GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

DES ASSOCIATIONS DES PARENTS D’ELEVES (APE)

SOMMAIRE

1. PRESENTATION DU PROJET

2. OBJECTIFS DU PROJET

3. PROPOSITIONS DERIVEES DU PROJET

4. EXECUTION DU PROJET

5. DEVIS ESTIMATIF D’EDITON ET RECHERCHE DE FINANCEMENT

1. PRESENTATION

Les Association des parents d’Elèves en Afrique subsaharienne sont regroupées au sein de la
Fédération des Associations Africaines des Parents d’Elèves et Etudiants (FAPE) composée de
quatorze pays.

En Afrique de l’OUEST, il s’agit du : Bénin, Burkina –Faso, Côte- d’Ivoire, Guinée, Mali, Niger, Sénégal,
Togo.

En Afrique centrale ce sont : Centrafrique, Cameroun, Congo, République démocratique du Congo,

Gabon, Tchad.

Le Cameroun, frappé par une crise économique sans précédent depuis la fin des années quatre-
vingts, suite à la chute des prix de ses matières premières d’exportation et la détérioration de ses
termes d’échange, pour redresser son économique en pleine putréfaction, a dû solliciter l’aide des
institutions de Breton Wood dont le Fonds Monétaire International (FMI) et la Banque Mondiale.
Celles-ci en réponse à la demande, lui imposèrent des plans d’ajustement structurel au détriment des
quinquennaux auxquels il était habitué et qui étaient à l’origine du boom économique du début des
années quatre-vingts. Parmi ces mesures aussi impopulaires qu’antisociales imposées par les plans
d’ajustement structurels et prises par les pouvoirs publics pour réduire le train de vie de l’Etat dans le
secteur éducatif dont il est question dans ce projet figuraient :

 La déflation entendue par réduction des effectifs de la Fonction Publique qui eut pour
conséquence directe dans les institutions scolaires publiques le départ imposant des
enseignants réunissant trente années de service,

 Le gèle des recrutements à la Fonction Publique entraînant par ricochet la fermeture des
écoles normales d’instituteurs et même de certaines filières de l’Ecole Normale supérieure,
donc plus de rajeunissement de ceux admis plus tard à faire valoir leur droit à la retraite,

 La suspension des subventions budgétaires de fonctionnement des écoles et établissements

scolaires entraînant l’abandon de celles-ci par l’Etat,

 La baisse drastique des salaires (70%) de la Fonction publique dont ceux des enseignants
multipliant les demandes de départ volontaire à la retraite, la démotivation, l’apparition des
attitudes immorales telles que la corruption, les détournements des fonds publics, le
népotisme etc.,

 A côté de ces mesures sont venues se greffer celles-là naturelles le syndrome immuno-
déficitaire acquis (SIDA) et le paludisme qui décimèrent par dizaine de milliers, chaque année,
 les quelques enseignants ayant soit supporté soit échappé aux mesures d’austérité ci-haut
évoquées.

Comme celles-là ne suffisaient pas, le politique s’en est mêlé dans un passé pas très éloigné en
rendant l’école primaire publique gratuite. Les mesures d’accompagnement pourtant salutaires et
élogieuses prises pour atténuer les effets de la suppression de la contribution exigible n’ont pas
produit les résultats escomptés. Le paquet minimum d’abord géré par le ministère pendant
longtemps parvenait aux écoles au plus tôt au milieu du deuxième trimestre puis actuellement aux
collectivités territoriales décentralisées. L’évaluation bien que peut être trop tôt est assez mitigée. Le
crédit de fonctionnement direct des écoles primaires publiques sous forme de caisse d’avances, celui-
là géré par les délégués départementaux est jusqu’alors un serpent de mer. Personne ne sait ne sait à
quel moment de la fin d’année scolaire les directeurs d’écoles se le feront décharger sur du papier
vierge. La multiplication effrénée des établissements scolaires publics sans bâtiments, le site étant
trouvé parfois le jour même de l’arrivée du tout premier responsable nommé.

Toutes ces mesures ont eu et ont encore des conséquences graves sur le dysfonctionnement
quotidien des institutions scolaires publiques notamment le déficit chronique des enseignants, le
manque de consommable didactique, le développement, l’équipement, la maintenance du
patrimoine scolaire au point où il fut exigé à l’inscription de chaque élève à la rentrée des rames de
papiers, des boîtes de craie, des cahiers pour la préparation des leçons, des serpillières, des seaux…

Pour pallier à ces désagréments et à la faillite de l’Etat face à une de ses missions régaliennes qu’est
l’éducation, « l’Etat ne peut plus tout faire », rétorquait-on aux parents des institutions scolaires
publiques, soucieux de l’avenir de leurs progénitures, de leur élan de solidarité nationale, se sont
regroupés au sein de ce qu’on appelle aujourd’hui Associations des Parents d’Elèves pour résoudre au
quotidien les problèmes de leur école.

Il s’agit en particulier :

 Du recrutement et de la paie, des enseignants vacataires,

 Du recrutement et de la paie du personnel d’appui (secrétaires, agents d’entretien,

gardiens…)

 Le fonctionnement des écoles et établissements scolaires par la fourniture du matériel de

bureau et consommable didactique,

 L’investissement par la construction des salles et spécialisées, leur équipent, leur

réhabilitation et leur maintenance.

Cet appui fort louangeur bien qu’irrécusable, encouragé même par l’Etat qui dorénavant considère
ces Associations des Parents d’Elèves d’utilité publique comme partenaire incontournable, n’est pas
sans conséquences néfastes sur la gestion des fonds collectés. Parmi elles évoque-t-on entre
autres modèles de gestion :

 La navigation à vue

 Le manque de documents comptable

 L’absence de formation des responsables des bureaux exécutifs,

 Les détournements récurrents des fonds

 L’inexistence des contrôles de gestion

Toutes ces tares sont décriées par tout l’ensemble de la communauté éducative nationale qui réclame
à chaque rentrée scolaire la mise sur pied d’un cadre juridique mettant fin à ces dérives qui annihilent
les efforts des parents.

Fort de ce constat amer et en appui concret à la politique d’assainissement des finances publiques
engagé par le Ministère camerounais des Finances que nous avons conçu pour la première fois et
proposé aux Ministères des Enseignements Secondaires et de l’Education de Base des manuels de
procédure simplifiée de la gestion financière et comptable des Associations des Parents d’élèves ci-
dessous titrés pour tous les ordres d’enseignement percevant les frais APE :

1. BUDGET APE

Ce manuel d’usage annuel est un ensemble de nomenclature des prévisions des recettes et des
dépenses d’une APE. Il est composé de quatre grandes parties à savoir : les statistiques, les prévisions
des recettes, les prévisions des dépenses et la décision de l’Assemblée générale souveraine. Les
prévisions des recettes et des dépenses sont divisées en titres, les titres en chapitres, les chapitres en
articles et quelques articles en alinéas.

1ère partie : les statistiques prévisionnelles

Cette partie est subdivisée en deux : les ressources humaines et patrimoniales.

1. Les ressources humaines : elles décrivent les prévisions des effectifs des élèves sur lesquels
sera basée l’assiette principale des ressources des établissements scolaires pour l’instant

2. Le personnel : il s’agit des prévisions des personnels vacataires ou d’appui à recruter sur
fonds APE ou alors à assister comme ceux en cours d’intégration pour qu’ils ne disparaissent
pas après leur première prise de service.

3. Ressources patrimoniales : c’est l’ensemble des biens mobiliers, immobiliers, agropastoraux

ou domaniaux appartenant à l’établissement et qui bénéficient des prestations APE.

2ème partie : les recettes prévisionnelles

Elle est composée de trois titres décrivant les prévisions des ressources d’une école ou d’un
établissement ainsi qu’il suit :

Titre 1. Excédent des recettes : il s’agit du solde entre les recettes et les dépenses de l’exercice
antérieur. Les fonds étant sécurisés en banque, le solde ne saurait être nul. C’est la première recette
budgétaire.

Titre 2. Recettes affectées : il est composé de trois chapitres décrivant les prévisions des recettes à
collecter et à utiliser directement par l’institution scolaire pour son fonctionnement conformément à
la règlementation en vigueur.

Chapitre 1. Contribution volontaire APE

Le groupe nominal « contribution volontaire » est tiré du décret n° 2001/041 du 19 février 2001
portant organisation des établissements scolaires publics et fixant les attributions des responsables
des administratifs en son article 46 qui décrit les ressources budgétaires d’un établissement scolaire
public. Elle constitue en réalité la seule ressource budgétaire des APE aujourd’hui.

Titre 2. Recettes propres prévisionnelles : il s’agit des recettes rares mais possibles par le dynamisme
de certains responsables qui savent se mobiliser pour rechercher des financements en faveur de leurs
institutions comme les dons et legs, les souscriptions et subventions, les manifestations socio
culturelles.

Titre 3. Microprojets générateurs des revenus : ce titre constitue la véritable révolution des APE que
nous voulons pour le vingt et unième siècle. Il s’agit de l’auto financement de celles-ci qui fera d’elles
des unités coopératives de production pourvoyeuses d’emplois et des richesses et non des comptoirs
de collecte d’impôts comme semble être le cas de nos jours. Il est composé de quatre chapitres
listant les activités de production que les APEE peuvent mener en fonction de leur écologie et de leur
environnement, c’est-à-dire de l’agropastoral au social en passant par le marketing.

3ème partie : Dépenses prévisionnelles

Cette partie tout comme celle des recettes comprend trois titres :

Titre 1 : Fonctionnement du bureau exécutif

Ces prévisions des dépenses couvrent 20% des recettes à recouvrer. Elles sont affectées à l’achat des
matériels et fournitures de, bureau, aux frais d’organisation des réunions, de participation aux
séminaires, d’affiliation à la fédération nationale, aux frais de communications indispensables, à la
contribution annuelle et statutaire au fonctionnement de la fédération nationale, aux frais de
confection des comptes rendus, des procès-verbaux et rapports de réunions etc.

Titre 2. Projet d’école ou d’établissement

Il s’agit des prévisions des dépenses du personnel vacataire et d’appui ou permanent pouvant
bénéficier des prestations APE en chapitre 1. En chapitre 2, des dépenses relatives au
fonctionnement de l’école ou établissement. En chapitre 3 de l’investissement sous toutes ses
formes. Les dépenses du projet d’établissement couvrent environ 80% des recettes à collecter.

Titre 3. Microprojets générateurs des revenus

Pour créer une unité de production, il faut investir. Ce sont les prévisions de dépenses relatives à
l’achat de la matière première, au personnel propre à l’APE et à, l’investissement proprement dit.
C’est ici que la proposition de création d’une taxe de soutien à l’éducation trouve sa justification pour
que ce volet prenne effectivement son envol. Les APE départies du recrutement et de la paie du
personnel qui grève les budgets de la plupart de 80% se consacreront effectivement à la production
des richesses et d’emplois.

Titre 4. Dépenses diverses

D’aucun diront qu’elles sont sans objet. Mais de façon empirique, elles valent leur pesant d’or.
L’hospitalité africaine aidant, généralement à la fin de chaque Assemblée générale, le bureau exécutif
offre souvent à la demande de celle-ci un rafraîchissement. D’autre part une haute autorité scolaire
ou administrative de passage à l’école ou à l’établissement pour une séance de travail, la pose de la
première pierre ne saurait laisser l’APE indifférente.

4ème partie : Décision de l’Assemblée Générale

C’est la partie réservée à l’adoption du budget lui donnant son caractère juridique et consacrant son
exécution. Après sa présentation par le Président, les débats démocratiques par l’Assemblée Générale
souveraine, tous les membres présents dans la salle apposent leur nom et signature sur la feuille de
présence préparée à cet effet dans le document en signe d’adoption. Enfin le Président et le Chef
d’établissement apposent les leurs. Un exemplaire de ce budget, est adressé à l’autorité
administrative locale pour suivi de l’exécution conformément à la règlementation en vigueur. Un
autre exemplaire pour le bureau exécutif requis à tout contrôle, au besoin un autre pour l’école ou
l’établissement.

II. LE COMPTE DE GESTION

Il comprend cinq parties détaillées, comme suit :

1ère partie : Rapport moral

C’est le condensé de compte rendu de l’exécution du budget voté. Il présente le taux de

recouvrement des recettes et de l’ordonnancement des dépenses, les difficultés rencontrées pour
mobiliser les recettes, leur origine et affectation. Enfin des suggestions pour améliorer davantage le
niveau d’exécution du budget. Cette partie est présentée par le Président du bureau exécutif.

2ème partie : les statistiques

Elle présente les effectifs des, élèves ayant effectivement payé les frais APE, le personnel recruté sur
fonds APE et l’état physico financier des investissements effectués.

3ème partie : Ressources budgétaires

Il s’agit des recettes effectivement collectées, leur origine en comparaison avec les prévisions. Elle
comprend quatre titres dont :

Titre 1. Excédent des recettes

C’est le solde effectif entre les recettes collectées et les dépenses ordonnées par le président,
liquidées par le chef de poste comptable-matières ou à défaut du chef d’établissement, constaté par
la mission de contrôle des services compétents de l’Etat en la matière.

Titre 2. Recettes affectées

Elles comprennent trois chapitres détaillant les recettes effectivement collectées.

Titre 3. Microprojets générateurs des revenus

Pour l’instant cette partie est inexistante dans le compte de gestion d’autant plus que les, APE reste
encore budgétivores.

4ème partie : Dépenses budgétaires

Comme pour les prévisions budgétaires, cette partie comprend quatre titres dont :

Titre 1. Fonctionnement du bureau exécutif

Il présente parmi les prévisions quelles dépenses de fonctionnement ont été ordonnées et
effectuées.

Titre 2. Projet de l’établissement

Il s’agit des dépenses de personnel, de fonctionnement et d’investissement telles que prévues dans le
budget.

Titre 3. Microprojets générateurs de revenus

Il s’agira dans un prochain avenir de présenter parmi les prévisions quelles dépenses de
fonctionnement et d’investissement propres à l’APEE ont servi pour créer une unité de production.
Titre 4. Dépenses diverses

Ce sont les dépenses ordonnées et effectuées dans le cadre de la tenue des Assemblées générales et
celles dues au passage des autorités scolaires ou administratives.

5ème partie : Décision de l’Assemblée Générale

C’est la partie consacrée à l’approbation du compte de gestion lui consacrant son caractère juridique.
Après présentation par le trésorier, des débats démocratiques par l’Assemblée Générale souveraine,
tous les membres présents dans la salle de délibération apposent leur nom et prénom sur la feuille de
présence prévue à cet effet dans le document en signe d’approbation des comptes. Enfin le Président
et le chef d’établissement apposent les leurs.

Un exemplaire de ce compte de gestion est adressé à l’autorité administrative locale pour évaluation.
Un autre pour le bureau exécutif requis à tout contrôle de gestion. Au besoin un exemplaire pour
l’établissement de rattachement.

III. LE CAHIER DE CAISSE

Bien que les fonds soient sécurisés dans une institution bancaire, ils ne se gèrent pas à l’emporte-
pièce, mais plutôt par spécialités ou lignes budgétaires. Le cahier de précise les différentes lignes
budgétaires d’une APE. Il permet au Trésorier d’avoir au quotidien le niveau d’exécution du budget de
chaque ligne budgétaire, de faire son auto évaluation. Son usage est tout aussi recommandé au
Président, ordonnateur des dépenses.

IV. 4. LE LIVRE JOURNAL

Il est divisé en deux principales parties : le livre journal proprement dit et l’annexe composé des
documents indispensables pour la bonne tenue d’une régie des recettes APE.

 Le livre journal proprement dit est composé de cent folios. Il comprend des opérations des
recettes et des dépenses classées chronologiquement. Il permet au trésorier d’avoir une vue
globale du solde au quotidien. C’est par ces folios que le trésorier remonte les opérations
budgétaires utiles pour le budget de l’Etat. C’est aussi le registre d’inscription des élèves
ayant payé les frais APE.

 L’annexe est un ensemble des formulaires des pièces comptables qu’un trésorier doit avoir
pour justifier ses sorties conformément à la règlementation en vigueur. Pièces, exigées lors
du contrôle de gestion budgétaire des services compétents de l’Etat.

V. LE GUIDE PRATIQUE

C’est le condensé de tous les manuels de procédure simplifiée de la gestion financière et comptable
des APE. Il explique tous les mécanismes de leur usage, les différents contrôles auxquels peuvent être
soumis les gestionnaires des fonds APE, les sanctions qu’ils peuvent encourir en cas d’infraction. En
somme c’est la bible du gestionnaire des APE. Reste en préparation sa version anglaise.

2. OBJECTIFS DU PROJETS

Le projet dont il est question à travers les manuels de procédure simplifiée de la gestion financière et
comptable des APE vise entre autres à :

 Harmoniser la gestion financière et comptable des APE dans tous les établissements scolaires
du Cameroun où sont collectés les fonds APE comme deniers publics,
  Arrimer les fonds APE aux régies des recettes de l’Etat

 Vulgariser au sein des Assemblées Générales souveraines la culture d’adoption du budget,

d’approbation ou du rejet du compte de gestion,

 Inciter et systématiser les contrôles de gestion par les services compétents de l’Etat,

 Répandre l’autonomie financière des APE par la systématisation de la création des unités de
production génératrices des revenus et d’emplois,

 Elargir l’assiette fiscale de l’Etat par les recettes de service,

 Former continuellement les responsables des bureaux exécutifs par les séminaires
d’imprégnation.

3. PROPOSITIONS FAITES AU GOUVERNEMENT CAMEROUNAIS

1. Création d’une taxe dite de soutien à l’éducation prélevée sur les frais APE de chaque élève
dont le taux sera déterminé par l’Assemblée Nationale. Ces fonds seront collectés par chaque
APE et reversés à un compte spécial ouvert à cet effet par le gouvernement ( comme par
exemple pour les frais d’examen de l’office du baccalauréat) dont le fruit supportera :

a. pour l’enseignement secondaire public, le recrutement massif et la contractualisation des

enseignants vacataires déjà nombreux dans ces établissements,

2. Pour l’enseignement privé, la sécurisation de leur pouvoir d’achat quand on sait qu’ils sont
partiellement payés au cours d’une année scolaire, les arriérés s’accumulant d’une année à
une autre.

3. Pour l’enseignement primaire public, directement reversé aux directeurs d’écoles, remplacera
effectivement la contribution exigible supprimée par la gratuité de l’école. Les directeurs
d’écoles publics qui sont pourtant à la base de la formation de la citoyenneté ne gèrent rien.
Est- ce cela le partage du gâteau national ?

2. Réactualisation des textes sur le Grand Prix National du Travail Manuel élargit aux APE pour
les inciter à créer les unités de production.

4. EXECUTION ET FINANCEMENT DU PROJET

Le projet proprement dit consistait en quatre phases. Les travaux ont duré sept ans (2001-2008).

1ère phase : Recherche documentaire

Cette phase a duré un an (2001-2002). Elle a consisté au déplacement du secrétaire de l’AMICALE DES
MANGUISSA DE MBALMAYO (AMIMAM) auteur de ce travail qu’il a proposé à l’Assemblée Générale
de l’amicale et obtenu son soutien financier pour la collecte des données à travers les textes
règlementaires, l’achat des livres relatifs au projet, rencontre avec certaines APE, son hébergement et
sa ration. Le financement de cette phase est évalué à cinq cents mille francs.

2ème phase : Conception des manuels

Elle a consisté à la rédaction des cinq manuscrits, l’achat des consommables bureautiques, la mise
forme des manuels. Elle a durée deux ans (2002-2004), financée non seulement par l’amicale, mais
aussi par les relations personnelles du secrétaire général à concurrence d’environ sept cent cinquante
mille francs.
3ème phase : Secrétariat bureautique

C’est la phase concrète où certains membres et amis pouvaient déjà consulter le projet dans la
machine. Cette phase s’est entièrement déroulée à Ebolowa. Les secrétariats bureautiques étant à
l’époque rare. Elle a consisté à saisir les manuscrits, à les modifier en fonction de la nouvelle actualité
en la matière, à la relecture puis à l’impression de la première mouture des manuels qui a été
distribuée à plusieurs membres de l’amicale et amis pour d’éventuels conseils et améliorations. Elle a
été très difficile compte tenu de l’instabilité de l’énergie électrique dans cette ville. Durée des travaux
quatre ans (2004-2008). La deuxième vague d’impression cette fois des tapuscrits à abouti à leur
dépôt aux Ministères des Finances, des Enseignements Secondaires, de l’Education de Base, à la
CONAC (Commission nationale Anticorruption) et à la Fédération Nationale des APEE du Cameroun
(où certains responsables des bureaux exécutifs les ayant feuilletés ne cessent de nous appeler pour
savoir où s’en acquérir) dont les réactions de certains sont jointes à ce dossier. Cette phase en
fonction des prestations très élevées de secrétariat à l’époque, de l’hébergement et de la ration est
estimée à deux millions de francs. Pour atténuer les coûts élevés des travaux de bureautique et
acquérir les équipements informatiques, le Secrétaire Général a été envoyé en formation bureautique
pour une durée d’un an, car un autre projet similaire celui-là sur la gestion financière des
établissements scolaires publics à la lumière du décret n° 2001/041 du 19 février 2001 est en cours.

4ème phase : Edition

Le projet ayant eu l’aval du gouvernement qui a demandé une large diffusion auprès des parents
d’élèves exige beaucoup de moyens financiers compte tenu du volume des exemplaires à fabriquer
(voir tableau ci-dessous). Nous sommes entrés en contact avec certaines maisons d’édition du pays
notamment la SOPECAM et le CEPER. Pour la première, elle est très intéressée par le projet, mais
ignore comment rentrer dans ses fonds. Elle aimerait plutôt que le projet soit préfinancé. Pour la
seconde, elle veut éditer à concurrence de 10% des recettes d’exploitation puisque c’est elle qui
finance entièrement le projet. Nous étions encore à ce niveau des discutions lorsque nous apprenions
dimanche 15 Mai 2011 à la cathédrale de Mbalmayo à la messe de 6h 30 que la Banque Mondiale
lançait un concours pour financement des projets des secteurs éducatif, santé et forêt dénommé foire
aux idées pour le développement auquel nous prenons part. Ce projet qui peut s’étendre à
l’ensemble des pays de la Fédération Africaine des APE mérite une attention particulière.

5. DEVIS ESTIMATIF D’EDITION ET RECHERCHE DE FINANCEMENT

Etablissements scolaires

Exemplaires
Institutions Nombre par Total exemplaires
institution

Ecoles
4465 5 22.225
maternelles

Ecoles publiques 13856 5 68.280

CES et CETIC 1326 7 9262

 Lycées 735 7 5145

Collèges privés 840 7 5 880

Total 21. 222 30 111. 092

De ce tableau, il ressort qu’il ya 22. 222 institutions scolaires publiques et privées et qu’il faut éditer
chaque année 111. 092 exemplaires du projet pour les mettre à la disposition des Associations des
Parents d’Elèves. Difficile pour l’Amicale des Manguissa de Mbalmayo d’estimer et de supporter les
coûts de fabrication.

Fait à Mbalmayo, le 28 Mai 2011

Le Secrétaire Général