2.1 Processos de Advertência.........................................................................11
2.1.1 Níveis dos processos de Advertência.............................................................11
3 Procedimentos em SAP......................................................12
Reclamação de Pagamento............................................................................... 12
3.1 Acesso à transacção................................................................................. 12
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1 SISTEMA DE COBRANÇA
1.1 Para que serve o sistema de cobrança?
Às vezes os parceiros de negócios podem atrasar os pagamentos. Com o sistema de
cobrança é possível enviar-lhes uma carta de advertência ou uma cobrança para lembrá- los dos débitos em aberto.
1.2 Como o sistema SAP ERP processa as cobranças?
O sistema SAP permite cobrar os parceiros de negócios automaticamente. O sistema
cobra as partidas em aberto nas contas dos parceiros de negócios nas quais as partidas em atraso criam um saldo devedor.
O programa de cobrança marca as partidas em aberto atrasadas, determina o nível de
cobrança da conta em questão e cria uma cobrança. Em seguida, grava os dados da cobrança determinados para as partidas e contas (clientes/fornecedores) envolvidas.
É possível usar o programa de cobrança para cobrar tanto os clientes como os
fornecedores. Pode ser necessário cobrar um fornecedor se este tiver um saldo devedor como resultado de um crédito. Se o cliente também for um fornecedor, é possível lançar em contrapartida a relação de saldo um contra o outro.
Também é possível cobrar individualmente um cliente/fornecedor sem usar o programa
de cobrança automático. Para este método, o programa verifica somente a conta do parceiro de negócios pertinente às partidas a serem cobradas e emite uma cobrança quando solicitado.
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1.3 Funções disponíveis no sistema de cobrança
As seguintes opções e funções estão disponíveis para o sistema de cobrança:
Data de pagamento, juros de mora É possível entrar uma data de pagamento
e taxas de cobrança específica na cobrança, além de juros de mora e taxas de cobrança (ambos calculados pelo programa de cobrança).
Moeda da cobrança Se todas as partidas em aberto de uma conta
forem lançadas na mesma moeda (seja em moeda interna ou estrangeira), o programa de cobrança usará essa moeda. Caso contrário, o programa de cobrança usará a moeda interna da empresa. As partidas são exibidas na moeda do documento na cobrança e os totais em moeda local e estrangeira.
Cobrança interempresarial É possível combinar as partidas em atraso de um
cliente ou fornecedor de várias empresas em uma só emissão e emiti-las em uma cobrança.
Cobrança de relações sede/filial Quando um cliente ou fornecedor tem sede e
filiais, as cobranças são enviadas para a sede. Porém é possível, também, enviar cobranças para as filiais.
Cobrança de contas-CD É possível cobrar uma conta de diversos da
mesma maneira que qualquer conta de parceiro de negócios. Todas as partidas em uma conta-CD que possuem o mesmo endereço são agrupadas em uma mesma cobrança. A data e o nível de cobrança são actualizados na partida, não no registro mestre da conta.
Histórico de cobrança O histórico de cobrança fornece informações
sobre todas as emissões de cobrança executadas e cobranças enviadas (partidas em atraso, totais
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de cobrança etc.). Se necessário, também é possível marcar por tipo de conta, empresa e/ou cliente ou fornecedor.
Mais informações sobre funções especiais no programa de cobrança automática,
As áreas de reclamação ou advertência são utilizadas quando, dentro de uma empresa, várias unidades organizacionais são responsáveis pelo processamento do sistema de reclamação de pagamento. Essas unidades são identificadas como áreas de reclamação. A área de reclamação pode corresponder, por exemplo, a um sector de actividade, a um canal de vendas, a uma organização de vendas ou a uma divisão.
As diferentes áreas de reclamação podem utilizar o mesmo processo de reclamação ou
processos de reclamação diferentes.
As áreas de reclamação e os processos de reclamação deverão ser entrados no
registro mestre de clientes ou no registro mestre de fornecedores, se forem utilizados diferentes processos de reclamação. Caso contrário, o sistema utiliza o processo de reclamação standard. A área de reclamação deverá, assim, ser entrada no item de documento. O sistema entra automaticamente a área de reclamação no registro mestre, com os respectivos dados.
A utilização de áreas de reclamação é facultativa.
Geralmente, a cobrança é executada por empresas, de forma que não é
necessário definir áreas de cobrança.
Não foram levantados requisitos relevantes para parametrizar áreas de advertência.
Assim, e como o uso deste objecto é facultativo não está parametrizada nenhuma área de advertência.
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1.5 Chave de advertência As chaves de advertência permitem limitar o nível de reclamação de uma partida, ou seja, determina-se através das chaves de advertência se as partidas devem ser editadas separadamente na reclamação.
Não foi parametrizada nenhuma chave de advertência uma vez que não foram identificados requisitos para separação das reclamações.
1.6 Bloqueio de advertências
Os bloqueios de cobrança permitem impedir que uma conta ou uma partida seja cobrada, mesmo que esta já esteja com dias suficientes em atraso para entrar num processo de cobrança.
Contas ou partidas bloqueadas não são incluídas na emissão de cobranças e são impressas numa lista de excluídos, com o respectivo motivo do bloqueio.
1.7 Procedimento de cobrança
O programa de cobrança cobra as partidas em aberto nas contas de clientes e
fornecedores se das partidas em atraso resultar um saldo devedor. Ao configurar o programa de cobrança, é possível especificar critérios adicionais para determinar se as contas ou suas partidas em aberto devem ser cobradas.
O procedimento de cobrança controla a forma como a cobrança é executada pelo
sistema.
É possível definir vários procedimentos de cobrança.
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Aplicação SAP Pág. 9 de 19 1.7.1 Níveis de cobrança
Os níveis de cobrança dependem do número de dias em que as partidas em aberto estão
atrasadas. Os níveis de cobrança também podem ser calculados pelo sistema com base no montante sujeito à cobrança ou na percentagem paga (determinação do nível de cobrança relacionado às vendas). É possível determinar mais do que um nível de cobrança por procedimento de cobrança.
As partidas em aberto atingem um determinado nível de cobrança se o número de dias
em atraso for igual ou maior que os dias em atraso especificados para esse nível de cobrança específico, porém inferior ao número de dias em atraso especificado para o nível seguinte. Quando as cobranças são impressas, o nível de cobrança de uma partida é gravado na partida.
Foram parametrizados 4 níveis de cobrança.
Nível 1: 10 dias de atraso
Nível 2: 30 dias de atraso Nível 3: 60 dias de atraso Nível 4: 90 dias de atraso
O nível de cobrança mais alto determinado é armazenado no registro mestre da conta
quando as cartas são impressas. Pode-se também especificar que a cobrança seja realizada por nível de cobrança. Nesse caso, o nível mais alto de cobrança da conta não determina o texto ou o formulário da cobrança. Em vez disso, é criada uma cobrança separada para cada nível.
Os níveis de cobrança são aumentados ou reduzidos pelo programa de cobrança ou
manualmente:
Se o nível de cobrança for modificado com as funções modificar
partida ou modificar conta, o nível pode ser aumentado ou diminuído à vontade. Para modificar o nível de cobrança na proposta de cobrança, é possível reduzir quantos níveis se desejar, mas aumentar em apenas um. Além disso, poder ou não aumentar o nível de cobrança depende do último nível de cobrança: se o programa de cobrança já aumentou o nível de cobrança durante a emissão de cobranças, não é possível entrar um nível mais elevado. Normalmente, aumenta- se o nível de cobrança manualmente se uma partida bloqueada for desbloqueada na proposta de cobrança.
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O programa de cobrança só pode elevar o nível de cobrança das partidas individuais um nível de cada vez (a partir do nível anterior). Isso aplica-se também às partidas individuais bloqueadas depois que o bloqueio é removido.
1.7.2 Dias de Tolerância
Os dias de tolerância são o número mínimo de dias em atraso para determinar se as
partidas em aberto e as contas devem ser cobradas. Esses dados são usados apenas para determinar a data de vencimento das partidas em aberto e se uma conta deve ser cobrada.
1.7.3 Efeito de montantes mínimos e percentagens nos níveis de
cobrança
Para evitar que montantes vencidos relativamente pequenos acionem altos níveis de cobrança, é possível especificar montantes mínimos e percentagens mínimas (consultar a figura a seguir) para cada nível de cobrança. Para fins de verificação, o sistema determina o montante a ser cobrado em moeda interna ou na moeda estrangeira no caso das contas estejam lançadas apenas em uma moeda estrangeira. Assim, é possível entrar os montantes mínimos em moeda local e/ou estrangeira. O programa de cobrança determina os montantes mínimos em moeda interna, se não encontrar uma entrada na moeda estrangeira marcada.
1.7.1 Operações a serem cobradas
É possível marcar se as operações normais e/ou as do Razão Especial devem ser
cobradas por meio do mesmo procedimento de cobrança. São exemplos de operações do Razão Especial: solicitações de pagamento, solicitações de pagamento de letras de câmbio, adiantamentos e solicitações de adiantamento.
Não foi parametrizada a possibilidade de lançar um processo de cobrança sobre
partidas com código de razão especial.
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2 DUNNING – Procedimentos
2.1 Processos de Advertência
Foram parametrizados 2 processos de advertência.
Processos de Advertência (consoante os tipos de clientes):
1. GV01 - Reclamação Geral Grupo Visabeira (1 nível)
2. GV04 - Reclamação Geral Grupo Visabeira (4 níveis)
2.1.1 Níveis dos processos de Advertência
1. GV01 - Reclamação Geral Grupo Visabeira (1 nível)
Nível 1 – envio de email/carta 10 dias depois da data de vencimento
2. GV04 - Reclamação Geral Grupo Visabeira (1 nível)
Nível 1 – envio de email/carta 10 dias depois da data de vencimento Nível 2 – envio de email/carta 30 dias depois da data de vencimento Nível 3 – envio de carta 60 dias depois da data de vencimento Nível 2 – envio de carta 90 dias depois da data de vencimento (contencioso)
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3 Procedimentos em SAP
Reclamação de Pagamento
Descrição do Procedimento
Objectivo: Envio de cartas de reclamação de pagamento de clientes.
Após seleccionar a transacção F150, surgirá o seguinte ecrã:
Nesta primeira tela é necessária a indicação das seguintes informações:
Nome do Campo Descrição O/F Acções e Valores Comentários
Execução em A data de execução destina-se à O identificação dos parâmetros. Trata- se da data, na qual o programa é executado de acordo com o plano. Também é permitida uma execução
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posterior ou anterior O critério de identificação adicional A identificação pode ser pode ser aplicado para diferenciar atribuída livremente pelo
Identificação entre diversas execuções com a O usuário
mesma data fixada para a reconciliação
O – Obrigatório; F – Facultativo.
No separador “Status” é exibida a etapa de execução do programa: "Ainda não há
Parâmetros actualizados". Na etapa seguinte são actualizados os dados de selecção de clientes a reclamar no separador “Parâmetro”:
Os dados a actualizar são os seguintes:
Nome do Campo Descrição O/F Acções e Valores Comentários Esta data preenche duas funções: Data de Data de advertência do aviso O 1. É a data da cobrança advertência 2. Serve de base de cálculo dos dias em atraso. No processamento são consideradas Notar que: apenas as partidas que foram Relevante é a data de Doc. lançados até lançadas até este dia O lançamento dos documentos e não o dia da entrada de factura Indicar código da empresa Nos casos em que se pretendida pretender efectuar a Empresa O reclamação para várias empresas, deverá ser criado um programa por empresa. Cliente Nº conta do cliente F Fornecedor Nº conta do fornecedor F
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O – Obrigatório; F – Facultativo.
No separador seguinte de encontram-se disponíveis outros campos para a
selecção das partidas para o aviso de cobrança. Estas selecções adicionais são de preenchimento facultativo.
O último separador , permite a criação de um log da actividade e, embora
de preenchimento facultativo, deve ser sempre preenchido por forma a permitir visualizar informação detalhada quer em caso de erro, quer em caso de sucesso.
Ainda no último separador, deve o utilizador guardar a introdução dos parâmetros,
fazendo um clique sobre o ícone .
O separador é actualizado com a informação "Parâmetros foram
atualizados":
A fase seguinte consiste em executar o programa para selecção das partidas. Para tal,
utilizar a opção . É solicitada a indicação da impressora a utilizar e depois é
exibido o seguinte ecrã:
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Deve ser solicitada a opção execução imediata por forma a que o processo seja iniciado de imediato. A opção “Programar impressão reclamação” não deve ser marcada para que seja em primeiro lugar emitida uma proposta de reclamação. Se esta opção for activada, as impressões são executadas de imediato sem a possibilidade de exibição da proposta.
Seleccionar novamente a opção .
Surge a indicação do inicio de execução do programa
Para renovar a informação do status pressionar a tecla “enter” e volta a surgir o ecrã inicial com a seguinte indicação:
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A proposta criada pelo programa é modificada ou exibida de acordo com as opções:
ou , respectivamente. No ecrã seguinte seleccionar a
opção ou F8:
Neste ecrã, é possível bloquear um cliente/documento para reclamação pressionado o
botão :
Para finalizar o processo, portanto, imprimir os formulários, deve ser usada a opção
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Surgirá o seguinte ecrã:
Após a selecção da opção o sistema cria as ordens de spool disponíveis no
menu
Após conclusão das impressões o programa fica com o status “Impr.advert. está pronto”.
Para além da emissão da correspondência é efectuada a actualização do dado mestre do
cliente e respectivas partidas reclamadas com a data e nível de reclamação, conforme os seguintes print’s.
Analise E Fechamento De Balanço, Balancete Contábil, Analise Didática E Dinâmica, Estrutura De Contas De Um Balancete , Criterios , Regimes E Regras Contábeis, Exemplo De Lançamentos Contabeis
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