03-Gestion y Calidad
03-Gestion y Calidad
03-Gestion y Calidad
Gestión se define como aquel conjunto de acciones que se llevan adelante para
administrar o cumplir un objetivo. Sin embargo, las acciones deben seguir un orden. De
nada sirve “hacer cosas por hacer”, ya que así los recursos no se usan eficientemente.
La ISO 9000, que es una norma que contiene todas las definiciones relacionadas a la
Gestión, establece que ésta es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y
controlar la organización.
Las acciones que se realizan deben ser concordantes con los recursos de los que
dispone la organización: infraestructura, recursos humanos, dinero, cultura
organizacional, etc. La gestión de las acciones utilizadas de manera coordinada con los
recursos disponibles, conforman el Sistema de Gestión, definido como un medio para
logran los objetivos, los cuales constituyen el fin.
Para llevar adelante un Sistema de Gestión, se necesita seguir un modelo, una guía.
Estos modelos pueden ser desarrollados por la propia organización, o adherirse a
modelos ya prescriptos. Idealmente, desarrollar un modelo propio sería lo mejor, ya
que se encontraría perfectamente adaptado a las necesidades de la empresa. Sin
embargo, esto insume mucho tiempo y dinero, factores que a ninguna empresa le
interesa perder. Asimismo, se hace difícil validar el Sistema de Gestión frente a
clientes o proveedores. Por lo tanto, en la práctica, los Sistema de Gestión más útiles
son los prescriptos.
Según las características de los Sistemas de Gestión, se pueden dividir en dos tipos:
- Resolutivos o Correctivos
- Preventivos
Los Sistemas de Gestión resolutivos o correctivos son aquellos destinados a
solucionar, resolver, un hecho ya ocurrido, de manera planificada.
Por ejemplo, cuando ocurre un incendio, la evacuación del edificio es una parte de la
gestión resolutiva del problema. Sin embargo, a pesar de que estos tipos de Sistema de
Gestión son necesarios, lo ideal es que el hecho (incendio en este ejemplo), nunca
ocurra. Por ello, los Sistemas de Gestión deben apuntar a ser preventivos. Esto está
definido dentro de las Normas ISO. Por ejemplo, en el requisito 8 de la norma ISO
9001:2015, dice:
3. MODELOS DE GESTIÓN
Los propios son aquellos elaborados por la misma empresa. Son útiles porque
están enfocados y adecuados a las especificidades de la organización. Sin embargo,
su desarrollo insume tiempo y recursos, y presenta desventajas al momento de
presentárselo a nuestros clientes: ¿cómo avala el cliente que estos modelos de
gestión estén bien desarrollados?.
4. DESARROLLADORES DE NORMAS
• European Committee for Standarization (CEN): creada en 1961, con sede en Bruselas,
formada por organismos de normalización nacionales de la Unión Europea. Su
objetivo es normalizar actividades no trabajadas por ISO. Son conocidas como
Normas Europeas.
• Global Ecolabelling Network (GEN): asociación privada sin fines de lucro, fundada en
1994, por organizaciones de ecoetiquetado. Su objetivo es promover y mejorar el
etiquetado ecológico de productos y servicios.
Los sistemas que con mayor frecuencia se integran son aquellos referidos a la calidad,
a medio ambiente y a seguridad en el trabajo (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001, ISO 45001); aunque hay otras. Por ejemplo, la reciente norma de Responsabilidad
Social puede integrarse a otros sistemas. Puede darse el caso de que la integración sea
parcial, es decir que la integración de sistemas esté formada solo por dos de los Sistemas
de Gestión.
- Ha de aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las
etapas de los procesos productivos.
- Debe ser medible el sistema. Sólo será eficaz si es capaz de medir y evaluar la
situación en la que se encuentra la organización y hacia dónde se dirige. En las tres áreas,
las técnicas de evaluación son similares, e incluso algunas idénticas.
- La implicación debe ser de todas las personas que trabajan en una organización,
es improbable obtener éxitos sin la participación de todo el personal en calidad, medio
ambiente o seguridad, ya que es un proceso continuo e integrado en toda la estructura
de la organización.
El concepto de Misión refiere a un motivo o una razón de ser por parte de una
organización, el motivo por la cual existe. Este motivo se enfoca en el presente, es decir,
es la actividad que justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento
dado. Por ejemplo: “la misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles”.
Para definir la misión de nuestra empresa, nos ayudará responder algunas de las
siguientes preguntas: ¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos?, ¿Cuál es nuestra razón de ser?,
¿Quiénes son nuestro público objetivo?, ¿Qué nos diferencia de nuestros
competidores?.
La Visión es como “el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de
rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de
competitividad” (Fleitman Jack, 2000). La Visión denominado como el sueño de la
empresa, es una declaración de aspiración de la empresa a mediano o largo plazo, es la
imagen a futuro de cómo deseamos que sea la empresa más adelante. Quizás la
empresa nunca podrá realizar su visión, pero trabajará siempre en pos de ella. Para
definir la visión debemos preguntarnos ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio?,
¿Cómo seremos en el futuro?, ¿Qué haremos en el futuro?, ¿Qué actividades
desarrollaremos en el futuro?.
Los Valores son factores de la cultura empresarial que consideramos irrompibles, los
cumplen todos los miembros de la organización en todos sus ámbitos. Los valores
corporativos son el reflejo de la idiosincrasia de la empresa, los términos que montan las
bases del día a día en el trabajo.
En resumen, resulta muy beneficioso para toda organización tomarse su tiempo para
definir bien estos tres elementos, ellos van a reflejar: quiénes somos, dónde vamos y con
qué cultura empresarial vamos a afrontar ese camino.
• Lan Chile:
- Visión: ser una de las 10 mejores líneas aéreas del mundo.
- Misión: transportamos sueños entregando lo mejor de nosotros para lograr la
preferencia de clientes y comunidades, construyendo una empresa sustentable
donde les encante trabajar.
- Valores: calidez, eficiencia, superación, seguridad.
• Nestle:
- Misión: contribuir a la nutrición, salud y bienestar de las personas, poniendo a su
disposición productos de la máxima calidad para cualquier momento del día y para
todas las etapas de la vida, y gestionando los negocios de manera que creen valor
para la compañía y a la vez que para la sociedad.
- Visión: ser la empresa reconocida como líder en nutrición, salud y bienestar a
nivel mundial por parte de sus consumidores, empleados, clientes, proveedores y
todos los grupos de interés relacionados con la actividad de la compañía. -
Valores: enfoque en el desarrollo del negocio a largo plazo sin perder de vista la
necesidad de obtener continuamente resultados sólidos para nuestros accionistas.
Creación de valor compartido como la forma fundamental de hacer negocios. Para
crear valor de largo plazo para los accionistas debemos crear valor para la
sociedad.
Compromiso con prácticas empresariales medioambientalmente sostenibles que
protejan a las generaciones futuras.
Marcar la diferencia en todo lo que hacemos gracias a la pasión por ganar y a la
creación de brechas respecto de nuestros competidores con disciplina, rapidez y
una ejecución sin errores.
Entender qué aporta valor para nuestros consumidores y focalizarnos en
proporcionar ese valor en todo lo que hacemos.
Entre otros (descriptos en su página web).
Una vez definidos la misión, visión y los valores, se delinean las políticas
organizacionales, y a partir de ésta los objetivos. Cuando el cumplimiento del objetivo
implica el cumplimiento de diferentes etapas o actividades, simultáneas o no, es posible
hablar de “metas”. Éstas, al igual que los objetivos, deben ser cuantitativas y medibles.
Así, por ejemplo, si un objetivo para el 2018 es “aumentar las ventas un 5%”, pueden
establecerse metas trimestrales que acumuladas conforman el objetivo del 5%.
Los objetivos deben estar perfectamente definidos para todos los niveles, secciones,
departamentos, divisiones, etc. que estén implicados en su consecución. Todos los
trabajadores deben estar perfectamente informados de qué es lo que la organización
espera de su trabajo para alcanzar los objetivos definidos. Los objetivos tienen el
cometido de concretar qué se desea conseguir, y son los elementos que sirven de
referencia a las personas que tienen responsabilidad sobre los procesos que han de
posibilitar alcanzar los retos planteados.
En primer lugar, hay que estar seguros de que los objetivos sean coherentes con la
política organizacional, y ayuden a la organización a cumplir con ese compromiso. En su
definición, es conveniente tener en cuenta:
• Los hallazgos pertinentes de las revisiones por la dirección, tras analizar el grado
de logro de los objetivos del periodo anterior.
• Oportunidades de mejora.
Una vez considerados y analizados estos puntos, y detectados los puntos de mejora,
se deben plantear claramente los objetivos.
Por ejemplo, el objetivo "mejorar la calidad del producto" así expresado no permite
determinar si se ha conseguido o no lo propuesto, no identifica quiénes son los
encargados de ello, ni tampoco denota en “cuánto” ha de mejorar la calidad. Para que
un objetivo cumpla su cometido, y ayude a la organización, debe cumplir con cuatro
características:
Cada objetivo tiene que tener asociado una estrategia, que es el medio por el cual se
cumplirá el objetivo. El objetivo debe incluir el “Qué, Cuándo y Quién”, mientras que la
estrategia se centra en el “Cómo”. Si no se definen las estrategias, se cae en el error de
querer “mejorar” haciendo siempre las cosas igual. Sin embargo, “para alcanzar
resultados diferentes es necesario actuar diferente”. Las estrategias son, entonces, las
acciones y actividades que se deberán realizar de un cierto modo, para alcanzar el
objetivo.
Luego, es imprescindible para saber si un objetivo se alcanzó o no, de que sea factible
de ser medido; si no se puede medir, no se puede alcanzar. Para ello, se utilizan
indicadores.
Al mismo tiempo, se deben seleccionar los indicadores a usar. Los buenos indicadores
cumplen con una seria de características:
- Están directamente relacionados con las dimensiones que se desean medir.
- Están centrados en el impacto de la calidad.
- Son pocos y representativos del proceso que se requiere medir.
- Son de fácil interpretación.
- Son sensibles a variaciones de los parámetros que se miden.
- Son fáciles de calcular y gestionar.
Para aclarar estos conceptos podría valer el siguiente ejemplo: “matar moscas a
cañonazos”. Este es un proceso verdaderamente eficaz, pues siempre se consigue el
objetivo. En cambio no resulta eficiente, pues los recursos utilizados son demasiado
elevados. Utilizando un spray insecticida convencional se consigue el mismo objetivo
(quizás con algo menos de eficacia según el tipo concreto), y además los recursos
utilizados tienen un coste mucho menor. Si además se tienen en cuenta los efectos
secundarios ocasionados, que al fin y al cabo también pueden incurrir en costes
adicionales, se puede concluir que este segundo modo de matar moscas es mucho más
eficiente y sigue siendo eficaz.
Una vez obtenido los datos, es necesario su análisis para poder detectar las
conformidades y no conformidades por medio de la comparación de los resultados
observados en los indicadores con los estándares establecidos. Para ello, es necesaria
una reunión donde participen todas las personas involucradas, incluida la alta dirección.
Aquí se acuerdan, por consenso, el conjunto de acciones que deben tomarse para
normalizar o mejorar la variabilidad de los parámetros evaluados del proceso.
Es frecuente, y muy útil, que los indicadores sean graficados para una fácil
interpretación, y colocados en lugares visibles en las zonas donde se realizan los
procesos, para que todos los trabajadores puedan acceder a ellos.
Claro 50 0.18
Medio-tostado 120 0.43
Tostado 90 0.32
Oscuro 20 0.07
10.2.2. Histograma
4- Se cuentan cuántos datos caen en ese rango. Esa es la frecuencia de ese intervalo
de clase.
También es conocido como la Ley 20-80, la cual expresa que “generalmente unas
pocas causas (20%) generan la mayor cantidad de problemas (80%)”. Este tipo de análisis
es una forma de identificar una serie de causas o factores que afectan a un determinado
problema, el cual permite, mediante una representación gráfica o tabular identificar en
una forma decreciente los aspectos que se presentan con mayor frecuencia o bien que
tienen una incidencia o peso mayor. Se utiliza para establecer en dónde se deben
concentrar los mayores esfuerzos en el análisis de las causas de un problema.
Las ventajas del Diagrama de Pareto es que permite centrarse en los aspectos cuya
mejora tendrá más impacto, optimizando por lo tanto los esfuerzos. Tiene una visión
gráfica fácil de comprender, y da una idea de la importancia relativa de los problemas.
Los siguientes ítems que pasen de 80,001% hasta el 95% se denominan B y al resto
hasta completar el 100% se denominan C. Esto es lo que se conoce como Ley ABC o Ley
20-80, ya que aproximadamente el 20% de las causas en estudio generan el 80% del total
de los efectos.
Para dibujar el gráfico: utilizando un gráfico de barras, ordenar las causas de mayor a
menor, anotando las causas en el eje horizontal (X) y los valores o frecuencia con que se
presentó determinada causa en el eje vertical izquierdo (Y). El porcentaje se anota en el
eje vertical derecho. Excel permite realizar este tipo de gráfico compuesto.
Ejemplo: Una gráfica desea conocer cuáles son las principales causas por las cuales no
se tienen impresos los pedidos a tiempo. Para ello, registran a lo largo de un mes las
causas que han frenado el proceso de impresión. Una vez registrados, se calcula su
frecuencia relativa y relativa acumulada.
Total 70 100.0
En este caso,
se observa que
los problemas
en la entrada de
papel, las
fluctuaciones de
energía y el recalentamiento de la máquina, representan el 80% de las causas por las
cuales el papel no sale impreso dentro del tiempo estimado. Es sobre estas causas que
se debe actuar en primer lugar.
También son útiles para la planeación. Por ejemplo, un grupo podría realizar una lluvia
de ideas de las “causas” de un evento exitoso, tal como un seminario, una conferencia o
una boda. Como resultado, producirían una lista detallada agrupada en una categoría
principal de cosas para hacer y para incluir para un evento exitoso.
¿Cómo se elabora?
10.2.5. Checklist
1 Conoce el proceso de
compras
2 Listado de proveedores
actualizado a enero 2017
3 Remitos
completos y
ordenados
4 Control de documentos y
registros generados
5 Maneja correctamente el
software de compras
Es una representación gráfica de un proceso mostrado paso a paso. Tiene una gran
capacidad para la organización de los mismos y así poder enfocar esfuerzos. Los pasos
(datos, actividades) se representan mediante figuras de distintos tipos, y el flujo de la
actividad mediante flechas que conectan las figuras. En gestión de la calidad es una
herramienta básica para la representación de los macro procesos, procesos,
subprocesos y/o tareas. Ofrece una valiosa información de un simple golpe de vista para
aquel que sepa interpretarlo. Por otra parte, es una herramienta igualmente valiosa para
el análisis dado que muestra los elementos básicos de la actividad eliminando elementos
superfluos. Se puede aplicar fácilmente en todas las organizaciones y permite que los
procesos se lleven a cabo más eficazmente.
- Círculo, elipse o rectángulo con los bordes redondeados para indicar inicio
y fin del proceso.
Ejemplo: Una industria de alimentos destina la materia prima a diferentes usos, según
su estado de salubridad. Primero se deben ordenar lógicamente todas las actividades,
recepción, control, selección, derivado, pasteurización, etc. Luego se identifican los
pasos, registrando mediante el diagrama el tipo de acción: actividad, decisión o fin del
proceso según sea el caso.
10.2.7. Diagrama de Dispersión
Es una representación gráfica que ayuda a identificar la posible relación entre dos
variables. Es relativamente fácil interpretar los datos; no obstante, para establecer
relaciones (no causales) es necesario luego realizar análisis estadísticos más elaborados.
Sin embargo, es una herramienta útil de visualización.
La relación entre dos variables puede ser: positiva o negativa. Si es positiva, significa
que un aumento en la variable x se asocia con un aumento en la variable y. Si es negativa
significa que un aumento en la variable x se asocia con una disminución en la variable y.
- Evaluar la eficacia del cambio de un proceso. Con las gráficas de control, es fácil
comparar cambios rápidos en la media del proceso y cambios en la variación del proceso.
- Comunicar el desempeño de su proceso durante un período de tiempo
específico.
Los puntos que caen aleatoriamente dentro de los límites de control indican que su
proceso está bajo control y presenta solamente una variación de causa común. Los
puntos que caen fuera de los límites de control o muestran un patrón no aleatorio
indican que su proceso está fuera de control y que está presente una variación por
causas especiales.
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA