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NTP 485: Documentacin del sistema de prevencin de riesgos

laborales (II)
Documents du systme de prevention des risques du travail
Work risk prevention system. Documentation

Las NTP son guas de buenas prcticas. Sus indicaciones no son obligatorias salvo que estn recogidas en una disposicin
normativa vigente. A efectos de valorar la pertinencia de las recomendaciones contenidas en una NTP concreta es conveniente
tener en cuenta su fecha de edicin.

Redactores:
Manuel Bestratn Bellov
Ingeniero Industrial
Olga Nadal
Lcda. en Ciencias Qumicas
CENTRO NACIONAL DE CONDICIONES DE TRABAJO
Continuacin de la NTP-484

El manual general de prevencin. propuesta de contenido bsico

La estructuracin del sistema documental en los cuatro niveles que se han definido en el la Nota Tcnica de Prevencin anterior, no
debe entrar en contradiccin en que puedan agruparse los dos primeros: el manual de prevencin y los procedimientos del sistema de
gestin, en un solo documento, en vistas a una mayor simplificacin.
Esta sera nuestra propuesta para las pequeas y medianas empresas. Ahora bien, para evitar cualquier confusin en la aplicacin de
los procedimientos de las actividades preventivas es imprescindible, tal como ya se apunt anteriormente, definir claramente a quienes
y como les afectan, ya que todo el personal del centro de trabajo debera ser receptor del Manual.
En la figura 1 se indica el ndice de un posible manual de prevencin, estructurado en ocho captulos, el primero relativo a la poltica
preventiva y la organizacin. Se ha considerado oportuno incluir en el mismo un apartado sobre reuniones peridicas de trabajo, dada
su importancia en las unidades funcionales para integrar la prevencin en la planificacin de la actividad laboral y el anlisis continuado
de posibles disfuncionalidades.
Fig. 1. Propuesta de ndice de manual general de prevencin de riesgos laborales
1.-

2.

Poltica de Prevencin de Riesgos Laborales

1.1.

Declaracin de principios y compromisos.

1.2.

Organizacin de la actividad preventiva. Funciones y responsabilidades.

1.3.

Reuniones peridicas de trabajo.

1.4.

Objetivos.

Evaluacin de Riesgos
2.1.

3.

Evaluacin de riesgos.

Control de Riesgos
3.1.

Investigacin y anlisis de accidentes/ incidentes. Control de la

siniestralidad.

3.2.

Inspecciones y revisiones de seguridad.

3.3.

Observaciones del trabajo.

4.

3.4.

Vigilancia de la salud de los trabajadores.

3.5.

Control especfico de riesgos higinicos.

3.6.

Control especfico de riesgos ergonmicos y psicosociolgicos.

3.7.

Comunicacin de riesgos detectados y sugerencias de mejora.

3.8.

Seguimiento y control de las medidas correctoras.

Actuaciones Preventivas Especficas

4.1.

Nuevos proyectos y modificaciones de instalaciones, procesos o equipos.

4.2.

Adquisiciones de mquinas, equipos y productos qumicos.

4.3.

Seleccin del personal.

4.4.

Accesos de personal y vehculos forneos.

4.5.

Contratacin y subcontratacin: trabajo, personas y equipos.

4.6.

Mantenimiento preventivo.

4.7.

Instrucciones de trabajo.

4.8.

Permisos de trabajos especiales.

4.9.

Consignacin de mquinas e instalaciones circunstancialmente fuera de

servicio.

4.10. Seguridad de productos, subproductos y residuos.

5.

6.

Informacin y Formacin de los Trabajadores

5.1.

Informacin de los riesgos en los lugares de trabajo.

5.2.

Formacin inicial y continuada de los trabajadores.

Normas de Generales de Prevencin de Riesgos Laborales

6.1.

Orden y limpieza de los lugares de trabajo.

6.2.

Sealizacin de Seguridad.

6.3.

Equipos de proteccin personal y ropa de trabajo.

6.4.

Plan de emergencia.

6.5.

Primeros auxilios.

6.6.

Otras normas de Prevencin de Riesgos Laborales.

7.

Control de la Documentacin y de los Registros del Sistema de Prevencin

8.

Auditoras del Sistema de Prevencin

El segundo captulo se dedica especficamente a la evaluacin de riesgos, actividad central del sistema y sobre la que se sustentan la
mayora de las actividades preventivas.
El tercer captulo sobre control de riesgos recoge el conjunto de actividades para revisar y controlar las condiciones de trabajo, a fin de
mantenerlas en condiciones aceptables y actuar en consecuencia cuando surjan o se detecten anomalas.
El cuarto captulo, dedicado a actividades preventivas especficas, recoge todo un conjunto de actividades bsicas para evitar la
generacin de riesgos incontrolados en el funcionamiento normal de una empresa y en las circunstancias de entrada y salida de
personas, productos y equipos en el centro de trabajo o en el propio proceso productivo.
El captulo quinto se centra exclusivamente en la informacin y formacin de los trabajadores, tema de capital importancia para
asegurar actuaciones seguras.
El captulo sexto se dedica al conjunto de normas generales de seguridad. Cabria introducir en este captulo aquellas normas
especficas que afectan a determina dos colectivos en base a la actividad que la empresa desarrolla.
El captulo sptimo y que a continuacin se desarrolla con ms detalle establece los mecanismos necesarios para la generacin,
control y mantenimiento actualizado de la documentacin y registros del sistema de prevencin.
Finalmente el captulo octavo se dedica a la auditora del sistema preventivo que la organizacin decide establecer, y que es bsico
para evaluar su eficacia. Ello al margen de la auditora que la autoridad laboral establezca.
No es estrictamente necesario que el Manual contenga todos los apartados reseados y de la manera propuesta.

A continuacin se indica de forma muy sintetizada el significado de cada uno de los apartados que habran de constituir los captulos
mencionados del Manual de Prevencin.

Captulo 1: Poltica de Prevencin de Riesgos Laborales

Declaracin de principios y compromiso - La direccin debe establecer por escrito los principios en los que se basa la
poltica de prevencin de riesgos de la empresa y los consecuentes compromisos para llevarla a trmino.
Organizacin de la actividad preventiva - Funciones y responsabilidades Se establece la estructura organizativa de la
Prevencin de Riesgos Laborales, determinando las funciones y responsabilidades de toda la organizacin en esta materia.
Reuniones peridicas de trabajo - Integra dentro de las reuniones habituales de trabajo los aspectos de seguridad y salud.
Objetivos - Determina objetivos dirigidos a implantar el sistema preventivo y a elevar el nivel de proteccin y salud de los
trabajadores, indicando los plazos y responsables de su logro.

Captulo 2: Evaluacin de Riesgos

Evaluacin de riesgos Evaluacin de riesgos inicial y peridica que permita planificar las actuaciones para eliminarlos o
controlarlos.

Captulo 3: Control de Riesgos

Investigacin y anlisis de accidentes/incidentes. - Control de la siniestralidad Identificacin de las causas, as como el

registro y control estadstico de los accidentes acaecidos en la empresa.
Inspecciones y revisiones de seguridad - Examen peridico de las condiciones materiales de los lugares de trabajo,
instalaciones y equipos.
Observaciones del trabajo - Observacin y anlisis planificado de las actuaciones de los trabajadores al realizar sus tareas,
fundamentalmente si entraan riesgos.
Vigilancia de la salud de los trabajadores - Controles sanitarios con el fin de determinar la repercusin de las condiciones de
trabajo sobre la salud de los trabajadores y velar por su aceptable estado.
Control especfico de riesgos higinicos - Actuaciones para controlar los posibles riesgos debidos a la exposicin a
contaminantes qumicos, fsicos y biolgicos.
Control especfico de riesgos ergonmicos y psicosociolgicos - Actuaciones para controlar los posibles riesgos debidos a
una mala adecuacin del trabajo a la persona.
Comunicacin de riesgos detectados y sugerencias de mejora - Establece el mtodo por el cual el trabajador pueda
comunicar riesgos o cualquier deficiencia que detecte en el trabajo y proponer mejoras para subsanarlas.
Seguimiento y control de las medidas correctoras - Asegura que las medidas correctoras se aplican adecuadamente, en los
plazos previstos y cumplen los requisitos establecidos, lo que incumbe directamente a los responsables de las diferentes
unidades funcionales.

Captulo 4: Actuaciones Preventivas Especficas

Nuevos proyectos y modificaciones de instalaciones, procesos o equipos - Incorpora en las especificaciones de diseo de
nuevos proyectos o modificaciones de elementos ya existentes los aspectos de seguridad y salud que deben ser asumidos.
Adquisiciones de mquinas, equipos y productos qumicos - Asegura que las mquinas, equipos y productos que entran
en la empresa cumplen los requisitos de seguridad y salud establecidos fundamentalmente por la legislacin vigente.
Seleccin del personal - Determina que en el proceso de seleccin de personal se tienen en cuenta los criterios necesarios
para garantizar que el perfil profesional y que las capacidades de las personas se adecuan a las exigencias y requisitos del
puesto de trabajo
Accesos de personal y vehculos forneos - Identificacin, control y registro de las personas y vehculos no pertenecientes a
la empresa, que por una presencia no debidamente controlada pueden ocasionar riesgos.
Contratacin y subcontratacin: trabajo, personas y equipos - Asegura que los servicios realizados por entidades o
personal externo contratado o subcontratado se ejecutan bajo las medidas de seguridad establecidas legalmente y por la propia
empresa
Mantenimiento preventivo - Previene paradas y averas o las resuelve si se producen de manera segura, integrando en el
plan de trabajo la prevencin de riesgos laborales cuando proceda.

Instrucciones de trabajo - Descripcin detallada de aquellas tareas consideradas crticas por su peligrosidad como base de
apoyo en la accin formativa y para el control de actuaciones correctas.
Permisos de trabajos especiales - Garantiza que los trabajos que puedan generar riesgos de accidente con consecuencias
graves, debido a intervenciones en instalaciones o mbitos peligrosos se ejecutan bajo condiciones de seguridad controladas
por los responsables que correspondan.
Consignacin de mquinas e instalaciones circunstancialmente fuera de servicio - Asegura la utilizacin de dispositivos
de consignacin en mquinas y en instalaciones circunstancialmente fuera de servicio, para prevenir puestas en marcha
accidentales fundamentalmente durante el mantenimiento y reparaciones.
Seguridad de productos, subproductos y residuos - Garantiza la seguridad para el consumidor o usuario de los productos
producidos y de los subproductos y residuos generados, para su eliminacin segura.

Captulo 5: Informacin y Formacin de los Trabajadores

Informacin de los riesgos en los lugares de trabajo - Regula que se reciba la informacin necesaria en materia de
prevencin de riesgos laborales a todos y cada uno de los trabajadores.
Formacin inicial y continuada de los trabajadores - Asegura que todo trabajador recibe la formacin suficiente y adecuada
en materia preventiva, tanto al incorporarse a un puesto de trabajo como al producirse un cambio. Contempla tanto la formacin
inicial a todos los trabajadores como la formacin especfica del puesto.

Captulo 6: Normas de Seguridad

Orden y limpieza de los lugares de trabajo - Establece una normas bsicas de actuacin para mantener los lugares de
trabajo ordenados, limpios y conseguir as un ambiente de trabajo agradable y ms seguro
Sealizacin de Seguridad - Establece la aplicacin de seales sobre advertencias, prohibiciones, obligaciones o otras
indicaciones para un mejor control de los riesgos.
Equipos de proteccin personal y ropa de trabajo - Seleccin, suministro y mantenimiento de los equipos de proteccin
individual y la ropa de trabajo en los diferentes puestos de trabajo y tareas.
Plan de emergencia - Establece actuaciones que aseguren que ante una emergencia se minimizan las consecuencias y se
optimiza la utilizacin de los medios de proteccin.
Primeros auxilios - Disposicin de material, locales, personal formado y estrategia operativa para proporcionar los primeros
auxilios y atencin de urgencia a los trabajadores vctimas de accidentes.
Otras normas de Seguridad - Establecimiento de otras normas aplicables, tales como trabajos aislados, manejo de carretillas,
utilizacin de herramientas elctricas, etc., segn la actividad y necesidades propias de la empresa.

Captulo 7: Control de la Documentacin y de los Registros del Sistema de Prevencin

Control y mantenimiento de la documentacin y registros del sistema de prevencin

Captulo 8: Auditoras del Sistema de Prevencin

Realizacin de la auditora del sistema de prevencin de riesgos laborales con el fin de determinar su eficacia y la efectividad de su
implantacin.

Generacin y control documental

El control de la documentacin es uno de los aspectos ms importantes del Sistema de Prevencin. Una documentacin actualizada,
correctamente distribuida y disponible cuando se necesite es un punto clave en el xito de la implantacin del sistema y su seguimiento.
El sistema documentado debe ser un proceso vivo, en el que cualquier miembro de la organizacin pueda participar, bien sea
utilizando documentos, bien sea crendolos o modificndolos.
Este dinamismo implica la necesidad de establecer un procedimiento de control de la documentacin que debera contemplar las
siguientes etapas.

Elaboracin del documento o registro

Cuando la organizacin detecte la necesidad de elaborar un documento nuevo, o de reeditar o actualizar uno ya existente, deber
definirse en cada caso, el responsable de elaboracin del documento en funcin del tipo, contenido y unidad funcional afectada. En el
documento deber reflejarse dicho responsable y la fecha de elaboracin.

Los documentos debern ser titulados y se redactarn con un estilo y terminologa comprensible por el usuario, siguiendo cuando
exista el formato establecido.
En la elaboracin de Manuales se recomienda utilizar hojas impresas o fotocopiadas unidas por anillas. De esta manera se podr
fcilmente intercalar hojas nuevas o reemplazar las obsoletas cuando se producen revisiones o suplementos, sin necesidad de volver a
imprimir todo el Manual. Tambin, es conveniente indicar el nmero de la pgina respecto al nmero total de pginas del documento
(por ejemplo: pgina 1 de 12 o 1/12).

Codificacin
Todos los documentos y registros del sistema debern ser codificados de manera que puedan ser identificados adecuadamente dentro
de la organizacin.

Revisin
Una vez elaborado y codificado el documento o registro deber ser revisado, modificndose aquellos aspectos que se crea
conveniente.
El responsable de la revisin podr ser o no la misma persona que ha elaborado el documento. En el documento se deber indicar el
nmero y fecha de revisin y quin la ha realizado.

Aprobacin
El documento no ser vlido hasta que no haya sido aprobado por la persona autorizada.
En principio la Direccin es la responsable de aprobar los diferentes documentos del sistema preventivo de la empresa. No obstante
podr delegar la aprobacin de determinados tipos de documentos, salvo el Manual de Prevencin y los Procedimientos de Gestin
que debern ser aprobados siempre por ella.

Distribucin
Una vez revisados y aprobados los documentos debern estar disponibles en todos aquellos puntos de la organizacin, necesarios
para la correcta implantacin del sistema.
Cabe distinguir dos tipos de distribucin de los documentos: mediante copias controladas y copias no controladas.
Las copias controladas son aquellas que llevan especificadas los requisitos para su desarrollo, revisin, aprobacin, mantenimiento y
uso, obsolescencia y eliminacin.
Se deber establecer una Lista de Distribucin de dichas copias controladas, en la que se identifique las copias de documentos
distribuidas, los destinatarios y la versin vigente. Esto implica que a la copia del documento, que ya posee un nmero serial o cdigo,
se le asigna una persona particular, con acuse de recibo, de manera que se asegure que dispone de la versin ms actualizada de
dicho documento.
Es conveniente que todos los documentos que deban seguir un circuito dentro de la organizacin, ste se especifique en los mismos.
La copia no controlada es aquella que se emite slo por razones de informacin general y no requiere actualizarse a medida que
transcurre el tiempo. Debe estar claramente indicado que se trata de una copia no controlada. Estas copias no forman parte de la Lista
de Distribucin.

Actualizacin
Los documentos debern mantenerse actualizados. Para ello, cuando exista algn cambio o modificacin del sistema se deber
cuestionar la vigencia de los documentos relacionados con dicho cambio y actualizarlos cuando sea necesario.
Estas actualizaciones de documentos debern seguir el mismo circuito de codificacin, revisin, aprobacin y distribucin que el
documento antiguo.
En principio sera recomendable que se estableciera una sistemtica de revisin y actualizacin, fijando plazos para cada documento.
En todo caso, peridicamente habra que establecer un mecanismo de consulta con los usuarios de los mismos a fin de detectar
posibles deficiencias o mejoras y as facilitar las revisiones.
Un documento no debera superar un periodo de dos aos sin haber sufrido un anlisis.
Los documentos no vlidos o obsoletos sern retirados del sistema sin demora, de manera que no se haga de ellos un uso no previsto.
Se debern archivar y almacenar, adecuadamente iden tificados y seguros (contra el fuego, robo), los registros o documentos que se
guarden con fines legales y/o por preservacin acordada.

Todos los documentos tipo utilizados dentro del sistema preventivo estarn recogidos en un archivo centralizado en el que se
especifique para cada uno de ellos, debidamente codificados, fechas y responsables de elaboracin y aprobacin y las revisiones
previstas de los mismos.
En la figura 2 se muestra esquemticamente el circuito de generacin y control documental.

Fig. 2: Circuito de la documentacin del sistema

Bibliografa:
(1) Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales (BOE n 269 de 10 de Noviembre).
(2) R.D. 39/1997. Reglamento de los Servicios de Prevencin (BOE n 27 de 31 de enero).
(3) Serie de normas ISO 9000 sobre sistemas de calidad. ISO 10013 Manual de Calidad.
(4) Serie de normas UNE 81.900-Ex sobre sistemas de Prevencin de Riesgos Laborales.

INSHT