ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DALAM

UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIFITAS PENGENDALIAN INTERN (Studi

Kasus Pada PT Selecta Kota Batu)

Andry Prasetya
Moch. Dzulkirom AR
Zahroh Z.A
Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya Malang
E-mail: andryprasetya92@yahoo.co.id

ABSTRACT

The development of tourism attractions will certainly have an impact on the increase in the number of
employees, increase employee company will do to fill the new posts in the new tourist attraction.
Researchers chose PT. Selecta as the research object because PT. Selecta is the oldest tourism related
companies in Batu but in its development PT. Selecta slow in developing systems management information
included in the accounting system used. This study is aim to determine the implementation of the payroll
and wage accounting system applied to the PT Selecta and itsinfluence on the effectiveness of internal
control comsidering PT Selects is developing tourism attractions that will increase the additional number of
employess. Increasing the number of employes should be followed by improvement of accounting systems to
avoid fraud related to the amount of salary to be paid by the company. This type of research used in this
research is case study (event study) with descriptive approach. The result showed there were buildup of
tasks on the personnel function on payroll and wage accounting system employees who have not been in
accordance with its responsibilities, where the level of education does not correspond with the position.

Keyword: payroll and wage accounting system, effectiveness of internal control

ABSTRAK

Pengembangan objek pariwista tentunya akan berdampak pada kenaikan jumlah karyawan, penambahan
karyawan akan dilakukan perusahaan untuk mengisi pos-pos baru pada objek wisata baru. Peneliti memilih
PT. Selecta sebagai objek penelitian karena PT. Selecta merupakan perusahaan periwisata tertua di kota
Batu namun dalam perkembangannya PT. Selecta lambat dalam melakukan pengembangan sistem
pengelolaan informasi termasuk dalam sistem akuntansi yang digunakan Penelitian bertujuan untuk
mengetahui penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan pada PT Selecta serta
pengaruhnya terhadap efektifitas pengendalian intern mengingat PT Selecta sedang melakukan
pengembangan objek pariwisata yang juga akan meningkatkan penambahan jumlah karyawan.
Bertambahnya jumlah karyawan harus diikuti dengan peningkatan system akuntansi untuk menghindari
penyelewengan terkait besaran gaji yang harus dibayarkan perusahaan. Jenis penelitian yang digunakan
dalam penelitian ini adalah studi kasus (event study) dengan pendekatan deskriptif. Hasil dari penelitian
menunjukkan terdapat penumpukan tugas pada fungsi personalia pada system akuntansi penggajian dan
pengupahan serta karyawan yang belum sesuai dengan tanggung jawabnya, dimana tingkat pendidikan tidak
sesuai dengan jabatan.

Kata Kunci: sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, efektifitas pengendalian intern
I. PENDAHULUAN dapat mencapai tujuan perusahaan, kondisi
Karyawan memiliki peran penting bagi tersebut membuat perusahaan harus mampu
keberlangsungan hidup aktivitas perusahaan. mengoptimalkan karyawan yang dimiliki agar
Karyawan merupakan komponen penting yang mampu menunjang aktivitas perusahaan.
memberikan kontribusi bagi perusahaan untuk Karyawan berhak memperoleh kompensasi atas
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 43 No.1 Februari 2017| 203
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
 kontribusinya bagi perusahaan tersebut,
kompensasi yang didapat oleh karyawan atas penggajian dan pengupahan karyawan yang
kontribusinya terhadap perusahaan adalah dibentuk secara baik tentunya juga merupakan
berbentuk gaji atau upah. salah satu upaya dalam mendukung sistem
Gaji merupakan salah satu pengeluaran pengendalian intern bagi perusahaan. Sistem
terbesar bagi perusahaan sehingga memerlukan pengendalian intern merupakan bagian dari usaha
ketelitian dalam penetapan, pengelompokan, perusahaan untuk menghindari terjadinya
pencatatan serta pembayarannya. Gaji ataupun penyelewengan dan kecurangan yang dapat
upah merupakan bentuk imbalan terhadap menimbulkan kerugian, serta dengan adanya
karyawan atas kinerja yang diberikan karyawan sistem pengendalian intern yang baik diharapkan
terhadap perusahaan. Banyak permasalahan yang mampu untuk menunjang kinerja karyawan.
muncul terkait dengan kegiatan pembayaran gaji, PT. Selecta merupakan perusahaan yang
seringkali terjadi penyalahgunaan oleh pihak bergerak dibidang bisnis pariwisata dan
tertentu sehingga muncul kecurangan dan merupakan perusahaan pariwisata tertua di kota
penyelewengan yang menimbulkan kerugian bagi Batu yang ditetapkan sebagai perseroan terbatas
perusahaan. Perusahaan membutuhkan sistem sejak tahun 1954. PT. Selecta dalam melakukan
akuntansi penggajian yang baik yang merupakan operasionalnya masih menggunakan sistem yang
bagian dari sistem akuntansi penggajian dan konvensional sehingga dalam mengahadapi
pengupahan untuk dapat melakukan pengelolahan persaingan dengan perusahaan baru yang ada di
gaji dan upah secara efektif dan efisien. kota Batu, PT. Selecta melakukan berbagai
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pengembangan. Pengembangan tersebut
mencakup berbagai hal terkait dengan masalah berpengaruh pada peningkatan jumlah karyawan
gaji dan upah, tidak hanya mencakup mengenai dan juga beban gaji karyawan.
besaran gaji dan upah yang harus dibayarkan oleh
perusahaan tetapi juga mencakup mulai dari Tabel 1 Perbandingan Beban Gaji PT. Selecta
proses dasar perhitungan gaji seperti pencatatan Tahun 2013/2014
waktu hingga gaji tersebut sampai kepada orang Tahun
yang berhak. Penelitian ini akan membahas No.
2013 2014
berbagai hal didalam sistem akuntansi penggajian 1.
Unit Taman Rekreasi Unit Taman Rekreasi
dan pengupahan yaitu fungsi-fungsi yang terkait Total : Rp. 1.953.572.133 Total : Rp. 2.409.711.457
dengan sistem dan prosedur penggajian dan Unit Hotel Unit Hotel
2.
Total : Rp. 1.460.938.077 Total : Rp. 1.832.926.236
pengupahan, dokumen yang digunakan dalam
Unit Restoran Unit Restoran
sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan, 3
Total : Rp. 570.109.309 Total : Rp. 688.255.506
catatan yang digunakan dalam sistem dan Unit Kebun Unit Kebun
4.
prosedur penggajian dan pengupahan, dan Total : Rp. 27.996.253 Total : Rp. 33.837.055
jaringan prosedur yang digunakan dalam sistem Sumber : Buku Laporan Pertanggungjawaban
dan prosedur penggajian dan pengupahan. Direksi Tahun 2014
Perusahaan yang memiliki sistem akuntansi
yang penggajian yang rapi dan teratur akan lebih Berdasarkan data besaran beban yang
mudah bagi para pimpinan untuk melakukan ditanggung oleh PT. Selecta serta dengan
penetapan besaran gaji karyawan, serta pengembangan PT. Selecta yang terus berjalan,
perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan tentunya pertambahan jumlah pegawai sebagai
pengawasan sehingga informasi data yang bagian dari pengembangan PT. Selecta akan
diperoleh akurat untuk pengambilan keputusan. mempengaruhi jumlah beban gaji yang
Pengawasan yang baik dalam sistem akuntansi ditanggung oleh PT. Selecta yang juga akan
bertambah. Berdasarkan uraian tersebut peneliti
ingin mengetahui kehandalan dari sistem
informasi akuntansi penggajian dan pengupahan
yang digunakan pada PT. Selecta. Penerapan
sistem yang digunakan saat ini pada PT. Selecta
yang mendasari penulis ingin mengangkat
masalah ini dalam bentuk penelitian skripsi
dengan judul “Analisis Sistem Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan Dalam Upaya
Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Intern
(Studi kasus pada PT. Selecta, kota Batu)”. Rumusan Masalah
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 43 No.1 Februari 2017| 204
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
 Berdasarkan latar belakang yang telah ke dalam jurnal, yang merupakan catatan yang
diuraikan, maka peneliti dapat merumuskan bersifat kronologis tentang apa yang terjadi dan
masalah sebagai berikut, Bagaimana sistem dan membukukan atau memposting data dari jurnal ke
prosedur penggajian dan pengupahan pada PT. dalam rekening-rekening buku besar, yang
Selecta, serta apakah sistem akuntansi penggajian meringkas data berdasarkan jenis rekening
dan pengupahan pada PT. Selecta telah (Krismiaji, 2010:26).
meningkatkan pengendalian intern penggajian dan 7. Faktor Penyusun Sistem Akuntansi
pengupahan? Faktor penting yang menyusun sistem
akuntansi yang terdiri dari tiga prinsip yang harus
II. KAJIAN PUSTAKA dipenuhi, yaitu : prinsip cepat, prinsip aman, dan
A. Sistem Akuntansi prinsip murah. (Bastian dan Soepriyanto, 2004:12-
1. Pengertian Sistem Dan Prosedur 13).
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang 8. Langkah-Langkah Dalam Penyusunan
dibuat menurut pola yang terpadu untuk Sistem Akuntansi
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” Langkah-langkah dalam penyusunan sistem
(Mulyadi, 2010:05). Sistem adalah suatu jaringan akuntansi adalah: analisa sistem yang ada,
dari prosedur-prosedur yang disusun dalam merencanakan sistem akuntansi (system design),
rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan penerapan sistem akuntansi dan pengawasan
berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu sistem baru (follow up). Baridwan (2012:9-11)
usaha (Marom, 2002:1).
2. Karakteristik Sistem B. Gaji Dan Upah
Karakteristik dari sebuah sistem yang baik 1. Pengertian Gaji Dan Upah
harus mudah dalam pemakaian, dapat Gaji dan upah adalah imbalan yang diberikan
mengoptimalkan sumberdaya yang ada dalam oleh perusahaan kepada karyawan atas jasa yang
perusahaan, dan mampu mencapai tujuan yang diberikan karyawan kepada perusahaan. terdapat
telah ditetapkan dengan cara yang efektif. perbedaan antara gaji dan upah, dimana upah
(Sukoco, 2007:32) lebih bervariasai tergantung jenis dan sifat
3. Pengertian Sistem Akuntansi pekerjaan. (Soemarso S.R, 2005:307).
Sistem akuntansi adalah kumpulan 2. Tujuan Dan Faktor Pemberian Gaji Dan
sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang Upah
diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Tujuan pemberian gaji dan upah oleh
(Sutabri, 2004:06) perusahaan menurut Hasibunan (2008: 121)
4. Unsur-Unsur Dalam Sistem Akuntansi adalah ikatan kerja lama, kepuasan kerja,
Unsur-unsur utama sistem akuntansi menurut pengadaan efektif, motivasi, stabilitas karyawan,
Baridwan (2012:06) adalah klasifikasi rekening, disiplin, pengaruh serikat buruh dan pengaruh
buku besar dan buku pembantu, Jurnal, Bukti pemerintah.
transaksi. 3. Pendekatan Dalam Pembayaran Gaji
5. Fungsi Sistem Akuntansi Menurut pembayaran gaji dan upah karyawan
Fungsi sistem akuntansi adalah menyediakan dapat dilakukan dengan tiga pendekatan, gaji
informasi yang akurat terkait data akuntansi dibayarkan dengan uang tunai, gaji dibayarkan
perusahaan, memperbaiki berbagai kekurangan dengan cek dan gaji disetorkan langsung ke
dalam pengelolahan data akuntansi terkait dengan rekening karyawan (Widjajanto, 2001:402)
kualitas informasi, kualitas pengendalian dan
pembagian tanggung jawab, serta untuk C. Konsep Sistem Dan Prosedur Penggajian
penghematan atas biaya yang masih bisa ditekan. Dan Pengupahan
(Mulyadi, 2010:19-20). 1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian
6. Tahapan Pemrosesan Transaksi Dalam dan Pengupahan
Sistem Akuntansi Sistem akuntansi penggajian adalah
Pemrosesan transaksi dari tiga tahap yang manajemen atas berbagai sumberdaya yang terkait
dilakukan secara berurutan, yakni merekam data dengan aktivitas karyawan yang didalamnya
transaksi pada sebuah dokumen pencatat transaksi mencakup penentuan gaji, upah, dan insentif
lainnya dengan cara menetapkan prosedur-
prosedur yang mampu mengatur berbgai kegiatan
secara efektif dan teratur. (Krismaji, 2010:422-
423).
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 43 No.1 Februari 2017| 205
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
2. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem D. Pengendalian Intern
Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 1. Pengertian Pengendalian Intern
Dokumen yang digunakan dalam sistem Pengendalian intern adalah upaya yang
akuntansi penggajian dan pengupahan menurut dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan
Mulyadi (2010:374-379) adalah dokumen pendukung perlindungan aset perusahaan atas penyalahgunaan
perubahan gaji dan upah, kartu jam hadir, kartu jam oleh pihak-pihak tertentu dengan menerapkan
kerja, daftar gaji dan daftar upah, rekap daftar gaji dan berbagai kebijakan. (Reeve dkk,
rekap daftar upah, surat pernyataan gaji dan upah, 2009:224).
amplop gaji dan upah dan bukti kas keluar. 2. Tujuan Pengendalian Intern
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan Tujuan pengendalian intern adalah untuk
Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Dan menjaga aset perusahaan dari penyalahgunaan dan
Pengupahan menjaga keakuratan informasi terkait data akuntansi.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam (Hery, 2012:91).
pencatatan gaji dan upah adalah: 3. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
a. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi Unsur-unsur pengendalian intern merupakan
biaya tenaga kerja ke tiap departemen dalam aspek penting yang harus terpenuhi untuk menjamin
perusahaan. keamanan akan aset perusahaan serta keakuratan
b. Kartu harga pokok produk, digunakan untuk informasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi atas
mencatat upah tenaga kerja langsung untuk tiap segala transaksi yang terjadi.
pesanan produk tertentu. 4. Lingkungan Pengendalian Intern
c. Kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya Terdapat empat unsur pengendalian intern
tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja yang harus terpenuhi oleh perusahaan untuk
nonproduksi tiap departemen dalam perusahaan. tercapainya respons yang baik atas para pelaku
d. Kartu penghasilan karyawan, digunakan untuk pengendalian intern pada perusahaan yaitu
mencatat penghasilan berbagai potongan yang filosofi dan gaya operasi, berfungsinya dewan
diterima karyawan. Informasi dalam catatan ini komisaris dan komite pemeriksaan, metode
digunakan sebagai dasar perhitungan pph pasal 21 pengendalian manajemen dan kesadaran
yang menjadi beban tiap karyawan (Mulyadi, pengendalian. Mulyadi (2010:172-176)
2010:382).
5. Pengawasan Tambahan Pengendalian
4. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Intern
Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Menurut Baridwan (2012:16-18) untuk
Berbagai fungsi yang terkait dengan sistem menjamin berlakunya sistem pengendalian intern yang
akuntansi penggajian dan pengupahan adalah: Fungsi baik, diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang
kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi terdiri dari: laporan keuangan, standar atau budget,
pembuat daftar gaji dan upah, fungsi akuntansi dan staf audit intern.
fungsi keuangan. (Mulyadi, 6. Faktor-Faktor Penghambat Pengendalian
2010:382-384).
Intern
5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Pengendalian intern tidak selalu berjalan
Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dengan baik, tentu terdapat faktor-faktor yang
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dapat mengganggu atau menghambat terciptanya
terbentuk dari jaringan prosedur berikut: a. Prosedur pengendalian intern yang baik tersebut. Akan selalu
pencatatan waktu hadir, prosedur pencatatan waktu terdapat kesalahan-kesalahan yang tidak dapat
kerja, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, diprediksi oleh perusahaan, namun perusahaan masih
prosedur distribusi gaji dan upah, prosedur bisa untuk,,,meminimalisir kemungkinan terjadinya
pembayaran gaji dan upah. (Mulyadi, 2010:385). kesalahan-kesalahan dengan melakukan penerapan
6. Metode Penyusunan Daftar Gaji Dan Upah aturan yang ketat.
Tiga metode dalam penyusunan daftar gaji
dan upah dimana ketiganya memiliki kelebihan
E. Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem
dan kelemahan, sehingga dalam pemilihan metode
Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
yang akan diterpkan perlu disesuaikan dengan kondisi
Menurut Mulyadi (2010 : 386 -391) sistem
perusahaan. Baridwan (2012:225)
pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan terdiri dari beberapa unsur
pengendalian intern, diantaranya adalah sebagai
berikut :
1. Organisasi 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 43 No.1 Februari 2017| 206
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
 a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam 1. Dokumentasi
daftar gaji dan upah harus memiliki Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data
surat keputusan pengangkatan sebagai yang sudah tersedia dalam catatan dokumen
karyawan perusahaan yang ditandatangani (Basrowi dan Suwandi, 2008:158).
oleh direktur utama. 2. Wawancara
b. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi Penelitian ini akan menggunakan jenis wawancara
pencatat waktu. tak berstruktur, artinya peneliti melakukan
c. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala wawancara secara bebas dengan menanyakan garis
departemen karyawan yang bersangkutan. besar permasalahan yang akan ditanyakan.
d. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi personalia. B. Instrumen Penelitian
e. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji Instrumen penelitian yang digunakan dalam
dan upah harus diotorisasi oleh fungsi penelitian ini antara lain :
akuntansi. 1. Pedoman dokumentasi
f. Perubahan dalam catatan penghasilan Untuk memperoleh data dokumen yang berisi data
karyawan direkonsiliasi dengan daftar
pendukung yang digunakan sebagia sumber data
gaji dan upah karyawan.
3. Praktik yang sehat peneliti, seperti sejarah perusahaan, struktur
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan organisasinya, dan job description.
dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang 2. Pedoman wawancara
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi Berisi jumlah pertanyaan yang hendak
biaya tenaga kerja langsung. ditanyakan kepada responden. Daftar pertanyaan
b. pemasukan kartu jam hadir ke dalam tersebut diharapkan mampu mendorong proses
mesin pencatat waktu harus diawasi oleh wawancara menjadi terarah dan sesuai dengan
fungsi pencatat waktu. masalah yang terkait dengan topik penelitian.
c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus C. Analisis Data
diverifikasi kebenaran dan ketelitian Analisa dan merupakan tahapan kunci, karena
perhitungannya oleh fungsi akuntansi data-data yang berhasil dikumpulkan dan memberikan
keuangan sebelum dilakukan pembayaran makna ilmiah dan praktis jika dianalisa (Purhantara,
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan 2010:38). Tahapan analisis data dalam penelitian ini
direkonsiliasi dengan catatan penghasilan adalah:
karyawan. 1. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan yang diterapkan oleh PT. Selecta
oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 2. Pengendalian intern yang berkaitan dengan
sistem informasi akuntansi penggajian dan
III. METODE PENELITIAN A. pengupahan.
Jenis Penelitian
Berkaitan dengan kondisi saat ini yang terjadi, IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
metode penelitian yang akan digunakan adalah A. Analisis Sistem Penggajian Dan
metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Pengupahan Pada PT. Selecta
Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran Berdasarkan data yang diperoleh melalui
secara mendetail tentang latar belakang, sifat-sifat serangkaian dokumentasi dan wawancara maka untuk
serta karakter-karakter yang khas dari kasus, ataupun pembahasan lebih lanjut adalah melakukan analisis
status dari subjek, yang kemudian dari sifat-sifat data. Peneliti akan menganalisis pelaksanaan sistem
khas tersebut akan dijadikan suatu hal yang bersifat akuntansi penggajian, menganalisis pengendalian
umum (Nazir, 2011:57). Pelaksanaannya tidak intern pada sistem akuntansi penggajian. Peneliti juga
terbatas hanya sampai pengumpulan data, tetapi membuat kesimpulan dan memberikan alternatif
juga meliputi analisis dan inteprestasi tentang arti pemecahan terhadap pemecahan terhadap masalah
data tersebut. yang ditemukan pada PT. Selecta kota Batu.
B. Teknik Pengumpulan Data Berkaitan dengan telah dilakukannya serangkaian
Dalam skripsi ini metode pengumpulan data analisa atas pelaksanaan sistem akuntansi penggajian
yang dipakai adalah sebagai berikut : pada PT. Selecta, maka
identifikasi masalah yang berkenaan dengan Berdasarkan data yang telah diperoleh dari PT.
faktor penyebab dan akibat yang ditimbulkan adalah Selecta kota Batu dapat dijelaskan bahwa: a. Fungsi
sebagai berikut: personalia
1. Analisis Fungsi Yang Terkait Pada PT. Fungsi personalia merupakan fungsi utama
Selecta. dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT.
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 43 No.1 Februari 2017| 207
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
 Selecta, karena fungsi ini mengelola data karyawan sebagai bukti pembayaran gaji
setiap karyawan. Fungsi ini yang serta menyetorkan cek gaji yang telah
mengelola data awal terkait dengan gaji dan diterbitkan fungsi akuntansi kepada fungsi
upah karyawan antara lain: data kehadiran bank. Fungsi ini bertanggung jawab
karyawan, perhitungan potongan gaji, sepenuhnya terhadap proses pembayaran
dan perhitungan keseluruhan jumlah gaji atau kepada setiap karyawan.
upah yang diterima oleh setiap karyawan. Fungsi-fungsi dalam sistem akuntansi penggajian
Fungsi ini membuat daftar gaji karyawan dan pengupahan pada PT. Selecta sudah dikelola
yang merupakan acuan bagi fungsi lainnya dengan baik, namun dalam fungsi personalia perlu
dalam menerbitkan dokumen, karena adanya bantuan fungsi lainnya. Fungsi personalia
pentingnya data yang diterbitkan fungsi ini yang mengelola keseluruhan data karyawan dapat
maka diperlukan ketelitian dan pengendalian dibantu dengan pembentukan fungsi pencatatan waktu,
terhadap fungsi ini dalam pengelolahan data. sehingga pencatatan kehadiran karyawan dapat lebih
b. Fungsi Akuntansi akurat. Fungsi pencatatan waktu hadir juga akan
Fungsi akuntansi merupakan fungsi yang memberikan pengendalian intern yang lebih baik
berfungsi dalam kegiatan pembukuan dalam penggunaan finger print Pengelolahan fungsi
perusahaan. fungsi ini juga merupakan personalia akan lebih efektif jika dikelola oleh
pengendali terhadap fungsi lainnya, karena tiap-tiap unit kerja, karena pengawasan terhadap
fungsi ini akan memverifikasi setiap kegiatan karyawan akan lebih baik.
dokumen yang diterbitkan fungsi lain. Fungsi Namun PT. Selecta masih memiliki kelemahan
akuntansi membuat dokumen cek gaji yang dalam penelitian ini peneliti menemukan adanya
menjadi alat pembayaran gaji karyawan, penumpukan tugas dalam satu fungsi. Fungsi
dengan wewenang penerbitan cek gaji personalia memiliki tugas dalam mengelolah
pada fungsi ini juga menjadi salah satu keseluruhan data karyawan. Fungsi pencatatan waktu
bentuk pengendalian agar dibutuhkan oleh PT. Selecta sebagai fungsi pendukung
pembukuan dengan jumlah gaji yang bagi fungsi personalia khususnya dalam hal
dikeluarkan sama. penyelenggaraan kegiatan terkait dengan pencatatan
c. Fungsi Keuangan waktu yaitu: melakukan pengawasan pencatatan
Fungsi keuangan merupakan yang waktu, penyediaan blanko atau dokumen terkait
memiliki wewenang untuk menerbitkan surat dengan izin tidak masuk atau keluar saat jam kerja,
perintah mengeluarkan uang dan surat dan penyediaan data waktu kehadiran karyawan
persetujuan pembayaran gaji. Fungsi karena sejauh ini pengawasan terhadap pencatatan
keuangan juga menjadi salah satu pengendali waktu hadir belum dilakukan secara maksimal.
bagi data yang dikeluarkan oleh fungsi Pembentukan fungsi baru memiliki tugas khusus
personalia, karena fungsi ini memiliki tugas terkait dengan pencatatan waktu hadir agar dapat
memverifikasi daftar gaji karyawan. meminimalkan terjadinya penyelewengan.
d. Fungsi Kasir a. Fungsi Pencatatan Waktu Hadir
Fungsi kasir merupakan fungsi yang 1) Melakukan pengawasan pada proses
bertugas dalam melakukan pembayaran gaji pencatatan kehadiran melalui finger
kepada karyawan. Fungsi ini memberikan print.
slip gaji pada setiap 2) Melakukan rekapitulasi harian finger
print out.
3) Menginput data dari finger print out
ke dalam DGK.
4) Menginput data lembur karyawan
kontrak.
b. Fungsi Personalia
1) Menyusun DGK.
2) Memverifikasi SPPG dan memberi
persetujuan.
c. Manajer Unit Kerja
1) Membuat surat perintah lembur kerja
bagi karyawan kontrak.

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 43 No.1 Februari 2017| 208

administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
 d. Fungsi Keuangan penting bagi proses pembayaran gaji
1) Membuat SPMU. karyawan PT. Selecta. Dokumen ini
2) Membuat SPPG. memiliki fungsi sebagai perintah bagi
e. Direksi fungsi akuntansi untuk melakukan
1) Memverifikasi SPPG. pembayaran gaji dengan menerbitkan cek
2) Memberi persetujuan SPPG. gaji yang selanjutnya akan dibayarkan
f. Fungsi Akuntansi oleh kasir. Surat perintah mengeluarkan
1) Memverifikasi DGK, SPMU, SPPG. uang juga sebagai bentuk hasil verifikasi
2) Melakukan pembukuan. atas daftar gaji karyawan yang telah
3) Menerbitkan cek gaji. disusun oleh fungsi personalia.
4) Menerbitkan slip gaji. c. Surat Persetujuan Pembayaran Gaji
g. Kasir (SPPG)
1) Menyerahkan cek gaji kepada bank Surat persetujuan pembayaran gaji
rekanan untuk proses pembayaran merupakan dokumen yang menjadi salah
gaji secara transfer satu bentuk pengendalian intern yang
2. Analisis Dokumen Yang Digunakan diterapkan oleh PT. Selecta. Dokumen ini
Dokumen merupakan salah satu bagian penting merupakan persetujuan atas besaran gaji
dalam sistem akuntansi penggajian dan yang dibayarkan pada setiap karyawan.
pengupahan karena didalam dokumen data terkait Seluruh fungsi yang terdapat dalam
dengan gaji karyawan disajikan. Hasil penelitian sistem penggajian akan memberikan
yang dilakukan pada PT. Selecta peneliti dapat persetujuan setelah selesai melakukan
menyimpulkan bahwa dokumen yang digunakan verifikasi dan selanjutnya dilanjutkan
untuk merekam atau mendokumentasikan semua kepada direksi. Dokumen ini akan
yang transaksi yang terjadi di PT. Selecta sudah digunakan sebagai kelanjutan surat
baik. Dokumen dalam pembayaran gaji dan upah perintah mengeluarkan uang, dengan
karyawan harus dapat mendokumentasikan atas terbitnya dokumen ini maka pembayaran
transaksi penggajian dan pengupahan, sehingga gaji karyawan dapat dilakukan.
dapat memberikan informasi kepada tiap fungsi d. Daftar Gaji Karyawan (DGK)
yang terkait. Dokumen-dokumen yang digunakan Daftar gaji karyawan merupakan
pada PT. Selecta adalah : dokumen acuan dalam penetapan
a. Print out finger print pembayaran dalam sistem akuntansi
Dokumen print out finger print yang penggajian dan pengupahan PT. Selecta.
digunakan oleh PT. Selecta sudah Dokumen ini mencakup detail gaji yang
memberikan data ketertiban karyawan dibayarkan pada karyawan antara lain:
dalam menjalankan jadwal kerja serta besaran gaji pokok, besaran gaji lembur,
jumlah hari libur yang telah diambil oleh potongan, potongan wajib, dan total gaji
karyawan. Data finger print memberikan yang diterima karyawan. Dokumen ini
informasi secara detail hari, tanggal, jam disusun berdasarkan jenis karyawan dan
kedatangan karyawan, jam pulang unit karyawan bekerja sehingga
karyawan, jam keluar kantor pada saat memudahkan pengelolahan lanjutan
jam kerja, dan jam kedatangan kembali. karena data yang disajikan sudah
Dokumen ini menjadi salah satu acuan dikelompokkan.
yang digunakan fungsi personalia dalam e. Cek Gaji
melakukan penyusunan daftar gaji Cek gaji merupakan alat pembayaran
karyawan, karena dengan dokumen ini yang digunakan oleh PT. Selecta secara
fungsi personalia bisa mengetahui transfer. Cek gaji diterbitkan untuk
apabila karyawan melakukan jam lembur diserahkan pada kasir untuk selanjutnya
dan menetapkan potongan bagi karyawan diserahkan kepada bank yang telah
sebesar 30% bagi karyawan yang melakukan kerja sama dengan PT.
mengambil hari libur melebihi ketentuan Selecta. Dokumen ini memudahkan
yang berlaku. proses pembayaran gaji karyawan karena
b. Surat Perintah Mengeluarkan Uang PT. Selecta hanya perlu menyetorkan
(SPMU) sejumlah uang dan selanjutnya proses
Dokumen surat perintah mengeluarkan pembayaran kepada setiap karyawan
uang merupakan salah satu dokumen
 akan dilakukan oleh bank sesuai dengan ketika datang dan pulang kerja, prosedur
cek gaji yang diterima. pencatatan waktu diotorisasi oleh manajer unit
f. Slip gaji kerja dibawah pengawasan fungsi personalia.
Slip gaji merupakan bentuk keterbukaan Fungsi personalia selanjutnya akan melakukan
PT. Selecta kepada karyawan mengenai prosedur pencatatan waktu hadir hingga prosedur
besaran gaji yang mereka terima. pembuatan daftar gaji karyawan sesuai dengan
Karyawan dapat mengetahui jumlah gaji data yang telah direkapitulasi dalam satu bulan.
yang diterima pada bulan tersebut dan Prosedur selanjutnya yaitu prosedur pembuatan
dengan adanya slip gaji karyawan dapat SPMU yang dikerjakan oleh fungsi keuangan
mengetahui jumlah potongan dan gaji setelah melakukan verifikasi terhadap DGK yang
lembur. Slip gaji juga merupakan bentuk dibuat fungsi personalia. Fungsi keuangan akan
kontrol karyawan kepada perusahaan menyerahkan SPMU kepada fungsi akuntansi
sehingga perusahaan tidak bisa semena untuk pemrosesan prosedur selanjutnya. Fungsi
-mena dalam menetapkan besaran gaji akuntansi akan melakukan verifikasi atas DGK
karyawan. dan SPMU sebagi dasar penerbitan cek gaji dan
Dokumen yang digunakan pada sistem sumber bagi pembukuan perusahaan. Cek gaji
akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. yang telah diterbitkan oleh fungsi akuntansi
Selecta sudah baik. Dokumen yang digunakan memerlukan persetujuan direksi sebelum
saling berkaitan satu dengan yang lainnya diteruskan kepada fungsi kasir untuk melakukan
sehingga dalam pembuatan setiap dokumen harus pembayaran gaji.
dilakukan secara teliti karena dokumen yang Sistem yang dilaksanakan pada PT. Selecta
dihasilkan akan mempengaruhi dokumen yang sudah baik karena adanya pemisahan yang jelas
lainnya. Dokumen yang saling berkaitan juga mengenai wewenang pada setiap fungsinya.
memiliki fungsi dalam pengendalian data, karena Direksi pada PT. Selecta juga terlibat langsung
sebelum pembuatan dokumen fungsi yang terkait dalam sistem penggajian pada PT. Selecta, dimana
diharuskan memverifikasi dokumen yang akan cek gaji bisa digunakan setelah mendapat
dijadikan acuan pembuatan dokumen pada fungsi persetujuan dari direksi. Namun sistem penggajian
yang dijalankannya. pada PT. Selecta memiliki kelemahan karena
3. Analisis Catatan Yang Digunakan adanya penumpukan tugas pada fungsi personalia,
Catatan akuntansi yang digunakan dalam dimana fungsi ini menjalankan prosedur
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada pencatatan waktu dan prosedur pembuatan daftar
PT. Selecta adalah menggunakan jurnal dan buku gaji. Fungsi tambahan yaitu fungsi pencatatan
besar. Kedua catatan tersebut sudah cukup dalam waktu hadir akan memberikan pengendalian intern
mendukung proses sistem akuntansi penggajian yang lih baik serta menghindari perangkapan
dan pengupahan, karena kedua catatan ini fungsi.
menyediakan informasi yang dibutuhkan dalam B. Analisis Sistem Pengendalian Intern
proses menjalankan sistem akuntansi penggajian Penggajian dan Pengupahan Pada PT.
dan pengupahan PT. Selecta. Selecta
4. Analisis Jaringan Prosedur Yang Membentuk 1. Struktur Organisasi
Sistem Struktur organisasi memiliki pengaruh
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan terhadap pengendalian intern perusahaan, karena
pada PT. Selecta dijalankan oleh empat fungsi didalam struktur organisasi memberikan
utama, dimana masing-masing fungsi memiliki pemisahan tugas dan tanggung jawab.
tugas yang saling berkaitan dengan fungsi lainnya. Berdasarkan penyajian data PT. Selecta dapat
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan disimpulkan bahwa ada kelemahan yang terdapat
pada PT. Selecta dijalankan dengan sistem yang pada tanggung jawab suatu fungsi yaitu fungsi
sederhana namun memiliki efektifitas dalam personalia. Fungsi personalia pada PT. Selecta
penyajian kebutuhan data. Jaringan yang memiliki tanggung jawab dalam pencatatan waktu
membentuk sistem akuntansi memberikan hadir, penyusunan laporan kehadiran karyawan,
gambaran tugas yang dijalankan oleh tiap fungsi pencatatan waktu lembur, dan pembuatan daftar
dan dokumen yang dihasilkan oleh masing- gaji karyawan. Hal ini dapat menyebabkan
masing fungsi. penyelewengan wewenang serta potensi
Prosedur dalam sistem akuntansi dan timbulnya kesalahan dalam penyajian data cukup
penggajian dan pengupahan pada PT. Selecta besar. Peneliti menyarankan adanya pembentukan
dimulai dengan melakukan pencatatan waktu fungsi tambahan untuk membantu pekerjaan
fungsi personalia. PT. Selecta dapat karyawan yang bersangkutan mengetahui besaran
menambahkan fungsi pencatatan waktu agar tunjangan maupun potongan gaji.
pengawasan terhadap data terkait dengan d. Karyawan Yang Sesuai Dengan Tanggung
pencatatan waktu lebih baik. Fungsi pencatatan Jawabnya
waktu bisa ditempatkan di tiap unit kerja dibawah Perekrutan karyawan pada PT. Selecta
pengawasan fungsi personalia. dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan
Adapun deskripsi fungsi pencatatan waktu yaitu menerima karyawan yang berasal dari
adalah sebagai berikut : daerah sekitar perusahaan. Sistem perekrutan ini
a. Melakukan pengawasan terkait dengan menimbulkan karyawan mendapat jabatan tidak
pencatatan waktu kehadiran karyawan sesuai dengan latar pendidikannya. Karyawan
pada tiap unit kerja mendapat kenaikan jabatan tergantung dengan
b. Bertanggung jawab kepada manajer unit lama pengabdiannya, sehingga karyawan tidak
kerja terfokus pada satu jenis pekerjaan saja. Hal ini
c. Berhubungan langsung dengan fungsi akan menimbulkan masalah terutama untuk
personalia perbaikan sistem yang ada karena dengan
d. Melakukan pemeriksaan rutin terhadap pengetahuan yang didapat secara otodidak
print out finger print perubahan dari sistem konvensional ke sistem
e. Memasukkan data dari print out finger yang lebih modern akan membutuhkan proses
print kedalam DGK penyesuaian yang lama. Perekrutan tambahan
f. Memasukkan data lembur karyawan tenaga ahli sangat diperlukan untuk mengisi posisi
kedalam DGK yang vital bagi perusahaan karena yang
2. Sistem Otorisasi dibutuhkan saat seorang karyawan menduduki
Sebuah organisasi memerlukan sistem yang posisi yang vital adalah pengetahuan yang
memisahkan pembagian wewenang untuk memadai.
otorisasi kegiatan atau transaksi yang dilakukan. Hasil analisis mengenai sistem akuntansi
Berdasarkan penyajian data PT. Selecta dapat penggajian dan pengupahan pada PT. Selecta dan
disimpulkan bahwa sistem otorisasi yang analisis pengendalian intern yang diterapkan pada
dilakukan sudah berjalan dengan baik, hal ini PT. Selecta dapat disimpulkan bahwa sistem
dibuktikan dengan adanya otorisasi pihak yang akuntansi penggajian dan pengupahan yang
memiliki wewenang untuk mengotorisasinya. diterapkan pada PT. Selecta sudah mampu
Pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan memiliki pengendalian intern yang sudah cukup
PT. Selecta fungsi keuangan memiliki otorisasi baik. Sistem akuntansi penggajian dan
dalam membuat perintah pembayaran gaji dimana pengupahan pada PT. Selecta dalam penerapannya
tanpa adanya perintah pembayaran fungsi lainnya didukung dengan adanya pengendalian intern
tidak boleh melakukan pembayaran dan direksi berupa struktur organisasi, sistem otorisasi,
bertanggung jawab atas segala aktivitas yang praktik yang sehat dan karyawan yang sesuai
terjadi pada kegiatan PT. Selecta dimana tanpa dengan mutunya. Namun dalam pengendalian
persetujuan direksi kegiatan tidak dapat intern berupa karyawan yang sesuai dengan
dilaksanakan. mutunya perlu adanya perbaikan terutama dalam
3. Praktik Yang Sehat perekrutan karyawan, tingkat pendidikan pada
Sistem pengendalian intern yang baik dapat pos-pos penting masih belum sesuai seperti posisi
menunjang kinerja perusahaan yang baik. Dari manajer yang diisi oleh karyawan dengan tingkat
penyajian data PT. Selecta, dapat disimpulkan pendidikan SD. Perbaikan sistem akuntansi
bahwa sistem pengendalian sudah cukup baik penggajian dan pengupahan juga diperlukan
dalam pembuatan daftar gaji sudah diverifikasi karena masih terdapat fungsi yang memiliki
kebenaran dan ketelitiannya oleh fungsi lainnya penumpukan tugas sehingga rawan terjadi
yaitu fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. kesalahan serta memiliki otorisasi ganda yang
Direksi melakukan persetujuan terhadap dokumen dapat menimbulkan penyelewengan. Salah satu
pembayaran gaji, hal tersebut untuk memastikan perbaikan sistem akuntansi penggajian dan
kebenaran dan kesesuaian besaran gaji yang harus pengupahan yang dapat dilakukan adalah dengan
dibayarkan. Setiap karyawan menerima SPPG melakukan penambahan fungsi pembantu fungsi
sebagai bukti penerimaan gaji sebelum bank personalia yang memiliki penumpukan tugas dan
mentransferkan gaji kepada rekening karyawan. wewenang ganda, penambahan fungsi pencatatan
SPPG berisis rincian gaji karyawan sehingga waktu tentunya akan memberikan pengendalian
intern yang lebih baik didalam dalam tiap unit kerja sehingga
menjalankan sistem akuntansi penggajian dan pengawasan terhadap kegiatan karyawan
pengupahan. dapat terpantau secara langsung.
2. Sistem akuntansi penggajian dan
V. KESIMPULAN DAN pengupahan pada PT. Selecta sudah
SARAN A. Kesimpulan mampu mendukung pengendalian intern,
Berdasarkan pada analisis sistem akuntansi namun perlu adanya perbaikan terhadap
penggajian dan pengupahan, dapat diketahui : tingkat pengendalian intern dimana
1. Pembentukan fungsi sebagai pelaku dalam perekrutan karyawan lebih diprioritaskan
menjalankan sistem akuntansi penggajian untuk warga sekitar tanpa melihat
dan pengupahan harus mencakup seluruh tingkat pendidikan.
kegiatan terkait dengan transaksi yang Penempatan karyawan yang sesuai dengan
terjadi pada sistem akuntansi penggajian mutunya tentunya diperlukan terutama
dan pengupahan. Fungsi-fungsi harus pada posisi- posisi yang strategis
dipisahkan untuk menjamin keakuratan sehinnga perekrutan
dalam pengelolahan karyawan selain dari daerah
sekitar
 data, pemisahan wewenang antar fungsi diperlukan dalam rangka peningkatan
bertujuan sebagai pengendalian intern bagi kualitas.
perusahaan sehingga antar fungsi memiliki
kewajiban sebagai pengawas bagi fungsi yang DAFTAR PUSTAKA
lainnya. Baridwan, Zaki. 2012. Sistem Akuntansi. Edisi
2. Untuk mengetahui pengaruh sistem akuntansi Kelima. Cetakan Kesepuluh. Yogyakarta
penggajian dan pengupahan terhadap efektifitas : BPFE
pengendalian intern, dimana sistem yang diterapkan Bastian, I. Dan Gatot Soepriyanto. 2004.
harus memiliki pengawasan terhadap aktivitas yang Sistem Akuntansi Sektor Publik
terdapat didalamnya agar tidak terjadi penyelewengan. Konsep untuk Pemerintah Daerah.
Pada PT. Selecta pengendalian intern pada sistem Jakarta : Penerbit Salemba Empat
akuntansi penggajian dan pengupahan ditunjukan Basrowi & Suwandi. 2008. Memahami
dengan telah dimilikinya bentuk struktur organisasi Penelitian
yang baik dimana terdapat pembagian wewenang Kualitatif. Jakarta : Rineka Cipta
didalam perusahaan, rapat umum pemegang saham Hasibunan, Malayu S.P. 2008. Manajemen
merupakan bagian tertinggi dalam perusahaan sebagai Sumberdaya Manusia. Jakarta.: PT
penentu arah perusahaan sementara dalam aktivitas Bumi Aksara
harian direksi menjadi penggung jawab tertinggi dan Hery. 2012. Akuntansi dan Rahasia
memiliki tugas dalam pengawasan serta pengesahan Dibaliknya Untuk Para Manajer
aktivitas dalam perusahaan. pembagian otoritas Non-akuntansi. Jakarta : PT. Bumi
dengan pembentukan fungsi mempunyai tujuan agar Aksara
tidak terjadi penumpukan pekerjaan maupun Marom, Chairul. 2002. Sistem Akuntansi
wewenang. Perusahaan Dagang. Jakarta: PT.
Grafindo
B. Saran Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Edisi
Adapun saran yang diberikan, antara lain: ketiga.
1. Diharapkan pihak perusahaan Cetakan kelima. Jakarta: Salemba empat
dapat mempertahankan serta Purhantara, Wahyu. 2010. Metode Penelitian
meningkatkan pengelolahan sistem Kualitatif untuk Bisnis. Yogyakarta :
akuntansi penggajian dan pengupahan, Graha Ilmu
pembentukan bagian atau fungsi tambahan Reeve, J. M, Carl S. W, Jonathan E. D, Ersa T.
masih diperlukan dalam menjamin W, Gatot S, Amir A, J, dan Chaerul
kelancaran berjalannya sistem. Fungsi D. D.
pesonalia memiliki penumpukan tugas 2013. Pengantar Akuntansi Adaptasi
dalam sistem akuntansi sehingga butuh Indonesia. Jakarta : Salemba Empat
pembentukan fungsi baru seperti fungsi Soemarso. SR. 2005. Akuntansi Suatu
pencatatan waktu dalam membantu Pengantar.
pengelolahan data. Pengelolahan fungsi Edisi lima. Jakarta : Salemba Empat
personalia akan lebih efektif jika Sukoco, B. M. 2007. Manajemen Administrasi
dikelolah Perkantoran Modern. Jakarta :
Penerbit Erlangga
Sutabri, Tata. S.Kom,MM. 2004. Analisa
Sistem Informasi. Edisi Pertama.
Yogyakarta: Andi
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem
Informasi
Akuntansi. Jakarta : Erlangga