GESTINDEMEDICAMENTOS
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MEDICAMENTOS – SECRETARÍA DE
SALUD DE CUNDINAMARCA
GOBERNACIÓN DE CUNDIMAMARCA
PROMOCIÓN DEL DESARROLLO DE SALUD Código: M-PDS-GSP-MA-001
GESTIÓN DE LA SALUD PÚBLICA Versión: 01
Tabla de Contenido
1. Objetivo ................................................................................................................................................. 4
2. Alcance ................................................................................................................................................. 4
3. Definiciones .......................................................................................................................................... 4
4. GENERALIDADES Y/O POLITICAS DE OPERACIÓN ....................................................................... 8
4.1 CLASIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS ............................................................. 8
4.2 ADQUISICIÓN Y TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y BIOLÓGICOS ............................... 10
4.3 REPORTE DE PROBLEMAS RELACIONADOS CON MEDICAMENTOS ................................ 10
4.4 CONTROL DE LAS CONDICIONES DE HIGIENE Y CONTROL DE PLAGAS ......................... 10
5. DOCUMENTOS ANEXOS .................................................................................................................. 11
5.1 Documentos del SIGC: ................................................................................................................ 11
5.2 Documentos Externos: ................................................................................................................ 11
6. SOLICITUD DE MEDICAMENTOS, BIOLOGICOS, SUEROS O INSUMOS. ................................... 12
7. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS (DM) E INSUMOS: ..................... 12
7.1 GENERALIDADES EN LA RECEPCIÓN: ................................................................................... 12
7.2 RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................................................ 14
7.3 RECEPCIÓN TÉCNICA: ............................................................................................................. 14
7.3.1 INSPECCIÓN: ..................................................................................................................... 15
8. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS. .................. 21
8.1 Registro de fechas de vencimiento ............................................................................................. 22
8.2 Control de fechas de vencimiento ............................................................................................... 22
8.3 Identificación de medicamentos sensibles a factores ambientales............................................. 23
8.4 Control de temperatura y humedad ............................................................................................. 23
8.5 Higiene, limpieza y fumigación de áreas. .................................................................................... 23
8.5.1 ACTIVIDADES A DESARROLLAR ..................................................................................... 24
8.6 Para la Desnaturalización y Destrucción de medicamentos, biológicos o sueros (En el caso que
sea necesario) ......................................................................................................................................... 24
9. CONSERVACIÓN DE MEDICAMENTOS Y BIOLOGICOS (MANEJO DE CADENA DE FRÍO,
MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES, HIGROSCÓPICOS, ENTRE OTROS).......................................... 24
10. DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS, BIOLÓGICOS E INSUMOS. .......................................... 25
10.1 VACUNA ANTIRRABICA CANINA Y FELINA ............................................................................ 25
10.2 VACUNA O BIOLÓGICO HUMANA ANTIRRABICA Y SUERO ANTIRRABICO. ..................... 26
10.3 SUERO ANTIOFÍDICO. ............................................................................................................... 27
10.4 LEISHMANIASIS ......................................................................................................................... 27
10.5 MALARIA ..................................................................................................................................... 28
10.6 CHAGAS...................................................................................................................................... 29
10.7 TUBERCULOSIS ......................................................................................................................... 30
10.8 INFECCIÓN RESPIRATORIA AGUDA ....................................................................................... 33
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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
Defecto Crítico: Aquel que puede llegar a impedir la utilización del producto y atenta
contra la vida del paciente.
Defecto Mayor: Defecto que sin ser crítico tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el uso del producto.
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Dispositivo médico para uso humano. Se entiende por dispositivo médico para uso
humano, cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro
artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus
componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su
correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso en:
Dispositivos con superficie de contacto. Son aquellos que incluyen contacto con piel,
membrana mucosa y superficies abiertas o comprometidas.
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Fecha de expiración o caducidad. Es la que indica el tiempo máximo dentro del cual se
garantizan las especificaciones de calidad de un producto establecidas para su utilización.
Lote. Una cantidad definida de materia prima, material de envasado o producto procesado
en un sólo proceso o en una serie de procesos, de tal manera que pueda esperarse que
sea homogéneo. En el caso de un proceso continuo de fabricación, el lote debe
corresponder a una fracción definida de la producción, que se caracterice por la
homogeneidad que se busca en el dispositivo médico, medicamento o insumo. El lote
puede ser subdividido.
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Sistema FIFO: Sistema de rotación de productos almacenados que establece que los
productos que primero ingresan son los que primero salen. (first input- first output)
Sistema FEFO: Sistema de rotación de productos almacenados que establece que los
productos que primero expiran son los que primero salen (first expire – first output).
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Consumo Histórico:
el principio activo
la forma farmacéutica
la concentración
el número del lote
el registro sanitario del INVIMA
la fecha de vencimiento
la presentación comercial
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El proceso de notificación de RAM deberá ser efectuado con carácter obligatorio, sin
importar el nivel de criticidad clínica, y presentado a las instancias pertinentes por parte de
los profesionales del área de salud
Todas las áreas del almacén se mantienen libres de roedores, insectos, pájaros o
cualquier otra peste que pudiera contaminar los productos almacenados.
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Ningún colaborador o visitante puede alterar las trampas colocadas para el control de
plagas.
En caso que un colaborador detecte una plaga en las instalaciones del almacén debe
dar aviso al Jefe Inmediato para que se tomen las acciones correctivas y preventivas
necesarias.
5. DOCUMENTOS ANEXOS
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El profesional designado para el control de los inventarios de cada uno de los programas
debe remitir la solicitud al ministerio a través de correo electrónico, teniendo en cuenta que
la respuesta a la solicitud por parte del ministerio se obtiene por lo menos 10 días después de
realizada la solicitud por parte de la Secretaría de Salud.
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f. Se debe verificar que cada producto cumpla con los requisitos técnicos establecidos,
para ello, de cada uno de los productos se debe realizar un muestreo aleatorio, el cual
se realizara de la siguiente manera:
En la Tabla 1, ubicar el intervalo al que corresponde el tamaño del Lote recibido e identificar
la letra correspondiente en el nivel de Inspección General.
NIVEL DE INSPECCIÓN
TAMAÑO DEL LOTE
GENERAL (I)
2–8 A
9 – 15 A
16 – 25 B
26 – 50 C
51 – 90 C
91 – 150 D
151 – 280 E
281 – 500 F
501 – 1200 G
1201 – 3200 H
3201 – 10000 J
100001 – 35000 K
35001 – 150000 L
150001 – 500000 M
500001 – más N
Tabla 1. Letra clave del tamaño de la muestra
Nivel Aceptable de
Calidad (Inspección
LETRA CLAVE Normal) 1.5 %
Acepto Rechazo
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A 2 0 1
B 3 0 1
C 6 0 1
D 8 0 1
E 13 0 1
F 20 1 2
G 32 1 2
H 60 2 3
J 80 3 4
K 125 5 6
L 200 7 8
M 315 10 11
N 500 14 15
P 800 21 22
Q 1250 21 22
R 2000 21 22
Tabla 2. Planes de muestreo para inspección normal
En los casos que se requiera, la recepción se debe realizar por el profesional del almacén
con acompañamiento del técnico o profesional del programa a que pertenecen los productos
a Recepcionar.
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Características a observar:
7.3.1 INSPECCIÓN:
Dentro de la inspección se debe clasificar el nivel de aceptabilidad para cada aspecto a observar,
teniendo en cuenta los siguientes tres criterios para cada defecto encontrado:
Defecto Crítico: Cuando hay algún defecto crítico el producto es calificado como No
Aceptable.
Defecto Mayor: Se condiciona la aceptación hasta nueva inspección del producto.
Defecto Menor: Se acepta con todos los defectos menores, pero se hace la
observación
a. En Rótulos
Franja roja en sentido horizontal que la deben tener los antibióticos, vacunas
y vitaminas en forma líquida.
Franja verde con la leyenda “MEDICAMENTO ESENCIAL”, que identifica a
todos los medicamentos del P.O.S.
Franja de color violeta que identifica a los medicamentos de control
especial.
Concentración de principio activo.
Contraindicaciones.
Condiciones de almacenamiento.
La leyenda “MANTÉNGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIÑOS”
Estado y posición de la etiqueta, la cual no debe estar torcida, sucia,
manchada, rota, mal pegada ni arrugada.
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b. En embalajes
NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CUANDO SE UTILIZAN ETIQUETAS
CRITICO MAYOR MENOR
Etiquetas rotas, sucias o corrugadas.
X
Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en
medicamentos para reconstituir y que el nivel
hasta donde debe hacerse este marcado en la
X
etiqueta).
c. En el empaque
d. En el envase
Contenido completo.
Tapa con banda de seguridad y cierre hermético.
Ausencia de polvo, manchas u otras suciedades.
No presentar grietas.
No debe estar deformado ni con suciedad exterior.
NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CARACTERISTICAS EN ENVASE DE VIDRIO
CRITICO MAYOR MENOR
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NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CARACTERISTICAS EN ENVASE PLASTICO
CRITICO MAYOR MENOR
Presencia de olor objetable. X
Envase sin contenido. X
Ausencia de banda de seguridad. X
Envase abombado. X
Suciedad interior. X
Presencia de poros o grietas que afectan su
utilización.
X
Deficiente hermeticidad del cierre. X
Suciedad exterior. X
Superficie defectuosa (burbujas, hendiduras que
afectan su apariencia). X
Deformaciones que afectan su apariencia. X
e. En las Tapas
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NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CARACTERISTICAS EN TUBOS
COLAPSIBLES CRITICO MAYOR MENOR
Perforaciones, grietas o roturas. X
Hermeticidad del cierre.
X
Tubos deformados.
X
Suciedad exterior. X
f. En la impresión:
Debe ser clara, sin manchas de tinta o sustancias que impidan leer la
información.
No debe desprender la tinta al tocarla con los dedos.
g. En los blísteres
Completamente sellados.
Completamente llenos.
No deben estar rotos, arrugados.
Deben tener la información de: Nombre genérico y/o comercial, lote,
fecha de vencimiento, laboratorio fabricante.
h. Formas Farmacéuticas
Líquidos estériles
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NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CARACTERISTICAS PARA TABLETAS
CRITICO MAYOR MENOR
Bordes erosionados, tabletas laminadas, X
porosas, manchadas y moteadas.
Polvo adherido a la superficie. X
Sólidos Estériles
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ETAPA RESPONSABLE
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Una vez realizada la recepción administrativa y técnica del medicamento y/o dispositivo
médico y registrado el ingreso en el formato “RECEPCIÓN TÉCNICA DE PRODUCTOS
FARMACÉUTICOS” se dispone a realizar el almacenamiento del mismo.
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de expiración más lejana. Esto último hace referencia a un mismo medicamento con fechas
de vencimiento diferentes, siguiendo el orden de tipo primero en entrar - primero en salir
(FIFO) o primero en caducar es lo primero en salir (FEFO), es decir siempre debe estar
disponible primero los productos con la fecha de vencimiento más cercana y clasificados de
acuerdo a la norma sistema mixto (nombre genérico, grupo. terapéutico, forma farmacéutica).
Los productos deben situarse en el espacio físico del almacén, donde se aseguren las
condiciones correctas de temperatura, humedad y seguridad. Es esencial cumplir, dentro de
las mejores condiciones de almacenamiento, con las instrucciones de conservación del
fabricante del producto; si esto fuera inviable, el producto se debe conservar (almacenar) en
las condiciones más apropiadas disponibles y se utilizará con la mayor rapidez posible, por tal
razón, se deben leer siempre las etiquetas, en las cuales se especifican las condiciones
ambientales a las cuales se deben almacenar los productos.
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Diariamente, a las 8 a.m. y a las 5 p.m., el Regente de farmacia registra las mediciones
de temperatura y humedad ambiental, en el formato control de temperatura y humedad
relativa con el fin de verificar que esas mediciones estén en los rangos permisibles para
garantizar la conservación de los insumos, así:
En caso de que no se cumplan con los límites permisibles, se debe monitorear nuevamente
la temperatura y aplicar las medidas correctivas requeridas con el fin de asegurar las
condiciones requeridas por los medicamentos, insumos y otros.
Las áreas en general deben tener una adecuada limpieza y asepsia (diaria). Se deben
tomar las precauciones necesarias para limpiar el exterior de los embalajes y envases
con un paño, cuidando de no manchar o borrar las descripciones y especificaciones del
embalaje. Debe tenerse cuidado de que los productos queden en el sitio que está
destinado por ordenamiento y deben ubicarse atendiendo las fechas de vencimiento.
La nevera se limpia cada mes (excepto derrames) y el resto del área diariamente.
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Cuando se observe temperaturas en los medicamentos y/o biológicos fuera de los rangos
recomendados por el fabricante, se debe rechazar el medicamento o biológico y reportar las
condiciones de los mismos al proveedor.
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Debe ser evitado al máximo la exposición de estos productos a cualquier tipo de luz.
Se debe controlar diariamente la temperatura del cuarto frío y las neveras y registrar
los valores haciendo uso del formato Control de Temperatura y Humedad Relativa.
Estos valores se registran todos los días (mañana y tarde).
El cuarto frío y las neveras deben estar permanentemente en funcionamiento,
conectados a la red eléctrica.
En todo caso, para los biológicos del Programa Ampliado de Inmunizaciones –PAI- a cargo
de la Secretaría de Salud de Cundinamarca, se debe dar estricto cumplimiento al protocolo
Almacenamiento de Biológicos, código: M-PDS-GSP-GPSP-PRO-001.
De igual forma para el almacenamiento de Biológicos contra Rabia Canina y Felina, se debe
dar estricto cumplimiento al protocolo Almacenamiento de Biológicos contra Rabia
Canina y Felina, código: M-PDS-GSP-PRO-002.
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o Todos Los municipios deben realizar la solicitud mediante oficio firmado por el
gerente o coordinador del área, se radica en el al 4 Piso de la Secretaría de
Salud, área de zoonosis, dónde se elabora la orden para su despacho en el
almacén de la secretaría de Salud (Calle 15 32-58)
o La persona encargada de reclamar el biológico será la que firma la autorización
de la entrega de insumos
Usuario que solicita el trámite: Ips pública o privada, entidad territorial municipal
o Ficha epidemiológica Cara a y cara b del evento código 307 Vigilancia integrada de la
rabia humana
o Orden medica
Nota: El profesional debe llamar al municipio y verificar el caso para clasificarlo como:
Observable: No se entrega vacuna o biológico humana antirrábica y
suero antirrábico.
No observable (No hay Perro): Se deben presentar los documentos
requeridos y mediante atención presencial o por correo.
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Usuario que solicita el trámite: Ips pública o privada, entidad territorial municipal
Nota: Cada institución que atiende urgencias debe tener un stock de suero antiofídico para
manejo de pacientes. Se describe aquí en caso de que se requiera por emergencia.
Orden Médica
10.4 LEISHMANIASIS
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Nota: Una vez se cumplan con los documentos requeridos, las consideraciones paraclínicas y
la lámina de frotis directo: Se entrega orden de autorización de tratamiento con la dosis de
acuerdo al peso del paciente, tiempo a administrar el tratamiento y número de unidades a
reclamar en el almacén de la Secretaría de Salud.
10.5 MALARIA
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Nota: Una vez se cumplan con los documentos requeridos, las consideraciones
paraclínicas y la lámina: Se entrega orden de autorización de tratamiento con la dosis,
tiempo a administrar el tratamiento y número de unidades a reclamar en el almacén
de la Secretaría de Salud.
10.6 CHAGAS
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Nota. Una vez se cumplan con los documentos requeridos, las consideraciones
paraclínicas y la lámina: Se entrega orden de autorización de tratamiento con la dosis
de acuerdo al peso del paciente, tiempo a administrar el tratamiento y número de
unidades a reclamar en el almacén de la Secretaría de Salud.
10.7 TUBERCULOSIS
TB en Niños:
Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS
Ficha de Notificación.
Ficha de Tratamiento.
Exámenes de Diagnóstico: Baciloscopia (BK), Cultivo en OK, Rayos x de
tórax si es pulmonar (RX), prueba de VIH.
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Fórmula Médica.
Si proviene de otro departamento: Formato de georreferenciación, y
epicrisis o resumen de historia clínica.
Si se trata de Quimioprofilaxis, Epicrisis de indicación de la terapia,
prueba de VIH si aplica en pacientes de Coinfección.
Profilaxis:
Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
Ficha de tratamiento.
Epicrisis de indicación de la terapia.
Prueba de PPD.
Radiografía de torax (RX)
Prueba de VIH en coinfección
Formula médica.
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En Lepra:
Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
Ficha de Notificación.
Ficha de tratamiento
Baciloscopias y/o Biopsia.
Epicrisis.
Formula médica.
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Nota. Una vez se cumplan con los documentos requeridos y las consideraciones
paraclínicas: Se entrega orden de autorización de tratamiento con la dosis de acuerdo
al peso del paciente, tiempo a administrar el tratamiento y número de unidades a
reclamar en el almacén de la Secretaría de Salud.
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1. Debe haber previa la solicitud del Municipio a través del aplicativo nominal PAIWEB.
Td adulto
VPH
DPT acelular gestante
Influenza Adulto
Influenza pediátrica
Pentavalente
Hepatitis B
Hepatitis A
Varicela
DPT pediátrica
Neumococo
VOPb ( Polio oral)
VIP ( Polio inactivo)
Fiebre Amarilla
Triple Viral
BCG
Biológico de Vigilancia:
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Horario de atención:
1. Solicitud en el aplicativo
2. Calculo de necesidades
3. Factura de despacho
4. Formato de salida de insumos según necesidad
Dispensar los medicamentos de acuerdo con la orden generada desde los coordinador
de cada programa, en el formato autorizado
En caso de detectar por parte del usuario una Reacción Adversa que se sospeche
atribuible al uso de un(os) medicamento(s), realizar el cambio del medicamento al
usuario si lo solicita, aconsejándole que se remita a su médico para informarle sobre
el caso.
Diligenciar y enviar el Formato de Reporte de RAM (INVIMA).
Ampliar la información del Reporte RAM:
Número de lote
Cantidad
Frecuencia
Medicamentos Concomitantes
Demás información que se requiera para documentar la notificación
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Presentar los reportes del INVIMA más relevantes a los laboratorios para que hagan
los análisis respectivos del medicamento y generen una respuesta sobre el tema
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