SGM 503 Rev2

SGM-503 OSTENSIVO
NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA
MARINHA DO BRASIL
SECRETARIA-GERAL DA MARINHA
2021
2ª Revisão
OSTENSIVO SGM-503
NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA
MARINHA DO BRASIL
SECRETARIA-GERAL DA MARINHA
2021
FINALIDADE: NORMATIVA
2ª Revisão
OSTENSIVO SGM-503
ATO DE APROVAÇÃO
Aprovo, para emprego na MB, a 2ª Revisão da publicação SGM-503 - NORMAS PARA

GESTÃO ARQUIVÍSTICA.
BRASÍLIA, DF.
Em 14 de janeiro de 2021.
MARCOS SILVA RODRIGUES

Almirante de Esquadra
Secretário-Geral da Marinha
ASSINADO DIGITALMENTE
AUTENTICADO RUBRICA
PELO ORC
Em / / CARIMBO
OSTENSIVO - II - REV.2
OSTENSIVO SGM-503
INTRODUÇÃO
1 - PROPÓSITO
Esta publicação tem o propósito de orientar as Organizações Militares da Marinha do Brasil
sobre a Gestão de Documentos, tanto em suporte físico quanto digital, por meio do estabelecimento
de normas e procedimentos específicos.
2 - DESCRIÇÃO
Esta publicação está dividida em sete capítulos , com 7 anexos, da seguinte forma: Capítulo 1
apresenta definições e conceitos da área arquivística; o Capítulo 2 apresenta as principais atividades
desenvolvidas por um profissional de arquivos, orienta sobre a guarda adequada da documentação
em suporte de papel e digital e as sanções penais em caso de irregularidade; o Capítulo 3 aborda a
Gestão de Documentos físicos e digitais na MB; o Capítulo 4 destaca a importância da conservação
e preservação dos documentos arquivísticos, além de descrever os processos a serem adotados para
a preservação digital; o Capítulo 5 define a atuação das atividades de microfilmagem pela Diretoria
do Patrimônio Histórico e Documentação da Marinha (DPHDM); o Capítulo 6 destaca o acesso aos
documentos e ao Serviço de Informação ao Cidadão (SIC); o Capítulo 7 aborda, sucintamente, as
normas para a escrituração sobre o Livro de Estabelecimento, o Livro do Navio e o Livro de
Quartos. Os anexos complementam as normas previstas nos capítulos.
3 - PRINCIPAIS MODIFICAÇÕES
Trata-se da 2ª Revisão da publicação SGM-503 - Normas para Gestão Arquivística. A revisão
foi necessária para a inserção de parte do capítulo 5 - “Gestão de Documentos”, Norma SGM-105,
5ª Revisão, (Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha – NODAM),
tornando a SGM-503 mais completa em relação aos procedimentos da Arquivologia no âmbito da
Marinha do Brasil. Assim, as principais modificações inseridas na publicação ensejaram a
atualização de conceitos, de métodos e em alterações na numeração das páginas, da maioria de seus
sete capítulos, destacando-se:
a) Capítulo 1- CONCEITUAÇÃO GERAL
• no art. 1.2 houve renumeração dos incisos em virtude da exclusão dos conceitos de
hardware, software e software livre e inclusão dos conceitos de documento arquivístico digital,
documento nato digital, documento digitalizado, documento híbrido e valor primário e valor
secundário.
OSTENSIVO -V- REV.2

OSTENSIVO SGM-503
b) Capítulo 2 - GESTÃO DE ARQUIVOS

• no art. 2.5 teve alteração na denominação para Legislação Arquivística e exclusão dos
Principais Instrumentos Legais; e
• inclusão do art. 2.6 sobre criação e cadastramento de arquivos técnicos, com menção ao
novo anexo C - Modelo de Formulário de Cadastro de Arquivos Técnicos da Marinha.
c) Capítulo 3 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMETOS
• nos incisos 3.2.1 e 3.2.4, houve inserção de parte do conteúdo do antigo art. 8.6, da SGM-
503, Rev1;
• no inciso 3.2.10 foi inserida uma representação resumida sobre teoria das Três Idades;
• no art. 3.3 foi acrescentada em sua denominação a palavra Arquivística, pois foram incluídas
matérias, oriundas do antigo Capítulo 5, da Norma SGM-105, Rev.5, sobre classificação e avaliação
de documentos, Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos, Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD), Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos
(SPAD), procedimentos para transferência/recolhimento de documentos para o Arquivo da
Marinha, incluindo fluxograma e breve comentário sobre eliminação de documentos, que é melhor
detalhada no Manual de Gestão Arquivística, disponível na intranet da DPHDM;
• o art. 3.4, com antigo título Classificação, foi alterado para Documentos Arquivísticos
Digitais, e recebeu parte dos conteúdos dos antigos artigos 8.2, 8.3, 8.4, 8.5 e 8.7 da SGM-503,
Rev.1;
• o art. 3.5, com antigo título Recuperação da Informação foi alterado para Arquivamento na
OM, sendo inserida orientação para arquivamento de documentos digitais;
• o art. 3.6 foi inserido com a denominação de Disposições Gerais;
• foram inseridos mais dois novos anexos: anexo D - Modelo de Papeleta de Discrepância de
Destinação de Documentos e anexo E - Modelo de Termo de Transferência/Recolhimento de
Documentos; e
• renomeado o antigo anexo C para o novo anexo F – Modelo de Mensagem para VISITEC.
d) Capítulo 4 - CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
• no inciso 4.2.1, foi alterada a denominação Fatores de Deterioração em Acervos
Arquivístico para Conservação de Documentos Arquivísticos em Suporte Analógico;
• no mesmo inciso 4.2.1, houve a inclusão de um quadro resumindo os fatores de
deterioração em acervos de arquivos, e houve a exclusão das principais causas de degradação dos
documentos arquivísticos, sendo este conteúdo transferido para o Manual de Gestão Arquivística,
OSTENSIVO - VI - REV.2
OSTENSIVO SGM-503
disponível na intranet da DPHDM;
• o inciso 4.2.2 foi incluído e refere-se à conservação de documentos arquivísticos digitais,
tendo parte de seu conteúdo oriundo do antigo art. 9.2, da SGM-503, Rev.1;
• alteração na denominação do art. 4.3 de Higienização do Acervo para Ações de Prevenção
e este artigo passou a tratar de documentos em suporte físico e digital;
• inclusão do inciso 4.3.2 sobre prevenção de documentos digitais;
• alteração da denominação do art. 4.4 de Acondicionamento e Armazenamento para
Principais Ameaças ao Objeto Digital, e parte de seu conteúdo foi oriundo do antigo art. 9.2 da
SGM-503 Rev.1; e
• exclusão do art. 4.5 - Mensuração de Documentos Arquivísticos, conteúdo transferido para
o Manual de Gestão Arquivística.
e) Capítulo 5 - ATIVIDADES DE MICROFILMAGEM
• nos artigos 5.3 e 5.4, os conteúdos foram simplificados, com melhor detalhamento das
informações no Manual de Gestão Arquivística, disponível da intranet da DPHDM.
f) Capítulo 6 - ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
• não houve alteração.
g) Capítulo 7 - ESCRITURAÇÃO DE LIVROS
• os artigos 7.2 e 7.3 foram reduzidos e são mais detalhados no Manual de Gestão
Arquivística, disponível na intranet da DPHDM;
• o inciso 7.4.2 foi alterado para seguir normas e orientações próprias do ComOpNav; e
• e no art. 7.5, o Formulário de Informações Históricas agora é o anexo G.
h) Capítulo 8 - foi suprimido, tendo parte do seu conteúdo transferido para o Capítulo 3 e demais
informações passaram a integrar o Manual de Gestão Arquivística, disponível na intranet da
DPHDM.
i) Capítulo 9 - foi suprimido, tendo parte do seu conteúdo transferido para o Capítulo 4 e demais
informações passaram a integrar o Manual de Gestão Arquivística, disponível na intranet da
DPHDM.
j) Capítulo 10 - foi suprimido e passou a integrar o Manual de Gestão Arquivística, disponível
na intranet da DPHDM.
4 - CLASSIFICAÇÃO
Esta publicação é classificada, de acordo com o EMA-411 - Manual de Publicações da
Marinha - em: PMB, não controlada, ostensiva, normativa e normal.
OSTENSIVO - VII - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
5 - SUBSTITUIÇÃO
Esta publicação substitui a SGM-503 - Normas para Gestão Arquivística, 1ª Revisão,
aprovada em 20 de maio de 2019.
OSTENSIVO - VIII - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
ÍNDICE
Folha de Rosto.....................................................................................................................…... I
Ato de Aprovação...................................................................................................................… II
Índice.......................................................................................................................................... III
Introdução................................................................................................................................... V
CAPÍTULO 1 - CONCEITUAÇÃO GERAL

1.1 - Propósito......................................................................................................................…. 1-1
1.2 - Definições....................................................................................................................…. 1-1
CAPÍTULO 2 - GESTÃO DE ARQUIVOS

2.1 - Propósito.......................................................................................................................… 2-1
2.2 - Principais Atividades de um Profissional de Arquivos..................................................... 2-1
2.3 - Orientações para Instalação e Administração de Arquivos.............................................. 2-1
2.4 - Procedimentos em Caso de Irregularidades...................................................................... 2-3
2.5 - Legislação Arquivística....................................................................................…............. 2-4
2.6 - Arquivos Técnicos............................................................................................................. 2-4
CAPÍTULO 3 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

3.1 - Propósito.....................................................................................................................…... 3-1
3.2 - Fundamentos e Noções Básicas..................................................................................…... 3-1
3.3 - Gestão de Documentos Arquivísticos................................................................................ 3-4
3.4 - Documentos Arquivísticos Digitais............................................................................…... 3-11
3.5 - Arquivamento na OM……...…………………………………………………………..... 3-14
3.6 - Disposições Gerais ……………………………………………………………………… 3-15
CAPÍTULO 4 - CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

4.1 - Propósito....................................................................................................................…..... 4-1
4.2 - Considerações Preliminares……….........................................................................…....... 4-1
4.3 - Ações de Prevenção…...………..................................................................................…... 4-3
4.4 - Principais Ameaças ao Objeto Digital..........................................................................….. 4-5
OSTENSIVO - III - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
CAPÍTULO 5 - ATIVIDADES DE MICROFILMAGEM

5.1 - Propósito...................................................................................................................…...... 5-1
5.2 - Microfilmagem de Documentos Recolhidos.............................................................…..... 5-1
5.3 - Métodos de Serviço de Microfilmagem............................................................................. 5-1
5.4 - Atendimento às OM Cadastradas....................................................................................... 5-1
5.5 - Guarda de Microfilmes...................................................................................................... 5-2
5.6 - Acondicionamento dos Filmes........................................................................................... 5-2
5.7 - Recursos Financeiros......................................................................................................... 5-3
5.8 - Observações Gerais........................................................................................................... 5-3
CAPÍTULO 6 - ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

6.1 - Propósito …...................................................................................................................... 6-1
6.2 - Acesso à Informação…..................................................................................................... 6-1
CAPÍTULO 7 - ESCRITURAÇÃO DE LIVROS

7.1 - Propósito..................................................................................................................…...... 7-1
7.2 - Livro de Estabelecimento.........................................................................................…...... 7-1
7.3 - Livro do Navio.........................................................................................................…...... 7-2
7.4 - Livro de Quartos……………………………...........................................................…..... 7-3
7.5 - Formulário de Informações Históricas.......................................................................….... 7-4
ANEXOS
ANEXO A - Modelo de Etiqueta para Caixa-Arquivo (Tipo Box).......................................... A-1
ANEXO B - Modelo de Guia-Fora.......................................................................................... B-1
ANEXO C - Modelo de Formulário de Cadastro de Arquivos Técnicos da Marinha.............. C-1
ANEXO D - Modelo de Papeleta de Discrepância de Destinação de Documentos................. D-1
ANEXO E - Modelo de Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos................... E-1
ANEXO F - Modelo de mensagem para VISITEC.................................................................. F-1
ANEXO G - Modelo de Formulário de Informações Históricas.............................................. G-1
OSTENSIVO - IV - REV.2
OSTENSIVO SGM-503
CAPÍTULO 1
CONCEITUAÇÃO GERAL
1.1 - PROPÓSITO
Definir os conceitos utilizados nas questões referentes à gestão e preservação dos
documentos arquivísticos em qualquer suporte, físico ou digital.
1.2 - DEFINIÇÕES
1.2.1 - Acervo
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade
custodiadora.
1.2.2 - Acesso
a) possibilidade de consulta a documentos; e
b) função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua
utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização
de serviço educativo, de referência e divulgação.
1.2.3 - Acondicionamento
Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua
preservação e manuseio.
1.2.4 - Arquivamento
a) sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos; e
b) ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua
tramitação.
1.2.5 - Arquivista
Profissional de nível superior, com formação em arquivologia.
1.2.6 - Arquivo
Conjunto de documentos detentores de informações, qualquer que seja seu suporte ou
natureza, produzidos, recebidos e acumulados pela Marinha do Brasil (MB) e que refletem
suas ações, seus compromissos e sua história.
1.2.7 - Arquivo digital
Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por computador e
armazenada em suporte apropriado.
1.2.8 - Arquivo Público
Arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do
sistema de governo do País; e integrante da administração pública.
OSTENSIVO - 1-1 - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
1.2.9 - Arranjo
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos
de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano previamente estabelecido.
1.2.10 - Assinatura digital
Modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que
utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do
documento. Os atributos da assinatura digital são:
a) ser única para cada documento, mesmo que o signatário seja o mesmo;
b) comprovar a autoria do documento digital;
c) possibilitar a verificação da integridade; e
d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a
princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.
1.2.11 - Assinatura eletrônica
Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados,
adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura
manual do indivíduo.
1.2.12 - Atividade-fim
Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de
uma instituição. Também referida como atividade finalística.
1.2.13 - Atividade-meio
Atividade especializada que não corresponde à atividade principal de uma instituição,
assim como aquelas relacionadas à administração de pessoal, material e finanças. Expressão
que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma instituição.
Também referida como atividade mantenedora.
1.2.14 - Avaliação
Processo de análise dos documentos arquivísticos que tem por objetivo submeter o
acervo documental produzido em determinado período (em geral por um ano) ao confronto
com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, a fim de: manter os
documentos na fase corrente; transferir ou recolher para a entidade custodiadora encarregada
do arquivamento na fase intermediária ou permanente; ou eliminar o documento.
1.2.15 - Certificação digital
Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo
estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de
criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é

OSTENSIVO SGM-503
inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. A Infraestrutura de

Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é uma forma de certificação digital instituída no
Brasil desde 2002.
1.2.16 - Classificação
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de
classificação, código de classificação ou quadro de arranjo em grandes assuntos ou áreas do
conhecimento.
1.2.17 - Código de classificação
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, derivado de um plano de
classificação. Por exemplo: Classe 100 - POLÍTICA, ESTRATÉGIA E DOUTRINA, Classe
200 - LOGÍSTICA E MOBILIZAÇÃO, Classe 300 - PREPARO E EMPREGO DAS
FORÇAS ARMADAS, Classe 400 - CIÊNCIA E TECNOLOGIA E INOVAÇÃO, Classe 500
- ENSINO E DESPORTO e Classe 600 - SEGURANÇA E CONTROLE.
1.2.18 - Conservação
Conjunto de ações estabilizadoras que visa desacelerar o processo de degradação de
documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos
(higienização, reparos e acondicionamento).
1.2.19 - Custódia
Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de
vínculo de propriedade.
1.2.20 - Destinação de documentos
Decisão, posterior à avaliação, com base na Tabela de Temporalidade e Destinação
de Documentos, cujo resultado pode ser: a transferência, o recolhimento dos documentos para
a fase permanente ou a eliminação.
1.2.21 - Digitalização de documentos
Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado.
1.2.22 - Documento
Unidade de registro de informações produzidas e recebidas, de qualquer suporte
material ou natureza, em decorrência do exercício de atividades específicas desempenhadas
por uma instituição ou pessoa física, que produz efeitos na comprovação de um fato ou a que
se possa atribuir valor histórico.

OSTENSIVO SGM-503
a) Documento arquivístico - documento produzido (elaborado ou recebido), no

curso de uma atividade finalística ou mantenedora, como instrumento ou resultado da tal
atividade e retido para ação probatória, pesquisa ou referência.
b) Documento arquivístico digital - idem ao documento arquivístico, mas
registrado e codificado no formato digital, acessível por meio de sistema computacional.
Subdivide-se em:
I) Documento nato digital - Aquele produzido, armazenado e gerenciado de
forma totalmente digital;
II) Documento digitalizado - Aquele produzido analogicamente e convertido
para o meio digital; e
III) Documento híbrido - Aquele composto de parte analógica e parte digital.
1.2.23 - Emulação
Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos
computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma
obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.
1.2.24 - Eliminação de documentos
Descarte de documentos considerados destituídos de valor para guarda permanente,
de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
1.2.25 - Entidade custodiadora
Entidade responsável pela custódia e acesso a um acervo.
1.2.26 - Fases de arquivamento
a) Corrente: período em que o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que
pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administração;
b) Intermediária: período em que o conjunto de documentos originários dos
arquivos correntes, com uso pouco frequente, se encontra armazenado para fins de produção
de prova sem juízo e aguardando a destinação final (eliminação ou recolhimento para o
arquivo permanente); e
c) Permanente: período em que parte do conjunto de documentos (em média, dez
por cento do total produzido) é preservada em caráter definitivo, em função de seu valor
histórico para a organização.
1.2.27 - Forma documental
Regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento
arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A

OSTENSIVO SGM-503
forma documental possui atributos que caracterizam a forma interna do documento

arquivístico (elementos intrínsecos) e atributos que caracterizam a forma externa do
documento arquivístico (elementos extrínsecos).
1.2.28 - Formato de arquivo digital
Especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits
constituintes de um arquivo digital. Pode ser:
a) aberto - quando as especificações são públicas (p.ex.: xml, html, odf e rtf);
b) fechado - quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p.ex.:
doc);
c) proprietário - quando as especificações são definidas por uma organização que
mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p.ex.: pdf, jpeg, doc e gif); e
d) padronizado - quando as especificações são produzidas por um organismo de
normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p.ex.: XML).
1.2.29 - Gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à produção, à tramitação,
ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária,
independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
1.2.30 - Gestão eletrônica de documentos
Conjunto de tecnologias utilizado para organização de documentos digitais ou
eletrônicos de uma organização, que contém as seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuição (trâmite).
1.2.31 - Metadados
São dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender
e/ou preservar documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo.
1.2.32 - Plano de classificação
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise dos documentos por ela produzidos. Expressão geralmente adotada em
arquivos correntes.
1.2.33 - Prazo de guarda
Definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, baseado em
estimativas de uso e na legislação em vigor no País, que aponta por quanto tempo cada
documento deverá ser mantido na fase corrente ou intermediária de arquivamento, ao fim das
quais a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.

OSTENSIVO SGM-503
1.2.34 - Preservação digital

Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigido para superar as mudanças
tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos
digitais pelo tempo que for necessário. Deve alcançar todas as características essenciais do
objeto digital, que são: físicas, lógicas e conceituais.
1.2.35 - Recolhimento de documentos
Envio de parte dos documentos da fase intermediária para a fase permanente, de
acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
1.2.36 - Repositório digital confiável
Repositório digital que é capaz de manter autênticos, preservar e prover acesso a
materiais digitais pelo tempo necessário.
1.2.37 - Sistema de Gestão Arquivística de Documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e
a eficácia da Gestão Arquivística de Documentos.
1.2.38 - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)
Conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do Sistema de Gestão
Arquivística de Documentos processados digital ou eletronicamente e aplicável em ambientes
digitais ou em ambientes híbridos (mescla de documentos digitais e não digitais ao mesmo
tempo). Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
1.2.39 - Prazo de vigência
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e
legais plenos cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.
1.2.40 - Preservação
Conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional
que contribui direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
1.2.41 - Restauração
Conjunto de medidas que objetiva a estabilização ou a reversão de danos físicos ou
químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não
comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
1.2.42 - Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPAD)
Responsável pela promoção da gestão de documentos produzidos e recebidos pelas
OM da MB e pela garantia do acesso aos documentos, observados os dispositivos legais, de
forma a preservar seus valores probatórios e informativos, constituindo-se em apoio à

OSTENSIVO SGM-503
Administração. Cabe a ela identificar, analisar e avaliar os documentos e implementar a

gestão documental no âmbito da OM.
1.2.43 - Suporte
Base física sobre a qual a informação é registrada. No caso específico de documentos
digitais, são exemplos de suporte: CD-Rom, pen drive, hard disk, etc.
1.2.44 - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
Instrumento que determina os prazos para transferência, recolhimento e destinação
final de documentos. Sua utilização se dá após a sua aprovação pela autoridade arquivística
competente. Determina os prazos de retenção dos documentos em cada fase e as condições de
guarda do acervo documental, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação
de documentos. Existem duas tabelas: uma destinada às atividades-meio da Administração
Pública e outra para as atividades-fim do Ministério da Defesa (MD).
1.2.45 - Transferência de documentos
Mudança de documentos da fase corrente para a fase intermediária de arquivamento,
de acordo com a Tabela de Temporalidade.
1.2.46 - Trilha de auditoria
Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções
feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.
1.2.47 - Valor primário
É o uso administrativo do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos
de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins
administrativos, legais ou fiscais.
1.2.48 - Valor secundário
É o uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados,
podendo ser:
I) Probatório - quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da MB; e
II) Informativo - quando contém informações essenciais sobre matérias com que a
MB lida, para fins de estudo ou pesquisa.

OSTENSIVO SGM-503
CAPÍTULO 2
GESTÃO DE ARQUIVOS
2.1 - PROPÓSITO
Apresentar as principais atividades desenvolvidas por um profissional de Arquivos,
orientar as Organizações Militares (OM) sobre a instalação e adaptação de prédios para se
tornarem um local adequado para a guarda do acervo e instrumentos legais que norteiam a
arquivologia brasileira e as sanções penais para o não cumprimento da legislação.
O Arquivo da Marinha, integrante do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), é
reconhecido pela Lei nº 8.159, art. 17, §1o, como uma Instituição Arquivística do Poder
Executivo Federal. Tendo, dentre outras, as atribuições da custódia, do processamento
técnico, da preservação e do acesso aos documentos para o público em geral, e atua como
Arquivo Central e como Orientador Técnico da Gestão de Arquivos no âmbito da Marinha do
Brasil (MB).
2.2 - PRINCIPAIS ATIVIDADES DE UM PROFISSIONAL DE ARQUIVOS
a) supervisionar o arquivamento e a preservação dos documentos arquivísticos
considerados de interesse da MB, independentemente de seu suporte;
b) supervisionar a produção ou recebimento dos documentos arquivísticos da MB/Extra-
MB;
c) supervisionar o acesso e a expedição das informações contidas nos documentos
arquivísticos do acervo, de acordo com legislação específica em vigor;
d) supervisionar o cumprimento da legislação vigente e das normas da MB sobre Gestão
Documental, referentes à transferência e ao recolhimento de documentos arquivísticos;
e) orientar na classificação, arranjo e descrição de documentos;
f) acompanhar os trabalhos de organização e controle dos documentos arquivísticos de
acordo com legislação específica em vigor;
g) orientar a avaliação e seleção de documentos para fins de preservação; e
h) prover medidas necessárias à conservação de documentos arquivísticos.
2.3 - ORIENTAÇÕES PARA INSTALAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
2.3.1 - Orientações gerais
Com a finalidade de orientar a instalação e a administração dos arquivos correntes,
intermediários e/ou técnicos das OM da MB, apresenta-se como sugestão de procedimentos a
serem adotados, de acordo com as possibilidades e a realidade de cada OM.

OSTENSIVO SGM-503
Todas as OM possuem arquivos correntes, intermediários e/ou técnicos, podendo ser

localizados nas Secretarias de Departamentos, Divisões e Seções. Estes Setores deverão atuar
sob orientação das SECOM das OM e da DPHDM. Dentre as principais atividades destes
Setores, cabe ressaltar:
2.3.2 - Instalações
O local destinado para ser o Arquivo da OM deve atender a requisitos que possam
oferecer segurança contra as ações de estranhos, do fogo, da água e de agentes de deterioração
do papel (insetos, roedores, poeira, excesso de luminosidade, etc.), altamente nocivos ao
acervo. Mais informações sobre a escolha do local apropriado constam no Manual de Gestão
Arquivística, disponível na intranet da DPHDM.
2.3.3 - Composição da equipe de trabalho nas atividades arquivísticas
Na MB, existem quatro especialidades recomendadas para as praças exercerem
funções nos arquivos que são: Escrita (ES), Administração (AD), Secretariado (SC) e
Comunicações Navais (CN). Nos casos das OM com necessidade de guarda por longos
períodos (documento em fase intermediária ou permanente), sobretudo OM que possuam
acervo formado por documentos técnicos e de pessoal, é altamente desejável a lotação de um
oficial com Bacharelado em Arquivologia. Os Encarregados de SECOM serão os
responsáveis pelos arquivos das OM.
A equipe deverá ser competente, responsável e capaz de executar as seguintes
atividades:
a) selecionar, registrar, ordenar, arquivar, descrever, avaliar e localizar documentos;
b) conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado;
c) controlar a entrada e saída de documentos do arquivo;
d) transferir e recolher documentos seguindo os procedimentos do capítulo 3 desta
publicação; e
e) inventariar o acervo.
2.3.4 - Administração
Os arquivos têm como principais funções o apoio à administração, a preservação da
memória institucional e a garantia de acesso às informações contidas nos documentos
arquivísticos. Para que sejam alcançadas estas finalidades algumas providências são
necessárias, tais como:

OSTENSIVO SGM-503
a) Organização do local
I) O mobiliário deverá ser disposto adequadamente oferecendo um melhor
aproveitamento do espaço disponível, da luminosidade e das ventilações naturais existentes;
II) Não deverão ser guardados materiais estranhos ao acervo no interior do arquivo;
III) Deverá ser verificado se existem móveis ou documentos embaixo de janelas, de
aparelhos de ar-condicionado ou em situações que possam provocar algum tipo de dano ao
acervo;
IV) Deverá ser verificado se as caixas, pastas e livros estão acondicionados de
forma correta e funcional no mobiliário; e
V) O ideal é que o local de guarda de documentos seja separado do local de
trabalho, sendo utilizado apenas para pesquisas.
b) Organização do acervo
Os Departamentos, Divisões e Seções poderão dispor de um arquivo corrente, nos
quais são arquivados os documentos recebidos e expedidos. As OM podem adotar
procedimentos próprios para aperfeiçoar o arquivamento de documentos em função das
instalações disponíveis, do volume de documentos e do pessoal existente. Devem ser
utilizadas as caixas de arquivo (tipo box), de polionda na cor branca, com etiquetas de
identificação do conteúdo, conforme modelo anexo A.
c) Verificação das medidas de segurança
O Setor de Arquivo deverá ser um local de acesso permitido somente às pessoas
autorizadas. Deverão ser estabelecidas normas de controle de entrada e saída de pessoas e de
documentos (Protocolo e Guia-Fora - ver anexo B) para não permitir o seu extravio.
d) Execução da Gestão Documental
É operacionalizada por meio do planejamento, da organização, do controle, da
coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de
aperfeiçoar todo o ciclo documental. Cabe às SECOM o gerenciamento da Gestão de
Documentos nas OM.
2.4 - PROCEDIMENTOS EM CASO DE IRREGULARIDADES
É obrigatória a comunicação imediata, ao superior hierárquico e à autoridade
competente, de qualquer anormalidade que comprometa a segurança do documento
arquivístico, que pertença a MB; e

OSTENSIVO SGM-503
Tendo em vista que existem sanções administrativas e penais para as violações das leis
que protegem o acervo arquivístico, orienta-se a abertura de sindicância, determinado pelo
COMIMSUP ou ODS, de acordo com a hierarquia da OM envolvida, com cópia para a
DPHDM, no intuito de que, após concluído o processo administrativo, a autoridade
competente indique que o processo seja arquivado ou se proceda a abertura de Inquérito
Policial Militar (IPM).
2.5 - LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Para informações sobre a legislação em vigor na área da Arquivologia, o Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ) publicou a “Coletânea da Legislação Arquivísticas
Brasileira e Correlata”, disponibilizada na intranet da DPHDM.
2.6 - ARQUIVOS TÉCNICOS
Entende-se como Arquivos Técnicos os setores de arquivamento das OM que mantém
sob sua guarda documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não
misturam assuntos diversos em seu acervo, por exemplo: arquivos médicos (perícia e
prontuários), arquivos de engenharia, arquivos de cartas náuticas, arquivos escolares, arquivos
de seleção de pessoal (concursos, serviço obrigatório e serviço voluntário), arquivos de
pessoal (sobretudo Caderneta Registro - CR de militares pós a Transferência para a Reserva
Remunerada- TRRM), etc.
As OM que possuam documentos com as características acima, recomenda-se a criação
de Setor de Arquivo Técnico, destinando recursos específicos para a guarda destes
documentos durante a fase corrente. Esta ação criará condições adequadas para a guarda
destes documentos quando for o caso, também, durante a fase intermediária, o que no caso de
acervo técnico colabora para pesquisas de apoio às tomadas de decisões futuras, evitando
retrabalho.
Os exemplos citados nesta Norma não esgotam os tipos de acervos que compõem os
Arquivos Técnicos. As OM cuja documentação não se enquadrem no conceito de Arquivo
Técnico, mas que identificarem a necessidade de adotar critérios específicos de arquivamento
para a documentação de suas atividades-fim poderão utilizar estas orientações para fazê-lo.
Caso seja considerado aplicável, as OMOT, ComImSup, ComDN ou ODS poderão
emitir normatizações específicas para suas áreas de conhecimento e/ou cadeia de comando,
bem como, criar Arquivos Técnicos Centrais para a guarda de documentos durante a fase
intermediária, quando for o caso. Estas orientações deverão ser aprovadas pela DPHDM, ou

OSTENSIVO SGM-503
por profissional arquivista, orientado pela DPHDM. Referente a equipe de trabalho,

aconselha-se seguir as orientações do inciso 2.3.3.
Recomenda-se ainda a adoção de dossiês para o arquivamento destes acervos,
proporcionando o agrupamento dos documentos que versem sobre o mesmo assunto. O
conceito de dossiê é entendido de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística sendo o “conjunto de documentos relacionados entre si por assunto, que constitui
uma unidade de arquivamento”.
Maiores informações sobre Arquivos Técnicos estão disponíveis no Manual de Gestão
Arquivística, na intranet da DPHDM.
2.6.1 - Cadastramento
As OM que possuírem Arquivos Técnicos deverão preencher e transmitir à
DPHDM/Arquivo da Marinha, por meio de ofício, em formato digital, no mês de outubro, o
Formulário de Cadastro de Arquivos Técnicos da Marinha, cujo modelo consta no anexo C.

OSTENSIVO SGM-503
CAPÍTULO 3
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
3.1 - PROPÓSITO
Apresentar o funcionamento da Gestão de Documentos na Marinha do Brasil, além de
identificar e estabelecer os procedimentos a serem empregados no tratamento e manuseio dos
documentos arquivísticos da Marinha, decorrentes das especificidades do contexto
tecnológico, visando garantir a produção, tramitação, arquivamento e destinação arquivística
dos documentos arquivísticos da MB.
3.2 - FUNDAMENTOS E NOÇÕES BÁSICAS
3.2.1 - Documento arquivístico
Documento arquivístico é entendido como informação registrada, independentemente
da forma ou suporte, produzida ou recebida e mantida pela instituição ou pessoa na
consecução de suas obrigações legais. A partir dos seus elementos substanciais, baseados nos
princípios da proveniência, da organicidade, da unicidade e da indivisibilidade, é prova do
exercício das funções/atividades da entidade produtora/recebedora do documento. O
documento de arquivo é o testemunho da vida de uma instituição, pois apresenta informações
sobre o estabelecimento, a competência, as atribuições, as funções, as operações e as atuações
exercidas por uma entidade pública ou privada no decorrer de sua existência. Caracteriza-se
pelas multiplicidades de gênero, de suporte e de formatos.
No âmbito da MB, consideram-se documentos arquivísticos aqueles previstos na
SGM-105 - Normas para Documentos Administrativos na Marinha (NODAM), os
documentos operativos e quaisquer outros documentos que retratem o desempenho das
atividades institucionais, incluindo-se as mensagens.
3.2.2 - Características
Os documentos arquivísticos se distinguem dos outros documentos por possuírem as
seguintes características:
3.2.2.1 - Organicidade
Está relacionado à relação orgânica que os documentos arquivísticos mantêm entre
si, pois são produzidos e acumulados em razão das funções e atividades desenvolvidas nas
OM.
3.2.2.2 - Unicidade
Está relacionado ao fato do documento arquivístico ser único em seu conjunto
documental no qual faz parte, podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos,
mas cada cópia é única em seu lugar.

OSTENSIVO SGM-503
3.2.2.3 - Confiabilidade ou fidedignidade

Está relacionado ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de
seu conteúdo, tendo a capacidade de sustentar os fatos que atesta.
3.2.2.4 - Autenticidade
Está relacionado à transmissão, à preservação e à custódia. Um documento autêntico
é aquele que se mantém da forma como foi produzido e apresenta o mesmo grau de
confiabilidade ou fidedignidade que tinha no momento de sua produção.
3.2.3 - Suporte
Está relacionado ao material sobre o qual as informações são registradas. Exemplo:
papel, fita magnética, DVD, entre outros.
3.2.4 - Formato
Está relacionado à configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o
modo como foi confeccionado. Exemplo: mapa, livro, planta, entre outros. E também está
relacionado às regras e padrões para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo
digital (doc, xml, html, bmp, cdr, mid, odf, wav, pdf, odt, etc.).
3.2.5 - Gênero documental
Está relacionado à maneira como o documento é representado. Conforme o Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) do Arquivo Nacional, gênero é entendido
como “reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais,
particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por
vezes, mediação técnica para acesso”. Exemplos: documentos textuais, documentos
audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos,
entre outros.
3.2.6 - Espécie documental
Está relacionado ao seu aspecto formal (forma documental), tendo sua definição como
“divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato”. Exemplos: ata,
carta, decreto, disco, filme, planta, entre outros.
3.2.7 - Tipo ou tipologia documental
Está relacionado ao contexto onde o documento foi produzido, sendo a junção da
espécie documental mais a função/atividade que motivou a produção do documento. De
acordo com o DBTA é a “divisão de espécie documental que reúne documentos por suas
características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou
técnica do registro”. Exemplo: contrato de compra e venda, ata de reunião, decreto-lei,
certidão de serviço de armador, entre outros.
OSTENSIVO SGM-503
3.2.8 - Natureza do assunto

Está relacionado ao acesso do documento, podendo ser ostensivo ou sigiloso.
a) documento ostensivo é aquele que não possui restrição de acesso; e
b) documento sigiloso é aquele que possui restrição no acesso e deve ter conhecimento
limitado.
3.2.9 - Princípios arquivísticos
Visando tornar acessíveis as informações contidas nos documentos e delimitar o que é
documento arquivístico, setores de guarda devem seguir os seguintes princípios:
3.2.9.1 - Princípio da Proveniência ou Princípio do Respeito aos Fundos
Princípio básico da arquivologia determina que o arquivo produzido por um órgão ou
entidade, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
3.2.9.2 - Princípio da Pertinência
Princípio segundo o qual documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem
ter em conta a proveniência e a classificação.
3.2.9.3 - Princípio do Respeito à Ordem
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou família que o produziu.
3.2.10 - Teoria das Três Idades
Teoria segundo a qual os arquivos são considerados como correntes, intermediários
ou permanentes de acordo com a frequência de uso e a identificação dos valores primários e
secundários.
3.2.10.1 - Arquivo Corrente
É conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por causa do seu valor
primário, é objeto de consulta frequente. Estes documentos deverão permanecer na OM até
concluírem seu prazo de guarda conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo (TTDD).
3.2.10.2 - Arquivo Intermediário
É o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco
frequente. A DPHDM/ Arquivo da Marinha custodia esses documentos até concluírem seu
prazo de guarda, após este tempo, sua destinação final é definida e os documentos podem ser
recolhidos para guarda permanente ou eliminados.

OSTENSIVO SGM-503
3.2.10.3 - Arquivo Permanente

É o conjunto de documentos que possuem valor secundário, ou seja, histórico,
probatório ou informativo que devem ser preservados definitivamente. A guarda e a
conservação destes documentos é realizada pela DPHDM/Arquivo da Marinha.
3.3 - GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
A Gestão de Documentos de acordo com a Lei nº 8.159/1991, consiste em um “conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para a guarda permanente”, independente do suporte.
A aplicação da gestão de documentos permite que a MB controle e acompanhe toda a
sua documentação arquivística, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformização de
procedimentos, eficiência na recuperação da informação, criação e manutenção de
documentos. Essas medidas de controle e acompanhamento contribuem para a transparência,
a desburocratização da instituição, a legalidade dos atos administrativos e a destinação correta
dos documentos.
Compete às OM da MB a administração dos documentos arquivísticos na sua fase
corrente de arquivamento. A DPHDM é a responsável pela gestão e pelo acondicionamento
dos documentos em suas fases intermediária e permanente.
3.3.1 - Classificação de Documentos
A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documentos de
arquivo, pois todos os documentos produzidos ou recebidos pela MB devem ser classificados
de acordo com os Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo (CCDA) dispostos na
Portaria do Arquivo Nacional nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, que trata dos assuntos
relacionados às Atividades-Meio do Poder Executivo Federal, e a Portaria AN/MJ nº 154, de
18 de outubro de 2013, que trata das Atividades-Fim do Ministério da Defesa.
Os CCDA são instrumentos técnicos de organização dos documentos, elaborados a
partir da análise das funções e das atividades. Estes esquemas agrupam os documentos, de
acordo com as funções e atividades do órgão, em classes, subclasses, grupos e subgrupos, em
uma ordem hierárquica do geral para o particular.
Para classificar um documento deve-se seguir alguns procedimentos:
I) Realizar uma leitura cuidadosa do documento, com o intuito de verificar o conteúdo
e assunto do qual se trata;
II) Identificar se o assunto do documento pertence à atividade-meio ou atividade-fim;
e
OSTENSIVO SGM-503
III) Encontrar o código da classe ou subclasse equivalente ao assunto do documento,

nos CCDA da atividade-meio ou atividade-fim, lembrando que se deve classificar nos
subgrupos mais específicos e que tenham prazos de guarda e destinação estabelecida na
TTDD.
3.3.2 - Avaliação de documentos
É o processo de análise de documentos de arquivo, com o propósito de estabelecer
tanto seus prazos de guarda quanto a sua destinação, de acordo com os valores que lhe são
atribuídos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação Documentos (TTDD) dispostas na
Portaria do Arquivo Nacional nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, que trata dos assuntos
relacionados às Atividades-Meio do Poder Executivo Federal e a Portaria AN/MJ nº 154, de
18 de outubro de 2013, que trata das Atividades-Fim do Ministério da Defesa.
3.3.3 - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD)
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) é a
representação gráfica do CCDA, que as OM devem utilizar para avaliar a temporalidade dos
seus documentos no ato da sua produção e, também, quando a SPAD devem se reunir
anualmente.
A TTDD dispõe de subdivisões numéricas, de acordo com o assunto do documento,
que orienta se um documento deve permanecer na OM produtora, por estar na fase corrente de
arquivamento, ou se pode ser transferido para a DPHDM/Arquivo da Marinha, por se
encontrar na fase intermediária; ou, ainda, se deve ser recolhido para a DPHDM/Arquivo da
Marinha, por já ter atingido a fase permanente ou, se for o caso, se o documento já pode ser
eliminado, de acordo com os prazos estabelecidos na TTDD.
Para a utilização na Marinha existem duas Tabelas, sendo uma referente às
Atividades-Meio, incluindo a Subclasse Pessoal Militar e outra referente às Atividades-Fim
do Ministério da Defesa:
a) Atividades-Fim – são as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade
para a qual a Marinha foi criada, ou seja, elencam todos os assuntos atinentes às atividades
operativas. Como exemplos temos as Classes 200 – Logística e Mobilização e 300 – Preparo e
Emprego.
b) Atividades-Meio – são as atividades que dão suporte à consecução das Atividades-
Fim da Marinha e, consequentemente, são encontradas, também, no meio civil. Como
exemplos temos as Classes 030 – Gestão de Materiais e 040 – Gestão de Bens Patrimoniais e
de Serviços.

OSTENSIVO SGM-503
3.3.3.1 - Campos da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

a) Assunto
Nesse campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos,
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela
instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram
empregadas funções, atividades, espécies documentais, genericamente denominados assuntos,
agrupados segundo o Código de Classificação correspondente, cujos conjuntos constituem o
referencial para o arquivamento dos documentos;
b) Prazos de guarda
Referem-se ao tempo de arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração (OM) que os
gerou. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá ocorrer
em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na
definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; enquanto vigora; enquanto o militar
permanecer na ativa e até apuração do fato. O prazo estabelecido para a fase corrente
relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua
permanência nas OM. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento
ainda é necessário à Administração (OM), porém com menor frequência de uso, devendo ser
transferido para a DPHDM, onde permanecerá disponível para consulta;
c) Destinação final
Nesse campo é registrada uma das seguintes destinações para o documento: a
eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo);
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas
importantes para fins de prova, informação e pesquisa, além de contarem a História da
instituição; e
d) Observações
Nesse campo são, também, registradas as informações complementares e
justificativas, necessárias à correta aplicação da Tabela. Apresenta, ainda, orientações quanto
à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos
documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
3.3.3.2 - Onde encontrar os Códigos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo

OSTENSIVO SGM-503
Os Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo e as Tabelas de

Temporalidade e Destinação de Documento de Arquivo se encontram disponíveis na intranet
da DPHDM e no sítio do Arquivo Nacional, para download.
3.3.4 - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
Comissão multidisciplinar encarregada da avaliação de documentos de arquivo
ostensivo, bem como da documentação de pessoal. Tem por propósito normatizar e orientar as
ações das Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SPAD), sendo composta
por elementos organizacionais designados em Portaria do EMA.
Devida a complexidade estrutural da MB e para facilitar a avaliação, foram criadas as
Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SPAD), que tem o propósito de
realizarem as avaliações dos documentos nas OM, usando como referência os seguintes
instrumentos: Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos relativos às Atividades-Meio do Poder Executivo Federal e o Código de
Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos relativos
às Atividades-Fim do Ministério da Defesa.
3.3.5 - Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SPAD)
Cada OM da Marinha deverá constituir a sua SPAD. São criadas pelo Vice-Chefe do
Estado-Maior da Armada, no âmbito do Órgão de Direção-Geral e OM subordinadas; pelo
Chefe do Gabinete do Comandante da Marinha, no âmbito dos Órgãos de Assessoramento
Superior, dos órgãos de assistência direta e imediata ao Comandante da Marinha, exceto o
Centro de Inteligência da Marinha, e das entidades e órgãos diretamente subordinados ou
vinculados ao Comandante da Marinha; pelo Diretor do Centro de Inteligência da Marinha, no
âmbito exclusivo do referido órgão; e pelos Titulares das Organizações Militares. As
autoridades mencionadas poderão estabelecer mais de uma SPAD, de acordo com a
conveniência de cada OM.
a) Constituição das SPAD
As Subcomissões serão constituídas dos seguintes elementos organizacionais:
I) Vice-Diretor, Imediato ou Ajudante (Presidente);
II) Encarregado do SECOM (Secretário); e
III) Encarregados de Setores, que poderão ser Chefes de Departamento,
Encarregados de Divisões ou equivalentes (Avaliadores).
As OM que não possuírem a estrutura organizacional que atenda a constituição
prevista neste item deverão escolher os elementos organizacionais que mais se assemelhem
àquelas condições.

OSTENSIVO SGM-503
b) Periodicidade de Reunião das SPAD

As SPAD deverão, anualmente, no período de janeiro a abril, selecionar e
ordenar, tendo por referência os Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo e as
Tabelas de Temporalidade, a documentação produzida e acumulada no âmbito de atuação da
OM. A destinação a ser dada pela SPAD ao documento (transferência/recolhimento à
DPHDM/Arquivo da Marinha, eliminação ou permanência na OM) dependerá da
classificação a ele atribuída, de acordo com seu assunto. As transferências ou recolhimentos à
DPHDM/Arquivo da Marinha deverão ser efetuados exclusivamente no período de maio a
junho.
3.3.6 - Avaliação do grau de sigilo, transferência, recolhimento e eliminação de
documentos sigilosos
a) a avaliação do grau de sigilo obedecerá ao disposto na publicação EMA-414 -
Normas para a Salvaguarda de Materiais Controlados, Informações, Documentos e Materiais
Sigilosos na Marinha;
b) na MB, a avaliação é realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos Sigilosos da Marinha (CPADSM), comissão esta instituída pelo EMA e
auxiliada pelas Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos Sigilosos da
Marinha (SPADSM);
c) a SPADSM deverá, após analisar e avaliar os documentos, submeter à autoridade
que o classificou a decisão sobre a sua desclassificação, reclassificação ou a manutenção do
respectivo grau de sigilo, de acordo com a Legislação em vigor no País;
d) apenas a documentação tornada ostensiva será selecionada e ordenada após
análise, já os documentos considerados de guarda intermediária ou permanente deverão ser
transferidos/recolhidos à DPHDM/Arquivo da Marinha, em conformidade com o disposto no
inciso 3.3.7, desta Norma. Os documentos que já tenham cumprido a fase corrente e
intermediária, quando houver, e que sua destinação final seja eliminação, deverão ser
relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos (LED). Maiores informações sobre
procedimentos de eliminação estão disponíveis no Manual de Gestão Arquivística, na intranet
da DPHDM; e
e) a única documentação sigilosa que deverá ser transferida/recolhida a DPHDM/
Arquivo da Marinha, em conformidade com o disposto no inciso 3.3.7, é a documentação de
pessoal.

OSTENSIVO SGM-503
3.3.7 – Transferência/Recolhimento de Documentos

a) Conceituação
I) Transferência: É a passagem dos documentos recebidos (extra-MB) e produzidos
pela OM (arquivo corrente), para o arquivo intermediário, conforme os prazos de guarda
definidos na TTDD.
II) Recolhimento: É a entrada dos documentos no arquivo permanente visando à
conservação e a preservação do Patrimônio Documental da MB, necessário para subsidiar a
pesquisa da História Marítima Brasileira.
III) Discrepâncias: Os documentos que forem incorretamente transferidos/recolhidos
para a DPHDM/Arquivo da Marinha serão devolvidos pela Papeleta de Discrepância de
Destinação de Documentos, constante do anexo D, na qual será informada a discrepância
ocorrida e indicada a solução a ser adotada.
A OM deverá providenciar as correções necessárias nos procedimentos ligados à
transferência/recolhimento de documentos e restituí-los, se for o caso, juntamente com a
referida Papeleta, devidamente assinada pelo Presidente da SPAD e pelo Titular da OM,
informando as providências que foram adotadas.
Após a correção das discrepâncias, a DPHDM/Arquivo da Marinha assumirá a
custódia da documentação nas fases intermediárias e, se for o caso, permanente.
Independentemente das providências adotadas pela OM, a referida Papeleta deverá ser
restituída a DPHDM/Arquivo da Marinha, devidamente preenchida e assinada.
b) Procedimentos para a transferência/recolhimento de documentos para o Arquivo da
Marinha (DPHDM)
Após a seleção e ordenação dos documentos pelas SPAD, todos os documentos originais
transmitidos e recebidos extra-MB, bem como seus anexos e apensos quando houver, a serem
transferidos/recolhidos, deverão ser organizados, higienizados e acondicionados em caixas-
arquivo (caixas-box) de polionda, na cor branca, com dimensões de 35,5 cm de comprimento,
14 cm de largura e 25,5 cm de altura, bem como acompanhados do respectivo Termo de
Transferência/Recolhimento de Documentos (anexo E), onde constará o registro das
informações pertinentes aos mesmos, permitindo a sua identificação e controle.
Os documentos recebidos de outras OM deverão permanecer em arquivo corrente pelo
prazo estipulado na TTDD, sendo, posteriormente, eliminados sem a necessidade do
cumprimento dos procedimentos contidos no Manual de Gestão Arquivística, disponível na
intranet da DPHDM.

OSTENSIVO SGM-503
Os documentos acima referidos e seus respectivos termos deverão ser transferidos/

recolhidos à DPHDM/Arquivo da Marinha, sem ofício, pelo SISPOSTAL. Deverá ser lançado
no campo “OM Destino” o indicativo “ARQMAR”.
Os documentos digitais produzidos de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP-Brasil) têm validade jurídica incontestável. Embora os documentos digitais
produzidos sem os critérios ICP-Brasil possam ser apresentados como prova, estes poderão
ser contestados pela parte contrária, em caso de litígio. Enquanto não houver, na MB, um
sistema de gerenciamento de documentos administrativos digitais que preserve os documentos
digitais de acordo com os prazos dispostos na TTDD, as OM deverão transferir/recolher os
documentos originais, bem como seus anexos e apensos, quando houver, produzidos e
transmitidos digitalmente de forma impressa e assinados fisicamente.
c) Recolhimento de documentos produzidos em suportes especiais
Os documentos em suportes especiais, tais como fotografias, negativos de fotografias,
slides, microfilmes (microfichas, jaquetas, rolos etc.), discos, fitas (vídeo, rolo e cassete)
deverão ser transferidos/recolhidos devidamente identificados, imediatamente após terem
produzidos seus efeitos e não importarem mais em responsabilidade por parte de seus
detentores.
Para realizar a transferência/recolhimento destes documentos para a DPHDM/ Arquivo da
Marinha as OM deverão observar os procedimentos contidos neste inciso.
Por ocasião das promoções de Oficiais e das passagens e assunções de Comando, Direção e
qualquer outra titularidade de OM, as SPAD deverão encaminhar fotografia para a
DPHDM/Arquivo da Marinha nos prazos previstos nesta Norma.
Com o intuito de facilitar o entendimento das ações de transferência/recolhimento dos
documentos de arquivo à DPHDM/Arquivo da Marinha, segue abaixo o fluxograma dos
procedimentos.

OSTENSIVO SGM-503
3.3.8 – Eliminação de Documentos

Um documento é passível de eliminação após ter cumprido os prazos das fases
corrente e intermediária definidos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de
Documentos (TTDD) e que sua destinação final seja a eliminação. Todos os procedimentos
para eliminação de documentos de arquivo estão descritos no Manual de Gestão Arquivística
disponível na intranet da DPHDM, cabendo ressaltar que nenhum documento poderá ser
eliminado sem a estrita observância desses procedimentos.
3.4 - DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
3.4.1 - Documentos digitais
Os documentos digitais, conceituados no capítulo 1 desta Norma, possui três
elementos essenciais: hardware, software e suporte com a informação, para que possa ser
apresentado em sua forma completa, sendo fundamental que todos os elementos sejam
compatíveis. A ausência de qualquer um dos três elementos implica na inexistência do
documento digital.
São divididos em três tipos: nato digital, digitalizado e híbrido, que apresentam
algumas características e exemplos tais como:
3.4.1.1 - Documento nato digital
Seu ciclo de vida é inteiramente digital, tanto na fase corrente quanto na
intermediária, chegando até as instâncias de eliminação ou de guarda permanente. São
exemplos:
I) gravações digitais de som;
II) fotografia digital e vídeo digital;
III) páginas de intranet e internet;
IV) bases de dados digitais;
OSTENSIVO SGM-503
V) mensagens eletrônicas;
VI) publicações digitais;
VII) processos administrativos e documentos administrativos avulsos;
VIII) documentos técnicos e cartográficos;
IX) documentos operativos; e
X) combinações dos tipos acima, além de outros que venham a ser identificados.
A maioria destes exemplos estão elencados no Art. 1.2 da Política de Preservação
Digital da Marinha do Brasil (Port no 7/2019, da SGM), cabendo ressaltar que não esgotam as
diversidades de documentos arquivísticos digitais.
3.4.1.2 - Documento digitalizado
Quanto à produção e gestão desta forma, deverá ser observado o disposto no Decreto
nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X, do caput do Art.
3º, da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no Art. 2º-A, da Lei nº 12.682, de 9 de
julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos
públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos
legais dos documentos originais.
O supracitado Decreto é bastante específico quanto à possibilidade de eliminação dos
documentos em seus suportes originais, mediante digitalização, cabendo destacar:
a) as premissas dispostas nos Art. 5º e 6º, sobretudo a necessidade de ser assinado
digitalmente (autenticado) com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira - ICP-Brasil;
b) o disposto no art. 9º, quanto aos documentos de valor histórico (guarda
permanente), reafirmando o impedimento de eliminação de documentos de valor histórico já
previsto nos art. 8º, 9º e 10, da Lei nº 8.159/1991; e
c) o disposto no art. 10, quanto à manutenção dos documentos digitalizados, indicando
alguns cuidados quanto à integridade e a autenticidade dos documentos digitalizados, bem
como, a relevância dos metadados quanto à recuperação das informações e a elevação do grau
de autenticidade dos documentos digitalizados.
Quanto à eliminação de documentos, cabe observar ainda o disposto na Resolução n°
44, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que ressalta a
relevância da correta avaliação dos documentos e a importância dos trabalhos das SPAD e da
CPAD.
A literatura alerta para a dificuldade quanto à perícia em reproduções digitais de
documentos sem a comparação ao documento original. A atuação das SPAD nos processos de
OSTENSIVO SGM-503
avaliação e eliminação de documentos se fará ainda mais importante a fim de garantir o valor
probatório dos representantes digitais dos documentos físicos, nos termos da legislação.
No Capítulo 4 desta Norma serão abordados aspectos relevantes quanto à preservação dos
representantes digitais dos documentos físicos, aspecto fundamental a ser observado quando
da opção pela digitalização.
3.4.1.3 - Documento híbrido
Caracteriza-se pela mescla entre a parte analógica e parte digital, como, por exemplo,
um processo administrativo que contenha partes nato digitais e partes em suporte analógico,
podendo esta ser digitalizada para inserção em um Sistema de Informatizado de Gestão de
Documentos.
3.4.2 - Observações Gerais
Os documentos arquivísticos digitais recebem o mesmo tratamento que os documentos
em suporte de papel, aplicando-se portanto todos os procedimentos dispostos Art. 3.3 desta
Norma.
Os documentos produzidos pelas OM, que desempenham as atividades-fim da MB,
deverão utilizar, também, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo referentes às atividades-fim, elaborados pelo
Ministério da Defesa e pelos Comandos das Forças.
A preservação destes documentos será tema do Capítulo 4 desta Norma, devendo ser
observado o disposto na legislação vigente quanto à gestão destes documentos.
Independentemente da forma, os sistemas onde os documentos arquivísticos digitais
forem produzidos e/ou inseridos deverão observar requisitos específicos, conforme previsto
no Capítulo 4 – Governança de TI, do EMA-416 (1a Revisão) – Doutrina de Tecnologia da
Informação da Marinha. Estes requisitos foram elaborados pela Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), denominado
“Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
(e-ARQ Brasil).
Maiores informações sobre documentos arquivísticos digitais podem ser consultadas
no Manual de Gestão Arquivística, disponível na intranet da DPHDM.
3.4.3 - Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais
O programa de gestão arquivística de documentos deve considerar o contexto jurídico-
administrativo, de forma que esteja de acordo com a missão institucional e a legislação
vigente.

OSTENSIVO SGM-503
O planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o

estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, o
desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a elaboração de instrumentos e
manuais.
A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução
e o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos
objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere à capacitação de pessoal,
implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação
existentes e os processos administrativos do órgão ou entidade. Essa etapa pode incluir a
suspensão de atividades e de procedimentos vigentes que forem considerados inadequados ou
temporariamente inexequíveis.
3.5 - ARQUIVAMENTO NA OM
Os documentos recebidos e expedidos, bem como seus anexos e apensos serão
arquivados, preferencialmente, nas SECOM das OM, reunidos em arquivo sob o mesmo
código de classificação, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo (TTDD), sequencialmente, por espécie, dentro do ano, respeitando-se seus
respectivos Números de Ordem.
Caso os documentos sejam separados de seus anexos e apensos, sendo estes arquivados
setorialmente, os mesmos deverão ser reagrupados por ocasião de sua
Transferência/Recolhimento, conforme disposto no inciso 3.3.7, ou ainda, por ocasião da
solicitação de sua Eliminação.
Os documentos digitais deverão permanecer na OM, preferencialmente, em seus sistemas de
origem ou no Sistema de Gerenciamento Arquivístico de Documentos da Marinha, atualmente
o SIGDEM, durante toda a fase corrente.
3.5.1 - Documentos Sigilosos e de Informação Pessoal
Independentemente de serem recebidos ou expedidos, os documentos sigilosos, bem
como seus anexos e apensos serão arquivados separadamente dos ostensivos: os reservados
em armário ou arquivo de metal com fechadura, localizado em compartimento de acesso
restrito; e os secretos e ultrassecretos em cofre ou estrutura que ofereça segurança equivalente
ou superior, localizado em compartimento fechado e de acesso restrito. Neste caso, o
documento ultrassecreto estará acondicionado em envelope lacrado. Na impossibilidade do
uso de cofre de aço ou estrutura de segurança equivalente, os documentos ultrassecretos e
secretos deverão ser mantidos em envelope lacrado e sob guarda armada.

OSTENSIVO SGM-503
No caso de DA de Informação Pessoal deverá seguir os mesmos moldes do DA do

grau de sigilo reservado.
3.5.2 - Despacho
As cópias físicas dos Despachos (recebidas e expedidas) de um mesmo expediente
deverão ser arquivadas na Papeleta de Encaminhamento (PE) do Ofício inicial. O início do
prazo de arquivamento será contado com base no ano de produção do documento.
3.6 - DISPOSIÇÕES GERAIS
Por ocasião da extinção ou baixa de uma OM, esta deverá solicitar uma VISITEC ao
Arquivo da Marinha, preferencialmente com três meses de antecedência, para orientar a
triagem do acervo documental a ser transferido/recolhido à DPHDM/Arquivo da Marinha. A
documentação da fase corrente passará para a responsabilidade da OM sucessora ou do
Comando Imediatamente Superior, de acordo com cada caso. Cumprida a fase corrente, os
documentos deverão ser transferidos/recolhidos para a DPHDM/Arquivo da Marinha em
conformidade com o disposto no inciso 3.3.7 desta Norma.
Em caso de dúvidas, a OM pode solicitar uma visita técnica por meio de mensagem
com as seguintes informações: serviço desejado, Ponto de Contado (POC), Posto/Nome,
Telefone, e-mail, o motivo da solicitação e o tipo de documentação, o setor responsável e
disponibilidade de recursos, conforme o anexo F - Modelo de Mensagem para VISITEC.

OSTENSIVO SGM-503
CAPÍTULO 4
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
4.1 - PROPÓSITO
Destacar a importância da conservação preventiva e definir um conjunto de ações
preliminares a serem adotadas pelas OM com a finalidade de prevenir ou retardar o processo
de degradação dos documentos arquivísticos, principalmente em suporte de papel. E ainda,
descrever os processos a serem adotados para a preservação digital e apresentar os requisitos
fundamentais e os adicionais necessários para a elaboração de um Plano de Preservação
Digital da MB.
4.2 - CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES
4.2.1 - Conservação de documentos arquivísticos em suporte analógico
Trata-se de um processo específico de higienização e acondicionamento adequado
para os acervos arquivísticos, bem como os processos adequados de manuseio e transporte.
A conservação e a preservação dos acervos garantem o acesso à informação em
arquivos, baseando-se fundamentalmente em uma administração segura quanto aos recursos
adequados e às técnicas apropriadas para prolongar a vida útil dos suportes de informação.
Essas técnicas envolvem a higienização do acervo, a conscientização por parte dos usuários, a
limpeza do local onde se encontram, o manuseio correto e, em especial, a prevenção ou
conservação preventiva; e
O objetivo da conservação preventiva é desenvolver ações de prevenção contra
possíveis danos aos acervos, além de conscientizar quanto ao correto manuseio e à utilização
destes.
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu
comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar
elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los.
Os acervos de arquivos são, em geral, constituídos de documentos textuais, mapas,
fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da
informação, além de tintas das mais diversas composições.
De forma resumida, os fatores de deterioração de acervos de arquivos são os listados a
seguir.

OSTENSIVO SGM-503
O detalhamento de todos os fatores de deterioração e procedimentos referentes à

conservação e preservação constam no Manual de Gestão Arquivística, disponível na intranet
da DPHDM.
4.2.2 - Conservação de documentos arquivísticos digitais
A complexidade na adoção de soluções para a preservação digital torna necessária a
formação de equipes multidisciplinares para a especificação dos sistemas de gestão de
documentos digitais, além da integração de diversos procedimentos, muitas vezes híbridos,
que contemplem tanto a gestão de documentos em suporte físico quanto digital. A
necessidade de monitoramento constante dos documentos armazenados e a necessidade de
revisão periódica dos procedimentos adotados determinam que seja elaborado um Plano de
Preservação Digital, em conformidade com a Política de Preservação Digital da MB e com o
Programa de Gestão Arquivística das Informações Digitais.
Para que haja efetividade nas ações para preservação digital, faz-se necessária a
implementação de recursos tecnológicos que atendam aos requisitos conforme abaixo:
a) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) - situado
no ambiente de produção dos documentos e informações arquivísticas, é aplicado para fins de
gestão (prioritariamente para fase corrente), podendo estes requisitos serem encontrados em
um único sistema que interopere com os demais sistemas produtores de informações
arquivísticas digitais, ou ainda, estarem presentes nestes sistemas, sendo, em ambos os casos,
as informações encaminhadas posteriormente para um Repositório Digital Arquivístico
Confiável (RDC-Arq);

OSTENSIVO SGM-503
b) Repositório Digital Arquivístico Confiável (RDC-Arq) - situado no ambiente de

preservação dos documentos e informações arquivísticas, armazena e gerencia os
documentos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente, sendo capaz de
mantê-los autênticos, preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário. Não se
resume a uma solução informatizada para armazenamento (storage), que é apenas um
componente do repositório;
c) Plataforma de difusão e acesso - situado no ambiente de acesso às informações
arquivísticas, deverá ser capaz de atender aos requisitos de descrição arquivística e interoperar
com o SIGAD e o RDC-Arq, garantindo o acesso às informações sem que exista risco à
segurança dos ambientes de produção e de preservação;
d) Todos os documentos arquivísticos deverão ser preservados na fase corrente e
destinados pelo tempo estabelecido nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de
Documentos, referentes às atividades-meio e atividades-fim. Assim sendo, compete a cada
uma das OM manter tais documentos acessíveis pelo tempo indicado, até poder eliminá-los ou
transferi-los para a fase intermediária de arquivamento; e
e) O detalhamento de todos os fatores de deterioração e procedimentos referentes a
conservação e preservação constam no Manual de Gestão Arquivística, disponível na intranet
da DPHDM.
4.3 - AÇÕES DE PREVENÇÃO
4.3.1 - Prevenção em documentos em suporte papel
a) Higienização do acervo
I) Orientações:
A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de
conservação dos documentos e, assim, detectar a presença de insetos, fungos etc.;
Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo
exemplar que for incorporado ao acervo, seja ele originário de doação, aquisição ou
recolhimento; e
Quando o ataque por fungos, insetos ou outros organismos se torna uma
infestação, é preciso buscar a ajuda de um profissional especializado.
II) Higienização de documentos de arquivo:
Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços, frágeis,
distorcidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante
do uso de papéis de baixa qualidade. As más condições de armazenamento e o excesso de
manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. Tais documentos têm que ser
OSTENSIVO SGM-503
higienizados com muito critério e cuidado. Preferencialmente, a DPHDM deverá ser

consultada, previamente, quanto ao processo de higienização procedido pelas OM.
b) acondicionamento e armazenamento
Na proteção contra danos, o objeto para acondicionamento deve ser confeccionado
com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a
que se destina. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento,
pois esse material está em contato direto com os documentos.
Os acondicionamentos mais usados em acervos de arquivos são: caixas-arquivo
(caixa-box), envelopes, pastas e porta-fólios.
Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do
documento, o tipo de suporte, o estado de conservação, as condições de uso, manuseio e o
armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.
Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério.
Ele não consiste em apenas uma embalagem do documento; é parte do processo de
conservação e preservação dos acervos.
O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para
ser guardado. Consistem no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes,
arquivos e armários.
Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou
de fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis
ácidos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro. Maiores informações
estão disponíveis no Manual de Gestão Arquivística na intranet da DPHDM.
4.3.2 - Prevenção em documentos digitais
Por meio da Portaria n° 7/2019, da SGM, a MB instituiu a “Política de Preservação
Digital da MB”, que tem como propósito orientar a Preservação Digital da Marinha do Brasil
(MB), por meio do estabelecimento de critérios claros e padronizados.
São alvo da preservação digital todas as formas de documentos arquivísticos elencadas
no inciso 3.4.1 desta Norma, bem como, quaisquer outros produzidos, gerenciados e/ou
armazenados em ambiente digital.
Conforme disposto no Art. 4.1 da Política de Preservação Digital da MB, cabe a
Diretoria de Patrimônio Histórico e Documentação da Marinha (DPHDM), criar e manter
repositório institucional dedicado à preservação digital, denominado “Repositório de
Preservação Digital da MB”, em conformidade com a Resolução nº 43/2015, do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ).
OSTENSIVO SGM-503
Cada OM é responsável por administrar os documentos por ela produzidos ou

recebidos e que estejam na fase corrente de arquivamento, no que couber à preservação
digital, devendo priorizar, sempre que possível, a produção e tramitação dos documentos por
meio do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos da MB, seja ele qual for. A produção
de documentos em meio digital deverá observar os requisitos preconizados no Art. 3 da
Política de Preservação Digital da MB.
Os documentos que não possam ser produzidos e tramitados conforme o parágrafo
anterior, juntamente com seus metadados, deverão ser mantidos em seus sistemas nativos e/ou
em storage dedicado à preservação, observando-se as estratégias de preservação em vigor e as
normas de segurança das informações digitais, garantido suas características de integridade e
autenticidade, até que possam ser eliminados ou recolhidos/transferidos.
O EMA-416 – Doutrina de Tecnologia da Informação e Comunicações na Marinha,
em seu Capítulo 4, elenca alguns requisitos básicos para preservação digital, cabendo ressaltar
que “A gestão arquivística de documentos, incluindo aqueles em meio digital, compreende a
responsabilidade de cada OM pela produção, arquivamento, preservação e controle de acesso
na fase corrente.”
4.3.2.1 - Estratégias para a preservação digital
A presente Norma se destina a orientar os procedimentos a serem adotados na
preservação dos documentos arquivísticos digitais da MB, nas fases corrente, intermediária e
permanente, observados os prazos constantes das Tabelas de Temporalidade, referentes às
atividades-meio e às atividades-fim. Enquanto ações de preservação como a implementação
de um SIGAD e de um RDC-Arq encontram-se em fase de estudo e desenvolvimento, a
migração é considerada a maneira mais econômica viável para esta finalidade. Trata-se de um
conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais serem
acessados, em face das mudanças tecnológicas. Para maiores informações, consulte o Manual
de Gestão Arquivística, disponibilizado na intranet da DPHDM.
4.3.2.2 - Fatores de risco
Serão considerados fatores de risco para a preservação digital: hardware, software e
migração de suporte (suporte com informação). Para maiores informações, consulte o Manual
de Gestão Arquivística, disponibilizado na intranet da DPHDM.
4.4 - PRINCIPAIS AMEAÇAS AO OBJETO DIGITAL
As principais ameaças ao objeto digital são: a obsolescência tecnológica, a fragilidade
das mídias, a variedade de mídias e a complexidade envolvida na especificação dos sistemas
de recuperação da informação digital. O desafio da preservação dos objetos digitais está em
OSTENSIVO SGM-503
garantir o acesso contínuo a seus conteúdos e funcionalidades, por meio de recursos

tecnológicos disponíveis à época em que ocorrer a sua utilização. Seguem alguns exemplos de
agentes causadores de danos às mídias eletrônicas:
I) temperatura;
II) umidade;
III) tempo de uso da mídia;
IV) qualidade da mídia;
V) manipulação (podendo acarretar, dentre outros danos, ranhuras na superfície do
policarbonato, ocasionadas por processos inadequados de limpeza da mídia);
VI) falhas no processo de fabricação (podendo acarretar, dentre outros danos, falhas na
injeção do policarbonato); e
VII) campo magnético (para mídias magnéticas).
4.4.1 - Procedimentos de contingência
Até que sejam adotadas as medidas de preservação, como a implementação do
Programa de Gestão Arquivística de Documentos Digitais e a elaboração do Plano de
Preservação dos Documentos Digitais, deverão ser adotados procedimentos para mitigar os
riscos de perda de documentos digitais.
a) Procedimento de backups (cópias de segurança) - Cumprir as medidas de segurança
descritas na DGMM-540 - Normas de Tecnologia da Informação da Marinha;
b) Perda de dados ou informações - Haverá perda de dados ou informações quando do
comprometimento do acervo, da sua estrutura, do contexto histórico, do histórico de produção
ou dos elementos de conteúdo cognitivo e metadados;
Para garantir a confiabilidade dos documentos digitais, deve-se:
I) estabelecer trilhas de auditoria;
II) controlar o acesso;
III) expor o mínimo possível o acervo digital; e
IV) manter metadados de preservação.
Para maiores informações, consulte o Manual de Gestão Arquivística, disponibilizado
na intranet da DPHDM.

OSTENSIVO SGM-503
CAPÍTULO 5
ATIVIDADES DE MICROFILMAGEM
5.1 - PROPÓSITO
Definir a atuação das atividades de microfilmagem exercidas pela DPHDM e orientar as
OM quanto ao uso dos serviços de execução e apoio à microfilmagem de documentos, o
processamento, a duplicação e o controle de qualidade dos filmes de sistemas dos usuários
devidamente cadastrados.
5.2 - MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS RECOLHIDOS
A DPHDM, de acordo com legislação em vigor, efetuará a microfilmagem visando: à
preservação do documento original; à rapidez na recuperação da informação; e à redução do
espaço de armazenamento. Os documentos cuja destinação final seja a ELIMINAÇÃO,
indicados nas Tabelas de Temporalidade das Atividades-Meio e das Atividades-Fim, poderão
ter o seu suporte migrado do papel para o microfilme, podendo ser, posteriormente, eliminado
o papel, desde que cumpridos os ritos para eliminação. Os documentos aos quais as
mencionadas Tabelas indicarem a GUARDA PERMANENTE poderão ser microfilmados,
prática que contribuirá para a preservação dos documentos originais, MAS O ORIGINAL EM
PAPEL NÃO PODERÁ SER ELIMINADO, conforme disposto no art. 13, do Decreto nº
1.799/1996. “Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não
poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de
sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.”.
5.3 - MÉTODOS DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM
O serviço de microfilmagem de documentos poderá ser executado nos métodos
convencional ou eletrônicos, cujos detalhamentos encontram-se no Manual de Gestão
Arquivística, disponibilizado na intranet da DPHDM.
5.4 - ATENDIMENTO ÀS OM CADASTRADAS
Para que uma OM utilize o serviço de microfilmagem, faz-se necessário o envio de uma
mensagem para a DPHDM/Arquivo da Marinha, solicitando visita técnica (VISITEC), que
conterá os seguintes dados: nome e código da OM, nome, e-mail, setor e telefone da pessoa de
contato, Modelo de Mensagem para VISITEC (Anexo F).

OSTENSIVO SGM-503
A DPHDM responderá a mensagem (MSG) agendando uma visita técnica (VISITEC),

a fim de orientar os procedimentos a serem adotados pela OM.
Após a realização da visita técnica, pela DPHDM/Arquivo da Marinha, será emitido
pelo representante da DPHDM, um Relatório de VISITEC, contendo as instruções para
execução do serviço de microfilmagem. O detalhamento de informações a constarem no
relatório e os procedimentos posteriores ao mesmo constam do Manual de Gestão
Arquivística, disponibilizado na intranet da DPHDM.
Cada OM se responsabilizará pela entrega e pela retirada dos lotes microfilmados no
Centro de Microfilmagem da Marinha.
5.5 - GUARDA DE MICROFILMES
Os microfilmes originais dos sistemas micrográficos, produzidos pelo Centro de
Microfilmagem da Marinha, por outras OM, ou por empresas contratadas, serão armazenados
na DPHDM. As OM receberão uma cópia em diazo e/ou outra em mídia digital (mídia
fornecida pela OM solicitante), caso o método empregado seja a microfilmagem eletrônica, e
poderão requerer nova cópia de microfilme a qualquer momento, desde que forneçam o
material para este fim.
5.6 - ACONDICIONAMENTO DOS FILMES
O acondicionamento dos filmes deverá ser feito em ambiente propício,
preferencialmente, em carretéis e caixas plásticas pretas para os originais e carretéis e caixas
plásticas azuis para os filmes cópias, devidamente etiquetados com a identificação do número
do rolo e dos documentos. Nas OM, as caixas contendo os filmes cópia deverão ser
acondicionadas de forma a ficarem abrigadas de luz e calor, possibilitando maior vida útil aos
filmes.
No caso de alguma OM optar pela contratação dos serviços de microfilmagem por
firmas terceirizadas e desejar enviar os microfilmes para acondicionamento na
DPHDM/Arquivo da Marinha, os rolos serão acompanhados de uma Declaração da OM de
que realizou o serviço em outro local, a fim de que a responsabilidade por eventuais erros não
seja imputada ao Centro de Microfilmagem da Marinha, além de fazer constar a declaração da
empresa contratada, nos termos do art. 16, do Decreto n° 1.799/96.
A contratação de serviços de microfilmagem por firmas terceirizadas deverá,
preferencialmente, ser submetida à análise do Centro de Microfilmagem da Marinha, a fim de

OSTENSIVO SGM-503
auxiliar as OM quanto à especificação destes serviços, visando garantir a qualidade do

produto final.
5.7 - RECURSOS FINANCEIROS
Os recursos financeiros para custeio do serviço de microfilmagem desejado pelas OM
serão custeados pelas mesmas, sendo que, com base na visita técnica realizada e na descrição
do serviço, a DPHDM encaminhará, anexo ao Relatório de VISITEC, uma relação do material
necessário (filmes de sais de prata, filmes diazo, caixas plásticas para acondicionamento dos
filmes, bobinas virgens, revelador, fixador, neutralizador e amônia), a ser adquirido pela OM
solicitante e encaminhado para o Centro de Microfilmagem da Marinha.
Os custos para reprodução eletroestática a partir dos microfilmes, a ser realizada pelo
Arquivo da Marinha, correrão por parte do solicitante. Os valores relativos ao serviço de
reprodução serão estabelecidos considerando somente os custos com o material empregado,
devendo ser divulgados pelo Centro de Microfilmagem da Marinha.
5.8 - OBSERVAÇÕES GERAIS
Todo o processo de execução, desde a VISITEC até a entrega dos produtos finais às OM
solicitantes poderá sofrer ajustes conforme demanda. Quaisquer necessidades deverão ser
apresentadas ao Arquivo da Marinha para que sejam adotadas as medidas de ajuste/correção
necessárias.
A migração de suporte, que consiste na passagem da imagem do documento original
para o microfilme, pode possibilitar grande economia de espaço em relação ao
acondicionamento em caixas-arquivo (caixas-box), uma vez que, após concluído o processo,
os documentos originais, cuja destinação final for a “ELIMINAÇÃO”, poderão ser
eliminados, observando-se a legislação em vigor. Contudo, o processo de microfilmagem
deverá ser utilizado de maneira racional, observando-se os prazos de guarda dos documentos
e suas destinações finais, sob pena inclusive de dispêndio de recursos financeiros para
produção de microfilmes que permanecerão sob guarda por curto prazo, evidenciando pouco
custo x benefício na atividade.
Conforme disposto no Decreto nº 1.799/1996:
_____. Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios
que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após
a revisão e a extração de filme cópia.

OSTENSIVO SGM-503
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá

ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade
competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991. (grifo nosso).
_____. Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda
permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos
ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. (grifo
nosso).
O detalhamento de todos os procedimentos gerais para solicitação e execução dos
serviços de microfilmagem estão descritos no Manual de Gestão Arquivística, disponível na
intranet da DPHDM.

OSTENSIVO SGM-503
CAPÍTULO 6
ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
6.1 - PROPÓSITO
O acesso à informação arquivística é garantido pela gestão de documentos, cujo objetivo
principal é o acesso aos documentos, em tempo hábil, a todos os consulentes, sejam eles
internos ou externos. De acordo com o art. 1º da Lei nº 8159/1991, é dever do Poder Público a
gestão de documentos e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e
informação.
6.2 - ACESSO À INFORMAÇÃO
Garantir o acesso à informação, compreende o direito de acesso como uma ação de
cidadania e um dever do Estado, somente possível por meio do uso de diversos recursos
informacionais, sendo um deles o tratamento do documento de arquivo, produzido e recebido
no âmbito das atividades da Marinha do Brasil.
Cabe à DPHDM/Arquivo da Marinha prover o acesso aos documentos arquivísticos da
MB a ele transferidos/recolhidos, bem como sua difusão. O acesso à documentação sob
custódia do Arquivo da Marinha é irrestrito para os documentos ostensivos, a exceção dos
documentos que possam comprometer a intimidade, a vida privada, honra e a imagem das
pessoas, bem como as liberdades e garantias individuais (INFORMAÇÃO PESSOAL),
conforme disposto na Lei nº 8.159/1991, no art. 2º do Decreto nº 4.073/2002 e na Lei nº
12.527/2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724/2012.
A DPHDM/Arquivo da Marinha publica, em seus sítios na internet/intranet, os
procedimentos e meios para acesso aos documentos de seu acervo. Ainda em seus sítios na
internet/intranet, disponibiliza o acesso ao acervo por meio de uma plataforma de descrição e
acesso, onde o consulente poderá, inclusive, realizar download dos objetos digitais, além de
ter acesso ao contexto histórico no qual este encontra-se inserido.
A Lei nº 12.527/2011, Lei de Acesso à Informação (LAI), efetiva o direito previsto na
Constituição de que todos têm a prerrogativa de receber dos órgãos públicos, além de
informações do seu interesse pessoal, aquelas de interesse coletivo. Isto significa que a
Administração cumpre seu papel quando divulga suas ações e serviços, mas, também, deve
estar preparada para receber demandas específicas.
Responder a uma solicitação de acesso à informação pública requer metodologia: é
necessário processar o pedido e garantir ao requerente a entrega do dado.

OSTENSIVO SGM-503
Para garantir o acesso, a Lei, além de estipular procedimentos, normas e prazos, prevê
a criação, em todos os órgãos e entidades do poder público, de um Serviço de Informações ao
Cidadão (SIC). Caberá a este Serviço protocolizar documentos e requerimentos de acesso à
informação, orientar sobre os procedimentos de acesso, indicando data, local e modo em que
será feita a consulta, e informar sobre a tramitação de documentos.
A LAI estabelece que órgãos e entidades públicas devam divulgar informações de
interesse coletivo, salvo aquelas cujo sigilo previsto no texto legal impeça a sua disseminação.
Isto deverá ser feito por intermédio de todos os meios disponíveis e, obrigatoriamente, em
sítios da Internet.
Desse modo, a Marinha se adequou aos dispositivos da LAI implementando o Serviço
de Informações ao Cidadão no âmbito da Marinha do Brasil (SIC-MB), subordinado ao
Centro de Comunicação Social da Marinha (CCSM). A garantia do direito de acesso à
informação ao cidadão será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma
transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, por meio das Unidades de
Atendimento ao Público, instaladas em todas as sedes de Distrito Naval, assim como da
Unidade de Monitoramento e Gestão, a cargo do CCSM.
Os procedimentos, bem como a estrutura para atendimento ao SIC, estão previstos no
EMA-138 - Normas para o Serviço de Informação ao Cidadão no Âmbito da Marinha do
Brasil (SIC-MB), que apresenta toda a estrutura e o funcionamento do SIC.
As Organizações Militares poderão, ainda, solicitar acesso às informações por meio de
e-mail, mensagem ou expediente, conforme o caso.

OSTENSIVO SGM-503
CAPÍTULO 7
ESCRITURAÇÃO DE LIVROS
7.1 - PROPÓSITO
Orientar as OM sobre a escrituração dos Livros de Estabelecimento, do Navio e de
Quartos e para o preenchimento do formulário de informações históricas que subsidiará a
DPHDM com informações de caráter ostensivo de relevante valor histórico sobre as diversas
OM, contribuindo para preservar e divulgar o patrimônio histórico, documental e cultural da
Marinha e, consequentemente, o desenvolvimento da consciência marítima brasileira.
7.2 - LIVRO DE ESTABELECIMENTO
7.2.1 - Finalidade do Livro de Estabelecimento
O Livro de Estabelecimento tem por finalidade registrar os dados essenciais ao
conhecimento da OM, quanto às suas características físicas e sua história, desde o instante de
sua ativação até aquele em que for desativada. Portanto, é um documento com valor primário
(probatório) e secundário (histórico e de pesquisa) e, consequentemente, de guarda
permanente, devendo ser recolhido à DPHDM/Arquivo da Marinha, no prazo definido pela
Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos (TTDD), referente às atividade-fim.
7.2.2 - Composição
O Livro de Estabelecimento compõe-se de dois Tomos, onde o primeiro Tomo
destina-se aos aspectos descritivos e o segundo Tomo aborda os aspectos históricos da OM de
terra.
7.2.3 - Escrituração
O detalhamento da escrituração do Livro de Estabelecimento consta no Manual de
Gestão Arquivística, disponível na intranet da DPHDM.
7.2.4 - Arquivamento e recolhimento
O Livro permanecerá arquivado na própria OM durante a fase corrente, devendo ser
recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após a extinção da OM, observando-se os
procedimentos de recolhimento de documentos definidos inciso 3.3.7 desta norma. Em casos
excepcionais, os volumes que compõem o Livro de Estabelecimento, com mais de 50 anos,
poderão ser antecipadamente recolhidos ao Arquivo da Marinha.

OSTENSIVO SGM-503
Por ser um documento de valor probatório, histórico e de pesquisa o Livro de

Estabelecimento não deverá permanecer fora da OM, ou ser acondicionado em locais que
contribuam para sua degradação, como por exemplo: depósitos e paióis de materiais diversos.
Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo, referente às
atividades-fim, o Livro receberá a classificação de nº 692 (REGISTRO DE DADOS
ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE ORGANIZAÇÕES MILITARES E DE
INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livro de
Estabelecimento), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.
7.3 - LIVRO DO NAVIO
7.3.1 - Finalidade do Livro do Navio
O Livro do Navio destina-se a registrar os dados essenciais ao conhecimento do navio,
quanto às suas características físicas e sua história, desde o instante em que for batida sua
quilha ou for adquirido, até aquele em que for efetivada a baixa do Serviço Ativo da Armada.
Portanto, a exemplo do Livro de Estabelecimento, é um documento de valor primário
(probatório) e secundário (histórico e de pesquisa) e, consequentemente, de guarda
permanente, devendo ser recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) no prazo definido pela
TTDD, referente às atividades-fim.
7.3.2 - Composição
O Livro do Navio compõe-se de dois Tomos, o primeiro destina-se aos aspectos
descritivos e o segundo, aos aspectos históricos.
O detalhamento da escrituração do Livro do Navio consta no Manual de Gestão
Arquivística, disponível na intranet da DPHDM.
O livro permanecerá arquivado na própria OM durante a fase corrente, devendo ser
recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após a baixa do navio, observando-se os
procedimentos de recolhimento de documentos definidos no inciso 3.3.7 desta norma. Em
casos excepcionais, volumes que compõem o Livro do Navio, com mais de 20 anos, poderão
ser antecipadamente recolhidos ao Arquivo da Marinha.
Por ser um documento de valor probatório, histórico e de pesquisa o Livro do Navio
não deverá permanecer fora da OM, ou ser acondicionado em locais que contribuam para sua
degradação, como por exemplo: depósitos e paióis de materiais diversos.

OSTENSIVO SGM-503
Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo referente às

atividades-fim, o Livro receberá a classificação de nº 692 (REGISTRO DE DADOS
ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE ORGANIZAÇÕES MILITARES E DE
INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livro do
Navio), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.
7.4 - LIVRO DE QUARTOS
7.4.1 - Finalidade do Livro de Quartos
O Livro de Quartos tem por finalidade fornecer informações úteis referentes a todos os
assuntos de serviço, mantendo um registro cronológico dos fatos ocorridos a bordo dos
Navios e nas OM de terra, possibilitando consultas posteriores. É um documento de valor
primário (probatório), devendo ser transferido para a DPHDM/Arquivo da Marinha e
eliminado, SOMENTE pela DPHDM, no prazo definido pela TTDD. Não serão eliminados o
primeiro e o último exemplar de cada OM, ficando sob guarda permanente da
DPHDM/Arquivo da Marinha. Os demais exemplares serão eliminados após serem
microfilmados.
A escrituração dos Livros de Quartos de Navio e Estabelecimentos dar-se-á conforme
normas publicadas pelo ComOpNav.
a) os originais das Folhas ‘A” e “B’ dos Livros de Quartos dos Navios serão remetidos
mensalmente, até o dia 10, sem ofício ao COMIMSUP, onde ficarão arquivados, pelo prazo
definido na TTDD (fase corrente), devendo ser transferidos/recolhidos à DPHDM (Arquivo
da Marinha) após o referido prazo, observando-se os procedimentos de recolhimento de
documentos definidos no inciso 3.3.7 desta norma; e
b) os originais das Folhas ‘A” e “B’ dos Livros de Quartos de Estabelecimento ficarão
arquivados nas próprias OM, pelo prazo definido na TTDD (fase corrente), devendo ser
transferido/recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após o referido prazo, observando-se
os procedimentos de recolhimento de documentos definidos no inciso 3.3.7 desta norma.
Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo referente às
atividades-fim, o Livro de Quartos de Navio e Estabelecimento, receberá a classificação de nº
692 (REGISTRO DE DADOS ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE OM E DE

OSTENSIVO SGM-503
INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livros de

Quartos), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.
7.5 - FORMULÁRIO DE INFORMAÇÕES HISTÓRICAS
Com base em informações contidas no Livro de Estabelecimento ou no Livro do Navio,
as OM deverão preencher e transmitir à DPHDM por meio de ofício, em formato digital, até
15 de março de cada ano, o Formulário de Informações Históricas, cujo modelo consta no
anexo G.

OSTENSIVO SGM-503
ANEXO A
MODELO DE ETIQUETA PARA CAIXA-ARQUIVO (TIPO BOX)
ASSUNTO DOS DOCUMENTOS ANO/PERÍODO

Prazos de guarda:
Fase corrente: xx anos
Fase intermediária: xx anos
(SIGLA DA
Eliminação. Eliminar em: (Ano)
OM) Destinação Final
(BRASÃO) Guarda Permanente
Realizado em:
Digitalizar
_____/_____/______
Realizado em:
Microfilmar
_____/_____/______
Intervenções:
Código de Realizado em:
Higienizar
Classificação _____/_____/______
: Realizado em:
XX.XX Restauração
_____/_____/______
Termo nº Realizado em:
Transferência:
XXX _____/_____/______
Termo nº Realizado em:
Recolhimento:
XXX _____/_____/_____
DOCUMENTOS DO CONJUNTO DOCUMENTAL
SEQUÊNCIA OBS:
ESPÉCIE QTD ANO
NUMÉRICA (Lançar ausências da sequência)
OSTENSIVO - A-1- SGM-503

OSTENSIVO SGM-503
ANEXO B
MODELO DE GUIA-FORA
GUIA – FORA
Número do doc.: ______________________________ Assunto: ______________________________________________________________
Nome: _________________________________________________ Posto (Graduação): _____________________________________________
Data de Empréstimo: _____/_____/_______ Data de Devolução: _____/_____/_______
Autorização: ____________________________________________ Posto (Graduação): _____________________________________________
Número do doc.: ______________________________ Assunto: ______________________________________________________________

Nome: _________________________________________________ Posto (Graduação): _____________________________________________
Data de Empréstimo: _____/_____/_______ Data de Devolução: _____/_____/_______
Autorização: ____________________________________________ Posto (Graduação): _____________________________________________
OSTENSIVO - B-1 - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
ANEXO C
MODELO DE FORMULÁRIO DE CADASTRO DE ARQUIVOS TÉCNICOS DA

MARINHA
1. Identificação
Nome da OM: Nome da Organização Militar onde o arquivo está estabelecido,

acompanhando a sigla da OM e seu respectivo Indicativo Naval.
1.1 Nome da OM
Nome do Setor: Designação do Setor onde o arquivo está estabelecido, seja Departamento,
Divisão, Seção ou Assessoria.
1.2 Nome do Setor
Quantidade da Equipe por Área(as) de Formação(ões): Especificar as áreas de formação e

respectivas quantidades dos integrantes da equipe responsável pelo arquivo.
1.3 Quantidade da Equipe

por Área(s) de
Formação(ões)
2. Contato
Endereço: Endereço da Organização Militar onde os arquivos estão localizados.
2.1 Endereço
Telefone: Telefone do Setor onde os arquivos estão localizados.
2.2 Telefone
Correio Eletrônico: E-mail disponível para contato, de um dos responsáveis pelo arquivo.
2.3 Correio Eletrônico
Responsáveis para Contato: Posto/Graduação, Especialidade e Nome de Guerra ou

informações equivalente para o caso de servidores civis.
2.4 Responsáveis para

Contato
OSTENSIVO - C-1 - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
3. Descrição do Acervo
Acervo Arquivístico: Descrever de modo mais amplo qual tipo de documentação a OM

possui.
3.1 Acervo Arquivístico
Gênero: Descrever espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais,
particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes,
mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos,
documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos
iconográficos, documentos micrográficos e documentos textuais.
3.2 Gênero
Espécie: Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São
exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando,
ofício, planta e relatório.
3.3 Espécie
Mensuração: Informar a quantidade de documentos conforme as variadas medidas de

unidades existentes.
3.4 Mensuração
4. Condições de Acesso
Horário de Funcionamento: Informações acerca dos dias da semana que são disponibilizados
para atendimento, bem como do horário de início e término e, se houver, informar também pausa
para o almoço ou outras especificidades.
4.1 Horário de
Funcionamento
Condições de Acesso: Descrever quais são os procedimentos para acesso aos documentos de
acordo com o grau de sigilo.
4.2 Condições de Acesso
Condições de Reprodução: Descrever quais as formas de reprodução dos documentos são

disponibilizadas pelo setor, exemplo: reprodução eletrostática, eletrônica, micrográfica, fotográfica
e digital.

OSTENSIVO SGM-503
4.3 Condições de
Reprodução
Instrumentos de Pesquisa: Citar as ferramentas que possibilitam a identificação e localização

de documentos ou das informações neles contidas
4.4 Instrumentos de
Pesquisa
5. Gerenciamento de Acervo
Documentos Normativos: Citar os documentos no âmbito da OM que regularizam o

funcionamento do arquivo.
5.1 Documentos
Normativos
Medidas de Conservação: Citar as medidas e os equipamentos adotados para evitar o

deterioramento avançado dos documentos
5.2 Medidas de
Conservação
Medidas de Segurança: Citar as medidas adotadas para garantir a segurança da informação

contida nos documentos.
5.3 Medidas de Segurança
Serviços Oferecidos: Citar os serviços oferecidos pelo setor para possibilitar acesso ao
acervo.
5.4 Serviços Oferecidos
Mobiliário: Descrever a quantidade, condições de conservação e aplicação.
5.5 Mobiliário
Recursos Computacionais: Descrever a quantidade, modelo e condições dos equipamentos.
5.6 Recursos
Computacionais
Atividades em Desenvolvimento: Citar, caso se aplique, qualquer projeto ou iniciativa de

alteração ou modernização do arquivo.

OSTENSIVO SGM-503
5.7 Atividades em
Desenvolvimento
Perspectivas: Citar, caso se aplique, projetos de melhorias no gerenciamento dos

documentos e no local de guarda, que ainda não estão em andamento.
5.8 Perspectivas
Controle de Consulta: Descrever quais as formas são utilizadas para controle dos assuntos
pesquisados.
5.9 Controle de Consulta
Controle de Empréstimo e Devolução: Descrever quais medidas são adotadas para controlar
o empréstimo, renovação de empréstimo e devolução.
5.10 Controle de
Empréstimo e Devolução
Público-Alvo: Citar qual é o principal público-alvo que utiliza o acervo.
5.11 Público-Alvo

OSTENSIVO SGM-503
ANEXO D
MODELO DE PAPELETA DE DISCREPÂNCIA DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
MARINHA DO BRASIL
2. MB-DPHDM PAPELETA DE DISCREPÂNCIA DE DESTINAÇÃO 3. Nº:
ARQUIVO DA DE DOCUMENTOS
(TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO) 4. Data: /
MARINHA
/
OM: Código da OM:
Destinatário: Presidente da Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPAD) da OM.
Anexos: ________________________________________________________
D ____________________________________________________________
I
S
____________________________________________________________
C ____________________________________________________________
R
E ____________________________________________________________
P
Â ____________________________________________________________
N
C
____________________________________________________________
I ___________________________________________________________
A
______________________________ ______________________________ ______________________________

9. Encarregado da Divisão de 5. Encarregado da Seção de 6. Responsável pela Seção de
Processamento Técnico Arquivos Intermediários/ Protocolo
Arquivístico Permanentes
P
R
____________________________________________________________
O ____________________________________________________________
V
I ____________________________________________________________
D
Ê
____________________________________________________________
N
C
____________________________________________________________
I ____________________________________________________________
A
S ____________________________________________________________
D
____________________________________________________________
A ____________________________________________________________
O __________________________________________________________
M
Observação: O destinatário deverá sanar as discrepâncias e restituir esta papeleta (com o campo
“PROVIDÊNCIAS DA OM” preenchido) assinada e com os seus anexos (caso os tenha), sem ofício,
protocolada, de forma que dê entrada no protocolo da DPHDM.
Adotadas as providências cabíveis em: / /
Presidente da Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPAD) da OM: _______________
Tomei conhecimento em: / /
Titular da OM: _________________________________________________________________
OSTENSIVO - D-1 - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
ANEXO E
MODELO DE TERMO DE TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
MARINHA DO BRASIL
OM: ______________________________________________CÓDIGO DA OM: __________
TERMO DE TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO nº ____/__(ano) FOLHA nº________
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
2. CÓDIGO
1. DO 4. ESPÉCIE
3. ASSUNTO 5. ANO 6. QUANTIDADE
ITEM ASSUNTO DOCUMENTAL
TOTAL
Local, data: Data: ____/___/___ Data:____/___/___

_____________,____/___/___
Presidente da SPAD Titular da OM Enc. da Div. de

Processamento Técnico
Arquivístico da DPHDM
Preenchimento:
1. Item – número sequencial;
2. Código do Assunto – a partir da análise do conteúdo textual, classificar utilizando o Código de
Classificação de Documentos de Arquivos;
3. Assunto – Síntese do conteúdo (texto) do documento;
4. Espécie Documental – nome do documento (Ordem de Serviço, Ofício, Portarias entre os
documentos administrativos;
5. Ano – refere-se ao ano em que o documento foi produzido; e
6. Quantidade – refere-se aos documentos que contenham as mesmas informações (CÓDIGO DO
ASSUNTO / ASSUNTO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / ANO).
OSTENSIVO - E-1 - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
ANEXO F
MODELO DE MENSAGEM PARA VISITEC
CNS PSB VISITEC para (serviço desejado, exemplo: projeto de microfilmagem ou procedimentos
de análise e dimensionamento de arquivos para microfilmagem/digitalização) de documentos CFM
abaixo:
UNO – POC:
ALFA – Posto/Nome;
BRAVO – Telefone;
CHARLIE – Email;
DOIS - SERVIÇO SOLICITADO - Microfilmagem / Baixa ou extinção de OM / Orientação

Técnica/ Palestra – Adestramento
TRÊS - ACERVO A SER AVALIADO (Citar que tipo de documentação será apreciada durante a
visita e o(s) Setor(es) responsável(eis);
QUATRO - Disponibilidade de recursos (diárias e passagens - se for o caso) BT
OSTENSIVO - F-1 - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
ANEXO G
MODELO DE FORMULÁRIO DE INFORMAÇÕES HISTÓRICAS
Preencher as informações solicitadas nos itens elencados abaixo, quando couber:

1. Principais características da OM.
a) Para os navios – preencher com informações como: nome; nomes anteriores do meio; estaleiro
construtor; data de batimento de quilha; data de lançamento ao mar; data de incorporação com o
respectivo documento; nome da madrinha; primeira oficialidade e, se pertinente, relação do grupo
de recebimento; cômputo total de dias de mar e milhas navegadas; assim como outras informações
julgadas pertinentes para registro histórico da OM.
b) Para as OM de Terra – preencher com informações como: designação atual; designações
anteriores; endereço de localização e demais endereços que a OM já possuiu; data em que passou a
funcionar na atual instalação; relação, se pertinente, dos militares que compuseram o núcleo de
instalação da OM; assim como outras informações julgadas pertinentes para registro histórico da
OM.
2. Data e documento de criação.
3. Data e documento de ativação.
4. Data de comemoração do aniversário da OM.
5. Organizações subordinadas (se for o caso), embarcações e aeronaves orgânicas.
6. Relação de Comandantes/Diretores, com seus respectivos documentos de designação e dispensa,
e períodos no cargo.
7. Relação de Imediatos/Vice-Diretores, com seus respectivos documentos de designação e
dispensa, e períodos na função.
8. Comissões realizadas com os respectivos períodos e portos visitados.
9. Informações sobre eventos julgados relevantes, tais como: comemorações; inauguração de novas
instalações; aberturas de exposições; lançamentos (de livros, revistas, catálogos); recebimento de
visitas ilustres; entre outras informações julgadas relevantes para registro histórico da OM.
10. Imagens de: brasão e estandarte com data de modificação por recebimento de comendas, caso
tenha ocorrido; formaturas; visitas ilustres; comissões; passagens de comando/direção; passagens de
imediatice/vice-direção; inaugurações de novos espaços; patrimônio histórico existente na OM;
estátuas memorativas; armamentos históricos; mastro histórico de navio que deu baixa, se houver;
peças de uso operativo, técnico ou laboral usadas como ornamentação; imagens ostensivas de
OSTENSIVO - G-1 - REV.2

OSTENSIVO SGM-503
sinistros e obras de vulto nas instalações; além de outras imagens julgadas relevantes para registro
histórico da OM, contendo as informações disponíveis que auxiliem a identificação da imagem,
inclusive nomes e designações usadas pelos tripulantes da OM.
11. Elementos da Cultura Interna formadores do "Espírito de Equipe" da OM: imagens da bandeira
de faina e lema, se houver; imagem e nome do mascote, se houver, acompanhado de sua descrição;
Brado da Praça d'Armas e grito de guerra, se houver; e registros de alterações dos elementos da
cultura interna.
12. Demais informações julgadas relevantes para registro histórico da OM.
OSTENSIVO - G-2 - REV.2

SGM 503 Rev2

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

SGM 503 Rev2

Enviado por

Dados do documento

Descrição original:

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

SGM 503 Rev2

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

SGM-503 OSTENSIVO

NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA

NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA

Aprovo, para emprego na MB, a 2ª Revisão da publicação SGM-503 - NORMAS PARA

MARCOS SILVA RODRIGUES

OSTENSIVO -V- REV.2

b) Capítulo 2 - GESTÃO DE ARQUIVOS

OSTENSIVO - VII - REV.2

OSTENSIVO - VIII - REV.2

CAPÍTULO 1 - CONCEITUAÇÃO GERAL

CAPÍTULO 2 - GESTÃO DE ARQUIVOS

CAPÍTULO 3 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

CAPÍTULO 4 - CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

OSTENSIVO - III - REV.2

CAPÍTULO 5 - ATIVIDADES DE MICROFILMAGEM

CAPÍTULO 6 - ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

CAPÍTULO 7 - ESCRITURAÇÃO DE LIVROS

OSTENSIVO - 1-1 - REV.2

OSTENSIVO - 1-2 - REV.2

inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. A Infraestrutura de

OSTENSIVO - 1-3 - REV.2

a) Documento arquivístico - documento produzido (elaborado ou recebido), no

OSTENSIVO - 1-4 - REV.2

forma documental possui atributos que caracterizam a forma interna do documento

OSTENSIVO - 1-5 - REV.2

1.2.34 - Preservação digital

OSTENSIVO - 1-6 - REV.2

Administração. Cabe a ela identificar, analisar e avaliar os documentos e implementar a

OSTENSIVO - 1-7 - REV.2

OSTENSIVO - 2-1 - REV.2

Todas as OM possuem arquivos correntes, intermediários e/ou técnicos, podendo ser

OSTENSIVO - 2-2 - REV.2

OSTENSIVO - 2-3 - REV.2

OSTENSIVO - 2-4 - REV.2

por profissional arquivista, orientado pela DPHDM. Referente a equipe de trabalho,

OSTENSIVO - 2-5 - REV.2

OSTENSIVO - 3-1 - REV.2

3.2.2.3 - Confiabilidade ou fidedignidade

3.2.8 - Natureza do assunto

OSTENSIVO - 3-3 - REV.2

3.2.10.3 - Arquivo Permanente

III) Encontrar o código da classe ou subclasse equivalente ao assunto do documento,

OSTENSIVO - 3-5 - REV.2

3.3.3.1 - Campos da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

OSTENSIVO - 3-6 - REV.2

Os Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo e as Tabelas de

OSTENSIVO - 3-7 - REV.2

b) Periodicidade de Reunião das SPAD

OSTENSIVO - 3-8 - REV.2

3.3.7 – Transferência/Recolhimento de Documentos

OSTENSIVO - 3-9 - REV.2

Os documentos acima referidos e seus respectivos termos deverão ser transferidos/

OSTENSIVO - 3-10 - REV.2

3.3.8 – Eliminação de Documentos

OSTENSIVO - 3-13 - REV.2

O planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o

OSTENSIVO - 3-14 - REV.2

No caso de DA de Informação Pessoal deverá seguir os mesmos moldes do DA do

Número do doc.: Assunto: ________________________________

__

OM: ____________________________________CÓDIGO DA OM:

TERMO DE TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO nº /(ano) FOLHA nº______

Local, data: Data: __/_/_ Data:/_/___