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MANUAL DE GESTIÓN DE

MEDICAMENTOS – SECRETARÍA DE
SALUD DE CUNDINAMARCA

GOBERNACIÓN DE CUNDIMAMARCA
PROMOCIÓN DEL DESARROLLO DE SALUD Código: M-PDS-GSP-MA-001
GESTIÓN DE LA SALUD PÚBLICA Versión: 01

GESTIÓN DE MEDICAMENTOS Fecha de aprobación: 29/Sept/2017

Tabla de Contenido
1. Objetivo ................................................................................................................................................. 4
2. Alcance ................................................................................................................................................. 4
3. Definiciones .......................................................................................................................................... 4
4. GENERALIDADES Y/O POLITICAS DE OPERACIÓN ....................................................................... 8
4.1 CLASIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS ............................................................. 8
4.2 ADQUISICIÓN Y TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y BIOLÓGICOS ............................... 10
4.3 REPORTE DE PROBLEMAS RELACIONADOS CON MEDICAMENTOS ................................ 10
4.4 CONTROL DE LAS CONDICIONES DE HIGIENE Y CONTROL DE PLAGAS ......................... 10
5. DOCUMENTOS ANEXOS .................................................................................................................. 11
5.1 Documentos del SIGC: ................................................................................................................ 11
5.2 Documentos Externos: ................................................................................................................ 11
6. SOLICITUD DE MEDICAMENTOS, BIOLOGICOS, SUEROS O INSUMOS. ................................... 12
7. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS (DM) E INSUMOS: ..................... 12
7.1 GENERALIDADES EN LA RECEPCIÓN: ................................................................................... 12
7.2 RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................................................ 14
7.3 RECEPCIÓN TÉCNICA: ............................................................................................................. 14
7.3.1 INSPECCIÓN: ..................................................................................................................... 15
8. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS. .................. 21
8.1 Registro de fechas de vencimiento ............................................................................................. 22
8.2 Control de fechas de vencimiento ............................................................................................... 22
8.3 Identificación de medicamentos sensibles a factores ambientales............................................. 23
8.4 Control de temperatura y humedad ............................................................................................. 23
8.5 Higiene, limpieza y fumigación de áreas. .................................................................................... 23
8.5.1 ACTIVIDADES A DESARROLLAR ..................................................................................... 24
8.6 Para la Desnaturalización y Destrucción de medicamentos, biológicos o sueros (En el caso que
sea necesario) ......................................................................................................................................... 24
9. CONSERVACIÓN DE MEDICAMENTOS Y BIOLOGICOS (MANEJO DE CADENA DE FRÍO,
MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES, HIGROSCÓPICOS, ENTRE OTROS).......................................... 24
10. DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS, BIOLÓGICOS E INSUMOS. .......................................... 25
10.1 VACUNA ANTIRRABICA CANINA Y FELINA ............................................................................ 25
10.2 VACUNA O BIOLÓGICO HUMANA ANTIRRABICA Y SUERO ANTIRRABICO. ..................... 26
10.3 SUERO ANTIOFÍDICO. ............................................................................................................... 27
10.4 LEISHMANIASIS ......................................................................................................................... 27
10.5 MALARIA ..................................................................................................................................... 28
10.6 CHAGAS...................................................................................................................................... 29
10.7 TUBERCULOSIS ......................................................................................................................... 30
10.8 INFECCIÓN RESPIRATORIA AGUDA ....................................................................................... 33

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10.9 BIOLÓGICOS E INSUMOS DEL PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES (PAI). ..... 34


11. ACTIVIDADES PARA EL REPORTE DE PROBLEMAS RELACIONADOS CON MEDICAMENTOS
35
12. CONTROL DE INVENTARIOS........................................................................................................ 36
13. CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO ....................................................................................... 36

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1. OBJETIVO

Describir las actividades requeridas para la recepción, almacenamiento, control y entrega


de los medicamentos, biológicos e insumos para eventos de interés en Salud Pública.
asegurando criterios de calidad y oportunidad.

2. ALCANCE

Inicia con la clasificación de los medicamentos, biológicos e insumos requeridos por la


Secretaría de Salud y finaliza con las atividades requeridas para la dispensación u entrega
de los mismos.

3. DEFINICIONES

 Accesorio. El destinado especialmente por el fabricante para ser utilizado en forma


conjunta con un dispositivo médico, para que este último, pueda emplearse de
conformidad con la finalidad prevista para el producto por el fabricante del mismo.

 Advertencia. Llamado de atención, generalmente incluido en los textos de las etiquetas


y/o empaques, sobre algún riesgo particular asociado con la utilización de los dispositivos
médicos.

 Denominación Común Internacional para las Sustancias Farmacéuticas (DCI). Es


el nombre recomendado por la Organización Mundial de la Salud, OMS, para cada
medicamento. La finalidad de la Denominación Común Internacional, DCI, es conseguir
una buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional.

 Defecto Crítico: Aquel que puede llegar a impedir la utilización del producto y atenta
contra la vida del paciente.

 Defecto Mayor: Defecto que sin ser crítico tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el uso del producto.

 Defecto Menor: Aquel que no reduce materialmente el uso del producto.

 Denominación Común Internacional para las Sustancias Farmacéuticas (DCI). Es


el nombre recomendado por la Organización Mundial de la Salud, OMS, para cada
medicamento. La finalidad de la Denominación Común Internacional, DCI, es conseguir
una buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional.

 Dispositivo médico: Cualquier instrumento, aparato, maquina, equipo, implante,


reactivo calibrador in vitro, software, o articulo relacionado, destinado por el fabricante
a ser usado, solo o en combinación para uso humano. Y que no ejercen la acción principal
que se desea por medios farmacológicos, inmunológicos o metabólicos.´´ Art. 2 Decreto
4725 de 2005

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 DM: dispositivos médicos.

 Dispositivo Médico Activo Terapéutico. Cualquier dispositivo médico activo utilizado


sólo o en combinación con otros dispositivos médicos, destinado a sostener, modificar,
sustituir o restaurar funciones o estructuras biológicas en el contexto del tratamiento o
alivio de una enfermedad, lesión o deficiencia.

 Dispositivo médico combinado. Se considera dispositivo médico combinado, un


dispositivo que forme con un fármaco, un solo producto destinado a ser utilizado
exclusivamente en esta combinación. Si la función principal tiene una acción
farmacológica, será evaluado bajo las disposiciones del Decreto 677 de 1995 o las normas
que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Si la función principal es la de ser dispositivo
y la del fármaco, accesoria, se regirá por lo dispuesto en el presente decreto con la
verificación de calidad y seguridad del medicamento.

 Dispositivo médico invasivo. El que penetra parcial o completamente en el interior del


cuerpo, bien por un orificio corporal o bien a través de la superficie corporal.

 Dispositivo médico para uso humano. Se entiende por dispositivo médico para uso
humano, cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro
artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus
componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su
correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso en:

 Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad;


 Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento, alivio o compensación de una
lesión o de una deficiencia;
 Investigación, sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un
proceso fisiológico;
 Diagnóstico del embarazo y control de la concepción;
 Cuidado durante el embarazo, el nacimiento o después del mismo, incluyendo el
cuidado del recién nacido;
 Productos para desinfección y/o esterilización de dispositivos médicos.
 Los dispositivos médicos para uso humano, no deberán ejercer la acción principal que
se desea por medios farmacológicos, inmunológicos o metabólicos.

 Dispositivos con superficie de contacto. Son aquellos que incluyen contacto con piel,
membrana mucosa y superficies abiertas o comprometidas.

 Estabilidad. Propiedad del dispositivo médico de mantener sus características originales


en el tiempo de vida útil dentro de las especificaciones establecidas de calidad.

 Etiqueta: Es toda información impresa escrita o gráfica adherida que acompañe el


dispositivo médico, medicamento o insumo.

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 Evento adverso. Es cualquier suceso médico desafortunado que puede presentarse


durante un tratamiento con un medicamento, pero que no tiene necesariamente relación
causal con el mismo.

 Fabricante. Es la persona natural o jurídica responsable del diseño, fabricación, empaque


acondicionamiento y etiquetado de un dispositivo médico. El fabricante será el responsable
del producto final, independientemente que las etapas mencionadas sean hechas por la
misma persona o en su nombre, por un tercero.

 Factores Ambientales: Es necesario tener en cuenta los factores ambientales como la


temperatura, la radiación, la luz, el aire, la humedad, la naturaleza del envase. Un
medicamento tiene una vida limitada, la cual está indicada por la fecha de vencimiento y
que depende de las características físicas, fisicoquímicas, y microbiológicas de la
preparación.

 Farmacovigilancia: Es la ciencia y actividades relacionadas con la detección, evaluación,


entendimiento y prevención de los eventos adversos o cualquier otro problema relacionado
con medicamentos.

 Fecha de expiración o caducidad. Es la que indica el tiempo máximo dentro del cual se
garantizan las especificaciones de calidad de un producto establecidas para su utilización.

 Finalidad prevista. La utilización a la que se destina el dispositivo médico según las


indicaciones proporcionadas por el fabricante en el etiquetado, las instrucciones de
utilización y/o material publicitario, las cuales deben ser acordes con las autorizadas en el
respectivo registro sanitario o en el permiso de comercialización.

 FORAM: Es el Formato para Reporte de Reacciones Adversas a Medicamentos y


corresponde al mecanismo oficial para reportar cualquier reacción o evento adverso
presunta o realmente causado o producido por un medicamento.

 Humedad: Contenido de vapor de agua en un espacio físico determinado.

 Incidente adverso. Daño o potencial riesgo de daño no intencionado al paciente,


operador o medio ambiente que ocurre como consecuencia de la utilización de un
dispositivo médico.

 INVIMA: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos. Colombia

 Inserto. Es cualquier material impreso, digitalizado o gráfico que contiene instrucciones


para su almacenamiento, utilización o consumo seguro del dispositivo médico.

 Lote. Una cantidad definida de materia prima, material de envasado o producto procesado
en un sólo proceso o en una serie de procesos, de tal manera que pueda esperarse que
sea homogéneo. En el caso de un proceso continuo de fabricación, el lote debe
corresponder a una fracción definida de la producción, que se caracterice por la
homogeneidad que se busca en el dispositivo médico, medicamento o insumo. El lote
puede ser subdividido.

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 Listado: Relación de productos en un orden determinado con el objetivo de identificarlos,


partiendo de una necesidad.

 Medicamento: Es aquél preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos,


con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la
prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad.
Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por
cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado. (Decreto 677/95)

 Modelo. Es la designación mediante números, letras o su combinación con la cual se


identifica el diseño y la composición de un equipo biomédico.

 Precauciones. Medidas de seguridad que se deben cumplir al usar todo dispositivo


médico.

 PRM - Problemas Relacionados con Medicamentos: Es cualquier suceso indeseable


experimentado por el paciente que se asocia o se sospecha asociado a una terapia
realizada con medicamentos y que interfiere o potencialmente puede interferir con el
resultado deseado para el paciente.

 PRUM - Problemas Relacionados con la Utilización de Medicamentos:


Corresponden a causas prevenibles de problemas relacionados con medicamentos,
asociados a errores de medicación (prescripción, dispensación, administración o uso por
parte del paciente o cuidador), incluyendo los fallos en el Sistema de Suministro de
Medicamentos, relacionados principalmente a la ausencia en los servicios de procesos
administrativos y técnicos que garanticen la existencia de medicamentos que realmente
se necesiten, acompañados de las características de efectividad, seguridad, calidad de la
información y educación necesaria para su utilización correcta.

 Ram: Reacción adversa a medicamentos

 Recepción Administrativa: Es el proceso mediante el cual se verifica que lo facturado,


sea lo que se recibe y lo que se ha solicitado, en los tiempos previamente establecidos.

 Recepción Técnica: Es el proceso mediante el cual se garantiza la calidad de los insumos


hospitalarios al corroborar que estos cumplen con las especificaciones técnicas.

 Registro sanitario. Es el documento público expedido por el Instituto Nacional de


Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, INVIMA, previo el procedimiento tendiente a
verificar el cumplimiento de los requisitos técnico-legales y sanitarios establecidos en el
presente decreto, el cual faculta a una persona natural o jurídica para producir,
comercializar, importar, exportar, envasar, procesar, expender y/o almacenar un
dispositivo médico.

 Sistema FIFO: Sistema de rotación de productos almacenados que establece que los
productos que primero ingresan son los que primero salen. (first input- first output)

 Sistema FEFO: Sistema de rotación de productos almacenados que establece que los
productos que primero expiran son los que primero salen (first expire – first output).

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 Tecnovigilancia. Es el conjunto de actividades que tienen por objeto la identificación y


la cualificación de efectos adversos serios e indeseados producidos por los dispositivos
médicos, así como la identificación de los factores de riesgo asociados a estos efectos o
características, con base en la notificación, registro y evaluación sistemática de los efectos
adversos de los dispositivos médicos, con el fin de determinar la frecuencia, gravedad e
incidencia de los mismos para prevenir su aparición.

 Temperatura: La temperatura es una magnitud referida a las nociones comunes de calor


o frío, por lo general un objeto más "caliente" tendrá una temperatura mayor.

 Termohigrómetro: Instrumento de medida que determina el clima ambiental (humedad


y temperatura ambientales).

 Trazabilidad: Conjunto de datos e información que permite el seguimiento y revisión, en


cualquier etapa de la cadena de abastecimiento, de las operaciones efectuadas para
cada lote del Medicamento o Dispositivo Medico.

 Uso adecuado de medicamentos. Es el proceso continuo, estructurado y diseñado por


el Estado, que será desarrollado e implementado por cada institución, y que busca
asegurar que los medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y efectiva.

 Uso a corto plazo. Destinado normalmente a utilizarse de forma continua durante un


período de hasta treinta (30) días.

 Uso prolongado. Destinado normalmente a utilizarse de forma continua durante un


período de más de treinta (30) días.

 Uso transitorio. Destinado normalmente a utilizarse de forma continua durante menos


de sesenta (60) minutos.

4. GENERALIDADES Y/O POLITICAS DE OPERACIÓN

4.1 CLASIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera, multidisciplinaria y


participativa se realiza en la Secretaria de Salud almacén, para definir los medicamentos y
dispositivos médicos con que se deben contar para asegurar el acceso de los usuarios a ellos,
teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo

La clasificación de los medicamentos y dispositivos médicos en la Secretaria de Salud-


almacén determinara la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para
cierto periodo, teniendo en cuenta: el perfil epidemiológico de la institución, la población
usuaria y/o consumo histórico, comparado con la definición de necesidades determinadas por
los programas y la oferta de servicios y el presupuesto disponible se realiza de acuerdo con
lo establecido en la normatividad de referencia (Decreto 2200 de 2005 ,decreto 249 de
2013,decreto 780 de 2016).

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Teniendo en cuenta los siguientes pasos:


1. Definición de políticas institucionales:
a. No se reciben medicamentos y/o dispositivos médicos con fecha de vencimiento inferiores
a seis (06) meses.
b -No se reciben medicamentos que no conserven la cadena de frio
c- No se reciben medicamentos que no conserven sus condiciones de almacenamiento.
d -No se reciben medicamentos y/o dispositivos médicos que se encuentre en mal estado
(empaque, envase, etiqueta, etc.)

Consumo Histórico:

Es la medida más confiable para predecir y cuantificar la demanda futura, teniendo en


cuenta que las existencias no estén agotadas, se pueden aplicar técnicas basadas en
morbilidad y deducir el consumo para prever las adquisiciones necesarias ; se tiene en base
un consumo de los medicamentos y dispositivos médicos según las necesidades de la
comunidad , dicho consumo se lleva a cabo con el propósito de evitar el agotamiento de los
productos farmacéuticos con más movimiento y evitar acumulación de excedentes de
productos farmacéuticos

De esta forma, para la clasificación de los medicamentos la institución tiene un listado


para cada programa, dicho listado incluye:

 el principio activo
 la forma farmacéutica
 la concentración
 el número del lote
 el registro sanitario del INVIMA
 la fecha de vencimiento
 la presentación comercial

Según lo establecido en el Decreto 2200 de 2005.

Y para la clasificación de los dispositivos médicos dispone de un listado que incluye:

 nombre genérico o marca del dispositivo


 la presentación comercial
 el registro sanitario INVIMA
 la vida útil si aplica
 la clasificación de acuerdo al riesgo

Según lo establecido en el Decreto 4725 de 2005.

Dichos listados de clasificación de medicamentos y dispositivos médicos se llevan y


conservan en los formatos destinados para tal fin y se encuentran impresos para efectos de
inventarios y verificación. Tales archivos cumplen las siguientes funciones:

 Como registro de clasificación requerido por la normatividad


 Listado de verificación del inventario de la Secretaría de Salud de Cundinamarca para
determinar las existencias

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 Listado de verificación de la semaforización para evaluar las fechas de vencimiento


 Listado de verificación de las alertas de farmacovigilancia y tecnovigilancia del INVIMA
 Listado de pedidos de insumos y de proveedores
 Observaciones sobre forma de almacenamiento

Así, por efectos funcionales operativos, el archivo de clasificación de medicamentos y


dispositivos médicos podrá contener otras características adicionales a las de la norma.

4.2 ADQUISICIÓN Y TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y BIOLÓGICOS

- El suministro y transporte de Biológico contra Rabia Animal es realizado por el Ministerio de


Salud y Protección Social junto con el canal de distribución a la Secretaría de Salud de
Cundinamarca. La solicitud de este biológico se realiza teniendo en cuenta el censo de
población canina y felina de cada uno de los municipios del departamento, la capacidad de
almacenamiento y la cobertura exigida para cada año.

- La adquisición y transporte de Biológicos del Programa Ampliado de Inmunizaciones -PAI-


debe realizarse considerando la Programación de susceptibles, programación de población
objeto y el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de la red de frío.

- Los medicamentos del programa de tuberculosis y Lepra y enfermedades transmitidas por


vectores son suministrados de forma controlada por el Ministerio de Salud y Protección Social,
de acuerdo al histórico de despachos y al número de pacientes que requieran el medicamento
durante el periodo.

4.3 REPORTE DE PROBLEMAS RELACIONADOS CON MEDICAMENTOS

El proceso de notificación de RAM deberá ser efectuado con carácter obligatorio, sin
importar el nivel de criticidad clínica, y presentado a las instancias pertinentes por parte de
los profesionales del área de salud

Es responsabilidad del Director Técnico revisar la RAM, recolectar y procesar la información


para consolidar una base de datos y ser presentado en el Comité de Farmacia y Terapéutica

4.4 CONTROL DE LAS CONDICIONES DE HIGIENE Y CONTROL DE PLAGAS

Todas las áreas del almacén se mantienen libres de roedores, insectos, pájaros o
cualquier otra peste que pudiera contaminar los productos almacenados.

Si existe el riesgo de una plaga, se establecen los controles requeridos de acuerdo al


diagnóstico realizado por operador autorizado que cumpla con los requerimientos exigidos por
la Secretaria de Salud en la línea de químicos, las medidas aplicadas son realizadas por un
proveedor calificado para evitar la contaminación de los medicamentos y demás productos
almacenados en estas áreas.

Se exige un registro de agentes utilizados, registros de fumigación y colocación de


trampas (especialmente en los puntos que manejan retail).

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Una vez realizada la fumigación se cuenta con un archivo de registros de las


fumigaciones y la colocación de cebos para roedores realizadas por el proveedor, incluyendo
la ubicación y comentarios de los resultados obtenidos. Estos reportes reposan en una unidad
de conservación documental debidamente rotulada por el responsable del proceso, para este
caso se utilizara la factura del proveedor como registro de fumigación.

Ningún colaborador o visitante puede alterar las trampas colocadas para el control de
plagas.

En caso que un colaborador detecte una plaga en las instalaciones del almacén debe
dar aviso al Jefe Inmediato para que se tomen las acciones correctivas y preventivas
necesarias.

La frecuencia de control de plagas se deberá revisar periódicamente y se ejecuta de


acuerdo con las frecuencias establecidas por la dependencia.

5. DOCUMENTOS ANEXOS

5.1 Documentos del SIGC:

 Recepción Técnica de Productos Farmacéuticos


 Limpieza y Desinfección de Áreas y Superficies, Código: M-PDS-GSP-LSP-FR-044
 Autorización Entrega Insumos, Código: M-PDS-FR-010.
 Resolución 412 / Norma técnica PAI
 Resolución 0249 de 2013
 Ficha técnica de vacunas
 Control de Temperatura y Humedad Relativa.
 Kardex de insumos
 Base de datos Movimiento de Biológicos y jeringas.
 Ficha de mantenimiento de red de frío,
 Formulario de pedido de biológicos y jeringas de las IPS o de los municipios
 Formulario de entrega de biológicos y jeringas.
 Almacenamiento de Biológicos, código: M-PDS-GSP-GPSP-PRO-001.
 Almacenamiento de Biológicos contra Rabia Canina y Felina, código: M-PDS-GSP-PRO-
002.
 Adquisición y Transporte de Biológico contra Rabia Animal, Código: M-PDS-GSP-PRO-
001
 Almacenamiento de Biológicos contra Rabia Canina y Felina, Código: M-PDS-GSP-PRO-
002
 FORMATO DE VERIFICACIÓN DE ROTULADO (PAI), Código: M-PDS-GSP-VSP-FR-093
 Reporte Movimientos de Inventarios
 Control de Insumos Centro de Reserva, Código: M-PDS-AIUE-FR-009
 Control de Temperatura, Código: M-PDS-AIUE-FR-003.

5.2 Documentos Externos:

 LINEAMIENTOS PAI - ATENCIÓN AL USUARIO

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 LINEAMIENTOS PAI - DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO


 LINEAMIENTOS PAI - GESTIÓN DE INSUMOS Y CADENA DE FRÍO
 LINEAMIENTOS PAI - GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
 LINEAMIENTOS PAI - GESTIÓN OPERATIVA DEL PROGRAMA
 LINEAMIENTOS PAI – INVESTIGACIÓN
 LINEAMIENTOS PAI - MOVILIZACIÓN SOCIAL Y COMUNICACIÓN
 LINEAMIENTOS PAI - SISTEMA DE INFORMACIÓN
 LINEAMIENTOS PAI - SUPERVISIÓN, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
 LINEAMIENTOS PAI - VIGILANCIA

6. SOLICITUD DE MEDICAMENTOS, BIOLOGICOS, SUEROS O INSUMOS.

Se debe realizar la revisión de requerimientos de cada uno de los productos teniendo en


cuenta la rotación, demanda y necesidades especiales de la población de los mismos los
últimos 5 días de cada mes.

Una vez determinadas las cantidades de productos a solicitar, se debe realizar el


diligenciamiento del Formato de Solicitud de Medicamentos, Biológicos o Sueros al Ministerio
de Salud y la Protección Social.

El profesional designado para el control de los inventarios de cada uno de los programas
debe remitir la solicitud al ministerio a través de correo electrónico, teniendo en cuenta que
la respuesta a la solicitud por parte del ministerio se obtiene por lo menos 10 días después de
realizada la solicitud por parte de la Secretaría de Salud.

Cuando el transporte de los medicamentos, biológicos, sueros o insumos se deba realizar


por la Secretaría de Salud, se deberá solicitar dicho transporte. El profesional responsable del
programa revisa la disponibilidad contractual, informa al contratista con una semana de
anticipación la fecha programada para el transporte. Con el MSPS se informa al almacén y
ellos coordinan la entrega para el transporte de los productos.

7. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS (DM) E INSUMOS:

7.1 GENERALIDADES EN LA RECEPCIÓN:

a. Verificar que los medicamentos, DM o insumos que ingresan a la institución lleven


consigo su(s) correspondiente(s) factura(s), remisión o documento para tal fin.

b. Confrontar la “Orden de Pedido” correspondiente con la factura u remisión, verificando


que haya coincidencia del producto solicitado, cantidades requeridas y las consignadas
en los documentos, en los casos que aplique.

c. Comparar que el producto relacionado en la factura o remisión coincida con el producto


físico ingresado.

d. Diligenciar en el formato: “RECEPCIÓN TÉCNICA DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS”


la fecha en la que ingresan los productos, el número de la “orden de pedido ó compra”,
el proveedor, el número de factura o remisión, fecha vencimiento, registro INVIMA,
lote y el nombre del funcionario del servicio farmacéutico.

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En la casilla CANTIDAD se registra la cantidad de producto recibido.

e. Si la entrega presenta diferencias respecto a medicamentos, DM, insumos y/o las


cantidades, debe reportarse inmediatamente, además registrar en la parte inferior del
formato si la entrega fue a satisfacción según la “orden de pedido o compra” o las
observaciones respectivas, si la cantidad entregada fue mayor o menor.

f. Se debe verificar que cada producto cumpla con los requisitos técnicos establecidos,
para ello, de cada uno de los productos se debe realizar un muestreo aleatorio, el cual
se realizara de la siguiente manera:

En la Tabla 1, ubicar el intervalo al que corresponde el tamaño del Lote recibido e identificar
la letra correspondiente en el nivel de Inspección General.

NIVEL DE INSPECCIÓN
TAMAÑO DEL LOTE
GENERAL (I)
2–8 A
9 – 15 A
16 – 25 B
26 – 50 C
51 – 90 C
91 – 150 D
151 – 280 E
281 – 500 F
501 – 1200 G
1201 – 3200 H
3201 – 10000 J
100001 – 35000 K
35001 – 150000 L
150001 – 500000 M
500001 – más N
Tabla 1. Letra clave del tamaño de la muestra

Con la letra clave obtenida en el punto anterior, proceda a identificar en la Tabla


2 el tamaño de la muestra y el número de unidades con las que se puede aprobar o
rechazar el producto.
LA MUESTRA
TAMAÑO DE

Nivel Aceptable de
Calidad (Inspección
LETRA CLAVE Normal) 1.5 %

Acepto Rechazo

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A 2 0 1
B 3 0 1
C 6 0 1
D 8 0 1
E 13 0 1
F 20 1 2
G 32 1 2
H 60 2 3
J 80 3 4
K 125 5 6
L 200 7 8
M 315 10 11
N 500 14 15
P 800 21 22
Q 1250 21 22
R 2000 21 22
Tabla 2. Planes de muestreo para inspección normal

Una vez determinado el tamaño de la muestra, las unidades necesarias serán


extraídas del lote de manera aleatoria (no tomar unidades cercanas), y se revisaran
los parámetros técnicos del producto indicados a continuación:

7.2 RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA

Se refiere a la verificación de las especificaciones administrativas del pedido que acaba


de llegar. Para ello se debe tener en cuenta: factura o remisión del proveedor, orden de
compra o el pedido que llega. Se debe entonces confrontar que:

 El producto solicitado sí sea el que llega físicamente y en la factura o remisión.


 La forma farmacéutica sea la solicitada.
 La fecha de entrega debe coincidir con la fecha pactada.
 Las cantidades deben coincidir: cantidad física, pedida y la remitida o facturada.

En los casos que se requiera, la recepción se debe realizar por el profesional del almacén
con acompañamiento del técnico o profesional del programa a que pertenecen los productos
a Recepcionar.

7.3 RECEPCIÓN TÉCNICA:

 Se refiere a las características de calidad (de almacenamiento, transporte y fabricación)


del producto.
 Cadena de frío
 Estado de los embalajes (no deben estar rotos, mojados, abiertos, mal tratados).

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 La leyenda de los embalajes debe coincidir con la de la orden de compra: producto,


concentración, proveedor.
 Fecha de vencimiento, la cual no debe ser igual o inferior a tres (6) meses, contados a
partir de la fecha de recepción.
 Número del lote de fabricación.
 Laboratorio fabricante.

Características a observar:

 Paquetes (húmedos, abiertos o rotos)


 Cadena de frio
 Cantidad de envases por pedido
 Diferente presentación a la solicitada
 Fechas de vencimiento próximas (No menor a 3 meses)
 Marcas erróneas en el empaque

Nota: Solo se verificaran los parámetros que apliquen al producto.

7.3.1 INSPECCIÓN:

Dentro de la inspección se debe clasificar el nivel de aceptabilidad para cada aspecto a observar,
teniendo en cuenta los siguientes tres criterios para cada defecto encontrado:

 Defecto Crítico: Cuando hay algún defecto crítico el producto es calificado como No
Aceptable.
 Defecto Mayor: Se condiciona la aceptación hasta nueva inspección del producto.
 Defecto Menor: Se acepta con todos los defectos menores, pero se hace la
observación

a. En Rótulos

 Franja roja en sentido horizontal que la deben tener los antibióticos, vacunas
y vitaminas en forma líquida.
 Franja verde con la leyenda “MEDICAMENTO ESENCIAL”, que identifica a
todos los medicamentos del P.O.S.
 Franja de color violeta que identifica a los medicamentos de control
especial.
 Concentración de principio activo.
 Contraindicaciones.
 Condiciones de almacenamiento.
 La leyenda “MANTÉNGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIÑOS”
 Estado y posición de la etiqueta, la cual no debe estar torcida, sucia,
manchada, rota, mal pegada ni arrugada.

CARACTERISTICA DE ROTULACION DEL NIVEL DE ACEPTABILIDAD


ENVASE INDIVIDUAL CRITICO MAYOR MENOR
Ausencia de nombre genérico, número de registro
sanitario, laboratorio fabricante, número de lote,
X

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fecha de expiración, formulación del producto,


cantidad o volumen.
Ausencia de las condiciones especiales de
almacenamiento cuando el producto así lo
requiera Ejemplo: (conservarse bajo
X
refrigeración).
Ausencia de la vía de administración para
soluciones y polvos parenterales.
X

b. En embalajes

La identificación del embalaje debe corresponder con lo descrito en la orden de


pedido, debe ser clara y completa.
Debe estar bien sellado, sin quebraduras, no debe presentar humedad ni estar
mojado.

NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CUANDO SE UTILIZAN ETIQUETAS
CRITICO MAYOR MENOR
Etiquetas rotas, sucias o corrugadas.
X
Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en
medicamentos para reconstituir y que el nivel
hasta donde debe hacerse este marcado en la
X
etiqueta).

c. En el empaque

 La identificación debe corresponder con lo descrito en la orden de pedido y


el embalaje y debe ser completamente legible.
 No debe presentar deterioro, ni carencia de cierre.
 No debe presentar manchas, perforaciones, rayones.
 Ausencia de material adherido con pegantes.
 El empaque debe estar limpio y no presentar humedad de ningún tipo.

d. En el envase

Si el envase es de vidrio debe cumplir con:

Tener color adecuado cuando el medicamento lo requiera (proteger de la luz)

 Contenido completo.
 Tapa con banda de seguridad y cierre hermético.
 Ausencia de polvo, manchas u otras suciedades.
 No presentar grietas.
 No debe estar deformado ni con suciedad exterior.

NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CARACTERISTICAS EN ENVASE DE VIDRIO
CRITICO MAYOR MENOR

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Frasco sin contenido o sin indicación del


contenido. X
Color del envase (debe ser el que requiera el
medicamento con fines de protección). X
Ausencia de bandas de seguridad. X
Manchas o suciedades en su interior. X
Grietas o ralladuras en cualquier parte del
recipiente con excepción de envases de X
inyectables en los cuales se considera crítico.
Deficiente hermeticidad del cierre con excepción
de los envases de inyectables en los cuales se X
considera critico

Si el envase es de plástico debe cumplir con:

 Estar libre de olores sospechosos.


 Contenido completo.
 Tapa con banda de seguridad.
 No presentar deformaciones.
 No presentar perforaciones como tampoco materiales extraños.
 No presentar superficies arrugadas, rayones.

NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CARACTERISTICAS EN ENVASE PLASTICO
CRITICO MAYOR MENOR
Presencia de olor objetable. X
Envase sin contenido. X
Ausencia de banda de seguridad. X
Envase abombado. X
Suciedad interior. X
Presencia de poros o grietas que afectan su
utilización.
X
Deficiente hermeticidad del cierre. X
Suciedad exterior. X
Superficie defectuosa (burbujas, hendiduras que
afectan su apariencia). X
Deformaciones que afectan su apariencia. X

e. En las Tapas

 Ausencia de perforaciones o rupturas.


 Buen ajuste de la tapa. No se aceptan frascos chorreados o que dejen
escapar parte del medicamento por mal ajuste de la tapa.
 Que esté acompañada por la banda de seguridad.

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NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CARACTERISTICAS EN TUBOS
COLAPSIBLES CRITICO MAYOR MENOR
Perforaciones, grietas o roturas. X
Hermeticidad del cierre.
X
Tubos deformados.
X
Suciedad exterior. X

f. En la impresión:

 Debe ser clara, sin manchas de tinta o sustancias que impidan leer la
información.
 No debe desprender la tinta al tocarla con los dedos.

g. En los blísteres

 Completamente sellados.
 Completamente llenos.
 No deben estar rotos, arrugados.
 Deben tener la información de: Nombre genérico y/o comercial, lote,
fecha de vencimiento, laboratorio fabricante.

CARACTERISTICAS EN MATERIALES NIVEL DE ACEPTABILIDAD


LAMINADOS (BLISTER)
CRITICO MAYOR MENOR
Blíster roto. X
Blíster vació. X
Blíster mal sellado. X
Superficie arrugada o rayada. X

h. Formas Farmacéuticas

 Líquidos estériles

 No deben presentar turbidez, partículas extrañas, cambio de color.


 Jarabes, elíxires, suspensiones, emulsiones, soluciones, tinturas y
extractos
 No deben presentar sustancias precipitadas o extrañas
 No debe haber desprendimiento de gases: los frascos plásticos se inflan
y los de vidrio explotan.
 Las suspensiones deben regenerarse al agitarlas suavemente.
 Falta de homogeneidad en emulsiones.

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CARACTERISTICAS PARA LÍQUIDOS NIVEL DE ACEPTABILIDAD


ESTÉRILES CRITICO MAYOR MENOR
Turbidez (en soluciones). X
Presencia de partículas extrañas. X
Color no apropiado. X
Floculación (en soluciones). X

 Polvos, granulados, tabletas, grageas, cápsulas duras y blandas, polvos


efervescentes, tabletas vaginales.

 Deben presentar color uniforme: no se aceptan unidades de diferentes


colores en un mismo lote.
 Los bordes de las tabletas y grageas no deben estar quebrados ni
desmoronados.
 No deben presentar manchas en su superficie.
 Las tabletas y grageas no deben presentar polvo (de la misma tableta)
adherido a la superficie.
 Las cápsulas deben estar llenas: no se aceptan cápsulas abiertas,
parcialmente llenas, ni tampoco vacías.

NIVEL DE ACEPTABILIDAD
CARACTERISTICAS PARA TABLETAS
CRITICO MAYOR MENOR
Bordes erosionados, tabletas laminadas, X
porosas, manchadas y moteadas.
Polvo adherido a la superficie. X

CARACTERISTICAS PARA NIVEL DE ACEPTABILIDAD


PREPARACIONES SÓLIDAS NO
ESTÉRILES POLVOS Y GRANULADOS CRITICO MAYOR MENOR
No se dispersan fácilmente (polvos para
suspensión).
X
Color no uniforme. X
Presencia de material extraño. X
Granulo no uniforme en color y tamaño. X

 Sólidos Estériles

 El color debe ser uniforme.


 El polvo debe desprender fácilmente de las paredes del frasco.
 No se aceptan frascos con polvo apelmazado que den indicios de humedad.
 no deben contener partículas extrañas: pedazos de vidrio, de caucho, de
metal, etc.

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CARACTERISTICAS PAR FORMAS NIVEL DE ACEPTABILIDAD


FARMACÉUTICAS SÓLIDAS
ESTÉRILES CRITICO MAYOR MENOR
Color no uniforme en caso de degradación. X
Color no uniforme por mala distribución
del colorante.
X
Aspecto del polvo
X
apelmazado que sugiere humedad.
Aspecto del polvo con mala dispersión en
caso de polvo para suspensión. X

i. Los Medicamentos y productos Termolábiles se debe asegurar termolábiles lleguen


en las debidas condiciones de cadena de frío, de lo contrario no deben ser recibidos.

j. La recepción técnica de Dispositivos Médicos se debe registrar en la casilla


Clasificación según su riesgo o codificación sanitaria y categoría, si así se requiere.

CLASE NIVEL DE RIESGO EJEMPLOS DE PRODUCTOS

I (A) Riesgo Bajo Equipo Medico


IIa (B) Riego Moderado Ayudas funcionales, Prótesis, Ortosis, Agentes de
Diagnostico, Agentes de Diagnostico
IIb (C) Riesgo Alto Insumos de Odontología
III (D) Riego Muy Alto Material Quirúrgico y de Curación
Fuente: (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA, 2013)

k. Registrar en el formato el número de unidades muestreadas, el número de unidades


conformes, y el número de unidades no conformes. En caso de alguna
inconformidad se registra el número según corresponda en la clasificación de los
parámetros técnicos encontrados anteriormente.

l. Si el número de unidades no conformes con los parámetros técnicos especificados


anteriormente, es igual ó mayor al número de unidades necesarias para el rechazo,
debe reportarse inmediatamente y el profesional a cargo, quien empleara su criterio
para liberar ó rechazar el producto. Si el producto es rechazado, se debe enviar un
informe al proveedor para que tome las medidas necesarias y realice el cambio del
respectivo producto.

m. Etapas para el control de recepcion tecnica de los medicamentos y dispositivos


medicos.

ETAPA RESPONSABLE

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Recibir los medicamentos, e insumos medico quirúrgicos, del


proveedor y Verificar que traigan consigo su (s)
correspondiente(s) factura(s), remisión ó documento para tal fin

Ubicar la “Orden de Pedido ó de Compra” correspondiente y


confrontarla con la factura, o remisión; en los centros de
atención, se verifica contra la orden de pedido emitida por el
respectivo centro, la coincidencia con el producto
Comparar que el producto relacionado en la factura o remisión
coincida con el producto físico ingresado
Diligenciar en el formato: “recepción técnica de productos
farmacéuticos”, la fecha en la que ingresan los productos, el
proveedor, el número de factura y el nombre y firma del
encargado de realizar la recepción técnica
Realizar la recepción técnica y registrar en el formato de Regente de
“Recepción técnica de productos farmacéuticos”: el nombre Farmacia
genérico del medicamento, concentración, la presentación, forma Técnico de
farmacéutica, el número de lote, la fecha de vencimiento, el Almacén.
registro INVIMA, la cantidad de unidades recibidas
Ubicar el intervalo al que corresponde el tamaño del Lote recibido
e identificar la letra correspondiente en el nivel de inspección
general en la tabla No 1
Con la letra clave obtenida en el punto anterior, identificar en la
Tabla # 2 el tamaño de la muestra y el número de unidades con
las que se puede aprobar ó rechazar el producto
De acuerdo a la presentación farmacéutica del medicamento
a recibir se establece si cumple o no, si presenta defectos que
impidan su recibo. registrar en servicio o producto no conforme
De acuerdo al resultado obtenido de la inspección física efectuada
se ingresan los medicamentos al kardex o en su defecto se hacen
los trámites necesarios para la devolución al proveedor o a la
bodega central

8. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS.

Una vez realizada la recepción administrativa y técnica del medicamento y/o dispositivo
médico y registrado el ingreso en el formato “RECEPCIÓN TÉCNICA DE PRODUCTOS
FARMACÉUTICOS” se dispone a realizar el almacenamiento del mismo.

Para la ubicación de los productos aceptados (medicamentos, insumos y/o dispositivos


médicos), se almacenan verificando que el área de almacenamiento, se encuentre limpia. se
verifican las fechas de vencimiento de los nuevos productos.
Los medicamentos que llegan en cajas pequeñas o de fácil manejo o vienen en sus
presentaciones individuales así como blísteres, frascos o viales, se almacenan en los estantes
del almacén en orden alfabético teniendo en cuenta el principio activo de izquierda a derecha
y de arriba hacia abajo. Se debe tener siempre en cuenta que los medicamentos con fechas
de expiración próximas a vencer se ubican primero y atrás se colocan los que tienen fachas

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de expiración más lejana. Esto último hace referencia a un mismo medicamento con fechas
de vencimiento diferentes, siguiendo el orden de tipo primero en entrar - primero en salir
(FIFO) o primero en caducar es lo primero en salir (FEFO), es decir siempre debe estar
disponible primero los productos con la fecha de vencimiento más cercana y clasificados de
acuerdo a la norma sistema mixto (nombre genérico, grupo. terapéutico, forma farmacéutica).

Los productos deben situarse en el espacio físico del almacén, donde se aseguren las
condiciones correctas de temperatura, humedad y seguridad. Es esencial cumplir, dentro de
las mejores condiciones de almacenamiento, con las instrucciones de conservación del
fabricante del producto; si esto fuera inviable, el producto se debe conservar (almacenar) en
las condiciones más apropiadas disponibles y se utilizará con la mayor rapidez posible, por tal
razón, se deben leer siempre las etiquetas, en las cuales se especifican las condiciones
ambientales a las cuales se deben almacenar los productos.

En caso de que un producto no este acompañado de las instrucciones especiales para


su almacenamiento, se aplican las condiciones normales, es decir: almacenamiento en áreas
secas, limpias y bien ventiladas a temperaturas entre +15 y +25 °C o, dependiendo de las
condiciones climáticas hasta + 30 °C.

Cada zona de almacenamiento debe dispones de al menos un termo-higrómetro y debe


asegurarse la aplicación de controles sistemáticos de temperatura y humedad, registrando
dichos controles en el formato Control de Temperatura y Humedad Relativa. Dichos registros
de control de temperatura y humedad se deben realizar dos veces al día (en los intervalos
sugeridos así, la mañana: 7ª.m. a 8p.m. y en la tarde: 2 p.m. a 3 p.m.)

Temperatura Ambiente 15-30 °C


Refrigeración 2-8 °C
Fresco 8-15 °C
Caliente 30-40 °C
Proteger - congelación <0 °C

El profesional encargado de la administración de la farmacia y/o almacén debe tener en


cuenta las condiciones higiénicas para garantizar las buenas prácticas de almacenamiento, las
áreas deben estar siempre en condiciones óptimas evidentes de limpieza y orden, realizando
procesos de limpieza y desinfección con el objetivo de evitar la proliferación de hongos y
bacterias.

8.1 Registro de fechas de vencimiento

Con el fin de controlar la rotación de insumos, acorde a su fecha de vencimiento y


disminuir las pérdidas por este motivo; el funcionario encargado del almacén y/o centro de
acopio consigna en el sistema de información contable/financiera de la Gobernación, la fecha
de vencimiento del producto recibido, adicionalmente el regente de farmacia encargado de los
medicamentos lleva el registro de vencimientos por año, que permiten visualizar los insumos
que se vencerán en un mes y año determinado.

8.2 Control de fechas de vencimiento

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Mensualmente se verifica la existencia de medicamentos próximos a vencer para proceder a


la devolución o gestión respectiva. Aquellos productos fechas de vencimiento próximas (3
meses), deben ser notificados por escrito ya sea oficio y/o correo electrónico y telefónicamente
al supervisor del contrato y/o responsable del proyecto, programa o prioridad, para que pueda
realizar la gestión pertinente de rotación o devolución, en caso de no ser posible se debe dar
de baja por parte del almacén y/o centro de acopio y realizar las actividades respectivas para
su disposición final de acuerdo a la normatividad vigente.

8.3 Identificación de medicamentos sensibles a factores ambientales

De acuerdo a la información suministrada por cada fabricante, respecto a los requisitos


para conservación de los medicamentos, el regente de farmacia encargado de los
medicamentos registra la información sobre sensibilidad a factores ambientales de cada
medicamento, para tener en cuenta las diferentes medidas para conservar adecuadamente
los medicamentos por esos factores.

8.4 Control de temperatura y humedad

Diariamente, a las 8 a.m. y a las 5 p.m., el Regente de farmacia registra las mediciones
de temperatura y humedad ambiental, en el formato control de temperatura y humedad
relativa con el fin de verificar que esas mediciones estén en los rangos permisibles para
garantizar la conservación de los insumos, así:

 Temperatura ambiente: Máximo 25 a 30°C, dependiendo de especificaciones de los


fabricantes.
 Humedad ambiental: Máximo 68 a 70%.

En caso de que no se cumplan con los límites permisibles, se debe monitorear nuevamente
la temperatura y aplicar las medidas correctivas requeridas con el fin de asegurar las
condiciones requeridas por los medicamentos, insumos y otros.

8.5 Higiene, limpieza y fumigación de áreas.

 Las áreas en general deben tener una adecuada limpieza y asepsia (diaria). Se deben
tomar las precauciones necesarias para limpiar el exterior de los embalajes y envases
con un paño, cuidando de no manchar o borrar las descripciones y especificaciones del
embalaje. Debe tenerse cuidado de que los productos queden en el sitio que está
destinado por ordenamiento y deben ubicarse atendiendo las fechas de vencimiento.
La nevera se limpia cada mes (excepto derrames) y el resto del área diariamente.

 La fumigación de las áreas se efectúa según cronograma de la institución, definido por


la Dirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General del Departamento,
cuidando que la compañía de fumigación utilice productos o estrategias que minimicen
las posibilidades de alteración de los productos almacenados.

La fumigación se realiza en días en los que haya menos volumen de inventario


almacenado. Por lo menos semestralmente

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8.5.1 ACTIVIDADES A DESARROLLAR

RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD


Jefe del almacén Contrata una empresa especializada que fumigue y
ubique las trampas contra insectos rastreros y
voladores, roedores y demás plagas.
Proveedor de Control de Plagas Fumiga los alrededores de las estanterías, los rincones,
el borde externo del piso, los alrededores y drenajes
exteriores. No debe realizar fumigación con rocío
(spray) detrás de los productos, porque representa un
gran riesgo de contaminación.
Proveedor de Control de Plagas Ubica periódicamente los cebos y trampas contra
roedores, debidamente señalizadas como tóxicos
peligrosos para la salud humana, a nivel del piso, detrás
de las columnas y estantes de almacenamiento también
en sus alrededores.
Jefe de almacén Realiza revisiones periódicas al proceso de control de
plagas.

8.6 Para la Desnaturalización y Destrucción de medicamentos, biológicos o sueros


(En el caso que sea necesario)

Todos los productos deteriorados o vencidos deben ser llevados al área de


CUARENTENA, sin excepción, se debe llevar el debido registro de cada producto llevado a
cuarentena, con el objetivo de llevar a cabo la disposición final de los productos.

Para la desnaturalización y/o destrucción de medicamentos, biológicos o sueros se


aplicara la legislación ambiental y sanitaria vigente.
Decreto 2676/2000, Resolución 1164/2002, Decreto 4126/2005, Decreto 1669/2002,
disponible y conocida por el personal.

9. CONSERVACIÓN DE MEDICAMENTOS Y BIOLOGICOS (MANEJO DE CADENA DE


FRÍO, MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES, HIGROSCÓPICOS, ENTRE OTROS)

Durante la recepción de los medicamentos y biológicos, se deben identificar aquellos que


requieren cadena de frío, los cuales deben venir debidamente embalados, en cualquier
dispositivo destinado para este fin, que asegure las condiciones óptimas del medicamento o
biológico, de acuerdo a las recomendaciones del fabricante.

Los medicamentos termolábiles se guardarán refrigerados entre 2º y 8º en refrigerador


exclusivo para este uso con registro de temperatura.

Cuando se observe temperaturas en los medicamentos y/o biológicos fuera de los rangos
recomendados por el fabricante, se debe rechazar el medicamento o biológico y reportar las
condiciones de los mismos al proveedor.

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Realizada la recepción administrativa y técnica de estos productos, se deben almacenar


en el cuarto frío y/o nevera correspondiente en el menor tiempo posible, evitando que la
temperatura del interior del cuarto frío o de la nevera supere los 7.9°C.

Tenga siempre en cuenta las siguientes recomendaciones:

 Debe ser evitado al máximo la exposición de estos productos a cualquier tipo de luz.
 Se debe controlar diariamente la temperatura del cuarto frío y las neveras y registrar
los valores haciendo uso del formato Control de Temperatura y Humedad Relativa.
Estos valores se registran todos los días (mañana y tarde).
 El cuarto frío y las neveras deben estar permanentemente en funcionamiento,
conectados a la red eléctrica.

En todo caso, para los biológicos del Programa Ampliado de Inmunizaciones –PAI- a cargo
de la Secretaría de Salud de Cundinamarca, se debe dar estricto cumplimiento al protocolo
Almacenamiento de Biológicos, código: M-PDS-GSP-GPSP-PRO-001.

De igual forma para el almacenamiento de Biológicos contra Rabia Canina y Felina, se debe
dar estricto cumplimiento al protocolo Almacenamiento de Biológicos contra Rabia
Canina y Felina, código: M-PDS-GSP-PRO-002.

La dispensación de estos medicamentos y/o biológicos debe garantizar las condiciones de


transporte y temperatura especificadas por el fabricante.

En caso de corte de energía se debe dar aviso de inmediato al Profesional responsable de


la gestión de los medicamentos y/o biológicos, con el fin de tomar las medidas necesarias
establecidas en el plan de emergencia. Una vez se recupere el fluido normal de energía, no se
debe abrir la puerta hasta pasada 1 hora, o de acuerdo a lo contemplado en el manual de
operación del cuarto frío, las neveras o refrigeradores dispuestos para el almacenamiento de
estos productos.

Los medicamentos fotosensibles deben permanecer en sus envases originales (vidrio


topacio o blíster opaco) y conservarse protegidos de la luz natural o artificial para evitar su
deterioro. De ser necesario extraerlos de su envase original o acondicionado para su traslado
se debe proteger siempre con papel aluminio u otro tipo de papel opaco.

Las áreas destinadas para el almacenamiento y conservación de los medicamentos,


dispositivos médicos e insumos no deben ser húmedas, con precauciones mínimas como un
sistema de ventilación adecuado, ya sea natural o forzada, evitar almacenar estos productos
cerca del suelo o muros. Se debe usar un entarimado a estantería a +/- 20 cms del suelo.

10. DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS, BIOLÓGICOS E INSUMOS.

10.1 VACUNA ANTIRRABICA CANINA Y FELINA

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del medicamento:

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o Todos Los municipios deben realizar la solicitud mediante oficio firmado por el
gerente o coordinador del área, se radica en el al 4 Piso de la Secretaría de
Salud, área de zoonosis, dónde se elabora la orden para su despacho en el
almacén de la secretaría de Salud (Calle 15 32-58)
o La persona encargada de reclamar el biológico será la que firma la autorización
de la entrega de insumos

 Nombre del medicamento, biológico o suero: Vacuna antirrábica canina y felina 5


dosis

 Profesional que autoriza la entrega: Líder del área de zoonosis

 Lugar donde se realiza la solicitud del medicamento, biológico o suero:


Secretaría de Salud de Cundinamarca 4 piso, área de zoonosis.

 Horario de atención: 8 a.m. a 4 p.m.

 Documentos asociados al trámite: Formato (Autorización entrega Insumos)


dirigida al encardado de almacén debidamente diligenciado en su totalidad.

 Usuario que solicita el trámite: Ips pública o privada, entidad territorial municipal

10.2 VACUNA O BIOLÓGICO HUMANA ANTIRRABICA Y SUERO ANTIRRABICO.

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del medicamento:

 Carta de Solicitud firmada por el representante legal de la IPS.

o Ficha epidemiológica Cara a y cara b del evento código 307 Vigilancia integrada de la
rabia humana

o Orden medica

o Se debe radicar la solicitud y presentarse en el piso 4 de la torre de salud, área de


epidemiología

o Ficha de Seguimiento al animal agresor.

 Nombre del medicamento, biológico o suero: Vacuna antirrábica humana y suero


antirrábico.

 Profesional que autoriza la entrega: Epidemiólogo de disponibilidad.

Nota: El profesional debe llamar al municipio y verificar el caso para clasificarlo como:
 Observable: No se entrega vacuna o biológico humana antirrábica y
suero antirrábico.
 No observable (No hay Perro): Se deben presentar los documentos
requeridos y mediante atención presencial o por correo.

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 Lugar donde se realiza la solicitud del medicamento, biológico o suero:


Secretaría de Salud de Cundinamarca 4 piso, área de epidemiologia.

 Horario de atención: 8 a.m. a 4 p.m.

 Documentos asociados al trámite: Formato (Autorización entrega Insumos) dirigida


al encardado de almacén debidamente diligenciado en su totalidad.

 Usuario que solicita el trámite: Ips pública o privada, entidad territorial municipal

10.3 SUERO ANTIOFÍDICO.

Nota: Cada institución que atiende urgencias debe tener un stock de suero antiofídico para
manejo de pacientes. Se describe aquí en caso de que se requiera por emergencia.

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del medicamento:

 Orden Médica

 Nombre del medicamento, biológico o suero: Suero Antiofídico Polivalente.

 Profesional que autoriza la entrega: Profesional CRUE.

 Lugar donde se realiza la solicitud del medicamento, biológico o suero: Centro


Regulador de Urgencias y Emergencias de la Secretaría de Salud de Cundinamarca,
Avenida de las Américas, # 58-50.

 Horario de atención: 24 horas.

 Usuario que solicita el trámite: IPS pública o privada.

10.4 LEISHMANIASIS

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del medicamento:

 Oficio de solicitud de tratamiento firmada por el médico tratante o la enfermera


responsable de la IPS
 Orden médica del tratamiento
 Ficha Epidemiológica completa
 Examen Diagnóstico de la Enfermedad: Frotis directo de la lesión así:
o Con un frotis directo positivo para Amastigotes de la Lesión, se autoriza la
entrega del tratamiento.
o Si al realizar tres frotis el resultado es negativo y si las características de la
lesión son compatibles con Leishmaniasis, se solicita Histopatología
 Resumen de historia clínica, haciendo énfasis en la consulta donde se diagnóstica
la Patología

 Consideraciones Paraclínicos para la autorización de la entrega del medicamento:

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 Todo paciente con antecedentes de alteraciones cardiacos, renales y/o hepáticos,


y a quienes se les detecten alteraciones clínicas durante la valoración por el
profesional de medicina, deberá practicárseles: electrocardiograma (EKG),
creatinina y transaminasas (TGO – TGP), hemograma y uroanálisis antes del
tratamiento
 Todos los pacientes mayores de 45 años, practicarles: electrocardiograma (EKG),
creatinina y transaminasas (TGO – TGP), uroanálisis y hemograma, antes del
tratamiento
 Todo paciente menor de 5 años practicarle: creatinina y transaminasas (TGO –
TGP), uroanálisis y hemograma antes del tratamiento
 Pacientes entre los 6 años y los 44 años, sin antecedentes cardíacos, renales o
hepáticos, en quienes no se detectan alteraciones clínicas antes del tratamiento,
practicarles: hemograma y uroanálisis

 Requerimiento adicional: Lámina de Frotis directo de la Lesión


 Lámina con criterios de Calidad: marcada, fijada y no rota

 Nombre del medicamento, biológico o suero: Glucantime, Mitefosina,


Estibogluconato de sodio, pentostan

 Profesional que autoriza la entrega: Líder del Programa.

 Lugar donde se realiza la solicitud del medicamento, biológico o suero:


Secretaria de Salud 4to piso ETV

 Horario de atención: 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

 Documentos asociados al trámite: Formato (Autorización entrega Insumos)


dirigida al encardado de almacén debidamente diligenciado en su totalidad.

 Usuario que solicita el trámite: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud


públicas o privadas.

Nota: Una vez se cumplan con los documentos requeridos, las consideraciones paraclínicas y
la lámina de frotis directo: Se entrega orden de autorización de tratamiento con la dosis de
acuerdo al peso del paciente, tiempo a administrar el tratamiento y número de unidades a
reclamar en el almacén de la Secretaría de Salud.

10.5 MALARIA

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del medicamento:

 Oficio de solicitud del tratamiento firmada por el médico tratante o la enfermera


responsable de la IPS.
 Orden médica del tratamiento
 Ficha Epidemiológica completa, Tipo de Malaria (Vivax, Falciparum, Mixta,
Ovale o Malarie)
 Resultado del examen diagnóstico de la enfermedad

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GESTIÓN DE MEDICAMENTOS Fecha de aprobación: 29/Sept/2017

 Resumen de historia clínica, haciendo énfasis en la consulta donde se


diagnóstica la patología
 Resultados paraclínicos: Hemograma y uroanálisis
 Requerimiento adicional: Lámina de frotis directo de la lesión
Lámina con criterios de calidad, marcada, fijada y no rota

 Nombre del medicamento, biológico o suero: Cloroquina, Primaquina, Quinina


Artemether + Lumefrantine

 Profesional que autoriza la entrega: Líder del Programa.

 Lugar donde se realiza la solicitud del medicamento, biológico o suero:


Secretaria de Salud 4to piso ETV

 Horario de atención: 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

 Documentos asociados al trámite: Formato (Autorización entrega Insumos)


dirigida al encardado de almacén debidamente diligenciado en su totalidad por el líder
del programa.

 Usuario que solicita el trámite: Instituciones prestadoras de servicios de salud


públicas o privadas.

Nota: Una vez se cumplan con los documentos requeridos, las consideraciones
paraclínicas y la lámina: Se entrega orden de autorización de tratamiento con la dosis,
tiempo a administrar el tratamiento y número de unidades a reclamar en el almacén
de la Secretaría de Salud.

10.6 CHAGAS

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del medicamento:

 Solicitud de tratamiento firmada por el médico tratante o la enfermera


responsable de la IPS
 Orden médica del tratamiento
 Ficha Epidemiológica completa
 Dos pruebas confirmatorias: Elisa para chagas de diferente técnica En caso de
presentar una positiva y una negativa, se debe tener una tercera prueba:
Inmunofluorescencia Indirecta (IFI) ó HAI
 Resumen de Historia Clínica, haciendo énfasis en la consulta donde se
diagnóstica la Patología
 Resultados de Paraclínicos: Hemograma, Uroanálisis, BUN, Creatinina,
Transaminasas (TGO – TGP), Electrocardiograma (EKG)

 Nombre del medicamento, biológico o suero: Nifurtimox, Benzonidazol.

 Profesional que autoriza la entrega: Líder del Programa.

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GESTIÓN DE MEDICAMENTOS Fecha de aprobación: 29/Sept/2017

 Lugar donde se realiza la solicitud del medicamento, biológico o suero:


Secretaria de Salud 4to piso ETV

 Horario de atención: 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

 Documentos asociados al trámite: Formato (Autorización entrega Insumos)


dirigida al encardado de almacén debidamente diligenciado en su totalidad por el líder
del programa.

 Usuario que solicita el trámite: Instituciones prestadoras de servicios de salud


públicas o privadas

Nota. Una vez se cumplan con los documentos requeridos, las consideraciones
paraclínicas y la lámina: Se entrega orden de autorización de tratamiento con la dosis
de acuerdo al peso del paciente, tiempo a administrar el tratamiento y número de
unidades a reclamar en el almacén de la Secretaría de Salud.

10.7 TUBERCULOSIS

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del medicamento:

 Para solicitud de I Fase:


 Carta de Solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
 Ficha de Notificación
 Ficha de Tratamiento
 Exámenes de Diagnóstico (BK, Cultivo, RX, prueba de VIH)
 Fórmula Médica.
 Si proviene de otro departamento: Formato de georreferenciación, y
epicrisis o resumen de historia clínica.

 En Segunda fase de tratamiento:

 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable


del programa de la IPS.
 Exámenes Diagnósticos: Baciloscopia (BK), Cultivo
 Tarjeta individual de tratamiento con las dosis de la primera fase
terminadas.
 Formula médica.
 Presentar baciloscopia y/o cultivo de segundo mes si aplica.
 Solicitud de pruebas de sensibilidad y prueba de VIH.

 TB en Niños:
 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS
 Ficha de Notificación.
 Ficha de Tratamiento.
 Exámenes de Diagnóstico: Baciloscopia (BK), Cultivo en OK, Rayos x de
tórax si es pulmonar (RX), prueba de VIH.

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 Fórmula Médica.
 Si proviene de otro departamento: Formato de georreferenciación, y
epicrisis o resumen de historia clínica.
 Si se trata de Quimioprofilaxis, Epicrisis de indicación de la terapia,
prueba de VIH si aplica en pacientes de Coinfección.

 Para solicitud de tratamiento de Multidrogoresistencia (MDR):


 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
 Formula médica.
 Epicrisis completa.
 Farmacograma.
 Pruebas sensibilidad.
 ACTA DE CERCET.
 Presentar baciloscopia y cultivo mensual y solicitud de pruebas de
sensibilidad
 Prueba de VIH.
 Epicrisis completa.
 Farmacograma.
 Pruebas de sensibilidad y presentación en Word y power point, según
indicaciones de la prioridad.

 Profilaxis:
 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
 Ficha de tratamiento.
 Epicrisis de indicación de la terapia.
 Prueba de PPD.
 Radiografía de torax (RX)
 Prueba de VIH en coinfección
 Formula médica.

 Paciente TB – HIV Primera Fase:


 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IP.
 Exámenes de Diagnóstico: laboratorios de control Baciloscopia (BK),
Cultivo en OK, resultado positivo de prueba confirmatoria para HIV.
 tarjeta individual de tratamiento

 Paciente TB – HIV Segunda Fase:


 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
 Exámenes de Diagnóstico: laboratorios de control Baciloscopia (BK),
Cultivo en OK con resultados negativos.
 Tarjeta individual de tratamiento con las dosis de la primera fase
terminadas.
 Formula médica

 Paciente TB – RENAL Primera Fase:

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 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable


del programa de la IPS.
 Ficha de Notificación.
 Ficha de Tratamiento.
 Exámenes de Diagnóstico: Baciloscopia (BK), Cultivo en OK, Rayos x de
tórax si es pulmonar (RX), prueba de VIH, pruebas de función renal.
 Fórmula Médica.
 Si proviene de otro departamento: Formato de georreferenciación, y
epicrisis o resumen de historia clínica.

 Paciente TB – RENAL Segunda Fase:


 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
 Exámenes de Diagnóstico: laboratorios de control Baciloscopia (BK),
Cultivo en OK con resultados negativos, pruebas de función renal,
 Tarjeta individual de tratamiento con las dosis de la primera fase
terminadas.
 Formula médica.

 PACIENTE DIABÉTICO – TB:


 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
 Ficha de Notificación.
 Ficha de Tratamiento.
 Exámenes de Diagnóstico: Baciloscopia (BK), Cultivo en OK, Rayos x de
torax si es pulmonar (RX), prueba de VIH.
 Fórmula Médica.
 Si proviene de otro departamento: Formato de georreferenciación, y
epicrisis o resumen de historia clínica.

 En Lepra:
 Carta de solicitud firmada por el representante legal o por el responsable
del programa de la IPS.
 Ficha de Notificación.
 Ficha de tratamiento
 Baciloscopias y/o Biopsia.
 Epicrisis.
 Formula médica.

 Nombre del medicamento, biológico o suero:

 Primera Fase: Isoniacida (H), Rifampizina (R), Pirazinamida,(Z) Etambutol, (E)


 Segunda Línea: Rifampizina (R), Isoniazida (H).
 Tratamiento TB en niños: Rifampizina, Isoniacida, pirazinamida (RHZ).
 Multidrogorresistentes: Levofloxacina. Cicloserina, Kanamicina, Moxifloxacina,
Etambutol, entre otros. Nota: No se incluye Piridoxina.
 Profilaxis: Isoniazida (H).
 Paciente TB – HIV Primera Fase: dosis indicadas a más concentración con
Isoniacida (H), Rifampizina (R), Pirazinamida (Z), Etambutol, (E).
 Paciente TB – HIV Segunda Fase: Rifampizina (R), Isoniazida (H).

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 Paciente TB – RENAL Primera Fase: Isoniacida (H), Rifampizina (R),


Pirazinamida,(Z) Etambutol, (E).
 Paciente TB – RENAL Segunda Fase: Rifampizina (R), Isoniazida (H). Agregar
Piridoxina.
 PACIENTE DIABÉTICO – TB: De primera y segunda fase agregando
PIRIDOXINA. Controlar función renal estrictamente y ajustar dosis si es
necesario por interacción con RIFAMPICINA + diabetógemos orales.

 Profesional que autoriza la entrega: Líder del Programa.

 Lugar donde se realiza la solicitud del medicamento, biológico o suero:


Secretaria de Salud 4to piso Tuberculosis y Lepra

 Horario de atención: 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

 Documentos asociados al trámite: Formato (Autorización entrega Insumos)


dirigida al encardado de almacén debidamente diligenciado en su totalidad por el líder
del programa.

 Usuario que solicita el trámite: Instituciones prestadoras de servicios de salud


públicas o privadas, responsable del programa de los municipios del departamento.

Nota. Una vez se cumplan con los documentos requeridos y las consideraciones
paraclínicas: Se entrega orden de autorización de tratamiento con la dosis de acuerdo
al peso del paciente, tiempo a administrar el tratamiento y número de unidades a
reclamar en el almacén de la Secretaría de Salud.

10.8 INFECCIÓN RESPIRATORIA AGUDA

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del medicamento:


La solicitud del medicamento realizada por parte de la institución de salud, dirigido
al subdirector de Vigilancia en Salud Pública, indicando el número de tabletas a
solicitar (mínimo 10 tab.).
Ficha de notificación.

Nota: Este medicamento se utiliza para el manejo de las Infecciones Respiratorias


Agudas Graves de todas las edades y las Infecciones respiratorias agudas graves
inusitadas.

 Nombre del medicamento, biológico o suero: Oseltamivir

 Profesional que autoriza la entrega: Profesional de Vigilancia Epidemiológica

 Lugar donde se realiza la solicitud del medicamento, biológico o suero:


Secretaria de Salud 4to piso, área de epidemiología.

 Horario de atención: 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

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GESTIÓN DE MEDICAMENTOS Fecha de aprobación: 29/Sept/2017

 Documentos asociados al trámite: Formato (Autorización entrega Insumos) dirigida


al encardado de almacén debidamente diligenciado en su totalidad por el líder del
programa.

 Usuario que solicita el trámite: Instituciones prestadoras de servicios de salud


públicas o privadas

10.9 BIOLÓGICOS E INSUMOS DEL PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES


(PAI).

 Documentos requeridos para la autorización de la entrega del biológico:

1. Debe haber previa la solicitud del Municipio a través del aplicativo nominal PAIWEB.

2. Una vez el Municipio se encuentre en el Centro de Acopio deben presentar el cálculo


de necesidades con saldos reales, para lograr que la autorización de las cantidades
cubran el 100% de la necesidad mensual.

3. El biológico del programa PAI será entregado únicamente a un profesional técnico


(auxiliar de vacunación, Enfermera, Gerente), el biológico de Vigilancia y Zoonosis
será entregado a la persona autorizada por el Municipio.

4. Para el procedimiento de transporte es necesario que los Municipios cumplan con


elementos mínimos requeridos para la conservación de Cadena de Frío ( cajas
térmicas , termos de manejo día , paquetes fríos ).

 Nombre del medicamento, biológico o suero:

Td adulto
VPH
DPT acelular gestante
Influenza Adulto
Influenza pediátrica
Pentavalente
Hepatitis B
Hepatitis A
Varicela
DPT pediátrica
Neumococo
VOPb ( Polio oral)
VIP ( Polio inactivo)
Fiebre Amarilla
Triple Viral
BCG

Biológico de Vigilancia:

Vacuna Antirrábica Humana

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Suero Antirrábico Humano

 Profesional que autoriza la entrega:

Profesional Red de Frio Departamental

 Lugar donde se realiza la solicitud del biológico o suero: Almacén

Centro de Acopio / Almacén Secretaria de Salud de Cundinamarca

 Horario de atención:

Horario de 8: 30 am a 4: 30 pm, con flexibilidad según necesidades.

 Documentos asociados al trámite:

1. Solicitud en el aplicativo
2. Calculo de necesidades
3. Factura de despacho
4. Formato de salida de insumos según necesidad

 Usuario que solicita el trámite:

Hospitales, Centros de Salud, Secretaria de Salud Municipales, IPS privadas (vacuna


antirrábica humana y sueros) .

11. ACTIVIDADES PARA EL REPORTE DE PROBLEMAS RELACIONADOS CON


MEDICAMENTOS

 Dispensar los medicamentos de acuerdo con la orden generada desde los coordinador
de cada programa, en el formato autorizado
 En caso de detectar por parte del usuario una Reacción Adversa que se sospeche
atribuible al uso de un(os) medicamento(s), realizar el cambio del medicamento al
usuario si lo solicita, aconsejándole que se remita a su médico para informarle sobre
el caso.
 Diligenciar y enviar el Formato de Reporte de RAM (INVIMA).
 Ampliar la información del Reporte RAM:

 Número de lote
 Cantidad
 Frecuencia
 Medicamentos Concomitantes
 Demás información que se requiera para documentar la notificación

 Reportar/remitir al INVIMA y al ente territorial de salud correspondiente el reporte


RAM.

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 Presentar los reportes del INVIMA más relevantes a los laboratorios para que hagan
los análisis respectivos del medicamento y generen una respuesta sobre el tema

12. CONTROL DE INVENTARIOS

Este control se hace especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario y


del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se realiza inventario general,
pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.

Se dispone de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto.


Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente de
existencias, con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas contra el movimiento
(entradas y salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así
como también alimentar el sistema de información que permite tomar decisiones
administrativas en cuanto a la programación de necesidades, compras, rotación de
inventarios, identificar deterioros, vencimientos, hurto, averías.

13. CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO

El almacén cuenta con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar


continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos.
Se toma como factor de análisis básico el método FEFO (primeros en vencer primeros en salir)
y el respectivo control periódico de los productos próximos a vencerse (mínimo con tres meses
de antelación) identificando número de lote, fecha de vencimiento y proveedor.

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