Nombre de la Unidad de Aprendizaje: Gestión de Proyectos Tecnológicos.

Programa educativo: Licenciado en Tecnologías de Información

Grupo: 71
Nombre del maestro:
AMERICA GARCIA SANCHEZ
Nombre de los integrantes del equipo:
Kevin Pedro Jiménez Reyes 2079680
LESLY NOHEMI PEÑA ALVAREZ
GRECIA VICTORIA FLORES GUERRA
MELISSA LIZBETH TOBIAS GONZALEZ

Contenido mínimo a Cumplimient

evaluar o
Índice
Introducción .- incluye
valores UANL aplicados
Análisis y emisión de juicio
Conclusiones individuales
Conclusión del equipo
Actividad en inglés
Calificación PIA:

Firma del maestro

San Nicolás de los Garza, Ciudad Universitaria a (25-Octubre-2024)

 ÍNDICE:

Fase de Inicio............................................................................................................................ 4
Introducción...........................................................................................................................4
Desarrollar acta de constitución del proyecto....................................................................... 4
Identificar a los interesados...................................................................................................5
Fase de planeación................................................................................................................... 5
Planificación de la Gestión de las Adquisiciones.................................................................. 5
Planificar el involucramiento de los interesados...................................................................6
Planificar la gestión de las adquisiciones.............................................................................. 6
Planificar la gestión de riesgos............................................................................................... 7
Identificar los riesgos............................................................................................................... 7
Realizar el análisis cualitativo de los riesgos........................................................................ 7
Planificar la respuesta a los riesgos....................................................................................... 8
Planificar la gestión de las comunicaciones..........................................................................8
Planificar la gestión de recursos.............................................................................................9
Estimar los recursos de las actividades.................................................................................9
Planificar la gestión de la calidad..........................................................................................10
Planificar la gestión de los costos........................................................................................ 10
● Estimación de Costos:..................................................................................................... 10
Determinar el presupuesto.....................................................................................................11
Planificar la gestión del cronograma.................................................................................... 11
Definir las actividades............................................................................................................ 12
Secuenciar las actividades.................................................................................................... 13
Estimar la duración de las actividades................................................................................. 13
Desarrollar el cronograma..................................................................................................... 14
Planificar la gestión del alcance............................................................................................14
Recopilar requisitos................................................................................................................14
Requisitos Funcionales................................................................................................. 14
Definir el alcance.....................................................................................................................15
Descripción del Proyecto:..............................................................................................15
Entregables del Proyecto:............................................................................................. 15
Criterios de Aceptación del Proyecto:........................................................................... 15
Exclusiones del Alcance:...............................................................................................15
Supuestos del Proyecto:............................................................................................... 16
Restricciones:................................................................................................................ 16
Crear la EDT/WBS................................................................................................................... 16
Nivel 1: Proyecto General........................................................................................16
Nivel 2: Fases Principales....................................................................................... 16
Nivel 3: Desglose de Actividades por Fase............................................................. 16
 1. Iniciación del Proyecto.............................................................................................. 16
2. Planificación del Proyecto......................................................................................... 16
3. Ejecución del Proyecto..............................................................................................17
4. Monitoreo y Control del Proyecto.............................................................................. 18
5. Cierre del Proyecto....................................................................................................18
Visualización de la EDT / WBS........................................................................................... 18
Conclusión...............................................................................................................................19
References...............................................................................................................................19
 Fase de Inicio.
Introducción
Este informe presenta la fase inicial del proyecto “Página Web para la Gestión de
Inventarios y Logística” en FGW Monterrey. La necesidad surge debido a problemas de
gestión logística ineficiente, como retrasos en entregas y falta de control en el flujo de
mercancías. El proyecto tiene como objetivo desarrollar una plataforma web que permita
registrar y consultar inventario en tiempo real, enviar alertas automáticas de inventario bajo,
registrar un historial de movimientos, y realizar búsquedas rápidas de productos.

Los elementos clave que se abordarán en este informe incluyen la identificación de las partes
interesadas, el acta constitutiva del proyecto, el desarrollo de los planes en las áreas de
conocimiento del PMBOK y una conclusión final con los resultados esperados.

Desarrollar acta de constitución del proyecto

Nombre: Desarrollo de Página Web para Gestión Logística en FGW Monterrey

Fecha de Inicio: Octubre 2024
Propósito: Mejorar la eficiencia logística mediante un sistema web.
Objetivos:

1. Implementar un sistema en tiempo real para el control de inventarios.

2. Reducir errores de planificación y retrasos en las entregas.
3. Mejorar la toma de decisiones operativas con información precisa.
4. Disminuir los errores en el inventario en un 20% en un plazo de 6 meses mediante el
sistema de alertas automáticas.
5. Reducir los tiempos de respuesta en el proceso de logística en un 30% para el
próximo año fiscal.

Criterios de éxito del proyecto: Mejorar el índice de eficiencia logística al menos en

un 15% dentro de los primeros tres meses de implementación.

Condiciones previas: Asegurar la compatibilidad del sistema con los equipos de

hardware y la infraestructura tecnológica disponible en FGW Monterrey.

Alcance: Diseño, desarrollo y despliegue de la plataforma con funcionalidades clave como:

● Registro de inventario en tiempo real

● Alertas automáticas para inventario bajo
● Historial de movimientos con trazabilidad
● Búsqueda rápida por nombre, código o categoría
Identificar a los interesados.
● Vicente Bracho Luna (Director General): Define la estrategia y toma decisiones clave.
● Sajid Tovar (Logística): Responsable de los procesos logísticos y control de
inventarios.
● Cristina Tristán (Finanzas): Optimiza los costos asociados al proyecto.
● José Refugio Meléndez (Almacén): Encargado del control de inventarios y recepción
de mercancía.
● Daniela Pérez Maldonado (Cotizaciones): Administra inventario según órdenes de
compra y proyectos.
● Empleados de Servicio: Utilizan inventario en campo.
● Clientes: Beneficiados por una mejora en tiempos de entrega y disponibilidad de
productos.

Fase de planeación
Para garantizar el éxito del proyecto, es fundamental mantener a los interesados informados y
comprometidos. Se planificaron estrategias específicas para cada uno:

1. Vicente Bracho Luna (Director General): Reuniones periódicas para la presentación de

avances y toma de decisiones clave.

2. Sajid Tovar (Logística): Sesiones de retroalimentación sobre los requerimientos

logísticos y capacitación en el uso del sistema.

3. Cristina Tristán (Finanzas): Informes detallados de costos y beneficios para la

empresa, justificando la inversión.

4. José Refugio Meléndez (Almacén): Capacitación en el uso del sistema de inventario y

sesiones de prueba. 5. Empleados de Servicio: Involucramiento en la fase de pruebas
para asegurar que el sistema se ajusta a sus necesidades.

Planificación de la Gestión de las Adquisiciones

La gestión de adquisiciones incluye la identificación de proveedores y la compra de los
recursos necesarios para el desarrollo del proyecto. En este caso, será necesario adquirir:
1. Infraestructura tecnológica:
Servidores, almacenamiento en la nube, y software de seguridad para proteger la
página web y los datos de inventario.

2. Servicios de desarrollo web: Contratar a un equipo de desarrolladores para crear y

mantener la plataforma.
 3. Herramientas de gestión de proyectos: Software como Jira o Trello para gestionar las
tareas y monitorear el progreso.

Planificar el involucramiento de los interesados.

Para garantizar el éxito del proyecto, es fundamental mantener a los interesados
informados y comprometidos. Se planificaron estrategias específicas para cada uno:

1. Vicente Bracho Luna (Director General): Reuniones periódicas para la

presentación de avances y toma de decisiones clave.

2. Sajid Tovar (Logística): Sesiones de retroalimentación sobre los

requerimientos logísticos y capacitación en el uso del sistema.

3. Cristina Tristán (Finanzas): Informes detallados de costos y beneficios para

la empresa, justificando la inversión.

4. José Refugio Meléndez (Almacén): Capacitación en el uso del sistema de

inventario y sesiones de prueba.

5. Empleados de Servicio: Involucramiento en la fase de pruebas para

asegurar que el sistema se ajusta a sus necesidades.

Planificar la gestión de las adquisiciones.

La gestión de adquisiciones incluye la identificación de proveedores y la compra de
los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto. En este caso, será necesario
adquirir:

1. Infraestructura tecnológica: Servidores, almacenamiento en la nube, y

software de seguridad para proteger la página web y los datos de inventario.

2. Servicios de desarrollo web: Contratar a un equipo de desarrolladores para

crear y mantener la plataforma.

3. Herramientas de gestión de proyectos: Software como Jira o Trello para

gestionar las tareas y monitorear el progreso.
 Planificar la gestión de riesgos.
La gestión de riesgos implica la identificación, evaluación y respuesta a los posibles
riesgos que puedan afectar al proyecto. Para el desarrollo de la página web, los
principales riesgos identificados son:

1. Fallo en la infraestructura tecnológica: Problemas con los servidores o el

alojamiento en la nube que impidan el funcionamiento de la página.
2. Retrasos en el desarrollo: Retrasos causados por problemas técnicos o
cambios en los requisitos.
3. Capacitación ineficaz del personal: Si los empleados no son entrenados
adecuadamente, el sistema podría no ser utilizado correctamente.

Identificar los riesgos.

1. Errores técnicos durante el desarrollo: La implementación de
funcionalidades podría generar errores imprevistos.

2. Costos imprevistos: El proyecto podría superar el presupuesto

asignado.

3. Resistencia al cambio por parte de los empleados: Los empleados

podrían oponerse al uso de una nueva tecnología, dificultando su
adopción.

Realizar el análisis cualitativo de los riesgos.

El análisis cualitativo de los riesgos permite priorizar los riesgos en función de su
probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendrían en el proyecto:

1. Fallo en la infraestructura tecnológica: Probabilidad media, impacto alto.

2. Resistencia al cambio por parte de los empleados: Probabilidad alta,
impacto medio.
3. Costos imprevistos: Probabilidad baja, impacto alto.
4. Retrasos en el desarrollo: Probabilidad media, impacto medio.
 Planificar la respuesta a los riesgos.
● Objetivo: Identificar los riesgos potenciales y establecer respuestas proactivas para
minimizarlos o mitigarlos.
● Riesgos Identificados:
○ Fallas tecnológicas: Problemas con servidores o la infraestructura.
■ Respuesta: Contratar servicios en la nube con alta disponibilidad.
○ Resistencia al cambio por parte del personal: Dificultad de adaptación al
nuevo sistema.
■ Respuesta: Capacitación previa y acompañamiento durante la
implementación.
○ Costos imprevistos: Aumento en los gastos durante el desarrollo.
■ Respuesta: Reserva de contingencia del 10% del presupuesto total.
○ Retrasos en el desarrollo: Problemas con los proveedores o el equipo de
desarrollo.
■ Respuesta: Monitoreo constante y planes de contingencia con entregas
escalonadas.

Planificar la gestión de las comunicaciones.

Objetivo: Garantizar la fluidez en la comunicación entre los interesados a través de canales
adecuados.

● Matriz de Comunicación:

Reporte Final: Evaluación de resultados y entrega formal a los directivos

Planificar la gestión de recursos.
Objetivo: Definir la asignación y gestión adecuada de recursos humanos y físicos.

● Recursos Humanos:
○ Vicente Bracho Luna: Dirección estratégica.
○ Sajid Tovar: Responsable de logística.
○ Cristina Tristán: Supervisión financiera.
○ Equipo de desarrolladores externos: Diseño y programación del sistema web.
○ Responsables de áreas específicas: Definir claramente el papel de cada
interesado en el ciclo de vida del proyecto (por ejemplo, Sajid Tovar como el
enlace directo para la logística de inventario en la plataforma).
○ Plan de capacitación detallado: Módulos de entrenamiento para cada
departamento, con fechas específicas y objetivos de cada sesión.

● Recursos Materiales:
○ Servidores en la nube para alojar la plataforma.
○ Software de gestión (HTML y PHP) para control del proyecto.

Estimar los recursos de las actividades.

Objetivo: Determinar qué recursos son necesarios para completar cada actividad.
 Planificar la gestión de la calidad.
Objetivo: Establecer los criterios de calidad y asegurar su cumplimiento en todas las fases
del proyecto.

● Tasa de éxito en las transacciones de inventario en la plataforma.

● Nivel de satisfacción de los usuarios internos (evaluación post-capacitación y
retroalimentación de los empleados).
● Cumplimiento de los tiempos de respuesta en el flujo de inventario, para asegurar
que la disponibilidad de productos mejora.

● Criterios de Calidad:
○ Plataforma operativa con disponibilidad del 99%.
○ Funcionalidades claras y fáciles de usar.
○ Actualización en tiempo real del inventario.
● Mecanismos de Control:
○ Pruebas funcionales en cada fase de desarrollo.
○ Retroalimentación de los usuarios para ajustes.

Planificar la gestión de los costos.

Objetivo: Asegurar una gestión eficiente del presupuesto para evitar desviaciones.

● Estimación de Costos:
○ Desarrollo del sistema: $5,000 USD
○ Hardware: $1,000 USD
○ Mantenimiento: $1,500 USD anuales
○ Capacitación: $1,000 USD
○ Contingencias (10%): $1,450 USD
● Total Estimado: $9,950 USD
 Determinar el presupuesto.
Objetivo: Asignar recursos financieros a cada actividad y controlar el gasto total.

Planificar la gestión del cronograma.

Objetivo: Organizar y supervisar el cronograma del proyecto para asegurar su ejecución
dentro del tiempo previsto.
 Definir las actividades.

1.
 Secuenciar las actividades.
Objetivo: Establecer el orden lógico de las actividades para optimizar el flujo de trabajo.

Estimar la duración de las actividades.

Objetivo: Calcular el tiempo necesario para completar cada actividad.
 Desarrollar el cronograma.

Planificar la gestión del alcance.

El propósito de la gestión del alcance es garantizar que solo se realicen los trabajos definidos
y aprobados, evitando desvíos innecesarios en el proyecto.

1. Metodología:
○ Uso de la EDT/WBS para descomponer las actividades y controlar el avance.
○ Revisión continua del alcance con los interesados (Vicente, Sajid, Cristina)
para asegurar alineación con los objetivos.
2. Herramientas y Técnicas:
○ Reuniones de planificación con líderes de área.
○ Gestión del cambio documentada para ajustes en el alcance.
○ Uso de herramientas de colaboración como Trello o Jira para monitoreo.
3. Responsabilidades:
○ Vicente Bracho: Control de alcance general.
○ Pedro García: Monitoreo de cumplimiento del trabajo asignado.
○ Cristina Tristán: Control del presupuesto asociado al alcance.

Recopilar requisitos.
Se identificaron los siguientes requisitos funcionales y no funcionales a través de
reuniones con los interesados (logística, almacén, y administración):

Requisitos Funcionales

Interfaz amigable:

● Fácil de usar para el personal con mínima capacitación.

 Disponibilidad del sistema:

● Operatividad del 99% para evitar interrupciones.

Seguridad:

● Acceso controlado mediante permisos específicos.

Soporte en la nube:

● Sistema alojado para asegurar alta disponibilidad.

Definir el alcance.

Descripción del Proyecto:

El proyecto consiste en desarrollar una página web que permita una gestión eficiente del
inventario y los procesos logísticos en FGW Monterrey. Incluirá funcionalidades para el
registro de inventario en tiempo real, alertas de stock bajo, un historial de movimientos
detallado y un motor de búsqueda rápida. El sistema busca mejorar la eficiencia operativa y
reducir los errores en la entrega de mercancías.

Entregables del Proyecto:

1. Página web funcional con módulos de inventario y reportes.

2. Manual de usuario para capacitación del personal.
3. Capacitación del equipo de logística y almacén.
4. Soporte técnico inicial durante los primeros tres meses.

Criterios de Aceptación del Proyecto:

● El sistema debe permitir la consulta en tiempo real de inventario.

● Las alertas automáticas deben ser precisas y oportunas.
● La interfaz debe ser fácil de usar y accesible para todo el personal involucrado.
● El sistema debe operar con una disponibilidad del 99% durante las horas laborales.

Exclusiones del Alcance:

● Desarrollo de una aplicación móvil.

● Integración con sistemas externos o ERP.
 ● Funcionalidades avanzadas de inteligencia artificial.

Supuestos del Proyecto:

● Todos los usuarios tendrán acceso a dispositivos para operar el sistema.

● La conexión a internet estará disponible de forma continua en la planta y oficinas.
● Los desarrolladores cumplirán con el cronograma establecido.

Restricciones:

● Presupuesto máximo: $9,950 USD.

● Tiempo limitado: Finalización prevista para noviembre de 2024.
● Equipo reducido: Solo se contará con el apoyo de 14 empleados y desarrolladores
externos.

Crear la EDT/WBS.
Nivel 1: Proyecto General

1. Desarrollo de Página Web para Gestión Logística en FGW Monterrey

Nivel 2: Fases Principales

1. Iniciación del Proyecto

2. Planificación del Proyecto
3. Ejecución del Proyecto
4. Monitoreo y Control del Proyecto
5. Cierre del Proyecto

Nivel 3: Desglose de Actividades por Fase

1. Iniciación del Proyecto

1.1. Definir los objetivos del proyecto

1.2. Identificar a los interesados
1.3. Elaborar el acta de constitución del proyecto
1.4. Asignar al equipo responsable

2. Planificación del Proyecto

2.1. Planificación del alcance

● 2.1.1. Definir el alcance

● 2.1.2. Recopilar requisitos
● 2.1.3. Crear la EDT / WBS

2.2. Planificación del cronograma

● 2.2.1. Definir actividades

● 2.2.2. Secuenciar actividades
● 2.2.3. Estimar duración de actividades
● 2.2.4. Desarrollar cronograma

2.3. Planificación de costos

● 2.3.1. Estimar costos

● 2.3.2. Determinar presupuesto

2.4. Planificación de calidad

● 2.4.1. Definir criterios de calidad

● 2.4.2. Establecer mecanismos de control

2.5. Planificación de riesgos

● 2.5.1. Identificar riesgos

● 2.5.2. Realizar análisis cualitativo
● 2.5.3. Definir respuestas a riesgos

2.6. Planificación de adquisiciones

● 2.6.1. Identificar proveedores

● 2.6.2. Adquirir infraestructura tecnológica
● 2.6.3. Contratar desarrolladores

2.7. Planificación de las comunicaciones

● 2.7.1. Definir matriz de comunicación

● 2.7.2. Programar reuniones con interesados

2.8. Planificación de recursos

● 2.8.1. Asignar recursos humanos

● 2.8.2. Estimar recursos materiales

3. Ejecución del Proyecto

3.1. Desarrollar la página web

● 3.1.1. Programar funcionalidad de inventario en tiempo real

 ● 3.1.2. Implementar alertas de inventario bajo
● 3.1.3. Crear módulo de búsqueda rápida
● 3.1.4. Diseñar interfaz amigable para el usuario

3.2. Capacitación del personal

● 3.2.1. Capacitar a personal de almacén y logística

● 3.2.2. Capacitar a empleados de servicio
● 3.2.3. Realizar pruebas de uso del sistema

4. Monitoreo y Control del Proyecto

4.1. Monitorear avance del cronograma

4.2. Controlar presupuesto y gastos
4.3. Asegurar cumplimiento de calidad
4.4. Gestionar riesgos emergentes
4.5. Generar reportes de progreso

5. Cierre del Proyecto

5.1. Validar entregables finales

5.2. Revisión y aceptación por los interesados
5.3. Entregar manual de usuario
5.4. Cierre administrativo y financiero del proyecto
5.5. Lecciones aprendidas y documentación final

Visualización de la EDT / WBS

● Nivel 1: Proyecto General (Desarrollo de Página Web para Gestión Logística)
○ Nivel 2: Fase de Iniciación, Fase de Planificación, Ejecución, Monitoreo y
Cierre
■ Nivel 3: Actividades específicas de cada fase (Ej.: Desarrollo del
sistema, Capacitación, Monitoreo del presupuesto)
 Conclusión

La fase de inicio permitió definir el propósito del proyecto: mejorar la eficiencia de los
procesos logísticos mediante una plataforma web que ofrezca visibilidad en tiempo
real del inventario, control sobre los movimientos de mercancías y una gestión
eficiente de los recursos. Esta etapa fue crítica para establecer la estructura básica
del proyecto, identificar a los interesados clave y formalizar el acta de constitución,
donde se delinearon los entregables esenciales y los objetivos estratégicos del
proyecto.

Uno de los logros fundamentales de esta fase fue la identificación y compromiso de

los stakeholders. Cada área involucrada, desde logística y almacén hasta
administración y ventas, fue alineada con los objetivos generales del proyecto,
asegurando su participación activa. La identificación de riesgos potenciales, como la
resistencia al cambio y las fallas tecnológicas, permitió prever soluciones desde el
inicio, sentando las bases para una ejecución más fluida en fases posteriores.

References

https://www.fgwmonterrey.com/. (n.d.).