Convenio para Suprimir el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos

Extranjeros El Código de Derecho Internacional Privado (Código de Bustamante),

suscrito por la República de Guatemala, en la Habana, Cuba, el 13 de febrero de
1928, entró en vigencia en el territorio de la República, en 1929. Dicho instrumento
legal, contemplaba en su regulación lo referido a los requisitos de la legalización
de documentos públicos extranjeros, dirigido principalmente a la prueba que se
puede ofrecer en un proceso, que es conocido como los pases de ley. El Código
mencionado en su Artículo 402 regula que los documentos otorgados en cada uno
de los Estados contratantes, tendrán en los otros el mismo valor en juicio que los
otorgados en ellos, sí reúnen los requisitos siguientes:
- Que el asunto o materia del acto o contrato sea lícito y permitido por la
leyes del país del otorgamiento y de aquél en que el documento se utiliza;
- Que los otorgantes tengan aptitud y capacidad legal para obligarse
conforme a su ley personal;
- Que en su otorgamiento se hayan observado las formas y solemnidades
establecidas en el país donde se han verificado los actos o contratos;
- Que el documento esté legalizado y llene los demás requisitos necesarios
para su autenticidad en el lugar donde se emplea.
El Código de Derecho Internacional Privado únicamente se limita a establecer que
los documentos deben ser legalizados y llenar los requisitos necesarios para su
legalidad en el país donde deben ser utilizados, dando origen a los pases de ley o
cadena de legalizaciones, pero no ofrece alternativas para obtener los mismos
resultados o resultados similares por otras vías.
El 5 de octubre de 1961, durante la novena sesión de la Conferencia de La Haya
de Derecho Internacional Privado, se adoptó el Convenio para Suprimir el
Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, conocida
como la Convención de la Apostilla de La Haya.
La palabra apostilla está definida por le Real Academia de la Lengua como la
acotación que comenta, interpreta o completa un texto, ésta, desde la perspectiva
estrictamente jurídica es el sello especial que la autoridad competente de un
Estado signatario de la Convención de la Haya sobre la Eliminación del Requisito
de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, imprime o estampa
autenticidad en el ámbito internacional.
La Convención de la Apostilla de la Haya, se originó con la intención de suprimir la
exigencia de legalización diplomática o consular de documentos públicos
extranjeros. Es decir, que los países parte de la Convención, acordaron suprimir el
requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se
originen en un país parte y que se pretendan utilizar en otro, estableciendo que los
documentos emitidos en un país parte de la Convención que hayan sido
certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país
signatario de la Convención de la Haya sin necesidad de otro tipo de
autenticación.
De conformidad con el Convenio de la Haya, son considerados documentos
públicos, los siguientes:
- Documentos procedentes de una autoridad o de una funcionario vinculado
con los juzgados o tribunales del Estado, incluidos aquéllos que procedan
de un fiscal, un secretario del tribunal o un agente judicial;
- Documentos administrativos;
- Actas notariales; y,
- Certificados oficiales anexos a documentos firmados por personas en el
ejercicio de su capacidad privada, tales como certificados oficiales que
indiquen el registro de un documento o su existencia en una fecha
determinada, así como la autenticación oficial y notarial de firmas.

¿Qué es una apostilla?

Una apostilla es un sello especial que estampa una autoridad para certificar que
un documento, es una copia verdadera de un original. Las apostillas están
disponibles en los países que firmaron la Convención de la Haya sobre la
Eliminación del Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros,
popularmente conocido como la Convención de La Haya. Este Convenio, creado
en 1961, sustituye al largo proceso de certificación en cadena utilizado hasta
entonces, en el que había que acudir a un aproximado de cuatro autoridades
distintas para certificar un documento. Como pasa acá en Guatemala para los
pases de ley de una certificación de partida de nacimiento.
¿Dónde se puede conseguir una apostilla?
Cada país participante en la Convención de La Haya designa a una autoridad en
su territorio que puede emitir apostillas. Por ejemplo, en Estados Unidos de
América, es la Oficina del Secretario de Estado la encargada. En la práctica,
cualquier persona que necesite una apostilla, se debe poner en contacto con un
notario para conseguir la misma. Debemos tener en cuenta que quizás algunos
notarios no estén familiarizados con este procedimiento y pueden proponerle un
equivalente que conozcan mejor. Si no lleva el término apostilla en grande, no
tiene validez jurídica. Además, no es necesario explicar por qué necesita una
apostilla cuando trate con el notario, sólo se le debe indicar la necesidad de la
misma para ser incorporada a un documento. Finalmente, y situación que
debemos resaltar, es que existen algunos países, como el caso de Guatemala,
donde hace falta que se emita el instrumento de Adhesión respectivo y que
posteriormente se deposite en la Secretaría de la Conferencia de La Haya de
Derecho Internacional Privado con sede en La Haya, Países Bajos. Teniendo la
aprobación de los Estados Parte a la Adhesión del país, entraría en vigencia el
Convenio para que pueda aplicarse en Guatemala, hasta ese momento se
continúa con la legalización de documentos.

¿Para qué se utilizan habitualmente las apostillas?

Se puede utilizar una apostilla siempre que sea necesaria una copia de un
documento oficial de otro país. Por ejemplo, para poderes, documentos oficiales,
para matrimonios, adopciones y herencias internacionales, pero también para
contratos sencillos. La apostilla es una certificación oficial de que el documento es
una copia verdadera del original. Sin embargo, no certifica que el contenido del
documento original sea correcto.
La apostilla consiste en una legalización. Dicha legalización sólo cubrirá la
formalidad que deben reunir los documentos. En ella, los agentes diplomáticos o
consulares del país en cuyo territorio el documento deba surtir efectos, sólo
certifican la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento
haya actuado y, en su caso, la identidad del sello timbre que el documento
ostenta. Sin embargo, dicha formalidad no podrá exigirse cuando las leyes,
reglamentos o prácticas en vigor en el Estado en que el documento deba surtir
efectos, o bien un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, eliminen o
simplifiquen, o dispensen la legalización del mismo.
Para concluir, se puede indicar que la apostilla se trata de una certificación notarial
acordada en la Convención de La Haya, celebrada el 5 de octubre de 1961,
gracias a la cual suprime la legalización de documentos públicos extranjeros en
todos los países miembros del convenio.
Esta certificación permite lograr una mayor agilización de los trámites exigidos
para documentos públicos que deben ser validados por vía diplomática o consular.
De esta manera, el país receptor de cualquier documento que lleve la Apostilla de
la Haya, debe eximir el procedimiento de legalización ante sus autoridades
diplomáticas o consulares a los referidos documentos, logrando con ello una
agilización del trámite que se pretende realizar.

Autoridad competente para emitir una apostilla:

Las autoridades competentes para la emisión de la apostilla serán designadas por
cada Estado contratante. La designación será notificada al Ministerio de Asuntos
Exteriores de los Países Bajos o en el momento del depósito del instrumento de
ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. Las autoridades
asignaran un número de orden, fecha y el nombre de la autoridad que expidió el
sello o timbre (Artículo 7 de la Convención).

Situación en Guatemala
Debido a que Guatemala no es parte del Convenio, los documentos deben
someterse a un largo proceso de certificación en cadena, en donde hay que acudir
ante distintas autoridades para que se verifique la autenticidad de los mismos. La
República de Guatemala, hasta la fecha en que se realiza la presente
investigación, no es parte del Convenio de la Apostilla, implicando ello que no
tienen validez en el territorio de la República, aquellos documentos que no
cumplan con la cadena de legalizaciones establecidas en la Ley del Organismo
Judicial, de la misma forma que los documentos emitidos en Guatemala, que
tengan que ser utilizados en el extranjero, debido a que los mismos deben de
poseer la legalización diplomática o consular para su validez.
De conformidad con la legislación guatemalteca, para que un documento
proveniente del extranjero tenga validez, deberá cumplir con los requisitos
establecidos en la Ley del Organismo Judicial de Guatemala, Decreto 2-89 del
Congreso de la República, donde se indica que para que sean admisibles los
documentos provenientes del extranjero que deban surtir efectos en Guatemala,
deben cumplir con todos los pases de ley.
Es importante indicar, que la Ley del Organismo Judicial de Guatemala, Decreto 2-
89 del Congreso de la República en su artículo 43, previendo que en innumerables
casos, podrían producirse importantes dificultades para obtener las legalizaciones
de los documentos provenientes del extranjero, para que los mismos surtan
efectos en la República de Guatemala, en el tiempo requerido, debido a la serie de
legalizaciones necesarias para cumplir con dicho cometido; establece un
procedimiento alternativo. El mismo logra reducir los plazos y minimizar el tiempo
para la obtención de dichos documentos. El procedimiento consiste en que los
funcionarios diplomáticos o consulares guatemaltecos, cuando sean notarios,
están facultados para hacer constar hechos que presencien y circunstancias que
les consten y autorizar actos y contratos en el extranjero que hayan de surtir
efectos en Guatemala, lo cual permite eficacia y celeridad en la obtención de los
documentos. Pero nos encontramos con la problemática, que para que se puedan
legalizar los documentos por dichos diplomáticos o funcionarios, es necesario que
los mismos sean notarios debidamente graduados y registrados en la República
de Guatemala, lo que en la mayoría de los casos no sucede; además, se dificulta
más la situación, si se toma en cuenta que Guatemala, tiene reducidas oficinas
consulares o diplomáticas alrededor del mundo.
Igualmente, al momento de necesitar que un documento proveniente del
extranjero que debe surtir efectos en la República de Guatemala, y no se tiene el
tiempo para que los mismos cumplan con la cadena de legalizaciones
establecidas por la legislación interna, les es permitido a los notarios
guatemaltecos que en el extranjero puedan hacer constar hechos que presencien
y circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos, que hayan de surtir
efectos en Guatemala, y que los mismos tengan validez a partir de la fecha en que
fueren protocolizados en Guatemala. Este procedimiento en muchos casos logra
cumplir con su cometido; es decir, acortar los plazos y permitir que en menor
tiempo un documento pueda tener validez en la República de Guatemala. Pero
dicho procedimiento tiene un costo más alto, debido a que es necesario enviar al
extranjero a un notario público guatemalteco, con los gastos que ello implica. Esta
situación lo que genera es que en la mayoría de los casos se opte por esperar a
que los documentos vengan con la cadena de legalizaciones, lo que implica un
costo comercial, pérdida de oportunidades comerciales y en muchos casos de
oportunidad muy alto.
Los costos que requiere la prosecución de este trámite son elevados, tanto para el
interesado individualmente como para el país en general. Primero, el interesado
debe pagar y debe sacrificar como mínimo cinco horas laborales (sin tomar en
cuenta el tiempo que se utiliza en el país receptor del documento). El país pierde,
en cambio, el tiempo productivo que está desperdiciándose en viajes, colas y
esperas, pierde el bienestar de muchos habitantes que deben someterse a este
incómodo trámite burocrático y pierde indirectamente los recursos que los usuarios
deben pagar a entes estatales ajenos al país, y en otros casos los interesados
optan por la contratación de un notario o especialista en la materia, quien cobra
honorarios por la legalización de dicho trámite, logrando el interesado utilizar su
tiempo en otras cosas de su interés, pero implica un costo elevado, como ya se ha
recalcado.
Los procedimientos anteriores hacen ineficiente la obtención de documentos y el
hecho de que la República de Guatemala, no sea parte del Convenio de la
Apostilla, coloca a la misma (en lo referente a comercio e industria) en una
posición de desventaja, en lo que en materia de competitividad se refiere, con el
resto de la región, ya que países como El Salvador y Panamá, que al ser parte del
Convenio, se benefician con las bondades del mismo, logran tener una mayor
apertura y facilidad en los procedimientos, para los inversionistas nacionales y
extranjeros, y para las operaciones comerciales e industriales que en dichos
países se lleven a cabo.

Ventajas para Guatemala de formar parte del Convenio de la Apostilla

Como se ha manifestado en el contenido de la presente investigación, el país está
en una época de cambios y nuevas tendencias, tanto a nivel mundial como en
Guatemala. Los cambios mencionados, requieren que se prepare un entorno que
cumpla con todas las necesidades de la época; lo que implica, en primer lugar, la
necesidad de un marco legal apropiado, moderno y sobre todo dinámico, que logre
actualizar la estructura y formalismos legales que hasta la fecha sólo consiguen un
retardo en los procedimientos y sobre todo en aquellas operaciones y
transacciones comerciales de naturaleza internacional.
Adicionalmente, es importante que se tome en cuenta que varios de los países de
la región ya se encuentran efectuando cambios en su legislación, con el objeto de
ser más competitivos, y han logrado cambios que los colocan en una posición de
ventaja con referencia a la República de Guatemala. Esto es muy importante de
resaltar, principalmente, si se va a pretender que el país, no quede rezagado
respecto de otros países que integran la región; en consecuencia, es necesario
que se adopten las decisiones políticas para suplir lo que consideramos rezagos
en materia legislativa.
Como se indicó anteriormente, la Convención de la Apostilla es un convenio que
para aquellos Estados partes, logra proporcionar un mecanismo más rápido para
la validez de los documentos emitidos en el extranjero, pero que únicamente es
aplicable para aquellas operaciones que se llevan a cabo entre dos países partes,
lo que implica que Guatemala al día de hoy no goza de tales beneficios, lo que se
pueden definir principalmente en: ahorro en tiempo, ahorro en costos y facilidad
de procedimiento.
Al referirnos al ahorro en el tiempo, implica que Guatemala al ser parte de este
convenio, estaría proporcionado a todas aquellas personas naturales y jurídicas
que deben efectuar una operación donde se requiera la presentación de un
documento proveniente del extranjero o que tenga que ser utilizado en otro país
parte del tratado, para que el mismo tenga validez, únicamente que se le requiera
el apostillado, y no la cadena de legalizaciones, que en la mayoría de los casos
implica entre 10 a 15 días hábiles para la obtención de las mismas; y que con el
apostillado, el mismo trámite, se realice en un plazo comprendido entre dos a tres
días, dependiendo de la institución encargada.
De esta forma, quedaría eliminado el antiguo procedimiento comúnmente
denominado pases de ley o cadena de legalizaciones, que requiere de varias
certificaciones, firmas y sellos en un mismo documento para que éste sea válido y
pueda ser utilizado y presentado en otro país, sustituyéndolo únicamente con la
certificación de la apostilla.
Adicionalmente, tiene la de ventaja que el documento legalizado mediante la
apostilla, a diferencia de una legalización consular común y corriente, que tiene
valor en un solo país, tiene valor en todos los Estados partes de la Convención,
sin ninguna excepción.
Ahorro en dinero o en costos: El factor dinero es un elemento importante,
principalmente en Guatemala. Una situación que debemos tener presente es que
la cadena de legalizaciones, son una fuente de ingresos para varios sectores, y
principalmente, una fuente de ingresos muy importante para los Consulados y
también, son un ingreso económico de magnitud para el gremio de notarios y
abogados.
De acuerdo al análisis efectuado, y teniendo en cuenta el sistema notarial
adoptado por Guatemala, debemos concluir que el factor económico ha sido de
gran importancia para que en Guatemala a la Convención de la Apostilla no se le
haya dado el realce y el seguimiento suficiente, como para que se haya propuesto
la adhesión a la misma por parte del Estado guatemalteco. Esta afirmación se
realiza, teniendo en cuenta que el proyecto del nuevo Código de Notariado, no
hace referencia al tratado, motivo de esta investigación; sumado a ello, es
evidente que determinados sectores dejarán de percibir ingresos por las
legalizaciones (certificaciones), con las ulteriores consecuencias que ello
acarrearía.
Con la aprobación de la Convención de la Apostilla se lograría reducir el costo de
las transacciones internaciones, ya que en lugar de efectuar entre cuatro a seis
legalizaciones, dependiendo de la naturaleza del documento y el país donde el
mismo será utilizado, únicamente se requiere el certificado de apostillado, por lo
que el costo será mucho menor, y de esa forma se lograría competir, en materia
de costos, con los demás países de la región, que ya gozan de los beneficios que
les otorga la Convención y que están ofreciendo para operaciones de naturalezas
iguales o similares a quienes pretenden hacer negocios en sus territorios,
atrayendo más inversión para los mismos.
Al referirnos a la facilidad de trámite, señalamos que con dicho tratado no se
requiere contratar a una persona especializada en la materia para la realización
del trámite de los pases legales, debido a que el mismo es tan sencillo que puede
efectuarlo cualquier persona; es decir, que los propios interesados, personas
naturales o jurídicas, podrán realizarlo por sí solos, únicamente necesitarán acudir
a las autoridades competentes para la emisión del certificado de la apostilla,
designada por cada Estado.
Dicho trámite quedaría limitado, como indicamos anteriormente, en la certificación
de la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya
actuado y, en su caso, la identidad del sello timbre que el documento ostenta, por
lo que no se requerirá de un notario que dé validez a dichos documentos.
Adicionalmente a los beneficios indicados, el gremio de abogados y notarios se
beneficiaría si el Estado guatemalteco se adhiere a dicho tratado, por los
siguientes motivos:
- En la actualidad éstos se ven obligados a utilizar gran parte de su tiempo y
recursos, en tramitar los pases de ley en aquellos documentos provenientes
del extranjero que deben surtir efectos en Guatemala o en aquellos que
deben surtir efectos en otro país, tiempo que podría ser utilizado en otros
asuntos que les ofrezcan mayores beneficios.
- En muchos casos, por cuestión de tiempo en la tramitación de los pases de
ley, los abogados y notarios, se ven imposibilitados de tener debidamente
legalizados los documentos necesarios, para poder ser utilizados y surtir
efectos legales, en los casos en que les son requeridos; como por ejemplo,
presentar una demanda antes del plazo de prescripción o evacuación de
algún plazo de prueba, atender a una licitación pública o la firma de un
contrato, en que los clientes tienen una fecha límite, lo que implica que
transacciones comerciales o judiciales se vean afectadas o suspendidas
por tal motivo.
- Hay perjuicio para los clientes de este gremio, pues de esta forma también
implica un costo de oportunidad para la prestación de servicios
profesionales, en aquellos negocios que no se puedan realizar por las
anteriores causas.
La adhesión de la República de Guatemala al Convenio para Suprimir el Requisito
de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros
La Apostilla de La Haya es un método simplificado de legalización de documentos,
a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Físicamente,
consiste en una hoja que se colocará sobre el propio documento o sobre una
prolongación del mismo y deberá acomodarse al ya prediseñado.
La Apostilla de La Haya, es un instrumento que le dará poder a los notarios con la
colocación del sello del mismo nombre, para hacer válido determinado documento
ante cualquier autoridad del mundo.
La adhesión de la República de Guatemala a al Convención de la Apostilla de la
Haya, es para la eliminación del requisito de los pases de ley en la legalización de
documentos públicos extranjeros.
El problema existente en Guatemala se relaciona con el trámite de legalidad o
autenticidad a que deben ser sometidos los documentos que provienen del
extranjero, así como los que se requieren en el extranjero, los cuales deben ser
expuestos a una serie de procesos de certificación en cadena, que lo único que
ocasionan es un enorme atraso por procedimientos, trámites legales y un costo
más elevado en el negocio jurídico a celebrar con ellos.

Porqué Guatemala no ha ratificado el Convenio para Suprimir el Requisito de

Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros.
En Guatemala, como en cualquier otro país deben de analizarse una serie de
factores para poder adherirse a cualquier convenio, no solo al Convenio para
Suprimir el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros,
como por ejemplo: Qué dependencia del Estado será la encargada de extender las
apostillas, el tiempo de duración de este trámite, así como su valor.
En la actualidad los impuestos y gastos por estos trámites generan una fuerte
cantidad de ingresos a las arcas del Estado, y limitar la cadena de pases de ley a
prácticamente una sola legalización con la apostilla, significa simplificar también
los gastos y pago de estos impuestos.
El Congreso de la República ya dio el paso más importante al aprobar el Decreto
Número 1-2016 Ley que dispone aprobar el convenio que suprime la exigencia de
legalización de los documentos públicos extranjeros, aprobado en la Haya el 5 de
octubre de 1961
El decreto aprobado el pasado martes 19 de enero, establece que para que sean
admisibles los documentos provenientes o destinados al extranjero y surtan
efectos en Guatemala, estos deben ser legalizados por el Ministerio de Relaciones
Exteriores.
la aprobación de este decreto designa al Ministerio de Relaciones Exteriores
como la única autoridad competente para certificar y expedir cualquier documento
que presenten Apostillados conforme a este Convenio.