Macuto, 04 de mayo 2024

UNEXCA - Macuto
PNF Administración
Organización y Sistemas
Prof. Jesús Meza
Estudiante: Eliana Chirinos
C. I V- 20.190.814

FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE ORGANIZACIÓN

Organización y Empresa

Se define como empresa a una unidad formada por un grupo de personas, bienes
materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra
una necesidad y por el que se obtengan beneficios. Una empresa es una entidad comercial
que se dedica a la producción y venta de bienes y servicios con el objetivo principal de
generar ganancias y maximizar el valor para sus accionistas. Las empresas suelen tener una
estructura jerárquica y formalizada con una clara distinción entre los niveles de gestión y
operación.
Por otro lado, la organización es un sistema o estructura social y administrativa
creado para lograr metas u objetivos, en ella se propicia atributos necesarios, mediante
procesos coordinados, para su desenvolvimiento en el entorno en el que se desarrolla.
Desde otro punto de vista, una organización es una entidad que tiene un propósito
especifico, y que opera para lograr un objetivo no económico. Las organizaciones pueden
ser con o sin fines de lucro, pueden ser organizaciones comunitarias, organizaciones no
gubernamentales, religiosas, entre otras.

Importancia de le Organización
Las organizaciones son esenciales para el funcionamiento exitoso de una empresa,
permitiéndoles una operatividad eficiente, una coordinación efectiva, ayuda a la orientación
hacia el logro los objetivos de la empresa, entre otras cosas. Siempre que la organización
este bien estructurada, podrá mantener el ritmo competitivo dentro del mercado en el que
opera, y esto será clave para lograr la excelencia.
Tipos de Organización
La clasificación más relativa de las organizaciones puede ser:
  Según la Ganancia: organizaciones con fines de lucro, comercializan bienes y
servicios.
 Según la Estructura: organizaciones tanto formales como informales.
 Según la Propiedad: organizaciones privadas y públicas.
 Según su Tamaño: organizaciones pequeñas, medianas o grandes
 Según la Actividad Económica: industriales, comerciales y servicios.

Finalidad
 Con fines de lucro (empresas)
 Sin fines de lucro (ONG)
 Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios
(organismos gubernamentales.

Tipos de Organizaciones Empresariales

 Organización Lineal: es tradicional, existe una jefatura que toma las
decisiones, que solo son dirigidas a las autoridades y de allí a la base. Es decir,
es un modelo piramidal.
 organización Funcional: se basa en departamentos que tengan un líder que, a
través de reuniones o individualidad, son dirigidos por un cabecilla de la
empresa. Al momento de tomar decisiones, primero se consulta el especialista
del cada departamento.
 Organización Matricial: este se divide por proyectos y por el cumplimiento de
resultados, llevado a cabo por equipos de trabajo en distintas disciplinas y
colaboradores en diferentes áreas, existe un líder de proyecto.
 Organización en comités: opera en comités, a quienes se le es asignado un
aspecto o etapa especifica. Aunque son comités, el trabajo es individual, por ello
existen reuniones cada cierto tiempo, para resolver el tema que se requiera.
 Organización en Trébol: se emplean los subcontratos para diferentes tareas
necesarias.

La importancia de la organización empresarial radica en diferentes motivos. A

continuación, conoce los más importantes.
 Agilización de procesos. Todos los implicados conocen su verdadero cometido,
por lo que optimizan y aceleran todos los procesos productivos de la empresa.
 Métodos de trabajo correctos. En otras palabras, suministra los métodos para el
correcto desempeño de las tareas o actividades.
 Posiciones claras. Es decir, todos los individuos que formen parte de la empresa
conocen cuál es su posición, su responsabilidad y su función.
  Optimización de recursos. Los recursos se optimizan de manera exponencial,
como ya lo mencionamos anteriormente.
 Reducción de costes. La implantación de distintos métodos de trabajo ideales y
ágiles disminuye de manera eficaz los costes.
En definitiva, los tipos de organizaciones empresariales son las distintas formas en las que
puede ser presentada una compañía. Debemos tener en cuenta que esto dependerá de
muchos factores y características que presente dicha empresa. Para eso, podrás guiarte
mejor a través de este artículo y definir un tipo de organización empresarial adecuado.

Diferencia entre Organización y Empresa

Organización y empresa no es lo mismo, aunque ambos pueden referirse a una
entidad, sus objetivos y propósitos son distintos. Una empresa contiene estructuras de
jerarquía y su objetivo principal es maximizar sus ganancias, a diferencia de una
organización; que tiene una estructura basada en, mayor colaboración menos jerarquías.
La principal diferencia es que la empresa posee fines lucrativos para si misma y sus
involucrados, en cambio la organización no necesariamente busca lucrarse, sin embargo,
existe la posibilidad de que esta ultima se transforme en la primera siempre y cuando
cambie su finalidad.

La Función Organización Como Sistema

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos
por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas
interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre
personas para lograr algún propósito específico.
Es por ello que el enfoque de sistemas aplicado al concepto de administración analiza a la
organización como a un sistema unido y dirigido compuesto por partes interrelacionadas.

Sistema Abierto
 Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: son
sistemas abiertos afectados por cambios en sus ambientes, denominados variables
externas. El ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables
desconocidas e incontroladas. Por otro lado, las consecuencias de los sistemas
sociales son probabilísticas y no-determinísticas.
 Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de
partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas.
Los sistemas son “complejos de elementos colocados en interacción”. Esa
 interacción entre los elementos produce un todo que no puede ser comprendido por
la simple investigación de las diversas partes tomadas aisladamente.
 Interdependencia de las partes: el sistema organizacional comparte con los
sistemas biológicos la propiedad de una intensa interdependencia de sus partes, de
modo que un cambio en una de ellas provoca un impacto sobre las otras. Una
organización no es un sistema mecánico, en el cual una de las partes puede ser
cambiada sin un efecto concomitante sobre las otras partes. Las interacciones
internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de
autonomía.
 Homeóstasis o “estado firme”: La organización puede alcanzar un estado firme
cuando se presentan dos requisitos: la unidireccionalidad y el progreso. Dados estos
dos requisitos, la tarea de la administración es gobernada por la necesidad de
combinar constantemente las capacidades actuales y potenciales de la empresa con
los requisitos actuales y potenciales del ambiente. Sólo de esa manera se puede
habilitar la empresa para alcanzar un “estado firme”.
 Fronteras o límites: Es la línea que sirve para demarcar lo que está dentro y lo que
está fuera del sistema. No siempre la frontera de un sistema existe físicamente. Una
definición operacional de frontera, por ejemplo, consiste en una línea cerrada
alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio
(de energía, información, etc.) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al
grado de permeabilidad. Las fronteras son líneas de demarcación que pueden dejar
pasar mayor o menor intercambio con el ambiente.
 Morfogénesis: El sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos
y aún de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras
estructurales básicas, esta es la propiedad morfogénica de las organizaciones,
considerada por Buckey como su principal característica identificadora.
 Resistencia: Como sistemas abiertos, las organizaciones tienen capacidad de
enfrentar y superar perturbaciones externas provocadas por la sociedad sin que
desaparezca su potencial de auto organización.

Sistema Cerrado
Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien
conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada
(causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también mecánico o
determinista. Se puede decir que no existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente
abierto. Todo sistema depende en alguna medida del ambiente.
Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional,
enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando
están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de
probabilísticos.
Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables
producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus
variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia
organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro
de ciertos límites conocidos.
La teoría clásica estudia la organización como si fuera un sistema cerrado, compuesto
de algunas pocas variables perfectamente conocidas y previsibles, y de algunos aspectos
que pueden ser manejados mediante principios generales y universales de administración.
Sin embargo, Wadia destaca que, a pesar de todas las críticas, la teoría clásica en el
desafiante campo de la administración, permite un enfoque sistemático.

Funciones Básicas
Son tareas universales que permiten armonizar u conjunto de actividades que
ocurren dentro de una empresa. Aunque el objetivo principal de toda empresa es generar
ganancias, las funciones administrativas son las medidas que se deben seguir para lograr
ese objetivo, por supuesto implementando diferentes acciones y estrategias.
Sus funciones principales son:
o Planificar.
o Organizar.
o Dirigir.
o Controlar.

En Compras
Las funciones de compras están en el centro de una cadena de suministro exitosa y,
desde hace muchos años, los equipos de esta área han trabajado para reducir costos y
aumentar los ingresos. Sin embargo, al hacerlo, se han enfrentado a muchas barreras,
incluidos los procesos de compra manuales y la falta de claridad, especialmente cuando se
trata de negociar los términos del contrato para los reembolsos.

Entre las principales funciones de este departamento, encontramos:

1. Reducir costos.
2. Disminuir los potenciales riesgos y asegurar el suministro.
3. Administrar las relaciones.
4. Mejorar la calidad.
5. Perseguir la innovación.
6. Aprovechar la tecnología.
Cómo Optimizar El Proceso De Compras De Manera Efectiva:

1. Disminuir gastos.
2. Establecer una lista de referencia de proveedores.
3. Gestionar relaciones solidas.
4. Datos de buena calidad
5. Negociar mejores tratos.
6. Usar habilidades analíticas para tomar mejores decisiones.
7. Centralizar la información.
8. Implementar un software de firma electrónica en la nube.

En Ventas

1. Establecer objetivos.
2. Investigar el mercado.
3. Planificar las estrategias.
4. Atender al cliente.
5. Promover a la empresa.
6. Dar seguimiento a indicadores de rendimiento.

En Producción
El departamento de producción es el encargado de fabricar el producto, pero además de
producir se ocupa de otras tareas, tales como:
1. Analizar los productos o servicio.
2. Medir los tiempos de ejecución.
3. Seguridad e Higiene.
4. Formas de ejecutar los trabajos.
5. Control de calidad.
6. Control de inventarios.
7. Analizar y mejorar las herramientas de producción.
8. Analizar y mejorar las aplicaciones técnicas exteriores.
9. Estudiar nuevas inversiones que mejoren la tecnología y aprovechen el
espacio.

En RR. HH
 Seleccionar al personal.
 Manejar las relaciones con los colaboradores.
 Mejorar los departamentos que conforman la empresa.
 Gestionar la satisfacción laboral.
 Administrar los beneficios para empleados.
 Manejar la nómina y compensación.
  Mantener el plan de negocios de la compañía.
 Capacitar a los nuevos empleados.
 Crear estándares de cultura empresarial.
 Mantener un ambiente de trabajo saludable.
 Llevar el trabajo administrativo necesario.
 Planificar la capacitación continua.
 Apoyar en el diseño del plan de desarrollo profesional.

Técnicas De Organización
Se emplean con el propósito de armonizar las actividades que se realizan en cada
empresa y sirven para dar estructura, tanto a la organización en general como a los procesos
y tareas particulares que se llevan a cabo en la misma. Se analizan dimensiones como la
formalización, la especialización, la estandarización, la jerarquía, el grado de
centralización, la complejidad de las operaciones, el tamaño de la firma, la tecnología que
emplea, su entorno y hasta su cultura.

Dentro de las técnicas de organización más empleadas se encuentran:

 Organigramas: son representaciones graficas de la estructura formal de una

organización, que muestran las interrelaciones, los niveles jerárquicos y la
autoridad.
Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su
presentación en:
o Organigrama Vertical.
o Organigrama Horizontal.
o Organigrama Mixto.
o Organigrama Circular.

 Diagrama de procedimiento o de flujo (flujogramas).

 Cursograma analítico.
 Diagrama de recorrido.
 Cuestionario para la descripción de procesos.
 Diseño de procesos.

 Manual de procedimientos: es un documento normativo, en el que se plasman las

descripciones de la sucesión de actividades que se ejecuta en un proceso, y que le
corresponde a cada trabajador asignado a un área de trabajo. Si la empresa es chica,
es necesario hacer un solo manual de procedimientos para toda la organización,
pero si la empresa es grande, requiere un manual de procedimientos por cada
gerencia o área de primer nivel.

 Autogestión.

Herramienta Para Representar La Estructura Formal De Una Organización

 Las estructuras de la organización se representan a través de organigramas
lineofuncionales. En ellos, la división del trabajo, las líneas de autoridad y las
comunicaciones se representan de forma gráfica.

Existen algunas normas comunes para todos los organigramas:

1. Los cargos se acotan en rectángulos.

2. Las líneas de autoridad deben salir de la parte inferior de los rectángulos.
3. Se deben incluir los nombres de quien esta a cargo de cada puesto.

Lo más complicado es hacer que la presentación sea clara y eficiente. Y para poder
conseguirlo, primero hay que distinguir las partes que componen un organigrama.

 Elementos estructurales: son las diferentes unidades en las que se dividen las
tareas de la empresa. Aquí se encuentran los órganos de gobierno, los
departamentos, los servicios de apoyo y la unidad más básica, los puestos de
trabajo.
 Relaciones estructurales: es la red que se teje alrededor de los elementos
estructurales y que define las relaciones entre todos ellos.
 Sistema de dirección: una serie de elementos gráficos buscan facilitar la
comprensión del organigrama: cajas, rejas, líneas, flechas…

El proceso de creación de la estructura organizativa de una empresa consta de dos

pasos:

 En la primera fase se analizan las tareas y se definen las metas de la organización,

para posteriormente poder realizar una evaluación de objetivos. En este punto se
separan las tareas principales del negocio y las subtareas.
 El segundo paso se caracteriza por la síntesis y el reparto de las tareas anteriormente
analizadas. Para que la empresa funcione de forma óptima hay que garantizar que,
con ese reparto de tareas, se aprovechan al máximo los recursos de los que se
dispone.

Organigramas

Es una representación gráfica de la estructura jerárquica y organización de una

empresa. Un organigrama te permitirá ver de forma sencilla las dependencias, cadenas de
mando, y grupos de empleados de la compañía. El organigrama te permitirá visualizar así
los departamentos y las relaciones entre ellos y los integrantes de los mismos.

Reglas para la construcción de un organigrama

No existen reglas para diseñar un organigrama, pero sí existe cierto lenguaje técnico
administrativo que se compone de signos, figuras geométricas, prácticas aceptadas,
conceptos convencionales, etc. con el cual es necesario familiarizarse para lograr
instrumentos gráficos correctos, comprensibles y uniformes que transmitan información
sobre la organización.
 Los organigramas reflejan entre otros aspectos, el patrón básico de trabajo de una
institución por lo que son importantes los siguientes aspectos:

1. Las figuras geométricas.

2. La ubicación que se le da a cada unidad orgánica en el organigrama.
3. Las líneas de conexión.
4. Los nombres de las Unidades Administrativas u Orgánicas

Cursogramas

Es una representación gráfica, con la que logramos de forma sistemática y

secuencial, documentar las actividades que realiza una o más personas al trabajar en
manufactura o con clientes.

 Cursograma sinóptico: Es el más básico. Con el cursograma sinóptico, se observa

de forma general las principales operaciones e inspecciones, por lo tanto, no es una
herramienta de análisis a fondo.

 Cursograma analítico: Con el cursograma analítico o diagrama analítico, vamos

más a fondo en aras de evidenciar el curso de una persona, material o equipo por
medio de los cinco símbolos mostrados en la infografía anterior.

Un cursograma analítico se puede basar en tres opciones:

1. Cursograma de operario: Se registra todo lo que lleva a cabo el trabajador.

2. Cursograma de material: Se registra todas las acciones que se le hacen al material.
3. Cursograma de equipo: Se registra todo el trabajo que se realiza desde la óptica del
equipo (cómo se usa el equipo).