PROGRAMME EUROPEEN INTERREG IVA

EUROPEAN PROGRAMME INTERREG IVA N° d'enregistrement :

«IdProjet»

VISITE SUR PLACE EFFECTUEE PAR LE CONTROLEUR PREMIER NIVEAU

NOM ET NUMERO DU PROJET : «IdProjet» - «LibelCourtProjet»

Début / Fin de projet : du «DateDebProjet» au «DateFinProjet»

Déroulement de la visite sur place

Date de la visite :

Site visité :

Durée de la visite :

Supports de contrôle :

Organisme concerné :

Chef de file oui
non

Partenaire oui
non

Type de visite :

Inopinée oui
non

Planifiée oui
non

Personnes rencontrées :

Nom : Fonction :

Nom : Fonction :

Nom : Fonction :

1
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I La vérification a porté sur les éléments suivants :

1) Dispositions prises par l’organisme bénéficiaire pour assurer la traçabilité des

dépenses éligibles

La comptabilité du projet est: OUI NON

- Séparée (enliassement des pièces justificatives comptables) et/ou mise en place d’une


codification comptable adéquate
- Analytique

- Les originaux des pièces sont conservés

- Les outils de suivi et de reconstitution des clés d’affectation des dépenses directes


(justification du temps consacré par chaque intervenant).
- Existence d'une clé de répartition des dépenses indirectes, transparente et contrôlable

Commentaires :

2) Fiabilité des outils de suivi du projet

OUI NON
- Connaissance de l’obligation de conservation des pièces comptables


 Localisation des pièces conservées jusqu’en 2021 :

- Existence d’une procédure interne d’archivage



- Classement spécifique (microfiches…)
OUI NON

- Outils de classement, d’enregistrement et de suivi des participants (bénéficiaires des

actions du projet, réunions …) :
 Si oui, listez :



- Ces outils permettent-ils de renseigner les indicateurs figurant dans le formulaire,
avec le degré de précision et la fiabilité souhaités ? Livrables ?

- Ces outils permettent-ils de distinguer la répartition Homme / Femmes et d’évaluer les

modalités d’égalité des chances ?

Commentaires :

3) Dépenses du projet : réconciliation comptable :

Sélectionner un échantillon de dépenses des précédentes demandes de remboursements (au moins une
facture par type de dépenses) et demander à la structure de montrer la piste d’audit des pièces.

Dépenses concernées :

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Poste de Pièces Critères de Vérification des éléments Conformité / Commentaires

dépense justificatives sélection suivants
utilisées

Frais Paiement n°
Soupçon
Procédure interne utilisée

d’investissement Pièce n°
Montant (marchés publics, etc.)

Nature

Aléatoire
Inscription à l’inventaire
comptable de la structure

originaux des factures

Vérification de la réalité
physique de l’investissement
matériel

Frais Paiement n°
Soupçon
Procédure interne utilisée

d’équipement Pièce n°
Montant (marchés publics, etc.)

Nature

Aléatoire
Inscription à l’inventaire
comptable de la structure

originaux des factures

présence du bien dans les

locaux

numéro de série figurant

sur le bien identique à celui
de la facture

relevés de compte

Frais de Paiement n°
Soupçon
Organigramme de la

personnel Pièce n°
Montant structure

Nature

Aléatoire
Livre de paie

Originaux des bulletins de

salaires

Agenda des personnes

conforme aux feuilles de
temps

Déclaration CNASEA

relevés de compte

Frais de Paiement n°
Soupçon
originaux des factures

déplacement : Pièce n°
Montant
100% affectées
Nature
traces écrites (agenda
au projet
Aléatoire outlook et papier, compte-
rendu réunions = preuve de
la matérialité de la réunion)

relevés de compte

3
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Poste de Pièces Critères de Vérification des éléments Conformité / Commentaires

dépense justificatives sélection suivants
utilisées

Consommables Paiement n°
Soupçon
présence du bien dans les

Pièce n°
Montant locaux

Nature

Aléatoire
originaux des factures

relevés de compte

Honoraires Paiement n°
Soupçon
Procédure interne utilisée

Pièce n°
Montant (marchés publics, etc.)

Nature

Aléatoire
originaux des factures

relevés de compte

Frais Généraux : Paiement n°
Soupçon
Bilan comptable

Pièce n°
Montant

Nature
originaux des factures

Aléatoire

méthode de calcul
annexée à la convention
feder utilisée dans la
justification des dépenses.

relevés de compte

Frais de Paiement n°
Soupçon
Procédure interne utilisée

communication / Pièce n°
Montant (marchés publics, etc.)
promotion :
Nature

Aléatoire
Traces écrites (mail,
agenda, newsletter, etc.=
matérialité de la dépense)

Traces physiques avec

présence du logo EU + IVA

relevés de compte

Frais de Paiement n°
Soupçon
Procédure interne utilisée

réunions, Pièce n°
Montant (marchés publics, etc.)
conférences,
Nature
séminaires
Aléatoire
Traces écrites (mail,
agenda, newsletter, etc.)

Traces physiques avec

présence du logo EU + IVA

Vérification de la
perception de recettes ou de
leur absence.

relevés de compte

4
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Poste de Pièces Critères de Vérification des éléments Conformité / Commentaires

dépense justificatives sélection suivants
utilisées

Frais Paiement n°
Soupçon
Procédure interne utilisée

d’amortissement Pièce n°
Montant (marchés publics, etc.)

Nature

Aléatoire
Bilan comptable et
régularité dans la procédure
d’amortissement –
Conformité aux règles de la
structure (durée
d’amortissement + seuils)

originaux des factures

présence du bien dans les

locaux

numéro de série figurant

sur le bien identique à celui
de la facture

relevés de compte

Contributions en Paiement n°
Soupçon
Procédure interne utilisée

nature Pièce n°
Montant pour la prise en compte des

Nature contributions

Aléatoire

Vérification de la réalité du
travail fourni par les
bénévoles

Traces écrites (mail,

agenda, newsletter, etc.)

Commentaires :

5
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4) Les cofinancements :

OUI NON

Existence de cofinancements dans le plan de financement du projet ?

Les cofinancements sont-ils dédiés au projet ?

Relevés de compte : preuve de leur encaissement

Existence decofinancements supplémentaires non mentionnés dans le plan de financement du

projet.
Cofinancements supplémentaires déclarés par le chef de projet

Commentaires :

5) La publicité communautaire :

Lister les différents supports de communication ci-dessous :

OUI NON

Connaissance de la structure des obligations en matière de publicité communautaire figurant

dans l’annexe à la convention FEDER .
Les sites web financés dans le cadre du projet :
- Présence du logo européen

- La mention « l'UE investit dans votre avenir »

- Mention du FEDER

- Logo Interreg

Les supports de communication financées dans le cadre du projet :

- Présence du logo européen

- Mention du FEDER

- La mention « l'UE investit dans votre avenir »

Les manifestations financées dans le cadre du projet

- Présence du drapeau européen (obligatoire?)

- Logo EU sur les documents de présentation

- Information au public du financement européen

Les panneaux d’affichage et plaques commémoratives (pour l’achat d’un objet physique
ou les dépenses en infrastructure/constructions dont la participation publique totale
dépasse les 500 000€ )



- Présence de l’emblème européen



- La mention du FEDER



- La mention « l'UE investit dans votre avenir »



- Publicité communautaire représentant au moins 25% de la surface
Logo EU/Interreg sur les documents rédigés dans le cadre du projet (rapports, courriers


d’invitation, programme, publications scientifiques…) :

Commentaires :

6
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6 ) Indicateurs de réalisation :

Lister les indicateurs ci-dessous :

OUI NON
Indicateurs remplis

Preuve de leur réalisation (PV, brochures…)

Commentaires : vérifier les documents sur le site internet, les mails d’invitations, etc…

7 ) Contrôle des recettes :

OUI NON

Existence de recettes dans le plan de financement

Recettes déclarées

Existence de recettes supplémentaires (vérifier certaines actions se prêtant à la perception de

recettes (ex : spectacles, séminaires, expositions…)
Livres de recettes et/ou relevés de compte

Commentaires :

II - Difficultés à signaler :

OUI NON
Problèmes rencontrés avec l’organisme vérifié :



Accès aux documents comptables



Accès aux pièces justificatives



Autres

Commentaires :

7
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III – Compte-rendu de la visite :

1) Situation du bénéficiaire

Signaler tout changement juridique, financier, technique touchant l’organisation de la structure, de

nature à affecter les conditions de réalisation de l’opération cofinancée :

2) Fiabilité des outils de gestion et de suivi du projet et traçabilité des dépenses

3) Conformité à l’opération conventionnée

3.1 - Contenu de l’opération

Le contenu des actions a-t-il évolué au regard de l’opération conventionnée (qualitativement,

quantitativement) ? OUI NON

3.2 - Modalités d’exécution

Les modalités de réalisation des actions correspondent-elles à l’opération conventionnée? OUI NON
Détailler notamment les points suivants :
- Calendrier prévisionnel
- Localisation de l’opération
- Critères et modalités de sélection des participants
- Qualité du personnel impliqué
- Public cible touché identique à celui prévu initialement
Autres

4) Conclusion quant à la communication et au respect des règles de publicité communautaire

Quels outils et moyens ont été mobilisés pour assurer le respect des obligations de publicité ?

8
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IV – Conclusions :

Atteste du service fait

Ne peut attester du service fait en l ‘état actuel de la vérification

Ne peut attester du service fait et engage une procédure de reversement partiel ou total de la
subvention

OUI NON COMMENTAIRES

Proposition de réduction de la subvention :

- à décider par l’AG sur proposition du STC

- à approuver par le comité de programmation

er
Contrôleur de 1 niveau :
«PrenomAgentSuiviProjet»
«NomAgentSuiviProjet»

A ………., le ………………….