Clase 5 Administración de

Empresas
 ÍNDICE

FUNCIÓN DE CONTROL ....................................................................................................... 2

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES… ......................................................................................... 3

TIPOS DE ESTÁNDARES… .............................................................................................................. 3

MEDICIÓN DE RESULTADOS ................................................................................................ 5

COMPARACIÓN .............................................................................................................................5

CORRECCIÓN ................................................................................................................................ 6

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL .............................................................................. 6

CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES… ....................................................................................... 7

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 10
 BIENVENIDOS A NUESTRA QUINTA CLASE

Hemos llegado a nuestra quinta clase, aquí desarrollaremos los temas de función de control, Establecimientos de
Estandares , sus tipos.

Continuaremos con Medicion de resultados, comparación, corrección .

Cerraremos la clase con Factores que comprenden el control y el control por áreas funcionales

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CUAAAA

FUNCIÓN DE CONTROL

El control consiste en evaluar y medir la ejecución de los planes,

con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las
medidas correctivas necesarias.

El control fundamenta su importancia en:

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden generar desviaciones para
que no se vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que

se establecen medidas correctivas.

5. Proporciona información sobre la ejecución de los planes, sirviendo como

fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Su fin: Señalar las debilidades y errores a fin de rectificar e impedir que se produzcan
nuevamente.

Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y
deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de
información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas
computarizados, sistemas mecanizados, archivos, reportes e informes.

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 ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que
los objetivos definidos de la organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben
limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben
abarcar las funciones básicas y áreas claves de resultados:

1. Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la

empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en
cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven también, para seleccionar
alternativas de operación financiera futuras.

2. Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún

producto en el mercado y la efectividad de las técnicas mercado lógicas.

3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no sólo para el área de

producción, sino para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales
como horas-máquina, horas-hombre, etc.

4. Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en

cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.

5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia,

y su efectividad.

6. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el
trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de
productividad del personal de la empresa.

TIPOS DE ESTÁNDARES

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con
las necesidades específicas del área donde se implementen:

1) Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con bases en el

análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas
competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la situación presente a variado en

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relación con el pasado; por tanto, al establecerse la información estadística debe ser completada
con el criterio.

2) Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor resultado de

las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran
importancia. Se refieren a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo, tal vez
como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital su
fijación como ya se dijo es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.

3) Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un

estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrollan en relación
con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores; son llamados también
estándares de producción y de tiempos y movimientos.

Por otra parte, los modelos, de acuerdo con sus características, pueden ser:
cuantitativos, si son susceptibles de medirse en unidades numéricas, o cualitativos, cuando se
establecen subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades.

Una clasificación de los estándares más usuales, se presentan en el siguiente cuadro

sinóptico:

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 MEDICIÓN DE RESULTADOS

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de

medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades
es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente
cualitativos.

Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de
información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la
información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida (que
mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida
(que se canalice por los adecuados canales de comunicación).

Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los
resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las
desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles a

aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida,
porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizadas, etc.

COMPARACIÓN

El control consiste en averiguar lo que se está haciendo, comparar los resultados con lo
que se esperaba, lo que conduce a aprobar o desaprobar los resultados, aplicando en el último
caso, las medidas correctivas necesarias que deben agregarse.

En otras palabras, se mide el desempeño, luego se hace una comparación entre el

desempeño real y el estándar, el cual se fija en la planeación. A partir de esta comparación se
determina si el desempeño real está arriba, abajo o al nivel del estándar, se determina la
diferencia entre lo que se ha hecho y lo que se espera, a lo cual se le llama retroalimentación, lo
que establece la cantidad de corrección necesaria para que se obtenga un desempeño
satisfactorio. El último paso es corregir la desviación por la acción que el gerente considere
adecuada.

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 CORRECCIÓN

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las
desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter
netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la
desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando
existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo
planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta
baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en

donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL

Existen 4 factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad

b) Tiempo

c) Costo

d) Calidad

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a través

del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador
de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas
actividades. Por último, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un
determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

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 CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes
niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico
como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus
subfunciones. Se estudiarán las más usuales.

Control de producción

La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de

costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas
tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica,
análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende cuatro funciones:

Control de calidad

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el
producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica,
tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de
variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros
aspectos técnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin
de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.

Cabe indicar que, cualquiera que sea el proceso de fabricación, es imposible lograr una
uniformidad absoluta en la calidad debido a que tanto los materiales naturales como los
elaborados por el hombre son de calidad variable y, por lo mismo, las normas o estándares
deben admitir tolerancias; éstas, a su vez, deben ser específicas, razonables, comprensibles y
accesibles.

Existen diversas técnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple
observación hasta técnicas más complicadas como: control estadístico y control por muestreo,
mismas que se utilizarán en la empresa dependiendo de su tamaño y características.

Control de inventarios

Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a

materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite:

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 a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y / o productos para hacer frente a las
necesidades de la empresa.

b) Evitar pérdidas considerables en las ventas.

c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material

almacenad.

d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.

e) Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos

enla producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

Por consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma óptima las

existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como
productos terminados. Este tipo de control protege a la empresa de costos innecesarios por
acumulación o falta de existencias en el almacén.

En síntesis, la organización debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus
necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la
pérdida de un cliente, lo que se traduce en pérdidas financieras.

Clases de inventarios

1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de
producción y son utilizadas directamente en el mismo.

2. Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha

cambiado por resultado del proceso.

3. Productos terminados. Son los productos terminados que están listos para su
almacenamiento.

4. Partes de la maquinaria y / o herramientas. No forman parte del producto, pero son

piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas.

Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos como tarjetas
perforadas, niveles de pedido y de reposición, kárdex de entradas y salidas, hasta técnicas más
complejas como la investigación de operaciones, las computadoras y métodos matemáticos.

Control de la producción
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 El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las
medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el
modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con
todas las necesidades del departamento de ventas.

Existen diversos sistemas de control y planeación de la producción, los que varían de

acuerdo al tamaño y la naturaleza del proceso de fabricación. Un sistema adecuado de control
de producción reporta los siguientes beneficios:

- Disminución de tiempos ociosos

- Reducción de costos
- Evita demoras en la producción
- Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes
- Incrementa la productividad

En la planeación y en el control de producción se utilizan: desde técnicas simplificadas

como diagramas, gráficos y estudios de tiempos; hasta la aplicación de métodos y modelos
matemáticos.

Control de compras

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el

cumplimiento de actividades tales como:

a) Selección adecuada de los proveedores.

b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.

c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del

material.

d) Determinación del punto de pedido y de reorden.

e) Comprobación de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

a) Compras innecesarias, excesivas y caras.

b) Adquirir materiales de baja calidad.

c) Retrasos en los programas de producción y otras áreas.

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 BIBLIOGRAFÍA

- Gilli, J. y Tartabini A. Buenos Aires. (2006). Organización y Administración de Empresas.

- Münch Galindo, L. Fundamentos de Administración.

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