Software Administrativo

UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
SOFTWARE ADMINISTRATIVO
Estudiante:
Valentina Silva C.I.
28.295.843
Barquisimeto, Agosto 2020

Software Administrativo
Un software administrativo es una herramienta informática que tiene el objetivo de

simplificar y sistematizar las tareas del departamento contable de una empresa. La
contabilidad es una de las áreas más importantes en un negocio, ya que permite
conocer el estado de la empresa en cada momento y tomar decisiones estratégicas
sobre el futuro. Por ese motivo, el uso de un programa de contabilidad para pymes,
autónomos y grandes empresas es fundamental.
Acciones que realiza
La mayoría de los programas dedicados a la gestión administrativa de las empresas

suelen realizar una serie de acciones, siendo las más habituales:
 Registro de ingresos y débitos
 Gestión de gastos y créditos
 Elaboración y envío de facturas
 Control de caja (cobros y pagos)
 Conciliación bancaria
 Manejo de documentos de contabilidad
 Elaboración de modelos de impuestos como el IVA o el IRPF
 Realización del balance
 Gestión de la cuenta de resultados
Tipos de software administrativo
Existen diversas formas de clasificar este tipo de software, pero la más común es
la que lo clasifica en función de la tecnología que utiliza. En ello, se pueden distinguir
dos tipos:
Software administrativo instalado Software administrativo en la nube

localmente
 No es necesaria la instalación
 El software se instala en el PC del
 Se actualiza automáticamente
cliente
 Los datos se almacenan en la nube
 Es necesario su mantenimiento por
 Se puede utilizar desde diversos
parte del cliente
dispositivos
 Se deben realizar y descargar
 La información es accesible en todo
actualizaciones
momento
 Los datos se almacenan localmente
 Se requiere espacio en el disco duro
Características
 Se configura en función de las necesidades de la empresa permite manejar

diferentes contratos, asignaciones, retenciones, deducciones, entre otros.
 Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo semanal, quincenal,
mensual.
 Comprende distintos elementos fracturación, inventario, nómina, otros.
 Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.
 Es seguro y auditable.
 Se adapta al funcionamiento de la empresa.
 Maneja grandes volúmenes de información referente a la constitución de la
empresa.
Ventajas de su uso
 Buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya están registradas
$haciendo uso de la barra de $herramientas.
 Cada empresa tiene un directorio por separado, por ello deben configurar las
características de funcionamiento a través de los parámetros de la empresa.
 Es un sistema integral que involucra todos los aspectos administrativos
evitando la duplicidad de trabajo.
 Es sumamente confiable y proporciona información exacta, oportuna e
inmediata de la operación de la empresa, con la que se podrá tomar mejores
decisiones. Hoy en día, empresas pequeñas, medianas y grandes utilizan software
administrativo para efectuar un mayor número de sus actividades electrónicamente,
con el propósito de $hacerlas más eficientes y competitivas. En estas organizaciones,
este tipo de software forma parte de un sistema de información, el cual es un conjunto
de elementos interrelacionados (personas, hardware, software y redes de
computadoras) que recopila, procesa, almacena y distribuye información para apoyar
a los administradores en la toma de decisiones y el control de la organización.
Desventajas
Principales desventajas del software administrativo:

 La razón más importante radica principalmente en los costos del software.
 Además el costo de la capacitación de sus empleados es un costo que tal vez
para las empresas más pequeñas resulta muy significativo.
 Los gastos que implica el mantenimiento de la misma también son una gran
desventaja ya que son gastos constantes.
Selección del software administrativo

La selección de un sistema, para administrar clientes y/o empresas, requiere un
análisis atento para definir las características que satisfagan las necesidades de la
empresa. Entre los cuales se destacan:
Facilidad de uso: Para satisfacer las necesidades de la empresa, debe configurarlo
correctamente. Es importante, por lo tanto, encontrar una solución que ofrezca
configuraciones simples.
De esta manera, además de ser más apropiado para el equipo, se tendrá un
software más fácil de manejar. Otra característica importante es la disponibilidad de
actualizaciones rápidas en términos de legislación fiscal, cuando sea necesario.
Las necesidades de su empresa: Lo que es bueno para una empresa no
necesariamente se bueno para otra. Por tanto, las recomendaciones de software de
otras empresas pueden no ser la mejor opción. Las necesidades de la empresa deben
ser prioridad. El primer paso, por lo tanto, es hacer una lista con estos requisitos y
encontrar un sistema que los satisfaga.
En general, los sistemas administrativos tienen sus propias características y la
solución que se elija probablemente tendrá que adaptarse a la empresa. Es esencial,
por lo tanto, ser flexible y que el proveedor esté disponible para desarrollar una
funcionalidad personalizada para la firma.
Seguridad: Es crucial que la información siempre esté segura. Si la información se
almacena localmente, la empresa necesita tener sus propios servidores y un equipo
especializado. Si se elige utilizar una nube, la organización debe analizar las ventajas
y niveles de seguridad ofrecidos.
Otro aspecto importante en términos de seguridad es la rastreabilidad. Esto
permitirá a los administradores identificar qué usuarios han ejecutado cuáles
operaciones. Esto ayuda a garantizar la integridad de su información.
Solución móvil: Cuando la empresa tiene profesionales trabajando en campo, es
importante tener movilidad, esto ayuda a que sus procesos sean más ágiles. Así, los
empleados pueden enviar información actualizada que les permitirá integrar sus datos
y asegurarse de que sea siempre precisa.
También es importante que la solución pueda asimilar fácilmente otras apps. De
esta forma sus sistemas pueden compartir información vital de negocios. También
son esenciales la integración de datos y la comunicación con los clientes, proveedores
e instituciones financieras.
Costo-beneficio: Es natural, cuando llega el momento de comprar, que el precio de
un ERP sea una preocupación. Sin embargo, es importante evaluar los beneficios que
esta solución traerá a la empresa. Ciertamente será la herramienta administrativa
principal de la organización. Por consiguiente, su aplicación debe considerarse una
inversión.
REFERENCIAS
¿Qué es un software administrativo? Disponible en: https://www.sage.com/es-
es/software-contabilidad/administrativo/#:~:text=Software%20administrativo.
Qué es software administrativo. Disponible en:

https://www.academia.edu/15335507/Qu%C3%A9_es_software_administrativo
¿Cómo elegir el software administrativo? Disponible en.

https://www.myabcm.com/es/blog-post/como-elegir-el-software-administrativo-
se-lo-mostramos-continuacion/

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