Implementacion de Control Interno Inventarios
Implementacion de Control Interno Inventarios
Implementacion de Control Interno Inventarios
RESUMEN
Implementacin del Sistema de Control Interno de los
inventarios de: Muebles, equipos, materiales y
suministros en el Colegio Fiscomisional Experimental
Asuncin durante el ao lectivo 2007-2008
La modernidad y los procesos de globalizacin exigen
romper paradigmas tradicionales y con urgente creatividad
definir nuevos modelos de gestin para que
stos
de
el
objetivos, la confiabilidad de la
financiera,
el
cumplimiento
de
leyes
de
inters
(alumnos,
padres
de
familia,
/ 2008
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
presenta
algunas
Polticas,
Normas,
Leyes
Reglamentos
son
CAPTULO I
10
1
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN
1.1 Antecedentes
10
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12
12
12
12
12
13
CAPITULO II
2 EL CONTROL INTERNO
14
2.1 Concepto.- (COSO)
14
2.2 Objetivos generales del control interno
15
2.3 LOS INVENTARIOS
20
2.3.1 Antecedentes
20
2.3.2 Definicin
21
2.3.3 Objetivo
21
2.3.4 Componentes del Control Interno
22
2.3.4.1 Actividades de Control
22
2.3.4.2 Sistema de Informacin y
Comunicacin
24
2.4 LAS POLITICAS DE CONTROL INTERNO
25
2.4.1 Definicin
25
2.4.2 Importancia
25
CAPITULO III
3 LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
26
3.1 Aplicacin de Polticas
26
3.1.1 EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 29
3.1.2 Generalidades
29
3.1.3 Clases de Procesos
32
3.1.4 Implementaciones al Sistema de Control Interno
de Inventarios
36
3.1.4.1 Organizacin
37
3.1.4.2 Procesos
39
3.1.4.3 Codificacin
41
CAPITULO IV
4.1 CONCLUSIONES
PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR
45
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4.2 RECOMENDACIONES
48
4.2 GLOSARIO
48
4.3 BIBLIOGRAFA
56
4.4 ANEXOS
58
4.4.1 Solicitud de requerimiento de suministros
59
4.4.2 Formulario para registro de proveedores
60
4.4.3 Registro de calificacin de proveedores
61
4.4.4 Acta de entrega recepcin
62
4.4.5 Acta de constatacin fsica de inventario
63
4.4.6 Acta de baja de bienes
64
4.4.7 Macroprocesos de la Institucin
65
4.4.8 Diagrama de Flujo- Procedimiento de Compras 67
4.4.9 Listado de Proveedores
68
4.4.10 Registro de evaluacin de proveedores
71
4.4. 11 Matriz general de indicadores y resultado de
ndices
72
4.4.12 Resultado de encuestas y cuestionario de Control
Interno
73
4.4.13 Fotografas de la Bodega
77
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TEMA:
Implementacin del Sistema de Control
Interno de los inventarios de:
Muebles, equipos,
materiales y suministros en el Colegio Fiscomisional
Experimental Asuncin durante el ao lectivo 20072008
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DEDICATORIA
A DIOS porque gracias a su MISERICORDIA y a su AMOR
infinito, hace que todo sea posible, que cuando se quiere
se puede siempre que se haga con amor y dedicacin.
A mi ESPOSO Olmedo quien desde el primer momento
respald mi decisin, brindndome
su apoyo y
comprensin.
A mis HIJOS: Juan Pablo y Mara Jos por su cario y
colaboracin al realizar este trabajo arduo. Dios les
bendiga.
A mis PADRES: Pedro y Estela quienes me brindan todo su
amor, apoyo y cario en todas las etapas de mi vida.
A mis HERMANAS: Ing. Com. Mara Augusta y Dra. Anita
Cecilia unas mujeres profesionales gracias por darme su
ejemplo a seguir, que Dios las bendiga
A mis SOBRINOS: Beln, Paz, Pedrito, Gaby, Dome, July,
Sebas, Dany y Carito la ms pequea, gracias por esa
energa y optimismo.
A mi suegra la Sra. GLORITA por estar pendiente de mis
logros y fracasos brindndome su apoyo y afecto.
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AGRADECIMIENTO
A mi FAMILIA que siempre ha estado all en todo momento
brindndome
su apoyo, gracias por su ayuda y
comprensin.
A mi cuada MARA DEL CARMEN por su colaboracin en
los momentos difciles que hemos compartido.
A mis COMPAERAS de trabajo Lcda. Rosario Tobar y
Dra. Roco Vicua quienes han estado pendientes de mis
logros, gracias por toda esa capacitacin impartida en
estos aos de trabajo.
A mi COMPAERO DE TRABAJO Lcdo. Clber Montero
por su paciencia en mi adiestramiento.
A mi COMPAERA DE TRABAJO Econ. Mnica Cobos por
haber llegado en el momento apropiado para brindarme sus
consejos.
A las Autoridades del Colegio ASUNCIN por la
formacin docente recibida durante veinte y un aos de
trabajo.
A mi TUTOR- DIRECTOR de Tesina Ing. Com. Genaro
Pea Cordero por su disposicin, asesora y orientacin en
la elaboracin de este informe de investigacin.
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INTRODUCCIN
Es indiscutible que la modernidad y los procesos de
globalizacin exigen romper paradigmas tradicionales y con
urgente creatividad definir nuevos modelos de gestin para
que
de
los
objetivos,
la
confiabilidad
de
la
que
regulan
la
Institucin.
Esta
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INSTITUCIN:
Antecedentes.-
La
Filosofa
Captulo
IV,
presenta
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES, finalmente
la BIBLIOGRAFA,
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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN
ANTECEDENTES.- El Colegio " La Asuncin" de la
Ciudad de Cuenca, en calidad de particular naci en 1963,
funcion con un grupo de religiosas de la Comunidad
Asuncin.
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en
seminarios
de
capacitacin;
cada
se cumplieran
Norma
de
Calidad
Internacional
considera
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honestidad,
responsabilidad,
tolerancia,
competencias.
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permanentemente
los
procesos
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CAPITULO II
EL CONTROL INTERNO
CONCEPTO.- (COSO)1
entidad,
diseado
para
proporcionar
seguridad
operaciones.
- Confiabilidad de la informacin financiera
- Cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicadas.
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1
C
COMITEE
OF
S
O
SPONSORING
ORGANIZATION OF THE TREEADWAY COMMISSION.
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a)
separacin
entre
funciones
dado
que
por
tratarse
de
funciones
La adquisicin econmica
la entidad, deben
de
los
adecuadamente
ubicados,
almacenes,
contar
deben
con
estar
instalaciones
Las personas a
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La toma de
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de ser el caso.
Los
los
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normas
legales
vigentes.
Igualmente,
tales
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LOS INVENTARIOS
ANTECEDENTES.- Desde tiempos inmemorables, los
egipcios
acostumbraban
dems
pueblos
almacenar
de
grandes
la
antigedad,
cantidades
de
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Informacin y
comunicacin.
ACTIVIDADES DE CONTROL.-
Implica la forma
de
autorizacin
aprobacin
- Segregacin de funciones
- Controles sobre acceso de recursos y
archivos
- Verificaciones, constataciones fsicas
- Revisin de desempeo operativo
- Revisin de procesos, operaciones y
actividades.
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adecuadas
que
permitan
controlar
las
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Las
polticas
que
adopten
las
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CAPTULO III
LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
APLICACIN DE POLTICAS.- El Colegio Fiscomisional
Experimental Asuncin mantiene las siguientes polticas
de Control Interno para administrar sus inventarios.
1.- El tratamiento de bienes fiscales como particulares se
basan en las siguientes Leyes, normas, reglamentos y
manuales.
- Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador.
Reg. Oficial febrero de l997
- Reglamento General de Bienes del sector pblico.
Reg. Oficial 3 octubre de 2006
- Reglamento para la distribucin de bienes muebles
obsoletos. Reg. Oficial agosto de 1985
- Reglamento para enajenacin de activos improductivos.
Reg. Oficial
abril de l993
2002
- La Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control
(LOAFYC)
- Ley de Presupuestos del Sector Pblico.
- Manual General de Contabilidad Gubernamental
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Humanos,
Infraestructura,
Servicio
al
Cliente
7 de abril
de 2008.
2.- En el mes de mayo se solicita a las reas utilizar el
formulario de requerimiento de materiales para el siguiente
ao lectivo; las autoridades analizan y definen prioridades.
ANEXO 1
suministros
3.- El presupuesto anual aprueban el Consejo Directivo, la
Colectora y la Contadora; cada ao se aprueba el Plan de
adquisiciones.
4.-Al solicitar bienes que no consta en el plan de
adquisiciones, el Sr. Rector autoriza la dotacin de
recursos de forma directa, siempre y cuando los montos no
exceden al 0,8 por mil ($1.500) del presupuesto global del
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ANEXO 2
proveedores
7.- Una comisin autorizada califica a los proveedores de
acuerdo a requisitos establecidos.
ANEXO 3
ANEXO 4
informa a
ANEXO 5 Acta de
constatacin fsica
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ANEXO 6
respectivamente.
EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
GENERALIDADES.- Las Normas de la familia ISO 9.000,
ISO 14.000 (Gestin Ambiental) y de la familia ISO 18.000 (
Seguridad industrial y salud ocupacional), son el resultado
del trabajo interactivo de comits tcnicos formados por
profesionales de universidades, empresas y entes oficiales
de
174
pases,
coordinados
en
la
Internacional
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procesen su informacin,
Si la velocidad de la
que
provea
servicios
educativos
tanto
siguientes:
CLASULAS GENERALES
0
Introduccin
Objeto y Campo de
aplicacin de la Norma
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Referencias Normativas
Trminos y
definiciones
CLUSULAS OPERATIVAS
4
Responsabilidad de la Direccin
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Modelo de gestin
MEJORA CONTNUA DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
C
L
I
E
N
T
E
R
E
Q
U
I
S
I
T
O
S
GESTIN DE LOS
RECURSOS
MEDICIN, ANLISIS
Y MEJORA
ENTRADAS
El xito
PROCESOS
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
PRODUCTO
C
L
I
E
N
T
E
SALIDAS
PLANIFICAR
HACER
ACTUAR
VERIFICAR
CLASES DE PROCESOS.
- Macroprocesos.- Son procesos globales, vitales
inciden en la calidad del servicio (Proceso de
Planificacin acadmica), son realizados por el
Consejo Directivo y el Comit de calidad, para cumplir
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directamente
con
el
Departamento
de
REALIZACIN DEL
La
la
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para
eliminar
no
conformidades
mediante
calificadas
ANEXO
Listado
de
Proveedores.
En el mes de abril de 2007 luego del informe de Auditoria
Externa, las autoridades vieron la necesidad de que exista
un Supervisor para Proveedores; de all a la fecha se
evala a los proveedores en forma mensual como se
puede observar en el ANEXO 10 Registro de evaluacin
de proveedores
En el mes de marzo del presente ao, se efectu la
Auditoria Externa a algunas dependencias, esta vez se
detect no conformidades menores en el Departamento
de Guardalmacn:
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1.- La
cualitativos se
el avance de la tecnologa y
informticos
sencillos
los
mismos
que
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inventarios se utilizaron
departamentos de
a tres aspectos
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- Obtener pro-formas
- Realizar adquisiciones determinadas por las autoridades
- Participa en la entrega recepcin de bienes
- Elabora diariamente recibos o actas de entrega-recepcin.
- Archivo de actas por departamentos.
- Realiza constataciones fsicas.
- Mantiene actualizado los registros de ingresos y egresos
de cada artculo
- Prepara informes para trasladar, reparar o dar de baja los
bienes
- Informa a contabilidad en forma mensual sobre los gastos
y traspaso de bienes en los departamentos
Muchas veces el custodio debe cumplir con sus tareas,
dentro y fuera de la institucin por lo que el departamento
permanece cerrado sin atencin.
inconveniente se debera:
a)
Reorganizar
el departamento
nombrando un
que los
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sin causar
inconvenientes.
Los materiales y suministros permanecen colocados en
estantes sin ninguna identificacin:
a)
Se
debera
colocar
dentro
de
la
bodega
stock de bienes
particulares y fiscales.
PROCESOS
En un proceso de compra se dan los siguientes
procedimientos:
autorizacin,
designacin
de
una
las
el
Supervisor
de
proveedores
podra
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
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41
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no encuentra un mtodo
42-01-001-5432 CAF.
Se
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fondos
particulares.
a) C.A.F.E.C. 14.101.000000002
b) E.A.P.M. 1.2
000000000001
El control interno de los equipos de computacin es
complejo, existen en la institucin alrededor de 150
unidades, estn ubicados en oficinas, departamentos y
aulas. Son bienes que tienen una vida til de tres a cinco
aos, la inversin en estos activos es onerosa pero
indispensable; en la actualidad no se tiene claro
un
garanta de los
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de esta
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concentra
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estn
correctamente
organizados
controlados.
No
est
por
dems
hacer
rectificaciones
los
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RECOMENDACIONES
La Comisin de Finanzas est conformada por un
grupo cinco personas que son elegidas por las autoridades
al inicio del ao lectivo; desde hace algunos aos atrs no
se le permite participar en ninguna de las actividades que
cita el Manual de Funciones.
Se sugiere a las autoridades tomar en cuenta el trabajo
que puede desarrollar esta Comisin ya que todas las que
nombra el Manual, las est realizando el Supervisor de
Proveedores, el trabajo resulta no ser equitativo.
- Al momento de solicitar la adquisicin de bienes se
debe observar
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originan
un mecanismo para
GLOSARIO
Actividades.- Conjunto de tareas desarrolladas en una
organizacin
Actividades de control: Se refieren a las acciones que
realiza la Gerencia y otro personal de la entidad para
cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son
importantes porque en si mismas implican la forma
correcta de hacer las cosas, as como tambin porque el
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procesos
herramienta
tecnolgica,
que
permite
la
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acciones
de
diferente
naturaleza
los requisitos.
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magntico
en
otros
medios,
previamente
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Medicin
para
saber
cmo
se
est
cumpliendo el proceso.
ndices.- Porcentaje o valor real obtenido al final de un
proceso.
Infraestructura.- Instalaciones que permiten alojar los
recursos
fsicos
relacionados
con
la
tecnologa
de
informacin.
Insumo.- Es el conjunto de materiales, datos o informacin
que sirven como entrada a un proceso Rosero
Manual de normas y procedimientos.- Expresa de forma
analtica las actividades administrativas a travs de las
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, as
como la enunciacin de normas bsicas que regirn cada
una de las actividades
Mejora
continua.-
Se
consigue
con
las
acciones
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funcionarios
trabajadores
de
la
entidad
comprometindose a no reincidir.
No conformidad.- Es el producto que se presenta en el
proceso o al final de ste; posee fallas, problemas, errores,
debilidades, etc.
Organizacin.- Conjunto de personas e instalaciones
ordenadas segn un esquema de responsabilidades,
autoridades y relaciones.
Planificar.-
Establecer
los
objetivos
procesos
de
actividades
mutuamente
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establecen
generales
parmetros
para
la
toma
de
decisiones.
Seguridad de la informacin.- Mecanismos implantados
que
garantizan
la
confidencialidad,
integridad
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BIBLIOGRAFA
Referencias de fuentes impresas
Leyes
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Reglamento
General de Bienes del sector pblico
Reg. Oficial
octubre de 2006.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Curso de
Control de Bienes en el Sector
Pblico
2005.
Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico
Registro Oficial 7 de
mayo de 1997.
Manual de Contabilidad Gubernamental
para los
Colegios ao 2001
COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual
de Procedimiento Interno
para Inventarios Diciembre de 2007
COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual
de Funciones marzo 2008
Libros
ROSERO Aguirre Marcelo
/ 2008
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EMAAP-Q
Quito-Ecuador 2004
STONER, FREEMAN Y GILBERT Administracin Editorial
Prentice Hall 1995
CASHIN J. y otros Enciclopedia de la Auditoria Tomo 1,
Editorial Ocano, edicin 1993 Espaa.
Tesis Publicada
Patricia Quezada, Catalina Romero 2006 Tesina sobre
Teora del control Interno aplicado a la empresa Los
Cofanes
Pginas de Internet
www.contralora.gov.ec/normativa/NTCI-PRES-INDICE
www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMASTECNICAS-DE-CONTROL-INTERNO
www.monografias.com/trabajos11/conin.shtml64
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ANEXO No. 1
N ..
DEPARTAMENTO:
CANTIDAD
DESCRIPCIN
Escuela
Almohadillas Pelikan
Archivador tamao oficio
Archivador tamao telegrama
Borradores BR-40
Borradores blancos PZ 20
Borradores de pizarrn
Cajas de Acuarelas
Cajas de Alfileres
Cajas de Chinchetas
Cajas de clips andino
Cajas de crayones
Cajas de grapas grandes
Cajas de grapas pequeas
Cajas de hojalillos
Cajas de pinturas a colores
Cajas de temperas
Carpetas plsticas
Cartulina negra pliegos
Cartulina bristol pliegos
Cartulina tamao A 4
Cinta masking tape
Cinta Scosh
Cinta de embalaje
CD Grabable
CD Regrabable
Compases pequeos con tornillo
Cuadernos 100 hojas pequeos espirales
Cuadernos 100 hojas universitarios
Cuadernos 60 hojas
Cuadernos 60 hojas espirales pequeos
Cuchillas grandes
Cuchillas pequeas
Diskettes Maxel
Esferos Bic punta fina
Esferos Bic punta media
Folder Nacional o Carpeta de cartulina
Frascos de Peganol o Gomeros
Frascos de tinta para Almohadilla
Paquetes de 500 hojas de papel bond
Paquetes de 50 hojas de papel perforado a cuadros
Pliegos de Fomix de varios colores
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Colegio
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Tijeras
Lapiz con borrador
Frascos de liquido corrector pluma
Juegos de marcadores de 12 colores
Marcadores de pizarrn
Marcadores punta fina
Marcadores resaltadores
Marcadores de cartulina Snowman 400 gruesos
Marcadores para fomix
Pinceles Nro. 2
Pinceles Nro. 6
Cajas de plastilina
Pega Stick en barra
Pliegos de papel bond 120 gramos
Pliegos de papel de brillo
Pliegos de papel de seda
Plegos de papel peridico
Registros de control
Reglas plasticas grandes 50 cmt
Reglas pequeas 30 cmt
Tiza blanca
Tiza de colores
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59
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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANEXO No. 2
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN"
FORMULARIO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES
Sr. Proveedor:
Informamos a Ud.(s) que el Colegio Fiscomisional Experimental "La Asuncin", ha implementado un Sistema de Gestin de
Calidad bajo la norma ISO 9001:2000, y ha establecido que las compras que sean necesarias realizar se las efectuar a
proveedores calificados
EVALUACIN
ASPECTOS A EVALUAR
POR
LA
DATOS
LLENADOS
POR
EL
UNIDAD EDUCATIVA
PROVEEDOR
ADJUNTANDO
(Espacio a ser llenado
DOCUMENTOS DE RESPALDO
por el Plantel)
REQUISITOS LEGALES
Razn social
Representante legal
N de cdula
RUC
N Carn profesional o artesanal vigente ( en caso
de proveedores de servicios)
REQUISITOS DE CALIDAD: Adjuntar listado de
productos o servicios que puede ofrecernos y sus
marcas
SERVICIO DE ENTREGA: Indicar si cuenta con
servicio de entrega o atencin a domicilio
SERVICIOS DE POST VENTA: Indicar si su
empresa o negocio ofrece este servicio y detallar
en que consiste
RELACIN COMERCIAL PREVIA: Indicar si ha
mantenido o mantiene una relacin comercial con
nuestra Institucin (hace cunto tiempo?)
RECOMENDACIONES: Adjuntar certificados de
clientes que acrediten que han recibido de su parte
un buen servicio o producto
Si el proveedor es de materiales didcticos, previo
a la compra se adjuntar un informe del Jefe de
rea
Si es proveedor nico de bienes o servicios ser
calificado automticamente
PARA CAPACITADORES
Los capacitadores de la Direccin de Educacin o
los del Plantel son calificados directamente
Otros capacitadores deben adjuntar justificativos
de su experiencia en el tema
Nota: Sr. Proveedor le informamos que anualmente o antes, si es necesario, estos datos deben ser
actualizados y que al momento de recepcin de las adquisiciones, evaluamos si los productos estn
dentro de las especificaciones establecidas, si se cumple co
Atentamente,
/ 2008
60
UNIVERSIDAD DE CUENCA
No. 3
FACULTAD DEANEXO
CIENCIAS ECONMICAS
Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD
Y AUDITORIA
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN
UNIDAD EDUCATIVA
"LA ASUNCIN
REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES
P unt a je
O bt e nido
C rit e rio s :
P unt a je
O bt e nido
C rit e rio s :
- Requisitos legales:
20 Puntos.
20 Puntos.
20
- Requisitos de calidad:
- Requisitos de calidad:
30
20
30
20
10
20
- Recom endaciones
- Recom endaciones
10
TOTAL
80
TOTAL
80
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN
P unt a je
O bt e nido
C rit e rio s :
- Requisitos legales:
Representante legal, razn social, RUC,
P unt a je
O bt e nido
C rit e rio s :
- Requisitos legales:
20 Puntos.
20
20 Puntos.
- Requisitos de calidad:
- Requisitos de calidad:
20
20
- Recom endaciones
- Recom endaciones
10 /
20
20
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANEXO No. 4
ACTA DE ENTREGA RECEPCION
MUEBLES FISCALES, ENTRE EL
MONTERO
GUARDALMACN
DE
EDUCATIVA ASUNCION, Y EL SEOR
ING. JAIME ZEAS, LABORATORISTA
ASUNCION.
DE BIENES
(Sr.) KLBER
LA
UNIDAD
PROFESORES:
DEL COLEGIO
/ 2008
62
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANEXO No. 5
ACTA DE CONSTATACION FSICA DEL INVENTARIO DE
SUMINISTROS Y MATERIALES FISCALES
DE
PROPIEDAD DE LA UNIDAD EDUCATIVA ASUNCION
En la Ciudad de Cuenca, a los dos das del mes de Enero
del 2007, se constituyen los seores: Lcdo. Walter Auquilla
T. Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia
Argudo, Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.
Samantha Ulloa. Contadora de la Unidad Educativa
Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de la
Unidad Educativa Asuncin, con la finalidad de realizar la
constatacin
fsica del Inventario de Suministros y
Materiales Fiscales con la presencia de su custodio Sr.
Klber Montero O.
Luego de la constatacin fsica y control realizados se
indica que los Inventarios estn en orden y no se
determina observacin alguna.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben la
presente acta en original y copia las personas que han
intervenido
Lcdo. Walter Auquilla
Montero O.
RECTOR
GUARDALMACN
Sr. Klber
Srta.
/ 2008
63
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANEXO No. 6
ACTA DE BAJA DE BIENES MUEBLES PARTICULARES
DEL COLEGIO FISCO MISIONAL EXPERIMENTAL
ASUNCION
En la Ciudad de Cuenca, a los veinte y dos das del mes de
Noviembre del 2007, los suscritos Lcdo. Walter Auquilla T.
Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia
Argudo Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.
Samantha Ulloa, Contadora de la Unidad Educativa
Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de la
Unidad Educativa Asuncin, Prof. Maria Eugenia Soto
delegada del H. Consejo Directivo se constituyen en el local
donde funciona la Bodega del Plantel a fin de suscribir el
acta de baja del bien que se detallan a continuacin: en
cumplimiento a lo dispuesto en el oficio Nro.582 SG/CA del
16 de Noviembre del 2007, suscrito por el Sr. Rector con
aprobacin del H. Consejo Directivo.
_______________________________________________
_____________
DETALLE
CANT.
PRECIO
VALOR
UNITARIO
TOTAL
_______________________________________________
_____________
- Pedestales micrfono TE-13-08
3
2,66
7,97
Deck
Tocacassette
marca
SANSUI
1
31,87
31,87
- Micrfono Shure 14HCL
1
11,36
11,36
Micrfonos
marca
shure
con
cables
2
13,28
26,56
Y plubs
/ 2008
64
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
_______________________________________________
____________
Suman:
..$.
77,76 dlares
Los Bienes que se dan de baja tienen el valor de (Setenta
y siete dlares con setenta y seis centavos)
Valor que se procede a dar de baja y destruir en los
terrenos adjuntos al Plantel.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben la
presente acta las personas que han intervenido en dos
ejemplares de igual tenor
Lcdo.
Walter
Ing. Patricia Argudo
RECTOR
COLECTORA
Sra.
Sr. Clber Montero
CONTADORA
GUARDALMACEN
Auquilla
Samantha
/ 2008
T.
Ulloa
65
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANEXO No. 7
4.1 MACRO PROCESOS DEL COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL " LA ASUNCIN "
/ 2008
66
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
C d i g o : PGA - 7.4 - 0 1
ANEXO No. 8
PR OC ED I M I EN T O D E C OM PR A S D E M A T ER IA LES D I D C T I C O S,
B IEN ES M U EB LES, M A T ER IA LES Y SU M IN IST R OS, M A T ER IA LES D E
C O N ST R U C C I N Y SER V I C I OS
5.Docum entos
Asociados
En base a los requerimientos recibidos, definimos compras a realizar o
servicios a contratar, elaboramos el plan de adquisiciones ( de acuerdo
a lo aprobado por el Rector y C. Directivo en base al presupuesto) y
designamos a colaboradores responsables de las adquisiciones.
El Colaborador
Presupuesto
6.Registros
Generados
Plan
de Rector
C. Directivo
aduisiciones
C. Designado
Proformas
Si designado obtiene
C. Designado
Rector
El monto de compra
puede aprobar el
Rector?
7.
Responsable
No
Plan
de Rector
C. Directivo
aduisiciones
aprobado
Se aprueba?
Aplicamos reformas
necesarias
No
Si
El Colaborador o comisiones especializadas designadas, obtienen
proformas del listado de proveedores calificados, para elegir la ms
conveniente. Cuando sean proveedores nicos, sern seleccionados
automticamente. En caso de compras de equipos o materiales
didcticos especializados, se unir a la Comisin un experto en el
rea requerida . Los miembros de la comisin no debern tener
parentesco o relacin comercial alguna con los ofertantes.
C. Designado
Proformas
J. de rea
C. Especial
Proformas
elegidas
Rector
Contrato
( triplicado)
Secretara
Proveedor
Guardalmacn
La
compra
realiza da
est
conforme ?
Si
Se devuelve la
adquisicin para cambio
C. Designado
No
Se anula pedido
C. Designado
Rector
Colectora
Inventarios
El solicitante llena la
solicitud de
requerimientos
Guardalmacn
J. departamento
Es
necesario
realiza r
compras
que no constan en
el cronograma de
dotacin ?
Contadora
/ 2008
67
Solicitud
de Solicitante
requerimientos
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANEXO No. 9
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"
LISTADO DE PROVEEDORES
Materiales, bienes muebles, medicamentos equipos materiales de construccin
Construccin y mantenimiento
Cdigo: RRE-7.4-01-03
REPRESENTANTE LEGAL O
PERSONA NATURAL (Cuando
se trata de prestacin de
servicios de capacitacin o
construccin y mantenimiento)
CEDULA DE C.
AUSTROCOPY S. A.
Mauricio Contreras
010215706-2
019157598-001
2832994
2838397
Papelera
coninsq2@etapaonline 90
Accesorios y Equ.
.net.ec
De Computacin
Marcelo Ulloa
010196950-9
0190158748-001
Gran Colombia
7-34 y Borrero
2822951
2843407
lavicto@cunetsatnet.n 60 Equ. De
Video Ut. De of. Y
et
Computacin
COMERCIAL LUNA
PAZMIO CIA.LTDA.
050174322-3
190168824-001
Ave.Pichincha s/n y
Lorenza Piedra
72882-158
1791263685-001
Telefax
Toms Ordoez 9-18
(593-7)2821y Bolivar
434
0190048365-001
010094737-3
01009473730001
Francisco
Moscoso y Av.
27 de febrero
2888417
2480148
No
098256599
COMERCIO Y
Eco. Jimmy Antonio
ASESORA "COMASE"
Rivadeneira Flor
CIA.LTDA.
140016494-1
COMERCIAL VIVAR
Jhenny Vivar
RUC
DIRECCIN
COMPUTECHNOLOGIES
010249691-6
Jos Fajardo
0190155390-001 1-244 y P.
Matovelle
CONSTRUMUEBLE
010281613-9
0102816139-001 Chilcapamba
/ 2008
TELFONO
CALIFICACIN Y
TIPO DE BIENES Y
SERVICIOS
80 Materiales de
Construccin y
Ferretera
comase@cosinet.net
80
Soluciones
audiovisuales,
sistemas de
proteccin elctrica
cableado,
asistencia tcnica
cap@cspmsa.com
90
Equi. de
Computacin,
pinturas, tubera,
equ. De audio y
video
Sin nmero No
85
Ferretera
65
Equipos de
Computacin
Sotware,
ventas@computecnolol.com
Suministros de
oficina
65 Muebles de
oficina
68
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DIGITOP
170302753-8
DISCOMSA
Claudio Verdugo
DISMAREX
Fernando Durn
010252199-4
DITECRAL
Ruben Ochoa M.
ELECTRONICA
TORRES
2811714 digitop@yahoo.com
60
Fotocopiadoras,
impresoras, equi.
de imprenta,
duplicadoras
70 Materiales y
suministrso de
oficina y
computacin
0102521994-001
Edwin Sacoto y
calle del Batn
2810880 No
80 Mantenimiento
y recarga de
extintores
010147579-6
0101475796-001
Fasayn 3-41 y
Altar Urco
2808762
Juan Torres
010130319-5
No
Juan Jaramillo
9-49
2834306 No
86
Equipos de
audio y video,
mantenimiento y
reparacin
ESTRELLITA
Carmen Gmez
010157655-1
0101576551-001
2805020 No
75
Cera para
pisos de madera
FEDERACIN
DEPORTIVA
010222709-7
FERROMATERIAL
Violeta Brito
030082914-1
0300829140-001
Guapondlig y
Juan Jos Flores
2800987 No
95
FLORISTERA AZUAY
Rosa L. Pintado
010160347-0
0101603470-001
Sucre 14-60 y
Coronel Tlbot
2834155 No
65
FRIOSABORES CIA.
LTDA.
Marco Durn
010281065-2
GYGA COMPUTERS
Freddy Serrano G.
010345436-9
IMPORSOPAPEL
PAPELERA G. SOTO
010082039-8
INFOLINK
010205965-6
LAKSMI SONIDO
Edison Berrezueta
010231644-5
Yaruqui S/N y
Janahurco
Av. 12 de abril
0102227097-001 S/N y Unidad
Nacional
Cajas 1-87 y
0190168697-001 Avenida de los
Andes
P. Crdova 180103454369-001 42 y Benigno
Malo
Mariscal Lamar
0190153142-001
13-60
010205965-001
012316445-001
Av. De las
Amricas 9-202
/ 2008
Diseo
matuco@etapa.net.co 70
tcnico de alumnio
m.ec
y cristal
80
Implementos
28008059 No
55
Materiales y
suministros de
limpieza
2832847 gig@computers
75
Equipos de
computacin,
proyectores
2823718
imposo@ecua.net.ec
2834363
95
Papelera y
suministros de
oficina
65
Equipos de
computacin,
72386928 No
75
Servicio de
amplificacin
69
UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"
LISTADO DE PROVEEDORES
Materiales, bienes muebles, medicamentos equipos materiales de construccin
Construccin y mantenimiento
EDITORIAL DON
BOSCO
Cdigo: RRE-7.4-01-03
REPRESENTANTE LEGAL O
PERSONA NATURAL (Cuando
se trata de prestacin de
servicios de capacitacin o
construccin y mantenimiento)
CEDULA DE C.
019000513-5
0190005135-001
010167453-9
RUC
DIRECCIN
Vega Muoz y
General Torres
/ 2008
TELFONO
No
CALIFICACIN
70
No
90
Papel,
romulo@imprentamon impresin,
2858800
suministros para
salve.com
fotocopiadora
70
UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL " LA ASUNCIN"
REGISTRO DE EVALUACIN DE PROVEEDORES
ANEXO No. 10
RRE-7.4-01-04
x
FECHA
PROVEEDOR
12/02/2008 DITECRAL
C ON F OR M E
NO
C ON F OR M E
O B S E R V A C IO N E S
Permanece en la lista
Permanece en la lista
18/02/2008 REFILLEXPRESS
Permanece en la lista
21/02/2008 PC EXPERTOS
Permanece en la lista
Permanece en la lista
Permanece en la lista
CASA DEPORTIVA
29/02/2008 IMPORSOPAPEL S.A.
PC EXPERTOS
Permanece en la lista
CASA DE LA CORTINA
REFILL EXPRESS
Permanece en la lista
RESPONSABLE DE EVALUACIN: .
/ 2008
71
ANEXO No. 11
UNIVERSIDAD DE CUENCA
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
MATRIZ GENERAL DE INDICADORES
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
2007-2008
RAD-RE-8.4-01
MES
PROCESO
REA
DEPARTAMENTAL
O ACADMICA
META
INDICADOR
RESPONSABLE
fin de c/mes
Gestin de Recursos:
Econmicos
Compras
Patricia Abril
80%
90% 100%
fin de c/mes
Gestin de Recursos:
Econmicos
Compras
Patricia Abril
95% 100%
fin de c/mes
Gestin de Recursos:
Econmicos
Compras
Patricia Abril
95% 100%
90%
...90.....%
3.
100. %
100. %
Atentamente,
/ 2008
72
RESULTADOS
UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ANEXO No. 12
1.- Seale Con qu regularidad visita el Departamento de Guardalmacn?
TABLA No. 1
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
2
8
4
3
3
20
SEMANAL
QUINCENAL
MENSUAL
TRIMESTRAL
ANUAL
TOTAL
10%
40%
20%
15%
15%
100%
- El personal de los departamentos acuden en forma regular para aprovisionarse de los materiales
necesarios, solo el 15% solicita al inicio del ao y no lo vuelve a hacer.
2.- Siempre que solicita materiales el Sr. Guardalmacn le hace firmar el recibo, o el
acta de entrega recepcin correspondiente?
Seale
TABLA No. 2
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
SI
20
NO
TOTAL
20
100%
100%
- El Sr. Guardalmacn tiene la precaucin de hacer firmar los documentos de respaldo por los egresos,
aunque muchas veces no sea en forma inmediata, en ocasiones son varias solicitudes y todas al mismo
tiempo.
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
SI
12
60%
NO
TOTAL
8
20
40%
100%
/ 2008
73
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TABLA No. 3
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
..en otro lugar
25%
50%
2
8
25%
100%
de la Institucin
..realizando
compras
..otras actividades
TOTAL
- De las respuestas obtenidas a 8 personas que representan el 25% no le encuentra en su lugar de trabajo,
opinan que debe est realizando otro tipo de actividades, esta ausencia ha originado algunas veces
malestar en las personas que requieren materiales en forma inmediata dndose quejas al respecto. Se ha
confirmado que todas las veces el Guardalmacn se encuentra ausente pero dentro del establecimiento
haciendo sus labores; cuando sale de los predios informa a la Inspectora General.
4.-
que no haya sido tomado en cuenta? Escriba la clase de material que ha requerido.
TABLA No. 4
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
2
2
6
10
20
computadora
cmara de fotos
proyector
nada extra
TOTAL
10%
10%
30%
50%
100%
- Los materiales que se entregan al inicio del ao constan en el presupuesto que se realiza en el mes de
enero, con ello se elabora el cronograma de adquisiciones, cuando no se las ha hecho a tiempo la opcin
es solicitar a las autoridades pero algunas veces las prioridades son otras.
5.- Hace cunto tiempo se realiz en su departamento una constatacin fsica de los
bienes?
TABLA No. 5
RESPUESTAS
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
al inicio del ao
no recuerda
hace dos meses
hace un ao
TOTAL
8
3
4
5
40%
15%
20%
25%
20
100%
/ 2008
74
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
- Por el crecimiento de la Institucin se han creado aulas y departamentos, es difcil realizar una toma
fsica a cada uno de los departamentos pues se debe volver a hacer actas de entrega recepcin cuando se
adquieren nuevos bienes. Los tres departamentos que no recuerda afirman que no se ha hecho en aos. El
Guardalmacn explica que algunos se dejan para realizar en el tiempo de vacaciones, por ejemplo en los
talleres de Computacin, laboratorios de Qumica, Fsica.
FRECUENCIA
PORCENTAJES
ABSOLUTA
Muy satisfactorio
Satisfactorio
Poco satisfactorio
Nada satisfactorio
TOTAL
8
7
3
2
20
40%
35%
15%
10%
100%
- El trabajo realizado por las personas no siempre es visto por las dems como eficiente, posiblemente en
este caso se relaciona con el hecho de que constantemente coincide que al momento de solicitar cualquier
bien, el custodio no se encuentra en su lugar de trabajo.
1
2
3
4
5
6
7
8
AREA /PREGUNTAS
ACTIVOS FIJOS: MUEBLES, EQUIPOS DE OFICINA Y COMPUTACIN
FACTOR DE RIESGO DE CONTROL
SI NO OBSERVACIONES
/ 2008
Realiza la Contadora
X
X
X
X
En la mayora, no en
todos
X
X
X
75
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
El edificio es
seguro.
Puertas con
seguridades
guardin privado
Realiza ambas
actividades
el Sr. Guardalmacn
/ 2008
76
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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
/ 2008
77
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/ 2008
78