BAB II

2 LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen Proyek

Proyek adalah kegiatan sekali lewat dengan waktu dan sumber daya terbatas
untuk mencapai hasil akhir yang telah ditentukan. Menurut Iman Soeharto, 1996:
Proyek mempunyai ciri pokok sebagai berikut:
a. Bertujuan menghasilkan lingkup (deliverable) tertentu berupa produk akhir
atau hasil kerja akhir.
b. Dalam proses mewujudkan lingkup di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal
serta kriteria mutu.
c. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik
awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas.
d. Non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah
sepanjang proyek berlangsung.
Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan
mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang tersedia untuk mencapai
sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Sedangkan pengertian
manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan
mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan jangka pendek
yang telah ditentukan, serta menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus
kegiatan) vertikal dan horisontal (Kerzner, 1982). Dari definisi tersebut terlihat
bahwa konsep manajemen proyek mengandung hal-hal pokok sebagai berikut :
a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu
merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber
daya perusahaan yang berupa manusia, dana, dan meterial.
b. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah
digariskan secara spesifik. Ini memerlukan teknik dan metode pengelolaan
yang khusus, terutama aspek perencanaan dan pengendalian.
Agar suatu pelaksanaan proyek dapat berhasil perlu diperhatikan faktor-
faktor spesifik penting yang disebut sebagai ciri-ciri umum manajemen proyek,
sebagai berikut:
5
 6

a. Tujuan, sasaran, harapan-harapan, dan strategi proyek hendaknya

dinyatakan secara jelas dan terinci sedemikian rupa sehingga dapat dipakai
untuk mewujudkan dasar kesepakatan segenap individu dan satuan
organisasi yang terlibat.
b. Diperlukan Rencana Kerja, Jadwal, dan Anggaran Belanja yang realistis.
c. Diperlukan kejelasan dan kesepakatan tentang peran dan tanggung jawab di
antara semua satuan organisasi dan individu yang terlibat dalam proyek
untuk berbagai strata jabatan.
d. Diperlukan mekanisme untuk memonitor, mengkoordinasikan,
mengendalikan, dan mengawasi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab
pada berbagai strata organisasi.
e. Diperlukan mekanisme sistem evaluasi yang diharapkan dapat memberikan
umpan balik bagi manajemen. Informasi umpan balik akan dimanfaatkan
sebagai pelajaran dan dipakai sebagai pedoman di dalam upaya
peningkatan produktivitas proyek.
f. Diperlukan pengertian dan pemahaman mengenai tata cara dan dasar-dasar
peraturan birokrasi, dan pengetahuan tentang cara-cara mengatasi kendala
birokrasi.
2.2 Manajemen Biaya dan Waktu
Secara umum, sistem pengendalian proyek diperlukan untuk menjaga
kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan. Perencanaan pada prinsipnya
dibuat sebagai bahan acuan untuk pelaksanaan. Bahan acuan tersebut selanjutnya
menjadi standar pelaksanaan proyek yang meliputi jadwal, anggaran, dan
spesifikasi teknis. Selama proses pengendalian, pemantauan harus dilakukan
selama pelaksanaan proyek sehingga dapat diketahui prestasi dan kemajuan
proyek yang telah dicapai.
Pengendalian proyek konstruksi terdiri dari beberapa jenis pengendalian
yakni pengendalian biaya, pengendalian jadwal, pengendalian material,
pengendalian dokumen, pengendalian instalasi dan pengawasan, pengendalian
konstruksi, pengendalian mutu dan perijinan.
 7

2.2.1 Pengertian Manajemen Biaya

Manajemen biaya proyek (Project Cost Management) adalah
pengendalian proyek untuk memastikan penyelesaian proyek sesuai dengan
anggaran biaya yang telah disetujui. Hal-hal utama yang perlu diperhatikan dalam
manajemen biaya proyek adalah sebagai berikut: perencanaan sumber daya,
estimasi biaya, penganggaran biaya, dan pengendalian biaya. (Soemardi, B.W,
2007).
1. Perencanaan sumber daya merupakan proses untuk menentukan sumber
daya dalam bentuk fisik (manusia, peralatan, material) dan kuantitasnya
yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas proyek. Proses ini sangat
berkaitan erat dengan proses estimasi biaya.
2. Estimasi biaya adalah proses untuk memperkirakan biaya dari sumber
daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Bila proyek
dilaksanakan melalui sebuah kontrak, perlu dibedakan antara estimasi
biaya dengan nilai kontrak. Estimasi biaya melibatkan perhitungan
kuantitatif dari biaya-biaya yang muncul untuk menyelesaikan proyek.
Sedangkan nilai kontrak merupakan keputusan dari segi bisnis di mana
perkiraan biaya yang didapat dari proses estimasi merupakan salah satu
pertimbangan dari keputusan yang diambil.
3. Penganggaran biaya adalah proses membuat alokasi biaya untuk masing-
masing aktivitas dari keseluruhan biaya yang muncul pada proses estimasi.
Dari proses ini didapatkan Cost Baseline yang digunakan untuk menilai

kinerja proyek.
4. Pengendalian biaya dilakukan selama proyek berlangsung untuk
mendeteksi apakah biaya aktual pelaksanaan proyek menyimpang dari
rencana atau tidak. Semua penyebab penyimpangan biaya harus
terdokumentasi dengan baik sehingga langkah-langkah perbaikan dapat

dilakukan.
2.2.2 Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu proyek (Project Time Management) adalah proses
merencanakan, menyusun, dan mengendalikan jadwal kegiatan proyek, di mana
dalam perencanaan dan penjadwalannya telah disediakan pedoman yang spesifik
 8

untuk menyelesaikan aktivitas proyek dengan lebih cepat dan efisien (Clough dan
Sears, 1991). Ada lima proses utama dalam manajemen waktu proyek, yaitu:
pendefinisian aktivitas, urutan aktivitas, estimasi durasi aktivitas, pengembangan
jadwal, dan pengendalian jadwal. (Soemardi B.W, 2007).
1. Pendefinisian aktivitas merupakan proses identifikasi semua aktivitas
spesifik yang harus dilakukan dalam rangka mencapai seluruh tujuan dan
sasaran proyek (Project Deliveriables). Dalam proses ini dihasilkan
pengelompokkan semua aktivitas yang menjadi ruang lingkup proyek dari
level tertinggi hingga level yang terkecil atau disebut Work Breakdown

Structure (WBS).
2. Urutan aktivitas melibatkan identifikasi dan dokumentasi dari hubungan
logis yang interaktif. Masing-masing aktivitas harus diurutkan secara
akurat untuk mendukung pengembangan jadwal sehingga diperoleh jadwal
yang realisitis. Dalam proses ini dapat digunakan alat bantu komputer
untuk mempermudah pelaksanaan atau dilakukan secara manual. Teknik
secara manual masih efektif untuk proyek yang berskala kecil atau di awal
tahap proyek yang berskala besar, yaitu bila tidak diperlukan pendetailan
yang rinci.
3. Estimasi durasi aktivitas adalah proses pengambilan informasi yang
berkaitan dengan lingkup proyek dan sumber daya yang diperlukan yang
kemudian dilanjutkan dengan perhitungan estimasi durasi atas semua
aktivitas yang dibutuhkan dalam proyek yang digunakan sebagai input
dalam pengembangan jadwal. Tingkat akurasi estimasi durasi sangat
tergantung dari banyaknya informasi yang tersedia.
4. Pengembangan jadwal berarti menentukan kapan suatu aktivitas dalam
proyek akan dimulai dan kapan harus selesai. Pembuatan jadwal proyek
merupakan proses iterasi dari proses input yang melibatkan estimasi durasi
dan biaya hingga penentuan jadwal proyek.
5. Pengendalian jadwal merupakan proses untuk memastikan apakah kinerja
yang dilakukan sudah sesuai dengan alokasi waktu yang sudah
direncanakan atau tidak. Hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian

jadwal adalah:
 9

a) Pengaruh dari faktor-faktor yang menyebabkan perubahan jadwal dan

memastikan perubahan yang terjadi disetujui.
b) Menentukan perubahan dari jadwal.
c) Melakukan tindakan bila pelaksanaan proyek berbeda dari perencanaan
awal proyek.
Dasar yang dipakai pada sistem manajemen waktu adalah perencanaan
operasional dan penjadwalan yang selaras dengan durasi proyek yang telah
ditetapkan. Adapun aspek-aspek manajemen waktu ialah menentukan
penjadwalan proyek, mengukur dan membuat laporan dari kemajuan proyek,
membandingkan penjadwalan dengan kemajuan proyek sebenarnya di lapangan,
menentukan akibat yang ditimbulkan oleh perbandingan jadwal dengan kemajuan
di lapangan pada akhir penyelesaian proyek, merencanakan penanganan untuk
mengatasi akibat tersebut, dan memperbaharui kembali penjadwalan proyek
(Clough dan Sears, 1991).
Pelaksanaan suatu proyek sangat memerlukan suatu penjadwalan, dimana
dalam hal ini dalam penetapan jangka waktu pelaksanaan proyek sangat
berhubungan dengan biaya proyek tersebut. Suatu proyek diharapkan dapat
diselesaikan tepat waktu, karena keterlambatan dalam penyelesaian suatu proyek
dapat berpengaruh terhadap nilai pembayaran proyek.
2.2.3 Kurva “S”
Kurva “S” merupakan pengembangan dan penggabungan dari diagram
balok dan Hannum Curve. Dimana diagram balok dilengkapi dengan bobot tiap
pekerjaan dalam pesen (%). Kurva “S” digunakan untuk menggambarkan
kemajuan volume pekerjaan yang diselesaikan sepanjang siklus proyek. Kurva
“S” sangat tepat untuk digunakan sebagai laporan bulanan untuk pimpinan proyek
karena kurva ini dapat menunjukkan kemajuan proyek dalam bentuk yang mudah
dipahami.
Kurva kemajuan secara grafis dapat memberikan bermacam ukuran
kemajuan pada sumbu tegak dikaitkan dengan satuan waktu di sumbu mendatar.
Kriteria ataupun ukuran kemajuan dapat berupa persentase bobot pelaksanaan atau
produksi, nilai uang yang dibelanjakan, jumlah kuantitas atau volume pekerjaan,
 10

penggunaan berbagai sumber daya, jam-orang atau tenaga kerja yang digunakan,
dan masih banyak lagi ukuran lainnya.
Pada jalur bagian bawah terdapat persentase rencana untuk tiap satuan
waktu dan persentase komulatif dari rencana tersebut. Di samping itu, terdapat
persentase realisasi untuk tiap satuan waktu dan persentase komulatif dari
realisasi tersebut. Persentase komulatif rencana dibuat sehingga membentuk kurva
“S”. Persentase komulatif realisasi adalah hasil nyata di lapangan. Hasil realisasi
dari pekerjaan pada satu waktu dapat dibandingkan dengan rencana. Jika hasil
realisasi berada di atas kurva “S” maka terjadi prestasi, namun jika berada di
bawah kurva “S” maka tidak mencapai prestasi. Untuk itu diperlukan evaluasi
secara menyeluruh sehingga untuk waktu selanjutnya tidak terlambat atau apabila
diperlukan, maka dapat dilakukan penjadwalan kembali.

Gambar 2.1 Target prestasi berupa kurva “S”

Sumber : Ervianto Wulfram, I. 2004, “Teori Aplikasi Manajemen
Proyek Konstruksi” , hal. 75.
2.3 Earned Value Concept (Konsep Nilai Hasil)
2.3.1 Pengertian Konsep Nilai Hasil
Seiring dengan perkembangan zaman dengan tingkat kompleksitas proyek
yang semakin rumit, seringkali terjadi keterlambatan penyelesaian proyek dan
pembengkakan biaya. Selanjutnya digunakanlah suatu konsep yang
mengintegrasikan antara aspek biaya dan aspek waktu, yang dinamakan Earned
Value. Konsep ini membantu dalam mengatasi kedua masalah di atas sehingga
 11

pengeluaran biaya proyek dapat dikontrol dan mampu mencapai target waktu
yang direncanakan.
Fleming, Q. W., and Koppelman, J. M. (1994) menjelaskan perbedaan
konsep Earned Value dibandingkan dengan manajemen biaya tradisional. Seperti
dijelaskan pada Gambar 2.2a di bawah, manajemen biaya tradisional hanya
menyajikan dua dimensi saja yaitu hubungan yang sederhana antara biaya aktual
dengan biaya rencana.
Dengan manajemen biaya tradisional, status kinerja tidak dapat diketahui.
Pada Gambar 2.2a dapat diketahui bahwa biaya aktual memang lebih rendah,
namun kenyataan bahwa biaya aktual yang lebih rendah dari rencana ini tidak
dapat menunjukkan bahwa kinerja yang telah dilakukan telah sesuai dengan target
rencana. Sebaliknya, konsep Earned Value memberikan dimensi yang ketiga
selain biaya aktual dan biaya rencana.
Dimensi yang ketiga ini adalah besarnya pekerjaan secara fisik yang telah
diselesaikan atau disebut Earned Value/Percent Complete. Dengan adanya
dimensi ketiga ini, seorang manajer proyek akan dapat lebih memahami seberapa
besar kinerja yang dihasilkan dari sejumlah biaya yang telah dikeluarkan (Gambar
2.2b).

a. Manajemen Biaya Tradisional b. Konsep Nilai Hasil

Gambar 2.2 Perbandingan manajemen biaya tradisional dengan konsep nilai
hasil
(Sumber : Iman Soeharto, 1998)
Kriteria Penggunaan Konsep Nilai Hasil
 12

2.3.2 Komponen Dasar Konsep Nilai Hasil

Ada tiga komponen dasar yang menjadi acuan dalam menganalisa kinerja
dari proyek berdasarkan konsep Earned Value. Ketiga elemen tersebut adalah :
1. Budget Cost Work Schedule (BCWS) merupakan anggaran biaya yang
dialokasikan berdasarkan rencana kerja yang telah disusun terhadap waktu.
BCWS dihitung dari akumulasi anggaran biaya yang direncanakan untuk
pekerjaan dalam periode waktu tertentu. BCWS pada akhir poyek
(penyelesaian 100 %) disebut Budget At Completion (BAC). BCWS juga
menjadi tolak ukur kinerja waktu dari pelaksanaan proyek. BCWS
merefleksikan penyerapan biaya rencana secara kumulatif untuk setiap
paket-paket pekerjaan berdasarkan urutannya sesuai jadwal yang
direncanakan.
BCWS = (% bobot rencana) x (anggaran)
2. Actual Cost Work Performance (ACWP) adalah representasi dari
keseluruhan pengeluaran yang telah dikeluarkan untuk menyelesaikan
pekerjaan dalam periode tertentu. ACWP dapat berupa kumulatif hingga
periode perhitungan kinerja atau jumlah biaya pengeluaran dalam periode
waktu tertentu.
ACWP = Pengeluaran aktual
3. Budget Cost Work Performance (BCWP) adalah nilai yang diterima dari
penyelesaian pekerjaan selama periode waktu tertentu. BCWP inilah yang
disebut Earned Value. BCWP ini dihitung berdasarkan akumulasi dari
pekerjaan-pekerjaan yang telah diselesaikan. Ada beberapa cara untuk
menghitung BCWP diantaranya adalah: Fixed Formula, Milestone Weights,
Milestone Weights With Percent Complete, Unit Complete, Percent
Complete, dan Level Of Effort.
BCWP = (% progress) x (anggaran)
2.3.3 Penilaian Kinerja Proyek dengan Konsep Nilai Hasil
Penggunaan konsep earned value dalam penilaian kinerja proyek
dijelaskan melalui Gambar 2.3. Beberapa istilah yang terkait dengan penilaian ini
adalah Cost Variance, Schedule Variance, Cost Performance Index, Schedule
Performance Index, dan Estimate at Completion.
 13

Gambar 2.3 Grafik Kurva “S” Konsep Nilai Hasil

(Sumber : Madiyo Priyo, 2012)
Dengan adanya ketiga indikator yang terdiri dari ACWP, BCWP, dan
BCWS, dalam suatu perhitungan pelaksanaan suatu proyek maka kita dapat
menghitung berbagai faktor yang menunjukkan kemajuan dan kinerja pelaksanaan
proyek tersebut, seperti :
1. Analisa Varian
Analisa varians digunakan untuk mengetahui sampai sejauh mana hasil
yang diramalkan dari apa yang diperkirakan. Analisa varians terdiri dari :
a) Schedule Variance (SV)
Adalah hasil pengurangan dari Budget Cost Work Performance (BCWP)
dengan Budget Cost Work Schedule (BCWS). Hasil dari Schedule
Variance ini menunjukkan tentang pelaksanaan pekerjaan proyek. Harga
SV sama dengan nol (SV = 0) ketika proyek sudah selesai karena semua
Planned Value telah dihasilkan.
SV = BCWP – BCWS
b) Cost Variance (CV)
Adalah hasil pengurangan antara Budget Cost Work Performance (BCWP)
dengan Actual Cost Work Performance (ACWP). Nilai Cost Variance
 14

pada akhir proyek akan berbeda antara BAC (Budgeted At Cost) dan
Actual Cost yang dikeluarkan atau dipergunakan.
CV = BCWP – ACWP
2. Analisa Indeks Performansi
Indeks performansi digunakan untuk mengetahui efisiensi penggunaan
sumber daya. Analisa Indeks performansi terdiri dari :
a) Schedule Performance Index (SPI)
Adalah Faktor efisiensi kinerja dalam menyelesaikan pekerjaan dapat
diperlihatkan oleh perbandingan antara nilai pekerjaan yang secara fisik
telah diselesaikan (BCWP) dengan rencana pengeluaran biaya yang
dikeluarkan berdasarkan rencana pekerjaan (BCWS). Rumus untuk
Schedule Performance Index adalah :
SPI = BCWP / BCWS
Dimana,
SPI = 1 : proyek tepat waktu
SPI > 1 : proyek lebih cepat
SPI < 1 : proyek terlambat
b) Cost Performance Index (CPI)
Adalah Faktor efisiensi biaya yang telah dikeluarkan dapat diperlihatkan
dengan membandingkan nilai pekerjaan yang secara fisik telah
diselesaikan (BCWP) dengan biaya yang telah dikeluarkan dalam periode
yang sama (ACWP). Rumus untuk CPI adalah :
CPI = BCWP / ACWP
Dimana,
CPI = 1 : biaya sesuai rencana
CPI > 1 : biaya lebih kecil/hemat
CPI < 1 : biaya lebih besar/boros
c) Critical Ratio (CR)
Untuk menentukan kapan suatu kegiatan harus mendapat perhatian khusus,
maka digunakan Critical Ratio (CR).

CR = SPI x CPI
 15

Batasan yang disarankan untuk kondisi CR adalah sebagai berikut :

a. Jika CR berada antara 1 atau lebih maka kegiatan dalam keadaan baik.
b. Jika CR berada antara 0.8 sampai 1 maka kegiatan perlu mendapatkan
perhatian khusus.
c. Jika CR berada di bawah 0.8 maka kegiatan dalam keadaan kritis.
3. Prakiraan Waktu Dan Biaya Penyelesaian Akhir Proyek
Perkiraan dihitung berdasarkan kecenderungan kinerja proyek pada saat
peninjauan dan mengasumsikan bahwa kecenderungan tersebut tidak
mengalami perubahan kinerja proyek sampai akhir proyek atau kinerja
proyek berjalan konstan. Perkiraan ini berguna untuk memberikan suatu
gambaran ke depan kepada pihak kontraktor, sehingga dapat melakukan
langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.
a) Estimate to Complete (ETC)
ETC merupakan prakiraan biaya untuk pekerjaan tersisa, dengan asumsi
bahwa kecenderungan kinerja proyek akan tetap (konstan) sampai akhir
proyek. ETC untuk progress fisik > 50 %
ETC = (BAC – BCWP) / CPI
Dimana, BAC (Budget at Completion) adalah biaya total proyek yang
telah dianggarkan.
b) Estimate at Completion (EAC)
EAC Merupakan prakiraan biaya total pada akhir proyek yang diperoleh
dari biaya aktual (AC) ditambahkan dengan ETC.
EAC = ACWP + ETC

2.4 Kriteria Metode Manajemen Nilai Hasil

Walaupun konsep earned value terlihat sederhana, namun
implementasinya dalam pengelolaan proyek tidaklah mudah karena harus
didukung oleh sistem manajemen yang mampu menyediakan input data yang
lengkap dalam perhitungan kinerja proyek. Bila kinerja proyek buruk, sistem akan
mampu menelusuri bagian mana yang bermasalah yang menyebabkan
pembengkakan biaya dan terjadinya keterlambatan pelaksanaan proyek. Dengan
demikian, langkah perbaikan dapat dilakukan dan semua data terdokumentasi
dengan baik untuk keperluan di masa datang pada pengelolaan proyek berikutnya.
 16

Fleming dan Koppelman (1994) menjelaskan 10 kriteria bagi terselenggaranya

pengelolaan proyek yang berdasarkan pada konsep earned value, sebagai berikut :
1. Komitmen Manajemen
Pada penerapan konsep earned value, harus ada kebulatan tekad dari
manajer proyek untuk memanfaatkan konsep earned value di dalam sistem
manajemen pada proyek yang ditanganinya. Komitmen juga harus ada
pada organisasi utama perusahaan dalam mendukung keputusan
penggunaan konsep earned value pada manajemen proyek.
2. Menetapkan lingkup proyek dengan Work Breakdown Structure (WBS)
Pada setiap proyek, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan
lingkup proyek agar pada saat pelaksanaan lingkup proyek tidak meluas
yang menyebabkan kegagalan proyek. Salah satu teknik yang dapat
digunakan dan terbukti ampuh dalam membatasi lingkup proyek adalah
WBS. WBS melibatkan hierarki perencanaan pekerjaan yang berorientasi
pada produk yang dihasilkan proyek. WBS menjadi acuan dalam
menentukan aktivitas dan sumber daya yang akan digunakan untuk
mencapai sasaran proyek.
3. Menciptakan management control cells (cost account)
Cost account adalah pertemuan antara level terendah WBS dengan fungsi
dari organisasi. Cost account harus memiliki 4 (empat) elemen yaitu :
1) Memperlihatkan pekerjaan di level tugas.
2) Mempunyai kerangka waktu pelaksanaan yang spesifik bagi masing-
masing tugas.
3) Mempunyai anggaran biaya untuk penggunaan sumber daya
4) Mempunyai pihak yang bertanggung jawab untuk masing-masing sel
4. Menetapkan tanggung jawab fungsional untuk setiap bagian terkecil dari
manajemen proyek (project’s management control cells)
Dibutuhkan organisasi proyek yang dalam strukturnya terdapat pembagian
tanggung jawab yang jelas. Organisasi proyek dibagi dalam divisi dan
subdivisi. Masing-masing divisi dan subdivisi mempunyai tugas dan
tanggung jawab yang berbeda-beda. Tugas dan tanggung jawab ini sesuai
dengan kepemilikan cost account masing-masing divisi dan subdivisi.
 17

5. Membuat earned value baseline

Langkah selanjutnya adalah menetapkan baseline yang digunakan dalam
menghitung kinerja proyek. Basis ukuran kinerja proyek harus
memasukkan semua cost account dan biaya-biaya tidak langsung proyek
seperti biaya tak terduga dan profit. Untuk memperoleh basis ukuran
kinerja proyek, digunakan proses perencanaan formal proyek mulai dari
proses estimasi, penjadwalan dan penganggaran. Untuk keperluan
pengendalian, pihak manajemen harus menentukan batasan untuk
penilaian kinerja proyek.
6. Penggunaan proses formal penjadwalan proyek
Penggunaan earned value membutuhkan alat bantu pengendalian proyek
seperti master schedule, kurva S dan bar chart. Alat bantu pengendalian
proyek dibuat melalui proses penjadwalan. Alat bantu ini menunjukkan
kerangka waktu dari masing-masing paket pekerjaan dan anggaran
biayanya.
7. Pengelolaan biaya tidak langsung (indirect cost)
Biaya tidak langsung perlu dikelompokkan tersendiri/terpisah dari biaya
langsung proyek. Terkadang biaya tidak langsung mempunyai porsi yang
lebih besar dari biaya keseluruhan proyek. Oleh karena itu biaya tidak
langsung proyek perlu diperhatikan dan ditangani secara baik.
8. Secara periodik, mengestimasi biaya penyelesaian proyek
Salah satu manfaat dari konsep earned value adalah mampu memprediksi
biaya penyelesaian proyek (EAC). Dengan dasar kinerja aktual proyek
(SPI dan CPI), dapat diprediksi secara akurat berapa lagi dana yang
dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
9. Pelaporan status proyek
Batasan varian yang sudah ditentukan manajemen menjadi acuan kapan
manajemen akan bertindak. Bila kinerja proyek berada diluar batasan yang
telah ditetapkan, hal tersebut merupakan sinyal peringatan bagi pihak
manajemen untk bertindak. Penerapan earned value dalam manajemen
proyek merupakan salah satu contoh penerapan management by exception.
 18

Management by exception adalah tipe sistem manajemen yang baru dan

melakukan tindakan ketika ada penyimpangan.
10. Menyusun historical database
Pembentukan historical database memungkinkan perbaikan proyek yang
akan dikerjakan menjadi lebih baik. Historical database digunakan
sebagai acuan dalam pengelolaan proyek di masa yang akan datang.
2.5 Penggunaan Microsoft Project
2.5.1 Pengertian Microsoft Project
Dalam sebuah Proyek banyak sekali kegiatan yang harus dilakukan dengan
tepat cermat dan benar. Untuk itu maka sebuah perangkat lunak dapat
dipergunakan untuk membantu manajemen proyek. Microsoft Project yang biasa
disebut MS Project merupakan salah satu program yang mampu mengelolah data
proyek. Microsoft Project 2016 merupakan bagian dari Microsoft Office
Professional 2016 yang dapat terintegrasi dengan mudah pada program Microsoft
Exel maupun Visio. Microsoft Office Project merupakan software administrasi
proyek yang digunakan untuk melakukan perencanaan, pengelolaan, pengawasan
dan pelaporan data dari suatu proyek. Kemudahan penggunaan dan keleluasaan
lembar kerja serta cakupan unsur-unsur proyek menjadikan software ini sangat
mendukung proses administrasi sebuah proyek.
Microsoft Office Project memberikan unsur-unsur manajeman proyek
yang sempurna dengan memadukan kemudahan penggunaan, kemampuan, dan
fleksibilitas sehingga penggunanya dapat mengatur proyek secara lebih efisien
dan efektif. Kita akan mendapatkan informasi, mengendalikan pekerjaan proyek,
jadwal, laporan keuangan, serta mengendalikan kekompakan tim proyek. Kita
juga akan lebih produktif dengan mengintegrasikan program-program Microsoft
Office yang familiar, membuat pelaporan yang kuat, perencanaan yang terkendali
dan sarana yang fleksibel.
Pengelolaan proyek konstruksi membutuhkan waktu yang panjang dan
ketelitian yang tinggi. Microsoft Office Project dapat menunjang dan membantu
tugas pengelolaan sebuah proyek konstruksi sehingga menghasilkan suatu data
yang akurat. Keunggulan Microsoft Office Project adalah kemampuannya
menangani perencanaan suatu kegiatan, pengorganisasian dan pengendalian waktu
 19

serta biaya yang mengubah input data menjadi sebuah output data sesuai
tujuannya. Pengelolaan Proyek Konstruksi Bangunan Gedung dengan Microsoft
Office Project secara khusus ditujukan bagi para perencana dan praktisi yang ingin
menerapkan Microsoft Office praktis, cepat dan aplikatif untuk mengelola proyek
konstruksi.
2.5.2 Kebutuhan Minimal Sistem Microsoft Project 2016
 Processor dengan kecepatan 1 GHz.
 Random Acces Memory (RAM) dengan kapasitas 2GB.
 Hard Disk dengan kapasitas kosong 3.0GB.
 VGA card yang tersedia sedikitnya 2MB untuk menghasilkan tampilan
yang maksimal pada layar monitor.
 Resolusi layar dari 1280x800.
 Operation system microsoft windows 2007.
2.5.3 Istilah dalam Microsoft Project 2016
1. Project
Project adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diadakan dalam selang
waktu tertentu dan memiliki tugas khusus. Idealnya, sebuah proyek harus mampu
memberikan optimasi sistem yang ada sehingga diperlukan manajemen proyek
yang baik, terutama ditekankan pada :
a) Organisasi proyek harus tangguh
b) Analisa kebutuhan dan sumber daya harus akurat, dengan toleransi yang
ketat.
c) Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
dengan matang.
d) Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan
perkembangan zaman maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan
terkait dengan proyek.
Secara umum project dalam Microsoft Office Project adalah suatu rangkaian
pekerjaan yang biasa dibuat jadwalnya untuk mencapai suatu target tertentu.
2. Task
 20

Task adalah pekerjaan atau gugus tugas. Bisa juga diartikan sebagai
kegiatan. Dalam sebuah proyek akan terdiri atas beberapa pekerjaan, bahkan suatu
pekerjaan masih dapat dibagi-bagi lebih rinci dalam sub-sub pekerjaan lagi.
3. Cost
Dengan Microsoft Office Project, kita dapat lebih mudah menangani tugas-
tugas pembiayaan proyek. Cost (biaya) dalam tugas penjualan untuk Microsoft
Office Project adalah sejumlah uang yang dikeluarkan sebagai biaya tetap (fixed
cost) maupun variable cost. Biaya ini dapat dihitung dalam satuan jam, harian,
mingguan, bulanan, maupun borongan.
Microsoft Office Project menyediakan perhitungan gaji pegawai, upah
lembur, maupun upah borongan (cost per use). Jika kita telah memasukkan
komponen biaya yang harus dikeluarkan pada setiap pekerjaan, maka kita
memperoleh hasil perhitungan berapa besarnya biaya yang harus dikeluarkan
untuk pengerjaan seluruh proyek.
4. Calendar
Pada calendar view akan ditampilkan semua pekerjan yang dituangkan
dalam tanggal dan hari dari sebuah bulan kegiatan. Calendar (kalender) dalam
Microsoft Office Project bisa berarti pengaturan satuan waktu. Dalam Calendar ini
dapat juga dimasukkan hari-hari kerja, hari libur, dan jam kerja yang ditentukan
sesuai keadaan yang dibutuhkan.
5. Predecessor
Predecessor adalah tugas yang mendahului. Suatu kegiatan senantiasa
saling berkaitan dengan kegiatan lain sehingga antara satu pekerjaan dengan
pekerjaan yang lain mempunyai sebuah hubungan. Contohnya : Surat tugas diikuti
dengan permintaan barang, permintaan barang diikuti dengan bukti keluar barang,
dll.
6. Milestone
Milestone adalah pekerjaan yang berdurasi sama dengan nol (0). Milestone
secara bebas dalam Microsoft Office Project diterjemahkan sebagai tonggak atau
penanda. Suatu Milestone biasanya diletakkan pada posisi pekerjaan agar mudah
diketahui, misalnya pekerjaan pengiriman terdiri atas surat tugas, permintaan
barang, dan bukti keluar barang. Jika waktu yang ditempuh mulai tanggal 1
 21

hingga tanggal 2, maka kita akan dapat menempatkannya. Milestone sendiri

dituliskan sebagai suatu pekerjaan dengan durasi nol (0) karena ia hanya
ditampilkan sebagai penanda bahwa pada saat inilah pekerjaan pengiriman selesai.
7. Baseline
Program Microsoft Office Project memiliki fasilitas Baseline. Baseline
dapat dikatakan sebagai patokan atau bahkan target dari suatu proyek sehingga
nantinya dapat dijadikan sebagai perbandingan dengan kenyataan yang didapat di
lapangan.
8. Tracking
Tracking adalah mengisikan data yang terdapat di lapangan pada
perencanaan yang telah dibuat. Setelah proses tracking, kita dapat
membandingkan apakah rencana tugas penjualan yang dibuat sesuai dengan apa
yang diperoleh di lapangan atau tidak.
9. Gantt Chart
Gantt Chart dalam Microsoft Office Project adalah cara menampilkan grafik
yang mula-mula dipakai oleh Henry L. Gantt. Gantt Chart ini merupakan salah
satu layar Microsoft Office Project yang paling familiar dengan pemakainya,
dimana pada layar ini ditampilkan grafik batang horizontal yang menggambarkan
setiap pekerjaan dengan masing-masing durasinya. Grafik bar horizontal ini
posisinya menggambarkan periode waktu dimana skala waktunya ditunjukkan
dengan tanggal dan nama bulan di bagian atas grafik tersebut.
Batang-batang grafik ini juga sekaligus mampu menggambarkan hubungan
antara pekerjaan yang diwakili dengan rangkaian garis dan ujung panah yang
menunjukkan arah hubungan. Selain itu, pada batang-batang grafik juga
ditampilkan nama sumber daya yang bekerja pada pekerjaan tersebut.
2.5.4 Menjalankan dan Mengisi Data Proyek pada Microsoft Project 2016
1. Klik menu Start kemudian klik All Program
2. Klik microsoft ffice project 2016
3. Tunggu sampai komputer selesai melakukan proses loading
4. Tampilan muka microsoft project 2016
 22

Gambar 2.4 Awal microsoft project 2016

(Sumber: Microsoft Project 2016)
2.5.5 Memasukan Data-Data Proyek
1. Pada ribbon project klik ikon project information.
2. Klik panah bawah start date. Kalender pemilih akan muncul, lalu pilih tanggal
dimulainya proyek kemudian kalender akan ditutup dan tanggal akan
ditampilkan pada kotak start date.
3. Klik Ok, kotak dialog project information akan ditutup.

Gambar 2.5 Project information

(Sumber: Microsoft Project 2016)
 23

2.5.6 Mengatur Kalender Proyek

1. Dari ribbon project kelompok roperties klik ikon change working time.
2. Pililah salah satu hari yang memiliki jam kerja khusus. Pada bagian Tab
Exception masukan suatu nama pada baris pertama di bawah Name. setelah
diklik pada bagian Start maka tanggal hari yang sudah dipilih akan muncul
sebagai penanda awal dan akhir. Tekan tombol details untuk memberikan detail
jam kerja tersebut.
a. Pada bagian Details, isilah jam kerja baru yang diinginkan untuk hari
tersebut.
b. Pada tampilan Details, kita juga bisa menambahkan kegiatan yang sifatnya
berulang atau tidak. Apabila sifat berulang kita bisa menambah detail pada
bagian Reccurence Pattern yaitu : daily, weekly, Monthly, yearly
c. Bagian Range of Ruccurence, perlu menentukan sampai kapan pengecualian
ini berakhir atau memilih setelah berlangsung berapa kali.

Gambar 2.6 Kalender Proyek

(Sumber: Microsoft Project 2016)
 24

2.5.7 Membuat Kalender Baru

1. Dari ribbon Project kelompok Properties klik ikon Change Working Time.
2. Tekan tombol Create New Calender. Masukan informasi berupa nama dari
kalender.
3. Pilihlah apakah akan membuat basis kalender yang baru dengan memilih
Create New Base Calender atau Mengkopi dari kalender yang sebelumnya ada.
4. Pada bagian tengah pilih bagian Tab Work Weeks. Piih Default pada Table dan
tekan tombol details disebelah kanan.

Gambar 2.7 Membuat kalender baru

(Sumber: Microsoft Project 2016)
2.5.8 Memasukan Kegiatan dan Durasinya
Tabel Gantt Chart mempunyai beberapa kolom antara lain nomor id, nama
tugas, durasi pekerjaan, dan lain–lain. Sedangkan Bar Chart menampilkan
diagram dari tugas yang ada di tabel dalam satu baris yang sama dengannya.
Berikut merupakan langkah– langkah dalam memasukan tugas kedalam file
proyek baru. Setelah membuka Microsoft Project 2016, lakukan langkah–langkah
sebagai berikut :
1. Dari menu View, klik Gantt Chart
2. Didalam Field Task Name, masukan nama kegiatan–kegiatan beserta lama
pengerjaannya.
 25

3. Di dalam Field Duration, masukan lama untuk setiap kegiatan beserta

singkatan satuan waktu durasi. Singkatan– singkatan berikut ini dapat di
gunakan saat memasukan durasi :
a. Bulan = Months = mo
b. Minggu = weeks = w
c. Hari = days = d
d. Jam = hours = h
e. Menit = minutes = m
4. Tekan Enter, ulangi sampai kegiatan seluruh kegiatan yang tertera pada tabel
kegiatan semuanya dimasukan kedalam microsoft project 2016.

Gambar 2.8 Tampilan setelah kegiatan dan durasinya dimasukan

(Sumber: Microsoft Project 2016)
2.5.9 Menentukan Keterkaitan Pekerjaan (Predecessor)
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menghubungkan kegiatan-
kegatan dalam berkas Microsoft Project, adalah sebagai berikut:
1. Pada menu View, klik Gantt Chart
2. Di dalam Field Task Name, pilih dua atau lebih kegiatan untuk
dihubungkan.
3. Pada menu Task, klik Link Task ( atau Toolbar berbentuk seperti rantai)
 26

Gambar 2.9 Toolbar untuk menghubungkan kegiatan

(Sumber: Microsoft Project 2016)
 FS (Finish to Start) = Kegiatan “dari”harus selesai sebelum kegiatan “ke”
boleh Dimulai.
 FF (Finish to Finish) = Kegiatan “dari” harus selesai sebelum kegiatan “ke”
boleh selesai (dapat pula selesai bersamaan)
 SS (Start to Start) = kegaitan “dari”harus dimulai sebelum kegiatan “ke”
boleh selesai(dapat dimulai bersamaan).
 SF (Start to Finish) = Kegiatan “dari” harus dimulai sebelum kegiatan “ke”
boleh selesai.dengan kata lain, mulanya kegiatan “dari” harus menunggu
kegiatan “ke” selesai.
2.5.10 Lag Time dan Lead Time
Dengan memasukan lag time (waktu penundaan) atau lead time (waktu
percepatan) kegiatan satu dan lainnya dapat di overlap.
1. Di dalam filed Task Name. klik kegiatan yang ingin ditambahkan Lead atau
Lag Time nya, kemudian pilih Task Information.
2. Klik Predecessors Tab
 27

3. Di dalam Kolom Lag ketik berapa lama waktu penundaan yang diinginkan
sebagai durasi waktu.
4. Klik Ok.

Gambar 2.10 Tampilan resource sheet di microsoft project

(Sumber: Microsoft Project 2016)
2.5.11 Mengelola sumber daya tenaga kerja
1. Dari menu View klik Resource Sheet
2. Dari emnu View Klik Table dan klik Entry
3. Di dalam field Resource Name ketik nama dari sumber daya bersama
informasi detailnya yang berhubungan dengan jenis sumber daya tersebut.
4. Untuk memasukan sumber daya-sumber daya didalam suatu group, ketik
nama group di dalam Group Field
5. Di dalam field Type sebutkan tipe sumber daya :

a. Untuk Work Resource (orang atau perlengkapan), Set Resource

Type menjadi Work
b. Untuk material Resource, set resource type menjadi material.
c. Untuk Cost Resource (resource yang membutuhkan Biaya Misalnya
sewa), set Resource type menjadi Cost.
6. Untuk setiap Work Resource ketik Jumlah Unit sumber daya yang tersedia.
7. Untuk setiap Material Resource, ketik di dalam field Material Label, unit
pengukuran untuk unit tersebut, misalnya ton.
8. Untuk Cost Resource, tidak dapat informasi tambahan yang bisa diasukan,
sifatnya hanya untuk catatan saja. Khusus Cost Resource, biayanya akan
 28

dimasukan langsung pada saat mengalokasikan resource ini pada suatu

kegiatan.
2.5.12 Mengalokasikan Tenaga Kerja pada Kegiatan
1. Dari menu View, pilih Gantt Chart.
2. Dari Field Task Name, pilih kegiatan yang ingin diberikan sumber daya,
kemudian klik kanan tas information, dan pada tab Resource atau menu
tools > Assign Resource (Alt + F10).
3. Di dalam Field Name, klik sumber daya yang ingin ditempatkan di kegiatan
tersebut.
4. Untuk sumber daya dialokasikan secara part time, ketik atau pilih persentase
kurang dari 100% di dalam kolom max. unit Resource Sheet Untuk
menunjukan presentase waktu kerja yang ingin dialokasikan sumber daya
untuk kegiatan tersebut.
a. Untuk menempatkan lebih dari satu sumber daya tekan tombol CTRL
dan klik nama – nama sumber daya.
b. Untuk menempatkan lebih dari satu sumber daya yang sama, ketik atau
pilih presentase lebih dari 100% di dalam kolom unit. Jika diperlukan
ketik nama dari sumber daya.
5. Klik Assign, kemudian close.

Gambar 2.11 Menambahkan resource pada suatu task

(Sumber: Microsoft Project 2016)
 29

2.5.13 Kelebihan Microsoft Project

Berikut ini beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan
menggunakan Microsoft Project:
1. Dapat melakukan penjadwalan produksi secara efektif dan efisien, karena
ditunjang dengan informasi alokasi waktu yang dibutuhkan untuk tiap
proses, serta kebutuhan sumber daya untuk setiap proses sepanjang waktu.
2. Dapat diperoleh secara langsung informasi aliran biaya selama periode.
3. Mudah dilakukan modifikasi, jika ingin dilakukan rescheduling.
4. Penyusunan jadwal produksi yang tepat akan lebih mudah dihasilkan dalam
waktu yang cepat.