Identificación Proveedores

Autor:
UMB VIRTUAL Actualizado: Diciembre 201 8
Cadena Logística

Logística es la integración de procesos, para la gestión de los recursos en una

empresa. La funcionalidad de la cadena logística y todos sus componentes es el
medio que determina la competitividad empresarial.

“Logística es el proceso de planear, implementar y controlar Efectiva y

eficientemente el flujo y almacenamiento de bienes, servicios e información
relacionada del punto de origen al punto de consumo con el propósito de cumplir
los requisitos del cliente”. (Council of Logistics Management (CLM))

Definición

“La Cadena Logística esta integrada por todos los medios y métodos necesarios
para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio”. (Real
Academia Española). (Integra la gestión y la planeación de procesos de
aprovisionamiento, producción y distribución y los subprocesos que los integran
como almacenamiento, inventarios, transporte, los costos de transacciones y el
servicio al cliente entre otros.

La cadena logística, opera en la producción de un producto o servicio que va ser

entregado a un cliente en el tiempo pactado, con la calidad ofrecida y a un precio
adecuado.

Los proveedores y clientes son atendidos según políticas y estrategias del

servicio al cliente. La satisfacción del cliente es el producto esperado de la
gestión logística.

Dentro de este contexto, analicemos la integración de la cadena logística, a través

de la gestión del aprovisionamiento y distribución.

Gestión de Aprovisionamiento

El aprovisionamiento es un proceso que lleva implícito varios subprocesos.

Mediante el, se identifica, evalúa y se selecciona, a los proveedores y fuentes de
abastecimiento, se establecen frecuencias para el reaprovisionamiento, se
controla el nivel de stock de seguridad y se controla la calidad.

Las principales funciones del aprovisionamiento son:

 Las compras
 Recepción
 Control de entradas
 Almacenamiento
 Control de materias primas
 Suministros para la producción
En el aprovisionamiento juega un papel importante la selección de proveedores
exigencia que tiene una empresa, para certificarse en la norma ISO 9001:2000.

La empresa debe abastecerse y administrar los materiales y es a través del

aprovisionamiento. También se denomina la logística de abastecimiento, o cadena
de suministro cuyo fin es proporcionar la continuidad del flujo de materiales y
ejercer su control.

En la gestión de aprovisionamiento es importante, la determinación de cantidades

y oportunidad para comprar, la determinación de políticas de calidad de los
productos a comprar y las estrategias de evaluación de precios y plazos de
entrega de los proveedores.

Gestión de Distribución

La gestión de distribución, se encarga de llevar y movilizar la carga a través de la

planificación, ejecución y control del transporte a los clientes intermedios y/o
finales en las condiciones acordadas, negociadas y contratadas.

Servicio al Cliente

El cliente es lo más importante para una empresa u organización. Ésta depende

de él y de sus requerimientos.

Las Necesidades del Cliente

Las organizaciones que se mantienen en el mercado son aquellas que promueven

cambios en sus procesos y en su cultura organizacional para satisfacer las

necesidades del cliente. Estos cambios involucran a todos los clientes internos y
externos.

Las empresas deben saber y replantearse:

 ¿Qué quiere mi cliente?

 ¿Qué valora de mi producto o servicio?
 ¿Qué valor agregado puedo suministrarle?
 ¿Cómo puedo detectar un cliente insatisfecho antes de perderlo?

Definición

Organización: persona natural o jurídica con necesidades y expectativas, que

desea satisfacer. Algunas de estas necesidades, son: la funcionalidad del
producto, la calidad, el precio y otros atributos que justifican su adquisición.

Cliente: “la organización o persona que recibe un producto”.

Clases de clientes: “consumidor, usuario final, minorista, beneficiado y
comprador”. “El cliente puede ser interno o externo a una organización. Puede ser
un proveedor”. (Norma Técnica Colombiana ISO 9000 numeral 3.3.5.)

Tipos de clientes

 Clientes internos: son los empleados y funcionarios, operarios, directores,

 supervisores, en general los miembros de la empresa.

 Clientes intermedios: son los que hacen parte de la cadena de servicio

 como proveedores, distribuidores.

 Clientes finales: son los consumidores finales de los productos o servicios.

Productos

Definición

 Resultado de un proceso (Norma técnica de calidad NTC ISO 9000.

 Numeral 3.3.5.
  Un producto es aquello que se recibe a cambio de algo.
 Un producto es tangible es decir que se puede ver y tocar como un carro, un
equipo de cómputo, una mesa e intangible que se percibe y se siente como
 la educación, la atención en una EPS, la atención en un banco etc.
 También se le llama producto a una idea, un servicio, un bien, o cualquier
combinación de los tres. Esta definición cubre también los servicios de
apoyo que acompañan a los bienes, como instalación, garantías,
información sobre el producto y promesas de reparación o
1
mantenimiento .

Los proveedores y fuentes de abastecimiento se clasifican según la

naturaleza, tipos y características de los productos.

Cuando los compradores adquieren un producto, lo que realmente compran son

los beneficios y satisfacción que esperan que les ofrezca el producto. Por ejemplo,
un reloj Rolex se compra como un bien de prestigio, no solo para saber la hora.
Los servicios, en particular, se compran con base en las promesas de satisfacción,
las cuales sugeridas por imágenes y símbolos ayudan a los consumidores a crear
2
opiniones sobre productos tangibles e intangibles .

La idea básica en esta definición es que los consumidores están comprando algo
más que un conjunto de atributos físicos. En lo fundamental están comprando la
satisfacción de sus necesidades o deseos. Así una firma inteligente vende los
beneficios de un producto más que el producto mismo.
Categorías de Productos

El Instituto colombiano de normas técnicas y certificación. ICONTEC en la NTC-

ISO
9000. Establece cuatro categorías genéricas de productos: Servicios, Software,
Hardware y Materiales Procesados

Los describe de la siguiente forma:

Servicio es el resultado de llevar a cabo, al menos, una actividad en la interfaz

entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible. Un ejemplo es el
transporte.

La prestación de un servicio puede implicar:

 Una actividad realizada sobre un producto tangible suministrado por el

 cliente. La reparación de un automóvil, por ejemplo.
 Una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el
cliente., como la declaración de ingresos necesaria para preparar la
 devolución de los impuestos.
 La entrega de un producto intangible, como la información en el contexto de
la transmisión de conocimiento; la creación de una ambientación para el
cliente, (por ejemplo en hoteles y restaurantes).

Software programa para procesar información. Por lo general es intangible y

puede presentarse bajo la forma de propuestas, transacciones o procedimientos.

Hardware es generalmente tangible y su cantidad es una característica contable.

Materiales procesados usualmente son tangibles y su cantidad es una

característica continua. Por ejemplo, un lubricante.

Los productos se clasifican en diferentes categorías y su denominación como

servicio, software, hardware o material procesado depende del elemento
dominante por ejemplo: el producto ofrecido “automóvil” está compuesto por
hardware (por ejemplo las ruedas), materiales procesados (combustible, líquido y
refrigerante), software (por ejemplo los programas informáticos de control del
motor, el manual del conductor) y un servicio (por ejemplo, las explicaciones
relativas a su
3
funcionamiento proporcionadas por el vendedor).”

Existen otras categorías como:

Producto Producto Producto Producto

Genérico Esperado Aumentado Potencial

Es un producto Es un producto Es un producto que Es un producto

elaborado con las que cumple con cumple con las aumentado y el
condiciones las expectativas expectativas productor le
mínimas. mínimas del mínimas del cliente, agrega valor de
cliente. pero le adicionan atractivos para un
algún detalle cliente
específico que lo segmentado.
diferencia del
producto esperado.

La selección de cada una de estas categorías por el comprador radica en el precio

a medida que aumenta la complejidad en la fabricación y presentación aumenta el
precio. La compra de un producto genérico, beneficia con menor precio, pero
inferior calidad.

Características de los Productos

 Características Intrínsecas: son las características internas y esenciales 

en la fabricación del producto.

 Características Extrínsecas: son todas las características externas de la

 fabricación del producto.

 Características Organolépticas: son las características que se pueden
percibir por los sentidos (olor, color, textura, consistencia, etc.

Fuentes de Información

El uso de Fuentes de información primaria y Fuentes de información secundaria

nos permiten identificar los proveedores y fuentes de abastecimiento. Mediante el
procesamiento de la información podemos evaluar los proveedores y fuentes de
abastecimiento según el país, región, ciudad, empresa, precio, servicio y
cumplimiento. Podemos apoyarnos en el manejo de anuncios y otros medios
electrónicos.

Para la búsqueda y organización de la información y para generar valor agregado

según las necesidades u objetivos que se persigan existen paquetes o software
que suministra reportes ágiles o que transforma automáticamente la información y
la envía a diferentes centros de recepción como puede ser de la empresa a sus
proveedores como el EDI.

Dentro de este contexto, vamos a analizar los conceptos que siguen a

continuación.

Existe mucha información de todo tipo y condición al servicio de quien pueda

requerirla y se puede ubicar por diferentes medios, pero no toda es útil y
pertinente. La administración y direccionamiento de una empresa, apoya sus
decisiones en la información recolectada, organizada procesada y analizada.
El disponer de una información pertinente al desarrollo social y económico de la
empresa, se constituye en un elemento clave para el desarrollo o mantenimiento
de ventajas competitivas. La empresa debe identificar los requerimientos de
información, las fuentes para su recolección y define una estructura que le permita
su procesamiento, comunicación e interacción entre clientes internos y externos y
sus procesos. La información pueden ser: numérica o textual. De fuente primaria o
secundaria.

Fuente de Información Primaria

Se le llama información primaria a la que se produce directamente por y para una

investigación, utilizando cualquier tipo de técnicas (cuantitativas o cualitativas).
Las fuentes primarias de información se constituyen en la forma más pura en su
obtención de datos, porque es la producción original de datos. Es el material de
primera mano relativo al objeto investigado.

Ejemplos de fuentes primarias: un documento creado por alguien con un fin

determinado, artículos escritos con objetivos determinados, una encuesta, una
entrevista, la observación, las pruebas y técnicas proyectivas, un grupo de
discusión, etc.

Fuente de Información Secundaria

Se le llama información secundaria a los datos recogidos y ya elaborados,

(información primaria) que existen previamente y son del interés del investigador
por lo que ha sido producido con diversos propósitos. Para su recolección se
utilizan dos técnicas: cuantitativas (estadísticas, censos cálculos matemáticos) y
cualitativas, como (actas, registros, informes, documentos).

Fuentes para la Recolección de Información

Fuentes internas

Las fuentes internas de información están constituidas por los documentos

internos que son las memorias o registros de las operaciones cotidianas de la
empresa. Se generan diariamente a través de informes (en los diferentes
departamentos áreas o unidades de negocio de la empresa), de documentos que
sirven para realizar análisis para toma de decisiones, de estudios especializados
realizados por terceros como estudios de mercado, diagnósticos, de manuales
para organización de procedimientos, de productos, (muestran la dinámica, las
características o otra variable que quiera investigar), de normas técnicas etc.

Algunos ejemplos de las fuentes de Información interna que se pueden consultar a

través de:

 Informes en los diferentes departamentos áreas o unidades de negocio de

 la empresa.
  Documentos que sirven para realizar análisis para toma de decisiones, de
estudios especializados realizados por terceros como estudios de mercado,

 diagnósticos, de manuales para organización. 

Procedimientos.
 Productos, (muestran la dinámica, las características o otra variable que

 quiera investigar).
 Normas técnicas.

Fuentes externas

Son las que proveen información generada fuera de la empresa, como en

bibliotecas y centros de documentación, en entidades, públicas o privadas, en
material impreso, en videos, en cintas de audio, en investigaciones de campo.

Algunos ejemplos de las fuentes de Información externa que se pueden consultar

a través de:

  Publicaciones (como catálogos de exhibiciones).

 Publicaciones entidades publicas como ministerios y empresas del Estado y
 gubernamentales.
 Publicaciones de organismos de desarrollo económico/ social. Gremios de la
 producción (aspectos de política económica) Fedesarrollo, Fenalco, Andi.
 Publicaciones de organismos internacionales como la OEA, BIRF, BID.
  Publicaciones de asociaciones y cámaras de industria y/o comercio.
 Publicaciones de proveedores, distribuidores, sindicatos, otros competidores.
Según tipos de productos y servicios, agencias de viajes, empresas de
transporte, empresas productoras de insumos y materias primas,
almacenes
 de cadena, hipermercados, supermercados.
 Catálogos de universidades/ centros de investigación. Entidades educativas
formales, educación para el trabajo y el desarrollo humano, empresas de
 educación informal.
 Directorios reales y virtuales, bases de datos, paginas amarillas, bases de
 datos privadas y negociables.
 Prensa nacional/ local, periódicos de circulación local, revistas
especializadas, investigativas, de farándula y culturales.

Clasificación abreviada de las fuentes de información externa

La información consultada exige unas características según el propósito de la

investigación, por ejemplo:

 Según el nivel técnico de las publicaciones.

  Según la cobertura geográfica si la publicación sólo incluye información
 sobre mercados y competidores locales e internacionales.
 Según la cobertura temática con información sobre otras industrias o
 sectores.
 Según la periodicidad de producción y actualización.
 Según el idioma en el cual aparece la publicación.

Al consultar información externa se debe interpretar la fuente, porque muchas

veces la información de campo cubre áreas variadas como: actividades de
investigación y desarrollo de los competidores, inversiones en nuevas plantas,
ofertas promocionales, cambios en las estrategias, Para nuestro estudio son
aspectos claves. El investigador debe estar actualizando en forma permanente.

Análisis e Interpretación de la Información

Una vez finalizada la recolección de la información, por cualquiera de las fuentes,

se inicia el proceso de revisión, organización y análisis e interpretación de los
datos recolectados.

En esta fase, se requiere tener los objetivos muy claros de la utilidad de la

información, y una gran eficiencia en la integración de los datos recolectados con
la información interna y externa.

Después de organizar la información recolectada, Se evalúa y se consideran

aspectos tales como: confiabilidad de la fuente, confiabilidad y relevancia de la
información, su actualidad o vigencia.

Técnicas de Análisis de Información

Técnicas cualitativas

Son las que se usan para producir u ordenar datos de texto o símbolos. Las más
usadas son la observación, la entrevista y los grupos de discusión. Sirven para
realizar los análisis y medir o describir situaciones de impacto.

Dentro de estas técnicas podemos mencionar: los pronósticos, la formulación de

escenarios, la tormenta de ideas, entre otras de menos uso generalizado están:

 Los pronósticos cualitativos se utilizan cuando no se dispone de datos

 históricos.
 La formulación de escenarios, o identificación de posibles ocurrencias futuras,
son técnicas modernas de anticipación e idealismo de las
 situaciones.
 La tormenta de ideas, a través un grupo de personas seleccionadas según
su perfil y frente al objetivo de la investigación, participan e interactúan
 frente a un problema dado, generan posibles predicciones en torno a un
asunto o problema. De los resultados de la discusión o debate salen
conclusiones que
se recopilan en matrices de perfil competitivo, sobre las cuales la alta
dirección se apoya para la toma de decisiones.

Técnicas cuantitativas

Son las que se usan para la transformar la información asignando valores

numéricos. Los métodos más usados que utilizan técnicas cuantitativas son: los
cálculos estadísticos (procesamiento de encuestas por muestreo, censos, estudios
longitudinales). El análisis involucra las pruebas de hipótesis, el tratamiento de la
información y el reconocimiento de patrones en la información por medio del uso
de métodos estadísticos.

Intercambio Electrónico de Datos EDI

En la identificación y registro de proveedores y fuentes de abastecimiento se tiene

en cuenta el grado de desarrollo tecnológico, mercadeo y respuesta de las
empresas proveedoras.

¿Qué es EDI?

El Intercambio Electrónico de Datos -EDI- es el resultado de la integración de

datos y documentos, que funciona desde la ejecución de sistemas de información
por medios electrónicos de datos estructurados, por medio de aplicaciones
informáticas a través de interfaces con datos locales, que intercambian
información comercial.

El intercambio de información, funciona con normas para mensajes acordadas en

un formato estándar universalmente aceptado, que se realiza entre una empresa y
sus asociados comerciales. (clientes-proveedores) Se obtienen resultados como:
órdenes de compra, facturas y notificaciones de cobro, entradas y salidas
documentales de una o varias transacciones. Entre otras que son el desarrollo
permanente de la empresa que lo aplica.

Las transacciones que se realizan a través del EDI, se generan entre una o varias
partes involucradas, y con objetivos complementarios dentro de parámetros
comunes, base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio
común. La transmisión de datos se lleva a cabo, en forma electrónica
estructurada,

Los datos comerciales se transmiten a través de documentos electrónicos. En la

transmisión, la información se transporta a través de mensajes o de transferencia
de ficheros electrónicos.
Características

En el Intercambio Electrónico de Datos –EDI - La relación entre los clientes, es

directa, se envían los documentos desde las aplicaciones internas que manejan
los datos de una empresa a los sistemas computarizados de sus clientes y aliados
comerciales y viceversa.

Los procesos del EDI son automatizados, no se presenta flujo de papel. Los
equipos requeridos son los computadores operados, mediante digitación,
impresión, envío de documentos vía correo o vía fax.

Se reduce el personal, los errores y retrasos, se simplifican los procedimientos,

hay mas control de costos, aumenta la eficiencia e incremento de los niveles de
servicio a los clientes, disminuyen los puntos de pedido y los niveles de
inventarios.

Se incrementa la eficiencia de las operaciones diarias y mejoran las relaciones con

agentes externos como otras empresas, instituciones económicas y financieras.

Anuncio Publicitario

En la búsqueda de los mercados nacionales e internacionales, surge la necesidad

de hacerse conocer por medio de anuncios publicitarios para comunicar y atraer
clientes sus productos. El mercado moderno esta saturado de oferta de productos
y servicios con diversos fines y usos, para la industria, la agricultura, los servicios,
el hogar. etc.

Las empresas públicas y privadas ofrecen cada vez más nuevos y tradicionales
productos en algunos casos mejorados. El diseño y desarrollo y evolución de los
productos y servicios que se fabrican, ha crecido en forma progresiva, lo que
obliga a que las empresas productoras y distribuidoras se vuelvan más
competitivas en el mercado internacional.

Cuando se observa un anuncio publicitario hay que tener en cuenta, que están
diseñados para comunica mensajes atractivos de los atributos de los productos y
servicios, a través del mensaje que se va a comunicar y a través de un medio,
verbal, escrito, virtual, grafico, etc.

En la búsqueda de proveedores y fuentes de abastecimiento, estos se

evalúan según el país, región, ciudad, empresa, precio, servicio y
cumplimiento.

¿Qué es un anuncio publicitario?

Es un mensaje que da a conocer un producto, o un servicio a un público

consumidor. El anuncio esta relacionado con un propósito persuasivo orientado a
la promoción de un bien o servicio.
Los anuncios generalmente se realizan por diferentes medios de comunicación
masiva para tener, un efecto más fuerte sobre el consumidor. O por otros medios,
según sea el segmento de mercado al que dirigen el producto. Por su condición
audiovisual, requieren la disposición de recursos humanos, físicos y financieros
costosos por el grado de especialización y su duración es muy breve.

Se ven limitados a trasmitir los hechos básicos o ideas que van a fijar en la mente
del público objetivo. En nuestro medio utilizamos los anuncios de radio, televisión,
Internet vallas, muros, portadas de almacenes, medios escritos etc.

Características

Los anuncios en su composición además del mensaje, contienen sonidos,

imágenes y otros elementos que atraen la atención de los usuarios y el público en
general.

Los medios más utilizados son:

 Televisión: es el medio ideal para la difusión de mensajes, ya que, puede

combinar imágenes en movimiento con sonidos y musicalización. Es un
medio masivo o sea que capta mucho publico y con gran cobertura
 geográfica. Es altamente costoso.
 Radio: los anuncios en algunos casos llamados cuñas, son persuasivos
menos seductores que los televisivos, porque no disponen de soporte visual
y se basan más en la argumentación. Son dirigidos a un público más oyente
que visual, ejemplo transportadores, trabajadores que acompañan su
 quehacer con un sistema de audio permanente.
 Piezas graficas: esta constituida por la prensa escrita, catálogos, folletos,
plegables, y revistas, y otros formatos que se expenden a los segmentos
respectivos. Para la información de proveedores además de los anteriores,
los catálogos son piezas fundamentales en la ilustración de las
características propias del producto.

¿Cómo se debe leer o interpretar un anuncio?

IMAGEN TITULAR TEXTO

Al realizar el anuncio graficado, la imagen se encuentra siempre en un punto

central superior y el titular y texto, por debajo de ella. Al observar toda la
composición en su conjunto, aunque no se encuentre cada elemento colocado de
la forma más común a su lectura e interpretación.
Al realizar un anuncio publicitario los creativos tienen en cuenta el mensaje que se
va a comunicar y a través de que medio, (verbal, escrito, virtual, etc.) y durante
que lapso de tiempo, para hacer efectivo el modo en el cual se quiere comunicar
el mensaje.
Anuncios en Internet

Las compras por Internet cada vez están cobrando mas fuerza. Los anunciantes
ahora tienen y están actualizando su propia página y es a través de ella que se
están realizando muchos negocios.

Es una opción para campañas de imagen de marca, ya que los anuncios pasan de
ser piezas gráficas o audiovisuales para convertirse en software capaz de
reaccionar al tiempo que reacciona el cliente consumidor.

Los creativos han ido evolucionando con este concepto porque deben construir y
elaborar símbolos virtuales, proponer estrategias para el contacto y muestra real
del producto con encuentros entre el cliente y proveedor. Mucho más cuando la
competencia cada vez es más especializada a nivel mundial.

Negociación

La globalización de los mercados, obliga a las empresas a competir con productos

de igual o mayor calidad a bajos precios. Es por medio de la negociación que se
establecen alianzas a través de diversas formas jurídicas, que las empresas sin
importar su tamaño, pueden aprovechar para lograr ventajas competitivas. En el
espectro mundial actual, han cobrado fuerza las nuevas estrategias de
negociación, las empresas se asocian a través de alianzas, con el fin de alcanzar
sus objetivos.

Definición

 Negociación: es el acto mediante el cual dos o más partes se ponen de

acuerdo para lograr una ganancia. La negociación se formaliza mediante el
contrato de compra – venta o su equivalente al cierre de una venta.

Las estrategias de negociación son usadas en el mundo empresarial cuando dos o

más empresas se unen para sacar adelante un negocio, un proyecto, desarrollar
una actividad económica específica, sin constituir sociedades o figuras jurídicas
permanentes, acordando unos términos que benefician a las partes. En toda
negociación se pueden encontrar con las siguientes situaciones:
GANAR -GANAR Cuando ambas partes ganen, compartiendo el beneficio. Se
intenta llegar a un acuerdo que sea mutuamentebeneficioso.
En este tipo de negociación se defienden los intereses propios
pero también se tienen en cuenta los del oponente.

GANAR -PERDER Cuando cada parte trata de alcanzar el máximo beneficio a

costa del oponente.

Existen varias figuras para realizar negociaciones, entre ellas las más conocidas
en la negociación actual son Outsourcing y el Join Venture.

 Outsourcing: es una estrategia de negociación entre dos empresas. Una

empresa se especializa en la prestación de un servicio que otra requiere y
que no constituye su objeto social. Permite que las empresas, concentren
toda su actividad, en el objeto para el cual fue creado. A esta estrategia se
le conoce también como tercerización de servicios.


 Join Venture: es una estrategia de negociación, donde dos empresas se
comprometen a desarrollar un proyecto en forma compartida asumiendo en
la misma forma los riesgos. Se protocoliza a través de un contrato de riesgo
compartido. La importancia de esta estrategia de negociación radica en que
se estipula a un plazo determinado, se explota el capital invertido, se
administra el know how, y las estrategias de mercado y otras variables que
implican alta complejidad. Esta negociación se presenta mas generalizada
en grandes empresas.

Negociar Mejor con los Proveedores

Los proveedores de una empresa, también son sus clientes. Forman parte de la
cadena logística. Por eso es tan importante el tener muy bien documentada la
información acerca de ellos, tener bien constituidas las bases de datos tener muy
claras las políticas de compras y conocer la cadena logística de la empresa.
El tener fuentes de abastecimiento acordes con el objeto social de la empresa,
garantiza eficiencia y efectividad en los procesos.
Muchas veces los proveedores, de empresas medianas y pequeñas, funcionan de
manera informal, a veces lo hacen por la proximidad geográfica. Sin especializar
sus fuentes de abastecimiento

Tipos de Proveedores

 Fabricantes o distribuidores
 Pequeños o grandes
 Proveedores locales o alejados
 Proveedores que son a la vez clientes
 Proveedor único o varios proveedores

Selección de Proveedores

Es importante una vez que se han identificado los proveedores, conocer su

historia, sus clientes, su posicionamiento en el mercado y en el sector sobre el
cual se especializa, sus relaciones con otras empresas y con otros proveedores.
Para la selección de los proveedores se valoran en las oferta, se agrupan de
acuerdo con factores económicos, factores de calidad y factores de servicio.

 Los factores económicos como precio unitario, descuentos comerciales;

 gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc.
 Los factores de calidad cuando el producto, es lo que espera el cliente, las
características técnicas, las pruebas de funcionamiento, muestras enviadas
 valor agregado a la entrega.
 Los factores de servicio comprenden aspectos comerciales, el plazo de
entrega, el servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente,
período de garantía, prestigio del proveedor, aceptación del producto en el
mercado, etc.

Bases de Datos

En la identificación y registro de proveedores, las bases de datos juegan un papel

importante.

Los proveedores y fuentes de abastecimiento son evaluados según el país,

región, ciudad, empresa, precio, servicio y cumplimiento.
Los proveedores y fuentes de abastecimiento son identificados en fuentes
primarias y secundarias de información.

Es a través de las bases de datos como se obtiene la información sobre

proveedores nacionales e internacionales. Los proveedores se registran en la
base de datos de la empresa, según procedimientos y técnicas establecidas.
 Las bases de datos bien organizadas y estructuradas son funcionales para que la
empresa tenga a mano los datos de quienes van a proveer su productos, facilitan
la toma de decisiones en las relaciones que se quieran establecer con los clientes,
proveedores y fuentes de abastecimiento.

1
El siguiente texto proporciona una idea muy detallada sobre el funcionamiento
interno de las bases de datos. Ubica la consulta en bases de datos a nivel
nacional e internacional. “Uno de los objetivos fundamentales de un sistema de
información es contar no sólo con recursos de información, sino también con los
mecanismos necesarios para poder encontrar y recuperar estos recursos.

De esta forma, las bases de datos se han convertido en un elemento

indispensable no sólo para el funcionamiento de los grandes motores de
búsqueda y la recuperación de información a lo largo y ancho de la Web, sino
también para la creación de sedes Web, Intranets y otros sistemas de información
en los que se precisa manejar grandes o pequeños volúmenes de información. La
creación de una base de datos a la que puedan acudir los usuarios para hacer
consultas y acceder a la información que les interese, es una herramienta
imprescindible de cualquier sistema informativo sea en red o fuera de ella.

Una base de datos es una colección de datos organizados y estructurados según

un determinado modelo de información que refleja no sólo los datos en sí mismos,
sino también las relaciones que existen entre ellos. Se diseña con un propósito
específico y debe ser organizada con una lógica coherente. Los datos podrán ser

compartidos por distintos usuarios y aplicaciones, pero deben conservar su

integridad y seguridad al margen de las interacciones de ambos. La definición y
descripción de los datos han de ser únicas para minimizar la redundancia y
maximizar la independencia en su utilización”.

Tradicionalmente se ha hecho una distinción clara entre 2 tipos de bases de datos:

 Bases de datos referenciales: aquellas bases de datos que ofrecen

registros que a su vez son representaciones de documentos primarios, y
entre las que cabe distinguir:

Bibliográficas: aquellas cuyo contenido son registros de tipo
bibliográfico.
Directorios: aquellas cuyo contenido está referido a la
descripción de otros recursos de información, como por
ejemplo un directorio de bases de datos.


1 Autora: María Jesús Lamarca. Lapuente (currículo personal). Hipertexto, el nuevo concepto de
documento en la cultura de la imagen. Tesis doctoral. Universidad Complutense de Madrid. URL:
http://www.hipertexto.infoFecha de Actualización: 22/07/08 184 páginas Web. 2.627 archivos.
2.208 imágenes. Tamaño: 52.406Kb. 34.389 enlaces (10.436 externos y 23.953 internos)
  Bases de datos fuente: son las que ofrecen el documento completo, no una
representación del mismo, y entre las que cabe distinguir:

Numéricas: contienen información de tipo numérico.
Textuales: contienen el texto completo de un documento.
Mixtas: combinan ambos tipos de información.

Más información relacionada: URL: http://www.hipertexto.info

Compras

Las características, condiciones de los proveedores y fuentes de

abastecimiento son comparadas y evaluadas con los criterios de selección
asignada por la organización.

Los proveedores y fuentes de abastecimiento son ubicados de acuerdo con

las necesidades de los procesos y unidades de negocio. Los proveedores y
fuentes de abastecimiento son definidos según acuerdos y
reglamentaciones comerciales y financieros.
En los procesos de abastecimiento de objetos para las distintas áreas de una
organización, es importante identificar las políticas de la compañía, las políticas de
compra, el registro de proveedores, el catálogo y su actualización. Los
proveedores registrados en el catálogo deben estar autorizados por el área o
proceso respectivo que solicite

El área encargada de realizar las compras, recibe las solicitudes de las diferentes
áreas o unidades de negocio, es necesario que haya claridad y exactitud en la
información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para
la empresa y estas se harán con en base a dichas requisiciones de cotizaciones,
sus características y otros elementos.

Según el tipo de compra que se realice, así mismo es la selección del proveedor,
por ejemplo para una compra original o sea las compras de adquisición de
maquinaria y equipo, y compra de artículos que se realice por primera vez, se
deben considerar factores de evaluación como: aspectos financieros, calidad,
perspectiva de servicio, situación laboral, responsabilidad, entre otros. Para
compras repetitivas, la experiencia anterior del comprador respecto a calidad,
precio y servicio definirá el tipo de proveedor.

¿Qué constituyen las políticas de compra?

La función de compras en una empresa, esta determinada por la cantidad y

tiempo, cumpliendo con los siguientes fundamentos: obtener un producto o
servicio apropiado para cubrir unas necesidades sean administrativas y de
producción o distribución; tener el material disponible en el momento justo,
asegurar la calidad y pagar el mejor precio.
Cada empresa tiene su propia concepción de las políticas que debe seguir. El
director de compras o jefe de compras o quien haga sus veces, es la persona de
la empresa encargada de definir la política de relación con los proveedores.

La determinación de las necesidades y tiempos en la adquisición de materiales o

servicios dependen de las políticas de compras de cada organización y de cada
una de las necesidades que reporten las dependencias que la constituyan, esto se
realiza generalmente en un periodo de tiempo determinado, en el cual el
responsable de cada área deberá presupuestar las necesidades de materiales e
insumos que necesitará, para generar la programación de compras para ese
mismo periodo. En los casos donde existe producción programada se facilita más
cuando existen relaciones precisas entre los productos a fabricar y los materiales
necesarios para fabricarlos.

Son ejemplos de políticas de compra:

 Política de tiempo de recibo material (debe estar disponible en el momento

 justo)
 Política para compras de las áreas administrativas (necesidades que

 reporten las dependencias o áreas de negocios)

 Políticas para compras de producción o distribución (cuando la producción

 es programada)
 Políticas de aseguramiento de calidad en el aprovisionamiento
  Políticas de relación con los proveedores
 Políticas de la determinación de las necesidades y tiempos en la
 adquisición de materiales o servicios
  Políticas relacionadas con la programación de compras
 Políticas para estimación presupuestal de compras (cantidad estimada de
 materias primas necesarias para la producción)
 Políticas de precio
 Políticas de materiales
 Políticas de control

Requisiciones

Son las formas con las que se solicita al departamento de compras la adquisición
de materiales, partes, implementos o servicios. La claridad y la oportunidad de la
información, que se da al comprador, debe obedecer a un procedimiento
establecido y debe contener como mínimo un formato con los siguientes aspectos:

 Fecha en que se formula la requisición

 Área o departamento
 Persona responsable que hace la requisición
 Número de requisición
  Descripción del material requerido
 Cantidad de elementos requeridos (unidades u otra medida según
 corresponda).
  Clave o código (según catálogo)
 Firma de quien formuló la requisición con Visto Bueno de la instancia
superior (si se requiere)

 Si se necesita, se hacen las observaciones pertinentes

Las requisiciones se pueden manejar en forma electrónica a través del intercambio

electrónico de documentos o de datos. EDI, entre una empresa y sus
proveedores, también se pueden hacer por otros medios tecnológicos utilizados
para enviar y manejar las requisiciones entre el proveedor y cliente como el FAX.

Para realizar las compras y hacer seguimiento al cumplimiento de las expectativas

a la entrega del producto, la selección del proveedor y la fuente de abastecimiento
es el primer paso que debe realizar, hay que conocer las características básicas
del producto que se va a adquirir, para ello se solicitan unas cotizaciones y
después de recibidas, las cotizaciones se evalúan.

Normatividad

Los proveedores y fuentes de abastecimiento son definidos según acuerdos

y reglamentaciones comerciales y financieros.
Ley 80 de 1993

La ley 80 tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de
las entidades estatales. Los contratos que celebren las entidades estatales, se
regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias
particularmente reguladas en esta ley. Los contratos celebrados en el exterior se
podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se hayan suscrito, a
menos que deban cumplirse en Colombia.

El decreto 2127 de 2002 y de la ley 527 de 1999 y la ley 80, son el marco legal para
las compras estatales electrónicas en Colombia. Es la base legal para los
documentos electrónicos, la transmisión electrónica de datos y todo lo relacionado
con las firmas digitales.

Las compras electrónicas se realizan mediante sistemas de información completos,

se realizan en forma directa para transacciones de altos volúmenes, bajos costos
unitarios y mediante licitaciones y concursos electrónicos para transacciones de bajo
volumen, alto valor y alta complejidad. Para la realización de las compras
electrónicas, se deben tener facilidades para conexión a redes externas.

El Decreto 2720 de 2002 regula expresamente la contratación por medio electrónicos.

Compras por catálogo y por subastas en Internet

Es una negociación directa generalmente para contratos de suministro empleando

tecnologías de información y comunicación. El catálogo es una relación ordenada de
las ofertas de los proveedores a través de las tecnologías de información, las ofertas
están en permanente actualización.

Normas ISO

La gestión de compras esta regulada cuando la organización tiene enfoque de

calidad, es decir que adopta un sistema de gestión de calidad o sea que esta
influenciado por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos que
proporciona, los procesos que emplea y el tamaño y estructura de la organización.

La norma ISO 9004 define que el propósito de una organización es identificar y

satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes y otras partes interesadas
como: empleados, proveedores, propietarios, sociedad) para lograr una ventaja
competitiva y para hacerlo de una manera eficaz y eficiente.
El numeral 6 de la norma establece: La gestión de recursos y la forma como la alta
dirección de una empresa, debe asegurarse de que los recursos esenciales tanto
para la implementación de las estrategias como para el logro de los objetivos de la
organización, se identifican y se encuentran disponibles. Considera la provisión
oportuna y eficaz y eficiente de recursos en relación con las oportunidades y
restricciones del sistema.