Farmacéutico asignado. 29
4.5. RECOMENDACIONES 34
5. CAPÍTULO 2: DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO FARMACÉUTICO 35
5.1. NORMATIVIDAD O MARCO NORMATIVO 35
5.2 METODOLOGÍA 36
5
5.3. RESULTADOS A PRESENTAR 36
5.3.1. Descripción general de la Información 36
5.3.2. Organización de la Información 37
5.3.3. Análisis e interpretación de la información 37
5.3.4. Resultados (Gráficas, Tablas, Cuadros, Cálculos, y Análisis de los resultados) 43
5.3.5. Discusión de los resultados: para realizar la Discusión de los resultados deberán
tomarse como mínimo dos artículos (2) científicos como referentes para llevarla a cabo
(el artículo referenciado en la Parte I y otro que deberá ser investigado por los
equipos). 46
5.3.6. Establecer el nivel de cumplimiento de los aspectos referenciados en los
Documentos de Diagnóstico en cada uno de los Servicios Farmacéuticos asignados. 48
5.4. RECOMENDACIONES 50
6. CAPÍTULO 3: PROCESOS Y DOCUMENTACIÓN 51
6.3. RESULTADOS A PRESENTAR 52
6.3.1. La estructura del Manual de Procesos y Procedimientos (Sistema Documental) del
servicio farmacéutico asignado. 52
6.3.2. El Procedimiento de recepción, tal como lo tiene actualmente la institución (en
caso que la institución no cuente con el procedimiento del proceso asignado, el equipo
deberá indicarlo). 55
6.3.3. Formato de registro del procedimiento, tal como lo tiene actualmente la
institución (en caso que la institución cuente con el formato 58
6.3.4. La ficha diligenciada de Caracterización del proceso asignado. 59
6.3.5. El Procedimiento de recepción, que incluya la propuesta de mejoras o cambios
sugeridos, elaborado por el equipo como producto de la práctica, que cumpla con las
normas de documentación 62
6.3.6. El formato de registro del proceso, propuesto por el equipo en caso que aún la
institución no lo tenga; y si lo tiene, el equipo deberá proponer mejoras al actual. 68
6.4.RECOMENDACIONES 68
7. CAPÍTULO 4: ELABORACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO PARA EL SERVICIO
FARMACÉUTICO 69
7.3. RESULTADOS A PRESENTAR DE LA PRÁCTICA 70
7.3.1. La estructura de un Manual de Procedimientos Documentados, específicamente el
procedimiento o norma donde se establezca la Planificación del Servicio Farmacéutico
(planificación operativa, táctica y estratégica) o su equivalente, acordes a la
normatividad vigente). 71
7.3.2. En el caso que la institución ya tenga el PAMEC documentado, los estudiantes
6
deberán adjuntarlo. 78
7.3.3. El PAMEC elaborado por el equipo de trabajo (en documento de Excel), a partir de
los estándares asignados al equipo de prácticas en el Servicio Farmacéutico de la
Institución en convenio, siguiendo la normatividad aplicable. 80
7.3.4. Establecer el nivel de implementación y/o cumplimiento actualizado del (los)
Estándares para la Acreditación en Salud, asignados al equipo en el sitio de práctica. 85
8. CAPÍTULO 5: PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO 96
8.3. RESULTADOS A PRESENTAR DE LA PRÁCTICA 97
8.3.1 . Organigrama existente encontrado en el servicio (organigrama actual), 98
8.3.2. Propuesta de rediseño de organigrama por los estudiantes (organigrama
propuesto), producto de la aplicación de los conocimientos adquiridos tanto a nivel
teórico como lo visto a nivel práctico, con el fin de evidenciar los cambios y mejoras
recomendados producto de sus aportes. 98
8.3.3. Elaborar el manual de funciones del director del servicio farmacéutico en formato
de norma. Este manual debe incluir como mínimo: 100
8.3.4. El diseño actual (plano o documento-esquema o dibujo- que muestre la
distribución y diseño encontrado en el sf asignado). 103
8.3.5. Propuesta de diseño o rediseño del servicio (planos propuestos por los
estudiantes) que muestre las mejoras propuestas según la normatividad y necesidades
del SF. El rediseño debe presentarse en cuatro (4) planos con flujos así: 103
9. CONCLUSIONES 110
10. RESULTADOS DE APRENDIZAJE ALCANZADOS 111
11. BIBLIOGRAFÍA 112
7
LISTA DE TABLAS
Pág
Tabla 1. Normatividad o marco normativo capítulo 1. 16

Tabla 2. Elementos constitutivos de los modelos de gestión identificados en el SF asignado. 20
Tabla 3. Prioridades identificadas y consideraciones 30
Tabla 4. Normatividad o marco normativo capítulo 2. Fuente: Guía académica. 33
Tabla 5. Matriz PEST. 39
Tabla 6. Matriz DOFA. 40
Tabla 7. Resumen de las condiciones de Capacidad Tecnológica y Científica. 41
Tabla 8. Estándares evaluados y sus porcentajes de cumplimiento en la clínica de Montería . 44
Tabla 9. Estándares evaluados y sus porcentajes de cumplimiento del HMI. 45
Tabla 10 . Nivel de cumplimiento de formato de condiciones de habilitación. 47
Tabla 11. Normatividad o marco normativo capítulo 3. 49
Tabla 12. Ficha diligenciada del proceso de recepción del SF del ESE HMI (la central). 59
Tabla 13. Propuesta de caracterización del proceso de recepción HMI. 65
Tabla 14. Normatividad o marco normativo. Fuente: Guía académica. 67
Tabla 15. Lista de chequeo para la evaluación del programa de auditoría para el mejoramiento
continuo de la calidad en la atención. 81
Tabla 16. PAMEC elaborado a partir de los estándares asignados al equipo de prácticas en el
Servicio Farmacéutico. 82
Tabla 17. estándares de cumplimiento aplicados al Hospital Materno Infantil de La Central. 91
Tabla 18. Nivel del cumplimiento del servicio farmacéutico. 92
Tabla 19. Normatividad o marco normativo capítulo 5. Fuente: Guía académica. 94
Tabla 20. Manual de funciones del director del servicio farmacéutico. 101
8
LISTA DE GRÁFICAS
Pág
Gráfico 1.. Cumplimiento de los estándares de Habilitación HMI, Capacidad Tecnológica y

científica. 42
Gráfico 2. Nivel de cumplimiento de formato de condiciones de habilitación. 47
Gràfico 3. Nivel de cumplimientos del Hospital Materno Infantil de La Central. 92
9
LISTA DE FIGURAS
Pág
Fig 1. Metodología establecida en la guía asignada capítulo 1. 17
Fig 2. Metodología PHVA. 18
Fig 3. Mapa de proceso de HMI 23
Fig 4. Propuesta de modelo de gestión del servicio farmacéutico. 25
Fig 5. Propuesta de mapa de procesos. 26
Fig 6. Organigrama del Hospital Materno Infantil de Soledad 30
Fig 7. Propuesta de ubicación del SF en el organigrama del HMI 31
Fig 8. Metodología establecida en la guía asignada capítulo 2. 34
Fig 9 . Metodología empleada en la práctica. 50
Fig 10 Caracterización del proceso del SF del HMI (La central). 52
Fig 11. Descripción del proceso de recepción del SF del ESE HMI (la central). 55
Fig 12. Formato de recepción del SF del ESE HMI (la central). 56
Fig 13. Formato de registro del proceso de recepción del SF del ESE HMI (la central). 66
Fig 14. Metodología empleada en la práctica académica 68
Fig 15. Caracterización del proceso del SF del HMI (La central). 70
Fig 16. Proceso de Selección de Medicamentos y Dispositivos Médicos. 70
Fig 17. Proceso de Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos. 71
Fig. 18 Proceso de recepción y transporte de medicamentos y dispositivos médicos 72
Fig 19. Proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos 73
Fig. 20. Proceso de distribución de medicamentos y dispositivos médicos 74
Fig 21. Proceso de Dispensación de Medicamentos y Dispositivos Médicos 75
Fig 22. Proceso de Destrucción y Desnaturalización de Medicamentos y Dispositivos Médicos.76
Fig 23. PAMEC 2023 HMI 77
Fig 24. Metodología empleada en el desarrollo de la práctica 95
Fig 25. Organigrama del E.S.E HMI (La central). 96
Fig 26. Organigrama propuesto para el Hospital Materno Infantil de Soledad que incluye el
servicio farmacéutico. 97
Fig 27. Organigrama propuesto para el Hospital Materno Infantil de Soledad 98
Fig 28. Plano del HMI La Central. 102
Fig 29. Ingreso y salida de personal del HMI La Central. 103
Fig 30. Ingreso y salida de insumos del HMI La Central. 104
Fig 31. Salida de Residuos del HMI La Central. 105
Fig 32. Evacuación en caso de emergencia del HMI La central. 106
10
GLOSARIO
Servicio farmacéutico: Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades,

procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados
con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir
en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.
Gestión del servicio farmacéutico: Es el conjunto de principios, procesos, procedimientos,

técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales para reducir los principales
riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro
del uso adecuado de medicamentos, que deben aplicar las Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud públicas y privadas, establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas,
respecto al o los procesos autorizados en la prestación del servicio farmacéutico. Es
característica fundamental del Modelo de Gestión del servicio farmacéutico la efectividad, el
principio de colaboración y el compromiso de mejoramiento continuo, y su contenido será
básicamente el determinado en el Modelo de Gestión del servicio farmacéutico.
Modelo de gestión: Créase el modelo de gestión del servicio farmacéutico, como el conjunto
esencial de técnicas para la planeación estratégica, el establecimiento de los procedimientos
para cada uno de los procesos del servicio farmacéutico y la construcción de guías para
actividades críticas.
Servicio farmacéutico dependiente: Es aquel servicio asistencial a cargo de una Institución

Prestadora de Servicios de Salud, debe cumplir con los estándares del Sistema Único de
Habilitación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud.
Mapa de procesos: El mapa de procesos permite representar los procesos y sus interrelaciones.
La tarea principal para llevarlo a cabo consiste en identificar los procesos de la empresa y
relacionar unos procesos con otros según su orden de ejecución, de manera estructurada.
Diagnóstico: Un diagnóstico es una evaluación de la gestión, operatividad y funcionamiento de

una empresa que tiene como objetivo detectar sus fortalezas y debilidades para generar
estrategias que eleven su bienestar y desempeño.
Estándar: Conjunto de medidas diseñadas para asegurar y verificar la calidad de los productos y
servicios, en las diferentes fases de los procesos de atención en salud, mediante el análisis de la
estructura, el proceso y los resultados, que rinde cuentas a las partes interesadas.
11
Caracterización de procesos: Consiste en la realización de un análisis profundo de los
elementos que originan que los procesos existen para promover su análisis, gestión, control y
evaluación.
PAMEC: programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad. Es un proceso de auditoría

compuesto por actividades de evaluación, seguimiento y mejoramiento de procesos definidos
como prioritarios.
Organigrama: es un diagrama o representación gráfica que muestra la estructura interna de

una empresa. Esta herramienta ayuda a entender cómo está integrada una compañía, ya que
detalla áreas, funciones, niveles jerárquicos, relaciones de autoridad y nombre de los
responsables de cada uno de los departamentos.
Estándar de acreditación: conjunto de medidas diseñadas para asegurar y verificar la calidad de

los productos y servicios, en las diferentes fases de los procesos de atención en salud,
mediante el análisis de la estructura, el proceso y los resultados, que rinde cuentas a las partes
interesadas.
Organizar: establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios
adecuados. Poner algo en orden.
Estructura organizacional: es cómo se estructura el sistema jerárquico dentro de una

organización, el cual sirve para concretar las funciones y tareas de todos los miembros de una
empresa así como la relación entre ellos.
Proceso: etapa dentro de un sistema de producción de bienes o servicios, que toma ciertos
recursos tales como insumos, materias primas, materiales u otros (entradas) y los transforma
en productos intermedios o finales (salidas).
Documentación: es equivalente a la información documentada , información que una

organización tiene que controlar y mantener.
12
RESUMEN
El Servicio Farmacéutico (SF) del Hospital Materno Infantil La Central (HMI) es esencial para el
sistema de salud en Colombia, mejorando significativamente la calidad de vida de los pacientes.
Organiza y gestiona actividades para prevenir riesgos asociados con el uso inadecuado de
medicamentos y dispositivos médicos. Para su efectividad, se implementa un Modelo de
Gestión del Servicio Farmacéutico (MGSF), conforme a la normativa RN 1403/2007, que incluye
condiciones esenciales, técnicas de planeación y gestión, procedimientos específicos y guías
para actividades críticas.
El MGSF se complementa con un mapa de procesos que describe de manera gráfica y

secuencial cada actividad dentro del SF, facilitando la visualización del flujo de trabajo y la
identificación de puntos críticos y áreas de mejora. Este enfoque promueve la eficiencia y la
calidad del servicio, contribuyendo a la satisfacción del cliente y transformando la farmacia en
un centro de excelencia en atención al paciente y gestión de recursos.
El diagnóstico del SF es una herramienta fundamental para evaluar su cumplimiento con la

normativa vigente. Este diagnóstico identifica el estado actual del SF, sus fortalezas y
debilidades, y las áreas que requieren mejora. A través de auditorías, se desarrolla un plan de
acción que incluye medidas correctivas y estrategias para mejorar la calidad del servicio. El
seguimiento y la evaluación del plan son esenciales para garantizar que el SF cumpla con los
requisitos normativos y ofrezca un servicio eficiente, eficaz y centrado en el paciente. Esto
abarca aspectos como infraestructura, recursos humanos, procesos de adquisición,
almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos, atención farmacéutica,
farmacovigilancia y gestión de la calidad (Resolución 3100 de 2019).
La gestión eficiente del SF requiere una meticulosa atención a los procesos y su

documentación, desde la selección de proveedores hasta la limpieza y desinfección de áreas. La
introducción de un sistema de gestión de calidad permite protocolizar y estandarizar las
actividades, optimizando tiempos y asegurando la excelencia en la prestación de servicios. Este
enfoque busca no solo cumplir con normativas y estándares, sino también mejorar la
satisfacción del usuario y garantizar una atención segura y de alta calidad.
La auditoría para el mejoramiento de la calidad es un mecanismo sistemático y continuo de

evaluación y mejora de la atención de salud. La implementación del Programa de Auditoría para
el Mejoramiento Continuo de la Calidad (PAMEC) permite a las instituciones prestadoras de
servicios de salud (IPS) realizar autoevaluaciones y desarrollar planes de mejora, seguimiento y
autocontrol usando el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). El PAMEC está
13
estrechamente relacionado con el SF, garantizando el cumplimiento de normativas y un
enfoque centrado en el paciente, contribuyendo al mejoramiento de su calidad de vida.
La planificación del SF incluye componentes estructurales y áreas delimitadas que promueven

la organización y permiten el desarrollo eficiente y eficaz de sus actividades, cumpliendo
funciones asistenciales, administrativas, tecnológicas y científicas. Este proceso involucra el
conocimiento funcional del hospital, la política sanitaria y la definición de objetivos, áreas
diferenciadas, funciones y actividades de cada área, y la clasificación del talento humano.
La planificación y organización del SF es un proceso largo que requiere consenso entre los
miembros del SF, la dirección médica y los arquitectos y técnicos. El seguimiento periódico de
las obras garantiza la fidelidad a la planificación inicial, ajustando según sea necesario. Este
enfoque meticuloso asegura un SF eficiente, seguro y de calidad, beneficiando a pacientes,
personal e institución en general.
PALABRAS CLAVE: Servicio Farmacéutico (SF), Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico
(MGSF), Calidad del servicio, Auditorías, Programa de Auditoría para el Mejoramiento Continuo
de la Calidad (PAMEC)
14
1. INTRODUCCIÓN
El Servicio Farmacéutico del Hospital Materno Infantil La Central (HMI), conforme al decreto
780 de 2016, se define como una entidad responsable de gestionar, con un enfoque técnico,
científico y administrativo, todas las actividades relacionadas con medicamentos y dispositivos
médicos. Estas actividades incluyen desde la promoción de la salud hasta la rehabilitación de
enfermedades, con el objetivo de mejorar la calidad de vida tanto individual como colectiva de
los pacientes.
Para lograr su objetivo principal de mejorar la calidad de vida de las personas, es crucial que el
Servicio Farmacéutico, sin importar su nivel de complejidad, cumpla estrictamente con las
normativas nacionales que regulan su funcionamiento. Esto implica la integración armoniosa de
procesos generales y específicos. Entre las regulaciones clave se encuentran el Modelo de
Gestión según la resolución 1403 de 2007, la correcta documentación conforme a la norma NTC
ISO 9001:2015, y la implementación de procedimientos de autoevaluación, como diagnósticos,
para mejorar la calidad de la atención en salud.
La estricta adherencia a la legislación vigente es fundamental para el funcionamiento eficiente y

la excelencia en los servicios de atención en salud. Por lo tanto, el químico farmacéutico a cargo
del Servicio Farmacéutico debe estar profundamente familiarizado con la normativa
colombiana. Asimismo, debe poseer los conocimientos necesarios y las habilidades para liderar
su equipo de trabajo y cumplir con los objetivos establecidos. En este informe se presentarán
los temas tratados y los resultados obtenidos tras un análisis exhaustivo de los procesos
llevados a cabo en el Servicio Farmacéutico del HMI, ubicado en Soledad.
15
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Determinar,analizar, evidenciar e identificar los procesos que se llevan a cabo en el servicio

farmacéutico del Hospital Materno Infantil La Central bajo la normatividad legal vigente del país
y su correcto funcionamiento en la sociedad.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Identificar, evaluar y analizar críticamente el Modelo de Gestión, Mapas de Procesos y

Elementos Teleológicos del Servicio Farmacéutico del Hospital Materno Infantil de
Soledad, para proponer mejoras que optimicen la prestación del servicio farmacéutico a
la comunidad del sector en el marco de la normatividad vigente en Colombia.
● Evaluar el cumplimiento de los requisitos tecnológicos y científicos de habilitación del
Servicio Farmacéutico del Hospital Materno Infantil de Soledad, de acuerdo con la Guía
Unificada para el Diagnóstico elaborada teniendo en cuenta la Resolución 3100 del 2019
del Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia.
● Revisar el sistema documental del Servicio Farmacéutico asignado, específicamente en
cuanto a los Procesos Generales y/o Especiales, respetando las normas de
confidencialidad.
● Verificar y analizar la existencia del Manual de funciones y procedimientos del servicio
farmacéutico del Hospital Materno Infantil La Central y elaborar el PAMEC
correspondiente, para planes de mejoramiento del servicio farmacéutico.
● Verificar las necesidades específicas del Servicio Farmacéutico para optimizar la
organización tanto de la estructura de personal (estructura organizacional) como del
diseño de la infraestructura física, partiendo de la evaluación y análisis de esta, teniendo
en cuenta los requerimientos establecidos en la normatividad tanto legal como técnica
vigente.
16
3. JUSTIFICACIÓN
La realización de este informe se justifica por la necesidad de garantizar la eficiencia y calidad

en la gestión del Servicio Farmacéutico del Hospital Materno Infantil de Soledad La Central. El
análisis detallado de los procesos y documentos relacionados con el servicio farmacéutico es
esencial para asegurar una atención adecuada y de alta calidad. La identificación y evaluación
crítica de áreas como el modelo de gestión, el mapa de procesos, el organigrama y los
manuales implementados son fundamentales para entender cómo se lleva a cabo la prestación
del servicio y cómo puede ser mejorada dentro del marco normativo vigente en Colombia. Este
conocimiento es crucial para asegurar que todas las actividades, desde la adquisición hasta la
dispensación de medicamentos, se realicen de manera eficiente y conforme a la normativa.
La aplicación práctica de este trabajo implica una revisión exhaustiva del sistema documental
del Servicio Farmacéutico, evaluando los procesos generales y específicos con respeto a las
normas de confidencialidad. Esta revisión se llevará a cabo mediante la observación directa y la
recopilación de evidencias a través de formatos de registro y otros documentos, lo que
permitirá verificar la existencia y adecuación del Manual de Procedimientos Documentados.
Este enfoque sistemático no solo garantiza la conformidad con las regulaciones establecidas,
sino que también promueve la mejora continua, la excelencia en la atención farmacéutica y la
seguridad del paciente, objetivos fundamentales para el bienestar de la comunidad.
Además, este trabajo se fundamenta en la necesidad de preparar a futuros profesionales para

enfrentar retos laborales relacionados con la calidad del servicio y la seguridad del paciente. La
implementación del Programa de Auditoría para el Mejoramiento Continuo de la Calidad
(PAMEC) y la evaluación del cumplimiento con la guía unificada de estándares de acreditación
proporcionarán una base sólida para formular planes de acción concretos y estrategias de
mejora. Este proceso de aprendizaje práctico permite desarrollar habilidades críticas en la
evaluación y mejora de la calidad en el servicio farmacéutico, preparando a los profesionales
para ser agentes de cambio que contribuyan a la sostenibilidad y eficiencia del sistema sanitario
colombiano.
17
4. CAPÍTULO 1: MODELO DE GESTIÓN Y MAPA DE PROCESOS
4.1. NORMATIVIDAD MARCO NORMATIVO.
Norma legal, Anexo, Guía y/o Pauta Reglamenta
1. Decreto único en salud 780 del 6 de mayo Por medio del cual se expide el Decreto Único
de 2016. Reglamentario del Sector Salud y Protección
Social.
2. Decreto 2200 del 28 de junio de 2005 Por el cual se reglamenta el servicio

farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
3. Resolución 1403 del 14 de mayo de 2007 Por la cual se determina el Modelo de Gestión
del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual
de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se
dictan otras disposiciones.
4. Resolución 3100 del 25 de noviembre de Por la cual se definen los procedimientos y

2019. condiciones de inscripción de los prestadores de
servicios de salud y de habilitación de los
servicios de salud y se adopta el Manual de
Inscripción de Prestadores y Habilitación de
Servicios de Salud.
Tabla 1. Normatividad o marco normativo capítulo 1. Fuente: Guía académica
18
4.2. METODOLOGÍA
Figura 1. Metodología establecida en la guía asignada capítulo 1

Fuente: Propia
4.3. DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
4.3.1. ¿Existe o no el Modelo de Gestión en el servicio farmacéutico asignado? Recolectar

evidencias y documentos. ¿Este corresponde a lo estipulado por la normatividad legal vigente
para los servicios farmacéuticos en el país y a lo estudiado en la teoría?
El servicio farmacéutico del Hospital Materno Infantil de soledad (La central) una institución de
baja complejidad, si cuenta con un modelo de gestión para el servicio farmacéutico, este se
basa en el modelo según la metodología PHVA (Fig. 1), cuyo enfoque está orientado hacia la
mejora continua de los procesos del servicio de atención en salud, la satisfacción de los
19
usuarios y para cumplir con las metas estipulados, pero cabe destacar que está adaptado a las
necesidades específicas de este servicio y además abarca cada uno de los procedimientos y/o
procesos que se llevan a cabo en el servicio, así como en el establecimiento de guías para las
actividades críticas.
Fig 2. Metodología PHVA

tomado de: guía de modelo de gestión por HMI
Cabe destacar que el PDCA o PHVA forma el centro de los esfuerzos realizados para poder
mejorar progresivamente las políticas de los medicamentos y la correcta gestión de los
medicamentos esenciales; este ciclo se caracteriza por ser dinámico y puede desarrollarse
dentro de cada proceso de la organización, así como en la red de procesos en su conjunto. Por
tanto, el eje central del modelo es la Mejora Continua, estrechamente relacionada con la
planificación, implementación y control de los procesos de la organización.
El servicio farmacéutico del hospital materno infantil se encuentra reglamentado básicamente
en el Decreto 780 de 2016, que unifica y/o compila las resoluciones previas que competen al
servicio farmacéutico y al sector salud.
Pero cabe destacar que es en la Resolución 1403 de 2007 donde se dicta que El Modelo de
Gestión, es un conjunto esencial de técnicas para la planeación estratégica y que debe contar
con procedimientos para cada uno de los procesos de dicho servicio y guías para las actividades
críticas, todo lo anterior debe cumplir con los criterios determinados en la definición de Gestión
del Servicio Farmacéutico. Por su parte, la Resolución 3100 de 2019 establece las Condiciones
que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para Habilitar sus servicios e
implementar el componente de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención
20
4.3.2. Identificar si están descritos los 7 elementos constitutivos de los Modelos de Gestión
fundamentales para la Gestión del Servicio Farmacéutico asignado.
El modelo de gestión del servicio farmacéutico aborda en gran medida los 7 elementos
constitutivos. Sin embargo, este presenta algunas deficiencias en cuanto a los componentes
que conforman a cada elemento. En primera instancia, en este no se encuentra descrito los
valores que guían el actuar del servicio; además, de no establecer las prioridades, es decir, las
acciones o actividades que se consideran más importantes para alcanzar los objetivos
propuestos. Sin embargo, es importante destacar que si bien es deseable que el servicio
farmacéutico cumpla con los 7 elementos constitutivos del modelo de gestión, no es
obligatorio que lo haga. Sin embargo, mejorar en estos aspectos permitiría fortalecer la eficacia
y la eficiencia del servicio, así como garantizar una atención óptima y centrada en el paciente.
Elementos constitutivos del Modelo de Gestión del SF HMI (PHVA)
Identificado
Elemento Descripción comentario
Si No
Misión X
Visión X
Teleológicos Valores X
Principios X
Objetivos X
Políticas X
Funciones X
Prioridades X
Hacer Procesos X
Actividades X
Tareas X
21
Estructura organizacional X
Infraestructura física X
Estar
Ambiente organizacional X
Cultura organizacional X
Personas X
Recursos X
Filosofía o
enfoque del Proceso X
modelo
Estrategia X
Tecnología X
Pilares fundamentales X
Alianzas X
Criterios Procesos X
Productos X
Servicios X
Representación gráfica X
Estructura del
modelo Descripción detallada e integración X
de los componentes del modelo
Clientes X
Resultados Personas X
Sociedad X
Gobierno X
Otros X
Tabla 2. Elementos constitutivos de los modelos de gestión identificados en el SF asignado.
Fuente: propia.
22
4.3.3. Identificar y relacionar los procesos implementados en el servicio farmacéutico, según
la complejidad del mismo y acorde con la normatividad vigente.
Según el decreto 2200 del 2005, por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico, los procesos
del servicio farmacéutico se clasifican en generales y especiales:
1. Dentro de los procesos generales se incluyen como mínimo: Selección, adquisición, recepción
y almacenamiento, distribución de medicamentos y dispositivos médicos; participación en
grupos interdisciplinarios; información y educación al paciente y la comunidad sobre uso
adecuado de medicamentos y dispositivos médicos; y, destrucción o desnaturalización de
medicamentos y dispositivos médicos.
Dentro del servicio farmacéutico del hospital materno infantil de Soledad cumple con los
siguientes procesos:
Gestión Logística:
Administrativa:
Planificación, organización, dirección, coordinación y control de los servicios relacionados con
medicamentos y dispositivos médicos, excluyendo la prescripción y administración de los
mismos.
Aprovisionamiento:
Adquisición, recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.
Gestión Clínica:
Promoción:
Fomento de estilos de vida saludables y promoción del uso adecuado de medicamentos y
dispositivos médicos.
Investigación:
Realización o participación en estudios relacionados con medicamentos y dispositivos médicos,
especialmente aquellos relacionados con la farmacia clínica.
Interacción:
Colaboración con otras dependencias de la Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS).
Información:
Obtención y difusión de conocimientos sobre medicamentos y dispositivos médicos, educación
sobre su uso adecuado dirigida a profesionales de la salud, pacientes y la comunidad en
general.
23
Funciones de Tipo Alternado:
Participación en Comités:
Integración en Comités de Farmacia y Terapéutica, Infecciones, Bioética u otros comités
relevantes dentro de la institución.
Vigilancia de Recursos y Verificación de Cumplimiento de Actividades:

Desarrollo y aplicación de mecanismos para garantizar la conservación de los bienes de la
organización y del Estado, así como del Sistema de Gestión de la Calidad de los Procesos,
Procedimientos y Servicios Ofrecidos.
4.3.4. Identificar los elementos de entrada y salida, que se dan como resultados de la
aplicación de los procesos del Servicio Farmacéutico asignado.
El servicio farmacéutico cuenta con unos elementos de entrada que van desde los usuarios, que
incluyen pacientes, familiares y clientes internos, que representan el primer contacto con el
servicio hasta aseguradores y proveedores. Estos actores representan diferentes partes
interesadas que interactúan con el servicio en diversos niveles. Además, la identificación de las
necesidades del usuario es un componente crucial de la entrada, ya que proporciona la base
para la prestación de servicios farmacéuticos centrados en el paciente.
La principal salida del servicio farmacéutico asignado es la satisfacción de los usuarios, ya que
es un indicador crucial del éxito del servicio y su capacidad para cumplir con su propósito
principal: mejorar la salud y el bienestar de la población atendida.
4.3.5. Establecer la existencia del Mapa de Procesos del SF implementado (¿Existe o no el

Mapa de Procesos en el servicio farmacéutico asignado? Recolectar evidencias y documentos).
El hospital materno infantil cuenta con un mapa de procesos (Fig 2.) que sirve como una guía
visual para comprender y gestionar las diversas actividades y flujos de trabajo dentro de la
institución. (Nota: dado al formato de la imagen, este no se lograr apreciar de la manera
correcta)
24
Fig 3. Mapa de proceso de HMI
Tomado de: guía de modelo de gestión HMI
4.3.6. En caso de existir un Mapa de Procesos en el servicio farmacéutico, ¿éste cumple con los
requerimientos documentales para los servicios farmacéuticos?
El mapa del servicio farmacéutico del HMI si cumple con los requerimientos, porque se alinea
con la normativa vigente del servicio farmacéutico, está adaptado con las características de
atención del servicio, además está orientado a la satisfacción del usuario, evidenciando que
cada proceso contribuye a este objetivo y finalmente se destaca su nivel de detalle, ya que está
presentado en diagrama de flujo, describe de manera clara los procesos y sus interrelaciones.
Sin embargo este no incluye responsables, indicadores ni documentos asociados a cada
proceso, y si se considerara potenciaría su descripción.
4.3.7.Evidenciar la existencia de elementos teleológicos: Visión, Misión y Objetivos generales

en el Servicio Farmacéutico asignado.
Misión
Somos un servicio de atención en salud de baja complejidad, comprometido con la excelencia
en la atención integral y la seguridad de nuestros pacientes. Nuestro talentoso equipo humano
25
trabaja con pasión, dedicación y profesionalismo para brindar servicios de alta calidad. Además,
buscamos generar beneficios, tanto sociales como financieros, superando las expectativas de
nuestros usuarios y contribuyendo al bienestar de la comunidad a la que servimos.
Visión
En el año 2028, nos consolidaremos como una entidad líder en el ámbito de la salud, distinguida
por su excelencia en la presentación de servicios de salud de alta calidad y seguridad. Seremos
reconocidos por nuestro innovador modelo de atención, el cual generará un impacto social
significativo en la comunidad que servimos. Además, mantendremos una sólida salud financiera
que respaldará nuestro compromiso con la mejora continua y la satisfacción de las necesidades
de nuestros usuarios.
Objetivo:
Establecer las condiciones esenciales para la prestación del servicio Farmacéutico ambulatorio y
Hospitalario brindando procedimientos para cada uno de los Procesos propios de la Institución
con el propósito de mejorar la calidad de vida de los usuarios.
4.3.8. La descripción del Modelo de Gestión del SF asignado (que incluya los siete (7)
elementos constitutivos indicados en el componente teórico).
Ya fue descrito en el apartado anterior.
4.4. PROPUESTAS DE MEJORA
4.4.1. La representación gráfica del funcionamiento del Modelo de Gestión del SF asignado.
26
Fig 4. Propuesta de modelo de gestión del servicio farmacéutico.
Fuente. Propio
Se optó por mejorar y ampliar el modelo PHVA del servicio farmacéutico del HMI considerando
diversos criterios. La eficiencia operativa se busca fortalecer mediante un análisis exhaustivo
del entorno farmacéutico y la implementación de medidas preventivas para mitigar riesgos
potenciales. Asimismo, se prioriza el cumplimiento de objetivos con la definición de metas
SMART, que garantizan la especificidad, medibilidad, viabilidad y relevancia de los objetivos
27
establecidos, facilitando su seguimiento y logro efectivo. Por otro lado, se enfatiza el desarrollo
profesional del personal farmacéutico mediante programas de educación continua y gestión
del talento, lo que fortalece su capacidad para ofrecer un servicio de calidad y adaptarse a los
cambios en el entorno de la atención médica. Además, la integración de tecnología avanzada
en la gestión farmacéutica busca mejorar la eficiencia en la gestión de datos, la comunicación
interna y la atención al paciente, contribuyendo a una mayor precisión y rapidez en los
procesos. Finalmente, se promueve una cultura de mejora continua con la implementación de
protocolos estandarizados, indicadores de desempeño y programas de retroalimentación del
cliente, lo que permite identificar áreas de mejora y tomar acciones correctivas de manera
proactiva. La reevaluación periódica del modelo PHVA garantiza su adaptabilidad a los cambios
en el entorno y las necesidades del servicio farmacéutico, asegurando su relevancia y eficacia a
lo largo del tiempo.
4.4.2. La representación gráfica, del Mapa de procesos del SF asignado.
28
Fig 5. Propuesta de mapa de procesos
Fuente: Propia
Se planteò el mismo mapa de procesos propuesto por el Hospital Materno Infantil de soledad
(La central) dado que este se complan las funciones del SF en sinergia con las otras partes que
se comparten, además, se realizaron ediciones para especificar el proceso del cual se está
hablando y poder ser más específicos. Este mala contempla los procesos estratégicos del SF, las
entradas (usuarios), administración de usuario donde se evidencia la interacción entre el ente
de salud y quien presta el servicio, los procesos misionales donde todos se centran en la
atención integral al paciente en la estancia hospitalaria, los procesos de apoyo son aquellos que
hacen parte del conjunto del hospital pero no del SF, estos se complementan para brindar la
calidad que se busca uno de estos procesos es la gestión documental, gestión financiera, etc.
Por último, la gestión ambiental que son los procesos que garantizan la calidad de cada
proceso que se lleve a cabo, garantía de la calidad, auditoría y control interno de gestión.
Dando como resultado todo este mapa de procesos usuarios satisfechos.
4.4.3. Elementos teleológicos: Visión, Misión y Objetivos generales del Servicio Farmacéutico
asignado.
Propuestas:
1. Misión:
Somos un servicio de atención en salud de baja complejidad en el municipio de Soledad,

comprometido con la excelencia en la atención integral y la seguridad de nuestros pacientes.
Nuestro equipo humano talentoso y apasionado se esfuerza por brindar servicios de alta
calidad, guiados por valores sólidos, principios éticos y una profunda vocación de servicio. Nos
motiva contribuir positivamente al bienestar de la comunidad y ser un referente en el sector,
respondiendo a las necesidades de nuestros clientes y pacientes con empatía y eficacia.
(Debe indicarse en qué fecha se expide la MISIÓN ejemplo: Abril 2024)
Justificación:
La modificación realizada tiene como razón de ser el adaptarla a la identidad del servicio. Como
ya sabemos, la misión debe responder a las preguntas de ¿Quienes somos? ¿Qué buscamos?
¿Por qué lo hacemos? ¿Para quienes trabajamos? esto con el fin de asegurar que tanto el
personal como los pacientes compartan una comprensión clara de los propósitos, valores,
principios y motivaciones fundamentales, lo que facilitará la alineación de los esfuerzos y la
consecución del objetivo del servicio farmacéutico.
29
2. Visión:
En el 2028, la entidad se consolidará como líder en salud, ofreciendo servicios de alta calidad y
seguridad. Se reconocerá por su modelo innovador de atención, que genera impacto social
mediante la promoción del uso racional de medicamentos. Se garantizará la continuidad del
sistema de gestión de inventarios para prevenir el desabastecimiento y optimizar recursos. Se
fomentará el fortalecimiento del equipo de trabajo, brindándoles las herramientas necesarias
para una atención integral y personalizada. Se mantendrá una sólida salud financiera, basada en
la transparencia y la eficiencia, garantizando la mejor relación costo-beneficio y el compromiso
con la mejora continua y la satisfacción de las necesidades de los usuarios.
(Debe indicarse en qué fecha se expide la VISIÓN ejemplo: 15 de Abril 2024)
Justificación: Identificamos que claramente establecen una proyección a futuro a 2028, señala
sus aspiraciones y compromiso, identificamos algunos de sus valores (compromiso social,
excelencia) y propusimos agregar otros valores (transparencia, eficiencia, talento humano) y
además se agregamos otras aspiraciones, y metas que están alineados con su propósito, y
consideramos que debería indicarse en qué fecha se expide la VISIÓN.
3. Objetivo
Establecer las condiciones esenciales para la prestación óptima del servicio Farmacéutico, tanto
ambulatorio como hospitalario desarrollando y aplicando procedimientos específicos para cada
uno de los Procesos propios de la Institución con el propósito de mejorar la calidad de vida de
nuestros usuarios, así como en brindar una atención farmacéutica integral y personalizada.
Justificación:
El objetivo inicial planteado en el modelo de gestión estaba claro y definido, sin embargo se
sugirió agregar esto porque de esta forma se le da más enfoque a la optimización y calidad del
servicio farmacéutico, así como en el bienestar integral de los usuarios.
4. Elemento teleológico del Hacer:

Prioridades
Se considera que el documento del modelo de gestión del servicio farmacéutico del Hospital
Materno Infantil de soledad (La central) debe incluir y definir las prioridades correspondientes
del servicio de forma explícita, basadas en un análisis situacional de las necesidades de la
comunidad y las áreas de mejora por orden de importancia, estas prioridades deben estar de
acompañadas de un plan de acción donde se definan responsables, acciones, plazos y recursos,
Además es necesario la implementación de un sistema de monitoreo y evaluación de las
acciones y realizar ajustes cuando se considere necesario. Si bien, cabe destacar que los
30
documentos proporcionados plasman sus procesos y actividades e incluso algunas prioridades
de forma implícita (tabla 3.); establecer las prioridades de una manera clara permitiría:
1. Enfocar sus esfuerzos y recursos en aquellos aspectos que tienen un mayor impacto en
la salud de la población.
2. Mejorar la calidad de la atención al paciente y su satisfacción
3. Promover la investigación e innovación en el ámbito del servicio farmacéutico.
Además de lo anterior, es fundamental considerar la especificidad del nivel de importancia:
Servicio farmacéutico del HMI
Prioridad identificada Modelo de gestión Especificidad de la prioridad a considerar

(HMI)
Abastecimiento oportuno Mencionado en la Requiere mayor detalle en tiempos de

de medicamentos y función logística entrega, indicadores de abastecimiento y
dispositivos médicos estrategias para garantizar la
disponibilidad.
Ej: Reducir la tasa de desabastecimiento a

un máximo del 5%
Atención farmacéutica Mencionado en la Requiere mayor detalle en los tipos de

personalizada función clínica servicios de atención farmacéutica,
estrategias de seguimiento y evaluación
de resultados.
Ej: Brindar atención farmacéutica

personalizada al 95% de los pacientes.
Lograr un índice de satisfacción de los
usuarios superior al 90%.
Seguridad del paciente Mencionado en la Requiere mayor detalle en la

función clínica implementación de prácticas seguras, el
sistema de tecnovigilancia y los
indicadores de seguridad.
Gestión de la calidad Mencionado en el Requiere mayor detalle en el sistema de

componente de gestión de calidad, los indicadores de
mejoramiento continuo calidad y el plan de mejora continua.
Ej. Cumplir con los estándares de calidad
establecidos por la normatividad vigente
Promoción de la salud y Mencionado en la Requiere mayor detalle en las estrategias

prevención de función de promoción de promoción de la salud, los programas
31
enfermedades de prevención y los indicadores de
impacto.
Ej: Realizar al menos 10 actividades de

promoción de la salud al año.
Alcanzar una cobertura del 80% de la
población objetivo con las actividades de
promoción de la salud
Tabla 3. Prioridades identificadas y consideraciones
Fuente: Propia.
5. Elemento teleológico del Estar

Estructura organizacional
El organigrama del Hospital Materno Infantil expuesto en su sitio web (Fig 5), no detalla ni ubica
el área de farmacia y el Servicio Farmacéutico, por lo que se propone incluirlo ya que, en
primera instancia es un pilar fundamental de la atención médica, responsable legal de la gestión
(adquisición, almacenamiento y control) de los medicamentos y dispositivos médicos,
encargado de brindar información y educación del paciente sobre el uso adecuado de
medicamentos y dispositivos médicos .
Fig 6. Organigrama del Hospital Materno Infantil de Soledad

Fuente: https://maternoinfantil.gov.co/transparencia/organigrama/
32
Por lo tanto, se propone que el Servicio Farmacéutico se ubique dentro de la Subgerencia
Científica porque podría ofrecer un enfoque más integral y estratégico, permitiendo así:
1. una mejor coordinación entre la gestión clínica y la gestión farmacéutica y facilitando la
integración de la farmacología en la toma de decisiones clínicas
2. Una mayor colaboración y/o convenios con universidades, centros de investigación.
3. La implementación de prácticas como: la elaboración de protocolos de atención
farmacéutica..
4. El apoyo a la capacitación y formación continua del personal del servicio farmacéutico
5. La alineación del servicio farmacéutico con las políticas generales del hospital en
materia de investigación, innovación y desarrollo científico, permitiendo una mejor
coordinación entre el SF y las demás áreas del hospital.
Fig 7. Propuesta de ubicación del SF en el organigrama del HMI

Fuente: propia
Ambiente organizacional
En el modelo de gestión del servicio farmacéutico, el ambiente organizacional se percibe como
un elemento implícito. Sin embargo, este aspecto no se encuentra definido en el modelo actual.
Por lo tanto, se propone la inclusión de un apartado donde se definan factores como el trabajo
33
en equipo, la comunicación efectiva, la orientación al cliente, la carga de trabajo, la presión por
el tiempo y el entorno regulador para establecer un marco de referencia que nos permitirá
comprender mejor el contexto en el que operan, identificar oportunidades y amenazas, y tomar
decisiones más acertadas para lograr los objetivos.
Cultura organizacional
Al igual que el ambiente organizacional, este elemento no se encuentra definido explícitamente
en el modelo de gestión. Tomando en cuenta que la cultura organizacional es un componente
que impacta en el servicio farmacéutico ya que facilitará la alineación de las acciones y
estrategias organizacionales con los valores y principios fundamentales de la organización, se
propone incluir un apartado específico donde se establezca el estilo de dirección, a la imagen
que proyectan y las relaciones sociales (atención al cliente, proveedores, cuidado del
personal/equipo, etc.).
4.5. RECOMENDACIONES
Hacer visible es modelo de gestión, el diagrama de flujo, misión y visión para así poder
identificarlos, familiarizar con ellos y poder seguir la linealidad de cada proceso.
Aclarar, en el en mapa de procesos que la hospitalización no es un incluye la estancia
hospitalaria menor a dos horas, se propone “intervenciones menores”
Hacer visible las funciones de SF para poder acogerse y saber que se ofrece en el servicio de
farmacia.
34
5. CAPÍTULO 2: DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO FARMACÉUTICO
5.1. NORMATIVIDAD O MARCO NORMATIVO
1. Decreto único en salud 780 del 6 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
mayo de 2016. del Sector Salud y Protección Social.
2. Decreto 1760 de 2 de agosto de Por el cual se establecen y definen los niveles de atención, tipo
1990. de servicio y grados de complejidad.
3. Resolución 001445 del 8 de mayo Por la cual se definen las funciones de la Entidad acreditadora y
de 2006. se adoptan otras disposiciones.
4. Resolución 1403 del 14 de mayo de Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio
2007 Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y
Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
5. Resolución 0444 de 12 de febrero Por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de

de 2008. Cumplimiento de Buenas Prácticas de Elaboración de
preparaciones magistrales y se dictan otras disposiciones.
6. Resolución 4410 de noviembre 17 Por la cual se expide el Reglamento Técnico que contiene el
de 2009. Manual de Buenas Prácticas de Manufactura de los Gases
Medicinales.
7. Resolución 2011012580 del 25 abril Por la cual se adopta la Guía de Inspección de Buenas Prácticas
de 2011 (emitida por el Invima) de Manufactura que deben cumplir los gases medicinales en
los procesos de fabricación, llenado, control de calidad,
distribución y comercialización.
8. Resolución 00123 de 2012. Por la cual se modifica el artículo 2º. de la Resolución número
1445 de 2006.
9. Resolución 3100 del 25 de Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de

noviembre de 2019. inscripción de los prestadores de servicios de salud y de
habilitación de los servicios de salud y se adopta el Manual de
Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud.
10. Resolución 5095 del 19 de Por la cual se adopta el Manual de Acreditación en Salud
noviembre de Ambulatorio y Hospitalario de Colombia Versión 3.1
2018
10.1 Manual de Acreditación en Salud Manual de Acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario de

Ambulatorio y Hospitalario de Colombia Versión 3.1
35
Colombia Versión 3.1
5.2 METODOLOGÍA
Figura 8. Metodología establecida en la guía asignada capítulo 2. Fuente: Propia.
5.3. RESULTADOS A PRESENTAR
5.3.1. Descripción general de la Información
La información fue obtenida mediante preguntas al QF encargado y observaciones en el SF por

una matriz de condición de habilitación, evaluando elementos tales como talento humano,
infraestructura, dotación, medicamentos, dispositivos médicos e insumos, procesos
36
prioritarios, historia clínica y registro e interdependencia basadas en la normatividad vigente de
Colombia . Dentro del SF la habilitación de la dispensación es primordial para un hospital de
primer nivel, al igual que la visión de expandirse espacialmente por la proyección de abarcar
más servicios. El cumplimiento de cada uno de los criterios era evidente. En esta guía se evaluó
si el Servicio Farmacéutico cumplía con los requisitos establecidos, también se incluyeron las
observaciones hechas por los estudiantes junto con posibles recomendaciones. Después de
esto, se revisó cada respuesta proporcionada por el Químico Farmacéutico para determinar si
se llevaron a cabo o no las actividades en el Servicio Farmacéutico.
5.3.2. Organización de la Información
El diagnóstico de la Matriz de condiciones de habilitación aplicable a un Servicio Farmacéutico,

resultó útil dado que nos ayudó a organizar mejor la información. Además, empleamos
Matrices de sistematización como PEST y DOFA para condensar la información y manejarla de
manera más efectiva.
5.3.3. Análisis e interpretación de la información
En esta etapa, se utilizan matrices de sistematización de la información para organizar y

estructurar los datos de manera coherente y comprensible. En particular, las matrices PEST
(Político, Económico, Social y Tecnológico) y DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas) que son herramientas clave para identificar factores que pueden influir en el
desempeño del servicio. Además, se examinan los resultados obtenidos de la Guía Unificada
para el Diagnóstico a través de diversas herramientas como gráficas, tablas, cuadros, cálculos y
análisis estadísticos. Estos elementos visuales permiten identificar patrones, tendencias y
relaciones entre variables, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
Nota: para la mejor apreciación de las matrices realizadas favor dirigirse al link:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ShrVWMqig8j9x_QCNVl6y2i7LDPbJHWM/edit?usp=s
haring&ouid=102552738996055787229&rtpof=true&sd=true
37
5.3.3.1. Matrices de sistematización de la Información, Matriz PEST:
38
Castro J, Ortiz D, Redondo H, Rojano M. Universidad del Atlántico - Programa de Farmacia, Administración y Gestión de Servicios
Farmacéuticos, 2024-1. UA- QyF. Hospital Materno Infantil de Soledad, Antiguo Hospital la Misericordia.
39
40
Tabla 5. Matriz PEST.
Fuente: Propia
41
5.3.3.2. Matriz DOFA:
Tabla 6. Matriz DOFA.

Fuente: Propia.
42
5.3.4. Resultados (Gráficas, Tablas, Cuadros, Cálculos, y Análisis de los resultados)
Tabla Resúmen: Condiciones de Capacidad Tecnológica y Científica
No No
Criterio Cumple Informativo Menor Mayor Crítico
cumple aplica
Talento Humano 34 0 5 2 2 11 24
Infraestructura 26 1 10 1 0 16 21
Dotación 33 0 3 10 0 13 16
Medicamentos,
dispositivos 32 0 6 6 0 5 27
médicos e insumos
Procesos
13 0 2 2 0 7 6
prioritarios
Historia clínica y
6 0 1 1 0 3 3
registros
Interdependencia 12 0 1 0 0 11 2
Total 156 1 28 22 2 66 99
Tabla 7. Resumen de las condiciones de Capacidad Tecnológica y Científica.

Fuente: Propia
La tabla 4, resume y acumula las condiciones de Capacidad Tecnológica y Científica tal como se
presentan en La Guía Unificada para Diagnóstico preparada en el Servicio Farmacéutico del
Hospital materno infantil.
43
Gráfico 1.. Cumplimiento de los estándares de Habilitación HMI, Capacidad Tecnológica y científica.
Fuente: Propia
Estándar 1: Talento Humano

En estos primeros tres estándares que se lograron evaluar y analizar en el Servicio
Farmacéutico del Hospital Materno infantil, como primer estándar Talento Humano, se
evidenció el cumplimiento de las actividades que corresponden a este estándar; sin embargo,
cabe resaltar que el personal del servicio es apto para las actividades que se realizan, pero es
importante mencionar que se tendrá en vigilancia el número de personas disponibles para la
ejecución de las actividades.
Estándar 2: Infraestructura
En el estándar de Infraestructura, se observó el único no cumplimiento de aspectos que es “¿Se
cuenta con un sistema de vigilancia y monitoreo (cámaras de seguridad, alarmas) para las áreas
críticas del servicio farmacéutico?”, criterio que en el cual, el QF encargado menciona que ya se
hizo la solicitud para implementación..
Estándar 3: Dotación
En este estándar se evidenció el cumplimiento de las actividades que corresponden,
mencionando que el servicio farmacéutico no cuenta con central de mezclas, no aplicarían
algunos criterios detallados en la Guía Unificada para el Diagnóstico.
Estándar 4: Medicamentos y dispositivos médicos e insumos

En la gráfica (gráfica 1) se puede observar que para este estándar 4, el servicio farmacéutico
HMI, cumple con 32 de los 38 criterios evaluados durante la práctica de diagnóstico por parte
de los estudiantes, se resalta la excelencia del servicio en este estándar en específico. Ya que
44
esto contribuye de manera significativa a la seguridad y calidad de tratamiento que los
pacientes reciben.
Estándar 5: Procesos prioritarios asistenciales.

En el servicio farmacéutico, durante la evaluación del estándar 5, solo hubo cumplimiento de 13
de los 15 criterios evaluados, 2 de estos catalogados como no aplicables al servicio. Los pocos
criterios no aplicables resaltan el grado de complejidad que tiene el servicio farmacéutico.
Estándar 6: Historia clínica y registros.

En este estándar solo aplicaban 6 criterios de los 7 evaluados en el servicio farmacéutico, un
solo de esto no aplicaba al servicio, lo cual, nos revela una buena gestión en los registros y
documentación de los pacientes por parte de la institución, además que es crucial para la
seguridad del paciente.
Estándar 7: Interdependencia.
En este estándar, se observa que se aplica 12 criterios de los 13 evaluados en el servicio
farmacéutico, un solo de esto no aplicaba al servicio, debido a que es un servicio de baja
complejidad, ese único punto no aplica en el
45
5.3.5. Discusión de los resultados: para realizar la Discusión de los resultados deberán tomarse
como mínimo dos artículos (2) científicos como referentes para llevarla a cabo (el artículo
referenciado en la Parte I y otro que deberá ser investigado por los equipos).
El Servicio Farmacéutico tiene la responsabilidad de llevar a cabo actividades, procedimientos e

intervenciones de índole técnica, científica y administrativa relacionadas con los medicamentos
y dispositivos médicos. En la literatura se efectúa un análisis para evaluar el grado de
cumplimiento en cuanto a la implementación de procedimiento generales (selección,
adquisición, recepción, almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos y
dispositivos médicos). Esto se lleva a cabo evaluando diversos criterios como el recurso
humano, la infraestructura física, el equipamiento y la documentación, entre otros aspectos.
Para la discusión de los resultados, vale resaltar que se tomó el artículo titulado “DIAGNÓSTICO
SOBRE EL NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE ELABORACIÓN POR PARTE DE
LOS PROCESOS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO DE LA CLÍNICA MONTERÍA 2022-2” de Barrera, A; et
al.
Al comparar los datos obtenidos del certificado de habilitación del servicio farmacéutico del
Hospital Materno Infantil con los resultados del diagnóstico sobre el nivel de cumplimiento de
las buenas prácticas de elaboración en la Clínica Montería, se observa una diferencia notable en
el cumplimiento de los estándares. En el Hospital Materno Infantil, el cumplimiento general es
bastante alto, con un promedio del 85.4%, mientras que en la Clínica Montería el promedio es
significativamente más bajo, con solo un 54.6% de cumplimiento. Específicamente, en aspectos
como talento humano, infraestructura, dotación, procesos prioritarios e interdependencia, el
Hospital Materno Infantil supera ampliamente los estándares de la Clínica Montería. Sin
embargo, ambos establecimientos muestran áreas de mejora, especialmente en el recurso
humano y la infraestructura. Mientras que en el Hospital Materno Infantil la infraestructura
representa solo un 2.7% de incumplimiento, en la Clínica Montería este porcentaje es
considerablemente más alto, con un 47% de incumplimiento. Esta comparación destaca la
importancia de mantener y mejorar constantemente los estándares de calidad en los servicios
farmacéuticos para garantizar la seguridad y satisfacción de los pacientes.
Tabla 8. Estándares evaluados y sus porcentajes de cumplimiento en la clínica de Montería
46
Estándar Cumple
Talento humano 87.2%
Infraestructura 70.3%
Dotación 91.6%
Medicamentos, dispositivos
médicos e insumos 84.2%
Procesos prioritarios 86.6%
Historia clínica y registros 85.7%
Interdependencia 92.3%
Cumplimiento observado 85.4%
Tabla 9. Estándares evaluados y sus porcentajes de cumplimiento del HMI.
● Al comparar los estándares de cumplimiento del Servicio Farmacéutico del Hospital

Materno Infantil con los resultados obtenidos en el diagnóstico de las Buenas Prácticas
de Elaboración de la Clínica Montería, se pueden destacar varias diferencias
significativas. En primer lugar, se observa que el Hospital Materno Infantil presenta un
cumplimiento general del 85.4%, mientras que la Clínica Montería tiene un cumplimiento
promedio del 54%. Esta disparidad indica que el Hospital Materno Infantil tiene un
desempeño general más sólido en comparación con la Clínica Montería en términos de
estándares de calidad en el servicio farmacéutico.
●
● Al analizar los estándares individuales, se observa que el Hospital Materno Infantil
supera a la Clínica Montería en talento humano, infraestructura, dotación y
medicamentos, dispositivos médicos e insumos. Por ejemplo, el Materno Infantil
alcanza un 87.2% de cumplimiento en talento humano, mientras que la Clínica Montería
solo alcanza el 57%. En infraestructura, el Materno Infantil alcanza un 70.3% de
cumplimiento, mientras que la Clínica Montería solo alcanza el 53%. Estas diferencias
sugieren que el Hospital Materno Infantil está mejor equipado y tiene más recursos
disponibles para brindar servicios farmacéuticos de alta calidad en comparación con la
Clínica Montería.
● Al comparar los estándares del recurso humano entre el Hospital Materno Infantil y la
Clínica Montería, se observa que el Materno Infantil tiene un porcentaje de
cumplimiento del 87.2%, mientras que la Clínica Montería alcanza solo el 57%. Esto indica
que el Materno Infantil cuenta con un personal más capacitado y en cantidad suficiente
para satisfacer las necesidades del servicio farmacéutico, lo que probablemente
contribuye a una atención más eficiente y de mayor calidad.
● En cuanto a la infraestructura, el Hospital Materno Infantil alcanza un cumplimiento del

70.3%, mientras que la Clínica Montería solo llega al 53%. Esta diferencia sugiere que el
Materno Infantil tiene instalaciones físicas más adecuadas y mejor equipadas para llevar
47
a cabo sus operaciones farmacéuticas, lo que podría resultar en una atención más
segura y eficaz para los pacientes.
● En el estándar de dotación, el Hospital Materno Infantil obtiene un porcentaje del 91.6%,

mientras que la Clínica Montería logra un 58%. Esto indica que el Materno Infantil
cuenta con los recursos y equipos necesarios en mayor medida que la Clínica Montería
para llevar a cabo sus actividades farmacéuticas, lo que podría contribuir a una mejor
prestación del servicio y a una atención más completa para los pacientes.
● En cuanto a la documentación, el Hospital Materno tiene un cumplimiento de 85.7%,

mientras que la Clínica Montería obtiene un 50%. Esto sugiere que la Clínica Montería
tiene ciertas deficiencias en la gestión documental y en el registro de historias clínicas,
lo que podría afectar la calidad y la eficiencia de sus servicios farmacéuticos en
comparación con el Materno Infantil.
Análisis:
Sin embargo, ambas instituciones muestran áreas de mejora, especialmente en la
documentación, donde la Clínica Montería obtiene un 50% de cumplimiento, mientras que el
Hospital Materno Infantil tiene 2.7% de incumplimiento en infraestructura. Esto sugiere que
ambas instituciones podrían beneficiarse para garantizar un cumplimiento total de los
estándares de calidad en el servicio farmacéutico.
Finalmente, en el estándar de medicamentos y dispositivos médicos, el Hospital Materno
Infantil alcanza un cumplimiento del 84.2%, mientras que la Clínica Montería no se menciona
específicamente en los datos proporcionados. Esto indica que el Materno Infantil tiene un buen
nivel de cumplimiento en términos de disponibilidad y manejo adecuado de medicamentos y
dispositivos médicos, lo que es fundamental para garantizar la seguridad y eficacia de los
tratamientos.
5.3.6. Establecer el nivel de cumplimiento de los aspectos referenciados en los Documentos de

Diagnóstico en cada uno de los Servicios Farmacéuticos asignados.
En este caso para realizar el nivel de cumpliento, lo que se hizo fue sacar el porcentaje de
cumplimiento de cada uno de los componentes del formato realizado anteriormente de
habilitación en el servicio farmacéutico del HMI de baja complejidad con la siguientes fórmulas:
● en el caso de los criterios que cumplen:

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑖𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑞𝑢𝑒 "𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑒𝑛" × 100%
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑖𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒
● en el caso de los criterios que no cumplen:

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑖𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑞𝑢𝑒 " 𝑁𝑜 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑒𝑛" × 100%
● en el caso de los criterios que no aplican:

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑖𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑞𝑢𝑒 "𝑁𝑜 𝑎𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑛" × 100%
48
Nivel de cumplimiento de formato de condiciones de habilitación.
No
Estándar Cumple cumple No aplica Total
Talento humano 87.2% 0% 12.8% 100%
Infraestructura 70.3% 2.7% 27.0% 100%
Dotación 91.6% 0% 8.3% 100%
Medicamentos, dispositivos
médicos e insumos 84.2% 0% 15.8% 100%
Procesos prioritarios 86.6% 0% 13.3% 100%
Historia clínica y registros 85.7% 0% 14.3% 100%
Interdependencia 92.3% 0% 7.7% 100%
Cumplimiento observado 85.4% 0.4% 14.2% 100%
Tabla 10 . Nivel de cumplimiento de formato de condiciones de habilitación.
Gracias a los cálculos realizados con las fórmulas ya mencionadas anteriormente se pudo
evidenciar que los estándares como talento humano, infraestructura, dotación, medicamentos
dispositivos médicos e insumos, proceso prioritario, historia clínica y registros e
interdependencia en su mayoría cumplieron con los diferentes requisitos del formato de
habilitación contando con un porcentaje de 87.2%,70.3%, 91.6%, 84.2%, 86.6%, 85.7%, 92.3%,
respectivamente, teniendo en cuenta que el porcentaje restante pertenecen a ítems que no
aplicaban y no cumplia el servicio farmacéutico del HMI
Gráfico 2. Nivel de cumplimiento de formato de condiciones de habilitación.
49
Al momento de hacer un porcentaje promedio del cumplimiento del formato de condiciones de
habilitación del HMI se encontró un cumplimiento del 85.4%%, un NO cumplimiento del 0.4%% y
no aplica del 14.2%
5.4. RECOMENDACIONES
● Implementar planes de gestión financiera para garantizar la adquisición de nuevos

equipos, ampliar el recurso humano y la organización de los recursos.
● Implementar una semaforización de en forma de póster para que sea más
comprensible los colores y el uso de este tipo de medicamentos en los estantes,
justificando la ubicación a través de este.
50
6. CAPÍTULO 3: PROCESOS Y DOCUMENTACIÓN
Decreto único en salud 780 del 6 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
Resolución 1403 del 14 de mayo de Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio
Resolución 0444 de 12 de febrero de Por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de

2008. Cumplimiento de Buenas Prácticas de Elaboración de
Resolución 4410 de noviembre 17 de Por la cual se expide el Reglamento Técnico que contiene el
2009. Manual de Buenas Prácticas de Manufactura de los Gases
Medicinales.
Resolución 2011012580 del 25 abril de Por la cual se adopta la Guía de Inspección de Buenas Prácticas
2011 (emitida por el Invima) de Manufactura que deben cumplir los gases medicinales en
Resolución 1160 del 6 de abril de 2016 Por la cual se establecen los Manuales de Buenas
Prácticas de Manufactura y las Guías de
Inspección de Laboratorios o Establecimientos
de Producción de medicamentos, para la
obtención del Certificado de Cumplimiento de
las Buenas Prácticas de Manufactura. (Anexos 1,
2, 3 y 4)
Resolución 3100 del 25 de noviembre Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de
de 2019. inscripción de los prestadores de servicios de salud y de
Tabla 11. Normatividad o marco normativo capítulo 3.

Fuente: Guía académica
51
6.2. METODOLOGÍA
Figura 9 . Metodología empleada en la práctica.
6.3. RESULTADOS A PRESENTAR
6.3.1. La estructura del Manual de Procesos y Procedimientos (Sistema Documental) del

servicio farmacéutico asignado.
La estructura del manual de Procesos y Procedimientos del Hospital Materno infantil de

soledad (La central) (HMI) cumple en su mayoría con lo establecido para cada documento
52
según la Secretaría Departamental de Salud de Atlántico. Se logra identificar el nombre y/o
formato, en este caso es el MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO
FARMACÉUTICO e igualmente se identifica claramente su objetivo, alcance, base legal,
descripción de actividades e indicadores, pero en cuanto al glosario y flujograma, estos se
encuentran determinados en los formatos específicos para cada proceso, entendiéndose que
esto puede ser establecido por la organización y sus directivas. Sin embargo, no se
evidenciaron las medidas y políticas, y los riesgos de los procesos que tienen lugar en el servicio
farmacéutico asignado.
Nota:
En el documento en cuestión se establece que para la estandarización de criterios de selección
de medicamentos y dispositivos médicos SF-PRO-001 hacen mención de que: "Las políticas de
la institución deben recoger aspectos Epidemiológicos (responder a las necesidades de la salud
de la población que se atiende), Farmacológicos (eficacia, seguridad y trayectoria) y
Económicos (costo que el sistema asimile), cruzar la información de estas variables y las alertas
emanadas por el Invima" no obstante tales políticas no están registradas en el manual.
53
Fig 10 Caracterización del proceso del SF del HMI (La central)
54
6.3.2. El Procedimiento de recepción, tal como lo tiene actualmente la institución (en caso
que la institución no cuente con el procedimiento del proceso asignado, el equipo deberá
indicarlo).
55
56
Fig 11. Descripción del proceso de recepción del SF del ESE HMI (la central)
57
6.3.3. Formato de registro del procedimiento, tal como lo tiene actualmente la institución (en
caso que la institución cuente con el formato
El formato de registro del procedimiento de recepción se encuentra en este enlace

Copia de 6. FORMATO RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS.xls
Fig 12. Formato de recepción del SF del ESE HMI (la central)
58
6.3.4. La ficha diligenciada de Caracterización del proceso asignado.
Versión:02
MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO Código SF-M-54

FARMACÉUTICO.
Vigencia desde: 05-01-2024
RECEPCIÒN Y TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÈDICOS SF-PRO- 003
OBJETIVO: Realizar la comparación entre lo pactado con el proveedor, la orden de compra y/o factura (recepción administrativa),
con los insumos recibidos; y lo establecido por la legislación vigente, requisitos internos y requisitos técnicos con la
documentación y el producto (recepción técnica). La recepción incluye además la verificación de las condiciones en las cuales se
transportó el medicamento y/o insumo
N° ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE DOCUMENTOS/REGISTRO
1 Recepción del Recibir los medicamentos, colocar las cajas que los Auxiliar de Solicitud de Pedidos,
medicamento contienen en estibas plásticas de recepción y/o Servicio Facturas
mesón. Comparar solicitud de pedido con factura Farmacéutico
y/o traslado del proveedor verificando que las
cantidades recibidas coincidan con las solicitadas
2 Verificación del pedido Verificar el pedido al 100% teniendo en cuenta: Auxiliar de Formatos de Recepción
1. Verificar el estado general del embalaje de Servicio Técnica de Medicamentos
los productos, así como el aspecto general Farmacéutico y Dispositivos Médicos.
de los empaques y envases. En cuanto a la
verificación física de los medicamentos
tener en cuenta: a- Inyectables: que no
tengan partículas, motas, vidrio o cualquier
objeto b- Tabletas o sólidos: que no
presenten humedad, cambios de color u
59
olor.Cremas y ungüentos: que los tubos no
presenten perforaciones, etc.
2. Verificar las especificaciones técnicas:
Principio Activo, Concentración, Forma
Farmacéutica, Nombre Genérico,
Presentación, Registro Sanitario, Fecha de
Vencimiento, Número de Lote, Fecha de
Fabricación, Fabricante y Condiciones de
Almacenamiento de Acuerdo al Pedido
Realizado; Relacionar Dicha Información
en el Formato de Recepción Técnica.
3. Identificar y relacionar unidades
defectuosas (rotas, deformadas, húmedas,
o destapadas) en el formato de
devolución.
4. Verificar mantenimiento de cadena de frío
cuando aplique.
5. Verificar los medicamentos de control
especial y ubicarlos en la vitrina bajo
seguridad: El responsable ante la
Secretaría de salud y el F.N.E debe ser un
Químico Farmacéutico matriculado.
6. Cuando se recepcionan medicamentos
refrigerados verificar la existencia de
cadena de frío en condiciones óptimas
relacionar la cantidad recibida.
7. Cualquier inconsistencia en el pedido se
debe relacionar en el formato y enviar
dicho reporte al proveedor, para el
respectivo seguimiento
3 Verificar condiciones de Se verifican que los productos no tengan Auxiliar de Actas de Recepción
60
los productos condiciones restrictivas para su dispensación, por Servicio Técnica.
ejemplo: muestra médica o marcada para otra Farmacéutico
institución.
4 Determinar no Determinar los elementos NO conformes que Auxiliar de Formato de Devolución de

conformes serán colocados en el área de cuarentena para su Servicio medicamentos,
respectiva devolución al proveedor Farmacéutico dispositivos médicos e
insumos al Proveedor.
5 Verificar fecha de Verificar la vigencia de la fecha de vencimiento: Químico Formato de devolución

vencimiento Los medicamentos deberán devolverse al Farmacéutico por próxima fecha de
proveedor 3 meses antes de su fecha de vencimiento.
vencimiento si la rotación del medicamento o
dispositivo médico es la mejor; relacionar dicha
información en el formato: devolución de
medicamentos.
OBSERVACIONES
Tabla 12. Ficha diligenciada del proceso de recepción del SF del ESE HMI (la central)
61
6.3.5. El Procedimiento de recepción, que incluya la propuesta de mejoras o cambios
sugeridos, elaborado por el equipo como producto de la práctica, que cumpla con las normas
de documentación
La ficha de Caracterización del Proceso de Recepción y Transporte de Medicamentos y

Dispositivos Médicos es un instrumento fundamental para asegurar la correcta gestión de estos
insumos tanto en el servicio como en el hospital en general. Sin embargo, se ha identificado
que este no cuenta con la simbología ASME además de no incluir a qué fase del ciclo PHVA
corresponde cada actividad desarrollada. Esta información es crucial ya que nos puede facilitar
la comprensión de las actividades y nos permite evaluar y mejorar continuamente los procesos
llevados a cabo. Otro aspecto importante a destacar es que no se incluyen los tiempos que
conlleva la realización de cada actividad, lo cual a nuestro parecer es importante ya que
conocer los tiempos estimados es esencial para planificar adecuadamente las operaciones y
asignar recursos de una manera más eficiente.
62
HOSPITAL MATERNO INFANTIL DE SOLEDAD (HMI) Código: PRO-FARM-01
Versión: 2.0
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DEL SERVICIO página: 1 de 1
FARMACÉUTICO
Fecha de Elaboración: 2024-04-24
Nombre del proceso Recepción
Responsable Químico Farmacéutico
Objetivo del proceso Asegurar que la recepción técnica y administrativa de los medicamentos y dispositivos médicos se lleve a
cabo de manera oportuna, adecuada y segura, mediante la verificación de las especificaciones de la compra,
tal que se garanticen la calidad y la disponibilidad para los pacientes.
Alcance Abarca desde la llegada de los medicamentos y dispositivos médicos al área de recepción del Servicio
Farmacéutico hasta su ingreso al almacén como área designada.
Ac Símbolo ASME PHVA Descripción de Entradas Documentos Responsabl Salidas Tiempo

t Actividades de Soporte e a Cargo Aproximado
1 P Planificación Solicitudes Listado de Coordinado Plan de 1 hora

de la recepción de medicament r de recepción del
del servicio medicament os farmacia servicio
farmacéutico os y necesarios farmacéutico
dispositivos
médicos.
63
2 P Determinación Regente de Orden de 30-40 minutos
de farmacia compra
necesidades
en el stock
3 HV Recepción y Orden de Manual de Auxiliar de Solicitud de 10-20 minutos

verificación de compra, recepción farmacia pedido de
la Lista de para los Mx y Medicamento
documentació empaque y DM sy
n certificado Dispositivos
de análisis Listado de Médicos,
del verificación Facturas
fabricante. de Registro de
documentos recepción de
productos.
4 V Verificación del Orden de Manual de Químico Formatos de 5-10 minutos

pedido compra. verificación farmacéutic Recepción
Lista de de pedidos y o y/o Técnica de
empaque Listado regente de Medicamento
básico de farmacia sy
medicament Dispositivos
os (LBM) Médicos.
Informe de
verificación
del pedido
64
5 V Verificar Lista de Manual de Auxiliar de Actas de 10-20 minutos
condiciones de empaque inspección farmacia Recepción
los productos de productos Técnica
(no tengan farmacéutico
condiciones s. Lista de Registro de
restrictivas criterios de inspección de
para su inspección. Mx y DM
dispensación)
6 H Muestreo y Productos Proceso de Químico Informe de 45 minutos-1 hora

análisis de los seleccionado muestreo y farmacéutic análisis de
productos s y solicitud análisis o productos
de análisis farmacéuticos
. Registro de
muestreo.
7 HV Determinación Registro de Procedimient Químico Formato de 30 minutos

y gestión de inspección o de gestión farmacéutic Devolución de
no de de o y/o medicamento
conformes productos conformes y regente de s
(Mx y DM) no farmacia y dispositivos
conformes médicos.
Informe de
gestión de no
conformidade
s
Etiquetado de
no conforme
65
8 V Verificar fecha Mx y DM Lista de Auxiliar de Formato de 25 minutos
de recibidos productos farmacia Devolución de
vencimiento con fecha de medicamento
vencimiento s
y dispositivos
médicos.
Registro de
verificación de
fecha de
vencimiento
9 H Registro de los Medicament Hoja de Auxiliar de Inventario 1 hora

medicamentos os inventario farmacia actualizado en
y dispositivos verificados el sistema
médicos en el
sistema y
actualización
de inventario
10 H Registro de Todos los Procedimient Químico Registro 5-10 minutos

documentació documentos o de registro farmacéutic electrónico
n en el anteriormen de o del proceso
software del te documentaci
hospital y/o establecidos ón
sistema
documental
66
11 H Almacenamien Productos Inventario Auxiliar de Productos 1 hora
to de los registrados Actualizado, farmacia almacenados
medicamentos en el sistema Normativas correctament
y dispositivos de e
médicos almacenamie
nto
Observaciones
Firma del Jefe del servicio farmacéutico
Tabla 13. Propuesta de caracterización del proceso de recepción HMI
67
6.3.6. El formato de registro del proceso, propuesto por el equipo en caso que aún la
institución no lo tenga; y si lo tiene, el equipo deberá proponer mejoras al actual.
El formato de registro de recepción mejorado se encuentra en el siguiente enlace:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1kmgyxhHiYlKwlmtwrpvKLUkSob9-bMdq/edit?usp=dri
vesdk&ouid=105583297509942143786&rtpof=true&sd=true
Fig 13. Formato de registro del proceso de recepción del SF del ESE HMI (la central)
6.4.RECOMENDACIONES
Fortalecer la caracterización del proceso de recepción en el Servicio Farmacéutico

Incluir las políticas del servicio dentro del Manual de Proceso y Procedimientos del Servicio
Farmacéutico.
68
7. CAPÍTULO 4: ELABORACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO PARA EL SERVICIO
FARMACÉUTICO
1. Decreto único en salud 780 del 6 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
2. Decreto 1760 de 2 de agosto de Por el cual se establecen y definen los niveles de atención, tipo
1990. de servicio y grados de complejidad.
3. Resolución 001445 del 8 de mayo Por la cual se definen las funciones de la Entidad acreditadora y
de 2006. se adoptan otras disposiciones.
4. Resolución 1403 del 14 de mayo de Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio
5. Resolución 0444 de 12 de febrero Por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de

de 2008. Cumplimiento de Buenas Prácticas de Elaboración de
6. Resolución 4410 de noviembre 17 Por la cual se expide el Reglamento Técnico que contiene el
de 2009. Manual de Buenas Prácticas de Manufactura de los Gases
Medicinales.
7. Resolución 2011012580 del 25 abril Por la cual se adopta la Guía de Inspección de Buenas Prácticas
de 2011 (emitida por el Invima) de Manufactura que deben cumplir los gases medicinales en
1445 de 2006.

2018
69
10.1 Manual de Acreditación en Salud Manual de Acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario de
Ambulatorio y Hospitalario de Colombia Versión 3.1
Colombia Versión 3.1
Tabla 14. Normatividad o marco normativo. Fuente: Guía académica
7.2. METODOLOGÍA
Fig 14. Metodología empleada en la práctica académica
7.3. RESULTADOS A PRESENTAR DE LA PRÁCTICA
70
7.3.1. La estructura de un Manual de Procedimientos Documentados, específicamente el
procedimiento o norma donde se establezca la Planificación del Servicio Farmacéutico
(planificación operativa, táctica y estratégica) o su equivalente, acordes a la normatividad
vigente).
71
Fig 15. Caracterización del proceso del SF del HMI (La central)
Fig 16. Proceso de Selección de Medicamentos y Dispositivos Médicos.
72
Fig 17. Proceso de Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos.
73
Fig. 18 Proceso de recepción y transporte de medicamentos y dispositivos médicos
74
Fig 19. Proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
75
Fig. 20. Proceso de distribución de medicamentos y dispositivos médicos
76
Fig 21. Proceso de Dispensación de Medicamentos y Dispositivos Médicos
77
Fig 22. Proceso de Destrucción y Desnaturalización de Medicamentos y Dispositivos Médicos.
7.3.2. En el caso que la institución ya tenga el PAMEC documentado, los estudiantes deberán
adjuntarlo.
Durante la revisión a la institución Hospital Materno Infantil de La Central, se evidenció y se

observó el PAMEC de la institución, que respalda la implementación de la planificación del
servicio farmacéutico.
78
Fig 23. PAMEC 2023 HMI
79
7.3.3. El PAMEC elaborado por el equipo de trabajo (en documento de Excel), a partir de los estándares asignados al equipo de
prácticas en el Servicio Farmacéutico de la Institución en convenio, siguiendo la normatividad aplicable.
80
81
82
Tabla 15. Lista de chequeo para la evaluación del programa de auditoría para el mejoramiento continuo de la calidad en la atención en
salud. https://docs.google.com/spreadsheets/d/1eXLZVNH9Xe2dpiSv4gjRASdD_JiTn3ORJaFIxeMjNMY/edit?usp=sharing
83
Tabla 16. PAMEC elaborado a partir de los estándares asignados al equipo de prácticas en el Servicio Farmacéutico.
84
7.3.4. Establecer el nivel de implementación y/o cumplimiento actualizado del (los) Estándares
para la Acreditación en Salud, asignados al equipo en el sitio de práctica.
Copia de Estandares de acreditación - 2 de mayo, 17:09
NÚME CÓDIGO CUMPLIMIENTO

GRUPO TIPO DE
RO DE DEL DESCRIPCIÓN DEL DEL SF
CATEGORÍA ESTÁNDA ESTÁNDA CRITERIOS DEL ESTÁNDAR
ESTÁN ESTÁND ESTÁNDAR NO
R R CUMPLE
DAR AR CUMPLE
La organización El código de ética contempla el
E cuenta con un respeto por los derechos y los X
código de ética y deberes de los usuarios.
un código de buen El código de buen gobierno
gobierno incluye mecanismos para
E X
articulados con el presentar posibles conflictos
E3 (AsDP3)
direccionamiento de intereses.
estratégico. Se Los comités de ética evalúan
evalúa su situaciones especiales de la
P cumplimiento y se atención ética de los pacientes X
actualiza cuando (trasplantes, muerte cerebral,
DERECH es necesario. estado terminal, entre otros).
ESTANDA
OS DE La organización
RES
LOS asegura que para Si la organización presta
ASISTENC
PACIENT todos los usuarios servicios mediante la venta de
IALES
ES que atiende, servicios parciales como
independienteme hotelería, salas de cirugía u
nte de la otros, cuenta con mecanismos
modalidad de para asegurar que la atención
E E4 (AsDP4) venta o extrainstitucional ambulatoria X
contratación de o intrainstitucional prestada
los servicios, se por terceros se presta
cumplen de igual cumpliendo con los estándares
manera los de acreditación en relación con
estándares de el servicio o servicios
acreditación que prestados.
apliquen a los
85
servicios Si la organización tiene
prestados. responsabilidades en la
atención de grupos
poblacionales o contrata
servicios con terceros, cuenta
E X
con mecanismos para asegurar
que el ciclo de atención del
usuario del cual es responsable
se realiza cumpliendo con los
estándares de acreditación.
La organización
garantiza el
despliegue y la
ESTANDA comprensión del
¿La organización evalúa las
RES DE DIRECCIO direccionamiento
desviaciones encontradas y se
P DIRECCIO NAMIENT E78 (DIR 3) y el plan X
implementan las acciones de
NAMIENT O estratégico a
mejora?
O todos los niveles
de la organización
y partes
interesadas.
La alta dirección
promueve,
despliega y evalúa
que, durante el
proceso de
atención, los
Estándare
colaboradores de
P s de Gerencia E90 (GER. 2) . X
la organización
Apoyo
desarrollan en el
usuario y familia
competencias
sobre el
autocuidado de su
salud mediante el
86
entrenamiento en
actividades de
promoción de la
salud y prevención
de la enfermedad.
Existen políticas
organizacionales
para definir tipo,
suficiencia,
E E91 (GER. 3) cobertura, . X
complejidad y
Amplitud de los
servicios que se
han de proveer.
E Legislación X
Cambios en el
E X
direccionamiento estratégico
Mejoramiento de Seguridad del

paciente, humanización,
P Existe un proceso gestión del riesgo y gestión de X
para la planeación la tecnología. Cambios en la
Gerencia
del talento estructura organizacional.
del
E105 (TH2) humano. El
Talento
proceso descrito
Humano
E considera Cambios en la planta física X
aspectos como:
Cambios en la complejidad de
P X
los servicios
E Disponibilidad de recursos X
87
E Tecnología disponible X
Evaluación de necesidades de
E X
contratación con terceros
P Relación docencia-servicio X
Relación de la oferta y
E demanda de servicios con la X
docencia-servicio
La planeación del talento

humano en la organización
está basada en las necesidades
de los clientes, sus derechos y
E X
deberes, el Código de Ética y el
código del buen gobierno y el
diseño del proceso de
atención.
Priorización de los
colaboradores relacionados
con el proceso de atención y
P aquellos que participen en las X
actividades de prácticas
Existe un formativas, docencia e
mecanismo investigación
diseñado,
implementado y Se corroboran fuentes de
P monitoreado información sobre X
sistemáticamente antecedentes y credenciales
para verificar
E109 (TH6)
R antecedentes, Confidencialidad y seguridad X
credenciales y se
determinan las
Control en el acceso a los
R prerrogativas de X
registros
los colaboradores
de la organización,
el cual incluye:
88
Consentimiento de los
colaboradores para acceder a
sus registros. Este
consentimiento no aplica para
R X
la ejecución de actividades
cotidianas de la gerencia del
talento humano propias de la
organización
Procesos consistentes con los
E valores, la misión y la visión de X
la organización.
E Enfoque de riesgo. X
La organización Mejoramiento de la seguridad
R garantiza X
industrial.
procesos Preparación, evaluación y
consistentes con mejoramiento de la capacidad
R el de respuesta ante emergencias X
direccionamiento y desastres internos y
estratégico, para externos.
identificar y La existencia de un plan de
responder a las readecuación del ambiente
p ESTÁNDA necesidades físico según necesidades y X
RES DE E121 (GAF1) relacionadas con considerando el balance entre
GERENCI
APOYO el ambiente físico, oferta y demanda.
A DE
generadas por los La organización tiene diseñado,
AMBIENT
procesos de difundido e implementado un
E FÍSICO
R atención y por los plan que garantiza la X
clientes externos protección a los usuarios y a los
e internos de la colaboradores.
institución, y para
Programas de prevención
evaluar la
dirigidos a los usuarios y los
efectividad de la
R funcionarios para riesgos X
respuesta.
biológicos, químicos, de
radiación, mecánicos, etc.
Condiciones para la
E humanización del ambiente X
físico.
89
Desarrollo y revisión
permanente del plan
P organizacional para X
preparación en casos de
emergencias y desastres.
El plan contempla todas las
unidades funcionales y se
R X
articula con todas las sedes de
la organización, si aplica.
Se realizan ejercicios periódicos
de aplicación del plan de
emergencias y desastres, a
partir de los cuales se
P X
implementan acciones de
mejora y se asegura que las
La organización
recomendaciones se
cuenta con
implementan.
procesos de
La coordinación institucional
preparación,
del plan de emergencias y
ESTÁNDA evaluación y
desastres
R RES DE E125 (GAF5) mejoramiento de X
contempla los recursos y las
APOYO la capacidad de
actividades para la respuesta
respuesta ante
oportuna.
emergencias y
La existencia de planes de
desastres internos
contingencia en caso de fallo
P y externo. X
de los sistemas de
comunicación.
Se recolecta y difunde la
P información necesaria para la x
ejecución del plan.
Relaciones con las agencias de
E x
La institución garantiza la
información y educación a los
P usuarios y sus familiares para X
su preparación en casos de
90
Existe un proceso para la
recepción de grupos de
P X
personas involucradas en una
emergencia o desastre.
Disposición de áreas para la
E X
recepción de los afectados.
Registro de los nombres y
números de identificación de
E X
los clientes al momento del
ingreso.
Aplicación de un sistema de
E X
triage.
Señalización del área
E acomodada para atender al x
grupo de usuarios.
Activación de protocolos de
salida de los pacientes
P hospitalizados que puedan ser x
egresados para acomodar a los
nuevos ingresos.
Un sistema de comunicación
formal entre la organización
P X
que atiende la emergencia, los
pacientes y sus familias.
Existe un proceso para
E prevención y respuesta a x
incendios.
El proceso está acorde con los
R X
códigos aprobados.
Educación a los empleados de
la organización sobre planes en
casos de incendios, localización
E x
y uso de equipos de supresión
de incendios y métodos de
evacuación.
91
Activación de alarmas y
notificación de la emergencia a
P los colaboradores y clientes de x
la organización, así como al
departamento de bomberos.
Evacuación de los usuarios en
P X
riesgo.
Instrucciones en el uso de
E sistemas de comunicación y X
utilización de ascensores.
E Sistemas de evacuación. x
Señalización de sistemas de
E x
evacuación.
Procesos de desconexión de
E gases o sustancias inflamables X
en los servicios.
La institución garantiza la
información y educación a los
P usuarios y sus familiares para X
su preparación en casos de
incendio.
Un sistema de evaluación de
simulacros y la definición de
P X
acciones frente a las
desviaciones encontradas.
La organización
cuenta con una
Grupo de
política definida,
Estándare
implementada y
s de
evaluada para la
Gestión E135 (GT4) . X
puesta en
de Gestión
funcionamiento,
Tecnologí de la
monitorización y
a tecnologí
control de la
a
tecnología
92
El proceso es planificado, tiene
la cobertura necesaria para
toda la tecnología que lo
E X
requiera y existen soportes y
documentación que lo
respalda.
Se evidencia que el personal

encargado de esta labor cuenta
E X
con el entrenamiento
necesario
La organización Se evalúan los tiempos de

garantiza que el parada de equipos por razones
Grupo de
P proceso de de mantenimiento o daño y se X
Estándare
mantenimiento toman las medidas de
s de
(interno o contingencia necesarias.
Gestión E136 (GT5)
delegado a un Todas las tecnologías objeto de
de
tercero) está intervenciones de
Tecnologí
planeado, mantenimiento o reparación
a X
P implementado y cuentan con un proceso de
evaluado descontaminación previo a su
uso, si la situación lo amerita
Se explican al personal usuario
de las tecnologías los tiempos
P necesarios para el X
mantenimiento y las
intervenciones realizadas.
Se da información al usuario, si
P X
la situación lo requiere.
TOTALES (En Valores)

TOTALES (En Procedimientos)
Tabla 17. estándares de cumplimiento aplicados al Hospital Materno Infantil de La Central
93
Nivel del cumplimiento del servicio farmacéutico
Alto nivel de cumplimiento 80,1 - 100,0%
Medio nivel de cumplimineto 60,0 - 79,9 %
Bajo nivel de cumplimiento 0,0 - 59,9 %
Tabla 18. Nivel del cumplimiento del servicio farmacéutico
% de cumplimiento = (Criterios que Aplican / Total de Criterios) * 100

% de cumplimiento = (39 / 65) * 100
% de cumplimiento = 60%
Gràfico 3. Nivel de cumplimientos del Hospital Materno Infantil de La Central
En este caso, se evaluó el cumplimiento de los estándares para el servicio farmacéutico Hospital
Materno Infantil de Soledad. Según los resultados y los rangos establecidos, el nivel de
cumplimiento es medio, cumpliendo con 39 criterios de 65 dando un resultado de 60 %.
94
7.4.RECOMENDACIONES
● Priorizar Áreas de Mejora: Identificar y priorizar las áreas donde se encuentran los
criterios no cumplidos para enfocar los esfuerzos de mejora en aquellas que tengan un
mayor impacto en la calidad del servicio farmacéutico.
● Desarrollar Planes de Acción: Elaborar planes de acción específicos para cada área de
mejora identificada, estableciendo metas claras, responsables y plazos definidos para
su implementación.
● Involucrar al Personal: Fomentar la participación activa del personal del servicio
farmacéutico en el proceso de mejora continua, brindándoles capacitación y recursos
necesarios para su desarrollo
95
8. CAPÍTULO 5: PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO
Norma legal, Anexo, Guía y/o Reglamenta

Pauta
1. Decreto único en salud 780 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del 6 de mayo de 2016. del Sector Salud y Protección Social.
2. Decreto 1760 de 2 de Por el cual se establecen y definen los niveles de atención, tipo
agosto de 1990. de servicio y grados de complejidad.
3. Resolución 001445 del 8 de Por la cual se definen las funciones de la Entidad acreditadora y
mayo de 2006. se adoptan otras disposiciones.
4. Resolución 1403 del 14 de Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio
mayo de 2007 Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y
5. Resolución 0444 de 12 de Por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de

febrero de 2008. Cumplimiento de Buenas Prácticas de Elaboración de
6. Resolución 4410 de Por la cual se expide el Reglamento Técnico que contiene el

noviembre 17 de 2009. Manual de Buenas Prácticas de Manufactura de los Gases
Medicinales.
7. Resolución 2011012580 del Por la cual se adopta la Guía de Inspección de Buenas Prácticas
25 abril de 2011 (emitida por el de Manufactura que deben cumplir los gases medicinales en
Invima) los procesos de fabricación, llenado, control de calidad,
1445 de 2006.

2018
96
10.1 Manual de Acreditación Manual de Acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario de
en Salud Ambulatorio y Colombia Versión 3.1
Hospitalario de Colombia
Versión 3.1
8.2. METODOLOGÍA
Fig 24. Metodología empleada en el desarrollo de la práctica
8.3. RESULTADOS A PRESENTAR DE LA PRÁCTICA
97
8.3.1 . Organigrama existente encontrado en el servicio (organigrama actual),
Fig 1. Organigrama del Hospital Materno Infantil de Soledad

Fuente: https://maternoinfantil.gov.co/transparencia/organigrama/
Nota: No se facilitó el del SF, pero se planteó de la siguiente manera
Fig 25. Organigrama del E.S.E HMI (La central)
8.3.2. Propuesta de rediseño de organigrama por los estudiantes (organigrama propuesto),

producto de la aplicación de los conocimientos adquiridos tanto a nivel teórico como lo visto a
nivel práctico, con el fin de evidenciar los cambios y mejoras recomendados producto de sus
aportes.
98
Fig 26. Organigrama propuesto para el Hospital Materno Infantil de Soledad que incluye el servicio
farmacéutico
Fuente: propia
99
Fig 27. Organigrama propuesto para el Hospital Materno Infantil de Soledad
Fuente: propia
8.3.3. Elaborar el manual de funciones del director del servicio farmacéutico en formato de
norma. Este manual debe incluir como mínimo:
a) perfil del cargo,

b) competencias,
c) funciones (1) administrativas, 2) operativas, 3) científicas y/o investigativas); y
d) evaluación del desempeño.
100
MANUAL DE FUNCIONES Y Hospital Materno Infantil La
PERFILES Central
Identificación del cargo
Nombre de la empresa: Hospital Materno Edad: 25 a 50 años

Infantil La Central
Dependencia: Dirección médica Experiencia laboral: 5 años
Nombre del cargo: Director técnico del Código:

servicio farmacéutico
Cargo del jefe inmediato: Coordinador

médico
Personas a cargo: 3
Propósito del cargo
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades e intervenciones de tipo técnico,

científico y administrativo necesarias para garantizar el acceso de los usuarios de la
institución a los medicamentos y dispositivos médicos requeridos como parte del
tratamiento de sus problemas de salud, asegurando la oportunidad y continuidad en el
suministro de estos. Este profesional lidera el desarrollo e implementación de políticas,
procedimientos y protocolos farmacéuticos que cumplen con los estándares regulatorios y
las mejores prácticas de la industria farmacéutica, contribuyendo así a la seguridad, calidad y
eficiencia en la atención al paciente.
Descripción del cargo
El Director Técnico de un servicio farmacéutico es un profesional Químico Farmacéutico con

al menos cinco años de experiencia en la asistencia Hospitalaria, Administración, Industria
Farmacéutica y/o en Centrales de Mezclas. Debe demostrar capacidad de liderazgo, manejo
de personal y habilidades para la toma de decisiones. Su rol incluye la implementación y
mantenimiento de la estructura de costos del servicio, la coordinación de cotizaciones y
facturación, así como la supervisión de procesos técnicos y administrativos. Además, es
responsable de presentar informes administrativos, coordinar reuniones de planificación y
comités, y participar en actividades de investigación y desarrollo para mejorar los productos
y servicios farmacéuticos.
Perfil del cargo
101
Formación académica Edad y sexo
Profesional químico farmacéutico 25 a 50 años, hombre o mujer
Conocimientos complementarios
Manejo de sistemas de información Excel, Microsoft Word, Power Point.
Perfil
● El Director Técnico de Farmacia es un profesional con un título de Químico

Farmacéutico, una licencia activa en el estado correspondiente y al menos cinco años
de experiencia en diversos ámbitos de la farmacia, incluyendo la asistencia
hospitalaria, la administración y/o la industria farmacéutica.
● Gran capacidad de liderazgo y gestión.
● Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales.
● Profundo conocimiento de principios farmacéuticos y gestión de medicamentos.
● Dominio de sistemas y tecnologías de información farmacéutica.
● Habilidad analítica y de resolución de problemas.
● Capacidad para establecer prioridades y gestionar múltiples tareas.
● Conocimiento de regulaciones y normas de acreditación relevantes.
● Experiencia en operaciones de farmacia, seguridad de medicamentos y cumplimiento
normativo.
● Conocimientos en sistemas de información farmacéutica y gestión financiera.
Funciones (técnicas científicas y administrativas)
● Establecer, implementar y mantener la estructura de costos del servicio

farmacéutico.
● Realizar cotizaciones y coordinar la facturación de los servicios.
● Supervisar los procesos de selección, adquisición, recepción, almacenamiento,
distribución de medicamentos y dispositivos médicos.
● Presentar informes administrativos y planes a la gerencia.
● Coordinar reuniones de planeación de producción y comités de atención.
● Realizar estudios para implementación de mejoras y adecuación de áreas.
● Participar en actividades de investigación y desarrollo para mejorar productos y
servicios técnicos.
● Coordinar el comité de Farmacia y terapéutica del servicio farmacéutico.
● Ejecutar otras funciones asignadas por la jefatura o junta directiva.
● Formar parte de los Comités de Farmacia y Terapéutica, Infecciones y Bioética de la
institución, y demás grupos interdisciplinarios que la institución determine.
● Cualquier otra función que se le asigne inherente al cargo.
Evaluación de desempeño
● Cumplimiento de objetivos
102
● Liderazgo y gestión del personal
● Gestión de procesos técnicos
● Cumplimiento normativo
● Desarrollo y mejora continua
● Comunicación y colaboración
● Resultados financieros
● Feedback del equipo y de los clientes
Tabla 20. Manual de funciones del director del servicio farmacéutico.
Fuente: propia
8.3.4. El diseño actual (plano o documento-esquema o dibujo- que muestre la distribución y

diseño encontrado en el sf asignado).
El hospital no cuenta con planos, diseño estructural.
8.3.5. Propuesta de diseño o rediseño del servicio (planos propuestos por los estudiantes) que
muestre las mejoras propuestas según la normatividad y necesidades del SF. El rediseño debe
presentarse en cuatro (4) planos con flujos así:
103
Fig 28. Plano del HMI La Central. Fuente: propia
Considerando que el servicio farmacéutico del hospital materno infantil de soledad está en
funcionamiento y varias sedes de maternos dependen de este, realizar obras para separar el área
de inyectables con la cocina podría ralentizar los procesos y para optimizar todas las actividades se
tendría que reubicar el servicio mientras se terminan las obras, además se acumularía polvo y
residuos. Por lo que solo se propone seguir recomendaciones para evitar contaminación en el área
de cadena de frío y cocina y colocar 2 puertas, una en el área de cuarentena/medicamentos
vencidos y otra en el área de cadena de frío, teniendo en cuenta pautas para evitar la
contaminación.
104
1) Ingreso y salida de personal,
Fig 29. Ingreso y salida de personal del HMI La Central.

Fuente: propia
105
2) Ingreso y salida de insumos,
Fig 30. Ingreso y salida de insumos del HMI La Central.

Fuente: propia
106
3) Salida de residuos,
Fig 31. Salida de Residuos del HMI La Central.

Fuente: propia
107
4) Evacuación en caso de emergencias.
Fig 32. Evacuación en caso de emergencia del HMI La central

Fuente:propia
108
8.4.RECOMENDACIONES
Evaluación de Cargas de Trabajo:

● Realizar un análisis de cargas de trabajo para determinar el número óptimo de personal
en cada área.
● Redistribuir tareas para equilibrar las cargas de trabajo y evitar sobrecargas en el
personal.
Planificación y Distribución del Espacio:

● Utilizar el plano de la infraestructura física actual para identificar áreas subutilizadas
que pueden ser reorganizadas.
● Redistribuir el espacio disponible para mejorar el flujo de trabajo, incluyendo la
ubicación estratégica de estanterías y mostradores.
● Crear zonas funcionales específicas para diferentes actividades (dispensación,
almacenamiento, para aumentar la eficiencia operativa)
● Asegurar que las áreas de trabajo cumplan con las normas de seguridad y ergonomía.
109
9. CONCLUSIONES
El análisis detallado de los procesos llevados a cabo en el servicio farmacéutico del Hospital
Materno Infantil La Central, bajo la normatividad legal vigente en Colombia, ha permitido
identificar, evaluar y evidenciar varias áreas críticas que impactan su correcto funcionamiento
en la sociedad. Al examinar el Modelo de Gestión, los Mapas de Procesos y los Elementos
Teleológicos del Servicio Farmacéutico, se han propuesto mejoras orientadas a optimizar la
prestación del servicio farmacéutico a la comunidad del sector, siempre en el marco de la
normatividad vigente en Colombia.
El cumplimiento de los requisitos tecnológicos y científicos de habilitación, conforme a la
Resolución 3100 del 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, ha sido
evaluado rigurosamente. Este análisis asegura que el servicio farmacéutico opera bajo
estándares de calidad y seguridad adecuados, necesarios para brindar atención eficiente y
segura a los pacientes.
Además, se ha revisado el sistema documental del Servicio Farmacéutico, con un enfoque en
los Procesos Generales y/o Especiales, garantizando el respeto a las normas de confidencialidad
y la integridad de la información gestionada. También se ha verificado y analizado la existencia
y adecuación del Manual de funciones y procedimientos del servicio, elaborando el PAMEC
correspondiente para establecer planes de mejoramiento continuo.
Finalmente, se han identificado y verificado las necesidades específicas del Servicio
Farmacéutico en términos de organización del personal y diseño de infraestructura física. Este
análisis ha permitido proponer una estructura organizacional y una infraestructura física
optimizadas, que cumplen con los requerimientos establecidos en la normatividad legal y
técnica vigente, asegurando así un servicio más eficiente y de mayor calidad para la comunidad.
En resumen, el estudio ha proporcionado una visión integral del funcionamiento del servicio
farmacéutico del Hospital Materno Infantil La Central, identificando áreas clave para mejoras y
asegurando el cumplimiento de las normativas legales y técnicas vigentes, lo que contribuirá a
una mejor atención y satisfacción de las necesidades de la comunidad.
110
10. RESULTADOS DE APRENDIZAJE ALCANZADOS
A través de este proyecto, los estudiantes han desarrollado la capacidad de identificar áreas de
oportunidad y proponer mejoras significativas en los servicios farmacéuticos, considerando
tanto la eficiencia como la efectividad de los procesos. Al evaluar y analizar críticamente los
sistemas de gestión y los procesos relacionados con los servicios farmacéuticos, los estudiantes
han asegurado el cumplimiento de las regulaciones y normativas vigentes. Esto les ha permitido
formular propuestas de mejora que promuevan la calidad, seguridad y satisfacción del
paciente, integrando enfoques basados en la mejora continua y la normativa aplicable.
El proceso de evaluación de los requisitos tecnológicos y científicos de habilitación del servicio

farmacéutico, junto con la revisión exhaustiva de políticas, normas y estándares de buenas
prácticas, ha proporcionado a los estudiantes una comprensión profunda de los elementos
críticos en la prestación de servicios farmacéuticos en entornos hospitalarios. Esta experiencia
ha mejorado su capacidad para analizar y aplicar adecuadamente las directrices regulatorias
establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, identificando áreas de
oportunidad para la mejora continua en la gestión y prestación de servicios farmacéuticos de
calidad. Han desarrollado competencias para diseñar programas de auditoría como el PAMEC,
que alinean con las normativas y atienden las necesidades específicas de un servicio
farmacéutico.
Asimismo, los estudiantes han demostrado su habilidad para desarrollar y presentar propuestas
de mejora para la estructura organizacional y la infraestructura física del Servicio Farmacéutico.
Han aplicado principios de diseño ergonómico y funcional para optimizar el entorno de trabajo,
garantizando la eficiencia y seguridad del servicio. Esta capacidad incluye la planificación y
gestión eficiente de recursos humanos y materiales, asegurando que se cumplan los objetivos
del servicio y los requerimientos normativos.
111
11. BIBLIOGRAFÍA
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de marzo de 2024, de
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● Alonso, C. (2020, noviembre 23). Mapa de procesos de una organización, ¿qué es y

cómo se elabora? GlobalSuite Solutions.
https://www.globalsuitesolutions.com/es/que-es-mapa-de-procesos-y-como-se-elabora/
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Los Servicios Farmacéuticos De Los Municipios De Restrepo Y Cumaral Adscritos A La
E.S.E Departamental Del Meta Solución Salud. Recuperado el 8 de abril de 2024, de:
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Villadiego Galvan, M. (2023). Diagnóstico sobre el nivel de cumplimiento de las buenas
prácticas de elaboración por parte de los procesos del servicio farmacéutico de la
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https://repositorio.unicordoba.edu.co/server/api/core/bitstreams/af2ff32e-d980-4d3b-a
449-d6f74f733334/content
● de Colombia M de S y. PS. Páginas - Auditoría para el mejoramiento de la calidad

[Internet]. Gov.co. [citado el 1 de mayo de 2024]. Disponible en:
https://www.minsalud.gov.co/salud/PServicios/Paginas/auditoria-parael-mejoramiento-
dela-calidad.aspx
● Plan de Auditoria para el mejoramiento de la calidad E.S.E Hospital San Rafael de

Girardota [página web]. (Enero, 2019). [Consultado el 1, mayo, 2024]. Disponible en
Internet:
https://hospitalgirardota.gov.co/wp-content/uploads/2019/08/PROGRAMA-ANUAL-DE-A
UDITORIA-2019-ESE-GIRARDOTA.pdf
112

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INFORME FINAL DE PRÁCTICA ASISTENCIAL

ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO

Presidente del Jurado

Barranquilla, 29 de Mayo del 2024

Tabla 1. Normatividad o marco normativo capítulo 1. 16

Gráfico 1.. Cumplimiento de los estándares de Habilitación HMI, Capacidad Tecnológica y

Servicio farmacéutico: Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades,

Gestión del servicio farmacéutico: Es el conjunto de principios, procesos, procedimientos,

Servicio farmacéutico dependiente: Es aquel servicio asistencial a cargo de una Institución

Diagnóstico: Un diagnóstico es una evaluación de la gestión, operatividad y funcionamiento de

PAMEC: programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad. Es un proceso de auditoría

Organigrama: es un diagrama o representación gráfica que muestra la estructura interna de

Estándar de acreditación: conjunto de medidas diseñadas para asegurar y verificar la calidad de

Estructura organizacional: es cómo se estructura el sistema jerárquico dentro de una

Documentación: es equivalente a la información documentada , información que una

El MGSF se complementa con un mapa de procesos que describe de manera gráfica y

El diagnóstico del SF es una herramienta fundamental para evaluar su cumplimiento con la

La gestión eficiente del SF requiere una meticulosa atención a los procesos y su

La auditoría para el mejoramiento de la calidad es un mecanismo sistemático y continuo de

La planificación del SF incluye componentes estructurales y áreas delimitadas que promueven

La estricta adherencia a la legislación vigente es fundamental para el funcionamiento eficiente y

2.1 OBJETIVO GENERAL

Determinar,analizar, evidenciar e identificar los procesos que se llevan a cabo en el servicio

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Identificar, evaluar y analizar críticamente el Modelo de Gestión, Mapas de Procesos y

La realización de este informe se justifica por la necesidad de garantizar la eficiencia y calidad

Además, este trabajo se fundamenta en la necesidad de preparar a futuros profesionales para

4.1. NORMATIVIDAD MARCO NORMATIVO.

Norma legal, Anexo, Guía y/o Pauta Reglamenta

2. Decreto 2200 del 28 de junio de 2005 Por el cual se reglamenta el servicio

4. Resolución 3100 del 25 de noviembre de Por la cual se definen los procedimientos y

Figura 1. Metodología establecida en la guía asignada capítulo 1

4.3. DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

4.3.1. ¿Existe o no el Modelo de Gestión en el servicio farmacéutico asignado? Recolectar

Fig 2. Metodología PHVA

Elementos constitutivos del Modelo de Gestión del SF HMI (PHVA)

Vigilancia de Recursos y Verificación de Cumplimiento de Actividades:

4.3.5. Establecer la existencia del Mapa de Procesos del SF implementado (¿Existe o no el

4.3.7.Evidenciar la existencia de elementos teleológicos: Visión, Misión y Objetivos generales

Ya fue descrito en el apartado anterior.

4.4. PROPUESTAS DE MEJORA

4.4.2. La representación gráfica, del Mapa de procesos del SF asignado.

Somos un servicio de atención en salud de baja complejidad en el municipio de Soledad,

(Debe indicarse en qué fecha se expide la MISIÓN ejemplo: Abril 2024)

(Debe indicarse en qué fecha se expide la VISIÓN ejemplo: 15 de Abril 2024)

4. Elemento teleológico del Hacer:

Servicio farmacéutico del HMI

Prioridad identificada Modelo de gestión Especificidad de la prioridad a considerar

Abastecimiento oportuno Mencionado en la Requiere mayor detalle en tiempos de

Ej: Reducir la tasa de desabastecimiento a

Atención farmacéutica Mencionado en la Requiere mayor detalle en los tipos de

Ej: Brindar atención farmacéutica

Seguridad del paciente Mencionado en la Requiere mayor detalle en la

Gestión de la calidad Mencionado en el Requiere mayor detalle en el sistema de

Promoción de la salud y Mencionado en la Requiere mayor detalle en las estrategias

Ej: Realizar al menos 10 actividades de

5. Elemento teleológico del Estar

Fig 6. Organigrama del Hospital Materno Infantil de Soledad