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La función del aprovisionamiento

1. El aprovisionamiento

Concepto: Es el proceso que, de manera eficiente, lleva a cabo una empresa para garantizarse la
disponibilidad de los productos y los servicios externos necesarios para el desarrollo de su actividad y,
por tanto, la obtención de sus objetivos estratégicos.

Proceso de aprovisionamiento:

- Identificación de necesidades: comunicación de cada departamento de las necesidades de

materia para su funcionamiento.
- Selección de las fuentes de aprovisionamiento: búsqueda de los proveedores adecuados para
realizar las compras o recompras necesarias para el aprovisionamiento.
- Gestión de compras: realización del pedido, control de la recepción de los materiales y
validación de la operación para que se produzca el pago correspondiente.
- Gestión de stocks: realización y control de las operaciones de almacenaje de las mercancías, así
como entradas y salidas de materiales de diferentes almacenes de la empresa.
- Evaluación y control: valoración del desarrollo de los objetivos del proceso de
aprovisionamiento y control del correcto desarrollo de las actividades de acuerdo con lo
previsto.
2. La función del aprovisionamiento
- Criterio técnico: Consiste en mantener las existencias lo más altas posibles, de manera que
impidan cualquier demora en la fabricación o la comercialización de los productos.
- Criterio económico y financiero: consiste en minimizar los costes de aprovisionamiento y el
mantenimiento de las existencias.
- Aprovisionamiento esporádico: consiste en aprovisionarse en el momento que hacen falta las
mercancías, de manera que no hace falta almacenar.
- Aprovisionamiento sincronizado con la producción: denominado método just in time, establece
datos exactos para las entregas de los proveedores, de manera que no haga falta almacenar.
Requiere un control muy riguroso.
- Mantenimiento de un determinado stock de seguridad: en este caso, la empresa siempre tiene
un número mínimo de existencias almacenadas.

- Asegurarse la existencia de proveedores fiables y competitivos.

- Garantizar que el aprovisionamiento responde de manera coherente a las necesidades de la
empresa.
- Realizar todas las compras en las condiciones más ventajosas posibles para la empresa.
 - Colaborar en la gestión de Stocks para que sea eficiente.
- Relacionarse de manera fluida y eficaz con el resto de los departamentos de la empresa
involucrados con el aprovisionamiento.
- Controlar y evaluar todos los procesos de compra para mejorarlos y dotarlos de mejor calidad.

Sistema de aprovisionamiento de gestión centralizada:

- Consiste en le hecho que sea solo un departamento el que realice todas las compras de la
empresa.

Sistema de aprovisionamiento de gestión descentralizada:

- Cada uno de los departamentos se encarga de realizar sus propias compras, de manera que el
departamento de compras no existe.

Importancia del aprovisionamiento

- Beneficios económicos
o Augmento del beneficio
o Reducción de costes
o Augmento de la calidad
o Mantenimiento de la ventaja competitiva
- Beneficios en las relaciones (confianza con los proveedores)
o Garantía del suministro
o Información de primera mano sobre los mercados de materias primeras y viene de
equipo
o Más información del personal de la empresa
- Beneficios técnicos:
o Implementación de procesos de calidad en reducir los errores
o Producción eficiente en reducir la cantidad de residuos en el proceso de fabricación.
3. El plan de aprovisionamiento

El plan de aprovisionamiento es el documento de trabajo escrito, ordenado y definido para un periodo

concreto que tiene como objetivo final la elaboración y la implementación del programa de compras
que responda a las necesidades de la empresa.

1. Análisis previo
a. Estimación de los objetivos estratégicos de la empresa
b. Valoración del plan anterior de aprovisionamiento
c. Estudio del resto de planes de empresa por determinar necesidades
2. Redacción del plan
a. Establecimiento de objetivos operativos a corto plazo
b. Definición de estrategias para determinar los sistemas de aprovisionamiento, los
criterios de almacenaje y la gestión de stocks.
3. Puesta en marcha
a. Desarrollo del proceso de compra
b. Aplicación de los modelos apropiados de gestión de stocks
c. Utilización de las tecnologías de la información y comunicación
4. Valoración y control
a. Control del proceso para verificar que se ha realizado de acuerdo con lo previsto
b. Aplicación de parámetros de calidad para no cometer errores
c. Valoración económica de los resultados obtenidos

4.Las TIC en el aprovisionamiento

Las soluciones que las tecnologías de la información y la comunicación aportan para hacer más eficiente
la función de aprovisionamiento se centran en dos aspectos diferentes:

- Gestión interna del proceso: Existen herramientas informáticas que utiliza la empresa en su
gestión interna que permiten realizar de manera eficiente, por ejemplo: La estimación de la
demanda, calculo de necesidades de aprovisionamiento, evaluación de proveedores, gestión de
stocks, gestión administrativa de las compras…
- Gestión interna del proceso: E-Procurement, la utilización de internet para conseguir la
integración de los procesos de negocios entre compradores y vendedores, con ventajas como;
identificación de nuevos proveedores para cada categoría de producto, realización del proceso
de compra completo, intercambio de información sobre la evaluación de diferentes mercados,
disminución de costes de compra al evitar documentación y disminución de costes de
almacenaje en ahorrar tiempo en las transacciones y el envío de mercancías.

Ciclo de aprovisionamiento y flujo del stock

Como hemos visto el aprovisionamiento de un almacén proviene tanto de fuentes externas

(proveedores) como internas (centro de producción) y la función de aprovisionamiento supone un
periodo de tiempo, ya que el conjunto de actividades se sucede cronológicamente. Así pues, podemos
considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y
el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.

El ciclo de aprovisionamiento de una empresa industrial es el siguiente:

COMPRAS  EXISTENCIAS  PRODUCCIÓN  EXISTENCIAS  VENTAS

El ciclo de aprovisionamiento de una empresa comercial se reduce a dos movimientos: entradas por
compras y salidas por ventas:

COMPRAS  EXISTENCIAS  VENTAS

Ciclo de vida de un producto (CVP)

El CVP es el tiempo durante el cual el producto se encuentra en el mercado; comienza cuando se fabrica
por primera vez y se prolonga hasta que, por falta de demanda, se deja de vender y como consecuencia
de fabricar.

El producto durante su vida pasa por cuatro etapas o fases; introducción, crecimiento, madurez y
decadencia.

- Introducción o lanzamiento: empieza cuando el producto se pone a la venta por primera vez; se
caracteriza por un lento crecimiento de las ventas y unos costes elevados que dan como
resultado bajos beneficios. Durante la fase de introducción el fabricante tiene que soportar
fuertes gastos de inversión (nueva tecnología, diseño oficial, distribución o proporción y
publicidad) y la producción en esta etapa suele ser reducida.
- Crecimiento o desarrollo: la inversión empieza a generar beneficios, las ventas augmentan
rápidamente, y algunas veces, el incremento de la demanda es superior a la fabricación. El
objetivo de la empresa es mantener el ritmo de crecimiento, asegurar el precio de venta y la
rentabilidad del producto. Durante la fase de crecimiento los competidores empiezan a imitar
el producto y se deben tomar medidas para evitar que estos ocupen puntos desatendidos,
introduciendo nuevos productos. La estrategia del fabricante debe consistir en potenciar el
producto y abrir nuevos puntos de distribución o establecer franquicias de la marca.
- Madurez: suele ser la fase más larga. El producto ha alcanzado su nivel máximo, se ha
posicionado como líder del mercado, las ventas se mantienen constantes y se estabiliza la
demanda. El fabricante debe hacer frente a la supervivencia del producto utilizando estrategias
como bajar el precio, mejorar o innovar las características del producto, introducir promociones
 en forma de rappels, ofertas 3x2 o más cantidad por el precio inicial; a la vez que tiende a
racionalizar los gastos o reducir los beneficios.
- Decadencia: se caracteriza porque la demanda disminuye y las ventas descienden, debido a la
aparición de productos substitutivos, cambios tecnológicos o de moda. El fabricante comienza a
reducir la producción, el producto no tiene demanda y desaparece de mercado. La empresa
intentará dar salida a los stocks a precios bajos y entrar en otros mercados o desarrollar nuevos
productos.

El CVP se representa mediante una curva que relaciona el volumen de ventas y el tiempo de
permanencia en el mercado

1.5 Los almacenes y la cadena logística

La palabra “almacén” se define como el edificio o lugar donde se guardan o depositar las mercancías o
materiales y donde, en algunas ocasiones, se venden artículos al por mayor. Los almacenes son centros
reguladores del flujo de existencias estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de
almacenaje. Las principales actividades que se realizan en el almacén son:

- Recepción de mercancías: consiste en dar entrada a los artículos enviados por los proveedores.
Durante el proceso de recepción se comprueba que la mercancía recibida coincide con la
información que figura en el albarán o la nota de entrega. También se observa que las
características, la cantidad, la calidad, etc. Se corresponden con el pedido.
- Almacenamiento: se trata de ubicar la mercancía en la zona más idónea del almacén, con el fin
de poder acceder a ella y localizarla fácilmente. Para ello se utilizan medios de transporte
interno (carretillas elevadoras o cintas transportadoras y medios fijos como estanterías,
depósitos, instalaciones, soportes, etc.
- Conservación y mantenimiento: consiste en guardar la mercancía en perfecto estado durante el
tiempo que permanezca almacenada. Su custodia también comprende aplicar la legislación
vigente sobre seguridad e higiene en el almacén y normas especiales sobre cuidado y
mantenimiento de cada tipo de producto.
- Gestión y control de existencias: comprende determinar la cantidad que se debe almacenar de
cada producto y calcular la frecuencia y cantidad que se solicitara en cada pedido para generar
el mínimo coste de almacenamiento.
- Expedición de mercancías: comienza cuando se recibe el pedido del cliente y el proceso
consiste en seleccionar la mercancía y el embalaje (según las condiciones exigidas) y elegir el
medio de transporte (según el tipo de mercancía y el lugar de destino). Los almacenes de
distribución comercial también realizan otras operaciones como la consolidación, la división de
envíos y la combinación de cargas.

Tipos de almacenes
Los comerciantes mayoristas y detallistas solo utilizan un almacén denominado almacén de mercancías.
No obstante, dentro de esta se hacen subdivisiones para los productos que necesitan condiciones
especiales de conservación. También se habilita una zona para guardar envases o embalajes y otra,
como el almacén de cargas y paquetería, cuando para la expedición hay que agrupar mercancías de
varias referencias y con un mismo destino.

Las empresas industriales utilizan varios tipos de almacenes, debido a la actividad y la gran variedad de
materiales que necesitan almacenar. Los más importantes son:

- Almacén de materias primas y materiales auxiliares: se halla situado dentro del recinto de la
planta de producción y contiene los materiales, lo suministros y los envases que se utilizan
durante el proceso de producción. Según las características del material almacenado, pueden
estar al aire libre o cubiertos, pero generalmente las industrias utilizan almacenes de los dos
tipos.
- Almacén de productos terminados: se destina exclusivamente para guardar productos
terminados. Su ubicación puede encontrarse dentro del recinto de la fabrica o próximo a ella,
pues su función principal es hacer de regulador para varias empresas. Los almacenes de
productos terminados son los mas abundantes y también los de mayor coste económico,
puesto que el objetivo principal es conseguir que los productos terminados tengan el mayor
índice de rotación posible.
- Almacén general: se destina para almacenar recambios, herramientas y materiales auxiliares a
la producción como combustibles, las baterías, el material de limpieza, etc. Este tipo de
almacén se suele situar en una zona intermedia entre la planta de producción y el área
destinada a otras actividades.

Los almacenes según la función logística de distribución o el punto estratégico de ubicación entre el
centro de producción y los puntos de venta se clasifican en:

- Almacén central o plataforma logística: se encuentra cerca del centro de fabricación, para
reducir los costes de manipulación y transporte desde la fabrica al punto de almacenamiento.
Este tipo de recitos deben estar preparados y acondicionados para la manipulación de unidades
de carga de grandes dimensiones (paletas completas) y para la carga y descarga de camiones
de gran tonelaje. El almacén central suele ser de gran capacidad, pues es la fuente de
suministro de otros almacenes regionales.
- Almacén de tránsito o consolidación: se utiliza para ahorrar coste de distribución, cuando la
zona que debe cubrir el almacén regional es muy extensa y el trayecto superior a una jornada
de transporte. Los almacenes de tránsito se ubican en puntos estratégicos y están dotados de
medios mecánicos para que la carga y descarga de mercancías sea muy rápida. La mercancía
llega de los almacenes centrales en paletas completas y se distribuye a los regionales. Algunas
veces se establece un centro de recogida o terminal de carga para consolidar los pequeños
envíos en otros más grandes, lo que reduce los costes de transporte.
- Almacén regional o de zona: suministra a los clientes mayoristas y detallistas de una
determinada región o comarca; se utilizan para abastecer a un mercado concreto y debe
encontrarse lo mas cerca posible de los puntos de venta. Estos establecimientos se pueden
abastecer del centro de producción o almacén central; en cualquiera de los casos, deben estar
perfectamente acondicionados para la preparación de envíos pequeños, según las necesidades
del punto de venta.
2. Gestión de compras

1. El proceso de compra

Uno de los elementos fundamentales de la función de aprovisionamiento es la compra, que consiste en

buscar las fuentes de suministro idóneas y adquirir los productos y materiales necesarios para
desarrollar la actividad empresarial de forma eficiente. Para conseguir esa eficiencia en la compra es
preciso desarrollar un proceso lógico, el proceso de compra.

1.1 Tipos de compras

En la siguiente tabla podemos ver las clasificaciones más utilizadas:

1.2 Tendencias actuales en la gestión de compras

Actualmente, la gestión de compras se basa en dos puntos clave; la relación con los proveedores y la
coordinación entre los departamentos que van a usar los productos con el departamento de compras. A
partir de esto, puede decirse que las tendencias actuales son:

- Búsqueda activa de proveedores

- Aprovechamiento de las economías de escala al disminuir el numero de proveedores y
aumentar las compras a cada proveedor.
- Cooperación y coordinación con el proveedor en todo momento.
- Información pormenorizada sobe productos, costes y proveedores que debe manejar el
departamento de compras.
1.3 Fases del proceso de compra
a) Análisis de las necesidades: los empleados del departamento de compras tienen que colaborar
con el departamento técnico, el comercial y la dirección, para concretar cuales son las
necesidades para el desarrollo de la actividad de explotación de la empresa. Este departamento
debe formular sugerencias y proponer la posibilidad de estandarización de materiales o incluso
el uso de materiales reciclados, siempre que sea posible. Asimismo, debe mantener un sistema
de información fluido sobre el desarrollo del mercado (posibles cambios que puedan influir en
la empresa, como la fluctuación de precios o los cambios en la demanda), nuevos materiales y
servicios que surjan, nuevas fuentes de aprovisionamiento, etc.
b) Desarrollo de especificaciones: la requisición de compras, también llamada boletín de compras,
es el documento con el que se solicita al departamento de compras la adquisición de materias
primas, materiales auxiliares, productos o servicios, según sea el caso.
Los elementos básicos que debe contener la requisición de compras son los siguientes:
o Las características técnicas del producto
o La cantidad de producto necesaria
o La calidad objetiva o certificada del producto
o Los envases, embalajes y etiquetado
o El periodo de prueba del producto
 o El alcance de la garantía
o La caludad del mantenimiento poscompra
o La información de los operarios que deben utilizar el producto en caso de ser
necesario
o La fecha en que es preciso disponer del producto
c) Fuentes de aprovisionamiento: el departamento de compras a la vista de las requisiciones
recibidas de otros departamentos debe localizar las fuentes de aprovisionamiento adecuadas
para establecer relaciones comerciales que den lugar a contratos de compra y
aprovisionamiento.
Para localizar las fuentes de aprovisionamiento se sigue el siguiente proceso.
1. Establecimiento de criterios: lo primero que debe hacerse es establecer los criterios
básicos que deben cumplir el producto que se necesita adquirir y la empresa
suministradora. En la siguiente tabla puede observarse los criterios mas importantes que
hacen referencia al producto y a la empresa suministradora.

2.Identificación de suministradores potenciales: se trata de localizar posibles proveedores

que puedan suministrar los productos que la empresa requiere.
Este proceso se denomina localización de proveedores.
3. Solicitud de ofertas: a las empresas localizadas como posibles proveedores se les solicita
información para que envíen una oferta que debe incluir las especificaciones técnicas del
producto y las condiciones de la operación (forma de pago, lugar y fecha de entrega, modo
de transporte, etc.) La oferta o presupuesto es vinculante para el proveedor que la firma y
su plazo de validez suele ser inferior a 90 dias.
4. Selección del proveedor: una vez recibidas las ofertas de las distintas empresas, se lleva a
cabo un proceso de selección de proveedores que tendrá como base los criterios
establecidos.
d) Ejecución de la compra

Una vez recibidas las ofertas de varios proveedores y seleccionada la que cumple los criterios exigidos
por la empresa, es el momento de realizar la compra. Previamente hay que negociar con el proveedor
seleccionado.

La ejecución de la compra se desarrolla con el lanzamiento de la orden de compra por parte de la

empresa que va a adquirir el producto. Este documento se denomina nota de pedido, y tiene su origen
legal en el contrato de compraventa entre la empresa proveedora y cliente, y su origen documental en
los documentos generados hasta ahora: la requisición de compras, la solicitud de ofertas, la oferta o
presupuesto y el contrato de compraventa.

e) .Seguimiento y control de la compra

2. Cálculo del coste unitario de adquisición

El coste unitario de adquisición en una operación de compra se calcula según el siguiente esquema:

Precio de adquisición = precio de compra – descuentos + gastos ocasionados en la compra (envases,

embalajes, portes, seguros, aranceles, etc).

2.1 Tipos de descuentos

2.2 Costes

Cuando el cliente recibe la oferta o el presupuesto, necesita calcular el coste unitario de adquisición
para compararlo con otras ofetas de otros posibles vendedores. Si únicamente se solicita un producto, el
calculo es muy fácil porque todos los gastos de transporte, seguros, embalajes, etc se corresponden con
ese producto.

Pero cuando hay mas costes comunes que repartir entre varios productos, podemos utilizar varios
métodos de los cuales los mas usados son:

- Prorrateo de costes comunes: consiste en repartir proporcionalmente los portes, envases y

embalajes, etc. Entre los distintos artículos, utilizando repartos proporcionales mediante reglas
de tres directas. Esto supone tener que repetir el procedimiento para cada uno de los artículos.
Una opción es elaborar una tabla (articulo, cantidad, precio, importe, descuentos, envases,
embalajes, portes, seguros, total, total unidad – total presupuesto)
- Constante de proporcionalidad K: una forma de redudir el calulo consiste en utilizar la
denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica de la manera siguiente:
K = (coste total / importe bruto)
Coste total = importe bruto – descuentos + costes comunes
Importe bruto = cantidad de cada articulo (Q) · precio de cada uno de los productos (P). Una vez
conocida la K, el coste unitario de cada producto será igual a K por el precio de compra de cada
unidad.
3.Calidad en la gestión de compras

La función de aprovisionamiento constituye, como se ha ido viendo, una de las funciones básicas de la
empresa, y por tanto es muy importante que se desarrollo con los mínimos errores posibles o lo que es
lo mismo bajo un criterio de calidad total.

ISO 9000: sistema de gestión de calidad, Definiciones y fundamento.

ISO 9001: sistema de gestión de calidad, requisitos.

3.1 Modelo de calidad en la gestión de compras

Actualmente las empresas optan por estrategias proactivas de calidad en su gestión de compras, en
lugar de estrategias más reactivas. Estas estrategias proactivas consisten en prevenir problemas antes
que tener que solucionarlos.

Para prevenir tempranamente los posibles problemas, es fundamental tener en cuenta la calidad en los
siguientes puntos:

- La organización debe tener establecido un procedimiento normalizado para las compras: este
procedimiento debe seguir las pautas que la norma ISO especifica. Las normas ISO 9000 e ISO
9001 son el reconocimiento oficial internacional que ISO (organización internacional de
estandarización) concede a aquellas empresas que estandarizan su sistema de gestión de
calidad (SGC) en función de los requisitos que este exige.
Estos requisitos o normas de calidad de gestión establecidas por ISO van desde el diseño y
documentación de los procesos, la formación y capacitación de los empleados, hasta la
realización de una auditoria a través de una consultoría reconocida por ISO. Si la empresa
auditora confirma que la organización aplica los requisitos de la norma, la compañía recibe el
certificado, renovable cada dos años.
En españa, el organismo legalmente responsable de acreditar este reconocimiento es AENOR
(Asociación Española de Normalización y Certificación)
Las normas de calidad ISO 9000 y 9001 aplicadas al aprovisionamiento definen un
procedimiento de calidad, que es el referente para implementar buenas practicas en la función
de aprovisionamiento. Este procedimiento general se suele dividir en dos específicos: la gestión
de las compras y la evaluación de los proveedores.
 La calidad en la gestión de compras:
- Personal cualificado en el departamento de compras: se trata de un equipo de compradores
que trabajen muy de cerca con los proveedores para conseguir que no haya defectos en los
materiales y productos que compran.
Se deben tener claras en todo momento las responsabilidades de cada departamento y de cada
empleado dentro de ese departamento.
- Establecer políticas de calidad para la compra de materiales: además, las especificaciones
establecidas en la requisición de compras deben ser claras y tener el visto bueno de los
departamentos afectados antes de hacer la solicitud de ofertas a los proveedores.
- Inspección y verificación de los productos: una vez recibidos los productos hay que
inspeccionarlos y verificarlos para comprobar que el proveedor cumple con los requisitos
pactados. En esta inspección han de participar los departamentos que directamente van a usar
esos productos, y se debe llevar un registro de incidencias.

Se denominan incidencias todas aquellas desviaciones sobre lo previamente establecido que se

producen en el desarrollo de un determinado proceso. Entre ellas se pueden encontrar las
reclamaciones relacionadas con los proveedores, la recepción de materiales no satisfactorios,
etc. Las incidencias pueden tener su origen en el incorrecto diseño del proceso o procesos; o
bien que, aunque el diseño sea el apropiado, su ejecución sea incorrecta.
Las incidencias reflejan de forma objetiva los errores que se han producido en la gestión de
compras, por lo que permiten buscar y por tanto corregir las causas de esos errores. Las
incidencias deben ser comunicadas al departamento de calidad, que es el encargado de
registrarlas y analizar sus causas u consecuencias.

En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo de un registro trimestral de incidencias que

cumple los requisitos de calidad de la norma ISO 9001. Como norma general las empresas
tienen informatizados este tipo de registros de incidencias.
La valoración de la incidencia indica la gravedad objetiva que la situación produce en la
empresa. Suele utilizarse una escala del 1 al 5. En la mayoría de los casos de incidencias
valoradas con 5 se rompen las relaciones con el proveedor.
Por último, es necesario archivar la documentación generada en el proceso de compra (correos
electrónicos, notas de pedido, etc.)

3.2 Indicadores de calidad de gestión de compras

Se entiende por indicadore de calidad o KPI el instrumento que mide la calidad de un determinado
proceso. Para la gestión de compras, y de acuerdo a la norma ISO 9001, los indicadores de calidad mas
utilizados son los siguientes:
UF2

6. Planificación de la gestión con proveedores

1- Trazabilidad de la documentación y del producto

Llamamos trazabilidad de la documentación en las operaciones de compraventa a la posibilidad de

conocer en cada momento el origen y destino de una operación a través de su documentación. Cada
documento se genera a partir de un documento anterior y esto permite que tanto el proveedor como el
cliente puedan conocer, por ejemplo, de qué presupuesto arrancó una determinada factura.

En la siguiente tabla podemos ver la mayoría de los documentos que se generan en las operaciones de
compraventa y como están relacionados entre sí. El orden se ha establecido según su trazabilidad.
Trazabilidad del producto

Cuando hablamos de trazabilidad no solo nos referimos a la documentación. En logística es importante

seguir el rastro a un producto desde su origen como materia prima hasta que pasa por producción,
almacén y distribución. Este se conoce como la trazabilidad del producto.

AECOC, la Asociación Española de Codificación Comercial, define como la trazabilidad del producto
como: “el conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el
histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de
suministro, en un momento dado y a través de herramientas determinadas”.

Estas herramientas son:

- Una codificación precisa y detallada para el producto mediante sistemas de código de barras.
- Etiquetas normalizadas que identifiquen de forma automática al producto.
- Información continua entre todos los agentes relacionados con el producto, dentro de la
empresa y fuera de ella, los cuales forman parte de la cadena de suministros.

La finalidad de la trazabilidad es mejorar la calidad del producto final y tratar de evitar cualquier riesgo
que pueda afectar a la salud del consumidor.

Actualmente existe un software especializado en la trazabilidad para el rastreo de los productos en la

gestión logística, lo que reduce al máximo cualquier error tanto en el nivel interno (durante el proceso
de producción dentro de la empresa y su manipulación en la entrega a clientes) como en el nivel externo
(intercambio de la mercancía en los distintos eslabones de la cadena de distribución).

2. Ofertas y solicitud de mercancías

Cuando el departamento de compras recibe la requisición de compras, necesita realizar el pedido de los
productos o servicios que en ella se indican. Sin embargo, si esos productos, materiales o servicios se
van a comprar por primera vez, es necesario enviar una carta de solicitud de información a distintos
proveedores para realizar el proceso de selección.

2.1 Presupuesto

Como contestación a la solicitud de información sobre la prestación de un determinado servicio que el

departamento de compras envía a sus posibles proveedores, estos suelen contestar con un documento
llamado presupuesto.

Este documento o informe detalla el coste que tendrá un bien o un servicio, en caso de realizarse. Lo
emite el proveedor y, si el cliente lo acepta, el proveedor ha de atenerse a él sin cambiarlo.

La oferta que aparece al presupuesto debe tener una fecha de validez, pasada la cual el cliente debe
solicitar nueva información.

Presupuesto online: actualmente muchas empresas de servicios dan la opción a sus posibles clientes de
que cumplimenten el presupuesto vía online: dan un listado de opciones de los servicios que precisa el
cliente y calculan un presupuesto adaptado a esas opciones.

2.2 Pedido

Las operaciones de compraventa están reguladas por el Derecho Mercantil, por que generar contratos
mercantiles. Hay veces que las empresas firman contrato de compraventa mercantiles y otras son
acuerdos verbales, tan validos como los primeros. En el caso de que no se haya firmado contrato
mercantil, puede decirse que el pedido hace las veces de contrato.

Una vez seleccionado el proveedor, se procederá a realizar el pedido, y este se puede formalizar de
diferentes formas: por carta, correo electrónico, por teléfono, mediante la visita del agente comercial
del proveedor a la empresa del cliente o mediante una nota de pedido.

Cuando los pedidos se hacen dentro de la misma empresa, es decir, de una sucursal a otra, desde el
almacén central a fabrica, de una plataforma logística a un almacén regional, etc. Se usa un documento
interno similar al pedido, llamado hoja de solicitud, donde el suministrador es parte de la empresa, no
una empresa externa.
2.3 Pedidos on line en el comercio electrónico

Actualmente la mayoría de las empresas ofrecen sus productos o servicios por medios electrónicos; a
esto se le llama comercio electrónico, o e-commerce. Puede tratarse de compra de mercaderías entre
empresas o de productos para el uso o consumo particular. Al principio, el uso de loa medios
electrónicos para el comercio era exclusivo entre empresas a través del EDI (electronic data Exchange).
Con la llegada del internet a los hogares se crea un nuevo mercado, el de los consumidores. Las
empresas encuentran ventajas competitivas en este tipo de ventas.

Se dice que un pedido online es aquel que se realiza a través de la tienda online de la empresa, es decir,
la plataforma tecnológica que la empresa pone a disposición de sus clientes para que estos compren sus
productos.

Este tipo de pedidos lleva implícitas una serie de características que son:

- Registro a través de la web: esta debe generar la información necesaria del cliente para realizar
el pedido, desde la dirección de entrega hasta la forma de pago. El cliente debe tener la
posibilidad de corregir la información que introduce durante el proceso de pedido.
- Gestión de los pedidos en tiempo real: que permita comprobar la veracidad del pedido, evitar
pedidos duplicados y comprobar la disponibilidad de stock para evitar roturas. El vendedor esta
obligado a confirmar inmediatamente la recepción del pedido, lo que suele hacerse con el
envío de un correo electrónico de confirmación automático.
- Proporcionar al cliente un seguimiento del pedido online: el estado del pedido debe estar a
disposición del cliente en cada momento.

2.4 Registro de pedidos emitidos

El registro de pedidos emitidos es un documento en el que se registran los pedidos que emite una
empresa para sus proveedores. En este documento se incluye el numero y fecha de los pedidos,
descripción de la mercancía, nombre y código del proveedor, las requisiciones de compra que originan
tal pedido, la fecha de entrega acordada con el proveedor y la fecha en que realmente se recibe.

Es importante que aparezca un apartado para indicar alguna observación sobre el estado de las
mercancías o alguna otra incidencia. Algunos documentos contienen el número de albarán
correspondiente al pedido.

Registro de pedido como instrumento de calidad en la gestión de proveedores: este registro de pedidos
ayuda a ver que proveedores cumplen con sus plazos de entrega y cuales no; es decir es una
herramienta mas que tiene la empresa como control de calidad.

3.Recepcion y envío de mercancías

Las mercancías han de ir acompañadas de un justificante de entrega, que es el albarán. El transportista
también ha de llevar un justificante de los productos que transporta: se trata de la carta de portes.

Obligación de emitir albarán: la emisión y entrega del albarán no es obligatoria, aunque si resulta de
gran utilidad para justificar la entrega de la mercancía. En ocasiones la factura se entrega directamente
junto con la mercancía.

3.1 Albarán

Las mercancías solicitadas siempre vienen acompañadas del albarán o nota de entrega, que es el
documento que emite la empresa proveedora junto con la mercancía entregada. Este documento,
debidamente firmado por el cliente, le sirve al proveedor como justificante de haber entregado la
mercancía. De acuerdo a este se elaborará posteriormente la factura.

El jefe de almacén o el encargado de la recepción de la mercancía en la empresa cliente comprobaran

que la mercancía se ajusta a lo solicitado en el pedido. Antes de firmar el albarán, deberá comprobar
igualmente que los productos vienen en buen estado y son los espetados. Si hay alguna incidencia debe
firmar el albarán, pero previamente escribirá en él la incidencia encontrada. Y acto seguido rellenara la
correspondiente hoja de incidencias.

En lo que respecta a defectos de calidad o cantidad de las mercancías embaladas, que es como se suelen
entregar, el código de comercio establece cuatro días para reclamar estos defectos, siempre que se
trate de vicios aparentes. Así mismo, el código de comercio también establece que el comprador no
tendrá acción para repetir contra el vendedor, alegando defecto en cantidad o cantidad en los
productos recibidos, si el albarán esta firmado reconociendo haberlos recibido. Y cuanto a los vicios
ocultos de los productos, el plazo para reclamar es de 30 dias contados desde la fecha de entrega.

3.1 Albarán

Normalmente se emiten un original y 2 copias del albarán. Una de ellas se queda en el almacén o en el
departamento comercial de la empresa proveedora, y dos copias se llevan por el transportista y el
almacén del cliente. Allí firmaran las dos y el transportista traerá una de vuelta para la facturación.

Es necesario que la empresa cliente guarde el albarán o una copia por si fuese necesario hacer una
reclamación. Este puede ser:

- Sin valorar: es aquel donde solo se muestra la cantidad de mercancía y su descripción. No se

indica ni el precio unitario de los productos ni el importe total. Por ejemplo esto ocurre en el
caso de que la operación sea de sumo secreto y ni el transportista deba enterarse de los
precios.
- Valorado: es aquel en el que pueden aparecer, además de la cantidad y descripción, el precio
unitario, importe total, descuentos, gastos e incluso el impuesto si el empresario lo cree
conveniente. Por ejemplo, cuando la factura se emita a final de mes, con todas las entregas que
se han realizado a ese cliente. Aunque se trate de un albarán valorado, este no produce los
mismos efectos que la factura y no es sustitutivo de esta.
Por tanto, el uso de uno u otro tipo depende del momento en que se emita la factura y de las
peticiones de cada cliente o de la política de facturación de la compañía. Como mínimo, el
albaran debe incluir.
1. Fecha de la entrega del bien o prestación del servicio
2. Datos identificativos del cliente y lugar de entrega
3. Cantidad de artículos que se entregan, con las especificaciones necesarias

3.2 Carta de portes

La carta de portes es el documento que evidencia la existencia de un contrato de transporte. Es emitido

por la agencia de transporte u operación logístico, y en él se reflejan los términos en los que se produjo
el acuerdo entre la empresa de transporte y su cliente. El cliente puede ser el remitente de la mercancía
(proveedor) o el destinatario (cliente).

Sirve como recibo de la mercancía por parte del transportista, así como ante la autoridad si se precisa
hacer una comprobación de la carga. Además, supone la factura que presenta la compañía de transporte
a su cliente por el servicio prestado, y por ello incluye los conceptos facturados y el IVA aplicado.

3.3 Incoterms y transporte internacional

Los incoterms (international comercial terms) son un conjunto de normas que ayudan a la
interpretación de los términos comerciales en los contratos de compraventa mercantil internacional.

Son publicados y actualizados regularmente por la cámara internacional de comercio (ICC) cuya sede
esta en Paris.

Determinan el punto exacto de transferencia, el riesgo de daño y la responsabilidad de entrega de la

mercancía entre los involucrados. Sin embargo, no son considerados como ley, sino como
recomendaciones reconocidas como practica internacional uniforme de comercio. Existen once
incoterms y cada uno de ellos se utiliza para una situación específica:

- EXW: la mercancía se pone a disposición del cliente (importador) en la misma fabrica del
proveedor (exportador)
- FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT y CIP: el cliente (importador) asume los costes y riesgos en lo
relacionado con el transporte.
- DAP: el vendedor (exportador) debe hacerse cargo de todos los gastos y responsabilidades
hasta que la mercancía se desembarca en el puerto convenido.
- DAT y DDP: el exportador es responsable de las mercancías hasta que estas llegan al punto de
destino, que suele ser el almacén del importador.

Fletes: son los portes de mercancías cuando se realizan por barco o por avión.

4.Facturas

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de

servicios. Viene regulada por el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento
por el que se regulan las obligaciones de facturación.

En el artículo 1 de dicho real decreto se especifica que los empresarios están obligados a emitir y
entregar facturas o justificantes por las operaciones que realicen en su actividad empresarial, así como
conservar copia de estas.

Los plazos de conservación de las facturas son de 6 años con carácter general, según la normativa
mercantil.

El impuesto sobre sociedades establece 15 años para compensar bases imponibles negativas, tiempo
que hay que conservar las facturas que ocasionaron dichas bases.

Calculo de la base imponible  precio x cantidad = importe bruto – descuento comercial

4.1 Cálculo de la base imponible

La base imponible es la cantidad sobre la que se aplica el tipo impositivo para obtener la cuota
tributaria. La base imponible se calcula al restar al importe bruto los descuentos y sumarle los gastos
ocasionados por la operación, como pueden ser portes, seguros, envases y embalajes, etc. La base
imponible más la cuota tributaria es el total de la factura.

Cuota de IVA = Tipo impositivo · Base imponible

Base imponible + Cuita de IVA = Total factura

En la siguiente tabla podemos ver los tipos impositivos de IVA aplicable en territorio español del IVA (se
exceptúan Canarias, Ceuta y Melilla)

4.2 Tipos de facturas

La normativa vigente de facturación tiene en cuenta tres tipos de facturas:

- La factura ordinaria, que es la que acabamos de estudiar. Dentro de estas están las facturas
simplificadas y las facturas electrónicas.
- La factura rectificativa, que es una herramienta para subsanar errores en la factura ordinaria.
- La factura recapitulativa, que ayuda a agilizar, cuando sea posible, la factura ordinaria.

Otros tipos de factura son la factura proforma y la factura ordinaria que incluye retenciones de IRPF.

Factura simplificada
La factura simplificada podrá emitirse, a elección del emisor, cuando el importe de los bienes o servicios
que van a facturar no exceda de 400€, IVA incluido, o cuando deba expedirse una factura rectificativa.

Además, la factura simplificada podrá emitirse, cuando su importe no exceda de 3.000€ IVA incluido, en
las operaciones que se describen a continuación: ventas al por menor, ventas o servicios en ambulancia,
ventas o servicios a domicilio, transporte de personas y sus equipajes, servicios de hostelería,
estacionamiento de vehículos, etc.

Factura rectificativa

Se debe expedir factura rectificativa en las siguientes situaciones:

- Cuando se modifique la base imponible por circunstancias como la devolución de la mercancía

o de envases y embalajes. En este caso no será necesaria emitir factura rectificativa siempre
que la mercancía o los envases se rectifiquen, consigno negativo, en una factura de una
operación posterior.
- Cuando la factura originar no cumpla alguno de los requisitos referentes a su contenido.
- Cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
- Cuando se concedan descuentos o bonificaciones posteriores a la operación. Por ejemplo,
rappels acumulativos.

La rectificación se efectúa mediante la emisión de una nueva factura.

Facturas recapitulativas

Son aquellas que incluyen en una sola factura disntintas operaciones realizadas en diferentes fechas
para un mismo destinatario, siempre que estas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.
Estas facturas deberán ser expedidas como máximo el ultimo día del mes natural en el que se hayan
efectuado las operaciones que se documenten en ellas.

No obstante cuando el destinatario de estas sea un empresario o profesional que actue como tal, la
expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el curso del cual se hayan
realizado las operaciones.

Factura proforma

Es un documento en el que de detalla una oferta comercial

La emite el vendedor o exportador antes de concretar la venta, y en ella se especifican las condiciones
de esa venta, La factura proforma, será un anticipo de la factura comercial. Se suele utilizar en el
comercio internacional, siempre que sea aceptada por el comprador o importador. Junto a las facturas
proforma se suelen enviar muestras sin valor comercial, y también se usan para tramitar licencias de
importación e incluso para solicitar la apertura de un
crédito al banco del cliente. En este tipo de facturas
debe aparecer bien visible la expresión “factura
proforma”.

7. La función logística

1. Implantación de la logística
Una vez que se ha determinado el tipo de empresa del que se trata en función del tamaño y el sistema
organizativo, se presentan tres posibilidades:

- Externalizar la función logística (outsourcing logístico).

- Incluir la función logística en un departamento de la empresa.
- Crear un departamento de logística en la empresa.
1.1 Externalizar la función logística

Si bien las empresas grandes cuentan con una red logística propia, la mayoría de las pymes deciden
externalizar todo el proceso logístico de la organización o de algunas de sus partes.

Para ello contratan operadores logísticos, que son empresas especializadas en ofrecer este tipo de
servicios.

Podemos distinguir varios tipos de operadores logísticos según sus funciones para las que son
contratados. Los designaremos también con sus siglas en inglés PL (party logistics).

- Operadores de primer nivel, 1PL: son aquellos que proporcionan solo transporte de mercancías
a las empresas.
- Operadores de segundo nivel, 2PL: se ocupan del transporte y del almacenamiento de la
mercancía.
- Operadores de tercer nivel, 3PL: se encargan de los servicios de transporte, almacenamiento,
gestión de inventarios y preparación de pedidos.
- Operadores de cuarto nivel, 4PL: son operadores de logística integral, ya que proporcionan
desde transporte, almacenamiento, embalaje y preparación de pedidos y organización de los
sistemas de información, hasta operaciones de carácter comercial.

La principal ventaja de la externalización de la logística es una posible disminución de los costes e

inversiones en capital, así como una reducción del riesgo financiero e incluso en algunas ocasiones, una
mejora en la calidad y el nivel de servicio.

El inconveniente mas frecuente es la dependencia del operador logístico, que puede provocar que la
empresa pierda el control sobre su proceso operativo. Además, puede que los costes sean mas altos que
si se lleva a cabo un proceso de logística interno.

1.2 Incluir la función logística en un departamento de la empresa

Las empresas comerciales que deciden integrar su función logística como parte de un proceso interno lo
suelen llevar a cabo desde el departamento de comercialización. Sin embargo, en las empresas
industriales esta función dependerá del departamento de comercialización y del de producción.

1.3 Crear un departamento de logística en la empresa

La creación de un departamento de logística es propia de las medianas y grandes empresas.

Las funciones principales de este departamento son:

- Planificar la producción en función de las ventas, y de la capacidad y la gestión de los

almacenes.
- Planificar las compras en función de la producción y el tiempo de aprovisionamiento.
- Planificar las ventas, siempre en coordinación con el departamento de comercialización y a
partir no solo de la capacidad productiva, sino también de las capacidades del almacén de
productos terminados y del transporte.

2. Plan de dirección logística

El concepto de plan es muy amplio y en este caso se entiende como el documento que incluye la
estrategia logística de la empresa, su desarrollo y su control, siempre puestos al servicio de los objetivos
estratégicos de la propia empresa.

Para desarrollar el plan de dirección logística es preciso formular la estrategia logística de la empresa,
determinar el objetivo y especificar y cuantificar las acciones que se han de llevar a cabo para
conseguirlo. Para la formulación de la estrategia logística, se debe responder a 3 cuestiones
fundamentales.

La respuesta a estas tres cuestiones define la estrategia y determina las fases que se deben seguir para
la confección del plan de dirección logística.

2.1 Análisis de la situación

Se distinguen dos tipos de análisis de la situación en la empresa:

- Análisis estratégico: se trata de recopilar información externa e interna sobre los productos que
se comercializan y sus características logísticas, el mercado y la competencia.
- Análisis operativo: se trata de recopilar información interna sobre tareas que se llevan a cabo
en la empresa relacionadas con las funciones principales de la logística: aprovisionamiento,
almacén, transporte y expedición.
Así por, por ejemplo, al realizar un análisis operativo hay que tener en cuenta, entre otras cosas, la
previsión de compras, la previsión de ventas, el seguimiento de demanda, la programación del
almacenaje y la programación del transporte.

Además, es necesario saber con exactitud con qué recursos cuenta la empresa para poder llevar a cabo
el plan de logística.

Se distinguen los siguientes recursos:

- Recursos humanos: personal necesario y su gestión

- Recursos materiales: almacenes, disposición de centros logísticos, elementos de transporte,
etc.
- Recursos funcionales: el tiempo y la cultura empresarial.

En la logística, el factor tiempo es fundamental porque los materiales deben estar en su destino justo a
tiempo y en las cantidades apropiadas, pues los retrasos en las entregas, la falta de mercancía y el
exceso de stocks generan pérdidas económicas importantes.

2.2 Definición de objetivos

Existen dos tipos de objetivos: estratégicos y operativos o tácticos. Primeramente hay que fijar los
objetivos de gestión, que se toman directamente del plan estratégico de la empresa, y que deben tratar
sobre:

- Los recursos utilizados

- La mejora de los puntos débiles detectados en la fase anterior
- El fortalecimiento de los puntos fuertes detectados en la fase anterior
- La idoneidad de los flujos de materiales
- La eficiencia de los flujos de información

Una vez determinados los objetivos estratégicos, es preciso indicar el camino para su logro. Esa es la
función de los objetivos operativos que describen de forma concreta los objetivos estratégicos, y
definen como deben lograrse y cual es el coste adecuado para que se realicen bajo el criterio de
eficiencia.

2.3 definición del plan de acción

Esta fase es la más complicada e importante. Una vez que se han llevado a cabo las fases anteriores, es
necesario elaborar un esquema general de la organización logística que se desea implantar y elaborar el
plan de acciones concretas. En el caso de que se trate de un plan logístico de una empresa de nueva
creación, este plan de acción debe tener en cuenta la localización mas conveniente de los almacenes, las
dimensiones de la empresa, el proyecto de planta, las etapas o el escalonamiento de los transportes, el
tipo de canal y forma de distribución, etc.

3.Cadena logística

La cadena de suministro, también conocida como cadena de valor, es un sistema integrado por todas las
funciones realizadas con: aprovisionamiento y gestión de proveedores, almacenes de materias primas y
auxiliares, producción, almacenes de productos terminados, transportes y canales de distribución que
tiene como finalidad poner los productos a disposición del consumidor.

La cadena logística esta integrada en la cadena de suministro y esta formada por las funciones de
almacenaje (de productos terminados para empresas industriales o de mercaderías para empresas
comerciales), distribución y transporte.

Por lo tanto, la función principal de la cadena logística es proporcionar a los intermediarios la suficiente
cantidad de producto para satisfacer el mercado con el menor coste posible.

Los objetivos que es preciso desarrollar para cumplir esta función son:
 - Optimizar el transporte:
o Aplicar economías de escala usando medios de mayor capacidad
o Utilizar la combinación de elementos de transporte de diferente capacidad
o Establecer rutas de doble dirección para que el transporte siempre se realice a plena
carga
- Minimizar la cantidad de producto en stock:
o Mantener las mercancías el menor tiempo posible en el almacén
o Disminuir el numero de almacenes por los que debe pasar la mercancía
- Entregar la mercancía justo a tiempo:
o Combinar de forma adecuada los medios de transporte con el almacenaje
3.1 Modelos de gestión logística

El diseño de cada cadena logística se desarrolla definiendo la estructura de dicha cadena y realizando un
sistema de distribución para los dos flujos (mercancías e información). Ambos pasos deben partir de una
decisión previa, basada en los objetivos estratégicos de la empresa, que consiste en optar por una de las
dos alternativas para la gestión de stocks: modelo de gestión centralizado o modelo de gestión
descentralizado.

- Ventajas del sistema de gestión centralizado de stocks:

o Se trata de forma integrada todo el flujo de información
o Se consigue mayor control sobre los flujos de materiales
o Se optimiza el coste del transporte
- Ventajas del sistema de gestión descentralizado de stocks:
o Aumenta la presencia del producto en el mercado
o Acerca los stocks a los clientes
o Disminuye el riesgo de desabastecimiento del cliente

3.2 Transporte en la cadena logística

En la elección de un tipo u otro de transporte hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

- Coste: precio del transporte, que variará según el tipo de mercancía, el volumen y la distancia.
- Capacidad: tamaño o cantidad del producto que se quiere transportar.
- Velocidad: se debe llegar al destino en el menor tiempo posible.
- Disponibilidad: por distintas circunstancias hay medios de transporte que no permiten llevar las
mercancías a un destino especifico
- Servicio: ciertos materiales pueden necesitar un acondicionamiento especial para ser
transportados.
 4. Calidad logística

La función logística es una de las funciones fundamentales de la empresa y forma parte de su cartera de
valor, de manera que el rendimiento de la empresa depende, en gran medida, de la calidad con la que
se desarrolle el sistema logístico

- Principios de calidad total

Por tanto hablamos de calidad cuando los productos o servicios satisfacen las necesidades del cliente, y
de total porque engloba a cada uno de los procesos organizacionales y a cada uno de los empleados de
la organización.

- La calidad como estrategia

La estrategia es la forma de llevar a cabo la filosofía de calidad total en la organización. El objetivo de

esa estrategia es adquirir ventajas competitivas y optimizar la aplicación de los recursos disponibles en
la empresa.

Toda estrategia para implantar un sistema de calidad total ha de tener en cuenta tres cuestiones
fundamentales:

o Tiene que hacer referencia al total de la organización empresarial, por lo que no se

pueden implantar con éxito sistemas de calidad para funciones individualizadas.
o Se debe plantear a largo plazo.
o Ha de determinar una serie de normas que indiquen como hacer bien las cosas
- Sistemas Just in Time (JIT)

Los sistemas just in time o justo a tiempo, desarrollados como filosofía industrial en los años 70 en la
empresa japonesa toyota motor corporation, constituyen una metodología que tiende a eliminar las
ineficiencias en todo el proceso industrial, desde el abastecimiento hasta la distribución. Su impacto en
las actividades logísticas es transcendente, porque ha modificado prácticas en toda la cadena de
distribución.

Si se aplican de una forma correcta, estos sistemas mejoran los costes y la calidad, y se hacen posible la
reducción drástica en los tiempos de respuesta. Simultáneamente, se reducen las inversiones de capital
y los inventarios, tanto de productos terminados como de materiales en proceso, que se llevan a niveles
ínfimos o nulos.
El ámbito de aplicación del sistema JIT se extiende a todo el ciclo de explotación de la empresa, ya que la
reducción o eliminación de ineficiencias abarca todo tipo de funciones y entre ellas, también la gestión
logística.

Los sistemas JIT se apoyan en tres componentes fundamentales para la eliminación de ineficiencias que
deben darse de forma simultánea y concurrente:

- Sincronización y equilibrio en el proceso de manufactura

- Aplicación practica y simultanea del concepto de calidad total
- Énfasis de la potenciación de la participación con respecto a las relaciones humanas

Objetivos JIT

- Abordar los problemas fundamentales

- Eliminar los despilfarros
- Buscar la sencillez
- Establecer sistemas eficaces de detección de problemas

El sistema JIT esta basado en la demanda, que se sitúa en el extremo del canal logístico y traslada los
productos al mercado, y la producción, los aprovisionamientos y las compras se generan de una manera
concatenada a medida que el cliente consume.

El JIT impulsa el agrupamiento de suministros en pocos proveedores, fomentando el mantenimiento de

relaciones estables a largo plazo con el objetivo de que dichos proveedores situen sus fabricas cerca de
la empresa cliente, lo que deriva en una reducción de costes y facilita la coordinación entre vendedor y
comprador

- Servicio al cliente

El servicio al cliente representa el objetivo final de la función logística de la empresa. Para lograr que
este servicio sea de calidad, es preciso que la organización de la empresa se centre en:

- La selección y formación de recursos humanos capacitados para desarrollar las funciones

logísticas de forma eficiente.
- El desarrollo de una estructura única para la función logística que sea capaz de gestionar de
forma eficiente el aprovisionamiento, la producción y la distribución de todos los materiales y
productos con los que trabaja la empresa.
- La implementación de sistemas de eficiencia total que estén basados en el sistema JIT.

De esta forma, se podrá ofrecer a los clientes un servicio de calidad caracterizado por la optimización de
los siguientes factores:

- Disponibilidad del producto

- Precio
- Calidad de servicio
- Plazos y formas de entrega
- Condiciones de pago
- Acondicionamiento de la mercancía en envases y embalajes adecuados
- Asistencia técnica
- Procedimientos de urgencia para situaciones especificas
- Servicio posventa
- Política de devoluciones

Para cuantificar la calidad en el servicio al cliente, las empresas usan unos indicadores de excelencia
logística o KPI, que tratan de medir la efectividad en las entregas de los pedidos. Se denominan también
KPI logísticos. Los principales son:
UF3

1. Fases y operaciones de la cadena logística

1. Concepto de logística inversa

Si la logística directa es la parte de la gestión de la cadena de suministro que planifica y controla el flujo
de materiales, productos terminados e información, desde el punto de origen (empresas), al punto de
consumo, la logística inversa, es el mismo proceso, pero en dirección contraria.

La logística inversa es el proceso de planificación, implantación y control, de forma eficiente y al coste

optimo, del flujo de materias primas, materiales en curso de producción y productos acabados, así como
de la información relacionada, desde el punto de consumo al punto de origen. Su objetivo es recuperar
el valor de los materiales o asegurar su correcta eliminación.
De esta definición se puede concluir que hay dos factores que dan lugar a la logística inversa:

- La concienciación medioambieltal: ya sea por cumplir con la normativa legal que obliga a la
recuperación o reciclado de ciertos materiales o por responsabilidad social, la conciencia sobre
el medio ambiente en los consumidores hace que los empresarios incorporen mecanismos de
logística inversa.
- El aumento del valor del bien: se trata de buscar ventajas competitivas en la logística inversa,
para hacer así mas rentable el negocio. Ejemplo, ahorrar en los costes de producción u ofrecer
un servicio posventa más competitivo. Se entiende el servicio posventa como los servicios que
el cliente espera obtener después de realizada la compra: garantía, atención a reclamaciones,
mantenimiento y gestión de proveedores.

1.1 Logística inversa en el comercio electrónico

El e-commerce o comercio electrónico es el método de compraventa de bienes, productos o servicios a

través de internet, con la pagina web de la empresa o tienda online como punto de venta. El desarrollo
de las nuevas tecnologías, internet, redes sociales, etc ha favorecido que la mayoría de las empresas
usen esta posibilidad de comercio como una oportunidad más de negocio. Esto ha generado unas
necesidades determinadas de logística inversa. Los empresarios quieren ofrecer a sus clientes
devoluciones gratuitas y cambios de productos en el menor tiempo posible. Esta es una de las ventajas
competitivas que pueden añadir a su negocio online, lo que hace que la logística inversa en cuanto a
gestión de devoluciones en el e-commerce sea de vital importancia.

1.2 Utilidades de la logística inversa

Vamos a ver los tres principales objetivos de la logística inversa y las utilidades que esta aporta a la
empresa para lograrlos:

Sin embargo, la aplicación de la logística inversa conlleva algunos problemas que es preciso tener en
cuenta:

Estos son los más importantes:

- Dificultad añadida en la gestión de la función logística, ya que la logística inversa requiere una
serie de operaciones que no son propias de la logística directa.
- Complejidad de la organización de la empresa, ya que todos los departamentos deben
implicarse en la gestión de la logística inversa.
- Desarrollo de operaciones ajenas a la función principal de la empresa, algunas de las cuales han
de externalizarse.
- Contratación de personal cualificado

Requisitos para una logística inversa positiva:

- Reducir el volumen y la variedad de materiales utilizados, así como el consumo energético en

los procesos de fabricación
- Sencillez en el desmontaje de los componentes de los productos terminados
 - Posibilidad de reutilización sin necesidad de reparación o reciclaje
2. Modalidades de la logística inversa

Para entender mejor la logística inversa se puede dividir en tres modalidades: logística de residuos,
logística de productos, envases y embalajes y logística de devoluciones.

2.1 Logistica de residuos, envases y embalajes fuera de uso

La logística de residuos trata del procedimiento que se sigue en la empresa con los residuos, envases y
embalajes fuera de uso, los llamados PFU (productos fuera de uso).

Podemos hablar de tres tipos de residuos industriales:

Implementación de un sistema de deposito, devolución y retorno (SDDR)

Las empresas que optan por implementar un SDDR desarrollan su propio sistema de tratamiento de
residuos de envases.

Las obligaciones de estas empresas son las siguientes:

- Cobrar a sus clientes una cantidad por cada envase vendido a modo de fianza o deposito
- Aceptar la devolución de esos envases y devolver la cantidad de la fianza a sus clientes
- Los envases que lleguen al final de su vida útil tiene que ser registrados por un gestor
autorizado de residuos

Un gestor autorizado de residuos según la ley 22/2011, de 28 de julio de residuos y suelos

contaminados, es la persona o entidad publica o privada registrada mediante autorización o
comunicación que realice cualquiera de las operaciones que componen la gestión de residuos, sea o no
el productor de los mismos, es decir se trata de entidades que se dedican a reciclar, recuperar o
valorizar los residuos y que estan autorizadas mediante resolución del órgano ambiental de su
comunidad autónoma.

Adhesión a un sistema integrado de gestión (SIG)

Los sistemas integrados de gestión (SIG) son entidades sin animo de lucro, autorizadas por la
Administración se encargan de llevar a cabo el tratamiento adecuado de los envases y embalajes
desechados.

Las obligaciones que las empresas adheridas a un SIG tienen respecto a los envases que utilizan, son las
siguientes:

- Identificar con un punto verde los envases que ponen en el mercado. Debe de estar situado en
un lugar visible, avala la pertenencia a un SIG y muestra así que ese envase cumple con la Ley
de Envases.
 - Realizar la declaración anual de envases a principios de cada año. Sirve para informar a la
administración sobre la descripción de los envases y los materiales de que están fabricados, así
como las cantidades de cada uno de ellos que se ponen, se reciben o se retiran del mercado.
Este documento es, además, una autoliquidación que tiene varias utilidades: por una parte,
sirve para calcular la cotización que se debe satisfacer al SIG por sus servicios y por otra es la
base para realizar estadísticas y estudios industriales y medioambientales.
- Pagar las tarifas correspondientes que se desprendan de la declaración anual de envases.

La entidad SIG, por su parte, adquiere las siguientes obligaciones.

- Garantizar la recogida selectiva de los residuos, así como el reciclado de todo el material de
envases recuperado.
- Establecer acuerdos con las comunidades autónomas y los ayuntamientos para la recogida y el
tratamiento de los residuos.
- Contribuir con inversiones al incremento y renovación de la infraestructura municipal de
recuperación de residuos de envases.
- Financiar y realizar acciones de información y comunicación para los gestores públicos y los
ciudadanos
- Invertir en proyectos de I+D que traten de mejorar las técnicas de recuperación y reciclado

Costes de adhesión a un sistema SIG

El coste que la logística inversa supone para las empresas adheridas a un SIG esta basado en las tarifas
de cotización que han de aportar en función de los envases que ponen en el mercado.

Normativa sobre tratamiento de residuos

Desde el año 2005 los responsables del tratamiento de los residuos en españa son las empresas
fabricantes o importadores que los generan. Existe una prolífica legislación en la materia de la que
destacamos las siguientes normas:

2.2 envases y embalajes

Dentro de esta modalidad hablamos de bienes deseados, que pueden ser productos o envases y
embalajes no considerados fuera de uso.

Se dice que son bienes deseados porque procede del acuerdo de intercambio o reemplazo. Su llegada
esta prevista y su tratamiento programado. Por ejemplo, los bienes que se especifican en los contratos
de suministro con posibilidad de devolución de excedentes. O los envases y embalajes reutilizables.
 2.3 Logistica de devoluciones

La logística de devoluciones es la encargada de gestionar el regreso de los productos desde el centro de

distribución o punto de venta hasta el almacén del fabricante o comerciante. Se trata de bienes no
deseados, artículos que entran en el canal inverso procedentes de las devoluciones de clientes y cuya
llegada no es predecible. Estas devoluciones se producen por diferentes motivos:

- Error en el envio por parte del vendedor. Productos o cantidad equivocada

- Error del cliente al realizar el pedido
- Envio incompleto, duplicado, dañado, defectuoso o caducado.
- Bien dañado durante el envio. En este caso se reclamará a la empresa de transportes

Coste de las devoluciones

Para calcular el coste de las devoluciones hay que incluir no solo el precio de los productos devueltos,
sino el coste que supone inspeccionar, desembalar y clasificar la mercancía devuelta.

Devolucion cero: hay empresarios que no aceptan devoluciones de sus clientes. El cliente destruye el
producto o le da el uso que quiere y a cambio recibe un descuento en próximas facturas.

Derecho a las devoluciones

La ley 3/2014, de 27 de marzo, por la que se modifica el texto refundido de la ley general para la defensa
de los consumidores y usuarios que adapta la ley española a lo dispuesto por la directiva 2011/83/UE, de
25 de octubre, de derechos de los consumidores, garantiza el derecho a las devoluciones.

Se establece un periodo de libre devolución (derecho de desistimiento: facultad que tiene el consumidor
de dejar sin efecto el pedido realizado y devolver lo que haya comprado sin necesidad de justificar su
decisión) durante los 14 primeros días tras la recepción del producto por parte del consumidor. En caso
de venta online, si en la pagina web no se informa de esta circunstancia el cliente tiene hasta 12 meses
para la devolución del articulo. Esta nueva norma también obliga al vendedor online a reembolsar todo
pago recibido del consumidor y usuario incluidos en su caso los costes de entrega, aunque el vendedor
no esta obligado a hacerse cargo de los gastos de envio de las devoluciones.

Política de devolución

El tener una política de devoliciones clara con los términos y condiciones en los que se pueden producir
las devoluciones es fundamental en cualquier negocio, y en las tiendas online es imprescindible que esa
política este visible en la web.

Esta información tiene que especificar tres puntos clave: las condiciones, el plazo y el procedimiento
devolución.
 - Las condiciones: dependerán del tipo de producto que se comercializa y las marcara el
empresario, siempre conforme a la normativa vigente.
- El plazo: hay que distinguir entre:
o Que el cliente ejerza su desistimiento, y en este caso hay 14 dias para la devolución. El
empresario puede indicar mas días de plazo si cree que eso puede suponer una
ventaja competitiva para sus productos y servicios
o Si el producto trae defectos, la UE establece que el producto tiene una garantía de 2
años. En caso de reparaciones, el plazo de garantía es de tres meses. En este caso el
empresario estará obligado a: reparar, sustituir, hacer un descuento o reembolsar el
importe abonado.
o Procedimiento: debe indicarse claramente como hay que proceder en caso de
devolución, y es importante aquí indicar qué ocurre con los gastos de envio, ya que
por ley, el empresario esta obligado a devolver los gastos de envio de la compra si
estos corrieron a cuenta del comprador, pero no los gastos de envio de la devolución.
También es interesante que el consumidor rellene un formulario sobre el motivo de la
devolución, puesto que esta información servirá a la empresa para mejorar sus
productos o servicios en el futuro.
Y hay que indicar como se procede ante la devolución, si se le devuelve el total de la
compra, un vale para próximas compras, etc.
No puede olvidarse que si se trata de una devolución por defectos, el cliente puede
exigir la devolución integra del importe.
3. Gestion de la logística inversa

El fin principal de la logística inversa debe ser generar la menor cantidad posible de residuos, y si esto no
es viable, aprovecharlos en otros procesos de fabricación. Así diríamos que las 4 etapas de la logística
inversa que se aplican al producto, por este orden, son las siguientes:

- Diseño del producto, que reduzca la mayor parte de residuos posible

- Reutilización de los productos o residuos
- Reciclaje
- Como ultima opción, el desecho del producto

Las tres erres de la logística inversa

- Reducción en la producción de residuos

- Reutilización de productos
- Reciclaje de materiales

Vamos a ver las distintas etapas del recorrido que sigue el producto dentro de la cadena de logística
inversa y el destino que se le puede dar una vez seleccionado, revisado, inspeccionado, etc. Según la
modalidad del producto tendrá un tratamiento u otro.

1. Información sobre la entrada de un producto en el canal inverso: si se trata de residuos o

bienes deseados, esta información es previa y la recogida del producto o envase esta ya
programada, mientras que, si se trata de una devolución o bienes no deseados, esta
información debe provenir del punto de venta que recibe la devolución.
 2. Recogida del producto al cliente: la empresa debe tener bien diseñada la frecuencia con que se
realizara la recogida de los productos objeto de devolución, el lugar, los horarios, el personal y
el equipo de recogida.
3. Transporte al almacen del fabricante: la empresa debe hacerse cargo del trasporte del
producto hasta sus almacenes. Lo habitual es utilizar una estrategia de consolidación, de forma
que la mercancía se agrupe en un mismo sitio, sufra los menores desplazamientos posibles y
que estos desplazamientos agrupen un número considerable de productos. Los medios y
canales que se utilizan en la logística inversa son los mismos que se emplean en la logística
directa.
4. Revisión, clasificación, inspección del producto y verificación de las causas de devolución si ese
es el caso: el producto o residuo se revisa o clasifica según su estado, características, etc. Si se
trata de una devolución, el producto debe estar acompañado de una ficha de devoluciones
cumplimentada por el responsable de la recogida del producto. Una vez comprobado el estado
del producto devuelto y que corresponde a la operación realizada, se señala con una etiqueta
su situación. Esta da lugar a 3 posibilidades en función del estado del producto: que pueda
comercializarse, que no pueda comercializarse o que se tenga que devolver al proveedor.
5. Destino: una vez revisados y clasificados los productos, se decide su destino. El objetivo
principal es la reducción de recursos y para lograrlo, prima el criterio de recuperación, mientras
que el de destrucción es el ultimo recurso. Estas son las distintas posibilidades de recuperación:
a. Reparación: se utiliza cuando el producto es susceptible de funcionar de forma óptima
después de ser sometido a un proceso de reparación. Estas operaciones se aplican en
los casos en que los productos devueltos tienen problemas que se pueden calificar
como leves. Esta opción de recuperación es muy frecuente en los pequeños
electrodomésticos.
b. Renovación: se emplea cuando el producto sirve de base para producir otro bien mas
complejo y sofisticado. Se aplica a bienes que se han quedado obsoletos.
c. Reutilización: consiste en utilizar el mismo producto varias veces para la misma
función en lugar de desecharlo después del primer uso. En este caso las operaciones
que se aplican a los productos son procesos sencillos como el lavado. Es muy frecuente
en los envases y embalajes.
d. Remanufactura: consiste en volver a manufacturar un producto que ya ha sido
fabricado y utilizado, es decir, recuperarlo mediante diferentes procesos de
fabricación para que pueda volver a utilizarse.
e. Canibalización: se trata de recuperar parte de los componentes de productos fuera de
uso: es decir que ya han llegado al final de su vida útil.
f. Reciclaje: es la conversión de bienes en materiales que se puedan volver a utilizar en
procesos productivos como sustitutos de las materias primas.
También existen otros destinos:
o Venta en mercados secundarios: productos que se venden en mercados secundarios
por ser de otras temporadas o por tener pequeñas taras. Outlets
o Donación: algunas empresas destinan parte de sus devoluciones a entidades sin fines
lucrativos.
4. La responsabilidad social corporativa

La dinámica productiva y comercial de los últimos años que ha dado lugar a la globalización ha
posibilitado la creacion de grupos empresariales que manejan mas recursos que los gobiernos de los
países, por lo que si actuación afecta de forma directa a la vida de las personas y al sostenimiento del
medio ambiente.

Es necesario recordar que las empresas están formadas por grupos de personas que trabajan juntas en
la búsqueda de un objetivo común que implica a muchas otras personas ajenas a la empresa, e incluye
todos los recursos que moviliza para lograr sus objetivos.
Estos recursos que la empresa necesita son de muy diferente naturaleza (humanos, financieros,
materiales, naturales, etc) pero su procedencia es común: el entorno social y natural en que la empresa
se desenvuelve.

Por tanto, la empresa debe actuar de forma responsable con todo su entorno, ha de ser socialmente
responsable.

Se entiende por responsabilidad social corporativa el compromiso empresarial de operar de forma

económica y medioambientalmente sostenible, lo que implica reconocer y respetar los intereses de
todos y cada uno de los grupos implicados en la gestión (clientes, proveedores, accionistas, etc) y de la
sociedad en general.

Por lo tanto, se puede decir que la RSC implica:

- Compromiso empresarial de operar de forma que se genere valor para toda la sociedad
- Decisión estratégica de le empresa que le permita generar mejor imagen en la sociedad. Esta es
voluntaria, ya que la aplicación de la RSC transciende al obligatorio cumplimiento de la ley.
- Desarrollo de una conducta ética por parte de los empresarios, la aplicación del principio que el
fin no justifica los medios.
- Adaptación de la empresa al entorno en que funciona, de forma que se integre tanto
económica como socialmente en su zona de influencia.

En este sentido la implementación de un sistema de logística inversa es uno de los pilares básicos para el
cumplimiento de RSC, ya que una de sus funciones básicas consiste en contribuir al cumplimiento de la
responsabilidad social de la empresa, esto se lleva a cabo a través de 2 funciones:

- Mejora del servicio al cliente en la gestión de devoluciones de producto, de forma que se

reconozcan los intreses de los clientes.
- Aplicación de criterios de sostenibilidad medioambiental en el tratamiento de los residuos de
productos y envases, para lograr la reducción de estos residuos desde el momento del diseño
del producto.