MAKALAH

Menentukan Bagian-Bagian surat

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah: Manajemen Perkantoran
Dosen Pengampu: H. Nasrun Harahap, S.Pd., M.A

Disusun Oleh:
Miftahul Jannah

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

JURUSAN TARBIYAH DAN KEGURUAN
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN)
BENGKALIS
TA 2022/2023
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI......................................................................................................................i

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang......................................................................................................1

B. Rumusan Masalah ................................................................................................2

C. Tujuan Penulisan...................................................................................................2

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat.....................................................................................................4
B. Pengertian jenis surat dan model...........................................................................5
C. Pengertian bentuk surat.........................................................................................8
PENUTUP

A. Simpulan................................................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................11

i
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
berdasarkan sejarahnya surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau
tulisan, walaupun masih dalam bentuk sederhana. Pada zaman Nabi Sulaiman
kegiatan surat menyurat sudah dilakukan, ketika itu burung Hud-Hud melaksanakan
perintah Nabi Sulaiman. Ia pergi ke negeri Saba’ untuk menyampaikan surat kepada
Ratu Balqis. Ketika sampai di istana Ratu Balqis, burung Hud-Hud melempar surat itu
di hadapan Ratu Balqis. Ratu Balqis dan para pengawalnya tidak mengetahui yang
melemparkan surat itu. Dengan hati-hati, Ratu Balqis membuka dan membaca surat
itu. Isi surat itu ialah ajakan Nabi Sulaiman kepada Ratu Balqis dan rakyatnya untuk
menyembah kepada Allah.
Teman-teman, selain pada zaman Nabi Sulaiman surat menyurat juga dilakukan pada
masa Nabi Muhammad SAW. Beliau juga berdakwah dengan mengirim surat kepada
para raja dan penguasa dari berbagai bangsa dan daerah untuk masuk Islam. Diantara
para raja yang pernah menerima surat Nabi Muhammad (Raja Najasyi Habasyah,
penguasa Iskandaria, Raja Mesir, Raja Kisra, Raja Persia, Raja Oman, Raja Yamamah
dan Raja oman). Subhanallah. betapa hebatnya Rasulullah dalam berdakwah melalui
surat yang dikirim oleh para sahabat.

Artinya: Sesungguhnya
surat itu, dari SuIaiman
dan sesungguhnya
(isi)nya: "Dengan menyebut nama Allah Yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang."
Artinya: "Bahwa janganlah kamu sekalian berlaku sombong terhadapku dan datanglah
kepadaku sebagai orang-orang yang berserah diri.
Dalam kehidupan sehari-hari pasti perlu menyampaikan informasi pada orang lain,
baik itu instusi negara, institusi swasta, maupun perorangan. Penyampaian informasi
ini biasanya melalui surat. Pada bagian ini akan dibahas mengenai surat, sehingga
pembaca bisa lebih jauh mengenal surat1

1
INDRIYA MULYANINGSIH.2012.TRAMPILSURATMENYURAT.No.25 Yogyakarta 55131.HAL34

2
B. Rumusan Masalah

1. Bagaiman Pengertian surat ?

2. Bagaimana pengertian jenis dan model surat ?
3. Bagaiman pengertian bentuk surat

C. Tujuan Penulisan

1. Mengetahui pengertian surat

2. Mengetahui jenis dan model surat
3. Mengetahui bentuk surat

3
 PEMBAHASAN

A. Pengertian surat
Surat adalah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi). Dalam kehidupan sehari-hari
manusia sebagai mahluk sosial selalu berkomunikasi dengan orang lain. Salah satu alat
komunikasi yang biasa digunakan untuk berinteraksi adalah surat. Surat merupakan sarana
komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk berkomunikasi. Dengan surat seseorang
bisa menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan Surat dapat dikatakan
efektif, jika isi dari informasi atau pesan yang disampaikan oleh komunikator (pengirim
surat) menggunakan bahasa yang jelas atau mudah dipahami oleh komunikan (penerima
surat) Maka dari itu pemilihan kata dan penggunaan bahasa dalam penulisan surat, harus
tepat, jelas, lugas dan umum. Kelugasan berarti langsung pada permasalahan yang ingin
dibahas, sedangkan umum berarti menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh
seluruh kalangan masyarakat dan harus bebas dari dialek dan slank2 .
1. Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada
pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu
arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas
(surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada
lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar
dan lain-lain).2
2. Surat sebagai wakil penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang
dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat
3. Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi
dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat
menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
4. Surat sebagai Otak Tata Usaha Penyusunan
surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai cirriciri yang tidak berbeda
dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat

2
Ponco dewi karya ningsih.korespondensisuratbisnisdandinas. Yogyakarta: Samudra Biru, 2018.Hal 45

4
 kaitannya dengan banyak jenis kegiatan yang lain. Pada kantor yang besar
umumnya telah digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas
korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan dan lain-lain.
5. Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi
sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan.
Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis
surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak
kemudian hari.
B. Jenis surat
1. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contoh dari surat resmi dalah surat
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Adapun ciri-ciri dari surat resmi
ini adalah :
a. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
b. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
d. Penggunaan ragam bahasa resmi
e. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
f. Ada aturan format baku Berikut ini adalah bagian-bagian surat resmi
yang harus diketahui, adalah : a. Kepala/kop surat yang berisi nama
instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi . b. Nomor surat yakni
urutan surat yang akan dikirimkan . c. Lampiran yakni berisi lembaran
lain yang disertakan selain surat . d. Hal isinya berupa garis besar dari isi
surat tersebut . e. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan
nomor surat) f. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
g. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
h. Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan
sebagainya ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan
ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .3
i. Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang
biasanya disertai NIP .
3
Dewisarisumitro.bahasa indonesiapenulisansurat 2010.hal32

5
 j. Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan
tentang adanya suatu kegiatan .

2. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau
bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini yang
ditujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu
tidak menggunakan kop surat, tidak ada nomor surat, salam pembuka dan
penutup bervariasi, menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si
penulis, dan format tulisan surat bebas.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

a. Tidak menggunakan kop surat

b. Tidak ada nomor surat
c. Salam pembuka dan penutup bervariasi
d. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
e. Format surat bebas Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat
pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam
penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya.
Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah, surat
cinta dari pasangan, surat undangan ulang tahun, surat kepada sahabat, dan
lain-lain.
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri, bisnis, dan
usaha jasa Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari
keuntungan. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan
pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar.

Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga, yaitu surat jual
beli, kwitansi dan perdagangan. Surat niaga juga format tulisannya hampir
sama dengan surat resmi . Surat Niaga adalah surat yang isinya berupa
tawaran, jual-beli yang berhubungan dengan barang/jasa yang biasanya
dipakai dalam perdagangan dan perniagaan. Surat ini berguna untuk

6
 membangun kerja sama dengan pihak lain sehingga harus disusun dengan
baik. Jenis-jenis surat niaga :

a. Surat Penawaran Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi

keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang
dikirim surat (calon pembeli/pengguna jasa).
b. Surat permintan penawaran barang Surat permintaan penawaran barang
adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan
maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta
persyaratan mengenai jual-beli barang.
c. Surat pemesanan Surat pemesanan ialah surat dari pembeli yang dikirim
kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau
memesan suatu jasa tertentu.
d. Surat klaim (Pengaduan) Surat klaim adalah surat pemberitahuan dari
pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang
diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.
e. Surat pengantar barang Yaitu surat yang digunakan sebagai pengantar
barang dari penjual kepada pembeli atau pengantar paket barang-barang
dan sebagainya.
f. Surat pengiriman Pembayaran Surat pengiriman pembayaran adalah surat
yang dikirimkan pembeli kepada penjual yang isinya memberitahukan
bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera penuhi sesuai
dengan yang telah disepakati.
g. Surat Tagihan Surat tagihan meruupakan surat yang dibuat oleh penjual
atau pedagang (kreditur) yang berisi peringatan/ mengingatkan pihak
pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang atas barang-barang
yang dibelinya. Dengan kata lain, surat tagihan dibuat karena pihak
pembeli belum membayar atau tidak mengirimkan uang pembayaran pada
tanggal pelunasan yang telah disepakati bersama. 4

C. Bentuk Surat
4
Ibid hal 69

7
 Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga
keorganisasian. Selain itu bentukbentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau
bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :
a. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua
dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata
lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Surat
yang di tujukan 7. Salam Pembukaan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama
yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial
b. Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama
terang dan nama jabatan yang ditulis disebelah kanan surat. Format surat: Bagian-
bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Surat
yang di tujukan 7. Salam Pembukaan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama
yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial
c. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus,
perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk
ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh
perusahaan. Format surat: Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran/Hal 5.
Hal/Lampiran 7. Salam Pembukaan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama
yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial
d. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk
seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam. Format surat: Bagian-bagian
surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3.
Nomor Surat 4. Lampiran/Hal 5. Hal/Lampiran 7. Salam Pembukaan 8a. Pendahuluan
isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama

8
 jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman
lampiran surat/Inisial
e. Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk
lurusedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata
kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam. Bagian-bagian surat dari Bentuk
Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) : 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat 4. Lampiran/Hal 5. Hal/Lampiran 6. Surat yang di tujukan 7. Salam
Pembukaan 8a. Pendahuluan isi surat 8b. Penjelasan isi surat 8c. Penutup isi surat 9.
Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13.
Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial5

5
Ibid hal 50

9
 PENUTUP
A. Kesimpulan

Surat adalah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi
dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi)). Dalam kehidupan sehari-hari manusia
sebagai mahluk sosial selalu berkomunikasi dengan orang lain. Salah satu alat komunikasi
yang biasa digunakan untuk berinteraksi adalah surat. Surat merupakan sarana komunikasi
tertulis yang biasa digunakan untuk berkomunikasi. Dengan surat seseorang bisa
menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan

10
 DAFTAR PUSTAKA

INDRIYAMULYANINGSIH.2012.TRAMPILSURATMENYURAT.No.25 Yogyakarta

Dewisarisumitro.2010bahasa indonesia surat menyurat.bandung

Ponco dewi karya ningsih.2018korespondensisuratbisnisdandinas. Yogyakarta: Samudra Biru,

11