INSTITUTO TEGNOLOGICO PRESIDENTE “EVO MORALES AYMA”

CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS

MATERIA: ORGANIZACIÓN DE LA ADMINISTRACION

UNIDAD TEMÁTICA N° 4

FLUJOGRAMAS

4.1 CONCEPTO DE FLUJOGRAMA

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones,

movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

Según Gómez, Guillermo 7. El Flujograma o Flujograma, es un diagrama que expresa

gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este,
estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener
información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Es decir, son una mezcla de símbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los
pasos de un proceso, de forma tal que este se comprenda más fácilmente.

Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de
flechas para indicar la secuencia de la operación, en pocas palabras son la representación
simbólica de los procedimientos administrativos.

4.2 IMPORTANCIA

Son importante los flujogramas en toda organización y departamento, ya que este permite la
visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está
equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros
trabajan con mucha holgura.

Además de la secuencia de actividades, el Flujograma muestra lo que se realiza en cada

etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser
tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor).

El Flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de las entradas
de proveedores las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso.

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4.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS

4.3.1 SINTÉTICA

La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas

hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y
asimilación, por tanto, dejan de ser prácticos.

4.3.2 SIMBOLIZADA

La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a

los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

4.3.3 DE FORMA VISIBLE A UN SISTEMA O UN PROCESO

Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad
de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea
que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales.

Esta herramienta es de gran utilidad para una organización, debido a que su uso contribuye
en con el desarrollo de una mejor gestión institucional, en aspectos como:

- Muestran de manera global la composición de un proceso o procedimiento por lo que

favorecen su comprensión al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce
fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

- Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles duplicidades que se
presentan durante el desarrollo de los procedimientos, así como las responsabilidades y los
puntos de decisión.

- Facilitan a los funcionarios el análisis de los procedimientos, mostrando gráficamente quién

proporciona insumos o recursos y a quién van dirigidos.

- Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios, y de apoyo cuando el
titular responsable del procedimiento se ausenta, de manera que otra persona pueda
reemplazarlo.

- La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que
representa está disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino
también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y
mejorarlo.

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4.4 CONSTRUCCIÓN DE LOS DIAGRAMAS

La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de pasos,

mismos que sirven de guía para su diseño, estos se presentan a continuación:

Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la

ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente
interrelacionados y que constituyen un proceso.

Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación

de quién lo empleará, ya que esto permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama
a utilizar.

Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último
paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están
interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término
significa el inicio del proceso siguiente.

Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de

los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden
cronológico.

Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de decisión y

desarrollarlos en forma de pregunta, la presentación de las dos ramas posibles
correspondientes se identifica con los términos SI/NO.

Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es recomendable

hacer una revisión del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se
encuentra completo y ordenado, previendo así la omisión de pasos relevantes.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los

correspondientes símbolos.

4.5 CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:

4.5.1 ENCABEZADO DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Nombre de la institución.
Título, o sea diagrama de flujo.
Denominación del proceso o procedimiento.
Denominación del sector responsable del procedimiento.
Fecha de elaboración.

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Nombre del analista que realizó el trabajo.

Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y
de los responsables.
Simbología utilizada y su significado.

4.5.2 ESTRUCTURA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.

Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso
excesivo de ellos.
No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas
de flujo a otras líneas.
Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y
salir de él por la parte inferior y/o derecha.
En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los
conectores correspondientes.
Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de
muchas palabras.
Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del
símbolo inicial y final.
Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.
Cada flecha representa el flujo de una información.

4.5.3 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuándo
hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal
de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento,
puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el
manual de procedimientos completo.

Deben utilizarse frases cortas, pero completas.

Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo
presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.

Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una
interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que el
personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de
su contenido.

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4.6 TIPOS DE FLUJOGRAMAS

Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo:

4.6.1 DIAGRAMA DE FLUJO VERTICAL

También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas
verticales y líneas horizontales. En las columnas verticales están los símbolos o
convencionales (de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios
involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido.

El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para

armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para
racionalizar el trabajo.

Diagrama de flujo vertical

Diagrama correspondiente al Procedimiento de Remisión de Informes de labores a la
Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios

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4.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO HORIZONTAL

Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace

de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical.

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El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una
determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios
organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y
comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del
trabajo.

Diagrama de flujo horizontal

Diagrama correspondiente al procedimiento de Adquisición de materia prima

4.6.3 DIAGRAMA DE FLUJO DE BLOQUES

Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada
cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y
variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas
en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es
decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc., que
constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.

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Diagrama de flujo de bloques

Diagrama correspondiente al procedimiento de Atención de usuarios en emergencias

4.7 SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS

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- Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la

disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la mención de
que la información ya ha sido procesada.

- Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan
como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.

- Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos
alternativos.

SI NO

- Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento

cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la
tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un documento tenga varias
copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el
original: uno para la copia y así sucesivamente.

- Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro
diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba
seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.

- Archivo/Almacenamiento: Indica almacenamiento (cuando se trata de materiales) o

que algo se archiva (cuando se trata de documentos).

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 - Dirección de flujo: Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir
símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.

- Operación e inspección: Indica la verificación o supervisión durante las fases del

proceso, método o procedimiento de sus componentes.

- Demora: Indica retraso ya sea por congestionamiento, distancia o por espera

de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un
desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa
para proseguir el proceso.

- Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y

equipo de un lugar a otro.

4.8 CONCLUSIÓN

Los Flujogramas a los cuales también se les llaman diagrama de flujo y muy rara vez
Flujograma, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna
cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o
recursos.

Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda
elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así
como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

Las selecciones de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las
gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que
se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia
el sentido del Flujograma.

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