Universidad de Oriente

Universidad de oriente
Núcleo Anzoátegui
Unidad de cursos básico
Departamento de humanidades y ciencias sociales
Catedra dirección de Reuniones cód.( 011- 3053)
Profesora: Bachiller:
Livia Subero Rodríguez Jhoneirys Ramírez V-30.090.022
Secc: 01
Barcelona, 27 de noviembre de 2022

¿Cómo se planifica una reunión?
1. Fijar Objetivos.
2. Determinar los participantes.
3. Confirmar la logística.
4. Elaborar la Agenda.
Paso 1. Fijar Objetivos.
Preguntas a plantearse:
A. ¿Por qué es necesaria la reunión?

B. ¿Es posible alcanzar los objetivos sin una reunión?
C. ¿Puede sustituirse por video conferencia, e-mail, llamada telefónica
compartida?
Reflexionar sobre el propósito de la reunión:
A. ¿Sobre qué asunto vamos a hablar, informar?

B. ¿Qué habrá que decidir?
C. ¿Qué queremos conseguir?
Paso 2. Determinar los participantes.
Incluir la lista de las personas adecuadas, teniendo en cuenta lo siguiente:
 Aquellos a los que se debe informar.

 Aquellos a los que se debe consultar.
 Aquellos que pueden aportar.
 Aquellos que pueden y deben tomar decisiones.
Decidir de qué va hablar o informar cada participante, acordando con el

interesado el alcance de su exposición y tiempo que prevé, para definir el tiempo
total de la reunión.
Paso 3. Confirmar la logística.
Facilitar a todos la información pertinente, al menos tres días antes de la fecha

prevista y que debe incluir lo siguiente:
1) Cuando: Fecha y hora de comienzo y hora de finalización.
2) Dónde: Lugar (hotel, sala, despacho).
3) Nombre y teléfono de la persona de contacto, para resolver dudas o avisar
de imprevistos.
4) Horario de comidas y descansos.
5) Materiales que deben llevar los participantes: informes, documentos,
muestras, diagramas, estadísticas...etc.
6) Preparación previa: documentos que deben leer previamente o estudiar.
7) Lista de los participantes e información sobre su ponencia o el porqué de
su presencia en la reunión.
8) Quien preside la reunión, quien la modera y quien se encargará de las
responsabilidades de secretario.
Nota: Para la eficacia de las reuniones es importante que existan estas tres
funciones: presidente, moderador y secretario. No obstante, puede en
ocasiones, valorarse la conveniencia de que quien preside la reunión, asuma
también las funciones de moderador. En la medida en que quien modera, no
tenga un ascendiente jerárquico con el resto de asistentes o alguno de ellos, que
pudiera influir negativamente, en la espontaneidad o libertad de hablar, puede
entonces coincidir las funciones de presidente y moderador. En las reuniones de
coordinación donde hay una situación de “iguales entre iguales”, el moderador
siempre asumirá las funciones de presidencia.
Paso 4. Elaborar la agenda.
1) Prepare una agenda con un sumario claro y completo de los temas a

tratar.
2) Adjunte toda la información que sea relevante.
3) Sea realista, no incluya más temas de los que razonablemente puedan
ser discutidos, en el tiempo asignado.
4) Tenga en cuenta las sugerencias de otros participantes.
5) Redacte la agenda de forma clara con frases y términos coloquiales. Evite
las abreviaturas y siglas que no sean conocidas por los participantes.
6) Incluir siempre:
 Lista de temas
 Tiempo para cada tema
 Personas responsables.
¿Cómo se organiza una reunión?
1. Pensar en la modalidad de la reunión
En función de qué queremos proponer como punto del día, existen diferentes
modalidades de reunión con sus propias características y necesidades.
 Informativas: En estas reuniones, como su nombre indica, el objetivo es

transmitir información de forma transversal (de abajo a arriba o arriba a
abajo) u horizontal, dependiendo del orden jerárquico de la empresa.
 De debate: En estos encuentros se formula un intercambio de ideas.
 Brainstorming: En caso de necesitar parte creativa, organizar una
reunión para hacer una lluvia de ideas sobre un asunto es una buena
estrategia.
 De resolución de problemas: Hay veces que se plantea un problema en
la empresa, y una de las mejores soluciones es proponer una reunión para
resolverlo lo antes posible.
2. Reuniones SMART
SMART son las siglas de un método de planteamiento de objetivos,

basado en que sean Específicos (Specific), Medibles (Measurables),
Alcanzables (Attainables), Relevantes (Relevants), y con una fecha límite (Time-
related).
Definir correctamente los objetivos de la reunión en base a estos

parámetros nos permitirá ser mucho más eficientes tanto dentro como fuera de
estos encuentros formales. Por supuesto, es una forma para organizar reuniones
productivas de forma sencilla de lo más eficaz.
3. Fecha y hora
A la hora de establecer un hueco en la agenda para una reunión, tenemos

que atender a las necesidades de los integrantes de la misma. Si por
disponibilidad una parte imprescindible de la reunión no va a acudir a la misma,
no merece la pena convocarla.
Por eso mismo, es importante anticiparse a los posibles eventos, salidas,

viajes, vacaciones, etc. fijando las reuniones con antelación. En lo que respecta
a los horarios, normalmente las reuniones suelen organizarse a media mañana
(11-12 del mediodía). Sin embargo, también se pueden organizar en otros
momentos del día
4. Elegir sala de reuniones

Esta es una de las cosas que menos se tienen en cuenta, pero es una de
las más importantes. Seleccionar una buena sala de reuniones permitirá que los
integrantes se sientan cómodos, realicen sus labores y presten atención de una
forma más sencilla.
Para evitar interrupciones innecesarias o desvíos de atención, se

recomienda hacerlas en un lugar diferente al habitual, es decir, a la zona de
trabajo.
¿Cómo se dirige una reunión?
1. Inicie la Reunión.
 Presentación (Si es necesario).

 Procure que el grupo se sienta cómodo.
 Indique el procedimiento o régimen usado.
 Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos
se desean alcanzar.
 Haga introducción.
2. Dirija y Controle.
 Estimule la participación.
 Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio-visuales.
 Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
 Resuma con frecuencia.
 No permita que un participante monopolice un tema.
 Controle la reunión sin provocar resentimientos.
3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
 Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas

nuevamente.
 Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo
las acepte.
 Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la
mayoría.
4. Resuma la Reunión.
 Indique lo que se ha conseguido con la reunión.

 Muestre los aspectos sobresalientes.
 Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias
presentadas.
 Determine el plan de acción a seguir.
 Haga una clausura adecuada.
¿Cómo se controla una reunión?

En primer lugar, es necesario tener definidos algunos parámetros que ayudarán
a tener bajo control parte de los elementos importantes de una reunión.
Perfil de nuestro interlocutor o interlocutora
a. ¿Vamos a tratar con cliente o proveedor?

b. ¿Es alguien que no conocemos o con quien, por el contrario, ya tenemos
mucha confianza?
c. ¿Trataremos con una persona sola o un equipo?
d. ¿Qué perfiles tienen nuestros interlocutores?
Dependiendo de cuáles sean las respuestas deberemos modificar el

discurso, especialmente teniendo en cuenta cuáles son los perfiles de nuestros
interlocutores, ya que utilizar un registro muy especializado y con interlocutor o
interlocutora que no le sea familiar puede dificultar el diálogo y el buen
funcionamiento de la reunión.
Naturaleza y objetivo de la reunión
a. ¿Es una reunión de cierre de ventas?

b. ¿Trataras en ella status o entrega de proyecto?
c. ¿Vas a recoger un briefing o a negociar un presupuesto?
Acudir con un objetivo en mente claro facilita la fluidez de las reuniones,

centra la atención en lo importante y nos otorga mayor comodidad en su
desarrollo.
Lugar de la reunión
¿La reunión se realiza en nuestras oficinas o en las de cliente?
Si “se juega en casa” y somos nosotros quienes organizamos la reunión,

es posible que hayamos necesitado reservar una sala de reuniones y verificar
que tiene todos los materiales que necesitamos para que se desarrolle el
encuentro. Una vez hecho esto, recibir y despedir a las visitas siempre suma.
Por el contrario, si “jugamos fuera”, también tendremos que tener otros

puntos en cuenta. Identificar el lugar al que debemos desplazarnos, si no es una
reunión remota, calcular el tiempo que tardaremos en llegar. Por último, asegurar
que llevamos todo el material que necesitamos con nosotros.
La agenda y el tiempo
Con el fin de ser eficientes y sacar el máximo partido del tiempo en el que se
ha ubicado la reunión es importante seguir los puntos dedicados en la agenda y
evitar que la reunión se dilate demasiado en el tiempo. Para ello, se podrían
seguir los siguientes puntos:
1. Planifica la agenda
2. Toma notas
3. Mide el tiempo
4. Haz un resumen antes de acabar
5. Envía este resumen, que incluya los siguientes pasos, a los interlocutores
(cuando aplique).
Comunicación no verbal
La importancia del cómo antes del qué. La comunicación no verbal es

todo aquello que consigue que podamos entender a personajes de animación
como Wall·e o los Minions sin que emitan un discurso inteligible. La vestimenta,
el tono y las posturas que utilicemos al hablar también transmiten información y,
en buena medida, pueden favorecer el objetivo de una reunión o ir en su
detrimento.
Vestimenta
Al igual que en algunas fiestas, en ciertas reuniones será necesario tener

en cuenta el dresscode, o código de vestimenta, especialmente si tenemos
reuniones con equipos que proceden de otras culturas diferentes a la nuestra.
La naturaleza de la reunión y el sector en el que trabajemos también pueden ser
factores determinantes en nuestra elección.
Postureo
En algunas ocasiones, nos encontraremos en reuniones largas. Es

inevitable. Sin embargo, lo que sí que deberíamos intentar evitar son las
muestras evidentes de que nos estamos aburriendo o no nos interesa lo más
mínimo de lo que se está hablando en ese momento (bostezar o dejarnos caer
en la silla).
Protocolo
No hace falta ser experto en ceremonias, pero sí tener dominadas algunas

interacciones que nos ayudarán a lo largo de la reunión e incluso si debemos ir
a comer con algún cliente. Estas interacciones dependen mucho de la cultura y
si las llevamos bien a cabo dará una buena imagen, pero no hay que alarmarse
si algo no sale como lo esperado.
Comunicación verbal
La comunicación verbal juega un papel muy importante en las reuniones

remotas y todas las circunstancias que rodean a estas. Sin embargo, en
ocasiones, las reuniones remotas pueden tener algunos inconvenientes.
En estas ocasiones, seguir cuatro pequeñas pautas jugarán a nuestro favor

y ayudarán a paliar las dificultades tecnológicas:
1. Transmitir las ideas por separado y adaptar nuestro lenguaje a este fin.
2. Modular el tono, ritmo y volumen de la voz para conseguir elaborar un
discurso entendible.
3. Utilizar los registros convenientes en cada momento (coloquial, formal,…)
4. Ojo al efecto “micrófono abierto”
Finalmente, entras a la reunión con todo lo anterior bajo control. Sin embargo,
sin que puedas evitarlo, empiezan a sudarte las manos, respiras más rápido de
lo normal y te tiembla el cuerpo. Crees que te quedas en blanco y empiezan a
brotar los pensamientos negativos de que en realidad no lo tienes preparado y
no va a salir bien. La buena noticia es que estos pensamientos no son ciertos,
todo lo causa un elemento que nos será mucho más complicado de controlar,
pero contra el que no hay que rendirse:
Los Nervios
Para aplacar esto,… paciencia and repeat. And repeat. A lo largo de las
reuniones al as que asistas irá desapareciendo. Y si eso de imaginar gente
desnuda no te funciona, quizá puedas ayudarte de lo siguiente:
1. Controla la respiración. Bajar las pulsaciones ayudará a calmar los

nervios.
2. Piensa que sólo es una reunión. Tiene inicio y final y el mundo no se acaba
en ella.
3. Quien está delante de ti es otra persona. Y quizá también esté insegura y
pueda empatizar con cómo te estás sintiendo.

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Barcelona, 27 de noviembre de 2022

2. Determinar los participantes.

Paso 1. Fijar Objetivos.

A. ¿Por qué es necesaria la reunión?

Reflexionar sobre el propósito de la reunión:

A. ¿Sobre qué asunto vamos a hablar, informar?

Paso 2. Determinar los participantes.

Incluir la lista de las personas adecuadas, teniendo en cuenta lo siguiente:

 Aquellos a los que se debe informar.

Decidir de qué va hablar o informar cada participante, acordando con el

Paso 3. Confirmar la logística.

Facilitar a todos la información pertinente, al menos tres días antes de la fecha

Paso 4. Elaborar la agenda.

1) Prepare una agenda con un sumario claro y completo de los temas a

¿Cómo se organiza una reunión?

1. Pensar en la modalidad de la reunión

 Informativas: En estas reuniones, como su nombre indica, el objetivo es

SMART son las siglas de un método de planteamiento de objetivos,

Definir correctamente los objetivos de la reunión en base a estos

A la hora de establecer un hueco en la agenda para una reunión, tenemos

Por eso mismo, es importante anticiparse a los posibles eventos, salidas,

4. Elegir sala de reuniones

Para evitar interrupciones innecesarias o desvíos de atención, se

¿Cómo se dirige una reunión?

 Presentación (Si es necesario).

3. Consiga la Aceptación de los Resultados.

 Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas

 Indique lo que se ha conseguido con la reunión.

¿Cómo se controla una reunión?

Perfil de nuestro interlocutor o interlocutora

a. ¿Vamos a tratar con cliente o proveedor?

Dependiendo de cuáles sean las respuestas deberemos modificar el

Naturaleza y objetivo de la reunión

a. ¿Es una reunión de cierre de ventas?

Acudir con un objetivo en mente claro facilita la fluidez de las reuniones,

¿La reunión se realiza en nuestras oficinas o en las de cliente?

Si “se juega en casa” y somos nosotros quienes organizamos la reunión,

Por el contrario, si “jugamos fuera”, también tendremos que tener otros

La importancia del cómo antes del qué. La comunicación no verbal es

Al igual que en algunas fiestas, en ciertas reuniones será necesario tener

En algunas ocasiones, nos encontraremos en reuniones largas. Es

No hace falta ser experto en ceremonias, pero sí tener dominadas algunas

La comunicación verbal juega un papel muy importante en las reuniones

En estas ocasiones, seguir cuatro pequeñas pautas jugarán a nuestro favor

1. Controla la respiración. Bajar las pulsaciones ayudará a calmar los

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