TEMA 4: LAS OBLIGACIONES REGISTRALES Y CONTABLES

DEL EMPRESARIO

EL REGISTRO MERCANTIL. Funciones, organización, procedimiento y

principios registrales.
Los empresarios a la hora de desarrollar su actividad económica necesariamente
concluyen operaciones con terceros (ya sean empresarios o consumidores), y dos de
los elementos esenciales en el tráfico económico son la seguridad y la confianza.
Teniendo esto en cuenta, si una persona no tiene información suficiente sobre la
persona con la que está contratando, la confianza y la seguridad no pueden existir.
Ante la falta de estos elementos, se puede llegar a la situación en que no se llegue a
concluir el contrato por lo que popularmente conocemos como “miedo” o “desconfianza,
o lo que en términos económicos se denomina aversión al riesgo.

El Registro Mercantil (RM, en adelante) es una institución que trata de resolver esta
situación de información imperfecta o información asimétrica dando a conocer al público
determinada información esencial sobre sus circunstancias jurídicas y personales, la
actividad que realiza y determinadas características que el legislador considera que con
necesarias para construir esa seguridad y confianza entre las partes.

Para que esta información sea pública de forma efectiva, los asientos registrales se
publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME, en adelante).

Funciones del Registro Mercantil.

Como hemos señalado, la principal función del RM es dar publicidad legal a las
circunstancias que el legislador estima más relevantes para crear seguridad y confianza
mutua en el tráfico económico y promover las relaciones entre los distintos operadores
del mercado.

Como consecuencia de esta función del RM, se crea una presunción iuris et de iure de
que los terceros tienen conocimiento de todos aquellos actos que estén inscritos en el
RM y publicados en el BORME. Esto permite establecer una presunción iuris tantum a
sensu contrario, todos aquellos actos que aun existiendo obligación, no fueron inscritos
en el RM no pueden ser conocidos por los terceros de buena fe. No obstante, si se
puede demostrar que el tercero tuvo conocimiento del acto por otras vías, esta
presunción decae.
Aunque esta es su función principal, no es la única, tiene otras importantes funciones
en el desarrollo de la actividad del empresario como son las siguientes:

(i) Legalización de los libros de los empresarios .

(ii) Nombramiento de expertos independientes en los casos expresamente previstos
en la ley como es el caso de la valoración de aportaciones no dinerarias en una
Sociedad Anónima o en una Sociedad Comanditaria por Acciones, cuando en
 una escisión de sociedades una de las resultantes se constituya como Sociedad
Anónima o en Sociedad Comanditaria por Acciones, etc.
(iii) Nombramiento de auditor de cuentas cuando sea necesario.
(iv) Depositar y publicar las cuentas anuales de los empresarios.
Organización del Registro Mercantil.
A diferencia de otros registros como el Registro de la Propiedad, la base del RM es de
tipo personal. Esto supone que cada empresario tiene una hoja registral abierta en la
que se registra toda la información que exige la normativa.
Sujetos que acceden al Registro Mercantil.
Los sujetos que pueden acceder al RM son los indicados en el Artículo 16 del CCom:
a) Los empresarios individuales.
b) Las sociedades mercantiles.
c) Las entidades de crédito y de seguros, así como las sociedades de garantía
recíproca.
d) Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
e) Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la Ley.
f) Las agrupaciones de interés económico.
g) Las Sociedades Civiles Profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en
la legislación específica de Sociedades Profesionales.
No obstante, no se trata de un listado completo, dado que el Artículo 81 del Reglamento
del Registro Mercantil (RRM, en adelante) al enumerar los sujetos que obligatoriamente
deben acceder al RM incluye algunos que no estaban previstos en el Artículo 16 del
CCom.
a) El naviero empresario individual.
b) Las sociedades mercantiles.
c) Las sociedades de garantía recíproca.
d) Las cooperativas de crédito, las mutuas y cooperativas de seguros y las
mutualidades de previsión social.
e) Las sociedades de inversión colectiva.
f) Las agrupaciones de interés económico.
g) Las cajas de ahorro.
h) Los fondos de inversión.
i) Los fondos de pensiones.
j) Las sucursales de cualquiera de los sujetos anteriormente indicados.
k) Las sucursales de sociedades extranjeras y de otras entidades extranjeras con
personalidad jurídica y fin lucrativo.
l) Las sociedades extranjeras que trasladen su domicilio a territorio español.
m) Las demás personas o entidades que establezcan las Leyes.
Además, del Artículo 81 del RRM, tenemos otras normas que aportan otros sujetos que
pueden y deben acceder al RM para gozar de los privilegios que les otorga la ley. Este
es el caso de:
a) El empresario individual de responsabilidad limitada. Conforme a la Ley 14/2003, de
27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, para que
los empresarios puedan acogerse al beneficio de la responsabilidad limitada que otorga
esta ley, deben estar inscritos en el RM.
b) Las sociedades mercantiles de capital para acogerse al régimen de responsabilidad
limitada.
c) Las entidades de cualquier naturaleza jurídica (quedan exceptuados los empresarios
individuales) tienen obligación de inscribirse si su volumen de negocio supera los
601.000€ conforme a la Disposición Adicional 4ª de la Ley de Ordenación del Comercio
Minorista, bajo amenaza de multa.
Tras la enumeración de sujetos que pueden acceder al RM ahora vamos a ver cuáles
tienen obligación de inscribirse en él y cuáles tienen la mera posibilidad de acceder.
Como regla general todos los operadores que hemos señalado tienen obligación de
estar inscritos salvo los empresarios individuales (que no sean de responsabilidad
limitada) y los fondos de inversión.
Aunque la inscripción sea potestativa en estos dos supuestos, no podemos olvidar que
conforme al principio de tracto sucesivo si no estos sujetos no están inscritos no se
podrá inscribir ningún acto relativo a sus circunstancias, con las consecuencias en la
constitución de seguridad y confianza mutua que ello conlleva.
Actos que acceden al Registro Mercantil.
En la hoja de cada empresario se anotan diferentes elementos que necesarios para
construir la relación de confianza mutua y dar seguridad a la conclusión de operaciones.
Podemos destacar los siguientes actos o resoluciones relativos a cualquier tipo de
empresario:
• Los relativos a la capacidad de obrar del empresario.
• El régimen económico matrimonial del empresario individual casado.
• Otorgamiento de poderes generales.
• Apertura y cierre de sucursales.
Además, tenemos una serie de actos o resoluciones que pueden acceder al RM
especialmente previstas para las sociedades mercantiles:
• Nombramiento y cese de los administradores, liquidadores y auditores en las
sociedades con acceso al RM.
• Otorgamiento de poderes generales y delegación de facultades. Quedan exceptuados
los poderes para la realización de actos concretos.
• Modificaciones estatutarias.
• Modificaciones estructurales.
• Los aumentos y reducciones de capital.
Procedimiento de inscripción en el Registro Mercantil.
Como regla general solamente pueden acceder al RM actos o resoluciones que hayan
sido elevadas a documento público. No obstante, esta regla general tiene sus
excepciones como es el caso de la primera inscripción del empresario individual o el
nombramiento y cese de administradores (basta el acuerdo de nombramiento o cese de
la sociedad) que se admiten en documento privado y otras previstas en la normativa
que admiten documentos judiciales y administrativos.
Para proceder a la inscripción registral de los actos o resoluciones se tiene que pasar
por el procedimiento registral.
En primer lugar, para poder iniciar el procedimiento de inscripción de un acto se tiene
que cumplir con el llamado principio de tracto sucesivo. Conforme a este principio,
solamente se puede inscribir un acto si previamente está inscrita la persona física o
jurídica a la que hace referencia el acto, los actos anteriores a los que se refiera o los
apoderados o administradores que otorgaron el acto.
La presentación del documento para su inscripción debe realizarse dentro del mes
siguiente a su otorgamiento (Artículo 83 del RRM) o de ocho días si son acuerdos
sociales inscribibles (Artículo 26.3 del CCom). La fecha de la inscripción podría parecer
una cuestión que carece de especial relevancia, pero esta determina la fecha de
prioridad respecto a actos que se pretendan inscribir con posterioridad.
Dentro del procedimiento registral el encargado del RM realizará una calificación del
documento y analizará, bajo su responsabilidad, si es conforme a derecho o no. Para
ello deberá estudiar si el acto cumple con todos los requisitos de capacidad y
legitimación de los otorgantes y los requisitos formales para la validez del documento.
El resultado de la calificación puede ser positivo, aprobando la inscripción del acto, o
negativo, denegando la inscripción del mismo. Ante esta denegación, si los defectos
fueran subsanables el Registrador suspenderá la inscripción y extenderá, a solicitud del
interesado, anotación preventiva que caducará a los dos meses desde su fecha
(Artículo 62.4 del RRM). Si los defectos fueran insubsanables, el Registrador denegará
la inscripción.
Ante esta negativa definitiva del Registrador a inscribir el acto, la normativa tiene
previsto un sistema de recursos. En primer lugar, se puede plantear un Recurso
Gubernativo de Reforma ante el mismo Registrador que dictó la resolución.
Si el Registrador mantiene su posición de denegación de la inscripción, se puede
recurrir en alzada ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (antes
conocida como Dirección General de los Registros y del Notariado).
Si, de nuevo, no se alcanza un resultado favorable en este recurso de alzada se puede
interponer recurso en vía jurisdiccional contra el Registrador ante los Juzgados de lo
Mercantil.
Una alternativa que ofrece el Artículo 18.87 del CCom a este sistema de recursos es
solicitar una calificación alternativa ante uno de los Registradores sustitutos que estén
en el listado aprobado por la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.
Una vez obtenido, en su caso, una resolución favorable a la inscripción, esta tendrá
efectos retroactivos a la fecha en que se presentó el documento para mantener
indemne el principio de prioridad.
Como se ha podido ver, contra la inscripción en el RM de un acto no cabe recurso
alguno. No obstante, aquellos que se vean afectados por la inscripción pueden instar
judicialmente la nulidad del acto o título inscrito o de la propia inscripción ante la
jurisdicción civil.
Régimen jurídico del Registro Mercantil. Los principios registrales.
La inscripción en el RM produce una serie de efectos que se derivan de los
denominados principios registrales:
• Principio de legalidad o calificación registral. Como hemos visto al explicar el
procedimiento registral, los Registradores deben realizar una calificación del acto
consistente en evaluar el cumplimiento de todos los requisitos que determinan la validez
del acto y, por tanto, su aptitud para ser inscritos.
• Principio de legitimación o de presunción de validez. Como hemos señalado al
enunciar el principio anterior, los actos inscritos deben ser sometidos al procedimiento
de calificación. Además, como la gran mayoría de los actos deben estar incorporados a
un documento público, habrán pasado un examen de validez previo. Por estos motivos,
una vez que el acto queda inscrito se crea una presunción iuris et de iure de validez,
que solamente podrá ser rota mediante una resolución judicial que declare su
inexactitud o nulidad.
• Principio de publicidad material. Al reseñar las funciones del RM vimos que la principal
era dar publicidad a la información relevante que el legislador exige o permite que se
inscriba en el RM. De esta forma, todos los actos inscritos en el RM y publicados en el
BORME se presumen iuris et de iure conocidos por todos. Del mismo modo, para todos
los actos que debieran haber sido inscritos, pero no lo fueron existe una presunción
iuris tantum de desconocimiento.
• Principio de eficacia declarativa o constitutiva. Como regla general, la inscripción en el
RM solamente tiene efectos declarativos o informativos. No obstante, en algunos
supuestos la legislación confiere efectos constitutivos a la inscripción, como es el caso
de la constitución de las sociedades de capital, que para obtener todos los beneficios
que otorga la limitación de responsabilidad deben estar inscritas en el RM.
LAS OBLIGACIONES CONTABLES DEL EMPRESARIO.
La llevanza de los libros contables es otra de las obligaciones principales del
empresario. Esta obligación deriva de la necesidad de tener una serie de documentos
que reflejen una imagen fiel de la situación patrimonial del empresario, esto es, como se
desarrolla la marcha de la empresa.
A diferencia de las obligaciones registrales, que se fundamentan en el interés social o
colectivo de generar confianza para facilitar las transacciones económicas, en este
caso, además, encontramos un interés personal o privado del propio empresario:
conocer su verdadera situación para facilitar la gestión diaria de las actividades
empresariales.
 Obligaciones formales.
Dentro de las obligaciones formales del empresario a la hora de llevar la contabilidad
encontramos dos: la cumplimentación de los libros de forma homogénea y fiable y su
posterior legalización.
Estas actividades tienen una regulación bastante dispersa repartida entre el Código de
Comercio, la Ley de Sociedades de Capital, el Plan General de Contabilidad (aprobado
por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, y el Reglamento (UE) Nº
1606/2002, de 19 de julio, de aplicación de normas internacionales de contabilidad y el
Reglamento del Registro Mercantil.
Los libros de contabilidad.
Los libros son el soporte material de la contabilidad y en los que se anotan los distintos
asientos y estados contables. Existen tres tipos de libros:
(i) Libros obligatorios. Son el libro de inventario y cuentas anuales y el libro diario. El
contenido del libro de inventario y cuentas anuales lo desarrollaremos con mayor
profundidad más adelante. Por su parte, el libro diario es aquel que recoge todas
las operaciones que se desarrollan diariamente como consecuencia de la
actividad empresarial.
(ii) Libros especiales. Se trata de tres libros: el libro de actas, el libro de socios y el
libro de acciones nominativas. La llevanza de estos libros únicamente es
obligatoria en las sociedades mercantiles. Por un lado, Las Sociedades
Anónimas y las Sociedades Comanditarias por acciones tienen que llevar el libro
de actas y el libro de acciones nominativas. Por otro lado, las Sociedades
Limitadas tienen que llevar el libro de actas y el libro de socios.
(iii) Libros voluntarios. Al margen de los libros exigidos por la normativa, se prevé
la posibilidad de que los empresarios lleven libros contables de otro tipo que se
adapten mejor la realidad de su actividad y que les permitan reflejar de una mejor
manera la imagen fiel de la realidad patrimonial.
Como regla general, toda la información contable es de carácter reservado, pero la
normativa prevé tres estadios de publicidad:
(i) Las cuentas anuales están disponibles en el Registro Mercantil para cualquier
persona que quiera consultarlas sin necesidad de alegar interés legítimo. No
obstante, debemos recordar que la inscripción del empresario en el Registro
Mercantil no es obligatoria para todos los empresarios. Por tanto, conforme al
principio de tracto sucesivo, si el empresario no tiene abierta una hoja en el RM,
no se pueden inscribir sus cuentas anuales.

(ii) Las sociedades que cotizan en bolsa o que emiten valores cotizables tienen que
dar una información adicional por su especial situación.

(iii) Los libros de contabilidad solamente son accesibles previa orden de un órgano
jurisdiccional para aquellas personas que demuestren un interés legítimo.
Obligación de redactar las Cuentas Anuales.
Las cuentas anuales son un documento único compuesto por distintos elementos
(que analizaremos a continuación) cuyo objetivo es mostrar una imagen fiel de la
marcha de la empresa durante un ejercicio.
Elementos de las Cuentas Anuales.
Las Cuentas Anuales tienen cinco elementos: el balance, la cuenta de pérdidas y
ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo
y la memoria.
• El balance es un documento contable que muestra una imagen fija de la situación
patrimonial del empresario en un momento concreto. Debe reflejar con claridad las
cuantías a las que ascienden el Activo y el Pasivo, de cuya diferencia resulta el
Patrimonio Neto.
Para elaborar el balance se tienen que seguir las normas y modelos recogidos en el
Plan General de Contabilidad.
Si su volumen de actividad no supera determinados umbrales (la partida del activo no
supere los 4.000.000€, la cifra anual de negocios no supere los 8.000.000€ y el
número medio de trabajadores sea inferior o igual a 50) el empresario puede optar
por presentar el balance en su modalidad abreviada.
• La cuenta de pérdidas y ganancias recoge los ingresos ordinarios (derivados del
ejercicio de la actividad habitual del empresario) y extraordinarios (derivado de
operaciones que no constituyen la actividad habitual del empresario, como, por
ejemplo, la venta de bienes de su titularidad) junto con los gastos, de cuya diferencia
se obtiene el resultado del ejercicio.
Como ocurría con el balance, las empresas que cumplan ciertos requisitos sobre su
volumen de actividad (activo menor de 11.000.000€, cifra de negocios neta interior a
22.800.000€ y menos de 250 trabajadores de media) pueden elaborar la cuenta de
pérdidas y ganancias en su modalidad abreviada. Se puede apreciar que los
indicadores tienen una cifra mayor, de tal forma que toda empresa que haga la
cuenta de pérdidas y ganancias de forma abreviada hará balance abreviado, pero no
necesariamente ocurrirá lo mismo a la inversa.
• El estado de cambios en el patrimonio neto recoge dos elementos: la diferencia
entre ingresos ordinarios y gastos reconocidos y los cambios en el patrimonio neto
como consecuencia de las transacciones con los socios que componen al empresario
social y otras circunstancias como cambios en los criterios contables, correcciones
de errores, etc.
• El estado de flujos de efectivo recoge todos los pagos y cobros realizados en
efectivo por el empresario. Es una forma de ver los movimientos de efectivo que se
realizan a lo largo del ejercicio.
• La memoria es un documento complementario de los cuatro anteriores. En la
práctica no añade ninguna información nueva, sino que tiene una función explicativa
o aclaratoria de los datos y criterios utilizados, lo que facilita su interpretación. La
memoria podrá ser elaborada en su modalidad abreviada si se cumplen los mismos
requisitos de volumen de actividad recogidos en para el balance abreviado.
Redacción de las cuentas anuales.
Al abordar la redacción de las cuentas anuales debemos tener clara la diferencia
entre las cuentas anuales individuales y las cuentas anuales consolidadas en los
grupos de sociedades.
(i) Cuentas Anuales individuales.
Todo empresario tiene la obligación de elaborar sus cuentas anuales propias como
recoge la normativa. Dichas cuentas deberán presentarse firmadas por él
(empresario individual) o por el administrador o administradores u órgano que asuma
la administración de la empresa (empresarios sociales) y, en su caso, por los socios
ilimitadamente responsables por las deudas del empresario social.
En el caso de empresarios sociales sometidos a la normativa de sociedades de
capital, serán los administradores los que asuman dichas funciones (Artículo 253 de
la LSC), así como la de redactar, la memoria (Artículo 259 de la LSC), el informe de
gestión (Artículo 262 de la LSC) y la propuesta de aplicación del resultado (Artículo
273 de la LSC).
Una vez aprobadas, las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado
deben ser presentadas a la Junta General Ordinaria para su aprobación como indica
el Artículos 272 y 273 de la LSC.
(ii) Cuentas Anuales Consolidadas.
Cuando estamos ante un grupo de empresas, conforme al Artículo 42 del CCom las
sociedades que controlen a otras, esto es, las sociedades dominantes (el propio
precepto incluye normas que son permiten saber cuándo estamos ante una sociedad
dominante) tienen la obligación de presentar unas cuentas anuales que reflejen la
situación patrimonial de todo el grupo de empresas.
La auditoría de las cuentas anuales.
El proceso de auditoría consiste en una evaluación de toda la documentación
contable para ver si refleja o no la realidad patrimonial del empresario de forma fiel.
En otras palabras, ver si las cuentas anuales reflejan la verdad sobre la situación
patrimonial de la empresa.
La regulación de la auditoría de cuentas aparece en los textos que venimos
analizando durante este epígrafe y, además, en la Ley de Auditoría de Cuentas (LAC,
en adelante).
Empresarios obligados a someter sus cuentas a auditoría.
Conforme al Artículo 263 de la LSC las sociedades de capital tienen la obligación de
someter sus cuentas anuales y el informe de gestión deben ser revisados por un
auditor de cuentas.
No obstante, los empresarios que tengan un volumen de actividad reducido
(requisitos recogidos en el Artículo 263.2 de la LSC) están exentos de pasar por la
auditoría. Existen algunos empresarios que aunque se sitúen por debajo de los
umbrales recogidos en el precepto antes señalado siguen teniendo la obligación de
auditar sus cuentas como son: sociedades cotizadas en bolsa (DA 1ª de la LAC), las
que emiten obligaciones en régimen de oferta pública (DA 1ª de la LAC), las
entidades de crédito (DA 1ª de la LAC), las entidades de seguros (DA 1ª de la LAC),
las sociedades y agencias de valores (Artículo 86 de la Ley del Mercado de Valores),
las sociedades rectoras de las bolsas (Artículo 86 de la LMV) y las que reciban
subvenciones o ayudas públicas o presenten sus servicios al sector público (DA 1ª
de la LAC).
Nombramiento del auditor de cuentas.
La normativa prevé tres formas de nombramiento del auditor:
(i) Nombramiento por la Junta General (Artículo 264 de la LSC). Deberá ser
nombrada antes de que de finalice el ejercicio a auditar por un período de
entre tres y nueve años.

(ii) Nombramiento por el Registrador Mercantil. Cuando la Junta General

no haya nombrado al auditor antes de que finalice el ejercicio a auditar, los
administradores o cualquier socio pueden instar al Registrador Mercantil
del domicilio de la sociedad para que efectúe el nombramiento del auditor.

Así mismo, cuando la sociedad no tenga obligación de auditar las cuentas

anuales por estar por debajo de los umbrales del Artículo 263.2 de la LSC,
un socio o grupo de socios que representen más del 5% del capital social
pueden solicitar el nombramiento de un auditor de cuentas.

(iii) Nombramiento por el Juez. Conforme al Artículo 40 del CCom, aunque la

sociedad no tenga obligación de auditar las cuentas, el Letrado de la
Administración de Justicia puede obligar a ello a petición de aquellos que
demuestren un interés legítimo.
Informe del auditor de cuentas.
Una vez repasada toda la información contable el auditor de cuentas emitirá su
informe, cuyos resultados pueden ser los siguientes:
(i) Sin reservas. El auditor considera que la documentación contable refleja
una imagen fiel de la situación patrimonial del empresario.

(ii) Con reservas o salvedades. El auditor considera que se refleja una

imagen fiel de la situación patrimonial, pero existen fallos que deben ser
corregidos.

(iii) Adverso. El auditor entiende que la documentación contable elaborada no

refleja una imagen fiel de la situación patrimonial.

(iv) Denegado. El auditor considera que no tiene información suficiente para

emitir un informe positivo o negativo sobre la fidelidad de los documentos
contables.