Instrucciones Técnicas

Instrucciones técnicas
El propósito de las instrucciones técnicas es suministrar una descripción detallada de

cómo se debe realizar una operación o actividad específica. Estos documentos pueden
ser de varios tipos, modelos, dibujos, cuadros, diagramas de flujo, o muestras de
manufactura. Estos documentos no sólo pueden provenir de la organización, sino que
también pueden ser suministrados por el cliente.
Las instrucciones técnicas, también llamadas instrucciones de trabajo, son documentos

donde se recogen con detalle “cómo” se realiza cierta operación, a diferencia de los
procedimientos documentados, en los que se indica “qué” es lo que se hace, quiénes son
los responsables, etc. Ese “cómo” se hace, se describe a través de explicaciones
detalladas de cada uno de los pasos a seguir para ejecutar cierta actividad.
Aunque el modo de elaborar estas instrucciones es totalmente libre, deben ser

controladas como un documento más del sistema de gestión de calidad, es decir, debe
regirse por el proceso de control de documentos. Quizás resulte conveniente no
obstante, guardar el formato dado al resto de documentos, como por ejemplo, el de los
procedimientos documentados, a fin de distinguir la documentación del sistema.
Desde los enlaces de aquí debajo puedes ver y descargar las instrucciones técnicas y
fichas de los procesos de la empresa objeto.
Diferencias entre Procesos, Procedimientos e

Instrucciones de Trabajo
Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

Muchas personas a menudo confunden estos tres términos: Proceso de Negocio,
Procedimiento e Instrucción de trabajo. De hecho, la mayoría de las personas
escribe instrucciones de trabajo y las llama procedimientos, y define un
procedimiento como un proceso. Mi objetivo en este documento es proporcionar las

diferencias entre los tres términos para ayudar a comprender cuándo usar cada
término en la Gestión de la Calidad de su Negocio.
La norma ISO 9001:2015 (Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y
vocabulario) define el concepto de Proceso de Negocio como: “Conjunto de
actividades relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados”. Se puede matizar algo más diciendo que un proceso es
una secuencia de actividades con un orden de realización en el tiempo, que
convierte unas entradas dadas en una salida (resultado, un producto). Cualquier
actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar
elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso.
Los Procesos de Negocio se modelan en el estándar Business Process Model and
Notation (BPMN) reflejando el inicio del proceso, las responsabilidades de las
actividades, los flujos de secuencia con todos los caminos posibles (para recoger
todas las excepciones mediante puntos de decisión), las actividades a realizar, los
roles que ejecutan cada actividad, los eventos que se producen en el proceso y la
finalización (uno o varios eventos de fin) del proceso.
No se debe confundir procedimiento con proceso. Según la definición que
proporciona la norma ISO 9001:2015, un Procedimiento es: “la forma específica
de llevar a cabo una actividad o un proceso”. Es decir, cuando se tiene un
proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede,
se tiene un procedimiento. El procedimiento es de obligado cumplimiento y es
necesario para desarrollar cualquier Sistema de Gestión de Calidad. Se debe tener
en cuenta que no todos los procesos necesitan contar con un procedimiento,
y que un mismo proceso puede tener asociado uno o varios procedimientos.
Un procedimiento vendrá determinado por la necesidad de detallar la forma
específica de hacer las actividades por temas legales, cumplimiento normativo o de
políticas de empresa. Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en

las que se encadenan varias operaciones e intervienen distintas personas o
departamentos de la empresa (por ejemplo, Procedimiento de presentación de los
Modelos Fiscales en Hacienda, Procedimiento de Compras, Procedimiento de
Evaluación de Proveedores, Procedimiento de Automatización de Facturas,
Procedimiento para Trabajos de Riesgo, Procedimiento de Entrada de Terceros al
edificio …).
En cuanto a las Instrucciones de Trabajo son documentos que describen de
manera clara y precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas que
pueden generar inconvenientes o daños de no realizarse de la manera establecida.
Es decir, describen, dictan o estipulan los pasos que se deben seguir para
realizar correctamente alguna actividad o trabajo específico. Por ejemplo,
Documento del Área de Compras que describe la Documentación Acreditativa del
Gasto a presentar por el Empleado en su Nota de Gastos y los pasos a proceder
para presentar sus gastos mensuales; esta instrucción de trabajo estaría vinculada a
la Actividad de “Presentar Nota de Gastos”.
Las instrucciones de trabajo están sobre todo enfocadas a explicar cómo se
va a realizar una actividad concreta, y son de obligado cumplimiento. Las
instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación concreta,
normalmente asociada a un puesto de trabajo. Si existe la salvedad de que no sean
de obligado cumplimiento, estaríamos hablando de una Guía de Trabajo.
Principales Diferencias entre Proceso, Procedimiento e Instrucción de Trabajo
INSTRUCCIÓN DE
PROCESO PROCEDIMIENTO
TRABAJO
Flujo de secuencias de Forma específica de llevar a Describen los pasos

actividades que cabo un proceso correctos para realizar una
transforman elementos de tarea específica.
entrada en resultados
Qué hacemos
Cómo lograr una tarea
Quién las hace Cómo se debe realizar el específica dentro de un
Dónde tiene lugar trabajo y por qué proceso con instrucciones
muy detalladas
Cuándo sucede
Orquestación del Trabajo Método obligatorio Guía de pasos obligatorios
Puede responder a 0, 1 o Puede constar de 0, 1 o más Foco en las instrucciones
más procedimientos instrucciones de trabajo de 1 tarea
Transversal por Unidades Transversal por Unidades

Solo una Unidad Funcional
Funcionales Funcionales o una Unidad
Participa más de un rol Participa 1 o más de un rol Solo 1 Rol
Explica cómo se debe hacer Todo el detalle de todos los
Encapsula las actividades sin todos los detalles de pasos a seguir en
cómo se hace una actividad
Documento con tanto Documento con el máximo
Proporciona el modelo de narrativa como imágenes, detalle que explica paso a
flujo de trabajo en BPMN generalmente en forma de paso las instrucciones que
a alto nivel casos de uso y diagramas de se deben realizar en una
flujo de trabajo actividad.
DIFERENCIAS EN CUANTO A LA GESTIÓN DE LA CALIDAD

BPM ayuda a ejecutar los procesos de negocio para conseguir conformidad con el
Sistema de Gestión de la Calidad de forma que la organización conserve toda la
información documentada (registros obligatorios) para las auditorías de calidad
ISO.
Un procedimiento suele describirse en un documento Word, pero podría incluir el
diagrama completo en BPMN que explique a alto nivel las diferentes actividades a
realizar. La norma ISO 9001 requiere procedimientos documentados para
planificación, operación y control efectivos de los procesos dentro del sistema de
gestión de calidad de una empresa, que incluirá la información documentada
necesaria para apoyar el funcionamiento de losprocesos.
Las instrucciones de trabajo son opcionales para un sistema basado en ISO 9001,
pero generalmente se incluyen para operaciones consistentes. Las instrucciones
están escritas para dar instrucciones en una secuencia de trabajo lógica.
INSTRUCCIÓN DE
PROCESO PROCEDIMIENTO
TRABAJO
Asegura la conservación Información documentada Las instrucciones son
de toda la información necesaria (requerida por ISO opcionales para un sistema
documentada (registros 9001) para para basado en ISO 9001, pero
obligatorios) y trazabilidad planificación, operación y generalmente se incluyen
para las auditorías de control efectivos de para operaciones
calidad ISO los procesos consistentes
Asegura que el Sistema

Asegura que el Sistema de Garantiza operaciones
de gestión de calidad
gestión de calidad (QMS) se consistentes realizadas por
(QMS) se ejecute de
defina correctamente para una persona en una tarea
manera correcta y
conformidad de las políticas conforme a las políticas y
consistente para poder
y normativas requeridas normativas requeridas
funcionar de acuerdo con
las políticas y
regulaciones requeridas
CONCLUSIÓN
Los Proceso de Negocio BPMN se apoyarán si es necesario de Procedimientos para
el obligatorio cumplimiento legislativo o normativo o de políticas de empresa. Y se
apoyará de Instrucciones de trabajo para documentar los pasos obligatorios a
seguir en aquellas actividades que lo requieran.

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El propósito de las instrucciones técnicas es suministrar una descripción detallada de

Las instrucciones técnicas, también llamadas instrucciones de trabajo, son documentos

Aunque el modo de elaborar estas instrucciones es totalmente libre, deben ser

Diferencias entre Procesos, Procedimientos e

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

Procedimiento e Instrucción de trabajo. De hecho, la mayoría de las personas

escribe instrucciones de trabajo y las llama procedimientos, y define un

procedimiento como un proceso. Mi objetivo en este documento es proporcionar las

término en la Gestión de la Calidad de su Negocio.

La norma ISO 9001:2015 (Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y

vocabulario) define el concepto de Proceso de Negocio como: “Conjunto de

actividades relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos

de entrada en resultados”. Se puede matizar algo más diciendo que un proceso es

una secuencia de actividades con un orden de realización en el tiempo, que

convierte unas entradas dadas en una salida (resultado, un producto). Cualquier

actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar

elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso.

Los Procesos de Negocio se modelan en el estándar Business Process Model and

Notation (BPMN) reflejando el inicio del proceso, las responsabilidades de las

finalización (uno o varios eventos de fin) del proceso.

No se debe confundir procedimiento con proceso. Según la definición que

proporciona la norma ISO 9001:2015, un Procedimiento es: “la forma específica

de llevar a cabo una actividad o un proceso”. Es decir, cuando se tiene un

se tiene un procedimiento. El procedimiento es de obligado cumplimiento y es

necesario para desarrollar cualquier Sistema de Gestión de Calidad. Se debe tener

en cuenta que no todos los procesos necesitan contar con un procedimiento,

y que un mismo proceso puede tener asociado uno o varios procedimientos.

Un procedimiento vendrá determinado por la necesidad de detallar la forma

específica de hacer las actividades por temas legales, cumplimiento normativo o de

políticas de empresa. Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en

departamentos de la empresa (por ejemplo, Procedimiento de presentación de los

Modelos Fiscales en Hacienda, Procedimiento de Compras, Procedimiento de

Evaluación de Proveedores, Procedimiento de Automatización de Facturas,

Procedimiento para Trabajos de Riesgo, Procedimiento de Entrada de Terceros al

En cuanto a las Instrucciones de Trabajo son documentos que describen de

manera clara y precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas que

pueden generar inconvenientes o daños de no realizarse de la manera establecida.

realizar correctamente alguna actividad o trabajo específico. Por ejemplo,

Documento del Área de Compras que describe la Documentación Acreditativa del

Gasto a presentar por el Empleado en su Nota de Gastos y los pasos a proceder

la Actividad de “Presentar Nota de Gastos”.

Las instrucciones de trabajo están sobre todo enfocadas a explicar cómo se

va a realizar una actividad concreta, y son de obligado cumplimiento. Las

instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación concreta,

normalmente asociada a un puesto de trabajo. Si existe la salvedad de que no sean

de obligado cumplimiento, estaríamos hablando de una Guía de Trabajo.

Principales Diferencias entre Proceso, Procedimiento e Instrucción de Trabajo

Flujo de secuencias de Forma específica de llevar a Describen los pasos

transforman elementos de tarea específica.

Dónde tiene lugar trabajo y por qué proceso con instrucciones

Orquestación del Trabajo Método obligatorio Guía de pasos obligatorios

Puede responder a 0, 1 o Puede constar de 0, 1 o más Foco en las instrucciones

más procedimientos instrucciones de trabajo de 1 tarea

Transversal por Unidades Transversal por Unidades

Participa más de un rol Participa 1 o más de un rol Solo 1 Rol

Explica cómo se debe hacer Todo el detalle de todos los

Encapsula las actividades sin todos los detalles de pasos a seguir en

cómo se hace una actividad