FUNDAMENTOS DE CONTROL

ordenHablemos del último elemento administrativo, el control. Como hemos mencionado la

planeación y el control están estrechamente relacionados, y uno no funciona sin el otro, pero
dividámoslo para su estudio y definamos el control, su proceso y algunos tipos de control
utilizados en las organizaciones actuales, para encontrar soluciones a problemas ya existentes y
que se pudieran presentar por primera vez.

Saquemos a tema los conceptos de los autores Coulter-Robbins y de los autores del libro
ADMINISTRACIÓN una perspectiva global Koontz y Weihrich.

Es control es el proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral.

Planeación y control son piezas claves dentro de la empresa.

Los factores del control son la cantidad, calidad, uso del tiempo y costo.

CANTIDAD

Cuando se maneja una multitud de distintas cosas, se usa una variedad de máquinas, o
habilidades, la complejidad del control de cantidad se percibe con facilidad.

CALIDAD

Se refiere a las características físicas o no físicas que constituyen la naturaleza básica de algo. Para
controlar la calidad el primer paso es decidir que características serán vigiladas.

TIEMPO
La dimensión del tiempo es importante para la función de control de distintas maneras. En los
diversos tipos de planes establecen periodos de tiempo que comprometen a su ejecución, y su
interés está en evitar que el sistema se desvié de las normas establecidas.

COSTO

La capacidad y calidad de la administración para desahogar el trabajo son de mucha importancia,

ya se trate de ventas o producción, pero su realización a un costo mínimo es otra consideración de
la efectividad administrativa.

PROCESO DE CONTROL

El proceso de control es un proceso de tres pasos en e! que se mide el desempeño real, se

compara éste contra un estándar y se toman acciones administrativas para corregir cualquier
desviación o para hacerse cargo de los estándares inadecuados. El proceso de control da por
hecho que ya existen estándares de desempeño, y así es. Son los objetos específicos creados
durante el proceso de planeación.

Pasos del proceso de control:

Medición

Comparación

Toma de acciones administrativas

Si hablamos de control no podemos dejarlo de ligar con el desempeño en la organización.

Desempeño es el resultado final de una actividad y dentro de la compañía se refiere a los

resultados acumulados de todas las actividades laborales dentro de la organización.

La manera de medir el desempeño organizacional es mediante el uso de:

Productividad organizacional

Efectividad organizacional

Rasgos de la industria

CONTROL PREVENTIVO

Previene problemas porque se da antes de la actividad real. La clave para el control preventivo es
tomar acción administrativa antes de que el problema ocurra.

CONTROL CONCURRENTE

Se da mientras una actividad esta en proceso. La mejor forma de este control es la supervisión
directa. Otro término para este control es administración de corredor, que describe a un gerente
que esta en el área de trabajo interactuando con los empleados.

CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN

El tipo de control más popular reside en la retroalimentación. Se da después de que la actividad se

ha realizado.

El control es una actividad administrativa muy importante, veamos cuatro situaciones relativas al
control a las que tienen que enfrentarse los administradores modernos: diferencias
transculturales, desafíos en el lugar de trabajo, interacciones con los clientes y el gobierno
corporativo.

Podemos afirmar entonces que dentro de la organización el uso del control es fundamental para
monitorear los objetivos de la organización.
Pero no solamente es usado para controlar planes, estrategias u objetivos, lo podemos usar para
establecer controles financieros, para el personal y su conducta, entre otros aspectos que
analizaremos más adelante cuando hablemos de las herramientas usadas dentro del control.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

-EQUILIBRIO

A cada grupo conferido debe proporcionarse al grado del control correspondiente. De la misma
manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

-DE LOS OBJETIVOS

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, si un
medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se
fundamenta en los objetivos y si, a través de el, no se evalúa el logro de los mismos.

La efectividad del control esta en la relación directa con la precisión de los estándares.

-DE LA OPORTUNIDAD

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir , debe aplicarse antes de que se
efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

-DE LS DESVIACIONES

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser
analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a
fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el;
de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan
menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.

-DE EXCEPCION

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin

de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren
de control. Este principio auxilia métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

-DE LA FUNCION CONTROLADA

La función controlador por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde
efectividad el control. Este principio señala que la persona o la función que realiza el control no
debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Much Galindo.

-DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL

Es necesario distinguir “las operaciones” de control de la función de control. La función es de

carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación, esta no se podría dar sin el
control, como ya se hizo notar.

En cambio, “las operaciones” son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a
la línea en sus funciones. Por ello deben actuar como staff. De ahí la necesidad de convencer y no
imponer, los medios de control.

-DE LOS ESTANDARES

El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será tanto mejor
cuanto mas precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

Pero no se podrá decir que se controla algo si lo obtenido no se “valoriza” y para ello se compara
con “algo” de ahí la regla de definir y perfeccionar los estándares como un medio de preparar el
control.

-DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL

De el se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá usarse si el trabajo,
gasto etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan. En sentido positivo,
surge el peligro del “especialista” en la técnica de control de que se trate, el que casi siempre vera
la bondad de su técnica, y tratara de lograr a toda costa que se implante.

-DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION

El control administrativo mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se
logro lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

Este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal, y las desviaciones de los planes en
lo excepcional: los controles versaran sobre esto último exclusiva o al menos, principalmente.
Básicos de los sistemas de control

Los cuatro componentes básicos de los sistemas de control son los sensores, los transmisores, los
controladores y los elementos finales de control; también se vio que tales componentes
desempeñan las tres operaciones básicas de todo sistema de control: medición (M), decisión (D) y
acción (A). Los cuales se definen a continuación:

*Sensor, que también se conoce como elemento primario.

* Transmisor, el cual se conoce como elemento secundario.

* Controlador, que es el “cerebro” del sistema de control.

* Elemento final de control, frecuentemente se trata de una válvula de control aunque no

siempre. Otros elementos finales de control comúnmente utilizados son las bombas de velocidad
variable, los transportadores y los motores eléctricos.

La importancia de estos componentes reside en que realizan las tres operaciones básicas que
deben estar presentes en todo sistema de control; estas operaciones son:

*Medición (M): la medición de la variable que se controla se hace generalmente mediante la

combinación de sensor y transmisor.

* Decisión (D): con base en la medición, el controlador decide que hacerpara mantener la variable
en el valor que se desea.

* Acción (A): como resultado de la decisión del controlador se debe efectuar una acción en el
sistema, generalmente ésta es realizada por elelemento final de control

Comparación del desempeño con el estándar establecido

Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío.

Es importante definir los límites dentro de los cuales esa variación se considera normal o deseable.

No todas las variaciones requieren corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los límites de los
criterios de especificación.
Acción correctiva

Las medidas y los informes de control indican cuándo las actividades que se realizan no logran los
resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción
correctiva. El objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la
corrección. La acción necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las
tres fases anteriores del proceso de control.

El control y sus funciones administrativas

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales
o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes
establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido
de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización
para lograr captar sus objetivos.

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros
funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en
conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones
que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:

Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que
interactúan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.