Unidad 4 Comunicacion

COMUNICACION HUMANA
UNIDAD 4 “REUNIÒN”
4.1 LA PREPARACIÒN DE UNA
REUNIÒN O SESIÒN
T E C N M C A M P U S A C A P U L C O
JOSE QUINTANA CASTELLANOS JOSE

Reunión.
Conjunto de personas reunidas físicamente en un determinado lugar

para tratar un tema que será coordinado por un conductor. Todas las
reuniones están sujetas a ciertos lineamientos básicos.
Una clasificación de las reuniones podría ser:
Por su objetivo o finalidad:
Informativas.
El objetivo es transmitir a una persona o a un grupo de personas

información que es necesaria o conveniente, con la finalidad de
informarse o llevar a cabo alguna actividad. Se limita más que nada a
que la persona o el grupo de personas obtengan la información, la
comuniquen, resuelvan dudas y para que puedan contestar preguntas
sobre el tema que se desarrollara durante la reunión.
Consultivo-deliberativas.
La finalidad de este tipo de reuniones es la de estudiar, analizar

propuestas, soluciones a temas o problemas que afectan de alguna
manera a las personas que llevaran a cabo la reunión. En ella se
estudia las diversas alternativas que se tiene para resolver
cualquier situación, analizando de manera correcta los pros y los
contras de cada una de ellas.
Formativas.
Su finalidad es crear opiniones y transmitir ideas, también suele
utilizarse para informar sobre un tema por la cual necesitan
información para que se puedan crear criterios. La finalidad es informar
consecuentemente aspectos instructivos o contenidos conceptuales,
tomar posturas o incidir en contenidos procedimentales (dinámica en
grupos).
Guía para conducir la reunión.
La guía se debe diseñar de acuerdo al objetivo que tiene la reunión, la

apertura o inicio, los puntos a tratar, el tiempo requerido para bajar la
información, las preguntas claves, tiempo para discutir el tema (toma
de decisiones) y el cierre de la reunión. Todo debe de ser ordenado
adecuadamente dependiendo de cómo lo organice la persona
encargada de llevar a cabo la reunión.
Preparación o planificación.
Por lo general, las reuniones fracasan porque no se planifican de

manera adecuada, por eso se debe de preparar con tiempo y precisión.
El 50% del éxito de las reuniones está en su preparación.
Los aspectos principales en la preparación son los siguientes.
Elaboración de una agenda.
En la agenda el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que

la agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad. El
tema es el motivo principal por el que se realiza la reunión
Elección de los participantes.

Se elegirán de acuerdo a sus intereses y relación con el asunto a tratar.
Por ejemplo, en un hotel las reuniones se hacen para hablar sobre algún
proyecto nuevo que les convenga para ganar más dinero.
Logística.
Durante la preparación de la reunión se tiene que tomar en cuenta

todos los elementos esenciales para llevar a cabo la reunión, ya sea
desde los materiales a utilizar durante su proceso, hasta el lugar en
donde se desarrollara. Si no se le da importancia a todo eso, puede
ocasionar que la reunión no se desarrolle adecuadamente, o hasta
podría ser cancelada por la falta de organización o por algún fallo del
equipo que se necesitara durante la reunión: luz, audio, sillas.
Desarrollo del programa
El programa puede ser definido como las diferentes cosas que se deben
hacer para lograr cada uno de los objetivos, al realizar el programa
siempre se tiene que preguntar ¿Cómo se va realizar?, para eso se
necesita saber qué es lo que se quiere lograr y como se va llevar a cabo.
El programa deberá de incluir las diferentes actividades que se
realizaran durante la reunión y que serán útiles para ayudar al
cumplimiento de cada uno de los objetivos planteados.
Sin embargo, siempre es necesario y conveniente que en las reuniones
se sigan ciertos criterios:
Los miembros de la reunión deben conocer perfectamente el

tema a desarrollar y la finalidad de esta.
Los equipos directivos, deben procurar separar y no hacer
coincidir en una misma reunión diversos temas y finalidades, ya
que los miembros de la reunión tienden a unirlos.
Es necesario que si en el orden del día de una reunión hay varios puntos
a tratar, los integrantes de la misma separen cada una. Y esto es
responsabilidad del que dirige o conduce la reunión.
La responsabilidad de la preparación de una reunión recae
directamente en el conductor o coordinador de la misma y en las
personas que van a asistir y participar.
El coordinador de una reunión debe atender a:
1. Las condiciones materiales:

Sala de reunión.
Condiciones necesarias y ambientes de trabajo.
Recursos materiales.
2. La fijación del orden del día y determinación de las personas que
deben asistir.
El tema o temas de las reuniones deben:

Ser real.
Afectar e interesar al grupo.
Establecer los límites de su tratamiento.
3. El análisis, se deben de tener claros los datos esenciales, posibles
problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesión de
trabajo, alternativas y propuestas posibles.
4. La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u
objetivo de la reunión debe indicarse en la convocatoria con toda
claridad y precisión.
En la convocatoria deben incluirse:
Fecha, lugar y hora de la reunión.
Duración.
Orden del día (tema de la reunión).
Finalidades de la reunión en cada uno de los puntos del orden del
día
En la convocatoria deben incluirse:
Finalidades de la reunión en cada uno de los puntos del orden del
día.
Documentación con datos, problemas, propuestas; todo aquello que
pueda ser nuevamente analizado y estudiado por las personas que
van a asistir.

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Conjunto de personas reunidas físicamente en un determinado lugar

El objetivo es transmitir a una persona o a un grupo de personas

La finalidad de este tipo de reuniones es la de estudiar, analizar

La guía se debe diseñar de acuerdo al objetivo que tiene la reunión, la

Por lo general, las reuniones fracasan porque no se planifican de

En la agenda el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que

Elección de los participantes.

Durante la preparación de la reunión se tiene que tomar en cuenta

Los miembros de la reunión deben conocer perfectamente el

1. Las condiciones materiales:

El tema o temas de las reuniones deben:

problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesión de

trabajo, alternativas y propuestas posibles.

4. La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u

objetivo de la reunión debe indicarse en la convocatoria con toda

Fecha, lugar y hora de la reunión.

Orden del día (tema de la reunión).

Finalidades de la reunión en cada uno de los puntos del orden del

Finalidades de la reunión en cada uno de los puntos del orden del

Documentación con datos, problemas, propuestas; todo aquello que

pueda ser nuevamente analizado y estudiado por las personas que

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