08 AUDITORIA Cap 10
08 AUDITORIA Cap 10
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CAPITULO X
LOS PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORÍA
10.1 Definiciones:
La norma internacional de auditoría Nº 1: objetivo y principios básicos que rigen una auditoría; establece en el
párrafo 26 lo siguiente:
“El auditor debe documentar todo aquello que sea importante para poder evidenciar que la auditoría se ha
llevado a cabo de conformidad con los principios básicos de la NIAs”
La norma internacional de auditoría Nº 9, emitida por el Comité de Prácticas Internacionales de Auditoría (IAPC) de
la Federación Internacional de Contadores (IFAC) en enero de 1982, establece los criterios a seguir sobre la
documentación del trabajo del auditor. Para propósitos de la norma, el término documentación se refiere a los papeles de
trabajo que el auditor prepara u obtiene y conserva en relación con la ejecución de su examen.
Según la mencionada NIA 9 “documentación”, los papeles de trabajo normalmente incluyen lo siguiente:
(1) Información concerniente a la estructura legal y organización de la entidad.
(2) Extractos o copias de documentos legales, acuerdos y actas importantes.
(3) Evidencia del proceso de planeamiento de la auditoría y de los correspondientes programas.
(4) Un registro del estudio y evaluación del sistema contable y de los correspondientes controles internos. Este podría hacerse
en forma de descripciones narrativas, cuestionarios, diagramas de flujo o combinaciones de éstos.
(5) Análisis de transacciones y saldos.
(6) Análisis de índices o ratios y tendencias significativas.
(7) Un registro de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados, así como de los
resultados de dichos procedimientos.
(8) Evidencia referente a la supervisión y revisión aplicadas al trabajo efectuado por los asistentes.
(9) Indicación acerca de quien realizó y cuándo, los procedimientos de auditoría.
(10) Copias de las comunicaciones con otros auditores, expertos y terceras personas o entidades.
(11) Copias de cartas o notas concernientes a aspectos de la auditoría comunicados al cliente o discutidos con él, incluyendo los
términos del compromiso y las debilidades materiales del control interno.
(12) Carta de manifestaciones recibidas del cliente.
(13) Conclusiones del auditor respecto a aspectos importantes de la auditoría, incluyendo la forma en que se resolvieron o
trataron los reparos y asuntos desacostumbrados si los hubo, que los procedimientos de auditoría permitieron poner a luz.
(14) Copias de la información financiera examinada y los correspondientes dictámenes o informes de auditoría.
COMPLETOS: Es decir que el alcance fijado en los programas de auditoría deben ser cumplidos en su totalidad.
LEGIBLES: Los papeles deben ser escritos con suficiente claridad que permitan su posterior revisión
ORDENADOS: Dependiendo el volumen de la auditoría, los papeles deben separarse en legajos que permitan su
cómodo manejo; además las cédulas que integran cada uno de los legados deberán archivarse en
secuencia lógica y ordenada.
b) Los papeles de trabajo, en el Paraguay, son sujetos a revisión por parte de:
Comisión Nacional de Valores
Superintendencia de Bancos
Superintendencia de Seguros
Contraloría
Instituto Nacional de Cooperativas – INCOOP
c) Según las NAGAS, el auditor puede estar obligado a suministrar (prestar) los papeles de y trabajo al auditor, sucesor
(predecesor), con autorización de la gerencia del cliente.
d) Según la SAS N° 41 (Declaración sobre Normas de Auditoría de fecha 31/05/82), la conservación de los papeles de
trabajo sería de 5 años.
Los Papeles de Trabajo, entre otras cosas, sirven para conducir subsecuentes Auditorías, amén de que muchos
casos en el curso de los trabajos ocurren por necesidad del trabajo mismo o por emergencias inesperadas, rotaciones en
el personal que interviene en las investigaciones, y archivando propiamente los Papeles de Trabajo no se experimentan
dificultades por estos motivos.
Para el práctico manejo y consulta de los Papeles de Trabajo, es necesario hacer una clasificación general
considerándolos desde el punto de vista de la información que registran. En las Auditorías los datos obtenidos presentan
dos aspectos, acostumbrando a clasificar los Papeles de Trabajo desde dos puntos de vista:
Por su Uso:
Papeles de Trabajo de uso Permanente o continuo (Expediente Permanente de Auditoría) y
Papeles de Trabajo de uso Corriente (Expediente Corriente de Auditoría).
Por su Contenido:
Hoja de trabajo;
Cédulas sumarias o de resumen;
Cédulas de detalle o descriptivas; y
Cédulas analíticas o de comprobación.
Aunque en diseño y contenido los Papeles de Trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en la
secuela del trabajo de Auditoría, Papeles de Trabajo que son clave, cuyo contenido está más o menos definido y que los
hace característicos:
La Hoja de Trabajo: Es la cédula también conocida como cédula matriz, muestra los grupos o rubros que integran
los estados financieros. Son los listados de las cuentas del libro mayor con sus saldos. Sirven de resumen y guía o
índice de los papeles de trabajo que se refieren a cada cuenta. Estas contendrán las cifras del ejercicio anterior con
el fin de hacer comparaciones.
Las Cédulas Sumarias o de Resumen: En estas cédulas se muestran las cuenta del libro mayor que forman un
rubro. Son aquellos que contienen el primer análisis de los estados financieros, relativos a uno o varios renglones
de las hojas de trabajo y sirven como liga ó puente entre éstas y las demás cédulas de análisis o de comprobación.
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Las Cédulas de Detalle o Descriptivas: Relacionan las partidas que componen una cuenta del libro mayor o un
saldo cualquiera.
Las Cédulas de Comprobación, Analíticas o Sub Cédulas: Contienen el trabajo efectuado para verificar la
corrección de una partida u operación. Contienen el análisis y/o la comprobación de los datos de las cédulas
sumarias, detallan-do renglones o datos específicos que aparecen en éstas. En estas sub cédulas se encuentra la
descripción de los procedimientos de auditoría aplicados.
10.9.3. Revisión de los procedimientos de contabilidad y de control interno (flujogramas de las principales áreas;
memorándums descriptivos, cuestionarios de control interno), separando cada una de las áreas:
Caja y bancos
Cuentas por cobrar
Activo fijo. Etc.
10.9.5. Análisis de las diferentes cuentas cuya información se va completando cada año:
Capital y unidades referidas.
Cargos diferidos y su respectiva amortización
Cédulas de cuentas no recurrentes. Etc.
Los Papeles de Trabajo del Archivo Corriente deben contener por lo menos la siguiente información:
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10.10.8 Activo:
Cédulas matrices o sumarias de las diferentes cuentas del activo: caja y bancos, cuentas por cobrar,
inventarios, diferido, bienes de uso, etc.
Anexándose en esta sección, el programa de auditoría respectivo.
10.10.11 Nuevos contratos, resumen de las actas, cambios en la escritura del cliente, extractos de cuentas.
10.10.12 Notas sobre trabajos no terminados. Hojas de memorándums. Puntos de atención del gerente.
10.10.13 El informe de auditoría (informe final), los estados financieros y declaraciones juradas de impuestos.
Periódicamente se puede cambiar el archivo corriente al archivo permanente lo siguiente: Cambios en el código de
reglamentos, Actas, Contratos, Correspondencias, Declaraciones de impuestos e instrucciones especiales
b) Debemos evitar incluir información innecesaria en los papeles de trabajo, los detalles excesivos de registros del
cliente y las largas explicaciones de procedimientos realizados. Las repeticiones reducen significativamente la
eficiencia de la auditoría.
c) No obstante, los papeles de trabajo deben indicar que el personal realizó el trabajo planificado y que los hallazgos de
auditoría han sido adecuadamente resumidos.
e) Revise los papeles de trabajo en forma oportuna y preferentemente en el domicilio del cliente para efectuar
contribuciones “in situ” a la gerencia.
f) Asuma que solamente el “Supervisor” revisara las planillas de detalle de los componentes salvo que se indique casos
especiales en el plan (ejemplo: el socio y el gerente, revisarán los componentes de alto riesgo y que incluyen cálculos
complejos).
El cuerpo:
Contendrá en sí el análisis de la cuenta, la descripción concisa del trabajo efectuado y las conclusiones.
Las cédulas deben indicar (siempre que se procedan), la fuente de información de donde se obtuvieron los
datos.
La identificación del trabajo desarrollado se hace mediante marcas cuyo significado debe indicarse al pié de la
cédula.
Otros
El auditor utiliza otros elementos tales como: lápices, lapiceras, tinta, reglas, borradores, cinta engomadas,
etc. El no estar debidamente equipado, le acarreará pérdida de tiempo, mientras se equipo.
En caso de cometer errores, bajo ningún concepto deberá borrarse, bastando que encierra entre llaves
características, la parte errada y colocando hacia la derecha la explicación y/o corrección pertinente.
En una sociedad de auditoría, éstas marcas pueden o no estar estandarizados (cada firma, tiene su propia simbología
para poder tener un lenguaje común. Cierta uniformidad). Si lo están, cada uno tienen el mismo significado para
todos los miembros de la firma. Pueden emplearse símbolos geométricos, letras, números, cruces, símbolos
aritméticos y cualquiera de éstos mismos rodeado por un círculo, subrayado o pintado en diferentes colores.
Un sistema fácil es la utilización de símbolos estándares para diferentes trabajos específicos realizados y letras en
donde sea necesario incluir comentarios al pié de página.
La utilización de marcas de trabajo tiene la ventaja de permitir un ahorro de tiempo, tanto para el auditor a la hora
de escribir y explicar el símbolo, como para el supervisor a la hora de leer el significado y hace su propia
interpretación.
Entre otros, las referidas marcas pueden significar evidencia de los papeles utilizados, a través de:
Suma transportada
Saldo tomado;
Saldo comparado;
Saldo de acuerdo con el libro mayor;
Valor de acuerdo con el documento;
Suma controlada, etc.
A continuación se presenta una lista de normas que deben regir en el uso de las marcas o claves de auditoría:
Debe usarse las marcas en los registros de asientos originales para indicar comparaciones con una factura u otro
documento apropiado.
Colóquese la marca debajo de los totales verticales para indicar suma de columna.
Colóquese la marca frente a las cantidades en las cuentas del libro mayor para indicar la investigación de los
pases procedentes del registro del siento original.
Colóquese la marca debajo de una cantidad para indicar el último concepto examinado del período en curso.
En el registro de cheques, colóquese la marca al lado de cada cheque pendiente, cuya cantidad se anotará en la
conciliación del banco.
En el registro de cheques, colóquese la marca al lado de cada cantidad comparada con el cheque ya pagado.
Úsese la marca en el balance de comprobación, para indicar que debe prepararse una cédula.
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Dentro del expediente de auditoría, cada grupo tendrá un número y dentro de cada grupo, los papeles que la
contengan tendrá ese número, como para saber a que grupo pertenece y cuál es su lugar.
De este modo, el índice permitirá archivar ordenadamente los papeles y se vuelve un instrumento de localización
altamente eficaz.
Además, los índices permiten referenciar (o cruzar) fácilmente las cédulas que por contener datos comunes, al ser
verificados en una, obviamente están comprobados en la otra. Por ejemplo, al revisar el incremento de la depreciación
acumulada se verifica simultáneamente, el débito a los resultados del ejercicio por este concepto y en éstos, para no
duplicar el trabajo, bastaría con anotar lo siguiente: “vea cálculos en cédula e.2.1”.
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Al 31/Dic
CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS: 2009
Ventas Neta 3.671.729
Costo de Ventas - 1.526.861
Gastos de Ventas - 227.875
Gastos de Administración - 521.343
Depreciación del Ejercicio - 145.787
Ingresos Financieros 0
Ingresos Extraordinarios 0
Gastos Financieros - 105.699
Gastos Extraordinarios 0
Impuesto a la Renta - 114.416
Reserva Legal - 51.487
Resultado del Ejercicio 978.261
10.16.2 Caso práctico N° 40: Confección de los estados financieros – Empresa comercial Bahía S.A.”
La Empresa Comercial “Bahia” S.A. solicita a Ud., en condición de Auditor Externo, realizar una revisión
sobre los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2009, proporcionados con la finalidad de determinar el
correcto resultado del ejercicio y de emitir un informe sobre la situación financiera y económica de la empresa.
Al 31/Dic
CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS: 2009
Ventas 8.200
Costo de Ventas - 4.200
Gastos Operacionales - 2.135
Depreciación - 120
Incobrables - 100
Intereses Pagados - 45
Impuesto a la Renta - 160
Reserva Legal - 72
Utilidad del Ejercicio 1.368
Para efectos de la elaboración y presentación de los estados financieros, para los contribuyentes del
impuesto a la renta, según Resolución N° 173/04 solicita a Ud., confeccionar lo siguiente:
1. Identificar las Cuentas Patrimoniales (Balance General) y las Cuentas de Resultado.
2. Realizar los Asientos de Ajustes y Reclasificaciones para 2009
3. Confeccionar los cuatro Estados Financieros, según modelos establecido según Res.173/04 al 31/12/04:
Balance General
Estado de Resultados
Estado de Flujos de Efectivo
Estado de Variación del Patrimonio Neto.