PENGERTIAN PERENCANAAN Perencanaan (Planning) adalah suatu proses untuk menetapkan di awal berbagai hasil akhir (endresults) yang ingin dicapai oleh perusahaan di masa mendatang. Antara perencanaan dengan hasil akhir yang ingin dicapai diamsusikan terdapat jeda waktu (time lag), dimana semakin panjang rencana yang dibuat maka jeda waktu akan semakin besar dan derajat ketidakpastian hasil tersbut juga semakin meningkat. Dan begitu sebaliknya BERBAGAI PENDEKATAN DALAM KEGIATAN PERENCANAAN Market Theory, Chamberlain (Welsch, et.al., 1988) : Setiap keputusan yang diambil oleh manajer pada dasarnya merupakan keputusan reaktif terhadap berbagai perkembangan yang terjadi di lingkungan perusahaan. Sehingga manajer hanyalah aktor yang bertindak menurut perkembangan pasar. Planning and Control Theory, (Rusell L. Ackoff) : Manajer merupakan aktor yang aktif dalam mengelola keadaan perusahaannya, diantaranya dengan memperkirakan terlebih dahulu tanggapan apa yang akan dilakukan perusahaan dalam perubahan lingkungan masa depan. Teori ini menekankan peran manajemen dalam melakukan kegiatan perencanaan. Bila dilihat dari peran manajer dalam membuat perencanaan dan mekasime rencana dijalankan, Robbins (2000) melihat adanya 2 perspektif : Planning Mode : Manajer dianggap sebagai seorang pemikir reflektif yang menetapkan rencana terlebih dahulu kemudian diterapkan dalam perusahaan. Evolutionary Mode : Manajer bukanlah sebagai pemikir yang reflektif, tetapi pemikir yang reaktif yang serta menyesuaikan rencana dan keputusan tanpa henti dengan peubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan. HIERARKI PERENCANAAN Koontz dan Weihrich (1988) menggambarkan antara berbagai jenis rencana dalam bentuk hierarki rencana. Misi (Mission) : Bagi suatu perusahaan akan menggambarkan bisnis apa yang sedang dan akan dijalankan oleh perusahaan dengan tujuan kualitatif apa yang ingin dicapai perusahaan. Visi (Vision) : Menunjukkan arah strategik perusahaan untuk mencapai berbagai hasil di masa mendatang, sehingga akan menuntun pengerahan sumber daya perusahaan. Visi disusun atas misi perusahaan dan menjadi landasan bagi pengembangan arah usaha perusahaan yang komprehensif. Tujuan Spesifik (Objective) : Hasil akhir yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka waktu tertentu dan dinyatakan secara kuantitatif. Objective memilik kriteria sebagai berikut : (Dess, Lumpkin dan Taylor, 2000:30) Measurable : Objective harus dapat diukur, dan terdapat tolak ukur sebagai rujukan melihat kemajuan perusahaan Specific : Menjelaskan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan. Apakah ingin memperoleh peningkatan penjualan, dsbnya Appropiate : Objective yang dicapai harus sesuai dengan visi dan misi perusahaan Realistic : Objective harus dapat dicapai dengan menggunakan SDO yang dimiliki perusahaan Timely : Harus menetapkan berapa lama jangka waktu yang ditetapkan perusahaan untuk mencapai objective Strategy (Strategi) : Berbagai cara untuk mencapai tujuan serta penetapan berbagai tujuan Kebijakan (Policy) : Dapat dikatan guide to action. Suatu panduan umum yang mengarahkan pembuatan keputusan yang akan diambil oleh para pembuat keputusan. Wheelen dan Hunger (20014:14), memberikan contoh kebijakan (policy) di Amerika : Kebijakan Maytag Corporation : Maytag tidak menyetujui setiap proposal pengurangan biaya, bila berdampak kepada penurunan kualitas produk Maytag. Kebijakan agar Maytag bersaing di sisi kualitas bukan bersaing di sisi harga Kebijakan di Intel : Kanibalisasi produk Intel dengan produk Intel yang lebih baik. Kebijakan ini agar Intel menjadi pemimpin pasar dalam prosesor komputer. Kebijakan di GE : GE harus menjadi nomor satu atau dua dimanapun produk GE bersaing. Kebijakan menjadikan GE menjadi nomor satu dalam kapitalisasi pasar Prosedur (Procedures) dan Aturan (Rules) Prosedur : Metode atau cara yang baku untuk melaksanakan pekerjaan tertentu sehingga hasil yang diperoleh seragam. Aturan : Keputusan tetap untuk diterapkan pada masalah-masalah yang selalu berulang dan penting bagi suatu komponen perusahaan. Ex : Aturan mengenai keselamatan kerja, aturan SPBU, dsbnya Program : Serangkaian kegiatan yang memiliki durasi waktu tertentu serta dibuat untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Ex : Program periklanan Anggaran (Budget) : Penerjemahan program ke dalam satuan numerik. Anggaran tidak dapat disusun bila perusahaan tidak memiliki program yang jelas. Budget dibagi menjadi 2 kategori, yaitu : (Smith et.al., 1993:1116-1120). Master Budget : Menunjukkan keseluruhan perencanaan perusahaan dalam numerik untuk suatu periode tertentu dan bersifat jangka pendek. Master Budget dibagi menjadi 2 kelompok yaitu : Operating Budget : Berbagai hasil dari operasi perusahaan selama periode anggaran dalam bentuk etimasi revenues, expenses, dan income Financial Budget : Berisi proyeksi jumlah, sumber, dan penggunaan kas serta berbagai sumber daya lain, yang digunakan dalam perusahaan Capital Budget : Merupakan budget yang apabila perusahaan membutuhkan investasi yang besar dimana investasi tersebut memiliki jangka waktu pengembalian yang panjang JENIS-JENIS RENCANA Berdasarkan jangka waktunya : Rencana Jangka Panjang (long term plan) : Rencana yang memiliki jangka waktu lima tahun atau lebih Rencana Jangka Pendek (short term plan) : Rencana yang memilik jangka waktu satu sampai tiga tahun Berdasarkan hubungan rencana yang dibuat dengan jenis keputusan : Standing Plan : Pada saat perusahaan berhubungan dengan berbagai masalah yang membutuhkan keputusan rutin, perusahaan dapat membuat rencana dalam menghadapi masalah rutin tersebut. Ex : SOP Single-Use Plan : Mengembangkan rencana yang ditujukan untuk mengatasi masalah yang tidak terprogram. Ex : program dan proyek