CIRCULOS DE CALIDAD

QUE ES UN CIRCULOS DE CALIDAD?

Son un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en
un rea de trabajo comn, y que trabajan para el mismo supervisor, que se
renen voluntaria y peridicamente, y son entrenados para identificar,
seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su
trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la direccin, y, si sta lo
aprueba, llevar a cabo su implantacin.
Todos sus integrantes antes de formar parte de un crculo de calidad reciben
formacin en tcnicas de evaluacin y en mtodo de mejora de la calidad de tal
forma que se capacitan para la tarea que van a abordar. El tipo de formacin y
la forma de recibirla es muy variable de una empresa a otra, aunque es
frecuente que incluya informacin sobre mtodos de evaluacin, de anlisis de
los problemas (espina de pescado y Pareto), gestin de procesos y definicin
de indicadores y estndares de calidad.
OBJETIVO. El objetivo es el deseo comn de mejorar la tcnica del trabajo,
resolviendo los problemas comunes.
Los puntos focales de los crculos de calidad son:
La calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los crculos; los
mercados son cada vez ms competitivos y los clientes tienen un mayor nivel
de educacin y exigencia lo que provoca que la calidad sea una preocupacin
central para la mayor parte de las empresas.
La Productividad. Los crculos pueden colaborar a incrementar la
productividad en un sentido ms amplio y en todas las reas de la empresa.
Viene a ser la resultante de una correcta aplicacin del conjunto de los
recursos de la empresa, un ndice fiable de que todos los recursos estn bien
dirigidos y administrados.
La mejora de costes. El conocimiento de los costes evita el despilfarro y la
mala administracin de los recursos. Los crculos de calidad pueden colaborar
decisivamente a la hora de reducir los costes de todo tipo: administrativos,
comerciales, transportes, etc.
La motivacin. Gracias a los crculos de calidad se puede conseguir motivar
de una forma constante a los trabajadores, ofrecindoles oportunidades de
participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse valorados por el trabajo
bien hecho.
La integracin. Los crculos de calidad facilitan la ruptura de los
compartimentos estancos, y hacen que sus integrantes conozcan el trabajo de
los dems y comprendan mejor sus necesidades y problemas.

La reorganizacin. Cuando la reorganizacin puede ser lenta en el tiempo, y

no son necesarias decisiones drsticas y urgentes, es una buena alternativa
encomendar a los crculos el estudio de esta reorganizacin.
Caractersticas de los Crculos de Calidad
Algunas de las caractersticas ms sobresalientes de los crculos de calidad
son las siguientes:
La participacin en el Crculo de Calidad es voluntaria.
Son grupos pequeos, de 4 a 6 personas en talleres pequeos, de 6 a
10 en talleres medianos y de 8 a 12 en talleres grandes.
Los miembros del Crculo de Calidad realizan el mismo trabajo o
trabajos relacionados lgicamente, es decir, suelen formar parte de un
equipo que tiene objetivos comunes.
Los Crculos de Calidad se renen peridicamente para analizar y
resolver problemas que ellos mismos descubren o que le son propuestos
a su jefe.
Cada Crculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del
funcionamiento del Crculo. Dicho jefe es, por lo general, un supervisor
que recibe formacin especial relativa a las actividades del Crculo.
La junta de gobierno de la direccin establece los objetivos, poltica y
pautas de las actividades de los Crculos de Calidad, y sustenta el
sistema de los Crculos mediante los recursos adecuados y el inters de
la direccin.
Todo aquel que participa en un programa de Crculos de Calidad recibe
formacin o informacin acorde con el grado de participacin que tenga
en el sistema.
Deben participar diversas categoras laborales.
El crculo de calidad no tiene relacin jerrquica de autoridad y
dependencia, los miembros son igualitarios.
El lder es elegido por los miembros y puede ir cambiando segn el
grupo.
Tcnicas principales y bsicas de los crculos de calidad
"Brainstorming" o generacin espontnea de ideas. Esta es una tcnica
donde se procura que los participantes den el mximo nmero de ideas sobre

un tema propuesto, importando no la calidad de las mismas sino su cantidad, y

procurando que las ideas sean originales y creativas.
Tcnicas de registro de la informacin, principalmente usando la hoja de
registro y el muestreo.
Hoja de registro. Este instrumento permite al crculo organizar la informacin
obtenida en un formato que puede ser fcilmente entendido y analizado. En
la parte izquierda se anotan los elementos, tems, caractersticas o medidas
a observar. La columna siguiente sirve para tabular; esto es, para anotar una
marca cada vez que se contraste el fenmeno correspondiente. La ltima
columna se destina a las frecuencias totales de cada tem.
Muestreo. Sirve para economizar al trabajar con una muestra representativa,
en lugar de con toda la poblacin de elementos.
Tcnicas de anlisis de la informacin, donde incluimos las tablas resumen
de informacin, diversos tipos de grficas (barras, lineales, circulares) Y el
anlisis de pareto con lo que conseguiremos obtener los datos en un formato
visualmente atractivo. Este marcado nfasis en lo visual es uno de los
principios bsicos del control de calidad.
Tcnicas de anlisis de problemas, donde sobresale el diagrama causaefecto. Este diagrama es una representacin grfica de la relacin que existe
entre las causas potenciales de un problema o efecto y el problema o efecto
mismo.
Existen varios arreglos de esquemas, los que saben ser matriciales, los que se
los llaman segn su parecido con las letras del abecedario. El diagrama tipo L
es un cuadro bidimensional que consigna lneas y columnas. La tipo T es un
escenario tridimensional confeccionado por dos moldes tipo L, con un acopio
de agentes semejantes entre ellos.
El papel de los Crculos de Calidad
El papel de los Crculos de Calidad es:
Identificar problemas.
Seleccionar el problema de mayor importancia.
Hacer que el Crculo investigue dichos problemas.
Encontrar las soluciones.
Tomar medidas, en caso de que el Crculo este autorizado a hacerlo.
Hacer una exposicin de los problemas y posibles soluciones ante la
direccin.
Propsitos de los Crculos de Calidad
Sus propsitos pueden ser resumidos en los siguientes puntos:

 Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata nicamente

de aumentar la cifra de ventas sino de crecer en calidad, innovacin,
productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente, en definitiva, es la
nica forma de asentar el futuro de la empresa sobre bases slidas.
Lograr que el lugar de trabajo sea cmodo y rico en contenido. Los
Crculos aspiran a lograr que el lugar de trabajo sea ms apto para el desarrollo
de la inteligencia y la creatividad del trabajador.
Aprovechar y potenciar al mximo todas las capacidades del individuo.
El factor humano es el activo ms importante y decisivo con que cuenta la
empresa. Su potenciacin constante provoca un efecto multiplicador cuyos
resultados suelen sobrepasar los clculos y estimaciones ms optimistas.
Es conveniente que el grupo se rena cada 2 o 3 semanas. La duracin de
cada sesin debe oscilar entre los 45 y 90 minutos aproximadamente. Es
conveniente establecer un programa de reuniones.
El lder debe tener en cuenta para la buena marcha de las reuniones:
Que ha de seleccionar miembros con experiencia profesional y que sean
comunicativos.
Que todos hablen con libertad.
Debern reprimir a los charlatanes.
Conseguir que hablen los tmidos.
Evitar discusiones de principio.
Procurar sacar conclusiones finales.
Tomar notas de cada sesin.
Principios de los Crculos de Calidad
As pues, en la filosofa de los Crculos de Calidad se encuentran estos
principios:
La participacin de las personas a todos los niveles.
Voluntariedad en la participacin.
Inters y espritu de superacin constante que hace sensibilizarse de las
cosas que no van bien, que podran ir mejor, o que crean problemas.
Capacidad para analizar los problemas e identificar sus causas (formando al
personal para ello).
Formacin para resolver los problemas poniendo los remedios oportunos.
Mantener los resultados obtenidos. Reconocimiento a todos los niveles de
que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que aquel que lo
realiza cotidianamente.
Respeto al individuo, a su inteligencia y a su libertad.
Potenciacin de las capacidades individuales a travs del trabajo en grupo.
Referencia a temas relacionados con el trabajo.

Actividades de un Crculo de Calidad

Fundamentalmente el Crculo de Calidad es un grupo solucionador de
problemas. El proceso de solucin de problemas se convierte en una secuencia
integrada de acciones y empleo de tcnicas. Para solucionar dichos problemas
hay que pasar por unas etapas:
Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la
tcnica de "brainstorming" para obtener un listado lo suficientemente amplio
que permita dar una visin ajustada del estado actual del rea de trabajo.
Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el
Crculo elige un problema que tratar de solucionar; se puede comenzar
reduciendo la lista previa llegando a un consenso sobre los problemas ms
importantes. La evaluacin de los problemas muchas veces requiere que
previamente se realice una recogida y anlisis de informacin y el empleo de
algunas tcnicas como el anlisis de Pareto.
Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por
igual el significado e implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin
puede ser til responder a cul es el problema, y dnde y cundo se produce.
Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de ste; dirigido a
eliminar la causa que lo produca. Las posibles causas se organizan en un
diagrama causa-efecto. Esta tcnica permite ver grficamente de qu modo y
desde qu rea del trabajo pueden actuar las posibles causas. Para evaluar la
probabilidad de que una de stas sea la responsable del problema se
necesitar informacin adicional. Toda esta informacin ayudar al Crculo a
llegar a un consenso sobre cul es la causa ms probable del problema.
Identificar y evaluar soluciones. El Crculo tratar de confeccionar un
listado de soluciones potenciales que, posteriormente, sern evaluadas por el
grupo en funcin de determinados criterios.
Decidir una solucin. Con todos los datos disponibles, el Crculo inicia una
discusin para llegar a un consenso sobre qu solucin parece en principio
mejor que las dems.
Desarrollar un plan de implantacin de la solucin. Este plan debe
explicar cmo ser ejecutada la solucin elegida.
Presentar el plan a la direccin. Es recomendable incluir un clculo
aproximado de los beneficios que se esperan conseguir con el plan propuesto.
Implantar el plan. Si la direccin aprueba el plan presentado, los miembros
del Crculo se responsabilizarn de su implantacin en su rea de trabajo.
Evaluar los resultados de la solucin propuesta. Desde su implantacin el
Crculo recoge y analiza informacin sobre los resultados que el plan de
implantacin de la solucin depara. No se trata de averiguar si a corto plazo la

solucin funciona, sino que es conveniente realizar un seguimiento a largo

plazo de sus efectos.
Optimizar los resultados de la solucin. No se trata de nicamente de
solucionar problemas, sino de prever su ocurrencia en zonas que an no los
han sufrido.
Vuelta a identificar una lista de problemas. Con la solucin de un problema
previo se da paso a un nuevo ciclo de actividades encaminadas hacia el mismo
fin.
TEMAS A TRATAR EN LOS CIRCULOS DE CALIDAD
Los posibles temas derivados de la formacin de estos grupos pueden ser
diversos. Algunos ejemplos se describen a continuacin:

Aumentar la coordinacin
clientes/proveedores.

Mejorar la calidad del producto o del servicio ofrecido entendiendo por

calidad la que satisface las necesidades y expectativas del cliente.

Buscar ahorros a travs de la reduccin de costes innecesarios.

Reducir la burocracia que no aade valor a los procesos.

Mejorar la atencin al cliente en procesos como el de comunicacin o

atencin de quejas o sugerencias.

Reducir plazos (de entrega de las salidas de los procesos, de ejecucin de

acciones o tareas, de espera del cliente, etc) simplificando los procesos o
incluso proponiendo su modificacin.

Aumentar la comodidad, la higiene, la limpieza y la seguridad en el trabajo,

mejorando as la calidad de vida del trabajador a travs del mbito laboral.

la

comunicacin

entre

departamentos

TEMAS QUE NO DEBEN TRATARSE EN LOS CIRCULOS DE CALIDAD

Reivindicaciones y temas relacionados con las condiciones laborales.

Las quejas y crticas a los responsables o lderes de la organizacin.

Las estrategias y polticas generales de la organizacin.

Los nombramientos, ascensos, suspensiones o despidos.

La valoracin del desempeo de otros profesionales que pertenecen a

distintas reas funcionales.

Los elementos decisivos para el xito de los crculos de calidad son:

La participacin voluntaria
La formacin de los miembros en: Anlisis estadstico, Dinmicas de
grupo.
Tcnicas de resolucin de problemas.
La eleccin libre de los temas a tratar por los miembros del grupo, sin
imposicin jerrquica que ahogue la colaboracin creativa del grupo.
Las reuniones deben celebrarse regularmente en tiempo pagado por la
empresa, y que sta asuma el coste de la puesta en marcha.

Bibliografa

Crculos
De
Calidad.
Disponible
http://www.uss.edu.pe/uss/eventos/JovEmp/pdf/CIRCULOS.pdf.
Consultado el da 01/03/2014

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Equipos de Mejora y Crculos de Calidad. Disponible en.

http://cursos.campusvirtualsp.org/pluginfile.php/2264/mod_resource/c
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http://www.powerweb.byethost13.com/admrrhh/dctos/Circulos%20de
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