UNIVERSIDAD SAN SEBASTIÁN

FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE TRABAJO SOCIAL

Título : Las Reuniones

Autor : Rosa M. Remón Estévez

LAS REUNIONES

La reunión es considerada como el procedimiento esencial de trabajo

utilizado por los diferentes equipos para posibilitar el intercambio de ideas,
pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes.

Concepto y elementos de una reunión:

Una reunión la constituye un grupo de personas de parecido perfil

profesional unidas en un espacio y tiempo, y con una documentación
concreta para su lectura, debate y aprobación, con el fin de coordinar
actuaciones posteriores.

Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta,

en el momento de convocarla o prepararla, los elementos o variables que
intervienen en ella. Su interacción condicionará el objetivo o modalidad de
reunión, su tiempo o duración y las personas que deben asistir.

La participación de los miembros que asisten a una reunión va a

depender de:

a) Número de asistentes:

Cinco o menos de cinco: La reunión consigue gran eficacia y

participación e implicación de los asistentes. Tiene la dificultad, sin
embargo, de potenciar las influencias personales. Corresponde esta
modalidad a reuniones de Equipo Directivo y/o de Coordinadores. Duración:
entre 45 minutos y una hora.

Entre cinco y siete miembros: Grupo de trabajo eficaz. Equilibrio

entre todas las variables mencionadas que intervienen. Suele corresponder
con reuniones de Comisión de Coordinación. Duración: entre una hora y
hora y media.

Más de diez y menos de veinte: Creación de subgrupos de poder e

influencia. Grupo no eficaz para la toma de decisiones. Corresponde a a la
Comisión de Coordinación Duración: entre una hora y hora y media.

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 Más de veinte: Grupo poco eficaz para el trabajo en reuniones.
Corresponde a Consejos grandes o asambleas. Grupos válidos para
reuniones informativas y para ratificar acuerdos y decisiones que
previamente ya se han trabajado y consensuado en Equipos docentes o
comisiones de los mismos. Duración adecuada: una hora.

b) De las características del grupo:

• Nivel de participación e implicación.

• Grado de madurez.
• Grado de cohesión del grupo.
• Libertad en la constitución del grupo.
• Grupo constituido por imperativo legal.

Tiempo o duración de las reuniones:

La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta

la persona o personas que la preparan o coordinan.

Definida por Mucchielli, la "intervención" o "interacción" es "un

intercambio entre miembros de un grupo o entre un miembro y el grupo
entero". Podemos señalar que, a mayor participación, mayor número de
interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión.

Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta

progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo
para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo.

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una

reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad
de la reunión.

Tema de la reunión.

El tema o temas de la reunión aparecen en el orden del día, que

contiene los puntos a tratar.

Finalidad de la reunión:

La finalidad de la reunión se especifica en el objetivo u objetivos que

se pretende alcanzar. Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el
objetivo o finalidad.

Según la finalidad u objetivos, las reuniones se pueden clasificar en:

informativas, consultivo-deliberativas, formativas y decisorias.

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Técnica de la reunión:

Según cuál sea el tipo de reunión, se seleccionará la técnica más

adecuada para la consecución de los fines propuestos.

La eficacia de las reuniones:

La eficacia de las reuniones viene determinada por el consenso

adquirido y por la operatividad lograda.

Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes:

a) Ser necesaria su convocatoria y celebración.

La celebración de muchas reuniones, teniendo en cuenta el poco

tiempo del que disponen los profesores, o la dificultad para encontrar
tiempos para reuniones, puede restar eficacia e implicación del profesorado
en las mismas.

b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión

como por los participantes.

De hecho, si una reunión no está preparada, no debería celebrarse.

Sería una gran pérdida de tiempo y restaría mucha eficacia a ésta y
posteriores convocatorias. Según la tipología de la reunión, ésta deberá
estar preparada individualmente, por Equipos o por comisiones de trabajo.

c) Terminar en un Plan de Actuación, que posibilite la puesta en

práctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones
tomadas.

Muchas reuniones generales y de Equipos son ineficaces porque a su

conclusión no se concreta un plan para llevar a cabo las decisiones
tomadas, donde se expliciten las tareas a realizar, las personas
responsables, las actividades necesarias a desarrollar y sus responsables, la
temporalización, etc.

d) Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es

necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos
consensuados. Si no se hace así, las reuniones posteriores serán
puramente formalistas.

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 Los tipos de Reuniones
(una clasificación de las reuniones podría ser):

Por su objetivo o finalidad:

A) Informativas:

El objetivo de la reunión es transmitir a un grupo o Equipo una

información que es necesaria o conveniente. La reunión se limita a que la
persona o grupo de personas que deben dar la información, la comuniquen
y resuelvan las dudas o contesten a preguntas sobre el tema objeto de
información.

Este tipo de reuniones tiene tres momentos:

1. Comunicación de la información por parte del director de la reunión o

responsable de la información.
2. Rueda de presentación de dudas y preguntas.
3. Contestación a las diferentes dudas o preguntas.

El que dirige la reunión tiene que ser consciente del objetivo y no

permitir que se entre en discusiones o desviaciones que modificarían el
objetivo de la reunión. Para ello es conveniente asignar tiempos límites a
las ruedas de intervenciones.

Hay que considerar, no obstante, que no siempre será la reunión el

mejor modo para informar. En el grupo tienen que existir otros cauces de
comunicación y canales de información:
• Fichero.
• Hojas informativas personales.
• A través de Coordinadores.
• A través de la directivos.
• A través de los distintos Delegados.
• A

B) Consultivo-deliberativas:

La finalidad de este tipo de reuniones es estudiar o analizar

propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene planteado un un
equipo, comisión o la asamblea. En ellas se estudian las diversas
alternativas o propuestas, analizando los pros y contras de cada una de
ellas.

En este tipo de reuniones no se toman decisiones, bien porque no es

responsabilidad del Equipo, cuya función o tarea es hacer propuestas a la
persona o personas responsables de la misma, o bien porque la decisión
será motivo de una reunión posterior, cuando las propuestas o soluciones
estén más claras y las decisiones más consensuadas y trabajadas.

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 No siempre es aconsejable que en una misma reunión se debatan y
analicen propuestas o alternativas y se llegue a acuerdos o decisiones.

C) Formativas:

La finalidad de estas reuniones es crear opinión y transmitir ideas.

También se aprovechan para formar a los miembros de un Equipo sobre un
tema acerca del cual necesitan información y forjar un criterio.

La finalidad es, consecuentemente, tanto informar en aspectos

instructivos o contenidos conceptuales como modelar actitudes, tomar
posturas o incidir en contenidos procedimentales (dinámica de grupos).

D) Decisorias:

Las reuniones decisorias son aquellas que tienen como objetivo tomar una
decisión conjunta.

La toma de decisiones siempre es complicada y compleja por dos razones:

1. La decisión debe ser de calidad y siempre se corre el riesgo de no
acertar.
2. El proceso de la toma de decisiones es complejo. Hay en los
miembros del grupo análisis distintos de la misma realidad, diferentes
intereses, objetivos diversos, etc.

A la reunión decisoria se debe ir con propuestas, y la decisión debe

venir consensuada por los equipos o las comisiones a las que se ha
encargado el estudio del problema o de la situación planteada.

Una reunión de más de seis o siete personas para decidir o tomar una
decisión, no es técnicamente aconsejable, como ya se ha dicho.

Siempre es necesario y conveniente que:

1. Los miembros de una reunión conozcan perfectamente los temas de

las reuniones y la finalidad de las mismas.
2. Los Equipos Directivos procuren separar y a no hacer coincidir en una
misma reunión diversos temas y finalidades, ya que los miembros de
la reunión tienden a unirlos.

Es necesario que, si en el orden del día de una reunión hay varios

puntos a tratar, los integrantes de la misma separen las finalidades y los
temas. Y esto es responsabilidad del que dirige o conduce la reunión.

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Por el número de miembros participantes:

A) Reuniones de grupo pequeño (de 3 a 7 miembros)

Estas reuniones de pequeño grupo son las ideales para lograr un

trabajo eficaz. En ellas se pueden tomar decisiones y lograr que todas las
personas participen, se impliquen y colaboren. La duración de las reuniones
puede estar entre 45 minutos, o menos, y una hora y media.

B) Reuniones de grupo mediano (8 a 20 miembros)

Estas reuniones son útiles para informar, consultar y debatir

situaciones o problemas. Es el grupo ideal para la formación, sobre todo
cuando el objetivo que se persigue es el cambio de actitudes y la formación
de opiniones.

Nunca son aconsejables para tomar decisiones y llegar a acuerdos, ya

que para esto se necesita mucho tiempo. En estos casos la acción de los
grupos es lenta y se precisa de un líder con gran influencia y ascendencia
en el grupo. La duración idónea de estas reuniones está entre un hora y
hora y media efectivas.

C) Gran grupo (20 a 40 miembros)

Estas reuniones son propias de asambleas generales y de los

Consejos con muchos miembros. El objetivo que se persigue es la
información, puesta en común y el ratificar o aprobar decisiones o acuerdos
que han sido consensuados previamente en comisiones o Equipos. La
duración adecuada está entre una hora y hora y media.

Este tipo de reuniones es muy lento y necesita una gran labor de

coordinación o conducción de la sesión. Pueden ser de escasa eficacia y nulo
rendimiento y producir desánimo, así como poca implicación y participación
de sus miembros.

Si todas las reuniones deben ser preparadas, las de gran grupo

exigen una previa y exquisita preparación, tanto por parte de la persona
que las debe conducir o coordinar como por parte de sus participantes. La
duración idónea es de una hora u hora y media.

D) Asamblea (más de 40 participantes)

Estas reuniones son propias de asambleas generales. También,

aunque no muy numerosos, existen reuniones con un número de miembros
superior a 40 personas. La asamblea únicamente puede tener un objetivo
informativo.

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 LAS FASES DE UNA REUNIÓN:

A) EL ANÁLISIS Y ESTUDIO DE SU NECESIDAD

La Dirección de un grupo o el coordinador de un grupo antes de

convocar una reunión debe plantearse:

1.- ¿Es necesaria la reunión?

Para considerar la necesidad o conveniencia de una reunión, el

responsable del grupo debe analizar dos aspectos:

a) Necesidad técnica:

1. Existe necesidad de comunicar o de informar sobre algún aspecto de

la organización y funcionamiento, y la reunión es el mejor cauce para
transmitir esta información, dada la importancia o la naturaleza de la
misma.
2. Es conveniente y necesaria una reunión para pedir la opinión,
sugerencias o propuestas a un grupo de personas, Equipos u Órgano
del grupo.
3. Es preciso tomar una decisión y ésta es responsabilidad de un Equipo
o de un órgano del grupo.

b) Necesidad de interrelación o comunicación:

La reunión puede ser, a veces, también necesaria para:

• Fomentar la participación e implicación del grupo.
• Propiciar y fomentar un buen clima y ambiente de trabajo.
• Potenciar las relaciones entre los diferentes miembros.

2.- ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento más adecuados para

afrontar el tema o resolver el problema?

Existen procedimientos como la elaboración de notas informativas, el

cuadro de avisos o fichero de anuncios, los horarios de visitas, que puede
ser que, a veces, hagan innecesario algún tipo de reuniones.

3.- ¿Cuál es el momento más propicio o adecuado?

Ciertos días y algunas horas son más propicios e idóneos para la

convocatoria y celebración de reuniones.

B) LA FASE DE PREPARACIÓN:

La responsabilidad de la preparación de una reunión recae

directamente en el conductor o coordinador de la misma y en las personas
que van a asistir y participar.

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El coordinador de una reunión debe atender a:

1.- Las condiciones materiales:

• Sala de reunión.
• Condiciones necesarias y ambiente de trabajo.
• Recursos materiales.

2.- La fijación del orden del día y determinación de las personas que
deben asistir.

El tema o temas de las reuniones debe:

• Ser real.
• Afectar e interesar al grupo.
• Establecer los límites de su tratamiento.

3.- El análisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles

aspectos problemáticos del tema. Debe tener claros los datos
esenciales, posibles problemas que se pueden plantear en el transcurso de
la sesión de trabajo, alternativas y propuestas posibles, etc.

4.- La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u

objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión.

La convocatoria de una reunión debe realizarse siempre que sea

posible con un plazo suficiente.

En la convocatoria deben incluirse:

• Fecha, lugar y hora de la reunión.

• Duración.
• Orden del día (tema de la reunión).
• Finalidades de la reunión en cada uno de los puntos del orden del día.
• Documentación con datos, problemas, propuestas; todo aquello que
pueda ser nuevamente analizado y estudiado por las personas que
van a asistir.

Las personas asistentes o participantes deberían ser convocadas con

un tiempo suficiente.

C) EL INICIO DE LA REUNIÓN:

El director de una reunión debe:

• Comenzar la reunión con puntualidad.
• Clarificar los puntos del orden del día.
• Precisar el objetivo o finalidad de la reunión.
• Definir con claridad y precisión la técnica o estrategia a emplear en la
reunión.

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 • Priorizar el tratamiento de los puntos del orden del día.
• La acogida, la presentación y la cualificación de los participantes
constituyen un factor esencial para crear un clima profesional y
amable en la reunión.

D) EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN:

Actuación del moderador o moderadora: El moderador de la reunión tiene

que conducirla teniendo en cuenta dos planos:

a) Plano de la efectividad, dirigido a:

• La consecución de los objetivos de la reunión.
• La aplicación de la técnica planificada.

Para conseguirlo el conductor de una reunión debe cumplir las

siguientes tareas:

• Reformular las opiniones individuales que convenga resaltar y que

puedan estimular las interacciones.
• Centrar continuamente los debates y propuestas hacia la finalidad y
tema de la reunión.
• Reformular o hacer las síntesis de una intervención larga.
• Hacer las síntesis entre varias opiniones.
• Hacer la síntesis de cada fase o de cada punto del orden del día.
• Hacer la síntesis final.
• Evitar digresiones y huidas del tema.
• Mantener el orden y turno de palabra.
• Destacar los puntos de acuerdo o desacuerdo.
• Mantener en la reunión un ritmo adecuado. Un ritmo lento cansa,
desanima, aburre y adormece. Un ritmo muy rápido genera
excitación.

b) Plano de la comunicación, dirigido a:

• La creación de un buen ambiente y clima de trabajo profesional
(sensación de igualdad).
• La animación a la participación.

El conductor de la reunión debe buscar un ambiente o tono cordial,

un clima de confianza y debe estimular el interés de las personas
asistentes.

Se debe evitar:

• Contestar personalmente a las cuestiones que se planteen.

• El planteamiento de cuestiones personales.
• Las descalificaciones personales.
• Hacer sentir que las decisiones están ya tomadas.

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Se debe potenciar:
• Las intervenciones de todas las personas asistentes.
• El respeto a todas las opiniones e intervenciones.
• La creación de confianza, cooperación y cordialidad.

Las técnicas a utilizar:

Técnicas que debe dominar el conductor de la reunión durante el transcurso

de la misma:

Reformulación:

¿Qué es?
• Recoger una opinión, un juicio, una propuesta, una aprobación, etc.,
realizada por cualquier participante y reformularla de nuevo para la
reconsideración del grupo.
¿Cuándo se hace?
• Cuando la aportación es interesante y conveniente para la
consecución de los objetivos.
• Cuando convenga tener en cuenta varias aportaciones y haya que
resumirlas y entresacar lo que tienen en común o de diferencia.
¿Cómo se hace?
• Reflejo puro y simple: repetición textual.
• Resumen: presentación de lo esencial.
• Nueva reformulación: se repite la idea con otras palabras.

Reestipulación:

Consiste en animar a la participación y a la interacción de los

asistentes en la dinámica de la sesión de trabajo.

Procedimientos:

1.- Pregunta-test: Tiene por objetivo definir una palabra o concepto que
los participantes utilizan con significados claramente distintos. Se utiliza
también para definir una palabra desconocida o una alusión oscura.

2.- Invitación directa a participar: Se emplea para hacer hablar o

intervenir a una persona que ha permanecido en silencio durante un cierto
tiempo o a un participante que, por sus gestos, parece querer intervenir.
Este procedimiento conviene emplearlo con aquellos miembros que guardan
silencio en las reuniones y posteriormente boicotean las decisiones o
acuerdos con sus palabras o actuaciones.

3.- Petición de complemento: Invitar a completar puntos de vista

distintos u opiniones diferentes.

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4.- Pregunta eco: El moderador devuelve al participante su propia
pregunta y con su misma formulación, pidiendo que sea él quien responda,
ya que es su responsabilidad o conoce el tema.

5.- Pregunta rebote: El moderador devuelve la pregunta hecha por un

participante a otro.

6.- Pregunta recuerdo: Consiste en una pregunta o una cuestión

planteada anteriormente y que quedó sin contestación.

7.- Resúmenes o síntesis parciales.

Dificultades más frecuentes:

• Silencio prolongado del grupo. Alternativas: Conviene mantener, a

veces, el silencio y que el grupo se enfrente a la situación.
• Charlatanería inoportuna de algunos participantes. Cuando esta
situación provoque en el grupo una sensación de malestar, convendrá
recordarle a la persona lo limitado del tiempo y la necesidad de que
otras personas hagan uso de la palabra. En último término, habrá
que cortarle la palabra y concedérsela a otro miembro o aprovechar
la ocasión para pedir la opinión de un participante silencioso.

En reuniones de muchos miembros, conviene la limitación de tiempo

en las intervenciones. Debemos tener siempre presente, sin embargo, que
toda agresión del moderador contra un participante provoca generalmente
en todo grupo una solidaridad con el miembro atacado y, por tanto, una
alianza táctica con él contra el moderador o conductor de la reunión.

Desviaciones del tema por parte de un miembro: Estas

desviaciones y evasiones no deben aceptarse en líneas generales y el
moderador debe intervenir para reconducir la reunión al tema y objetivos
propuestos.

Cuando las desviaciones son continuas y sistemáticas, conviene que

nos preguntemos si no estamos ante un posible saboteador o saboteadores
de la reunión.

Saboteador sistemático: Debemos analizar las causas, pero será

necesario que cuanto antes el conductor de la reunión o el propio grupo se
enfrente con la actitud y posiciones de algunas personas. No siempre es
conveniente que sea el coordinador el que actúe.

Evasiones del grupo: Son mecanismos de defensa que emplea el

grupo para no enfrentarse con el tema, problemas o conclusiones a las que
se puede llegar. En estos casos, el coordinador se debe dar cuenta del
malestar existente y tomar la decisión de:

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 • Hacer que el grupo se enfrente con el tema o problema.
• No abordar el tema y dejarlo para otro momento.
• Enfrentarse con la situación desde otra perspectiva o enfoque del
problema.

E) EL FINAL DE LA REUNIÓN:

El coordinador de una reunión tiene que conseguir que la sesión de

trabajo no acabe sin:

1.- Haberse fijado con toda claridad los acuerdos y decisiones.

2.- Ser clarificadas las tareas y actividades que harán posible la puesta en
práctica de los acuerdos y decisiones tomadas.
3.- Ser designadas las personas responsables del seguimiento y ejecución
de cada tarea o actividad.
4.- Ser asignados los recursos para cada tarea o actividad.
5.- Una programación de tareas y actividades.
6.- Un plan de valoración de proceso y final.

F) EL SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS, DECISIONES Y TAREASPOR

PARTE DE LAS PERSONAS RESPONSABLES E IMPLICADAS

Ya se ha indicado, al hablar de la eficacia de las reuniones, la

necesidad de ejecutar o llevar a la práctica las decisiones y acuerdos
adoptados. De no ser así, cualquier decisión o acuerdo puede incapacitar a
un grupo y a su coordinador para tomar nuevos acuerdos en reuniones
posteriores.
La razón de ser y el sentido de las actas de todas las reuniones es
que el grupo haga el seguimiento y lleve el control de las decisiones y
acuerdos adoptados.

Cada reunión debería comenzar con la lectura del acta anterior y la

revisión de la puesta en práctica de los acuerdos.

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