Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Ingeniera Comercial

Paralelo:

INC-S-VE-7-2

Nombre:

Sully Rivera Ponce

Materia:

Administración Operaciones

Tema:

Diagrama de flujos

Docente:
Mauricio Chávez

Periodo:

Ciclo II 2020-202
 Introducción

El diagrama de flujo además de ser una representación gráfica es la

secuencia o rutina simple que tiene como finalidad facilitar la
comunicación entre personas.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación

gráfica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su
nombre lo dice representa el flujo de información de un procedimiento.
Existen varios tipos de diagramas de flujo para: Ingeniería, Software,
Datos, en este trabajo se estarán presentando los elementos para crear un
Diagrama de Flujo de Procesos, como los utilizados en nuestras oficinas e
inclusive a nivel institucional.
Diagramas de Flujo o Flujogramas
Un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o
de una secuencia de acciones rutinarias. Se basan en la utilización de
diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama
diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de
flechas para indicar la secuencia de la operación.

En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones

públicas y privadas, los diagramas de flujo o flujogramas, son
representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas
o pasos de un proceso, la secuencia lógica en que estas realizan, y la
interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a
cabo.

La expresión de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo

genera valor agregado para la institución, pues la representación gráfica de
los mismos permite que sean analizados por los que tienen a su cargo su
realización y además por otros actores interesados; quienes podrán aportar
nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.

Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos

encontrar:

 Favorecen la comprensión del proceso/procedimiento al mostrarlo

como un dibujo. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce más
fácilmente los dibujos que la escritura en prosa. Un buen diagrama
de flujo reemplaza varias páginas de texto.
 Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del
proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los
reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los
cuellos de botella, y los puntos de decisión.

 Muestran las interfaces cliente - proveedor y las transacciones que en

ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las
mismas.

 Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos

empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se
realizan mejoras en el proceso.

 Así mismo esta herramienta es de gran utilidad para una

organización, debido a que su uso contribuye en con el desarrollo de
una mejor gestión institucional, en aspectos como:

 Muestran de manera global la composición de un proceso o

procedimiento por lo que favorecen su comprensión al mostrarlo
como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos.
Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

 Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o

posibles duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los
procedimientos, así como las responsabilidades y los puntos de
decisión.

 Facilitan a los funcionarios el análisis de los procedimientos,

mostrando gráficamente quién proporciona insumos o recursos y a
quién van dirigidos.

 Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios, y

de apoyo cuando el titular responsable del procedimiento se ausenta,
de manera que otra persona pueda reemplazarlo.

 La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor,

pues el proceso que representa está disponible para ser analizado, no
sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes
interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
Cuando se usa

El diagrama de flujo sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo
pueden mejorarse. Esta herramienta ayuda también a buscar los elementos
clave de un proceso, a la vez que se delinea claramente dónde termina un
proceso y dónde empieza el próximo. El trazado de un flujograma
establece la comunicación y el conocimiento general del proceso.

Además, los diagramas de flujo se usan para identificar los miembros

adecuados del equipo, identificar quién proporciona insumos o
recursos a quién, establecer áreas importantes para la observación o
recopilación de datos, identificar las áreas para mejorar o hacer más
eficientes, y para generar hipótesis sobre las causas. Los flujogramas
pueden usarse para examinar los procesos para el flujo de pacientes, el
flujo de información, el flujo de materiales, los procesos de atención
clínica o las combinaciones de estos procesos.

Cómo se usa

Para hacer el diagrama, se empezará identificando qué actividad, hecho,

información o producto inicia el proceso: este hecho irá dentro de un
rectángulo de aristas redondeadas. Luego se determinará la actividad, o en
su caso actividades, inmediatamente posterior o posteriores.
A medida que se realiza el diagrama, para las actividades en que se
considere necesario, se irá rellenado una "plantilla" en la que se indica:
“Qué ", que es lo que se hace
“Quién ", quién lo hace
“Cuándo " debe hacerlo
“Cómo ", cómo debe hacerlo
“Registros ", los registros y/ o documentos que se hayan generado y que
nutren la siguiente actividad.

Los pasos y los puntos o momentos decisivos del diagrama de flujo

deben reflejar el verdadero proceso (lo que en realidad se hace). Se
trata de la única manera de ver lo que puede mejorarse o lo que
tiene que mejorarse. Si se generan ideas para efectuar mientras se
elabora el flujograma, no las analice a esta altura, pero no se deje
de anotarlas para usarlas en el futuro.

Hacer un análisis para comprobar si los pasos siguen un orden

lógico. Aquellas áreas o aspectos que no estén claros pueden
representarse con el símbolo de una nube (para implicar un área
dudosa) y aclararse más adelante.

Después del transcurrido de un día o dos, analizar el flujograma junto

con el grupo para ver si el grupo está contento con su labor. Preguntar
a otras personas que participen en el proceso si creen que refleja lo
que hacen.

Construcción de los diagramas

La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una

serie de pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, estos se presentan
a continuación:

· Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son

responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se
encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso.

· Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la

identificación de quién lo empleará, ya que esto permitirá definir el grado
de detalle y tipo de diagrama a utilizar.

· Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del

primer y último paso que lo conforman, considerando que en los
procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la
conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso
siguiente.

· Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la

identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada
procedimiento y su orden cronológico.

Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de

decisión y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentación de las dos
ramas posibles correspondientes se identifica con los términos SI/NO.

· Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es

recomendable hacer una revisión del procedimiento con el fin de
corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado, previendo así
la omisión de pasos relevantes.

· Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando

los correspondientes símbolos.

Criterios para el diseño de los diagramas de flujo

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los

siguientes criterios:

· Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente

información:

 Nombre de la institución.
 Título, o sea diagrama de flujo.
 Denominación del proceso o procedimiento.
 Denominación del sector responsable del procedimiento.
 Fecha de elaboración.
 Nombre del analista que realizó el trabajo.
 Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o
procedimiento y de los responsables.
 Simbología utilizada y su significado.

Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:

 Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el

diagrama.
 Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
 No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin
hacer uso excesivo de ellos.
 No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
 Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden
llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.
 Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior
y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.
 En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y
emplear los conectores correspondientes.
 Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso,
evitando el uso de muchas palabras.
  Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a
excepción del símbolo inicial y final.
 Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea
de flujo de salida.
 Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de
dicha actividad.
 Cada flecha representa el flujo de una información.

Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:

 Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace,

cómo hace, cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte
más importante y útil para el personal de ejecución de una
institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede
hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver
a leer el manual de procedimientos completo.
 Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
 Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del
singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe,
Controla, Remite, Archiva, etc.
 Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan
tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos
sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo
pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

Tipos de Diagramas

Existen tres tipos de diagramas de flujo o flujogramas:

Diagrama de flujo vertical:

También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en

donde existen columnas y líneas. En las columnas están los símbolos (de
operación, transporte, control, espera y archivo), el espacio recorrido para
la ejecución y el tiempo invertido, estas dos últimas son opcionales de
inclusión en el diagrama de flujo. En las líneas se destaca la secuencia de
los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados
en la rutina. Este tipo de diagrama es extremadamente útil para armar un
procedimiento, ayudar en la capacitación del personal y racionalizar el
trabajo.
Diagrama de flujo horizontal:

En este diagrama de flujo se utilizan los mismos símbolos que en el

diagrama de flujo vertical, sin embargo la secuencia de información se
presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar a las
personas, unidades u organismos que participan en un determinado
procedimiento o rutina, y es bastante común que sea utilizado para
visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos
actores y así poder comparar la distribución de tareas y racionalizar o
redistribuir el trabajo.

Aunque su elaboración resulta más compleja que la del diagrama vertical,

este diagrama facilita la visualización de los sectores de una organización
que intervienen en un procedimiento determinado; además, permite una
mejor y más rápida comprensión del procedimiento por parte de los
usuarios.

Diagrama de flujo de bloques:

Este es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una

secuencia de bloques encadenados entre sí, cada cual con su significado.

Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas
anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el
gráfico.

Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la utilización de

bloques que muestran paso a paso el desarrollo del mismo.
Diagrama de Contexto Ejemplo
k dddddddddgggggggggggggg DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Conclusiones

En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las

empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
Su utilización en estos ámbitos es tan importante, debido a que permiten la
visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del
trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo
para algunas mientras que otros trabajan con mucho desahogo.
 Recomendaciones

• Los flujogramas deben reflejar siempre el proceso real, no el ideal. Un

diagrama de flujo debe reflejar lo que sucede realmente.
• Haga participar a aquellas personas que conocen el proceso, ya sea
mientras se elabora el flujograma o para que lo revisen y analicen una
vez terminado.
• Analizar de que el diagrama de flujo aborde realmente el problema
identificado.
 Bibliografía

Acevedo, Elmer, Alvarado Gildo, Brenes, Arturo, Galvis, Álvaro. Técnicas

de Planeamiento y Análisis Administrativo. Antología. Carrera de
Administración Bancaria. Universidad Estatal a Distancia –UNED-, San
José, Costa Rica, 1982.
Hernández Orozco, Carlos. Análisis Administrativo: Técnicas y
Métodos. Primera Edición,
Editorial EUNED, San José, Costa Rica, 1996.

Consulta de páginas electrónicas:

Avilés, José, Wikilearning, El estudio del trabajo en los sistemas de
procedimiento de oficina – Simbología Básica. 2006. Sitio visitado el 1
de junio de 2010. Disponible en el sitio electrónico:
http://www.wikilearning.com/monografia/el_estudio_del_trabajo_en_los_s
istemas_de_procedimiento_de_oficinas-simbologia_basica/16615-5

Becerra, Leonardo. Flujogramas. Sitio electrónico monografias.com. Sitio

visitado el 5 de junio de 2010. Disponible en el sitio electrónico:
http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml

Enciclopedia Libre Wikipedia, Diagrama de flujo. Sitio visitado el 1 de

junio de 2010.
Disponible en el sitio electrónico:
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

Guzmán, Anna, Diagrama de flujo. Sitio electrónico monografias.com.

Sitio visitado el 4 de junio de 2010. Disponible en el sitio electrónico:
http://www.monografias.com/trabajos12/diflu/diflu.shtml