Manual Organizacion y Funciones Optica
Manual Organizacion y Funciones Optica
Manual Organizacion y Funciones Optica
1. Introducción
2. Organigrama
3. Funciones
--Introducción
La Empresa Medióptica funciona desde finales del año 2010, tiempo durante el cual la
administración de ésta, ha realizado esfuerzos por ejecutar acciones, en aras de desarrollar las
ventas de servicio de laboratorio y venta de anteojos al público en general. Propone una
redefinición de sus objetivos con el fin de ser una organización dinámica en la atención de sus
clientes y brindar el mejor servicio de laboratorio óptico disponible para Managua y otras áreas
del país.
Adicionalmente se proyecta realizar el equipamiento necesario, para hacer extensivas las salas
de ventas a nivel nacional. Actualmente funcionan en Managua, León y Chinandega, para
brindar el servicio completo, desde tomar las medidas al paciente hasta la entrega de los
anteojos en tiempo y a un precio acorde al bolsillo de los que lo requieran. Se dispone de una
serie de modelos de aros modernos, juveniles, profesionales, elegantes y de una calidad que
garantiza su uso y un alto grado de satisfacción al cliente.
Estos documentos deberán servir como una herramienta gerencial, de Dirección y control que
faciliten y sean medios de comunicación y coordinación de los cuadros intermedios, para
Misió n
Brindar servicio de laboratorio óptico y venta de anteojos a pequeñas empresas
ópticas y oftalmólogos y venta de servicios ópticos a las Instituciones públicas y
empresas privadas, brindándoles un producto de bajo costo y de buena calidad.
Visió n
En cinco años Medióptica seremos el mejor laboratorio óptico del país para
brindar un servicio eficaz y eficiente a sus clientes, y contará con una cadena de
ópticas que venda anteojos a la población en general a precios bajos y de buena
calidad.
Objetivos
1. Suministrar el cien por ciento de los servicios de laboratorio óptico que demande la
óptica que suministra lentes a los pensionados.
2. Prestar servicio de laboratorio a ópticas pequeñas y médicos oftalmólogos con clínica
privada.
3. Instalar y brindar servicio de óptica a través de salas de venta de anteojos, ubicadas en
las principales plazas de mercado, a nivel nacional, que permitan alcanzar la meta de un
millón de córdobas en ventas anuales.
4. Fortalecer las capacidades Técnicas y Administrativas de la Empresa.
5. Realizar a mediano plazo el reemplazo del equipamiento, por equipos de
última generación para mejorar la eficiencia y la calidad del producto y
servicio brindado al cliente.
Organigrama
Organigrama Funcional
JUNTA DIRECTIVA
Gerencia General
Gerencia
Administrativa Mercadeo Gerencia Técnica
Financiera
Laboratorio
Recepción
Equipo de
Facturación y Técnicos en
Cobranza fabricación de
Lentes
oftálmicos
Adquisiciones
Bodega
I. Estructura de Cargos
Funciones
Planifica, organiza, dirige y controla todas las actividades administrativas, técnicas, operativas
y financieras de la Empresa, así también resuelve los asuntos que requieran su intervención,
de acuerdo con las facultades delegadas por la Junta Directiva de MEDIOPTICA.
15. Establecer y velar que se cumplan las normativas de higiene y seguridad y Control de
Calidad.
16. Garantizar la adecuación del local, personal calificado y calibración de los equipos,
según las especificaciones técnicas.
17. Supervisar y efectuar el trámite de los casos médicos especiales, referidos por el
optometrista.
18. Evaluar mensualmente el grado de cumplimiento del programa de trabajo de las áreas.
19. Velar porque se hagan en tiempo y forma los pedidos de los requerimientos de
materiales y materia prima, para el ensamblaje de los lentes.
20. Velar porque se garantice el nivel adecuado de stock de materiales y materia prima para
la elaboración de los lentes y la entrega oportuna de los anteojos.
Relaciones Internas
Gerentes de línea
Personal en general
Supervisión
Gerentes de línea
Personal intermedio
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
1. Planificar y organizar sus tareas, estableciendo controles que les permitan garantizar
resultados beneficiosos que favorezcan el funcionamiento de la Gerencia y todo lo que
involucre a la Empresa.
9. Atender las visitas y apoyar las reuniones que se lleven a cabo en la Gerencia.
10. Atender y efectuar llamadas telefónicas, tomar mensajes y brindar información general
solicitada a lo interno y externo de la Gerencia.
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
EDUCACIÓN:
EXPERIENCIA:
Técnicas secretariales.
Métodos y procedimientos de oficina.
Redacción de informes.
Mecanografía y ortografía.
Los elementos básicos de computación, procesador de palabras, sistemas operativos,
paquetes de gráficos y hojas de cálculo.
Relaciones Humanas.
HABILIDAD PARA:
DESTREZAS EN:
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Conducir el vehículo asignado cumpliendo con las regulaciones de la Ley General de Tránsito,
mantener limpio y revisar periódicamente las condiciones mecánicas del vehículo con el
objetivo de trasladar al Jefe o personal de la División en el cumplimiento de sus gestiones.
5. Verificar el nivel de presión de aire de las llantas y completar llenado cuando sea
necesario.
6. Llevar llantas ponchadas a reparar, velando por que se haga buen trabajo.
11. Informar al Director sobre cualquier desperfecto observado en el vehículo y efectuar las
gestiones correspondientes para su solución.
13. Realizar otras tareas similares, inherentes al cargo, que le sean orientadas por su jefe.
A. Bachiller, más curso de Manejo Vial Defensivo y/o Mecánica Automotriz menor o igual a
tres (3) meses de duración y una experiencia de cinco (5) años a nivel operativo.
B. Educación Básica (tercer año básico aprobado) y una experiencia de cuatro (4) años a
nivel operativo.
HABILIDADES PARA:
Seguir instrucciones orales y escritas.
Establecer relaciones interpersonales efectivas.
Tomar decisiones en situaciones difíciles.
Detectar fallas en los vehículos.
Prevenir situaciones peligrosas.
DESTREZAS EN:
La conducción de diferentes tipos de vehículos automotores.
En el uso de equipos y herramientas mecánicas.
La conducción de diferentes vías terrestres y bajo diferentes tipos de condiciones
atmosféricas.
El uso de extintor de incendios.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Planifica, organiza, controla y evalúa las actividades de las áreas subordinadas a su cargo,
garantizando el estricto cumplimiento de normativas de control interno generalmente
aplicables para la optimización de los recursos; toma de decisiones financieras, propuestas de
inversión y financiamiento a corto y largo plazo, presentación de planes y presupuestos
financieros, así como el buen uso y salvaguarda de la información de MEDIOPTICA.
FUNCIONES GENERALES
5. Supervisar las actividades de los empleados para asegurar que se cumpla con los
requerimientos de tiempo y calidad en la entrega de los anteojos.
10. Velar porque se realice un adecuado control efectivo de los activos, mobiliarios e
inmuebles, monetarios e inventarios físicos necesarios y que se cotejarán contra los
registros en libros contables.
11. Planear, organizar y controlar las operaciones de mantenimiento, asegurando que los
recursos humanos, físicos y técnicos proporcionen el grado de calidad de servicio esperado
en las instalaciones y equipos.
12. Elaborar y proponer normativas y procedimientos que tiendan a tecnificar y mejorar las
funciones administrativas, financieras, de producción y ventas, supervisando y verificando
su cumplimiento.
13. Cumplir con los lineamientos y políticas orientadas por la Gerencia General de
MEDIOPTICA.
14. Velar porque las unidades subordinadas, se mantengan en orden, en cada una de las áreas
respectivas, para facilitar la operatividad de los mismos.
Relaciones Internas
Personal en general
Supervisión
Personal Administrativo
Personal de ventas
Personal de Producción
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
Garantiza un efectivo servicio a los clientes visitantes, brindándoles atención con un trato
amable y cortés, apoyándoles en la selección del producto requerido; Atiende y realiza
llamadas telefónicas con cortesía, así como el buen uso y salvaguarda de la información y
documentación que maneja.
FUNCIONES GENERALES
10. Apoyar a los Optometristas en la llenada de los datos personales del paciente en el
recetario de anteojos u hoja de trabajo.
12. Registrar y controlar la orden de trabajo emitida, debiendo anotar el modelo de aro
seleccionado por el cliente.
14. Responsabilizarse del resguardo, cuido y manejo de los aros y archivo de los pacientes
que va atendiendo.
16. Realizar y registrar por fecha, inventario de aros (Resumen de salidas de Aros diario.)
17. Atender a clientes que soliciten ajuste de lentes o reclamos recibidos de los mismos.
18. Realizar otras funciones relacionadas al cargo, y que le sean orientadas por el jefe
inmediato.
Relaciones Internas
Optometría
Facturación
Jefe inmediato
Supervisión
Ninguna
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Capacidad para ordenar y organizar el trabajo.
Iniciativa
FUNCIONES GENERALES
3. Proceder a contar el dinero en presencia del cliente o proveedor y realizar el pago con
base a procedimientos establecidos.
Jefe inmediato
Relaciones Externas:
Proveedores
Clientes varios
Contador Comercial
Bachiller o Estudiante Universitario de las carreras de Ciencias Económicas
Dominio de Programas Básicos de Computación.
Registra y analiza todas las operaciones contables, para la presentación de los Estados
Financieros y principales reporte, tales como: Disponibilidad bancaria, Estado de Costos de
Producción, Adeudos a proveedores, ingresos por venta y egresos entre otros; así como
elabora cheques y planilla, prepara los Estados Financieros y sus anexos garantizando la
aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
FUNCIONES GENERALES
4. Elaboración de Cheques.
6. Control de Facturación.
7. Control de alimentarias.
15. Revisar y verificar documentos del personal para el control de vacaciones y faltas.
16. Recibir y revisar facturas y depósitos para controlar las entradas y salidas de efectivo.
17. Registros contables en libros auxiliares para montar balanza de comprobaciones al fin
de mes.
20. Realizar otras funciones de la especialidad que le sean orientadas por el jefe inmediato.
Información Documental.
Reporte de disponibilidades.
Estados financieros para medir gastos y utilidades en la empresa.
Control de cuentas por pagar y cobrar.
Reporte de inventarios para controlar existencias.
Reportes de costos de producción para registrar el costo de la misma.
Facturación de todas las sucursales para registrar ingresos.
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Estados Financieros
Balanza de Comprobación
Estado flujo de efectivo.
Control de costo
Control de Inventario
Control de deposito
Control de existencias
Control pago de tarjeta de crédito.
Relaciones Internas
Administración.
Supervisión
Estudios y conocimientos
Contador público
Dispuesto a trabajar bajo presión.
Dominio de Programas Básicos de Computación.
Conocimientos de archivo de documentos y manejo de información
Experiencia y Habilidades
Experiencia comprobada mínima de cinco (5) años como Contador en empresas privadas.
Manejo de Sistemas Contables computarizados.
Habilidad en el manejo de costos de producción.
Experiencia en elaboración de informes contables y financieros.
Habilidad para trabajar con mínima supervisión.
Cualidades Personales
Facilidad de concentración.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Capacidad de organización del trabajo.
Iniciativa
FUNCIONES GENERALES
4. Preparar las remisiones y facturas de lentes elaborados, para enviarlos a las diferentes
salas de venta de medióptica.
7. Entrega de facturas del mes con las estadísticas de cada tipo de lente facturado.
8. Investigar con el equipo administrativo a cerca de los lentes que no están elaborados,
cuando el paciente llega a retirarlos.
9. Orientar a los pacientes en caso de que los anteojos no estén listos, sobre la fecha en
que deben volver a retirarlos.
10. Elaborar informe de reclamo de anteojos, por fecha, paciente, número de carné, tipo de
reclamo.
11. Registra en la orden de trabajo, la fecha en que fueron entregados los lentes al cliente,
debiendo solicitarle firmar en la leyenda de Recibí Conforme.
13. Realizar otras funciones relacionadas al cargo, y que le sean asignadas por el jefe
inmediato.
Relaciones Internas
Optometría
Producción
Recepción
Jefe inmediato
Supervisión
Ninguna
Estudios y conocimientos
Ser bachiller
Estudio técnico comercial ó estudiante universitario.
Dominio de Programas Básicos de Computación.
Tener iniciativa propia.
Experiencia y Habilidades
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Capacidad para ordenar y organizar el trabajo.
Iniciativa
Coordinar con las demás áreas de la empresa las necesidades de adquisición, realizando los
contactos y negociación con los proveedores, debiendo evaluar ofertas, elaborar expediente de
contratación y ejecutar la realización de las órdenes de compras y trámite para cheque,
debiendo dar seguimiento a las compras realizadas, cumpliendo con Normativas y guías
establecidas para las Adquisiciones.
FUNCIONES GENERALES
4. Contactar y negociar con los proveedores según catálogo, base de datos o en páginas
de internet.
21. Realizar otras funciones de la especialidad que le sean orientadas por el Superior
Inmediato.
Información Documental.
Relaciones Internas
El área de Adquisiciones requiere una relación estrecha con todas las áreas de la
empresa ya que debe recibir información, como: necesidades a suplir,
especificaciones técnicas y términos de referencia que deben ser suministrados por
el usuario.
Existe relación con el área financiera para la gestión de los pagos a los proveedores.
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Capacidad para ordenar y organizar el trabajo.
Iniciativa
Tiene por objetivo mantener los sistemas informáticos de la óptica y los equipos
computacionales y colaborar a la optimización de los procedimientos administrativos, con el
apoyo del hardware y/o software que sea necesario; garantizando la eficiente operatividad de
los módulos instalados: Contabilidad, Facturación, Inventarios y de Producción, u otros que se
requieran para el control y manejo de los recursos de la óptica.
FUNCIONES GENERALES
1. Coordinar con las demás áreas de la empresa las necesidades del manejo de
información generada por los distintos módulos informáticos.
10. Crear y administrar las bases de datos que sean relevantes para la toma de decisión y
para el conocimiento de la Gerencia Administrativa Financiera.
12. Realizar otras funciones de la especialidad que le sean orientadas por el jefe inmediato.
Relaciones Internas
El área de Informática requiere una relación estrecha con todas las áreas de la
empresa ya que debe administrar y procesar información procesada por el usuario.
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Capacidad para ordenar y organizar el trabajo.
FUNCIONES GENERALES
12. Informar sobre cualquier desperfecto observado en el vehículo y efectuar las gestiones
correspondientes para su solución.
Las relaciones internas y externas dependen de las orientaciones por su Jefe Inmediato.
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Iniciativa
FUNCIONES GENERALES
1. Abrir las oficinas para las que este autorizada y hacer la limpieza de las mismas.
Las relaciones internas y externas dependen de las orientaciones por su Jefe Inmediato.
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
Cualidades Personales
Buenas relaciones humanas.
Discreción
Responsabilidad y honestidad
Otros
En caso de vacaciones, enfermedad o cualquier otro tipo de ausencia temporal, deberá
buscarse un reemplazo externo que cumpla con sus actividades en el tiempo de
ausencia.
FUNCIONES GENERALES
4. Registrar en los formatos del Kardex tanto las entradas como de salidas de accesorios y
materiales para la elaboración de los anteojos.
12. Preparar los materiales que sean necesarios para el eficaz desarrollo de las actividades.
14. Suministrar la información que se le solicite y que le haya autorizado su jefe inmediato.
Relaciones Internas
Laboratorio
Compras
Contabilidad
Jefe inmediato
Supervisión
Despachador
Estudios y conocimientos
Ser bachiller.
Estudio técnico comercial ó estudiante universitario.
Dominio de Programas Básicos de Computación.
En control de inventarios.
Experiencia y Habilidades
Cualidades Personales
Responsabilidad
Honestidad
Capacidad de orden y limpieza.
FUNCIONES GENERALES
2. Ordenar debidamente en los anaqueles todos los materiales y accesorios adquiridos por
MediÓptica e identificarlos debidamente.
9. Preparar las condiciones de local, que sean necesarios para el eficaz desarrollo de las
actividades.
Relaciones Internas
usuarios
Jefe inmediato
Supervisión
Ninguna
Estudios y conocimientos
Ser bachiller.
En control de inventarios.
Manejo de kardex.
Experiencia y Habilidades
Cualidades Personales
Responsabilidad
Honestidad
Capacidad de orden y limpieza.
FUNCIONES GENERALES
3. Analizar las diferencias entre visión normal y anormal por alteraciones de la refracción
de la acomodación, de la percepción, de los reflejos, de los receptores y de las vías
visuales.
5. Identificar las propiedades ópticas de los anteojos con que se presenten los pacientes.
12. Recibir y tratar al cliente con respeto y atención, estableciendo una adecuada relación
médico – paciente.
13. Determinar el estado de la función visual y de los errores de refracción ocular por
medio de los métodos objetivos y subjetivos de la Optometría.
14. Prescribir y adaptar prótesis oculares, lentes oftálmicos, prismas, lentes de contacto
para la corrección de la función visual.
16. Los casos patológicos que detecte en el paciente, deberá remitirlos al médico
oftalmólogo o al profesional que corresponda, para su debido tratamiento.
18. Utilizar los equipos asignados a su área con los debidos cuidados y reportar al Gerente
General de cualquier desperfecto o mal funcionamiento.
19. Participar en la inspección y control de las condiciones sanitarias realizadas por las
autoridades competentes.
Relaciones Internas
Gerencia General
Recepcionista/Admisionista
Producción
Supervisión
Personal Administrativo
Personal de ventas
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
FUNCIONES GENERALES
Relaciones Internas
Gerencia General
Encargados de salas de venta
Supervisión
Personal de ventas
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
FUNCIONES GENERALES
8. Supervisar el contenido del reporte diario de ventas, revisando que se incluya el monto
total de venta del día; cantidad de productos ópticos vendidos por tipo y marca de
acuerdo con lo especificado en las notas de venta, venta individual de las personas que
10. Revisar que las facturas de venta cumplan con el número consecutivo y con el
formato de la óptica, que incluyan el monto, cantidad y descripción de productos
ópticos vendidos durante el día.
14. Garantizar la remisión de los adelantos entregados por los clientes sobre Órdenes de
Trabajo para la elaboración de lentes.
Relaciones Internas
Gerencia General
Mercadólogo
Producción
Relaciones Externas
Clientes
Supervisión
Dependientes
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
Coordinar, controlar y supervisar los procesos productivos para cumplir con las metas de
producción programadas. Así mismo establecer control de calidad de los lentes terminados,
cumpliendo con las fechas de entrega. Garantizando el adecuado funcionamiento de los
equipos de laboratorio y determinando las necesidades de equipos.
FUNCIONES GENERALES
Actividades:
11. Solicitar los materiales necesarios para asegurar la producción de acuerdo a las órdenes
de trabajo recibidas y autorizadas.
13. Supervisar que el material asignado a cada orden de trabajo sea utilizado de manera
eficiente.
14. Realizar seguimiento diario a las metas de producción establecidas para el día, semana
y mes.
16. Realizar seguimiento a los tiempos de entrega establecidos en cada orden de trabajo.
17. Supervisar el control de calidad de las unidades terminadas para evitar los reclamos de
clientes por errores en la manufactura.
18. Atender de forma priorizada los reclamos de clientes para asegurar la satisfacción del
mismo.
19. Reducir el desperdicio y/o material dañado a través del seguimiento a las reposiciones
de inventarios por material dañado.
20. Realizar seguimiento a los reclamos gestionados por los clientes internos y externos.
23. Supervisar el uso estricto de los equipos de protección por parte del personal del
laboratorio.
Información Documental.
Relaciones Internas
Supervisión
Área de producción.
Estudios y conocimientos
Experiencia y Habilidades
Asistir al jefe de producción en la recepción de los lentes de clientes atendidos por las
diferentes Ópticas para su respectivo proceso y entregarlos antes de la fecha de cita.
FUNCIONES GENERALES
8. Enviar a las ópticas con su factura la O/P completa antes de la fecha de la cita con el
paciente.
10. Realizar otras funciones de la especialidad que le sean ordenadas por el Jefe inmediato.
Información Documental.
Relaciones Internas
Estudios y conocimientos
Experiencia
FUNCIONES GENERALES
4. Garantizar la limpieza de los equipos antes de iniciar el trabajo, así como del puesto de
trabajo de cada operario.
11. Realizar colillas de reposición por cada lente dañado o fallado asignado a una orden
específica.
14. Distribuir a operarios algunos procesos diferentes al que ellos realizan diariamente.
15. Supervisar el área de laboratorio de la empresa, con sus operarios calificados como
técnicos ópticos.
16. Realizar otras funciones de la especialidad que le sea asignada por el Superior
Inmediato.
Información Documental.
Colilla de Reposición: Enviado a Almacén. Objetivo: Reponer lentes en mal estado
que el operario daño o bien lentes fallados.
Órdenes de Producción: Enviadas a Almacén. Objetivo: Trabajos entregados al
laboratorio para su debida elaboración.
Informe diario estado de máquinas enviado a área de producción. Objetivo:
Describir estado de máquina y el porqué se atrasa la producción o las órdenes en sí.
Relaciones Internas
Supervisión
Informes
Relaciones Externas
Estudios y conocimientos
Ingeniero Industrial
Programas básicos de Computación.
Experiencia y Habilidades
Asistir el trabajo orientado por el Jefe de laboratorio; apoyar en la organización, y control del
área de laboratorio de acuerdo a las directrices orientadas por su Jefe, garantizando el óptimo
funcionamiento del mismo.
FUNCIONES GENERALES
4. Apoyar en la organización de los trabajos que son para colilla de reposición de lentes.
10. Realizar otras funciones de la especialidad que le sea asignada por el Superior
Inmediato.
Información Documental.
Colilla de Reposición: Enviado a Almacén. Objetivo: Reponer lentes en mal estado
que el operario daño o bien lentes fallados.
Órdenes de Producción: Enviadas a Almacén. Objetivo: Trabajos entregados al
laboratorio para su debida elaboración.
Relaciones Internas
Supervisión
Apoya en supervisión de técnicos ópticos del área de laboratorio de la empresa.
Informes
Informe diario de producción (OP)
Informe semanal estado de máquinas
Informe mensual lentes dañados en el laboratorio.
Relaciones Externas
Las orientadas por el Jefe Inmediato
Estudios y conocimientos
Estudiante de Ingenieria Industrial
Programas básicos de Computación.
Experiencia y Habilidades
Experiencia de dos (2) años laborando en areas similares.
Manejo de personal subordinado
Ejecutar los diferentes procesos de fabricación de lentes oftálmicas de acuerdo a las órdenes de
trabajo recibidas y orientadas por el Jefe de Laboratorio.
FUNCIONES GENERALES
Relaciones Internas
Supervisión
ninguna
Relaciones Externas
Estudios y conocimientos
Operarios
Conocimientos de Equipos de laboratorio de óptica
Experiencia y Habilidades
FUNCIONES GENERALES
5. Realizar otras tareas similares, inherentes al cargo, que le sean orientadas por su
responsable inmediato superior.
Relaciones Internas
- Producción
- Laboratorio
Relaciones Externas
CONOCIMIENTOS EN:
HABILIDADES PARA:
Estimar tiempo y material de trabajo.
Elaborar informes.
Tomar decisiones oportunas en el área.
DESTREZAS EN:
Uso y manejo de materiales y equipos de mantenimiento.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Higiene y seguridad industrial
Autor:
Jorge AlbertoGutierrez Morales
Managua, Nicaragua. 22 Junio 2014