Material Software de Gestin Empresarial ERP

Asignatura : Software de Gestin Empresarial ERP Unidad : Los Sistemas Administrativos y Software ERP Escuela de Administracin y negocios Preparado por: Eduardo Crdova Daz

Introduccin
La definicin de la palabra Sistema segn la Real Academia de la lengua Espaola es "Conjunto de reglas o Principios sobre una materia enlazados entre s, formando un cuerpo de Doctrina"; si a este concepto le agregamos la palabra administrativo, entenderemos entonces por Sistema Administrativo Computacional a un conjunto de programas computacionales relacionados entre s, cuyo objetivo es ayudar a la gestin Administrativa de una de una Empresa o en particular a un departamento de esta. . As entonces un Sistema Administrativo de Compras o adquisiciones ayudar a la gestin administrativa del departamento de adquisiciones; un sistema de Ventas y/o de Inventaro ayudar a la gestin administrativa del departamento de Ventas o de produccin; un Sistema de Remuneraciones ayudar la gestin administrativa del departamento de Recursos Humanos y un Sistema de Contabilidad, entre otros ayudar a la gestin del departamento de Contabilidad de una empresa. Cada uno de los Sistemas antes descritos tiene la funcin y/o objetivo de facilitar la gestin de un departamento en particular, pero si a estos Sistemas los relacionamos entre s, tendremos como resultado un Sistema Administrativo Integrado cuyo objetivo principal es ayudar la gestin Administrativa de la empresa en su conjunto. Hoy en da los Sistemas administrativo forman parte de los llamados Software Standard como lo son los procesadores de texto o las planillas electrnicas, es decir pasaron en pocos aos a formar parte del Inventaro de la totalidad de las Empresas grandes y medianas y en gran parte de las empresas pequeas, las cuales poco a poco van adquiriendo tales Sistemas., pero Por qu tanto inters en adquirir tal Software ?, las respuestas a tal inquietud no es precisamente una, pero entre otros se destacan : Por tratarse de un Software Computacional procesa datos a gran velocidad Evita la redundancia de informacin y por ende de digitacin; a modo de ejemplo, tenemos que al digitar un comprobante contable en un sistema Computacional se actualizan en forma simultnea los distintos balances, Libros contable e informes relacionados. Producto de la actualizacin en lnea tratada en el punto anterior, siempre tendr la informacin actualizada.

Los Sistemas ERP (Planificacin de Recursos empresariales)

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) son sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la produccin de bienes o servicios. La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y una contabilidad para la compaa de la Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos. Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (Font office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico, gobierno electrnico, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas; as mismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM). Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin estn integrados en un solo sistema. Adems de la manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y suelen incluir un recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin estratgica. Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa (en ingls ERP, Enterprise resource planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo". Los objetivos principales de los sistemas ERP son: Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc. Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario. Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un nico programa (con multiplicidad de libreras, eso s) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP con la de una suite de gestin. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin. 3

Impacto en las empresas

En la actualidad, el mundo empresarial es altamente competitivo; el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha provocado que slo las ms eficientes logren el xito. A pesar de estar en un buen negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar el entorno y es comn que el mal manejo de la informacin les lleve a alcanzar prdidas importantes en su organizacin (Liu, Baolin, 2009). Una posible solucin para obtener un mejor control de las operaciones en una empresa es la implementacin de un sistema Enterprise Resource Planning (ERP), definido por Deloitte y Touche, como un sistema de software de negocios que permita a las compaas automatizar e integrar la mayora de sus procesos, compartir datos comunes y prcticas a travs de toda la empresa, producir y acceder a la informacin en tiempo real. ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de informacin entre las funciones de manufactura, logstica, finanzas y recursos humanos de una empresa (Chyan, 2009).

Importancia del ERP en las Empresas

La Planificacin de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es una forma de utilizar la informacin en reas claves como fabricacin, compras, administracin de inventario, cadena de suministros, control financiero, administracin de recursos humanos, logstica y distribucin, ventas, mercadeo y administracin de relaciones con clientes. Se trata de unir estos elementos y proporcionar a los usuarios del sistema una manera universal de acceder, ver, y utilizar la informacin que se guarda en diferentes sistemas de gestin empresarial a travs de una sola aplicacin. Con un sistema integrado, como el ERP, las barreras de informacin entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Todos los sistemas y procesos controlados computacionalmente en una empresa se pueden integrar bajo un mismo esquema para beneficiar a toda la organizacin. As, la unin entre las reas de recursos humanos y financiera es cada vez ms importante para ayudar a modernizar los procesos internos y mejorar la eficiencia. En 1997, ms de 20,000 empresas alrededor del mundo pagaron $10 millones a proveedores de sistemas ERP. Actualmente, existe una gran variedad de ERP`s en el mercado, todos flexibles y adaptables a la situacin de la empresa con la que trabajarn. Entre los cambios ms evidentes que un sistema de ERP proporciona a una corporacin, sin dudas, est la mayor confiabilidad de los datos, monitorizados en tiempo real y la disminucin del trabajo (Sudip Chahal, 2003). Con la capacidad de integracin de los mdulos, es posible diagnosticar las reas ms o menos eficientes y enfocarse en procesos que puedan mejorar el desempeo. Cuando mayor es la integracin de los mdulos del ERP, ms eficientes sern los procesos. Esto puede hacer la diferencia a la hora de atender e incluso de retener a un cliente (E.M. Shehab, 2004). Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o rediseados antes de que el sistema ERP entre efectivamente en operacin. Al momento de seleccionar un ERP, lo ideal es realizar una investigacin detallada, lo cual puede involucrar desde fuentes externas como ser el Internet, publicaciones de informacin especializada, compaas del mismo segmento o de perfil similar y consultoras, hasta investigaciones hechas por los profesionales de tecnologa de la informacin (Maya Daneva, 2005). Es recomendable que las empresas no dejen en manos de un tercero la responsabilidad de la eleccin del sistema que ser instalado, ya que la empresa es quien conoce las necesidades de su da a da.

Limitaciones de un Sistema ERP

A pesar de las grandes virtudes que caracterizan a los sistemas ERP para mejorar los procesos productivos de las empresas, lo cierto es que la implementacin de este tipo de software tambin puede conllevar una serie de desventajas que puede resultar un inconveniente para las operaciones de una compaa. Si bien es cierto, los sistemas ERP poseen como principal beneficio el hecho de ofrecer un herramienta nica que permite la interaccin de los diversos sectores que componen una empresa, lo cual se traduce en informacin confiable, precisa y oportuna que colabora con el proceso de toma de decisiones para mejorar la productividad y reducir los costos aprovechando todos los recursos de nuestra compaa. No obstante, los ERP tambin pueden presentar ciertas limitaciones y obstculos en el desarrollo de los procesos, dando como resultado futuros inconvenientes en las operaciones. Cabe destacar que en este aspecto, la mayor parte de los problemas surgidos en las compaas por la implementacin de un sistema ERP se debe en muchos casos a la falta de capacitacin del personal, inexistencia de una poltica corporativa adecuada, la falta de actualizacin del software, e inversiones inadecuadas. Sin embargo, es importante resaltar que los ERP pueden llegar a resultar difciles de operar, ya que se trata de un sistema rgido, que en ocasiones no presenta una adaptacin adecuada a los procesos de negocios. Por otra parte, segn la experiencia de algunas empresas, la eficacia en la funcionalidad de un sistema ERP puede verse perjudicada cuando surge un problema o una inconsistencia de datos en alguno de los mdulos correspondientes a alguno de los sectores de la compaa. Esto puede provocar la aparicin de informacin poco confiable, o bien la omisin de datos relevantes para el proceso productivo, adems de poder surgir algn tipo de manipulacin de los datos, en casos en los que el personal de alguna de las reas de la empresa se resiste a compartir la informacin interna con el resto de los sectores de la organizacin. Por ello, antes de la implementacin de un sistema ERP es sumamente necesario capacitar y educar al personal de la empresa no slo en el uso de este tipo de software, sino tambin en una idiosincrasia que apunte a ampliar las perspectivas de trabajo, estableciendo como puntos fundamentales de xito el hecho de compartir y convertirse as en uno de los importantes eslabones de la cadena productiva. Debido a la necesaria educacin del personal y la inclusin de maquinaria y software para llevar adelante un sistema de gestin empresarial, cabe destacar que la implementacin de los ERP suele ser muy costosa. No obstante, la implementacin de cualquier tipo de software de gestin implica una inversin importante, pero la diferencia fundamental es que en el caso de un sistema ERP estaremos utilizando una herramienta integral que permite la interaccin de todos los departamentos de nuestra compaa, es decir un mismo software para todos, al contrario de otro tipo de herramientas informticas. Lo cierto es que antes de implementar un sistema ERP en nuestra empresa, debemos evaluar la necesidad real del mismo en los procesos productivos de nuestra organizacin, ya que muchas veces la ingeniera informtica de este tipo de sistemas puede llegar a ser extremadamente excesiva con respecto a las necesidades reales de nuestra compaa.

Tipos de Sistemas Administrativos o mdulos de un ERP

En el mercado hay una infinidad de Sistemas Administrativos, pero entre aquellos que dominan el mercado podemos destacar ar los siguientes:

Sistema de Contabilidad.Contabilidad.
Los Sistema de Contabilidad son un Software administrativo que fueron diseados para responder a los avances tecnolgicos incorporados a los computadores en los ltimos aos. El objetivo de este sistema es registrar el movimiento contable de una empresa y cumplir con las disposiciones legales vigentes en el Cdigo de Comercio que obliga a toda empresa a mantener su Contabilidad al da y de satisfacer los requerimientos internos de informacin para la toma a de decisiones. Uno de los aspectos ms importantes es que en la mayora de estos Sistemas, en su diseo se han considerado las inquietudes de cientos de usuarios de paquetes de aplicacin desarrollados segn el enfoque tradicional. Bajo este esquema, el usuario deba seguir una pauta de operacin rgida, la que, generalmente, se ajustaba a la manera de pensar del analista y no a la del usuario final, sin conocimiento alguno de computacin. El usuario dispone, entonces, de una herramienta que le permitir, permitir, en forma autnoma, procesar la informacin contable de su empresa, emitir informes, consultar por pantalla e impresora, solicitar ayuda para la operacin, generar informes y grficos con la informacin almacenada en los archivos, generar archivos compatibles tibles con procesadores de texto y matrices de clculo. En otras palabras, en este sistema de informacin se integran las funciones tradicionales con otras que, normalmente, son realizadas por paquetes especficos. As, el usuario podr hacer uso de la informacin formacin contable no tan slo para obtener los Libros y Balances, sino que, adems, podr crear sus propios informes y grficos considerando los datos que estime conveniente. Son estas funciones las que brindan al usuario la posibilidad real de usar ms intensivamente intensivamente las potencialidades de su computador.

Sistema de Remuneraciones
Los objetivos de un Sistema de Remuneraciones son: entregar al usuario una herramienta que le permita procesar los sueldos de la empresa, que sea flexible de adaptar y que permita cumplir con las disposiciones legales vigentes, en lo que se refiere a Impuestos y Previsin. Una de las mayores virtudes de un sistema de remuneraciones es la de permitir al usuario adaptarse al proceso existente en la empresa. Para ara ello puede definir los datos a ingresar con caractersticas de carcter permanentes o mensuales, puede definir el proceso de clculos a realizar, los datos a listar para los distintos informes, parametrizar las planillas requeridas por el sistema previsional previ imperante y definir la centralizacin a Contabilidad. Como complemento, algunos Sistemas de remuneraciones incluyen procesos adicionales como lo son: Pago Electrnico (Previred), emisin de certificados de renta, control de vacaciones, control de licencias mdicas, etc. El usuario deber disponer, entonces, de una herramienta flexible que le permita procesar los sueldos de su empresa, emitir informes legales como de control interno, emitir tanto las distintas planillas del sistema previsional actual l y reflejar en la Contabilidad el proceso de liquidacin de sueldos de la empresa.

Sistema de Tesorera
El Sistema de Tesorera es un Software que permita abordar el manejo operativo de los recursos financieros de la empresa. El objetivo de este sistema es controlar el flujo de informacin relacionada con la gestin de la caja, proveer herramientas para el control de la cobranza y confeccionar los flujos de caja de la compaa, sistematizando adems la emisin de egresos y de cheques c computacionales de la compaa y su posterior conciliacin bancaria. En resumen, el sistema proporcionar informacin financiera a la Direccin Ejecutiva, para administrar rentablemente los negocios que desarrolla la empresa.

Sistema de Ventas o de Facturacin

Los Sistemas de Ventas han sido diseados para controlar y emitir el proceso de facturacin computacional de una empresa, as como tambin llevar un control acabado de las ventas realizadas en un perodo de tiempo por algn local comercial, sucursal o de la la empresa en su conjunto. En este sistema se ingresan los documentos asociados a las ventas de la Empresa y posteriormente en forma automtica se centralizan estos documentos a la Contabilidad generando los respectivos comprobantes contables.

Estos stos Sistemas adems llevan incorporados una serie de listados que permita al usuario analizar en forma detallada las ventas de su empresa ya sea por productos, por clientes o por una combinacin de ambos.

Sistema de Compras o de Adquisiciones

Los Sistemas istemas de Compras han sido diseados para controlar las adquisiciones de una empresa, as como tambin el cumplimiento de los proveedores ante ciertos pedidos de mercadera por intermedio de rdenes de compras. . En este sistema se ingresan los documentos asociados a las adquisiciones de la Empresa y posteriormente en forma automtica se centralizan estos documentos a la Contabilidad generando los respectivos comprobantes contables. Estos Sistemas adems llevan incorporados una serie de listados que permita mita al usuario analizar en forma detallada las adquisiciones de su empresa ya sea por productos, por proveedor o por una combinacin de ambos.

Sistema de Inventaro
Los Sistemas de Inventaro han sido diseados para controlar el stock de mercadera de las distintas bodegas de una empresa, as como tambin controlar el proceso de entrada y salida de estas. Algunos Sistemas de Inventario manejan el concepto de Stock mximo y mnimo, lo que permite una buena administracin de Bodega. En todo tod caso el sistema debiera advertir al usuario un exceso o una falta de mercadera, pero en ningn sentido los Sistemas Administrativos deben decidir por el usuario. Los documentos que inventario centraliza a Contabilidad son las mermas y las guas de consumo.

Consistencia en los datos

Como el lector ha podido notar la mayor parte de la informacin se encuentra almacenada en el Sistema de Contabilidad y en el Sistema que dio origen a tales imputaciones. La diferencia radica que en el sistema origen (Compras, Ventas, etc.) se encuentra toda la informacin en forma detallada por concepto, por ejemplo cuanto se gasto por la compra de ciertos lpices o cuadernos, mientras que en la Contabilidad esta misma informacin se encuentra imputada a nivel de cuentas contable, en este caso en la Cuenta Gastos Generales. Dbito a esta forma de almacenamiento de informacin, es de suma importancia que los datos tengan consistencia entre s, , o sea que los totales que informa el sistema origen cuadren con los totales que informa el Sistema Contable. Para esto es imprescindible de que los Sistemas administrativos bloqueen o protejan de alguna forma los comprobantes que guardan informacin Bi-Sistema. Bi Por ejemplo, cuando se ingresan facturas de Compras al Sistema de Adquisiciones o Compras, este debe dar la posibilidad de modificar esta factura en el caso de que se haya cometido un error o incluso ofrecer la posibilidad de eliminarla, pero esta posibilidad debe quedar descartada si es que esta factura ya est centralizada en Contabilidad, de lo contrario la informacin pasa a ser totalmente inconsistente.

Confidencialidad de los datos

Es bien sabido que en una empresa o especficamente en un departamento de Contabilidad, las funciones de los empleados estn claramente definidas (o por lo menos debiera ser as), producto de aquello tenemos distintos niveles de usuarios de los Sistemas Administrativos; a saber, jefes del departamento, contadores, s, ayudantes, digitadores e incluso algunos gerentes son usuarios de aquellos Sistemas. Sin embargo, no todos los usuarios deberan tener acceso a toda la informacin que se maneja en los Sistemas, simplemente por confidencialidad o por no saber manejarla. Por ejemplo, un digitador no tendra que tener acceso a la emisin de balances o cualquier otra informacin que se rotule como confidencial, los Gerentes no deberan tener acceso al ingreso de comprobantes por desconocimiento tcnico del Sistema, etc. La a solucin a tal problemtica pasa porque un Sistema Administrativo sea capaz de diferenciar a travs de claves de acceso a los distinto grupo de usuarios que operan el Sistema, as por ejemplo los digitadores solo debieran tener acceso a aquellas opciones opciones que involucren ingreso de informacin, los 9

gerentes debieran tener acceso a toda clase de listados e informes que se puedan extraer del Sistema, etc. Hay que considerar, adems que la mayora de los Sistemas son Multiempresas, es decir se puede manejar en ellos la Contabilidad de distintas Empresas, es por ello que el tema de la confidencialidad tambin alcanza a este punto, ya que un Gerente puede tener acceso a la Contabilidad de Empresa "X", pero no a la Contabilidad de la Empresa "Y".

Seguridad de los datos

Cualquiera sea el sistema utilizado, este almacena los datos en algn espacio fsico de un computador en particular y por lo tanto est sujeto a posible prdida de tal informacin, ya sea producto de cualquier dao fsico que el computador contenedor de los datos pudiera sufrir, o simplemente producto de un ataque de los Virus Computacionales.
Es por tanto imprescindible que en toda empresa se cuente con una poltica de respaldo de la informacin ya sea en forma diaria, semanal o mensual, dependiendo directamente del volumen de informacin procesada diariamente.

Pero Qu se respalda? Los Sistemas administrativos dividen los archivos en dos grandes grupos. El grupo 1 corresponde al Software que se ha adquirido (Por ejemplo el Sistema Contable) y estos archivos no varan en el tiempo. El respaldo de estos archivos computacionales no es necesario debido a que en el caso de que se pierdan, se cuenta con una copia de la licencia entregada por el proveedor; por esto es de suma importancia que se le pida al proveedor de un sistema Computacional la copia de los Disquete de instalacin, el manual de instalacin y la presencia del encargado de informtica en la instalacin del Software adquirido. El grupo 2 lo comprenden todos aquellos archivos que se generan producto de las transacciones diarias realizadas en una empresa y/o departamento. Estas transacciones, entonces corresponden al trabajo diario, semanal o mensual de un departamento, por lo que en este caso se debiera tener una poltica de respaldo acorde al movimiento generado.

Flexibilidad de los datos

Un sistema computacional ser flexible si es 100 % parametrizable en aquellos datos que con el tiempo puedan cambiar de valor. Un ejemplo claro de esto lo tenemos con el porcentaje de IVA, que en la actualidad alcanza al 19 %, pero si el da de maana este porcentaje cambia por otro, el sistema debe permitir al usuario a travs de algn parmetro este nuevo factor, de lo contrario es Sistema pierde toda flexibilidad.

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Importancia de un Sistema de Contabilidad

Para explicar la importancia de un Sistema de Contabilidad, es imprescindible analizar cmo se trataba la Contabilidad sin la presencia de estos Sistemas. Hace unos aos, toda la contabilidad de una empresa se llevaba a mano; los asientos Contables, los libros, balances e informes tenan necesariamente que crearse por separado. Luego venia el proceso de conciliacin de datos, es decir, se comparaban los totales de los distintos informes para as, asegurarse de la inexistencia de errores en resultados finales y por ende tener la certeza de contar con una Contabilidad Cuadrada. Por ltimo, se tiene el proceso de distribucin de resultados, que consiste en el envo de informes a los distintos departamentos que requieran la informacin contable. Como cada departamento necesita analizar los resultados contables de distintos puntos de vista, se precisa un informe especial para cada uno de estos departamentos, lo que hace ms complicado y redundante la distribucin de resultados. En los Sistemas Administrativos, por ejemplo el contable, la informacin s digita solo una vez y esta puede ser procesada de mltiples formas; genera balances, libros e informes extracontables de forma automtica producto del proceso de los datos entrados en el Sistema.

Manejo de las Cuentas Contables

La base de todo Sistema Contable es su Plan de Cuentas, sin ella es imposible generar la contabilidad.

Estructura de un Plan de Cuentas

En general en todo sistema administrativo, la estructura de un Plan de cuentas es similar, solo varia el nmero de dgitos que estas poseen. Para los ejemplos venideros, se consideran 10 dgitos para las cuentas contables.

Cuerpo de la cuenta
El cuerpo de una cuenta contable de 7 dgitos es la siguiente: 1.1.11.111 en que : El primer digito representa la naturaleza de la cuenta, es decir : 1 : Activo 2: Pasivo 3: Resultado Perdida 4 : Resultado Ganancia Por ejemplo 1.0.00.000 Activo El siguiente digito corresponde a la Clase de la cuenta, por ejemplo: 1.1.00.000 Activo Fijo 1.2.00.000 Activo Circulante Los siguientes 3 dgitos corresponden a la Cuenta Contable, por ejemplo : 1.2.01.000 Cajas 1.2.01.000 Bancos 11

y los 3 ltimos dgitos corresponden a la Subcuenta, por ejemplo : 1.2.01.001 Banco del Estado 1.2.01.002 Banco de Chile Es preciso sealar que es en este, el nivel de la estructura en donde se definen las Cuentas Imputables, a las dems se les conoce con el trmino de Cuentas Madres y no son imputables. Cada cuenta contable debe tener sus propios atributos, es decir cada una de ellas se trata de forma distinta a otra, ya sea por concepto o por tipo de informacin requerida. Por ejemplo la cuenta de caja no pedir el mismo nivel de anlisis que a una Cuenta de Proveedores por requerir esta informacin adicional como son el nmero de la factura, el Rut del proveedor, etc... Pero... Cmo saben los sistemas administrativos que dato requerir por Cuenta Contable imputada? Los Sistemas Administrativos manejan el concepto de anlisis, es decir cada cuenta Contable al crearse se le debe especificar qu tipo de anlisis requiere para que dependiendo de este solicite tal o cual informacin adicional.

Tipos de Anlisis
En general, los Sistemas administrativos manejan los siguientes tipos de anlisis: 1: Sin anlisis Significa que al momento de imputar una Cuenta Contable que posea este tipo anlisis, no pedir informacin adicional, es decir pedir la informacin bsica que es el valor del monto de la operacin, al debe o al haber. Por ejemplo las Cuentas de Caja no tienen, en general informacin adicional. 2: Cuenta Corriente Las Cuentas con anlisis 2 solicitaran al sistema el RUT de la persona o empresa involucrada en la transaccin. Por ejemplo las Cuentas de Anticipo del Personal deben tener este anlisis porque aparte de solicitar el monto al debe o al haber, debe solicitar la persona a la cual se le giro un Anticipo. 3: Cuenta Corriente Operacional Las cuentas analizadas de este tipo solicitan al sistema una serie de informacin que dice relacin con: el Rut de la persona o empresa involucrada en la transaccin, el tipo de documento que interviene (Factura, Nota de Crdito, Nota de dbito, letra, pagar, boleta, etc.), el nmero de tal documento y la fecha de vencimiento de este. Por ejemplo Cuentas de Proveedores, de Clientes, de Honorario, etc. ya que todas involucran un documento en la transaccin. 4: Cuenta con Centro de Costo Se entender por Centro de Costo al departamento, local o sucursal de una empresa que genera algn gasto o ingreso, por ejemplo Centro de Costo de Contabilidad, Centro de Costo de informtica, Etc. Este anlisis lo tendrn aquellas cuentas que necesiten reconocer al Centro de Costo que se hace responsable de una imputacin de Gasto o Ingreso. Por ejemplo la mayora de las cuentas de Resultado necesitan este dato. 5: Cuentas tem-Gasto Se entender por tem-Gasto a aquel anlisis detallado de productos o conceptos por el cual se generen Gastos o Ingresos. Este anlisis lo tendrn aquellas cuentas que necesiten reconocer en detalle el concepto de Ingreso o Gasto, por ejemplo Gasto por Concepto de luz, ingreso por concepto de venta de galletas. Por ejemplo la cuenta de Resultado Gastos Generales debera tener este anlisis para reconocer el concepto por el cual s est gastando. 12

6: Anlisis de Banco Este anlisis est diseado para identificar a las cuentas que deben seguir un tratamiento de conciliacin bancaria. Las cuentas que posean este anlisis, se le soltar el nmero de Cheque o de algn documento bancario que intervenga en la transaccin. Por ejemplo todas las cuentas de banco deberan contar con este anlisis.

Ejemplos de Imputacin

Ejemplo 1: Se debe imputar la Factura N 0000001 del proveedor Rut. 96.768.350-7 por un total de $ 119.000.- por concepto de Gasto de oficina solicitados por los departamento de Contabilidad e informtica. Centros de Costo 1 y 2 respectivamente, con fecha de emisin 31/08/2005 y vencimiento el 30/09/2005 Imputacin: CUENTA 2.1.01.001 1.1.11.003 3.1.11.001 3.1.11.001 Explicacin: Lnea 1: Se ha imputado $ 119.000.- a la cuenta 2.1.01.001 (Proveedores) al proveedor de Rut 96.768.350-7 por la Factura de Compra N 00000001, con sus respectivas fechas. El detalle pedido por esta imputacin se debe a que la cuenta 2.1.01.001 es con anlisis operacional debido a que se necesita pedir el proveedor, el documento asociado y el nmero de este para efectos del Libro de Compra. La fecha de vencimiento es importante para los anlisis de Cuentas por Pagar. Lnea 2: Se ha imputado $ 19.000.- a la Cuenta 1.1.11.003 (IVA Crdito Fiscal) por concepto de IVA. Ntese que esta cuenta no es analizada por lo que no necesita mayor detalle. Lnea 3 y Lnea 4: Ambas lnea corresponde a la imputacin de la cuenta de gasto 3.1.11.001 (Gastos generales), en ambas imputaciones se refleja el gasto por el concepto 102 (Ej. Gastos de oficina), sin embargo; la divisin de los costos ($ 25.000 y $ 75.000) se debe a que el gasto lo comparten distintos departamentos o Centros de Costos, el 0000000001 y 0000000002 (Ej. Contabilidad e informtica respectivamente). El anlisis, entonces de esta cuenta es de Centro de Costo e tem Gasto. Ejemplo 2: Se debe cancelar la factura anterior a travs de un Cheque del Banco del Estado, numero 54856 cuya cuenta contable es 1.1.02.001 Imputacin: CUENTA DEBE 2.1.01.001 119.000 1.1.02.001 Explicacin: Lnea 1: Se ha imputado $ 119.000.- a la cuenta 2.1.01.001 (Proveedores) al proveedor de Rut 96.768.350-7 por el pago de la Factura de Compra N 00000001. Ntese que la fecha de vencimiento no es necesario ingresarla por tratarse de un pago y no de un compromiso de vencimiento. HABER ANLISIS DTO. NUMERO EMISIN VENCTO. ITEM-GASTO 96.768.350-7 FC 00000001 31/08/2000 30/09/2005 119.000 CH 00054856 DEBE 19.000 25.000 75.000 HABER ANLISIS DTO. NUMERO EMISIN VENCTO. ITEM-GASTO 119.000 96.768.350-7 FC 00000001 31/08/2000 30/09/2005 0000000001 0000000002 102 102

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Lnea 2: Se ha imputado $ 119.000.- a la Cuenta 1.1.02.001 (Banco del Estado) con el cheque nmero 00054856. El detalle del cheque se debe a que la cuenta es de anlisis banco y necesita este documento para la futura conciliacin bancaria.

Relaciones entre Sistemas

Cada Sistema administrativo cumple una funcin especfica y su objetivo es cumplir los requerimientos por los cuales fueron diseados; sin embargo, estos al relacionarse forman un todo, denominado Sistemas Administrativos Integrados. El Sistema de Contabilidad es el centro o corazn de este esquema, debido a que a este se centralizan todos los movimientos realizados por los otros Sistemas Administrativos. Las relaciones entre los Sistemas administrativos ms populares en el mercado son las siguientes:

COMPRAS TESORERIA

CONTABILIDAD

INVENTARIO

REMUNERACIONES

VENTAS

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Relacin Sistemas de Compras - Contabilidad.Como se ha comentado anteriormente, en el Sistema de compras se registran todos los movimientos de adquisiciones de una empresa en particular. A travs de parmetros de Centralizacin se especifica en el Sistema de Compras la Cuenta de Proveedores e IVA Crdito dito fiscal, mientras que la cuenta de Gasto o de Activo segn sea el caso, se parametriza en cada tem del sistema de Compras (tem es algo similar al Plan de Cuentas de Contabilidad Contabilidad), a modo de ejemplo tenemos: Parmetros Generales de Centralizacin

tem de Compras

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Supngase ahora que se ingresan las siguientes facturas al sistema de Compras Una factura por concepto de compras de: Oxidantes por $ 20.000 y Reductores por $ 30.000 Al centralizar estas facturas en la Contabilidad y dados los parmetros de centralizacin, se generara un comprobante similar al siguiente: CUENTA 2101001 1111003 3101001 3101002 DEBE 9.000 20.000 30.000 HABER 59.000

En este ejemplo NO SE INCLUYERON los anlisis respectivos de las cuentas contables.

Relacin Sistemas de Ventas - Contabilidad.Recordemos que en el Sistema de Ventas se registran todos los movimientos de Ventas de una empresa en particular. A travs de parmetros de Centralizacin se especifica en el Sistema de Ventas, la Cuenta de Clientes e IVA Dbito Fiscal, mientras que la cuenta de Ganancia, se parametriza en cada tem del sistema de Ventas (tem es algo similar al Plan de Cuentas de Contabilidad), a modo de ejemplo tenemos: (Las pantallas de ingreso de estos parmetros son similares a las de Compras) Parmetros Generales de Centralizacin Clientes: 1105001 Clientes Nacionales IVA D.F.: 2104001 IVA crdito fiscal tem de Ventas gal-mckay : 4101001 Ventas de Galletas gal-costa : 4101001 Ventas de Galletas Supngase ahora que se ingresan las siguientes facturas al sistema de Ventas Una factura por concepto de ventas de Galletas mckay por $ 36.000 y ventas de Galletas Costa por $ 29.000 Al centralizar estas facturas en la Contabilidad y dados los parmetros de centralizacin, se generara un comprobante similar al siguiente : Cuenta 1105001 2104001 4101001 Debe 77.350 12.350 65.000 Haber

Relacin Sistema Ventas - Inventaro La relacin entre ambos Sistemas es una relacin directa, es decir en lnea. Mientras el Sistema de Ventas esta facturando, este constantemente va rebajando el Stock de mercaderas facturadas de las bodegas que maneja el Sistema de Inventaro. El Sistema de Inventaro al mismo tiempo va informado si las respectivas bodegas cumplen o no el Stock mnimo establecido por la Empresa

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Relacin Sistema Compras - Inventaro La relacin entre ambos Sistemas es una relacin directa, es decir en lnea. Mientras al Sistema de Compras se actualizan a medida que se van ingresando facturas por mercaderas, este constantemente va aumentando el Stock de mercaderas en las bodegas que maneja el Sistema de Inventaro. El Sistema de Inventaro al mismo tiempo va informado si las respectivas bodegas cumplen o no el Stock mximo establecido por la Empresa Relacin Tesorera - Contabilidad La principal funcin del Sistema de Tesorera es de llevar un control rgido de las Cuentas de Caja y sobre todo de las cuentas de Banco. En este, entonces se ingresan todos los comprobantes contables que sean producto de ingreso o egresos de fondos para posteriormente centralizarlos en la contabilidad de manera similar como lo Centralizan los Sistemas de Compras o Ventas. Relacin Contabilidad - Tesorera El Sistema de contabilidad lleva un control de los documentos pendientes a pago. Si estos pagos la empresa los realiza por intermedio de cheques, el proceso a seguir es el Siguiente: Contabilidad centraliza en Tesorera todos lo los s documentos pendientes a pago en una fecha determinada. El sistema de Tesorera recibe esta informacin y genera los cheques computacionales al tiempo que genera automticamente el comprobante de Egreso producto de este pago. Por ltimo, el sistema de Tesorera Tes actualiza en la Contabilidad el comprobante de Egreso generado y se actualizan as las cuentas por pagar. Relacin Remuneraciones - Contabilidad El Sistema de Remuneraciones est a cargo del proceso de clculo de sueldos y en se encuentran detallado de los distintos Haberes y Descuentos de Empleados. A travs de una tabla de Centralizacin se detalla por cada haber o descuento, la cuenta contable asociada a estos conceptos. Al centralizar, entonces la contabilidad recibe los montos en las cuentas contables que se definieron en los parmetros de Centralizacin. En el ejemplo H significa haberes e I significa descuentos.

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Relacin Remuneraciones - Tesorera Si en el Sistema de Remuneraciones se definen que los sueldos pagados al personal sean por intermedio de Cheques computacionales, este centraliza en tesorera los montos lquidos a pago, para que tesorera genere los cheques computacionales y actualic la Cuentas Corrientes de los Empleados en Contabilidad. Relacin Ventas Remuneraciones Esta relacin se puede dar, cuando en el sistema de Ventas se definan porcentajes de comisiones a los vendedores por ventas. Estos vendedores estn definidos como empleados en el sistema de remuneraciones el que captura en su respectivo haber los montos por comisin desde ventas, para posteriormente efectuar el proceso de remuneraciones.

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