LAS 5 “S” APLICACIÓN

Imagínese un asesor del medio musical en su oficina, con discos y pilas de

papel tapando su escritorio y causando una desorganización generalizada. En
medio de ese caos, recibe la conexión de un contratista potencial, anota los
detalles del contacto en un pedazo de papel y aguarda la llegada de su
asesor.
¿Alguna duda de que el papel se perderá en ese contexto? ¡Pues es, dicho y
hecho! Cuando más precisa, el asesor, desesperado, busca la anotación con
los datos y no encontrándola, observa un ventajoso negocio ir por agua
abajo.
Una técnica oriunda de Japón, sin embargo, puede cambiar escenarios
caóticos como ese de manera simple y hacer el ambiente de trabajo de
cualquier empresa más organizada y productiva. La metodología 5S se basa
en «cinco sentidos»: de uso, de organización, de limpieza, de normalización y
de disciplina.
A continuación, explicaremos mejor cómo funciona este método y cómo se
puede implementar en una compañía. Compruebe!

¿Para qué sirve la metodología 5S?

Demos ese ejemplo en la introducción ya para desmontar uno de los
primeros mitos relacionados con el 5S, que afirma que esa es una
metodología a ser aplicada sólo en industrias, en el piso de fábrica.
De hecho, el origen del método es incluso industrial. Pero hoy, su dinámica
salió de ese medio y pasó a ser implantada en empresas de todos los
segmentos y portes, en distintos ambientes de trabajo e incluso en la vida
personal de los colaboradores.
Así como el momento actual de varios países, la metodología 5S también
nació en un escenario de crisis económica. Esto ocurrió a principios de los
años 50, luego del final de la Segunda Guerra Mundial.
En ese momento, el devastado Japón necesitaba reestructurar su economía
rápidamente y traer competitividad a sus productos, que comenzaban a
entrar en el mercado internacional.
Su objetivo era asegurar la calidad de los procesos y transformar el país en
una potencia económica. ¡Y funcionó! Gracias a esto, hoy el método se
adopta en organizaciones de todo el mundo, como un modelo de gestión de
la calidad.
En la práctica, la metodología 5S es más que una herramienta de gestión: se
trata de una filosofía. Su aplicación consiste en comprometer colaboradores
y ayudarles a desarrollar habilidades, como disciplina y organización, que
garantizarán mucha más calidad y seguridad en el trabajo, además de
mejorar el clima organizacional.

¿Qué significa cada S?

El método se basa en la aplicación de 5 principios, representados por las
palabras japonesas Seiri (o «sentido de utilización»), Seiton («sentido de
organización»), Seiso («sentido de limpieza»), Seiketsu («sentido de
normalización»), y Shitsuke («sentido de disciplina»).
Cada uno de estos términos revela un precepto a ser aplicado en el día a día
de la compañía, entonces hay que entender lo que, exactamente, significan:

Seiri
Comencemos por el Seiri (sentido de utilización). Este primer S se refiere al
uso más eficiente de recursos y materiales. En las empresas, esto requiere
una reflexión sobre lo que realmente es necesario.
Con esta evaluación, es posible hacer un levantamiento de todos los
documentos, equipos, herramientas y stock de la empresa, separando y
descartando aquello que ya no sirve más y puede, eventualmente, quedarse
entubando el espacio.
Esto sirve para optimizar determinados ambientes físicos, evitar el
desperdicio, reducir costos y facilitar la limpieza o el mantenimiento de estos
materiales.

Seiton
Con el Seiton (sentido de organización), llega la hora de colocar todo en su
debido lugar. Piense bien en cómo no es nada raro ver por ahí mesas
desorganizadas, salas que parecen haber sido reviradas por un huracán y
existencias donde nadie encuentra nada, ¿no es así?
La organización es crucial para el éxito de cualquier trabajo, por lo que en ese
momento, una detallada clasificación de los objetos es muy útil. En la
práctica, el segundo «S» facilita la localización de cualquier objetivo, archivo
o material en la compañía y trae un enorme ahorro de tiempo.

Seiso
Entonces saltamos al Seiso. En el tercer S, se crea la conciencia de que la
limpieza es responsabilidad de todos – y no sólo del encargado de la
limpieza. Así, cada colaborador es responsable de mantener la higiene de sus
ítems de trabajo, velando también por la buena utilización y el
mantenimiento de los espacios comunes.
Este S también se refiere a la apariencia personal, afirmando que la persona
debe presentarse adecuadamente. La posibilidad de accidentes es reducida,
los equipos se vuelven más conservados y las relaciones interpersonales
acaban mejorando.

Seiketsu
Usted debe haber percibido que los 3 primeros principios tienen el propósito
de promover una verdadera limpieza en la empresa, cambiando la
percepción de la organización junto a sus diversos públicos, tanto externos
como internos.
Llegamos, entonces, al Seiketsu, que nos trae el concepto de normalización,
de hacer cotidiano y sistematizar los nuevos valores y patrones impuestos
por Seiri, Seiton y Seiso. Es aquí donde ocurre el establecimiento de rutinas y
normas que mantendrán el nuevo modelo.
Con ese sentido, es posible dejar a mano todo lo que es de uso diario y en
lugares más reservados lo que sólo es pedido en determinados momentos;
crear un sentido de vigilancia de todos los colaboradores con la limpieza; fijar
patrones que mantengan la organización – como el uso de etiquetas, paneles
de control y estanterías, por ejemplo – y así sucesivamente.

Shitsuke
La idea del sentido de disciplina es hacer del cumplimiento de las etapas
anteriores un nuevo hábito – o mejor: un estilo de vida. Permite un
monitoreo eficaz de los 5 sentidos, trayendo impactos positivos para la
gestión, seguridad en el trabajo y calidad.
Para ello, las empresas no pueden simplemente exigir cambios de los
empleados. También es importante invertir en capacitación continua y
estimular los nuevos valores, para que ellos pasen a formar parte de la
cultura organizacional.
Otra actitud fundamental, en ese momento, es establecer evaluaciones
periódicas, para monitorear constantemente si la metodología 5S continúa
siendo aplicada y qué puntos deben ser perfeccionados a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son los beneficios ofrecidos?

Ahora que ya entiende cómo funciona la metodología 5S, debe preguntarse
qué ventajas puede traer a su compañía.
La aplicación de este método, por su propia naturaleza, permite que los
procesos se vuelvan más organizados y sistematizados con el paso del
tiempo, facilitando las operaciones, reduciendo pérdidas de material y
optimizando el tiempo empleado en las tareas.
Y por supuesto, la mayor organización y el mejor aprovechamiento del
tiempo tienen un impacto positivo sobre la productividad del equipo, con la
seguridad en el lugar de trabajo, así como mayores posibilidades de que los
procesos se adecuen mejor a los estándares de calidad.
Otros beneficios se ven en el aumento de la previsibilidad de las operaciones,
en la facilidad de gestión de crisis y en la distribución de demandas y
responsabilidades, lo que, por consiguiente, aumenta la confianza en la
relación entre líderes y colaboradores.

¿Cómo aplicarla?
Finalmente llegamos a la etapa más importante de este artículo. Para
obtener un resultado eficaz con la implementación de la metodología 5S, no
basta con pedir que los empleados mantengan la mesa y el stock arreglados.
Ella va mucho más allá.
De la forma en que se presentan, los 5 sentidos ya vienen prácticamente con
el guión de aplicación listo, ya que cada uno de los conceptos remite a una
fase de implantación del proyecto. Pero eso no significa que el trabajo acaba
en el momento de su aplicación, ok?
Esto es porque, como dijimos al principio, más que una herramienta de
gestión, se trata de una filosofía, un modelo de excelencia a ser anhelado por
el negocio. Por esta razón, después de aprender su funcionamiento, las
empresas necesitan seguir determinadas estrategias de implementación, de
acuerdo con la realidad de cada una, o nada tendrá sentido.
Para posibilitar la aplicación adecuada de la metodología 5S en su compañía,
preparamos un pequeño paso a paso. Salida:

Creer en el potencial del 5S

Antes de introducir la metodología 5S al equipo, usted, como gestor, necesita
entender y creer en el poder de cambio que ella posee.
Para ello, estudie a fondo casos de éxito de este método en otras empresas y
cree una presentación motivadora para el equipo sobre los efectos positivos
que su implementación tendrá en el aumento de la productividad y en la
búsqueda de resultados.

Crear una comisión de control

Seleccione algunos empleados para la comisión de implantación de la
metodología 5S, ofreciendo capacitación y mostrando a ellos la importancia
del nuevo sistema para la conducción de los negocios.
Estos colaboradores serán responsables por el control de calidad y por
auxiliar al resto del equipo en la mejora continua de las estrategias utilizadas
en cada uno de los 5S.
Antes de elegir a estos profesionales, tenga en cuenta que ellos serán los
multiplicadores de sus ideas y, por eso, también necesitan creer en ellas y
tener disposición para ponerlas en práctica.

Evaluar, junto con la comisión, los puntos

críticos de la empresa
La primera tarea de la comisión debe ser enumerar los principales problemas
de la compañía, siempre con base en los preceptos de la metodología 5S.
Hagan un análisis crítico del día a día del negocio y descubra qué puntos
necesitan más atención.
Esta asociación es importante, ya que no siempre el gestor, solo, tiene una
visión amplia de los problemas del equipo y de los puntos a ser mejorados.
Muchas veces, por ejemplo, la falta de organización no es causada por los
colaboradores, sino por la falta de equipamientos adecuados o por el exceso
de objetos en el espacio de trabajo. Este problema puede resolverse
fácilmente con Seiri, el sentido de uso.
Comience a implementar los sentidos
En esa fase, finalmente, los sentidos son efectivamente implantados, uno a
uno, en el orden en que fueron presentados. Se percibe que, naturalmente,
un sentido lleva al prójimo, siguiendo un guión cohesivo que consiste en
evaluar y organizar lo que es útil, limpiar y eliminar los excesos, normalizar la
práctica y disciplinarse.
Todos los empleados deben estar involucrados – no sólo la comisión de
implantación. El secreto es tener siempre en mente que los 5S forman una
filosofía, y no una simple herramienta de gestión. Entonces, aproveche el
momento y revolucione la cultura de la empresa!

Adopte sistemas de evaluación

Después de la implantación de todos los “sentidos”, es importante prever
evaluaciones periódicas para acompañar si cada uno de los 5S continúa
siendo aplicado.
Establezca un mecanismo de monitoreo que permita que el empleado
reflexione sobre sus hábitos y se autodisciplina para mantener la nueva
cultura y el nuevo patrón siempre presentes en el día a día, sin que usted
necesita actuar como un «fiscal».
La metodología 5S, si se comprende por toda la organización, puede ser una
oportunidad de adoptar un estilo de trabajo (y de vida) mucho más
productivo y organizado. Y la implementación de estos comportamientos
puede ayudar a las empresas a avanzar varios pasos hacia la calidad total.

Bibliografía: Qualytem