As 5 Escolhas

Para Uma Produtividade Extraordinária

 Introdução

Tornar-se mais produtivo, soa com mais trabalho. Mas tanto elas quanto você podem estar com
um conceito equivocado de produtividade. Não é fazer mais, na verdade, é fazer menos.
A maioria das pessoas tenta fazer demais e, por conta disso, não investe o melhor de si nas poucas
tarefas que realmente importam. Dedicam seu melhor às pessoas e atividades que consideram
empolgante, que as enchem de propósito e que realmente contam. A verdade é que podemos fazer
coisas extraordinárias em nosso círculo de Influência. É trágico quando “desviamo-nos de nosso
propósito maior para nos dedicarmos a uma tarefa cá e outra acolá.

COMO USAMOS NOSSO TEMPO NO TRABALHO

30 % Urgências e irrel-
evancias
Prioridades impor-
tantes
70%
 Introdução

• De modo geral, passamos 70% de nossa jornada de trabalho resolvendo problemas, crises e
realizando atividades que não contribuem para as verdadeiras prioridades da organização.
• Nunca definimos claramente qual nosso “principal propósito”, ou seja, a cotribuição extraordinária
que poderíamos oferecer em nossos papéis profissionais e pessoais.
• Trabalhamos e vivemos no piloto automático – lidando com as situações à medida que elas vão
surgindo – quando deveríamos fazê-lo de modo pensado, ou seja, dedicando o nosso melhor às
atividades que dão o maior retorno.
• Fomos dominados pela tecnologia, e no fim permitimos que essas ferramentas de produtividade nos
tornem improdutivos!
• Nosso cerébro e corpo estão stressados porque deixamos de ser donos de nossa vida. Estamos sem
tempo para construir nossa capacidade produtiva.

Por outro lado, pessoas produtivas extraordinariamente produtivas:

• Conseguem recuperar os 70% de tempo gasto em atividades de baixo valor.
• Aproveitam o máximo a tecnologia. Em vez de recebermos 90 e-mails por dia, recebem nove – mas
cada um deles tem uma imporância estratégica.
• Descansam e recarregam suas baterias regularmente para manterem-se sempre produtivos.
Esssa pessoas obtêm resultados impressionantes porque agem de forma diferente. E elas agem
de forma diferente porquem pensam diferente. O inimigo do extraordinário não é nossa capacidade –
é nossa mentalidade!
 O Paradoxo da Produtividade

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 O Paradoxo da Produtividade

 A tecnologia da informação ampliou imensamente nossas capacidades. Conseguimos acessar

praticamente todo oconhecimento humano em questão de segundos. Atribuímos aos nossos
smartphones uma esperteza maior que a nossa. Esta deveria ser a era da Produtividade
extraordinária, mas não é.
 Por anos, os economistas vêm tentando entender o chamado “paradoxo da produtividade”. As
altas somas investidas em tecnologia da informação por empresas e governos não trouxeram um
aumento expressivo em produtividade; pelo menos não na medida tradicional de produção/hora por
trabalhador. Na verdade, no mundo todo, a produtividade vem caindo lentamente desde 1.971.
 É difícil de acreditar. A revolução digital não trouxe um aumento exponencial na
produtividade? Mas não é verdade que trabalhamos que levavam um dia inteiro para serem
realizados e custavam centenas de dólares agora são feitos em milésimo de segundos, por um
milésimo de centavo? Sim. A tecnologia digital transformou incontáveis processos, de todo o tipos.
Mas ela não transformou o homem em um ser mais produtivo.
 Na Era Industrial, os trabalhadores de uma linha de montagem encaixavam o mesmo tipo de
peça cem vezes ao dia. Tinham poucas escolhas a fazer e poucas decisões a tomar. Já nós,
trabalhadores do conhecimento, não atuamos em uma linha de montagem, realizando tarefas
repetitivas. Em termos comparativos, temos o número imenso de opções no trabalho. Escolhemos o
que fazer, quando e como.
 O Paradoxo da Produtividade

 E a menos que saibamos claramente onde queremos chegar, podemos chegar lá de infinitas maneiras
– onde quer que isso seja. Precisamos tomar decisões complexas, muitas delas alto valor para a organização. A
tecnologia digital pode simultaneamente, facilitar e dificultar a conquista de uma produtividade extraordinária.
Seu potencial de aumentar nossa produtividade é ilimitado – e o mesmo vale para seu potencial de distração.
No passado as interrupções eram ocasionais. Agora, as interrupções são torrenciais. Os cientistas do cerébro
afirmam que o vício em informação do século XXI pode estar rearranjando nossos circuitos cerebrais e reduzindo
nossa capacidade de concentração
 As poderosas ferramentas do conhecimento estão colocando a produtividade extraordinária ao alcance de
todos. Mas as mesmas ferramentas que prometem nos tornar expontencialmente mais produtivos também criam
um número de distrações exponencialmente maior do que costumávamos enfrentar. Corremos o risco de ser
contratolados por nossas próprias ferramentas e enterrados vivos em uma avalanche de informações.
 O problema é que cada mensagem representa uma pessoa que precisa ou deseja algo. Você quer atender a
todos, mas quando se está soterrado por uma montanha de compromissos, a noção de trabalho produtivo se
evapora.
As 5 Escolhas
A Escolha: Ser Extraordinariamente Produtivo ou Ser Enterrado Vivo?
Nas palavras do filósofo romano Sêneca, “Estar em todos os lugares é não estar em lugar nenhum.” Tentar
cumprir com todos os nossos afazeres – aí sim, (dizemos a nós mesmos) conseguiremos nos concentrar. Achamos que
se conseguirmos nos sentar, elaborar uma longa lista de tarefas, realizar cada uma delas e atender as prioridades de
todos, poderemos recuperar nosso foco. Muitas pessoas vivem essa fantasia. O problema é que a medida que
eliminamos as tarefas do alto da lista, muitas novas são acrescentadas a ela. É como tentar remover uma pilha de
cascalho que não para de crescer. Ironocamente, gastamos tanto tempo e energia com o cascalho que ficamos
cansados demais e sem tempo para cuidar das “Pedras Grandes” – as tarefas realmente importantes que vamos
postergando. Essa é a situação das pessoas que “vivem em função da caixa de entrada de e-mails”. Muitos de nós
começamos o dia lendo as mensagens recebidas. Isso é essencial. O que as pessoas precisam de nós hoje? Além disso,
é irresistível. Estamos ávidos por novas informações e não suportamos a ideia de perder algo. Começamos o dia com
a intenção de realizar uma tarefa importante, mas aí, a caixa de entrada entra em ação e, quando menos esperamos, o
dia já se foi.
A ciência do cérebro nos ajuda a entender por que não conseguimos lidar bem com várias tarefas ao mesmo
tempo. Embora a mente tenha um potencial criativo ilimitado, seu portão de entrada é muito pequeno. Ele só permite
a entrada de uma ou dias coisas por vez; assim; é bom que elas sejam mais importantes – as coisas certas.

As 5 ESCOLHAS
Existem 5 Escolhas que, quando feitas consistentemente, garatem uma vida profissional e pessoal
extraordinariamente produtiva, capaz não apenas de realizar tarefas, mas de realizar as tarefas certas. As 5 escolhas
irão ajudá-lo a distinguir as tarefas altamente importantes que transformarão a sua vida pessoal e profissional das
distrações irrelevâncias dob as quais você corre o risco de ser enterrado vivo.
  Escolha 1: Atuar sobre o importante, não reagir ao urgente

 Paradigma:
Atuar sobre o importante

 Princípio
Discernimento - Uso da razão e da intuição para fazer escolhas.

 Comportamentos
 Discernir o importante do menos importante – migrar/focar em atividades de Q2 (Proatividade, Metas,
Criatividade,Planejamento, relacionamentos, renovação);
 Criar cultura de Q2 – forma/padrão de trabalho abrangendo todos;
 Desenvolver uma linguagem comum a todos - direcionar atividades e entender o contexto das atividades;
 Dizer não ao menos importante.
 Discernir o Importante do Menos Importante
Matriz do Tempo

Importante
Não importante

Urgente Não urgente

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 Quadrante 1 é o quadrante da necessidade
As ativifdades do quadrante 1 são simultaneamente importantes e urgentes. Elas surgem em seu caminho e exigem
sua atenção agora. Pessoas que vivem no Q1 são viciadas em urgência. O retorno sobre o investimento de tempo no
Q1 costuma ser igual ou inferior ao tempo e energia investidos,
 Quadrante 3 é o quadrante da distração
As atividades do quadrante 3 não são nem importantes e nem urgentes. Muitas pessoas passam um tempo enorme
em Q3, achando que estão no Q1. Na verdade elas estão apenas reagindo a emergências irrelevantes, de outras
pessoas. Enquanto isso, suas prioridades realmente importantes são esquecidas na agenda.
 Quadrante 4 é o quadrante do desperdício
As atividades do quadrante 4 não são nem importantes e nem urgentes, nada de produtivo acontece lá. Claro, o
retorno sobre o investimento de tempo e energia no Q4 é zero.
 Quadrante 2 é o quadrante da produtividade extraordoinária
As atividades do quadrante 2 são importantes e não urgentes. Esse quadrante assume o controle sobre a sua vida e
cria um grande futuro. As pessoas que vivem no Q2 atuam sobre o importante, não reagem ao urgente. Planejam, se
preparam e evitam crises. Aprendem, criam e constroem relacionamentos. O retorno sobre seu investimento no Q2
é sempre muito maior do que o tempo e a energia investidos.
  Escolha 2: Buscar o extraordinário, não se confirmar com o comum

 Paradigma
Buscar o extraordinário

 Princípio
Potencial – Capacidade latente de realizar algo grandioso

 Comportamentos
 Identificar seus papéis no Q2 – definir de 5 a 7 papeis (exemplo de papéis: Pai, Gerente de..; Técnico de
Futebol) e classificar em que nível se encontra em cada um dos papéis);
 Criar declarações para os papéis no Q2 – criar aspirações e registrá-las e informar a forma para obtenção;
 Estabelecer Metas para o Q2 – metas mensuráveis e com data.
  Escolha 2

Fazer a esolha 2 é definir claramente quais as prioridades mais importantes. Isso traz clareza a um cérebro
confuso com a multiplicidade de distrações. O segredo de uma produtividade é organizar a vida em torno das
prioridades mais importantes.
Mudar-se mentalmente para o o Quadrante 2 significa mudar fundamentalmente sua maneira de encarar seus
papéis pessoais e profissionais.
Seus papéis em Q2 devem ser:
 Representar suas verdadeiras responsabilidades e relacionamentos.
 Expressar seus valores mais profundos, suas maiores aspirações e suas contribuições mais significatiivas.
 Trazer equilíbrio à sua vida
Os papéis do Q2 são uma fonte de equilíbrio. Agregam equilíbrio à vida como um todo.
  Escolha 3: Programar as Pedras Grandes, Não se Perder em Meio aos
Cascalhos

 Paradigma:
Programar a pedras grandes.

 Princípio:
Prioridade – Aquilo que é mais importante; digno de atenção específica.

 Comportamentos:
 Criar uma lista geral de tarefas – Registrar o que precisa fazer e marcar o que foi concluído
 Fazer o planejamento semanal do Q2 – Reserve 30 min / semana para programar a semana conectando
papéis e metas, prioridades e organização.
 Fazer o planejamento diário do Q2 – Encerrar tarefas diárias, identificar tarefas prioritárias e organizar.
  Escolha 3

 Criar uma lista Geral de tarefas;

 Fazer o Planejamento Semanal do Q2;
 Fazer o Planejamento Diário do Q2;
 A cada início de semana, encontre um lugar tranquilo e reserve cerca de meia hora para fazer o Planejamento
do Q2 para a semana corrente. O Planejamento do Q2 tem esse nome porque, ao realizá-lo, seu foco será:
 Ações proativas que lhe permitirão avançar seus papéis e metas;
 Pensamento criativo;
 Prevenções de crises, e
 Aprendizado e renovação
  Escolha 4: Usar a Tecnologia a Seu Favor, Não Ser Controlado Por Ela.

 Paradigma
Usar a tecnologia a seu favor.

 Princípio
Alinhamento – Promover uma relação adequada; dar suporte ou hamonizar.

 Comportamentos
 Criar um sistema para gerenciar os 4 fundamentos - (compromisso, tarefa, contato e anotações /
documentos); dê preferencia para tudo em um só lugar.
 Fazer as 3 jogadas de mestre - (regras e filtros para email’s, transformar o outlook para os 4 fundamentos e
juntar emails e anexos para facilitar;
 Usar aceleradores de produtividade (aplicativos) - Previsão do tempo, transito de rodovias e navios e etc.
  Escolha 4

Existem apenas quatro tipos de informação: compromisso, tarefas, contatos e anotações/documentos. Pense
neles como os 4 fundamentos. O segredo para gerenciar informações importantes é classificá-las como um dos
4 fundamentos.
´Após decidir que um item é importante para você tem duas escolhas: atuar sobre ele ou arquivá-lo. Se você
puder atuar sobre ele, trata-se de um compromisso ou tarefa, que deve ser incluído em seu calendário ou Lista
Geral de Tarefas para futura programação. Se você não puder atuar sobre ele, trata-se de um contato ou
anotação, que deve ser arquivado na pasta apropriada, seja ela eletrônica ou papel.
Crie um sistema para cruzar suas anotações feitas em papel com as informações digitais; por exemplo, indique
no calendário um compromisso/reunião, onde encontrar as anotações pertinentes.
Qualquer que seja o sistema adotado, seja consistente. É fácil se perder quando se trabalha com vários
calendários, listas de tarefas e anotações dispersas.
  Escolha 5: Alimentar a Sua Chama Interior, Não Desperdiçar Sua Energia,
Desgastando-se

 Paradigma
Alimentar sua chama interior

 Princípio
Renovação – Recuperar ou revigorar

 Comportamentos: Criar padrões de renovação consistentes

 Movimentar-se – fazer exercícios físicos;
 Comer – alimentação saudável;
 Dormir – qualidade do sono;
 Relaxar - atividades de relaxamento de acordo com indivíduo
 Contectar-se – família, amigos / socializar.
  Escolha 5

Conexão de verdade implica demonstrar afeto, respeito e apoio emocional. Também significa investir tempo.
Almoçar com os colegas, encontros regulares com a esposa/esposo, tempo com os amigos – programe essas
pedras grandes em sua agenda para se manter saudável e produtivo. Fazer a escolha 5 não é uma provação,
mas uma libertação do estresse inútil, da saúde debilitada e da solidão.
Alguns minutos de exercício todos os dias, hábitos alimentares saudáveis, descanso, relaxamento e contato
com as pessoas queridas – e coisas assim não são obrigações, mas benefícios. Criar esses pequenos rituais
pode encher a vida de energia e tornar a pessoa exponencialmente mais produtiva.