REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE

SUPERVISION ET PLAN DE
RESOLUTION DE PROBLEME
(Dr Didier SASHILA MUKEBO/MCZS)

Kalemie, le 07 Juin 2018

 Objectifs pédagogiques
• Objectif général
– Améliorer les connaissances et les
compétences par la pratique de la supervision
• Objectifs spécifiques
– Définir le concept de supervision
– Expliquer le rôle de la supervision
– Décrire les étapes de la supervision
– Identifier les différentes méthodes utilisées
dans la supervision
– Proposer un outil de résolution des problèmes
 1. DEFINITIONS
 La supervision est une fonction de gestion,
visant à accroître les connaissances, les
compétences et la motivation des ressources
humaines impliquées dans la mise en œuvre des
activités en vue d’atteindre des objectifs
poursuivis conformément à une planification
(FLAHAULT et coll, 1988)

 But : promouvoir l’amélioration continue de la

performance du personnel ou soit contribuer à
l’amélioration de la qualité des soins et services
de santé.
 Différence
Supervision Contrôle
Une action continue d’observation de l’agent dans
l’exécution de ses tâches en vue de l’identification
Une vérification par un
et de la correction des erreurs, de l’orientation, mandataire de l’exécution
de l’instruction et de l’encouragement, par le
niveau hiérarchique afin d’améliorer ses
des tâches et de
performances. l’utilisation des
En Bref, superviser c’est :
- Observer le personnel dans l’exécution de ses ressources en vue de
tâches constater les écarts
- Le guider
- Le motiver conformément aux
- Lui apporter un soutien directives et en faire un
- L’aider à identifier les problèmes
- et à les résoudre rapport à la hiérarchie.
Il convient de noter que la supervision implique
essentiellement l’observation de 4
facteurs suivants: (1) Adéquation des objectifs
(supervision-Gestion), (2) le respect des normes
standards (Supervision-Contrôle), Motivation du
personnel (Supervision-Appui), Amélioration des
performances et des compétences du personnel
 Différence
Inspection Evaluation
Une vérification par un chef Un jugement de valeur porté
hiérarchique du respect des directives sur le niveau de réalisation des
et des normes par le personnel placé objectifs, des inputs (intrants),
sous son autorité dans le cadre de processus (activités), outputs
l’exécution de son travail en vue de (résultats) et outcome
sanctionner (positivement ou (impact.), après un certain délai
négativement). en vue d’une action.
Monitorage Suivi
Un suivi entrecoupé des périodes Une analyse des tendances
d’évaluation et d’analyse systématiques dans le temps et dans l’espace
des résultats des interventions en des données et des
termes de quantité et de qualité informations rapportées (au
(normes) pour y déceler les causes de moyen d’un tableau, grille,
contre performances et les corriger au diagramme, courbes, et
moyen d’un micro plan des actions. graphiques).
 Différence
Supervision Intégrée Accompagnement
Elle consiste à ce que les différentes activités du PMA, Une technique de
de PCA et d’Appui de la structure sanitaire soient formation interactive qui
supervisées, même si certaines activités nécessitent utilise un processus
une supervision plus intensive suivant les priorités et dynamique de
le contexte. communication et de
Elle prend en compte d’une manière holistique toutes facilitation pour amener un
les interventions des soins de santé primaires et agent accompagné à
nécessite la participation d’une équipe polyvalente acquérir ou maîtriser une
(multidimensionnelle) compétente et expérimentée. compétence ou une
Ceci veut dire en d’autres termes, qu’une visite d’un procédure pratique.
superviseur membre de l’équipe cadre de la zone de
santé ou d’une équipe de supervision dans une
structure ne se limite pas seulement à voir quelques
aspects spécifiques d’une intervention ; mais
s’intéresse à tous les autres aspects de façon globale.
D’où la nécessité d’avoir soit des superviseurs
polyvalents ou des équipes de supervision
polyvalentes.
 Objectifs de la supervision
Objet de la supervision intégrée Objectif de la
supervision
Déceler les déficiences/insuffisances de membres Contribuer, grâce à
de l’équipe dans l’exécution de leurs tâches ; l’encadrement des
Corriger les déficiences/insuffisances de agents de santé, à
membres de l’équipe pour améliorer leurs l’amélioration de
performances (résultats attendus de leur travail) ; leur performance
Influencer les membres de l’équipe à un travail en vue d’offrir des
de qualité ; soins et services de
Guider/orienter le travail de l’équipe ou de qualité.
l’agent ;
Encourager/ féliciter les bonnes initiatives et les
actions entreprises par l’agent ;
S’assurer de la qualité de données/informations
transmises.
 Avantages de la Supervision
Avantages pour le supervisé Avantages pour le service Avantages pour le superviseur
Avoir la possibilité de discuter de Accroître l’efficience, l’efficacité, Se rendre compte de la manière
ses problèmes avec le la qualité, dont les tâches déléguées sont
superviseur, Corriger les erreurs à temps, exécutées,
Se sentir responsabilisé, valorisé, Adapter l’exécution des activités Avoir une meilleure connaissance
stimulé, appartenant à une et l’utilisation des ressources des conditions de travail,
équipe, humaines, matérielles et Identifier les problèmes
Jouir d’une marque de confiance, financières, d’exécution des activités,
Se rendre compte de son Permettre une meilleure Identifier et corriger les
rendement, organisation du service, déficiences,
Etre conscient de ses déficiences, Améliorer l’utilisation des Revoir les descriptions des
Se sentir à l’aise dans services, tâches/postes des agents,
l’accomplissement de son travail, Améliorer la qualité des Permettre de mieux apprécier le
Avoir la possibilité de promotion, services de santé personnel,
Mieux connaître les normes et Créer un climat de bonne Tester les instructions,
directives, entente, de franche Gagner du temps pour d’autres
Améliore la compétence du collaboration et de bonne tâches,
personnel de santé à tous les communication. S’assurer de l’exécution correcte
niveaux Renforcer les relations internes des tâches sans la contrainte de la
dans le système de santé relation hiérarchique,
Favoriser l’identification des Se faire une idée des besoins en
problèmes et les solutions ressources et en formation.
collectives
Optimaliser l’utilisation des
ressources
 2. RÔLE DE LA SUPERVISION
Une intervention dans le suivi qui exige COM=
COMPETENCE-ORGANISATION-METHODE
Elle permet de:

 Tenir les activités du programme en parfaite

corrélation avec la politique de Travail décidée

 Maintenir un rendement efficient et un

perfectionnement permanent dans l’action.

 Vérifier si les objectifs du programme peuvent être

atteints ou sont atteints avant les normes établies
 fournir des données pour le suivi des activités
 Éviter l’isolement du personnel travaillant dans des
zones périphériques

 Améliorer la compétence des agents et leur donner

confiance en eux – mêmes.

 Adapter d’une manière continue les activités des

agents aux circonstances et aux situations
nouvelles.

 Prévenir les malentendus

 Les 6 phases de la supervision
La réalisation d’une supervision comporte 6
phases et chacune s’exécute selon une
méthodologie appropriée.
•Phase préparatoire
•Phase de déroulement
•Phase de rédaction du rapport
•Rétro information
•Suivi des recommandations
•Auto évaluation du superviseur
 3. ETAPES DE LA SUPERVISION

Trois étapes
3.1. Préparation de la supervision

 Etudier les documents disponible sur les

objectifs, les cibles ,les normes
opérationnelles, les performances observées
en surveillance continue,

 Revoir les rapports d’activités, de

supervision et d’évaluation
 Identifier les priorités en matière de
supervision

 Evaluer les moyens de la supervision

 Moyens techniques = instrument de supervision
 Moyens logistiques

 Etablir un programme de supervision

(calendrier d’exécution)
3.2. Exécution de la supervision
 Etablir les contacts
 Clarifier les objectifs, les cibles, et les
normes de travail
 Observer les supervisés dans
l’accomplissement de leurs taches
 Contact avec le patient
 Application de l’outil de prise en charge (si pas de malade faire
un exercice de simulation ….)
 Administration du traitement
 Conseils donnés ou à donner
Registre de consultation
 vérifier l’enregistrement des patients

Traitement et la disponibilité des intrants

 outils de gestion des intrants
 vérification physique des intrants
 appréciation des conditions de stockage

 Relever des données utiles à l’appréciation de

l’évolution de la mise en œuvre des activités
et de la qualité du travail
 Identifier les atouts, les points à améliorer et
les besoins de suivi

 Consulter les représentants de la

communauté
« TOUT CE QUI SE FAIT SANS MOI SE FAIT CONTRE MOI »

 Faire une retro-information aux supervisés

 Points forts
 Points faibles à améliorer
 3.3. Suivi de la supervision
 Elaborer le rapport de supervision

 Partager le rapport avec les collaborateurs

 Assurer un suivi des recommandations

 Assurer la mise en œuvre du plan de résolution

des problèmes
 4. METHODES DE SUPERVISION

4.1. Supervision directe

 Visiter le supervisé sur le lieu de travail

Elle utilise les techniques de communication

interpersonnelle, l’observation passive ou active,

 L’analyse documentaire et remplissage des listes

de contrôle préétablies
4.2.Supervision indirecte
Elle est centrée sur les techniques de type administratif
 Exploitation de document ou autre type de résultats
produit par le supervisé

Rédaction et l’envoi d’un document de rétro

information avec points forts et points faibles

Discussion au téléphone,

La coordination de plusieurs acteurs ayant des tâches

professionnelles similaires pour leur ajustement et leur
émulation mutuels
 5. Plan de Résolution des Problèmes
Problèmes Oui Non 1 2 3
Responsable Date
Identifiés ? * * Causes Solutions
du Suivi limite d'exécution
Non respect de
l'ordinogramme.

Non maîtrise de la
technique de
l'utilisation des
TDR.

*NB: Si Oui = (x) et renseigner les colonnes (1), (2) et (3)

Si Non = (x) passer au problème suivant identifié.
 Conclusion
• Une bonne supervision permet de:
 Surveiller les progrès du supervisé

 Guider sur le niveau de sensibilité et de flexibilité lors de la

mise en œuvre

 Améliorer le travail des personnels en charge de la mise en

œuvre du Programme

 Défier le Programme afin d’atteindre le plus haut niveau de

réalisation des résultats.