Fase Planeación

Actividad de aprendizaje No 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

JULIAO VILLALOBOS JAVIER DAVID

MARRUGO MARRUGO KAREN MARGARITA
MONTAÑEZ ACEVEDO OLEGARIO
MORENO ESCAMILLA YACSON PAUL

Propuesta “Caso pio pio y más pio”

SONIA INES HENAO MENESES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Formación a distancia y virtual

Tecnólogo En Gestión Logística – Ficha 1667901

2018
Contenido

Introducción....................................................................................................................... 3
Material Evidencia Caso PIO PIO y Mas PIO .............................................................. 4
1. PROCESOS INADECUADOS EN EL ÁREA DE ALMACENAJE. ................... 4
3. FALTA DE HERRAMIENTAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS
PROCESOS .................................................................................................................. 5
4. LA INFORMACIÓN DISPONIBLE ES POCO CONFIABLE, DEBIDO A LA
FORMA COMO SE INGRESA LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS. ................ 5
CARGOS DESEMPEÑADOS EN LA EMPRESA POLLOS MAS PIO ................ 6
RESUMÉN EVIDENCIAS ........................................................................................... 7
SOLUCIÓN PROPUESTA .......................................................................................... 7
Sistemas de almacenaje Distribución física ............................................................. 8
Estimación de la demanda ......................................................................................... 9
ALMACENAJE: ............................................................................................................. 9
Almacenamiento refrigerado. ................................................................................... 10
DISTRIBUCCION: ...................................................................................................... 11
SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPLEADO EN LA EMPRESA. ....................... 11
Elementos de la Cadena de Abastecimiento ......................................................... 12
Transporte en logística y abastecimiento ............................................................... 12
Importancia de un sistema de transporte barato ................................................... 13
Consideraciones en el sistema de transportes...................................................... 13
Introducción.

En el marco de la Propuesta “Caso pio pio y más pio” dispondremos de

toda nuestra capacidad de análisis, para entender y proporcionar los

informes objetivos los cuales ayudaran de forma correctiva a la compañía

mencionada en este caso.

Presentar ante este caso lluvias de ideas que le permita ir a la vanguardia,

y a la mejora continua y optimizar todos sus procesos e implementar las

tics en la compañía.
Material Evidencia Caso PIO PIO y Mas PIO
Problemática de la productora y comercializadora de pollo “Pio pio y más
pio” es incumplimiento que se tiene en logística para llevar la mercancía al
cliente por la falta de coordinación en los procesos, por falta de disciplina y
prácticas que nos lleven a controlar el proceso de entregas, relata cómo es
un día normal y los errores generados por la falta de comunicación y de
planes de trabajo que den a todo el equipo una directriz, es por ello que los
colaboradores tomas decisiones que generan inconvenientes mayores. En
la empresa se sabe cuáles son los clientes objetivo, sin embargo no es
claro para todos los colaboradores, ya que no se cumple con los
requerimientos exigidos para convertirnos en proveedores exclusivos, es
por ello que la compañía perdió un cliente grande por no llegar a tiempo y
más grave aún no se han tomado las medidas ni los correctivos ante este
fracaso; no tiene en cuenta la logística de producción, distribución lo cual
desencadenan los innumerables errores y problemas que presentan en su
cadena logística donde el último eslabón que sería la satisfacción del
cliente no están cumpliendo antes por el contrario por lo mencionado
anteriormente se están retirando por su falta de cumplimiento.

Las diferentes empresas u organizaciones constantemente están en la

búsqueda continua de oportunidades de mejora que las haga sobresalir y
ganar un alto posicionamiento. De acuerdo a esto, cada vez deben adoptar
procesos logísticos que han de ser fundamentales a la hora de aportar más
valor a sus clientes y aumentar su rentabilidad. En este caso particular
existe una notable falla en el canal de información, ocasionando está un
deterioro en el proceso logístico que se requiere para lograr el objetivo
propuesto que es cubrir la necesidad y satisfacer al cliente. De acuerdo a
lo expuesto se puede obtener un diagnóstico sobre la problemática vista,
identificando áreas donde son evidentes las fallas que se han de convertir
en mejoras:

1. PROCESOS INADECUADOS EN EL ÁREA DE

ALMACENAJE.

La carencia de una visión general o global de los procesos logísticos por

parte de la empresa, genera ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto
la información como la operación no fluyen a la par con lo que se requiere.
Al profundizar más en este tema, se observa como en los procesos
diseñados no existe un flujo óptimo de comunicación entre las distintas
áreas de la empresa, y esto se debe a que han sido diseñados para cada
una de las áreas implicadas, ocasionando estancamientos que generan
fallas notorias y nocivas para todo lo que se requiere.
2. UN DETERIORADO CANAL DE INFORMACIÓN.
El sistema de información utilizado por la empresa de acuerdo a todo lo
detallado no es compatible para que sea un soporte eficiente y preciso a la
hora de tomar decisiones frente a las necesidades o las demandas del
mercado.

3. FALTA DE HERRAMIENTAS PARA LA

REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Toda esta situación provoca unos procesos excesivamente manuales y
duplica las tareas entre los departamentos debido a que no es oportuna la
información obtenida para procesar generando traumatismo y errores que
se ven reflejados en tiempo y servicio.

4. LA INFORMACIÓN DISPONIBLE ES POCO

CONFIABLE, DEBIDO A LA FORMA COMO SE
INGRESA LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS.
Debido a la pésima fluidez de la información y los procedimientos mal
implementados en la empresa, el área comercial no puede lograr cumplir a
cabalidad lo que ofrece a los clientes, debido a que la información manual
obtenida de la toma física matutina no es procesada como se necesita sino
más bien a un ritmo inadecuado y poco fiable para lo que se requiere
ocasionando este inconveniente un descontento en los clientes y
deteriorando la imagen de la empresa en el mercado.

5. PROGRAMACIÓN ERRADA DE LOS DESPACHOS.

Ocasionada por un mal almacenaje, tal vez debido a la incorrecta
distribución en la organización dentro de los cuartos fríos, o errores en la
digitación que pueden ser frecuentes ocasionando que la separación de los
pedidos no sea la requerida.

6. PUNTOS CRITICOS
Haciendo un análisis cronológico y detallado de lo observado en una
jornada, es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe
enfocar la mejora de los mismos como son:

Deficiencia en los canales de comunicación: la falta de atención ocasiona

que se cometan errores en todas las áreas implicadas en el proceso
observado, y esto es debido a la no culturización por parte de la empresa
con sus colaboradores; no se tiene un buen sentido de pertenencia y tal
vez no se promocionan día a día los valores y la imagen corporativa de la
compañía.

Falta de preparación del personal: es indispensable que las personas

encargadas de la recepción de la producción tengan, no sólo un
conocimiento del producto sino también un buen manejo informático, y que
a su vez ese conocimiento sea aplicativo y productivo para la operación.

Los diferentes procesos no están documentados: lo cual ocasiona que

se trabaje al día a día generando errores frecuentes y repetitivos en cuanto
a la operación y al servicio.

Una mala programación: No se analiza los tiempos de entrega y se en

ruta mal, y es así como ocurre la pérdida de los clientes por el descontento
que ocasiona el incumplimiento.

La actitud reprobable de las cabezas visibles de la empresa, caso puntual

el ingeniero encargado de la planta, cuando emite una respuesta que opaca
el ambiente laboral de la empresa.

CARGOS DESEMPEÑADOS EN LA EMPRESA

POLLOS MAS PIO
Telemercaderista: Milena - Pedidos canal geográfico, clientes
institucionales y especiales. Telemercaderista: Erika – Pedidos canal
supermercados. Auxiliar de facturación- Caja: Carla – Responsable de la
recepción de los documentos generados en los despachos a los clientes.
Analista de inventarios: Mauricio – Encargado de la toma física para luego
ser registradas en el sistema. Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar
tanto las canastillas a la planta como a la distribución. Servicio al cliente:
Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los
clientes. Facturador: Jimmi – Registra los despachos en los formatos para
la facturación. Supervisora Distribución y Transporte: Sandra – Encargada
de la programación de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y
separados. Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso
nocturno para el alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos
fríos. Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el
supervisor logístico. Auxiliar Distribución: Carlos Gerente General:
Vendedor: Alex.
RESUMÉN EVIDENCIAS
De acuerdo a todo lo observado y la información registrada es evidente que
la empresa presenta falencias en todo su proceso logístico, tanto en el área
de la planta de producción como en el almacenaje; lo más llamativo en este
caso es el canal de información tan pobre, donde es claro que la
información no fluye ocasionando un deterioro en todos los procesos
logísticos y comerciales. Adicional a lo anterior también se destaca la falta
de compromiso de sus colaboradores, y es debido a que no se sienten
estimulados por parte de la empresa, no se promueven los valores
corporativos deteriorando esto la imagen de la empresa ante el cliente, falta
capacitación constante para sus funcionarios con el fin de fortalecer sus
diferentes procesos y trabajar más a fondo en los puntos críticos
evidenciados en este informe. Como actor activo en meses atrás de este
tipo de proceso, la persona que realizó la visita y el informe no tuvo en
cuenta los puntos críticos establecidos en este sector, y en especial en el
área de almacenaje donde se establece de acuerdo a lo recomendado por
HACCP (sistema recomendado para asegurar la inocuidad de los
elementos) la temperatura y la calidad del producto, y es una falla grave
debido a que el afectado va a ser el cliente, omitió este paso tan delicado
en un sector o empresa de alimentos.

SOLUCIÓN PROPUESTA
Tras el diagnóstico, la solución se plantea con tres líneas básicas de
trabajo; Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado, y
teniendo el área de procesos como el eje central, se deben diseñar
soluciones tal y como lo describo a continuación:

Reingeniería de procesos En este caso se redefinió todo el proceso

logístico desde el aprovisionamiento hasta la expedición, eliminando todas
las ineficiencias que se producían cuando el proceso “cruzaba” a través de
los distintos departamentos e implantando una gestión por procesos en
lugar de una organización. A partir del proceso logístico se pueden redefinir
los siguientes subprocesos:

Gestión de producción (Programación oportuna de acuerdo a lo que se

requiere) Gestión de almacenes y stock (Almacenaje – Control inventarios)
Gestión de servicio al cliente (Auditoria de rutas, seguimiento
servicio) Además, se puede implantar el concepto de líder del proceso para
que gestionase el proceso a través de todos los departamentos y
planteando así una estructura organizativa matricial que dotase de más
 eficiencia los procesos y subprocesos. Además de la reingeniería del
proceso, también se puede implementar capacitaciones al personal en
técnicas de mejora continua para conseguir que los procesos y
subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo
en lugar de perderla.

Almacén físico Para la problemática referida al sistema de almacenaje se

recomienda rediseñar los almacenes o su organización, minimizando los
errores y así alcanzar los siguientes objetivos:

Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a

la disminución drástica del tiempo de operaciones de almacenaje.
Mejorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stocks.
Disminución del número de mermas.
Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión
adecuada del almacén. Para ello, a nivel físico, hubo dos grandes líneas de
trabajo:

Sistemas de almacenaje Distribución física

Mantener un inventario en línea con todas las interfaces de la compañía
que corresponda a las existencias de todos los productos y recursos
utilizados en la organización. En el caso de la distribución de alimentos, nos
encontramos casi siempre con modelos deterministas (No conocemos con
certidumbre la demanda). Para estos, tenemos dos formas de revisar el inventario:

1. Revisión continua, donde se actualiza la información después de

cada transacción.
2. Revisión periódica, se actualiza cada cierto tiempo determinado.

Dentro de nuestra gestión de inventarios le recomendaríamos lo siguiente,

manejar de diferentes formas el inventario.

 El inventario de ciclo: se lanza una orden de pedido mucho más grande de

las necesidades del momento, dando lugar a un inventario que es
consumido a lo largo del tiempo.
 Inventario de seguridad: son acumulaciones de productos que se
constituyen como protección frente a la incertidumbre producida por la
demanda y el plazo de entrega del pedido.
 Inventario estacional: existencias que tienen como objetivo hacer frente a
un aumento esperado de las ventas
 Inventario en tránsito: existencias circulando entre las diferentes fases de
los procesos.
 La existencia de inventario implica, incurrir en un conjunto de costos, por lo
que el objetivo de la gestión, será la minimización de estos. Las respuestas
que tiene que contestar esta gestión son: ¿Con qué frecuencia debe ser
revisado y contado el inventario de un producto?, ¿Cuándo debe emitirse
una orden de pedido? Y ¿Qué cantidad debe pedirse en cada una de estas
órdenes?

Para una gestión exitosa debe tenerse en cuenta la demanda del producto,
aquí entra en juego la estimación de esta. Y también los costos.

Estimación de la demanda
Los sistemas de estimación de la demanda tienen como objetivo dar
información sobre cuánto y cuándo, se espera que un producto sea
requerido por un consumidor. Esta información es de gran utilidad, ya que
es utilizada para la toma de decisiones estratégicas, como la cantidad a
llevar o la cantidad de inventario.

En ocasiones, no es necesario estimar la demanda, ya que ésta está

determinada por otro bien, por ejemplo los bienes complementarios. Sin
embargo, generalmente en el mercado de los alimentos, es necesario
hacerlo.

Principalmente se ven dos fases en la previsión de la demanda:

 Fase 1: Identificación de los comportamientos sistemáticos de la demanda

de un producto. Ya sea viendo las tendencias de mercado, las variaciones
estacionales, fluctuaciones cíclicas o variaciones accidentales.
 Fase 2: Se diseñan modelos de previsión basados en las pautas
observadas antes.

ALMACENAJE:
En cuanto al almacenaje, se puede diseñar un sistema con elementos de
paletización adaptados a las características del producto con modernos
accesorios de almacenamiento y picking dinámico. El almacenaje sirve
para guardar un producto, para ser consumido luego. De esta forma,
podemos producir algo y consumirlo en otro momento con cierta
dosificación.

La presunción detrás de todo almacenamiento comercial es que mientras

el producto está embodegado, el precio aumentará lo suficiente para cubrir
los costos de esta operación. Si una bodega es utilizada a su máxima
capacidad durante todo el año, los costos obviamente serán mucho
menores que si se la usa solamente por unos pocos meses.
El almacenaje se produce normalmente en bodegas. Estas determinan la
eficiencia en este proceso. Dentro de estas, las variables a tener en cuenta
y que definen la eficiencia del almacenaje son: El espacio aprovechado (por
ejemplo cada vez más se usan las bodegas en altura, ordenadas en
pallets), equipamiento electrónico, especialización de las funciones que se
desarrollan al interior de la bodega.

Diferenciar entre una simple bodega y un centro de distribución. El enfoque

de este último es ser constituir un centro a través del cual se produzca una
alta rotación de productos que apoye una óptima distribución de los
pedidos.

Dentro de estos centros, existe una alta rotación de productos, esto da un

enfoque dinámico de los procesos al interior de la bodega. Es por esto, que
en la actualidad se da prioridad a la utilización de los recursos humanos y
equipamiento antes que el espacio. De esta forma es más fácil mantener
los insumos moviéndose constantemente.

El control de flujo es la capacidad de un proceso industrial de regular la

cantidad y velocidad de los materiales en llegar a los centros de producción
o de distribución.

Los problemas que surgen y que necesitan ser arreglados respecto a este
tema son por ejemplo; los cuellos de botella, que es cuando se producen
acumulaciones de material en un punto del proceso. También se
puede producir el desabastecimiento de algún material.

Por lo cual se recomienda a la productora y comercializadora de pollo “Pio

pio y más pio” lo que se trata de hacer es confeccionar un método para
mejorar todas las conexiones de los procesos industriales.

Por ejemplo, vemos el control de flujo de los productos, que tiene que
preocuparse de que nunca se acaben las materias prima. Además debe
preocuparse de que los productos lleguen justo a tiempo, porque no nos
sirve mantenerlos guardados meses sin utilizarlos.

Almacenamiento refrigerado.
Estas bodegas, se usan mucho en el almacenamiento de productos
perecibles, por lo tanto está explicado en el siguiente tema.

La gestión logística considera a la empresa en forma integral, sin aislar sus

funciones, donde la actividad se enfoca hacia las necesidades de los
clientes. Supone además, potenciar la coordinación de los centros de costo,
con el fin de reducir los gastos innecesarios y mejorar el servicio al
consumidor. El despliegue de esta se realiza desde el nivel estratégico al
operacional.

DISTRIBUCCION:
En cuanto a la distribución del almacén, se puede emplear una metodología
propia que ayude a fortalecer y redefina todas las áreas funcionales del
almacén (muelles de carga y descarga, zonas de preparación de
mercancía, zona de picking, etc.) Gestión de la información En el caso de
la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la información se
recomienda adoptar un sistema de captación de datos oportuno y eficaz
integrados con el fin de obtener una mejora en sistema de recolección de
pedidos.

SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPLEADO EN LA

EMPRESA.
Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite
disminuir en gran medida los costes de gestión. En esta área, es importante
destacar de la complejidad de hacer convivir con éxito conceptos de
negocio con conceptos de tecnología. Para conseguirlo, es necesario crear
un “Comité de Implantación de Sistema de Información “donde deben
participar los miembros de la empresa actores del proceso logístico y
además los representantes de las empresas de soluciones de sistemas de
información.

LOS RESULTADOS
Con estos cambios se pueden tener un norte más cerca a lo que se
requiere, algunos de los resultados cuantificables pueden ser:

Alcanzar una posición competitiva en plazos de servicio.

Disminución del stock de almacén.
Disponer de información en tiempo real para la toma de decisiones
debido a la implantación de un cuadro de mando logístico.
Mejora de los costes de los procesos administrativos.
Mayor satisfacción de los clientes debido a la mejora en el servicio
Aumento de la satisfacción del equipo humano gracias a tener procesos
muy bien implementados y fundamentados y gracias a la promoción por
parte de la empresa en los valores y la imagen corporativa de la misma.
Elementos de la Cadena de Abastecimiento
De manera muy general la cadena de abastecimiento está integrada por
cinco elementos: Proveedores, Transportes, la Empresa, los Clientes y la
Comunicación entre ellos. La rápida interacción entre estos elementos es
indispensable y genera una ventaja competitiva a la empresa que sepa
utilizarla a su favor. Para optimizar esta cadena, para no perder clientes si
no por el contrario obtener más vínculos comerciales con potenciales
clientes.

Todos los agentes que participan en las actividades y servicios de

abastecimiento y distribución de alimentos tienen objetivos particulares (Ej.
obtener un ingreso, expandir y mantener un determinado nivel de actividad
económica, reducir riesgos y limitar la competencia), que ellos tratan de
lograr a través de varios medios y estrategias. Tales tipos de
comportamiento están influenciados por factores económicos, sociales,
individuales o de grupo y determinan las condiciones económicas del
comercio.

Transporte en logística y abastecimiento

El transporte es un elemento clave en el proceso logístico y la cadena de
abastecimiento que se lleva a cabo desde los vendedores a los clientes.
Está directamente asociado con tres de los cinco factores fundamentales
para una logística eficaz; el movimiento del producto, un servicio rápido y
el manejo de los costos, afectando incluso a los restantes, la administración
de la información y la integración entre clientes y proveedores.

Normalmente el transporte constituye el costo logístico individual más

importante para gran parte de las empresas. Generalmente es el tercer
gasto más importante, después de la mano de obra y los materiales. De
hecho, es normal que se sitúe entre el 5 y 10% del valor de las ventas.
Aunque puede llegar a estar entre 1 y 25%.

Las misiones del transporte a grandes rasgos son: transportar aquellos

productos comprados por una empresa y realizar los transportes internos y
externos de los productos comercializados.

Hay un objetivo sencillo, pero conciso, para la cadena de abastecimiento:

abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos
requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al
cliente.

Por lo anterior presentamos las siguientes directrices que la compañía debe

tener en cuenta para su flota de transporte.
 Las principales tareas que se deben cumplir dentro de un S.T. son:

 Seleccionar el tipo de transporte

 Buscar rutas y negociar mejores ofertas
 Trazar las rutas
 Ordenar y dirigir las expediciones
 Negociar las reclamaciones por pérdida o daños
 Comprobar las facturas de los transportes

Las tareas variarán para el caso en la empresa sea dueña de la flota. El

objetivo primordial es la minimización de costos, para obtener esta meta,
hay que realizar estudios que comprendan los siguientes temas:

 La conveniencia o no de tener transporte propio

 La rentabilidad del arriendo o subcontrato frente a la compra de vehículos
 Selección de embalajes económicos, seguros y que faciliten las
operaciones de carga y descarga
 Reducciones de otros costos de transporte, principalmente operacionales
 Optimización de las cantidades a transportar

Importancia de un sistema de transporte barato

 Aumento de la competitividad. Con la mejora de los transportes y la
disminución de sus costos, los productos de mercados distantes pueden
competir con los otros productores que venden en el mismo mercado. De
esta forma se estimula indirectamente la competencia mejorando la oferta
de un mercado.
 Economías de escala. Los mercados más amplios permiten economías de
escala en la producción. Dado que el volumen que mueven estos mercados
es mayor, es posible hacer una utilización más intensa de los medios de
producción. Se pueden por ejemplo elegir las zonas geográficas con más
ventajas, sin importar tanto la distancia.
 Precios reducidos. El transporte barato obviamente reduce los costos lo
que implica una baja en los precios de los productos. Además con el
aumento en la competitividad también se produce una baja.

Consideraciones en el sistema de transportes

 Requisitos del cliente. La cadena de abastecimiento implica que hay un
flujo continuo del producto entre productores y consumidores. El transporte
debe reflejar y resolver las necesidades de estos.
 Envíos oportunos. Los clientes demanda se la entrega de sus pedidos en
la medida que los requieren. La programación de transporte debe ser capaz
de proporcionar la satisfacción al cliente y a la vez entregar una ventaja
competitiva a la compañía.
 Selección del modo
 Relaciones con el operador de transporte.
 Fusiones, alianzas y acuerdos
 Flexibilidad.